ZAKUPY DOSTAW I USŁUG REMONTOWYCH I INWESTYCYJNYCH

Transkrypt

1 1 TYTUŁ PROCEDURY: Opracował: Pełnomocnik ds. Jakości Wydał: Burmistrz Miasta Imię i nazwisko: Elżbieta Klisz Imię i nazwisko: Leszek Orpel PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: r. ZAKUPY DOSTAW I USŁUG REMONTOWYCH I INWESTYCYJNYCH Podpis: Data wydania: r. Podpis: EGZEMPLARZ NR:

2 KARTA ZMIAN Nr Zmiany Data wprowadzenia zmiany Rodzaj wprowadzonej zmiany Podpis osoby zatwierdzającej zmiany Podpis osoby przyjmującej zmiany (właściciela procedury)

3 3 PLAN ROCZNY 1 Kierownik GMI lub 1 Przekazanie wniosku do realizacji Sekretarz lub Skarbnik Miasta BOK Rejestracja wniosku 1, 3,3,4 Sekretarz lub Burmistrz lub Zastępca Dekretacja wniosku 4 Pracownik ZPZ Przegląd wniosku TAK NIE 5,6 Pracownik ZPZ Przygotowanie zamówienia Inwestycja powyżej 6000 Inwestycja poniżej 6000 Komisja przetargowa lub Pracownik ZPZ i Wyłonienie wykonawcy zgodnie z PZP 3., 4.. Wyłonienie wykonawcy na podstawie badania rynku Przygotowanie zamówienia lub zlecenia 7.1,7., , 6 Burmistrz Miasta Zatwierdzenie wyboru przez Burmistrza 5. 8 Pracownik ZPZ Przygotowanie i zawarcie umowy Procedura zawarcia umowy cywilnoprawnej 9 lub Przekazanie inwestycji do realizacji 10 lub Monitorowanie realizacji umowy Czy usługi, dostawy i roboty bud. są realizowane zgodnie z umową? NIE Wyznaczenie terminu usunięcia niezgodności Pracownik GMI TAK Odbiór dostaw, usług i robót budowlanych 1 Pracownik GMI Sprawdzenie faktury pod względem merytorycznym 13

4 4 DOKUMENTY I. Podstawa prawna: 1. Ustawa z 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).. Ustawa z dnia 3 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm). 3. Zarządzenie Nr/107/004 Burmistrz Miasta z dnia marca 004 r. w sprawie Regulaminu pracy komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez Gminę Jedlina-Zdrój. 4. Zarządzenie Nr 114/004 Burmistrz Miasta z dnia 0 kwietna 004 r. w sprawie powołania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy. II. Dokumenty procesu: 1. Roczny plan budżetowy.. Druk Zamówienia/Zlecenia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 000 zł. 3. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). 4. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). 5. Zestawienie porównawcze ofert w przypadku badania rynku. 6. Protokół z wyłonienia wykonawcy w przypadku postępowania przetargowego. III. Zapisy 1. Pracownik przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego i podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził na polecenie Kierownika GMI lub Sekretarza bądź Skarbnika Miasta, natomiast przełożony dokonuje sprawdzenia wniosku, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził na kopii, która pozostaje w aktach sprawy. Burmistrz Miasta dokonuje akceptacji trybu realizacji zamówienia zapis w formie parafy z pieczęcią na przygotowanym wniosku.. Dla zadania poniżej 000 zł Pracownik przygotowuje Zamówienie lub Zlecenie oraz podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził, natomiast przełożony dokonuje sprawdzenia wniosku, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził. 3. Pracownik BOK-u rejestruje wniosek w Centralnym rejestrze korespondencji przychodzącej, nadając mu indywidualny numer tzw. liczbę dziennika zapis w formie parafy z datą.

5 5 4. Sekretarz, a w przypadku jego nieobecności Burmistrz lub Zastępca Burmistrza dekretuje wniosek - zapis w formie parafy z datą. 5. Pracownik dokonuje zapisu dokumentującego rejestrację wniosku wg kolejności zgłoszeń w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt. - w przypadku, gdy wniosek rozpoczyna nową sprawę, pracownik przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje ją w spisie spraw jako nową sprawę i wpisuje znak sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku, - w przypadku, gdy wniosek dotyczy sprawy już wszczętej, pracownik dołącza pismo do akt sprawy i wpisuje znak tej sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku. 6. Pracownik potwierdza przegląd wniosku zapisem stwierdzam kompletność wniosku lub stwierdzam brak: (należy określić rodzaj braków) wraz z parafą i datą przeglądu. 7. W zależności od wybranego trybu realizacji zamówienia występują trzy możliwości: 7.1. Pracownik przygotowuje dla zadania poniżej 000 zł zamówienie lub zlecenie oraz podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził, natomiast przełożony dokonuje sprawdzenia zlecenia, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził na kopii, która pozostaje w aktach sprawy. Następnie Burmistrz Miasta podpisuje zamówienie bądź zlecenie zapis w formie parafy z pieczęcią. 7.. Pracownik ZPZ wraz z pracownikiem merytorycznym przygotowują zestawienie porównawcze oraz ocenę ofert dla zakupu dostaw, usług i robót budowlanych poniżej 6000 zebranych na podstawie badania rynku i wyłonienie wykonawcy, które akceptuje parafą wraz z datą lub w przypadku komórki MNR pracownik na samodzielnym stanowisku pracy wraz z zapisem Sprawdził Pracownik ZPZ wraz z Kierownikiem Referatu lub pracownikiem merytorycznym przygotowują specyfikację istotnych warunków zamówienia. Przewodniczący Komisji Przetargowej podpisuje specyfikację istotnych warunków zamówienia zapis w formie parafy z datą, a akceptuje Burmistrz Miasta. Komisja Przetargowa przeprowadza przetarg, a Przewodniczący Komisji Przetargowej podpisuje protokół z wyłonienia wykonawcy powyżej 6000 wraz z załącznikami zgodnie z prawem zamówień publicznych (Druk ZP-). Kartę indywidualnej oceny ofert stanowiącą jeden z załączników protokołu podpisują wszyscy Członkowie Komisji Przetargowej. 8. Burmistrza Miasta zatwierdza parafą protokół z wyboru wykonawcy dla usługi, dostawy i roboty budowlanej powyżej 6 000, a w przypadku badania rynku dokument z oceny ofert złożonych przez wykonawców.

