Project Management Institute Poland Chapter. Sprawozdanie Zarządu PMI Poland Chapter. za rok 2016

Transkrypt

1 Project Management Institute Poland Chapter PMI Poland Chapter za rok 2016 Autorzy Dokumentu: Zarząd PMI Poland Chapter Właściciel Dokumentu: PMI Poland Chapter Wersja Dokumentu: 2.0 Status Dokumentu Wersja finalna Miejsce przechowywania: Archiwum PMI Poland Chapter Data utworzenia: Data ostatniej modyfikacji:

2 1. Historia dokumentu Akceptacja dokumentu Data Imię i nazwisko Funkcja Agnieszka Krogulec Prezes Zarządu Tomasz Boiński Członek Zarządu ds.profesjonalnego Rozwoju Jakub Polaszek Członek Zarządu ds. Finansów Piotr Malec Szymon Górnik Członek Zarządu ds. Administracji i Członkostwa Członek Zarządu ds. Edukacji i Współpracy z Uczelniami Przemysław Przytuła Członek Zarządu ds. IT Paweł Łopatka Paulina Szczepaniak Mirosław Dąbrowski Małgorzata Miernik Członek Zarządu ds. Kontaktu z Biznesem Członek Zarządu ds. Marketingu i Komunikacji Członek Zarządu ds. Rozwoju Regionalnego Członek Zarządu ds. Programów i Wydarzeń Lista Dystrybucyjna Data Funkcja Komentarz Członkowie PMI Poland Chapter Komisja Rewizyjna PMI Poland Chapter Strona 2

3 Spis treści 1. Historia dokumentu Akceptacja dokumentu Lista Dystrybucyjna 2. Sprawozdanie z prac Zarządu PMI Poland Chapter w 2016 r. Cele Stowarzyszenia Plan Strategiczny PMI Wizja PMI Poland Chapter Misja PMI Poland Chapter Wartości PMI Poland Chapter Produkty/usługi PMI Poland Chapter Osiągnięcia PMI Poland Chapter 3. Obszar Finansów Realizacja Budżetu w roku 2016 Propozycja budżetu na rok Obszar Administracji i Członkostwa Członkostwo Administracja 5. Obszar Marketingu i Komunikacji Działania promocyjne w 2016 roku Realizacja strategii PMI PC na rok 2016 Strefa PMI - Podsumowanie realizacji celów 6. Obszar Wolontariuszy Orientacyjne podsumowanie zaangażowania wolontariuszy 7. Obszar Sponsorów i kontaktów z biznesem 8. Obszar IT 9. Obszar Programów i Wydarzeń 10. Obszar Edukacji 11. Obszar Rozwoju Zawodowego 12. Obszar Rozwoju Regionalnego 13. Dalszy rozwój PMI Poland Chapter 14. Załączniki 15. Podpisy członków Zarządu PMI Poland Chapter PMI Poland Chapter Strona 3

4 2. Sprawozdanie z prac Zarządu PMI Poland Chapter w 2016 r. Cele Strategiczne Stowarzyszenia Wzrost rozpoznawalności marki PMI w Polsce Wysoka jakość wydarzeń Wzrost dojrzałości i efektywności organizacji Utrzymanie obecnych i pozyskanie nowych członków PMI PC Plan Strategiczny PMI Organizacje na całym świecie przyjmą, docenią i wykorzystają zarządzanie projektami oraz przypiszą mu swój sukces. Wizja PMI Poland Chapter PMI Poland Chapter jako: Najbardziej rozpoznawalna marka zarządzania projektami w Polsce Najczęściej wybierana organizacja zarządzania projektami w Polsce Najbardziej aktywny oddział PMI na świecie Kreator nowych trendów i dobrych praktyk zarządzania projektami Misja PMI Poland Chapter Rozwijamy centrum najlepszych praktyk zarządzania projektami. Wartości PMI Poland Chapter Profesjonalizm Rozwój zawodowy i osobisty Wolontariat Pasja i współpraca Stowarzyszenie w 2016 roku działało aktywnie w jedenastu oddziałach: Gdańsk Kraków Poznań Warszawa Wrocław Łódź Lubuskie Kujawsko-Pomorskie Śląskie Szczecin Lublin (powołany oddział w 2016) PMI Poland Chapter Strona 4

5 Produkty/usługi PMI Poland Chapter Działalność PMI Poland Chapter jest ukierunkowana na rozwijanie/wprowadzenie szerokiego zakresu produktów/usług: Organizacja seminariów Kongres PMI Poland Chapter oraz konferencje lokalne Współpraca z innymi oddziałami PMI Współpraca z innymi organizacjami Utrzymanie serwisu internetowego PMI Poland Chapter Partnerstwo z organizacjami studenckimi oraz patronaty nad wydarzeniami studenckimi Patronaty nad wydarzeniami merytorycznymi z obszaru zarządzania projektami lub pokrewnych Przyznanie nagrody Projekt Roku Przyznanie nagrody Wolontariusz Roku Strefa PMI - kwartalnik o zarządzaniu projektami zarejestrowany w bazie czasopism Współpraca z biznesem Systematyczne zwiększanie świadomości marki oraz znaczenia certyfikatów PMI Zwiększenie widoczności w Internecie i mediach społecznościowych Realizacja edukacyjnych projektów społecznych Osiągnięcia PMI Poland Chapter Stowarzyszenie prowadziło aktywną działalność w jedenastu oddziałach: Warszawa, Kraków, Gdańsk, Poznań, Wrocław, Łódź, Lubuskie, Kujawsko-Pomorskie, Śląski, Szczecin, Lublin. Został utworzony nowy oddział Lublin. Wykonano oficjalne tłumaczenie PMI s Code of Ethics and Professional Conduct na język polski razem z Ethical Decision Making Framework, które promowano kanałami PMI Poland Chapter oraz przy okazji 10-lecia kodeksu etyki na Międzynarodowym Kongresie PMI PC. Zorganizowano 11. Międzynarodowy Kongres PMI Poland Chapter w Warszawie z trzema ścieżkami tematycznymi oraz trzema warsztatami. W Kongresie wzięło udział około 400 uczestników. Średnia ocen z prelekcji wyniosła 4,45. Patronat honorowy nad Kongresem objęło Ministerstwo Cyfryzacji. Kolejną nowością na Kongresie był Speed mentoring - okazja do dzielenia się wiedzą i skorzystania z doświadczeń profesjonalistów. Zorganizowano także 6 konferencji lokalnych: 5. edycję New Trends in Project Management w Gdańsku, Konferencję Project and Analysis Management (PAM Summit) w Krakowie, III Konferencję Oddziału Śląskiego, pierwszą PMPIADĘ w Oddziale Poznańskim oraz dwie konferencje Oddziału Wrocławskiego: III Konferencję PMI Poland Chapter Strona 5

