Project Management Institute Poland Chapter. Oddział Gdańsk

Transkrypt

1 Project Management Institute Poland Chapter Oddział Gdańsk Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Gdańsk PMI Poland Chapter za rok 2016 Autor Dokumentu Właściciel Dokumentu: Wersja Dokumentu: 0.1 Status Dokumentu Miejsce przechowywania: Dyrektor PMI PC Oddział Gdańsk PMI PC Final version Archiwum PMI PC Data utworzenia: Kwiecień 2017 Data ostatniej modyfikacji: PMI Poland Chapter Strona 1

2 1. Historia dokumentu 1.1. Akceptacja dokumentu Data Imię i nazwisko Funkcja Kwiecień 2017 Paweł Wachułka Dyrektor Zarządzający PMI PC Oddział Gdańsk 1.2. Lista Dystrybucyjna Data Imię i nazwisko Funkcja Komentarz Zarząd PMI PC Członkowie PMI PC PMI Poland Chapter Strona 2

3 2. Spis Treści 1. HISTORIA DOKUMENTU AKCEPTACJA DOKUMENTU LISTA DYSTRYBUCYJNA SPIS TREŚCI SPRAWOZDANIE Z PRAC DYREKCJI ODDZIAŁU GDAŃSK PMI POLAND CHAPTER W 2016 R REALIZACJA CELÓW ODDZIAŁU GDAŃSK PMI POLAND CHAPTER CZŁONKOWIE WOLONTARIUSZE MARKETING I KOMUNIKACJA SPONSORZY I WSPÓŁPRACA Z BIZNESEM EDUKACJA I WSPÓŁPRACA Z OŚRODKAMI AKADEMICKIMI ROZWÓJ ZAWODOWY PROGRAMY I WYDARZENIA CELE ODDZIAŁU GDAŃSK PMI POLAND CHAPTER NA ROK PMI Poland Chapter Strona 3

4 3. Sprawozdanie z prac Dyrekcji Oddziału Gdańsk PMI Poland Chapter w 2016 r. 1. Realizacja celów Oddziału Gdańsk PMI Poland Chapter Podsumowanie celów na rok 2016 i opis ich realizacji: Cele 2016 Organizacja 10 seminariów/warsztatów Organizacja 2 spotkań networkingowych Nawiązanie współpracy z przynajmniej jednym nowym oddziałem PMI z zagranicy Zorganizowanie 2 dniowej konferencji zarządzania projektami w Trójmieście NTPM (205 osób) Realizacja 4 projektów edukacyjno społecznych (English Summer Camp, English Winter Camp, PM at Schools, NTMP Academy) Nawiązanie współpracy z przynajmniej 2 nowymi partnerami/ sponsorami Finalizacja przewodnika po PMI Gdańsk dla wolontariuszy i sympatyków Przeprowadzenie badania rozpoznawalności marki PMI Gdańsk Finalizacja transformacji na wszystkich poziomach działalności PMI Gdańsk Przejrzystość zarządzania budżetem Przeprowadzenie 4ch warsztatów dedykowanych dla wolontariuszy Zwiększenie o 15% grupy sympatyków PMI Gdańsk Realizacja celów częściowo częściowo częściowo 2. Członkowie Oddział PMI Gdańsk prowadzi otwartą politykę członkostwa. Każdy członek PMI PC może nieodpłatnie uczestniczyć w seminariach oddziału, otrzymuje ok. 20% zniżkę na udział w warsztatach oraz 10% zniżkę na udział w konferencji NTPM. Dodatkowo oddział rozpoczął organizację wydarzeń Premium, na które w pierwszej kolejności zapraszani są członkowie stowarzyszenia. W roku 2016 w opracowaniu były nowe komunikaty dedykowane powitaniu i wprowadzeniu nowych członków stowarzyszenia. PMI Poland Chapter Strona 4