6 6 9. Pracownik ZPZ wraz z Kierownikiem Referatu lub pracownikiem merytorycznym przygotowują umowę, którą najpierw akceptuje pod względem merytorycznym Kierownik Referatu parafą z datą. Pod względem formalno-prawnym akceptuje Radca Prawny parafą z pieczęcią, a podpisują Burmistrz Miasta wraz z wykonawcą. 10. Realizacja umowy o roboty budowlane rozpoczyna się od protokolarnego przekazania przez zamawiającego terenu robót wykonawcy. Protokół sporządza pracownik merytoryczny, a podpisuje GMI lub pracownik merytoryczny i wykonawca robót. akceptuje protokół parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził. 11.W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przedmiocie realizacji umowy Kierownik Referatu lub osoba merytorycznie odpowiedzialna za nadzór nad jej realizacją sporządza pismo informujące wykonawcę o stwierdzonych nieprawidłowościach i wyznacza termin do ich usunięcia bądź wspólnie z wykonawcą sporządza protokół rozbieżności i wyznacza termin do ich usunięcia. akceptuje protokół parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził, a zatwierdza Burmistrz lub działający w ramach upoważnienia Zastępca Burmistrza. Zapisy pkt 11 stosuje się w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przy końcowym odbiorze robót. 1.Protokół odbioru dostaw, usług lub robót budowlanych sporządzany jest przez zamawiającego i wykonawcę. akceptuje protokół parafą z datą wraz z zapisem Sprawdził, a zatwierdza Burmistrz lub działający w ramach upoważnienia Zastępca Burmistrza. 13.Fakturę od wykonawcy sprawdza pod względem merytorycznym GMI zapis w formie parafy z datą. Kierownik przekazuje fakturę do Referatu Finansów i Budżetu. Fakturę do zapłaty akceptuje Burmistrz lub działający w ramach upoważnienia Zastępca Burmistrza oraz Skarbnik Miasta. CELE I WYTYCZNE I. Cel: Celem procedury jest zgodne z wymaganiami dokonanie zakupu dostaw, usług i robót budowlanych. II. Wytyczne 1. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty euro pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację przedmiotu zamówienia na polecenie Kierownika Referatu GMI lub Sekretarza lub Skarbnika przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień

7 7 publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), natomiast gdy wartość zamówienia przekracza kwotę euro pracownik przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ww. ustawy.. Burmistrz Miasta podpisuje zamówienie bądź zlecenie, a w sprawach wynikających z upoważnienia Burmistrza zamówienie/zlecenie podpisuje Zastępca Burmistrza Miasta lub Sekretarz Miasta. Dla zamówień/zleceń dokonywanych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych podstawą zamówienia jest wniosek zlecenia/zamówienia. 3. W przypadku, gdy wartość zamówienia lub zlecenia nie przekracza 000 zł Pracownik ZPZ przygotowuje zamówienie lub zlecenie, natomiast w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza 000 zł, ale nie jest wyższa niż euro, przeprowadza badanie rynku. przygotowujący wniosek o zamówienie/zlecenie jest zobowiązany do ścisłej współpracy przy przygotowaniu badania rynku, a Pracownik ZPZ do sprawowania nadzoru nad prawidłowością postępowania. Pojęcie zamówienie stosujemy przy dostawach. Przez dostawę należy rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. Pojęcie zlecenie stosujemy przy usługach. Przez usługę należy rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy. 4. Wyboru wykonawcy dla zadania o wartości poniżej można dokonać na podstawie badania rynku lub zlecić realizację zadania sprawdzonemu i rzetelnemu wykonawcy Komisji Przetargowa przygotowuje Protokół z wyłonienia wykonawcy dla inwestycji powyżej 6000 zgodnie z prawem zamówień publicznych (Druk ZP-) wraz z załącznikami, które stanowią integralną część Protokołu. 5.. Kierownik referatu przedstawia Burmistrzowi Miasta oferty dla inwestycji poniżej 6000, zebrane na podstawie badania rynku, następnie następuje wybór najkorzystniejszej oferty. 6. Jeżeli w przedmiocie umowy występują wady to wyznacza się termin do ich usunięcia. Natomiast jeżeli zadanie jest wykonane należycie i zgodnie z umową, następuje odbiór przedmiotu umowy i rozliczenie finansowe zrealizowanego zadania.