6 Project Management oraz pierwszą edycję Konferencji Psychologia w Biznesie i Zarządzaniu Projektami. Zorganizowano łącznie około 137 wydarzeń, 316 PDUs dla ponad 7455 uczestników. Kalendarz wydarzeń na stronie pmi.org.pl jest uaktualniany na bieżąco przez Oddziały PMI PC. PMI PC zostało partnerem pierwszego Ogólnopolskiego Badania Dojrzałości Zarządzania Projektami w organizacjach, przeprowadzonego przez firmę PWC PMI Poland Chapter kontynuował współpracę z ENACTUS. Project Manager projektu z ramienia PMI PC poprowadził warsztat podczas konferencji Enactus Future Leaders W Jury finału polskiego konkursu Enactus National Competition 2016 zasiedli przedstawiciele Zarządu PMI PC, a Grzegorz Szałajko został wyróżniony i otrzymał nagrodę Best Business Advisor za wsparcie jako Mentor zespołu studenckiego Enactus z Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu. Zorganizowano szkolenie przygotowujące do certyfikacji PMP dla wolontariuszy PMI PC w podziękowaniu za ich pracę na rzecz stowarzyszenia Organizowano w oddziałach dedykowane warsztaty dla wolontariuszy w ramach różnych projektów. Aktualizacja we współpracy z oddziałami Umowy dla Wolontariuszy. Po raz trzeci zorganizowano projekt społeczny, którego beneficjentem były dzieci zagrożone wykluczeniem: Project Management Kids Camp w oddziale warszawskim. W oddziale gdańskim odbyła się 20-jubileuszowa edycja English Camp - projekt po raz pierwszy został zrealizowany wspólnie z oddziałem kujawsko - pomorskim (w obozie wzięło udział 40 dzieci, w tym 10 w ramach Junior Camp z oddziału kujawsko - pomorskiego). Ciągły rozwój programu Project Management at Schools. W 2016 kontynuowano regularne spotkania z przedstawicielami R.E.P., których celem jest zacieśnienie współpracy PMI PC i organizacjami o statusie R.E.P. w Polsce. W 2016 kontynuowano Akademię NTPM w formie nieodpłatnych warsztatów przed konferencją, których celem jest wzrost świadomości nt. PMI i promocja konferencji New Trends in Project Management (NTPM). Ciągły rozwój kwartalnika Strefa PMI, w tym nawiązanie współpracy z R.E.P.s oraz wydanie 4 numerów w regularnym cyklu kwartalnym, przy wzroście objętości i utrzymaniu wysokiego nakładu pisma. W 2016 PMI PC kontynuował współpracę z administracją publiczną. Prowadzone były wykłady dla rady Dyrektorów w Administracji Publicznej z zakresu Zarządzania Projektami pod patronatem PMI PC. Wspólnie z Fundacją IT Leader Club zorganizowano II edycję Akademii Lidera IT skierowaną do administracji publicznej, za co PMI PC został kolejny raz wyróżniony PMI Poland Chapter Strona 6

7 statuetką Organizacji Odpowiedzialnej Społecznie. Aktualizacja nowej strony internetowej PMI PC. Nastąpił rozwój konkursu Projekt Roku PMI Poland Chapter - nagrody przyznawano w dwóch kategoriach: projekt prowadzony metodą tradycyjną oraz projekt prowadzony metodą zwinną. Na Gali 11. Międzynarodowego Kongresu PMI PC nagrody zwycięzcom wręczała Anna Streżyńska (Minister Cyfryzacji). Przeprowadzono kolejną edycję Projektu Wolontariusz Roku, w tym wyboru wolontariuszy w 3 nowych kategoriach dokonali przedstawiciele oddziałów. PMI PC aktywnie promowało tłumaczenia wspierające w języku polskim dla egzaminów PMP oraz CAPM. Przygotowanie procedury wyboru władz oddziałów i przeprowadzenie wyborów Przygotowanie wstępnej wersji Planu sukcesji i tranzycji w PMI PC Rozpoczęcie prac nad zbudowaniem PMO w PMI PC. Nawiązano współpracę z Vital Voices Poland, w ramach której Agnieszka Krogulec poprowadziła warsztat pro bono dla kobiet liderek z zakresu zarządzania projektami PMI PC został partnerem merytorycznym programu mentoringowego Vital Voices - Disruption and Transformation Leadership Program 2016, gdzie Piotr Malec prowadził warsztat z zarządzania projektami dla 18 uczestniczek. PMI PC nawiązał współpracę z Royal Bank of Scotland - Agnieszka Krogulec miała wystąpienie promujące dobre praktyki zarządzania projektami w ramach organizowanego Change Management Week dla Global Hub Europe RBS dla ponad 50 uczestników PMI/PMI PC był reprezentowany na CIO CITY europejskim spotkaniu dyrektorów IT zrzeszonych w klubie CIONET (Piotr Malec oraz Agnieszka Gasperini) PMI Poland Chapter był reprezentowany na PMI Leadership Institute Meeting EMEA w Barcelonie (najliczniejszy zespół 19 osób). PMI Poland Chapter był reprezentowany na Spotkaniu PMI Regionu 8 w Atenach (5 osób), gdzie ponadto Prezes PMI PC podpisała tzw. Deklaracja Ateńską mającą na celu zwiększenie współpracy między Oddziałami w Europie i dostarczanie dodatkowej wartości dla naszych członków, sponsorów, partnerów i wolontariuszy. Międzynarodowy Program PMI Leadership Master Class 2016 z sukcesem ukończyli Przemysław Kotecki i Michał Rączka, natomiast Agnieszka Krogulec rozpoczęła Program PMI Leadership Master Class PMI Poland Chapter był reprezentowany na PMI Leadership Institute Meeting w San Diego. Rozpoczęto prace nad zmianą Statutu PMI PC. Zgodnie z rekomendacja Komisji Rewizyjnej w 2016 wykonano rekomendacje prawne dotyczące zmian statutu. Uwzględniono możliwości prawne, jakie daje ustawa o stowarzyszeniach oraz kodeks cywilny. Analizie poddano wymogi PMI Global oraz oferowane narzędzie do elektronicznego przeprowadzania głosowania w Chapterach na świecie. Weryfikacja narzędzia wypadła negatywnie. Ze względu na problemy w obsłudze języka polskiego PMI Poland Chapter Strona 7