5 3. Wolontariusze Zespół ds. Wolontariuszy powołano z początkiem marca 2016 roku. Na przełomie 2016/2017 zespół spotkał się 21 razy i poświęcił 164 osobo/godziny na tematy związane z wolontariatem w PMI Gdańsk. Przygotowano 2 warsztaty dedykowane rozwojowi Wolontariuszy w zakresie tematyki dotyczącej Fundrisingu oraz Podstaw Prawnych Stowarzyszeń, z czego zrealizowano z uwagi na frekwencję tylko pierwszy warsztat. Wprowadzono nowatorski pomysł podziału Wolontariuszy na 3 poziomy, zależnie od doświadczenia w PMI Gdańsk, różniące się oczekiwanym poziomem zaangażowania w działalność organizacji, powziętymi i nadanymi obowiązkami i odpowiedzialnościami, oraz pakietem benefitów. Podpisano umowy z Wolontariuszami zarówno projektowymi, jak i operacyjnymi (Zespoły Funkcyjne PMI Gdańsk, jak np. Wolontariusze, Wydarzenia Kluczowe, Biznes, itp.) Stworzono matryce ogłoszeń rekrutacyjnych do rekrutacji wewnętrznych i zewnętrznych oraz zadbano o realizację zapotrzebowania na nowych Wolontariuszy pod projekty oraz do działalności operacyjnej oddziału. Zestawiono pomysły premiowania działalności najbardziej aktywnych Wolontariuszy z uwzględnieniem Wolontariusza Sezonu w 5 wybranych kategoriach: 1. Wolontariusz Lider - THE BEST LEADER 2. Wolontariusz Pomysłodawca - THE BEST ORIGINATOR 3. Wolontariusz Realizator - THE BEST PRODUCER 4. Wolontariusz Krytyk Ulepszacz - THE BEST CRITIC IMPROVER 5. Wolontariusz Dusza Zespołu - THE BEST TEAM PLAYER Za zgodą Dyrektora Zarządzającego, zgłoszono chęć obchodów Międzynarodowego Dnia Wolontariusza (5 grudnia 2016) z Galą Honorową i wręczeniem nagród dla nominowanych w dniu wydarzenia. Orientacyjne podsumowanie zaangażowania wolontariuszy: Zespół/Wydarzenie Grupy tematyczne Liczba osobo/ godzin Zespół ds. Wolontariuszy Spotkania planistyczne 144 Warsztaty i szkolenia dla wolontariuszy 30 Rekrutacje 20 Praca nad dokumentacją 70 Zespoł ds. Współpracy z Biznesem i Partnerami Strategicznymi Zespół ds. Finansowych i Prawnych Zespół ds. Marketingu i Komunikacji Spotkania planistyczne 30 Praca nad ofertą sponsorską 20 Spotkania z partnerami 15 Wsparcie zespołów projektowych 80 Prace nad budżetem i rozliczeniami 70 Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna 138 PMI Poland Chapter Strona 5

6 Praca nad ankietą, newsletterem 80 Przygotowanie projektu Rozpoznawalności 18 Marki PMI Gdańsk Praca nad materiałami i grafikami 345 Praca nad dokumentacją 174 Działania marketingowe (media, plakaty, 134 social media) Zespół ds. Członkostwa Działania planistyczne 12 Zespół ds. Wydarzeń Kluczowych Działania planistyczne i przygotowawcze 340 Prowadzenie seminariów 280 Prowadzenie warsztatów 124 Opracowanie dokumentacji i materiałów 80 Zespół ds. Edukacji Spotkania planistyczne 14 Działania wspierające organizacje studenckie 10 Rozmowy z uczelniami wyższymi 6 Zespół ds. IT Działania planistyczne 4 Działania operacyjne 74 Dyrekcja PMI Gdańsk Spotkania w ramach współpracy z PMI 48 Poland Chapter oraz Oddziałami Spotkania Dyrekcji 220 Sesja planistyczna Oddziału Gdańsk 340 Sesja planistyczna PMI PC 124 Działania wspierające projekty 80 Prace koordynatorów i dyrektorów nie ujęte 620 gdzie indziej Reprezentowanie oddziału na spotkaniach i 215 konferencjach Projekty Projekt PM@Schools 50 Projekt Konferencja NTPM Projekt Konferencja NTPM Projekt English Winter Camp Projekt English Summer Camp Projekt NTPM Academy 40 Razem: 8649 Razem zaangażowanie Dyrekcji, Prelegentów oraz Członków w budowę Oddziału Stowarzyszenia w ostatnim roku (ok 8649 roboczo godzin pracy, co daje 1081 dnia pracy na rzecz PMI Poland Chapter) Dziękujemy za wsparcie i zaangażowanie w rozwój Oddziału Gdańsk PMI Poland Chapter! 4. Marketing i komunikacja Podsumowanie działań Oddziału w obszarze marketingu i komunikacji: PMI Poland Chapter Strona 6

