Dokumentacja Użytkownika

Transkrypt

1 Dokumentacja Użytkownika Wersja programu: 4.5

2 Spis treści 12 PŁACE Wstęp Konfiguracja Import list płac z programu PIK, PIK/CS Import list płac z pliku tekstowego txt Import list płac za pomocą DTS Konfiguracja transformacji DTS Import list płac z programu OPT!MA Płace i Kadry Import list płac za pomocą DTS OPT!MA niezintegrowana Współpraca z programem OPT!MA Kadry i Płace Parametry konfiguracyjne w CDN OPT!MA Import danych słownikowych w CDN OPT!MA Export danych słownikowych z CDN OPT!MA Aktualizacja listy pracowników w OPTIMIE! Aktualizacja Struktury firmy w OPT!MIE Aktualizacja Atrybutów w OPT!MIE Aktualizacja listy pracowników w CDN XL Aktualizacja struktury organizacyjnej w CDN XL Aktualizacja atrybutów w CDN XL Import list płac z CDN OPT!MA Kadry i Płace - zintegrowanej Lista płac w CDN OPT!MA z opisem analitycznym Opis analityczny w OPT!MIE Kwoty opisu analitycznego Uprawnienia do importu listy płac z opisem analitycznym Import listy płac z opisem analitycznym Uzupełnienie opisu analitycznego wymiarem kategoria finansowa Kwoty z deklaracji Kwoty z deklaracji PIT-4, PIT Kwoty z deklaracji DRA Płatności do urzędów Księgowanie kwot z deklaracji Opis analityczny deklaracji Listy płac w systemie CDNXL Formularz listy płac

3 Zakładka: Ogólne Zakładka: Pozycje Zakładka: Płatności Zakładka: Księgowość- Dekretacja Schematy księgowań dla list płac Podzielnik wynagrodzeń Struktura podległościowa Karta pracownika Utworzenie podzielnika wynagrodzeń Konfiguracja podzielnika Przypięcie podzielnika do listy płac

4 12 Płace 12.1 Wstęp Moduł: Księgowość, systemu CDNXL umożliwia import listy płac z programów kadrowo płacowych CDN: PIK, PIK C/S oraz CDN OPT!MA. Dane z programów płacowych mogą być eksportowane w postaci pliku tekstowego (w formacie COMMA) lub za pomocą DTS (Date Transformation Systems). DTS (Date Transformation Systems) służą do transformacji danych pochodzących z systemów zewnętrznych np. PIK C/S, OPT!MA na format czytany przez system CDN XL. Import za pośrednictwem DTS jest możliwy tylko z programów: PIK C/S oraz CDN OPT!MA, natomiast import z pliku tekstowego jest dostępny z poziomu programów płacowych:. PIK, PIK C/S. Zaimportowane listy płac w module: Księgowość, podlegają księgowaniu za pomocą schematów księgowych Konfiguracja Konfiguracja funkcjonalności płac obejmuje parametry dotyczące ustawień związanych z importem listy płac, takie jak: płatności, wypłaty, listy pracowników, deklaracji. Parametry konfiguracyjne dla płac znajdują się w oknie: Konfiguracja, na zakładce: Płace. Rys Konfiguracja modułu: Płace. Płatności Generuj płatności zbiorczo - przy zaznaczonym parametrze płatności na liście płac dla wszystkich pracowników zostaną posumowane do jednej kwoty, bez wybranego podmiotu. Na liście płatności, będzie tylko jedna płatność. Oznacz płatności jako Nie rozliczaj - podczas importu płatności zostaną oznaczone jako niepodlegające rozliczaniu. Pole: Nie rozliczaj, na płatności będzie zaznaczone. Takie płatności nie będą widoczne ani na preliminarzu, ani na liście płatności. Parametr ten jest niezależny od ustawienia parametru: Generuj płatności zbiorczo. Wypłaty Analitycznie z rozbiciem na poszczególnych pracowników - lista płac będzie zawierała indywidualne wypłaty dla pracowników. Sumarycznie wg. Wydziałów - lista płac nie będzie zawierała informacji o indywidualnych wypłatach pracowników, lecz tylko wypłaty z podziałem na poszczególne wydziały. 12.4