8 przez to narzędzie oraz jego niedostosowanie do procedur, na jakie pozwala polskie prawo, narzędzie to nie może zostać użyte w PMI Poland Chapter. W ramach rekomendacji zmian prawnych wskazano listę zmian, w tym najważniejsze z nich, to: likwidacja lub zmiana kworum, wprowadzenie głosowania elektronicznego, eliminacja pełnomocnictw, zmiany dotyczące kadencji oraz reguł funkcjonowania komisji skrutacyjnej. Powołanie Advisory Board przy PMI PC. Poszerzenie dotychczasowej współpracy z SGH i zaproszenie przedstawiciela PMI PC do Rady Programowej nowego kierunku studiów Zarządzanie Projektami. Orientacyjne podsumowanie zaangażowania wolontariuszy: Imię i nazwisko Funkcja Liczba godzin Małgorzata Kusyk/ Agnieszka Krogulec Prezes Zarządu 1200/1000 Małgorzata Miernik Członek Zarządu ds. Programów i Wydarzeń 720 Grzegorz Skrzypczak/ Członek Zarządu ds. Finansów 180/540 Jakub Polaszek Paulina Szczepaniak Członek Zarządu ds. Marketingu i Komunikacji 510 Przemysław Przytuła Członek Zarządu ds. IT 120 Michał Rączka/ Paweł Łopatka Członek Zarządu ds. Kontaktu z Biznesem 220/120 Agnieszka Krogulec/ Maciej Koszykowski Członek Zarządu ds. Wolontariuszy 500/250 Tomasz Boiński Członek Zarządu ds. Edukacji i Rozwoju Zawodowego (do ) / Członek Zarządu ds. Profesjonalnego 100 Rozwoju Szymon Górnik Członek Zarządu ds. Edukacji i Współpracy z Uczelniami 100 Andrzej Szulc/ Piotr Malec Członek Zarządu ds. Administracji i Członkostwa 80/250 Mirosław Dąbrowski Członek Zarządu ds. Rozwoju Regionalnego 250 PMI Poland Chapter Strona 8

9 3. Obszar Finansów Budżet w roku 2016 Budżet 2016 Realizacja 2016 Lp. Pozycja Budżetu Przychody [PLN] Koszty [PLN] Wynik [PLN] Przychody [PLN] Koszty [PLN] Wynik [PLN] ZARZĄD , , ,77 Obszar Administracji i Członkostwa , , ,04 1 Składki członkowskie , ,43 2 Administracja (z kosztami stałymi) , ,47 Obszar Marketingu i Komunikacji , ,09 3 Marketing , ,09 Obszar Wolontariuszy ,00 4 Enactus, Wolontariusz Roku ,00 Obszar Sponsorów i kontaktów z biznesem , ,00 5 Sponsoring stowarzyszenia , ,00 Ogólne , , ,79 6 Przychody/koszty finansowe i koszty op. nkup* ,32 597,42-384,10 7 Koszty Delegacji / Reprezentacji , ,09 8 Sesja Strategiczno-Planistyczna , ,60 Projekty Zarządu , , ,69 9 Kongres PMI , , ,96 10 Projekt Roku , ,73 ODDZIAŁY , , ,29 11 Gdańsk , , ,33 12 Warszawa + STREFA PMI , , ,77 13 Poznań , , ,40 14 Wrocław , , ,40 15 Kraków , , ,87 16 Kujawsko-Pomorskie , , ,56 17 Lubuskie , , ,99 18 Łódź , ,43-97,13 19 Śląskie , , ,28 20 Szczecin , , ,10 21 Lublin ,00 SUMA , , ,06 * koszty nieprzypisane do oddziałów PMI PC oraz nierozliczone koszty z lat poprzednich bez oryginalnych faktur zakupowych PMI Poland Chapter Strona 9

10 Odchylenia Realizacji Budżetu 2016 Odchylenie od budżetu 2016 Odchylenie PLN Odchylenie % Lp. Pozycja Budżetu Przychody [PLN] Koszty [PLN] Wynik [PLN] Przychody [%] Koszty [%] Wynik [%] ZARZĄD , , ,77-24% -29% 16% Obszar Administracji i Członkostwa , , ,04-25% 65% 602% 1 Składki członkowskie , ,57-25% -25% 2 Administracja (z kosztami stałymi) , ,47 65% 65% Obszar Marketingu i Komunikacji 0, , ,91-82% -82% 3 Marketing , ,91-82% -82% Obszar Wolontariuszy 0, , ,00-100% -100% 4 Enactus, Wolontariusz Roku , ,00-100% -100% Obszar Sponsorów i kontaktów z biznesem ,00 0, ,00-42% -42% 5 Sponsoring stowarzyszenia , ,00-42% -42% Ogólne -786,68 680, ,79-79% 2% 3% 6 Przychody/koszty finansowe i koszty op. nkup* -786,68 597, ,10-79% -138% 7 Koszty Delegacji / Reprezentacji , ,91-5% -5% 8 Sesja Strategiczno-Planistyczna 1 473, ,60 10% 10% Projekty Zarządu , , ,69-21% -43% 128% 9 Kongres PMI , , ,96-22% -43% 130% 10 Projekt Roku 2 170, , ,73 36% -100% 104% ODDZIAŁY , , ,29-8% -12% 18% 11 Gdańsk , , ,33-24% -43% 71% 12 Warszawa + STREFA PMI , , ,77-19% -22% 45% 13 Poznań , , ,40-19% -32% 14 Wrocław , , ,40 214% 183% 491% 15 Kraków , , ,87 21% 93% -625% 16 Kujawsko-Pomorskie , , ,56-56% -70% 316% 17 Lubuskie , , ,99-99% -39% -169% 18 Łódź -818,70 178,43-997,13-43% 18% -111% 19 Śląskie , , ,28-78% -30% -311% 20 Szczecin , , ,10-25% -70% 21 Lublin , ,00 0,00-100% -100% SUMA , , ,06-16% -21% 17% * koszty nieprzypisane do oddziałów PMI PC oraz nierozliczone koszty z lat poprzednich bez oryginalnych faktur zakupowych PMI Poland Chapter Strona 10