7 Obszar Opis działań Rezultaty Aktywizacja konta na LinkedIn, regularne dodawanie postów na Facebook u. Media społecznościowe Newsletter Promocja wydarzeń PMI Gdańsk (seminaria, warsztaty, NTPM Academy, Konferencja NTPM, English Summer & Winter Camps) Koordynacja Komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Regularny comiesięczny newsletter oddziału. Minimum 1 w miesiącu podsumowujący, dodatkowo dedykowane newslettery w zależności od potrzeb Informowanie przez media społecznościowe, stronę www oraz newslettery o bieżących wydarzeniach. Pozyskiwanie patronatów medialnych dla kluczowych projektów i promocja wydarzeń przez partnerów. Utrzymywanie code of communication dokumentu dla wszystkich wolonatriuszy, który porusza kwestie komuniakcji wewnętzrnej i zewnętrznej w oddziale. Zadanie wykonane, wszystkie profile społecznościowe mają ujednolicone nazwy, regularnie pojawiają się na nich informacje. Liczba sympatyków wzrasta regularnie. Częściowo zrealizowane; comiesięcznych newsletterów było 6, pozostałe dotyczyły konferencji lub englsih camp. Zrealizowane została wyznaczona osobna osoba do przygotowywania materiałów i ich publikacji., zebrano i spisano wszystkie aspekty związane z komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną. Powstała II wersja code of communication. Szczegółowe podsumowanie działań komunikacji zewnętrznej: Kanał komunikacji Adres URL (jeśli dotyczy) Newslettery Trójmiasto.pl Ok. 5 ogłoszeń Razem: Ok. 15 Liczba opublikowanych postów/aktualności/wiadomości w 2016 r. Ok. 10 wysłanych Kanał social media Liczba fanów z Liczba fanów z Przyrost fanów w dn. 1/01/2016 dn. 31/12/2016 % w ciągu 2016 r. Facebook PMI Gdańsk % Facebook English Camp % Facebook NTPM % Linkedin PMI Gdańsk n/a n/a n/a Linkedin NTPM n/a n/a n/a Linkedin English Camp n/a n/a n/a Szczegółowe podsumowanie działań marketingu: PMI Poland Chapter Strona 7

8 Wydarzenie Stworzenie zespołu Marketingu podział ról i kompetencji Stworzenie zasad komunikacji w oddziale Stworzone materiały (rodzaj) Strategia marketingowa dla PMI Gdańsk Code of communication Liczba materiałów tradycyjnych (offline) 1 Liczba wolontariuszy z Oddziału zaangażowanych w działania marketingu i komunikacji w 2016 roku: 11 osób Akcje / kampanie / działania marketingowe on-line i off-line i ich efekt (nieuwzględnione w ogólnym podsumowaniu): Marketing szeptany promujący konferencję NTPM 2016 i NTPM 2017 wśród wielu organizacji i kontaktów biznesowych. Marketing szeptany promujący obozy językowe dla dzieci English Camp wśród wielu organizacji i kontaktów biznesowych. 5. Sponsorzy i współpraca z biznesem Podsumowanie działań Oddziału w obszarze sponsoringu i współpracy z biznesem: Sponsor / Darczyńca Zakres współpracy Nordea Bank AB SA Sponsor Konferencji NTPM 2016 Kilku pozostałych partnerów i sponsorów barterowych Konferencja NTPM 2016 Wartość 4000,00 zł netto (nie licząc wysłanych uczestników) Różne symboliczne kwoty poniżej 3000,00 zł oraz barter W roku 2016 Oddział skupił się na pozyskiwaniu partnerów oraz sponsorów do dedykowanych wydarzeń (English Camp, NTPM, seminaria i warsztaty). Wszystkie kwoty dostępne są w sprawozdaniu finansowym PMI PC. 6. Edukacja i współpraca z ośrodkami akademickimi W ramach inicjatywy PM@Schools odbyło się 1 szkolenie dla uczniów klasy V szkoły podstawowej w Gościcinie. Przeszkolonych zostało 20 uczniów. Warsztat miał na celu uświadomić dzieci, czym jest zarządzanie projektami, jakie są fazy i co w nich należy zrobić. Dzieci wypracowały również WBS dla swojej wycieczki klasowej, którą zaplanowały w VI klasie podstawówki. Jako kontynuacja w maju 2017 planowane są również lessons learned z tego projektu. Trener: Ada Grzenkowicz. PMI Poland Chapter Strona 8