5 Urzędy Konieczne jest wprowadzenie Urzędu Skarbowego i ZUS dla prawidłowego tworzenia płatności podczas importu lub dopisywania pozycji dotyczących deklaracji PIT-4, PIT-8 oraz DRA. Dane pracowników Synchronizuj pełne dane pracowników - dotyczy współpracy CDNXL i OPT!MA i związany jest z uzupełnianiem danych personalnych pracowników. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas synchronizowane są pełne dane adresowe pracownika, w przeciwnym wypadku aktualizowane jest tylko imię nazwisko i kod Import list płac z programu PIK, PIK/CS Import list płac z pliku tekstowego txt W programach PIK oraz PIK C/S opcja generowania pliku tekstowego została udostępniona z poziomu: Płace > Listy płac, opcja wydruki: Księgowanie KH. Po wygenerowaniu pliku tekstowego w programie PIK, można dokonać importu danych do systemu CDNXL. Import z pliku tekstowego udostępniono z poziomu: Księgowość\Płace\Listy płac. Rys Funkcja importu z pliku tekstowego w oknie: Listy płac. W oknie dialogowym należy wskazać ścieżkę dostępu do zapisanego pliku oraz podać opis dla importowanej listy płac. Standardowo jest to plik o nazwie Eksport.txt, zapisany w bazie firmy programu płacowego, np. C:\PIK04\FIRMA\EKSPORT.TXT. Powyższe operacje należy wykonać, co miesiąc, tyle razy, ile wygenerowanych jest list płac np. lista podstawowa, lista umów zleceń, czy lista dodatkowa. Import list płac za pomocą DTS Rys Okno: Import listy płac z pliku txt. Za pomocą DTS, importowana może być lista płac z programu PIK/CS. DTS są znacznie bardziej rozbudowane niż plik tekstowy, zawierają informacje nie tylko o rodzajach wypłat i kwotach, ale także rozbicie na poszczególne składniki wypłat. Informacje o składnikach wypłat nie są widoczne na elementach listy wynagrodzeń, ale są zapisywane w bazie danych i możliwe do wyksięgowania. 12.5

6 W celu zaimportowania listy płac, wymagane jest najpierw jednorazowe skonfigurowanie parametrów Transformacji DTS w module: Administrator. Import z DTS dostępny jest z poziomu: Księgowość\Płace\Listy płac. Po wybraniu opcji: Import z DTS, przenoszone są jednocześnie wszystkie zamknięte listy płac w programie kadrowo-płacowym. Program wyposażono w blokadę uniemożliwiającą ponowny import wcześniej zaimportowanej listy płac. Jeżeli zaistniałaby konieczność ponownego importu należy wykasować zaimportowaną listę płac (błędną) i ponownie wykonać import listy płac. Różnica pomiędzy listą płac zaimportowaną z pliku tekstowego, a DTS dotyczy przede wszystkim szczegółowości informacji o wypłaconych składnikach płacowych. W przypadku importu listy płac z pliku tekstowego otrzymujemy ogólną sumę wypłaconych składników płacowych pogrupowaną w odpowiednie pozycje: Etaty wszystkie elementy brutto wypłacone z tytułu umowy o pracę, które stanowią koszt pracodawcy (w tym wynagrodzenie za czas choroby). Zasiłki wszystkie zasiłki opodatkowane i nieopodatkowane. Nieopodatkowane dodatki wszystkie dodatki nieopodatkowane. Nieopodatkowane potrącenia wszystkie potrącenia nieopodatkowane. Inne wszystkie składniki opodatkowane i nieopodatkowane wypłacone z poziomu "Innych wypłat" bez zasiłków, Umowy suma wypłaconych umów cywilno-prawnych. Rys Kwoty dla pozycji listy płac importowanej z pliku tekstowego. Natomiast lista płac zaimportowana poprzez DTS zawiera w obrębie każdej z powyższych wymienionych grup, dodatkowe informacje o nazwach wypłaconych składników, co oznacza możliwość odwołania się w schematach księgowych do poszczególnych elementów wynagrodzeń (po nazwie) i zaksięgowania ich na odpowiednie konta np. PotrąceniePZU, PotrącenieCU. 12.6