11 Tabela: Wynik za 2016 RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT Za okres od do Za okres od do Przychody ogółem , ,37 Koszty ogółem , ,31 ZYSK NETTO , ,06 BILANS Stan na Stan na , ,15 Komentarz do realizacji budżetu 2016: Budżet w roku 2016 został zrealizowany z odchyleniem -16% w pozycji przychodów i -21% w pozycji kosztów, co spowodowało odchylenie zakładanego zysku o 17%. Wynik finansowy zamknął się zyskiem w kwocie ,06 zł, gdzie planowany zysk był na poziomie zł. Znaczący wpływ na odchylenie od zakładanego wyniku miał Kongres PMI PC oraz Oddziały Gdańsk i Wrocław. Przestrzegane były procedury finansowe oraz zasada samofinansowania projektów. Wynik większości oddziałów jest zbilansowany co oznacza, że przychody pokrywają koszty, co jest zgodne ze statutem PMI PC, jako organizacji non-profit. Oddziały który osiągnęły straty w roku 2016 pokryły je zyskami z poprzednich lat. Najbardziej aktywnymi oddziałami PMI PC w 2016 r. były Oddział Gdański oraz Oddział Wrocławski. Pozytywny wpływ na wynik finansowy miały również następujące czynniki: o 43% wyższy od zakładanego zysk z Kongresu PMI PC, który zamknął się kwotą ,96 zł, niższe podatki związane z realizacją przez oddziały strategii podatkowej aktywna działalność seminaryjna oddziałów PMI Poland Chapter Strona 11

12 W pierwszej połowie 2016 kontynuowano strategię z poprzednich lat, natomiast po zmianie Zarządu, w drugiej połowie roku 2016 wprowadzono nowe zasady i usprawnienia procesów finansowych: Uformowanie nowego Zespołu Finansów: Dyrektor ds. Finansów z każdego Oddziału Dyrektor Zarządzający z każdego Oddziału Redmine jako narzędzie komunikacji i zlecania zadań w finansach PMI PC Wspólne procedury i procesy finansowe dla całego PMI PC opisane w Wiki Zespołu Finansów na Redmine mksięgowa - ustawienie dostępów Zespołowi Finansów do wystawiania faktur sprzedaży Wprowadzenie Prefiksów dla Oddziałów Stworzenie wspólnych dla całego PMI PC rejestrów i schematów numeracji: Oddziały-Rejestr Pełnomocnictw: RRRR-NN-Prefiks Oddziały-Rejestr Umów zleceń lub dzieło: RRRR-NN-Prefiks Oddziały-Zarząd-Rejestr Delegacji: RRRR-NNN-Prefiks Oddziały-Zarząd-Rejestr Umów: RRRR-NNN-Prefiks Ujednolicenie numeracji faktur sprzedaży: Faktura sprzedaży: Prefiks-RRRR-MM-NNN Obrót nieudokumentowany: Prefiks-O-RRRR-MM-NNN Stworzenie wspólnego dla całego PMI PC rejestru faktur zakupu i sprzedaży Sprawniejsze rozliczanie projektów z informacją o ponoszonych podatkach, które generuje projekt. PMI Poland Chapter Strona 12

13 PLAN BUDŻETU PMI PC NA 2017 ROK Lp. Pozycja Budżetu Przychody brutto [PLN] Koszty brutto [PLN] Wynik [PLN] ZARZĄD ZARZĄD-OGÓLNE w tym: Delegacje Zarządu w tym: Reprezentacja w tym: Projekt Statut w tym: Sesja Strategiczno-Planistyczna FINANSE w tym: Obsługa księgowa KONTAKT Z BIZNESEM w tym: Sponsoring stowarzyszenia WOLONTARIAT w tym: Wolontariusz Roku WYDARZENIA I PROGRAMY w tym: Kongres PMI ADMINISTRACJA I CZŁONKOSTWO PROFESJONALNY ROZWÓJ IT MARKETING I KOMUNIKACJA EDUKACJA I WSPÓŁPRACA Z UCZELNIAMI ROZWÓJ REGIONALNY ODDZIAŁY Gdańsk Kraków Kujawsko-Pomorskie Lublin Lubuskie Łódź Poznań Szczecin Śląskie Warszawa Wrocław STREFA PMI SUMA PMI PC PMI Poland Chapter Strona 13

14 4. Obszar Administracji i Członkostwa Członkostwo Liczba członków w roku 2016 wzrosła o ok 9% w stosunku do roku poprzedniego i wyniosła na koniec roku 700, zgodnie z założonym przez Zarząd planem. Retencja utrzymała się na poziomie 61,9%. W roku 2016 ponownie kontynuowano program Chapter Guest Pass (anulowanie opłaty członkowskiej w PMI Poland Chapter na podstawie kodu promocyjnego). Ze zniżki skorzystało 18 osób. Administracja Do istniejących oddziałów w 2016 roku dołączył oddział Lublin. PMI Poland Chapter zatrudniał studenta na stanowisku Koordynator ds. Administracji i Logistyki do czerwca 2016 r. w celu wsparcia zarządu PMI PC w działaniach operacyjnych. Do końca 2016 roku zadania te przejęła Prezes PMI PC, co pozwoliło też na zmniejszenie kosztów Stowarzyszenia. 5. Obszar Marketingu i Komunikacji Działania promocyjne w 2016 roku PMI Poland Chapter objęło patronat, patronat merytoryczny lub zostało partnerem poniższych wydarzeń: Lp. Nazwa Organizator Miasto Data Konferencja Inżynierii Oprogramowania beit Project Management Session V Project Management Days Portfolio Experience Koło Naukowe Zarządzania IT / Politechnika Gdańska Koło Naukowe studentów Politechniki Wrocławskiej PM Group Gdańsk Marzec 2016 Wrocław Kwiecień 2016 Szkoła Główna Handlowa Warszawa Kwiecień 2016 Whitecom Project Experience Warszawa Kwiecień 2016 PMI Poland Chapter Strona 14