9 Zorganizowano 2 kolejne edycje projektu English Summer/Winter Camp. W edycji zimowej udział wzięło 30 dzieci. Temat projektu: World traveler, zaś mottem przewodnim było hasło I have not been everywhere, but it is on my list. Uczestnicy w ramach projektu uczestniczyli w rożnego rodzaju zajęciach sportowych i artystycznych oraz w licznych aktywnościach związanych z wielokulturowością, takich jak dni międzynarodowe, zajęcia kulinarne czy warsztaty z mapami. Project Manager: Ewa Gajewska. Program Manager: Ada Grzenkowicz. Wolontariusze: ok.30 osób. Edycja letnia była 20-tą - jubileuszową. Projekt po raz pierwszy zrealizowany wspólnie z oddziałem kujawsko-pomorskim PMI PC. W obozie wzięło 40 dzieci (w tym 10 w ramach inicjatywy Junior Camp PMI Kujawsko-Pomorskie). Temat przewodni obozu: Zatrzymaj chwile. Wakacje w obiektywie. Dzieci w zespołach przygotowywały kalendarze na 2017 rok, samodzielnie wykonując zdjęcia. Project Manager: Milena Henszke. Program Manager: Ada Grzenkowicz. Wolontariusze: ok.40 osób. 7. Rozwój zawodowy Prowadzono projekt PM@Schools i zrealizowano warsztaty dla grup nauczycieli szkół ponadpodstawowych. Przeprowadzono również warsztaty dla organizacji studenckich. Prowadzono serię działań seminaryjno-warsztatowo-konferencyjnych przedstawionych w innych częściach sprawozdania. 8. Programy i wydarzenia Podsumowanie działań Oddziału w obszarze realizacji programów i organizacji wydarzeń. Data Temat Seminarium Prelegenci Seminarium PMI Gdańsk w nowej odsłonie Skuteczny zestaw narzędzi w zarządzaniu projektami N.E.W.S i TRIZ. Jak zwinnie zrealizować projekt? Studium przypadku zwycięzcy konkursu Projekt Marcin Janeczek, Lech Rychliński Monika Szczerbińska-Inglot, Przemysław Przytuła Paweł Ruszlewski, Michał Stobiecki Ilość uczestników / PDU 108/2PDU 59/2PDU Roku PMI. 56/2PDU Zarządzanie Inicjatywami Strategicznymi NTPM Academy Premium Meeting Michał Bodych 19/6PDU PMI Poland Chapter Strona 9

