Metodyka PRINCE2. Project Management. mgr inż. Jacek Widuch Prince2 Practitioner (P2R/805291), PMP Wrocław,

Transkrypt

1 Project Management mgr inż. Jacek Widuch Prince2 Practitioner (P2R/805291), PMP Wrocław,

2 Ćwiczenie 2. Proszę o określenie, w którym procesie powstaje dany dokument oraz kto jest odpowiedzialny za jego wytworzenie. W tabeli zebrano wszystkie dokumenty (produkty) zarządcze metodyki PRINCE2., PMP Procesy PRINCE2 Ćwiczenie

3 Planowanie Oparte na Produktach

4 Celem tej techiniki jest identyfikowanie, określanie i analizowanie produktów ujętych w planie. Przebiega ono iteracyjnie. Korzyści wynikające ze stosowania techiniki to m.in.: Jednoznaczne i spójne identyfikowanie oraz dokumentowanie produktów ujętych w planie i wzajemnych zaleŝności między nimi AngaŜowanie uŝytkowników w określanie wymagań dla produktów Poprawę komunikacji proste i efektywne środki podziału zadań Wyjaśnianie granic zakresu planów Identyfikacja produktów zewnętrznych względem projektu UmoŜliwienie opracowania Grup Zadań Planowanie Oparte na Produktach

5 Sporządzenie Opisu Produktu Końcowego Projektu Tylko dla Plan Projektu Tworzenie struktury podziału produktów Tworzenie Opisów Produktów Dla wszystkich poziomów planu Tworzenie diagramu następstwa produktów Planowanie Oparte na Produktach

6 Sporządzenie Opisu Produktu Końcowego Projektu Odpowiedzialność za utworzenie OPKP leŝy po stronie Głównego UŜytkownika, w praktyce jednak to Kierownik Projektu sporządza ten opis w porozumieniu z Głównym UŜytkownikiem i Przewodniczącym. Nazwa Przeznaczenie Zawartość/skład Pochodzenie Wymagane umiejętności wytwórcy Oczekiwania jakościowe klienta Kryteria akceptacji Tolerancje projektu Metoda akceptacji Obowiązki dotyczące akceptacji Planowanie Oparte na Produktach

7 Tworzenie struktury podziału produktów W planie wydziela się główne produkty, które następnie moŝna podzielić aŝ do osiągnięcia odpowiedniego poziomu szczegółowości planu. Produkt niŝszego poziomu moŝe wchodzić w skład tylko jednego produktu wyŝszego poziomu. Zaleca się w tworzenie struktury podziału produktów zaangaŝować zespół osób reprezentujących odmienne interesy i umiejętności, i skonfrontować ich poglądy w formie zorganizowanej burzy mózgów. Planowanie Oparte na Produktach

8 Tworzenie struktury podziału produktów W planie wydziela się główne produkty, które następnie moŝna podzielić aŝ do osiągnięcia odpowiedniego poziomu szczegółowości planu. Produkt niŝszego poziomu moŝe wchodzić w skład tylko jednego produktu wyŝszego poziomu. Zaleca się w tworzenie struktury podziału produktów zaangaŝować zespół osób reprezentujących odmienne interesy i umiejętności, i skonfrontować ich poglądy w formie zorganizowanej burzy mózgów. Planowanie Oparte na Produktach

9 Tworzenie struktury podziału produktów NaleŜy zidentyfikować produkty zewnętrzne wymagane w planie. Produkty zewnętrzne to produkty, które są wykorzystywane przez projekt, mają wpływ na projekt lub stanowią ograniczenie dla projektu, ale projekt NIE ma wpływu na ich wytworzenie. Dla produktów zewnętrznych naleŝy ze szczególna uwagą rozwaŝyć istniejące ryzyka i zapisać je w Rejestrze Ryzyk. NaleŜy rozwaŝyć, czy wymagane jest sporządzenie dla produktów zewnętrznych Opisów Produktów w celu zmieszenia prawdopodobieństwa, Ŝe nie spełnią one oczekiwań. Planowanie Oparte na Produktach

10 Tworzenie struktury podziału produktów Podczas stosowania planowania opartego na produktach, waŝne jest rozwaŝenie, czy naleŝy uwzględnić róŝne stadia wytwarzania konkretnego produktu. MoŜemy tworzyć struktury podziału produktów na poziomie kaŝdego etapu nadając im większy poziom szczegółowości. NaleŜy pamiętać aby zachować takie samo nazewnictwo jak stosowane w Planie Projektu budując diagramy na poziomie Planu Etapu. Planowanie Oparte na Produktach