15 5 Konkurs KAROLE 6 Art of Management 7 Project Management Challenge Międzywydziałowe Koło Naukowe Project Management Politechnika Gdańska Magazyn Zarządzanie Projektami we współpracy z Fundacją Teatru BOTO Gdańsk Maj 2016 Sopot Maj 2016 Szkoła Główna Handlowa Warszawa Maj AgileEurope 2016 Agile Alliance Gdańsk Gdańsk 9 IT Manager of Tomorrow 10 IBS FORUM Maj/Czerwiec 2016 Let s Manage IT Gdynia Czerwiec 2016 IBS Poland wraz z Dassault Systems Karpacz Czerwiec AgileByExample 2016 Superskrypt Warszawa Sierpień VI Forum Jakości Systemów IT Turkusowe organizacje Computerworld Warszawa Wrzesień 2016 Firma z duszą Warszawa 14 Zwinna Łódź (cykl) Zwinna Łódź Łódź Akademia Zarządzania IT Fundacja IT Lider Club Polska Warszawa 2016 Informacja o wydarzeniach przekazywana była następującymi kanałami dotarcia: media społecznościowe PMI PC strona internetowa PMI PC: pmi.org.pl ogólnopolski newsletter PMI PC strona Strefy PMI: strefapmi.pl. Październik 2016 Informacja o partnerstwie lub patronacie PMI Poland Chapter dystrybuowana była kanałami on-line organizatorów (głównie strony internetowe, mailingi do klientów i uczestników, portale społecznościowe). Logotyp lub wzmianka o partnerstwie lub patronacie PMI PC nad powyższymi wydarzeniami znalazły się również w materiałach off-line rozdawanych podczas konferencji i wydarzeń. Dedykowanymi działaniami informacyjno-promocyjnymi zostały także objęte wydarzenia organizowane przez oddziały regionalne PMI PC: PMI Poland Chapter Strona 15

16 Wydarzenie Oddział Data New Trends in Project Management Gdańsk Kwiecień 2016 PMPIADA Poznań Kwiecień 2016 III Konferencja Zarządzania Projektami Wrocław Maj 2016 PAM Summit Kraków Czerwiec 2016 III Konferencja Śląskiego Oddziału PMI Katowice Wrzesień 2016 Psychologia w Biznesie i Zarządzaniu Projektami Wrocław Październik Międzynarodowy Kongres PMI PC Warszawa Listopad 2016 Działania promocyjne uzyskały nowe kanały dotarcia dzięki utworzeniu dedykowanych stron dla wydarzeń oraz fanpage y na portalach social media, które wspierane były dodatkowo wydarzeniami - formą promocji zastosowaną na szerszą skalę oraz mailingami dedykowanymi wysyłanymi przez oddziały i partnerów oraz sponsorów wydarzeń. Realizacja strategii PMI PC na rok 2016 Cele strategiczne realizowane były poprzez: nawiązanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi (patronaty zewnętrzne, sponsorzy, partnerzy, organizatorzy konferencji, uczelnie), wykorzystanie mediów społecznościowych: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, przygotowanie i przeprowadzanie działań promocyjnych w celu pozyskania nowych członków, sponsorów, patronów, partnerów, prelegentów, fanów i uczestników wydarzeń, promocja 11. Międzynarodowego Kongresu PMI PC oraz pozostałych kluczowych wydarzeń na szerszą skalę niż uprzednio, spotkania grupy obszaru Marketing i Komunikacja. Z głównych osiągnięć w 2016 roku w obszarze marketingu i komunikacji można wymienić: wzrost aktywności on-line - zwiększenie liczby fanpage y na portalu Facebook oraz LinkedIn oraz wzrost liczby fanów działających kanałów oraz komunikacji prowadzonej przez nowopowstałe strony www, działania marketingu ATL, rozwój w obszarze digital marketingu, większa świadomość wolontariuszy i wykorzystywanie nowych sposobów dotarcia oraz pozyskiwania uczestników na wydarzenia, PMI Poland Chapter Strona 16

17 przygotowanie materiałów reklamowych BTL dedykowanych wydarzeniom oraz oddziałom (smycze, długopisy, przypinki, ulotki, rollup y, prezentacje, itp.), regularną, comiesięczną wysyłkę newslettera PMI PC oraz mailingów dedykowanych do członków PMI, wolontariuszy, sympatyków i innych interesariuszy, a także uruchomienie mailingów na poziomie regionów, włączenie Strefy PMI w obszar Marketingu i Komunikacji z poziomu Chaptera oraz zacieśnienie współpracy na poziomie Zarząd PMI PC - czasopismo, przy jednoczesnym usamodzielnieniu się finansowym kwartalnika (w trakcie roku wyodrębnienie z budżetu oddziału warszawskiego), rozwój działu Strefa PMI PC w Strefie PMI - wzrost liczby tekstów promujących działania PMI Poland Chapter, zacieśnianie współpracy z oddziałami regionalnymi w kontekście publikacji o zasięgu ogólnopolskim, rozpoczęcie prac nad ogólnochapterową bazą grafik, patronaty nad zewnętrznymi konferencjami. Liczba wolontariuszy zaangażowanych w obszarze marketingu i komunikacji (oddziały + Chapter + dodatkowe inicjatywy): ok. 60 osób plus wsparcie pozostałych wolontariuszy w marketingu szeptanym. Strefa PMI - Podsumowanie realizacji celów Cele na 2016 rok Realizacja Wydanie 4 numerów w cyklu kwartalnym Zrealizowano Wzrost objętości i stabilizacja nakładu czasopisma Zrealizowano Zapewnienie samodzielnego finansowania wszystkich wydań Zrealizowano Nawiązanie szerszej współpracy z firmami REP Zrealizowano Wzrost rozpoznawalności kwartalnika Zrealizowano Zwiększenie bazy stale współpracujących autorów Zrealizowano PMI Poland Chapter Strona 17