10 Data Temat Seminarium Prelegenci Ilość uczestników / PDU Przykładowe narzędzia w rozwiązywaniu problemów projektowych i samodzielnym przygotowywaniu raportów portfelowych Mariusz Kapusta, Dariusz Moczyński 39/2PDU Jak skutecznie budować zespół i realizować zmiany w Krzysztof Paliwoda, projekcie Grzegorz Tesluk 59/2PDU Zarządzanie procesami i projektami Lean Six Sigma vs PMI Bartosz Broswski 46/2PDU Rozwój kompetencji nie tylko w obszarze zarządzania projektami Zarządzanie zespołem Collaboration tools on Project: Opportunity or Challenge. Piotr Kukowski, Jacek Wizmur Szymczak Marcin Zeszutek, Ryszard Trykosko Elizabeth Harrin, Wiktor Jodłowski 34/2PDU 39/2PDU 28/2PDU również warsztaty dla wolontariuszów w ramach poszczególnych projektów, które nie zostały uwzględnione w powyższym zestawieniu. Założenia 2016 Kontynuacja warsztatów z podstaw zarządzania projektami dla przedsiębiorców i sektora publicznego w ramach cyklu NTPM Academy Organizacja 3 seminariów w pierwszym kwartale Organizacja 3 seminariów w drugim kwartale Organizacja warsztatu w drugim kwartale Organizacja 4 seminariów na przełomie trzeciego i czwartego kwartału Organizacja dwóch warsztatów na przełomie trzeciego i czwartego kwartału Realizacja Zorganizowanie dwóch warsztatów 9 stycznia(48 osób) i 6 lutego 2016 (50 osób) z Michałem Błaszkiewiczem. Za udział w każdym z warsztatów można było otrzymać 3 PDU. Dzięki dużemu zainteresowaniu został zorganizowany dodatkowy warsztat NTPM Academy Premium Meeting Zrealizowane Seminarium czerwcowe zostało przesunięte na lipiec ze względu na sytuację prywatną prelegenta Niezrealizowane Zostały zorganizowane trzy seminaria Niezrealizowane PMI Poland Chapter Strona 10

11 Organizacja warsztatu regionalnego Organizacja webinaru Dotychczas udało się nawiązać kontakt z Kwidzyńskim Parkiem Przemysłowo- Technologicznym. Trwają rozmowy, których celem jest zorganizowanie pilotażowego seminarium/warsztatu, aby zwiększyć świadomość projektową w mniejszych miastach tj. Kwidzyn, Malbork, Tczew w okolicach Gdańska. W listopadzie 2016 r. udało się zorganizować seminarium stacjonarnowirtualne. W części wirtualnej uczestnicy mieli okazję posłuchać wystąpienia Elizabeth Harrin dzięki połączeniu Skype. Wystąpienia promujące PMI Poland Chapter (konferencje w kraju i za granicą): Data Nazwa konferencji i temat wystąpienia Prelegenci n/a n/a n/a Patronaty: PMI PC Gdańsk współpracuje przy nadawaniu patronatów z zarządem PMI PC i wszystkie patronaty można znaleźć w sprawozdaniu Zarządu. 9. Cele Oddziału Gdańsk PMI Poland Chapter na rok ) Organizacja 10 seminariów/warsztatów. 2) Organizacja 2 spotkań networkingowych. 3) Zacieśnienie i utrzymanie współpracy z PMI Denmark Chapter oraz nawiązanie współpracy z kolejnym nowym oddziałem PMI z zagranicy. 4) Zorganizowanie 2 dniowej konferencji dot. zarządzania projektami w Trójmieście NTPM 2017 oraz rozpoczęcie działań do NTPM ) Pozyskanie ponad 150 płatnych uczestników NTPM 2018, w tym także uczestników zagranicznych. 6) Realizacja 3 projektów edukacyjno społecznych (English Summer Camp, PM at Schools oraz rozpoczęcie działań do English Winter Camp). 7) Nawiązanie współpracy z przynajmniej 2 nowymi partnerami/ sponsorami. 8) Nawiązanie współpracy z Urzędem Miasta Gdańska (PMO, wsparcie w dziedzinie zarządzania projektami). 9) Finalizacja przewodnika po PMI Gdańsk dla wolontariuszy i sympatyków uwydatnienie korzyści dla wolontariuszy (szkolenia, mentoring, wsparcie). 10) Zwiększenie aktywności w mediach społecznościowych. PMI Poland Chapter Strona 11

12 11) Przejrzystość zarządzania budżetem. 12) Zwiększenie o 15% grupy sympatyków PMI Gdańsk. PMI Poland Chapter Strona 12