11 Tworzenie struktury podziału produktów Prezentacja graficzna diagramu struktury podziału produktów Produkt Grupy produktów lub Produkt zewnętrzny Grupy produktów Kolory moŝna wykorzystywać do oznaczenia etapu, na którym produkt zostanie wytworzony, bądź zespołu odpowiedzialnego za jego wytworzenie. Planowanie Oparte na Produktach

12 Diagram Struktury Podziału Produktów Źródło: Prince2 Skuteczne zarządzanie projektami, OGC, s. 297 Planowanie Oparte na Produktach

13 Ćwiczenie 3. Na podstawie scenariusza proszę o przygotowanie diagramu struktury podziału produktów zgodnie z przedstawioną wskazówką Ćwiczenie

14 SUPER POWER w sprzedaŝy Szata graficzna Strategia reklamy Logistyka Doświad czenia Nazwa produktu Spot TV Wytyczne dla agencji Umowy ze sklepami Logo 3 projekty graficzne Zaakceptowany projekt graficzny Spot radiowy Kampania w prasie Przestrzeń w mediach Informacje dla hurtowni Harmonogram dostaw Ćwiczenie

15 Tworzenie Opisów Produktów Sporządzenie Opisu Produktów jest wymagane dla kaŝdego zidentyfikowanego produktu. Opisy Produktów powinny być tworzone moŝliwie jak najszybciej po zidentyfikowaniu potrzeby produktu. Mogą one być stopniowo doprecyzowane w trakcie wykonywania dalszych kroków planistycznych. Opis Produktu powinien zostać uznany za obiekt odniesienia po zatwierdzeniu planu jego przygotowania i poddany procedurze sterowania zmianami, jeŝeli zachodzi potrzeba jego modyfikacji. Za sporządzenie Opisu Produktu odpowiada Kierownik Projektu lub Kierownik Zespołu. Planowanie Oparte na Produktach

16 Tworzenie Diagramu Następstwa Produktów Diagram Następstwa Produktów: powinien zostać stworzony w celu zidentyfikowania i określenia kolejności wytwarzania produktów oraz zaleŝności między nimi identyfikuje wszelkie powiązania z produktami, które wykraczają poza zakres planu moŝe być przygotowany po utworzeniu lub równolegle ze strukturą podziału produktów Planowanie Oparte na Produktach

17 Tworzenie Diagramu Następstwa Produktów Tworząc Diagram Następstwa Produktów naleŝy: Przenieść ze struktury podziału produktów wyłącznie produkty oraz produkty zewnętrzne (bez Grup produktów), odróŝniając je od siebie Kolejność wytwarzania produktów wskazują strzałki Określić punkt początkowy diagram posiada tylko jeden punkt początkowy i wiele produktów wejściowych Planowanie Oparte na Produktach

18 Diagram Następstwa Produktów Źródło: Prince2 Skuteczne zarządzanie projektami, OGC, s. 301

19 Ćwiczenie 4. Na podstawie scenariusza i struktury podziału produktów proszę przygotować Diagram Następstwa Produktów. Ćwiczenie

20 Wytyczne dla agencji Spot TV Doświa dczenia Nazwa produktu Logo 3 projekty graficzne Spot radiowy Kampania w prasie Umowy ze sklepami Informacje dla hurtowni Zaakceptowany projekt graficzny Przestrzeń w mediach Harmonogram dostaw SUPER POWER w sprzedaŝy Ćwiczenie

21 Identyfikowanie Działań i ZaleŜności NaleŜy zidentyfikować działania wymagane do wytworzenia produktów oraz zaleŝności między nimi. MoŜna sporządzić osobną listę zadań w powiązaniu z diagramem następstwa produktów lub pełną strukturę podziału prac (WBS). Działania powinny obejmować zarówno działania zarządcze, dotyczące kontroli jakości i konieczne do wytworzenia produktów specjalistycznych. PRINCE2 wyróŝnia zaleŝności wewnętrzne i zewnętrzne. Planowanie Oparte na Produktach

22 Szacowanie Szacowanie to podjęcie decyzji ile czasu i zasobów potrzeba na wykonanie danej pracy o odpowiednim standardzie wykonania przez poszczególne rodzaje zasobów. Przykłady technik szacowania: szacowanie od góry szacowanie od dołu szacowanie od góry i z dołu szacowanie przez analogię szacowanie parametryczne szacowanie jednopunktowe szacowanie trzypunktowe metoda Delphi Planowanie Oparte na Produktach