18 Rozwój czasopisma Wydanie 4 numerów w regularnym cyklu kwartalnym, przy wzroście objętości i utrzymaniu wysokiego nakładu pisma: Numer 12 marzec 2016, 52 strony, 2000 egz. Numer 13 czerwiec 2016, 60 stron, 2000 egz. Numer 14 wrzesień 2016, 60 stron, 2000 egz. Numer 15 listopad 2016, 64 strony, 2000 egz. Dystrybucja Strefy PMI Kwartalnik był kolportowany bezpłatnie we wszystkich oddziałach regionalnych PMI Poland Chapter oraz: na seminariach oddziałów PMI PC, w welcome packach na wszystkich konferencjach PMI PC, w welcome packach niektórych większych wydarzeń, które Strefa PMI objęła patronatem (np. Portfolio Experience, IBS Forum, PM Days, PM Session), w ramach wysyłki pocztą do wszystkich prenumeratorów czasopisma prenumerata bezpłatna dla członków PMI PC. Rozpoznawalność Odnotowany wzrost rozpoznawalności czasopisma w środowisku zarządzania projektami w Polsce, między innymi poprzez: wzrost liczby patronatów udzielonych przez Strefę PMI konferencjom poświęconym zarządzaniu projektami łącznie 14 patronatów (w tym wydarzenia PMI PC), wzrost liczby śledzących fanpage Strefy PMI na Facebooku: z 859 na początku roku do 1558 osób na końcu roku, wzrost liczby śledzących profil na LinkedIn do 210 osób. Zaangażowanie wolontariuszy w redakcji Orientacyjne zaangażowanie wolontariuszy redakcji Strefy PMI w prace na rzecz wydawania i promowania kwartalnika osiągnęło około 960 roboczogodzin. 6. Obszar Wolontariuszy Orientacyjne podsumowanie zaangażowania wolontariuszy Liczne seminaria, warsztaty oraz konferencje w oddziałach, objęte patronaty Organizacja 11. Międzynarodowego Kongresu PMI Poland Chapter oraz zaawansowane przygotowania do kolejnej edycji Prace związane z aktualizacją stron internetowych PMI Poland Chapter PMI Poland Chapter Strona 18

19 Komunikacja z członkami PMI Poland Chapter w zakresie wsparcia w procesie przystąpienia do PMI oraz w procesie certyfikacji Realizacja licznych projektów Stowarzyszenia oraz Konkursu Projekt Roku i Projektu Konkurs Wolontariusz Roku (w tym dokumenty proceduralne) Uruchomiono dedykowany projekt dla Wolontariuszy - Volunteers for Projects with Passion z przedstawicielami oddziałów odpowiedzialnych za wolontariuszy, w tym wypracowano materiały promocyjne do wykorzystania w oddziałach regionalnych Rozpoczęto prace nad pilotażowym projekt mentoringowym w Stowarzyszeniu. Działania w zakresie współpracy z innymi Chapterami na świecie w zakresie rozwoju wolontariuszy oraz budowania wartości dla członków PMI Przygotowanie procedury wyboru władz oddziałów i przeprowadzenie wyborów do władz oddziałów Przygotowanie wstępnej wersji Planu sukcesji i tranzycji w PMI PC Rozpoczęcie prac nad zbudowaniem PMO w PMI PC Zorganizowano w Warszawie bezpłatne szkolenie przygotowujące do certyfikacji PMP dla wolontariuszy PMI PC w podziękowaniu za ich pracę na rzecz stowarzyszenia Aktualizacja we współpracy z oddziałami Umowy dla Wolontariuszy, w tym wprowadzenie możliwości podziału na 3 poziomy wolontariuszy, różniące się poziomem zaangażowania w działalność organizacji, obowiązkami i zakresem odpowiedzialności. Serdecznie dziękujemy za wsparcie i zaangażowanie wszystkim wolontariuszom PMI Poland Chapter. Rozbicie zaangażowania na jednostki organizacyjne PMI Poland Chapter Oddział PMI Poland Chapter Razem zaangażowanie Dyrekcji, Prelegentów oraz Członków w budowę Oddziału Stowarzyszenia w ostatnim roku (roboczogodziny) Suma roboczodni pracy na rzecz PMI Poland Chapter Oddział Wrocław Oddział Gdańsk Oddział Warszawa Oddział Kraków Oddział Łódź Oddział Poznań Oddział Lubuskie Oddział Kujawsko- Pomorskie PMI Poland Chapter Strona 19

20 Oddział Lublin Oddział Śląsk Oddział Szczecin Strefa PMI Suma Konkurs Wolontariusz Roku Celem Konkursu jest wyróżnienie Wolontariuszy PMI Poland Chapter za ich działalność na rzecz stowarzyszenia w poprzednim roku, promowanie dobrych praktyk projektowych oraz działalności statutowej Stowarzyszenia PMI Poland Chapter. Wszyscy Wolontariusze wykonujący zadania wspierające działalność statutową Stowarzyszenia PMI Poland Chapter, o różnych rozmiarach i czasie trwania, mogli wziąć udział w Konkursie. Na Jubileuszowej Gali podczas 11 Międzynarodowego Kongresu PMI Poland Chapter ogłoszeni zostali zwycięzcy konkursu Wolontariusz Roku PMI PC Edycja 2016: 1. Małgorzata Kusyk - w kategorii Najlepszy Lider 2. Ewa Serwa - w kategorii Najlepszy Członek Zespołu 3. Mirosław Dąbrowski - w kategorii Najlepszy Samodzielny Realizator Serdecznie gratulujemy zwycięzcom i jednocześnie bardzo dziękujemy wszystkim Wolontariuszom za zaangażowanie i wkład w rozwój PMI Poland Chapter! Enactus Poland PMI PC aktywnie wspiera kreowanie odpowiedzialnych postaw i rozwój przedsiębiorczości wśród przyszłych liderów ambitnych i kreatywnych studentów. Realizacja tego działania możliwa jest dzięki zaangażowaniu w ramach inicjatywy Enactus. W 2016 roku w ramach współpracy PMI PC z Enactus w inicjatywę zaangażowali się wolontariusze PMI PC, którzy w roli Mentorów biznesowych pomagali zespołom Enactus opracowywać koncepcję projektów, wspierali w zakresie najlepszych praktyk zarządzania projektami oraz współpracy w zespole. W dniach 1-2 kwietnia 2016, PMI PC zaangażował się w konferencję Enactus Future Leaders 2016, jedną z 2 największych konferencji organizowanych w ramach programu Enactus w Polsce. Reprezentantka PMI PC Agnieszka Skalska, poprowadziła warsztat pt. Sekretny składnik każdego projektu Leadership, podczas którego przybliżyła uczestnikom zagadnienia związane z przywództwem w prowadzeniu projektów. Przedstawiciele Zarządu PMI PC zasiadali również w Jury polskiego finału Enactus National PMI Poland Chapter Strona 20