7 Rys Kwoty dla pozycji z listy płac importowanej przez DTS. Podczas importu listy płac, bez względu na to, czy jest on dokonywany za pomocą pliku txt, czy też za pomocą DTS, do listy pracowników dodawani są pracownicy, dla których wypłacone zostały wynagrodzenia. Jeżeli pracownik zostanie znaleziony na liście, wówczas nie jest on dopisywany Konfiguracja transformacji DTS Przeprowadzenie importu listy płac za pomocą DTS wymaga odpowiedniego skonfigurowania transformacji DTS, odpowiednio dla programu PIK/CS i Kadry i Płace OPT!MA. Konfiguracja DTS odbywa się w oknie: Automatyczne transformacje DTS, otwieranym w module: Administrator, z menu: Narzędzia. Rys Parametry transformacji DTS. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości zestawów parametrów, wybrany zestaw jest później podawany jako jeden z parametrów uruchomienia DTS-a. Naciskając przycisk można edytować wartość parametru (każdy rodzaj aplikacji ma osobną listę parametrów). Przycisk standardowo nie będzie wykorzystywany (przeznaczony jest 12.7

8 do dodawania dodatkowych parametrów). Przycisk: usuwanie parametrów. jest wyszarzony, gdyż nie jest możliwe Dodanie nowego zestawu parametrów odbywa się poprzez ustalenie, do jakiego typu aplikacji mają zostać dodane parametry oraz wybranie z listy zestawów pozycji: Nowy. Przy dodawaniu nowego zestawu, lub dzięki naciśnięciu przycisku zestawu. możemy edytować parametry Rys Edycja parametrów zestawu, zakładka: Ogólne. Na zakładce: Ogólne można ustalić nazwę zestawu parametrów i ewentualnie jego opis. Rys Edycja parametrów zestawu, zakładka: Uruchamianie. Na zakładce: Uruchamianie, należy wskazać serwer oraz bazę, z których zostaną odczytane dodane parametry. Podajemy również użytkownika i hasło lub zaznaczamy logowanie zintegrowane. Muszą to być użytkownicy SQL owi, nie ci, których podajemy uruchamiając CDN XL. Jest to konieczne, gdyż DTS y można uruchamiać nie tylko bezpośrednio z aplikacji, ale również z zewnątrz, np. poprzez wpis do Harmonogramu zadań systemu Windows. Podając użytkownika należy ustawić takiego, który będzie miał uprawnienia administratora, gdyż transformacje podczas swojego działania zakładają i usuwają tymczasowe tabele potrzebne do prawidłowego działania. Wskazujemy również katalog z definicjami DTS ów (są one dostarczane z CDN XL). Konfiguracja DTS dla potrzeb importu listy płac z programu PIK/CS wymaga dodatkowo dodania nazwy połączenia ODBC (Pervasive), aby uzyskać dostęp do bazy PIKCS Import list płac z programu OPT!MA Płace i Kadry Współpraca z programem CDN OPT!MA Kadry i Płace może być prowadzona w dwóch wariantach: 12.8