23 Harmonogramowanie Harmonogramowanie to ustalenie optymalnej kolejności realizacji zidentyfikowanych i oszacowanych wcześniej działań. Czas o jaki moŝna opóźnić działanie bez wpływu na czas wykonania całego planu jest zwany zapasem czasu (free float). ŚcieŜka krytyczna to ciąg działań z zerowym zapasem. JeŜeli jakieś działanie na ścieŝce krytycznej zakończy się z opóźnieniem realizacja całego planu zakończy się z opóźnieniem. Zidentyfikowanie ścieŝki krytycznej pozwala Kierownikowi Projektu na właściwe monitorowanie odpowiednich zadań. Planowanie Oparte na Produktach

24 Harmonogramowanie Po określeniu kolejności zadań naleŝy dokonać: Oceny dostępności zasobów Przydzielenia zasobów, ustalenie właściciela zadań Wyrównywania obciąŝenia zasobów Uzgodnienia punktów kontrolnych Określenia kamieni milowych Obliczenia całkowitej wartości zasobów i kosztów Przedstawienia harmonogramu Planowanie Oparte na Produktach

25 Przegląd jakości

26 Cele Ocena zgodności z ustalonymi kryteriami produktu w postaci dokumentu, prezentacji czy wyników testu ZaangaŜowanie kluczowych zainteresowanych stron w sprawdzanie jakości produktu i działania na rzecz szerszej akceptacji produktu Dostarczenie potwierdzenia, Ŝe produkt został ukończony i jest gotowy do zatwierdzenia Ustalenie obiektu odniesienia dla produktu na potrzeby sterowania zmianami Przegląd jakości

27 Role z zespole przeglądu jakości Kierownik przeglądu odpowiada za całościowe przeprowadzenie przeglądu Prezenter przedstawia produkt przeglądu i reprezentuje wytwórcę produktu. TakŜe koordynuje i śledzi działania następcze po przeglądzie, tj. wprowadzenie zmian uzgodnionych przez zespół przeglądu jakości Kontroler/recenzent dokonuje przeglądu produktu, przedstawia zastrzeŝenia i potwierdza wprowadzenie poprawek i ulepszeń Administrator zapewnia wsparcie administracyjne kierownikowi przeglądu i zapisuje wynik przeglądu i działania następcze Przegląd jakości

28 Przygotowanie przeglądu jakości Przygotować przegląd pod względem administracyjnym Sprawdzić, czy produkt jest gotowy do przeglądu i potwierdzić dostępność kontrolerów Rozpowszechnić kopie produktu i Opisy Produktu wśród zespołu Przeprowadzić przegląd produktu zgodnie z kryteriami jakości Przedstawić listę zastrzeŝeń kierownikowi przeglądu i prezenterowi Opracować skonsolidowaną listę zastrzeŝeń i przesłać ją prezenterowi przed naradą przeglądu jakości Przegląd jakości

29 Narada przeglądu jakości Przedstawienie uczestników, przedstawienie produktu (prezenter) NajwaŜniejsze/ogólne zastrzeŝenia (kierownik przeglądu) Omówienie produktu (prezenter) Odczytanie uzgodnionych działań (administrator) Ustalenie wyników przeglądu (kierownik przeglądu) Odebrany Odebrany warunkowo Nieodebrany Zamknięcie przeglądu i poinformowanie zainteresowanych stron o wyniku Przegląd jakości

30 Działania po naradzie przeglądu jakości Koordynowanie działań następczych (prezenter) Potwierdzenie wykonywania poszczególnych działań (kontrolerzy) Potwierdzenie odebrania produktu (kierownik przeglądu) Zakomunikowanie wyniku przeglądu jakości odpowiednim kierownikom/personelowi wspierającemu (administrator) Przekazanie do akt zapisów jakości (administrator) ZłoŜenie wniosku o zatwierdzenie produktu (administrator) Przegląd jakości

31 Zakończenie

32 Przyczyny niepowodzeń projektów Przekroczenia budŝetu złe dobranie zespołu brak motywacji błędne załoŝenia brak uzasadnienia niedoszacowanie ryzyk źle zdefiniowany zakres opóźnienie w realizacji zła jakość produktu kontrola wykonania zadań projektowych komunikacja wpływ otoczenia priorytety zmiana trendu, zasadności projektu złe decyzje indolencja decyzyjna Interesariusze - wpływ "beznadziejny" projekt brak narzędzi - zasobów nieuchwytne kierownictwo Ćwiczenie 1

33 Official PRINCE2 Website - APMG-UK - xmind - 4pm.pl - Kontakt Linki

34 Dziękuję za uwagę