21 Competition 2016, gdzie dokonywali oceny studenckich projektów, udzielając jednocześnie informacji zwrotnej przydatnej zespołom w dalszym rozwoju inicjatyw. W Jury znaleźli się: Małgorzata Kusyk, Agnieszka Krogulec, Michał Rączka. Podczas konkursu, Grzegorz Szałajko, członek PMI PC, za zaangażowanie jako Mentor w rozwój programu Enactus, został wyróżniony nagrodą Best Business Advisor. 7. Obszar Sponsorów i kontaktów z biznesem PMI Poland Chapter podpisał w 2016 roku umowy sponsorskie z następującymi Sponsorami: Sponsor / Darczyńca Zakres współpracy Wartość Whitecom Project Złoty Sponsor PMI PC Experience PMExperts Złoty Sponsor PMI PC W ramach obszaru współpracy i kontaktów z biznesem udało się nawiązać współpracę w firmą HR/PR Public, która wspierała PMI PC podczas organizowania 11 Międzynarodowego Kongresu w Warszawie. 11. Międzynarodowy Kongres PMI PC pozyskał 4 sponsorów: Platynowy - Whitecom, Złoty - Microsoft, Srebrny - Credit Suisse, Brązowy - Atos oraz szereg partnerów i patronów medialnych, w tym patronat honorowy Ministerstwa Cyfryzacji. Oddziały uzyskały Sponsorów na łączną kwotę ,80 zł. Oddział Wartość umów sponsorskich Gdańsk 7000 Kraków Warszawa Poznań ,8 Lubuskie 0 Kujawsko-Pomorskie PMI Poland Chapter Strona 21

22 Wrocław Śląski Szczecin 6000 Lublin 0 Łódź Dodatkowo Strefa PMI uzyskała niezależność finansową dzięki umowom stałym oraz okresowym z firmami z obszaru IT oraz o statusie R.E.P. 8. Obszar IT W ramach prac w 2016 r. zespół IT zrealizował zadania związane z ogólną optymalizacją, stabilizacją prac i umacniania procedur: Spotkania zespołu IT - podstawą prac w 2016 roku była praca z kierownikami IT z oddziałów. Praca realizowana była na comiesięcznych spotkaniach online. W ramach spotkań wypracowane były ustalenia i plany prac. Spisanie zasad pracy w zespole IT - zespół ustalił wytyczne podziału zadań i kompetencji oraz procedur nazewnictwa i pracy w ramach wykorzystywanych wdrożonych narzędzi. Centralizacja zasobów serwerowych - w ramach standaryzacji i minimalizacji kosztów i pracochłonności zespół przeniósł większość stron wydarzeń i projektów na wspólne konto Chaptera wspierane poprzez zaawansowane narzędzi wdrażania nowych stron oraz obsługi istniejących (strony testowe, klonowanie realizacji, automatyzacja wdrażania czystych CMS, automatyzacja i zabezpieczanie + przywracanie regularnych kopii zapasowych. 9. Obszar Programów i Wydarzeń PMI Poland Chapter zorganizował w sumie 137 różnego rodzaju wydarzeń (wzrost o 26 % względem 2015), dzięki czemu istniała możliwość zdobycia około 316 PDUs (wzrost o 1% względem 2015). Wszystkie zorganizowane wydarzenia zgromadziły w sumie ponad 7455 uczestników (wzrost o 24% względem 2015). Głównym wydarzeniem organizowanym przez Zarząd PMI Poland Chapter we współpracy z oddziałami regionalnymi był 11. Międzynarodowy Kongres PMI Poland Chapter w Warszawie. Kongres odbył się w dniach listopada 2016, pod hasłem Journey to Value. Kongres składał się z trzech ścieżek tematycznych: Technical Management, Strategic Management, Leadership Management oraz 3 warsztatów. Nowością na Kongresie był PMI Poland Chapter Strona 22