9 OPT!MA i CDNXL nie są ze sobą zintegrowane, czyli współpraca dotyczy tylko przesyłania listy płac za pomocą DTS OPT!MA i CDNXL współpracują ze sobą poprzez zintegrowanie niektórych obszarów, takich jak lista pracowników, lista banków, struktura wydziałowa, lista projektów, lista lokalizacji. Oznacza to, że wymienione dane słownikowe są wspólne zarówno dla CDN OPT!MA jak i CDN XL Import list płac za pomocą DTS OPT!MA niezintegrowana Import list płac przebiega na takich samych zasadach jak w przypadku programu PIK/CS. Wymagane jest odpowiednie skonfigurowanie transformacji DTS. Należy zaznaczyć parametr: Przenoszenie list Płac z Optimy, wprowadzić nazwę serwera bazy danych, na którym znajduje się OPT!MA (źródłowy) oraz CDN XL (docelowy), podać nazwę bazy danych OPTIMY (źródłowa) oraz XL (docelowa). Rys Konfiguracja DTS dla list płac importowanych z CDN OPT!MA niezintegrowanej. Lista płac zaimportowana z Optimy zawiera szczegółowe informacje o składnikach wynagrodzeń, analogicznie jak lista płac z programu PIK/CS. Pracownicy, którzy podczas importu nie zostaną znalezieni na liście pracowników w CDN XL, zostają do niej dopisani Współpraca z programem OPT!MA Kadry i Płace Współpraca O! i CDN XL w pełnym zakresie wymaga ustawienia parametrów konfiguracyjnych w O! po to, aby dane słownikowe mogły być synchronizowane z systemem CDNXL. Synchronizacja danych słownikowych może odbywać się w następujących kierunkach: Import z programu XL do O! wówczas baza O! jest uzupełniana danymi z XL-a Export do programu XL z O!- baza CDN XL jest uzupełniana danymi z O! Bieżąca aktualizacja w XL-u poprzez zapisywania zmian na istniejących danych w O! lub też podczas dopisywania nowego pracownika- baza CDN XL jest uzupełniana danymi z O!. UWAGA: Nie można ze sobą łączyć dwóch baz, w przypadku, kiedy każda z nich ma uzupełnioną listę pracowników, oraz strukturę wydziałową, lokalizacje i projekty. Parametry konfiguracyjne w CDN OPT!MA Aby wymiana danych była możliwa, konieczne jest ustawienie parametrów konfiguracyjnych w programie OPT!MA. 12.9

10 Rys Parametry konfiguracyjne do współpracy O! / XL. Menu: System, pozycja: Konfiguracja, Płace, Parametry, parametr: Współpraca z systemem CDNXL. Wymagane jest podanie serwera bazy danych, na którym znajduje się system CDNXL oraz nazwy bazy danych, która podlega synchronizacji. Takie informacje są wystarczające, aby OPTIMA i CDNXL współpracowały ze sobą na poziomie wymiany danych słownikowych. Import danych słownikowych w CDN OPT!MA Import danych słownikowych takich jak: banki, projekty, lokalizacja, struktura wydziałowa, klasy i grupy atrybutów oraz lista pracowników, jest wykonywany z menu: Narzędzia>Import>Import danych z systemu CDNXL. Rys Okno do importu danych z systemu CDNXL. Po wykonanym imporcie wyświetlone zostaje okno z informacją o przebiegu importu. Rys Okno z informacją po przeprowadzonym imporcie. Z narzędzi wykonuje się import bazy słownikowej, w przypadku, kiedy baza CDN OPT!MA nie zawiera tych danych i wymaga ich uzupełnienia. Export danych słownikowych z CDN OPT!MA Jeżeli uzupełnieniu ma podlegać baza systemu CDNXL, wówczas wykonywany jest Export danych do systemu CDNXL, również z poziomu menu: Narzędzia, pozycja: Importy