23 speed mentoring - okazja do dzielenia się wiedzą i skorzystania z doświadczeń profesjonalistów. W Kongresie wzięło udział około 400 uczestników. Średnia ocen z prelekcji wyniosła 4,45. Zaproszono 25 prelegentów, do których należeli m.in.: Mark Dorsett, Johny Mo, Beth Partleton, Ricardo Vargas, Kimberly Wiefling, Fabio Rigamonti, Fernando Colleone, Grzegorz Szałajko, Agnieszka Gasperini, Luca Romano, Dan Lefsky, Łukasz Węgrzyn. Do sukcesu wydarzenia, 11-tego Międzynarodowego Kongresu PMI Poland Chapter w Warszawie przyczynił się zespół projektowy. Jakość wydarzeń w ramach PMI Poland Chapter wzrosła w ostatnich dwóch latach. Potwierdzeniem tego są wysoko oceniane prelekcje, ciekawsze według uczestników tematy prelekcji oraz większy wybór form prelekcji oraz wydarzeń. Oddziały zdecydowały się na nowe formy wydarzeń oraz organizację konferencji tematycznych, co znalazło dużo uznanie i zwiększyło znacznie ilość uczestników. Do wzrostu jakości wydarzeń przyczyniła się również systematyczna wymiana doświadczeń, dobrych praktyk organizacji w ramach spotkań Wicedyrektorów ds. Wydarzeń i Programów Oddziałów PMI Poland Chapter. 10. Obszar Edukacji Po raz kolejny zorganizowano projekty społeczne, których beneficjentami były dzieci zagrożone wykluczeniem - Project Management Kids Camp, English Camp - w tym po raz pierwszy we współpracy z Junior Camp. Ciągły rozwój programu Project Management at Schools. Kontynuowano Akademię NTPM w formie nieodpłatnych warsztatów przed konferencją, których celem jest wzrost świadomości PMI i promocja konferencji New Trends in Project Management (NTPM). Pozyskano kilkanaście patronatów nad wydarzeniami merytorycznymi. Zdefiniowano i uruchomiono proces nadawania płatnych patronatów nad podyplomowymi studiami zarządzania projektami oraz pochodnymi. 11. Obszar Rozwoju Zawodowego Zrealizowano edycję 2016 Konkursu Projekt Roku - jako wpisującą się w ideę szeroko pojętej promocji i rozwoju standardu PMI, dobrych praktyk i doskonałości projektowej. Nagrody przyznano w dwóch kategoriach: projekt prowadzony metodą tradycyjną oraz projekt prowadzony metodą zwinną. Przygotowano i uruchomiono edycję 2017 Konkursu Projekt Roku. Odbyto spotkania strategiczne z R.E.P.s celem zacieśnienia współpracy i wsparcia PMI Poland Chapter Strona 23

24 realizacji wspólnych celów/projektów. Wspierano promocję tłumaczenia egzaminów PMP i CAPM. Kontynuacja ścisłej współpracy z administracją publiczną. Wspólnie z Fundacją IT Leader Club zorganizowano II edycję Akademii Lidera IT skierowaną do administracji publicznej. 12. Obszar Rozwoju Regionalnego W połowie 2016 roku została powołana nowa rola w Zarządzie PMI PC - Członek Zarządu ds. Rozwoju Regionalnego, który skupiał się w swoich działaniach na wsparciu komunikacji oraz procesu wymiany wiedzy, dobrych praktyk i doświadczeń pomiędzy oddziałami regionalnymi i Zarządem PMI PC. 13. Dalszy rozwój PMI Poland Chapter Cele strategiczne PMI Poland Chapter Utrzymanie obecnych i pozyskanie nowych członków PMI PC Wzrost rozpoznawalności marki PMI w Polsce Wysoka jakość wydarzeń Wzrost dojrzałości i efektywności organizacji Działania: Rozwój PMI Poland Chapter poprzez zwiększenie liczby nowych Członków oraz utrzymanie istniejących. Wymiana doświadczeń na forum PMI Poland Chapter, współpraca z innymi oddziałami PMI i ośrodkami szkoleniowymi oraz organizacja seminariów i warsztatów wspierających proces re-certyfikacji. Pozyskiwanie wsparcia wolontariuszy. Promocja standardów zarządzania projektami PMI w biznesie, ośrodkach akademickich i innych organizacjach przez udoskonalanie serwisów PMI Poland Chapter oraz zwiększanie widoczności w mediach. Rozwój dziedziny zarządzania projektami przez dostarczanie wysokiej jakości produktów i usług w oparciu o potrzeby lokalnego środowiska. Budowa umiejętności lokalnych profesjonalistów. Wsparcie mentoringowe Współpraca z innymi oddziałami PMI na świecie Rozwijanie centrum najlepszych praktyk zarządzania projektami poprzez budowanie sieci kontaktów PMI Poland Chapter Strona 24

25 Produkty/usługi PMI Poland Chapter Działalność PMI Poland Chapter będzie skierowana na rozwijanie / wprowadzenie szerokiego zakresu produktów i usług: Organizacja seminariów i warsztatów Organizacja wydarzeń premium dla członków PMI PC Organizacja Międzynarodowego Kongresu PMI Poland Chapter i konferencji lokalnych, Współpraca z PMI Registered Education Providers, Przyznanie nagrody Projekt Roku, Przyznanie nagrody Wolontariusz Roku, Współpraca z innymi oddziałami PMI, Partnerstwo z organizacjami studenckimi oraz patronaty nad wydarzeniami studenckimi, Współpraca z uczelniami wyższymi w Polsce Współpraca z innymi organizacjami Kontynuacja działań w zakresie współpracy z administracją publiczną Rozwój programów społecznych: PM at Schools, ESC/EWC, PMKC, Junior Camp Współpraca z min. 3 Sponsorami Stowarzyszenia na poziomie PMI Poland Chapter, Rozwój Kwartalnika Strefa PMI, Systematyczne zwiększanie świadomości marki oraz znaczenia certyfikatów PMI, Wzmocnienie i unifikacja marki PMI Poland Chapter, Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych, Rozwój serwisu internetowego oraz mediów społecznościowych PMI PC, Wsparcie mentoringowe, Rozwój Talentów. 14. Załączniki Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Gdańsk, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Kraków, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Lubuskie, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Łódź, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Poznań, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Warszawa, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Wrocław, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Kujawsko-Pomorskie, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Śląsk, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Szczecin, PMI Poland Chapter 2016 Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Lublin, PMI Poland Chapter 2016 PMI Poland Chapter Strona 25

26 15. Podpisy członków Zarządu PMI Poland Chapter Data Imię i nazwisko Funkcja Podpis Agnieszka Krogulec Jakub Polaszek Małgorzata Miernik Paulina Szczepaniak Przemysław Przytuła Paweł Łopatka Piotr Malec Szymon Górnik Mirosław Dąbrowski Tomasz Boiński wakat Prezes Zarządu Członek Zarządu ds. Finansów Członek Zarządu ds. Programów i Wydarzeń Członek Zarządu ds. Marketingu i Komunikacji Członek Zarządu ds. IT Członek Zarządu ds. Kontaktu z Biznesem Członek Zarządu ds. Administracji i Członkostwa Członek Zarządu ds. Edukacji i Współpracy z Uczelniami Członek Zarządu ds. Rozwoju Regionalnego Członek Zarządu ds. Profesjonalnego Rozwoju Członek Zarządu ds. Wolontariuszy PMI Poland Chapter Strona 26