11 Rys Okno z informacją po przeprowadzonym exporcie. Export dotyczy listy pracowników jednak w systemie CDNXL, uzupełniana jest lista pracowników, a także struktura kosztów (wydziałów) oraz lista banków, jeżeli informacje wydziale i banku są uzupełnione na kartach pracowników w CDN OPT!MA. Aktualizacja listy pracowników w OPTIMIE! Lista pracowników do O! może zostać zaimportowana także bezpośrednio z poziomu menu: Słowniki, pozycja: Pracownicy. Służy do tego przycisk: [Import pracowników z systemu CDNXL]. Przed wprowadzeniem nowego pracownika na listę, można wykonać import, celem sprawdzenia, czy karta pracownika nie została dopisana w systemie CDNXL, jeżeli tak, wówczas lista pracowników zostanie zaktualizowana. Aktualizacja Struktury firmy w OPT!MIE Struktura wydziałowa w O! może zostać zaktualizowana poprzez naciśnięcie przycisku: [Wykonaj import działów z systemu CDNXL], uruchomiony z poziomu listy wydziałów (menu: Kadry i Płace, pozycja: Struktura organizacyjna, Wydziały). Przed wprowadzeniem nowego wydziału na listę, można wykonać import, celem sprawdzenia czy wydział nie został dopisany w systemie CDNXL, jeżeli tak, wówczas lista wydziałów zostanie zaktualizowana. Analogicznie aktualizowana jest lista projektów i lokalizacji, z poziomu pozycji: Struktura organizacyjna, menu: Kadry i Płace. Aktualizacja Atrybutów w OPT!MIE Atrybuty mogą być także aktualizowane z poziomu konfiguracji: Firma, Płace, Atrybuty - grupy, Atrybuty klasy. Z systemu CDNXL importowane są tylko klasy atrybutów o typie: Okresowy, związane z obiektem: Pracownicy. Aby zaktualizować listę atrybutów należy uruchomić przycisk: [Import atrybutów z CDNXL]. Aktualizacja listy pracowników w CDN XL Przy włączonej współpracy z programem CDNXL lista pracowników w CDN XL, jest każdorazowo aktualizowana w przypadku zmiany danych na karcie pracownika lub tez dopisaniu nowego pracownika na listę pracowników w CDN OPT!MA. Podczas zapisywania danych na karcie pracownika następuje odpowiednie zaktualizowanie danych w systemie CDNXL. Aktualizacja struktury organizacyjnej w CDN XL Aktualizacja struktury organizacyjnej przebiega analogicznie jak aktualizacja danych pracowników. Jeżeli w O!, operator dopisze nowy wydział, zmiany te znajdą swoje odzwierciedlenie w strukturze kosztowej w systemie CDNXL

12 Aktualizacja atrybutów w CDN XL W systemie CDNXL atrybuty są aktualizowane po zapisaniu nowej klasy atrybutu w CDN OPT!MA. Lista klas oraz wartości atrybutu w ramach dodanej klasy zostaje zaktualizowana. UWAGA: Import/export danych wykonywany jest w celu napełnienia bazy programu OPT!MA lub CDNXL, w przypadku pierwszego konfigurowania współpracy i połączenia obydwu systemów. Aktualizacja natomiast jest realizowana w trakcie pracy z systemem, jeżeli dopisywane lub też modyfikowane są dane słownikowe i kadrowe Import list płac z CDN OPT!MA Kadry i Płace - zintegrowanej Integracja systemy CDNXL i CDN OPT!MA daje większe możliwości w zakresie importu danych. Importowane może być następujący zakres danych: Listy płac wraz z opisem analitycznym dokonanym w CDN OPT!MA. Kwoty z deklaracji podatkowych do US (PIT-4 i PIT-8). Kwoty z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Rys Konfiguracja DTS-ów w CDN XL. W zależności od zakresu danych, które mają być importowane konieczne jest odpowiednie skonfigurowanie transformacji DTS, poprzez zaznaczenie takich parametrów jak: Przenoszenie deklaracji z CDN OPT!MA, Przenoszenie opisu analitycznego. Lista płac w CDN OPT!MA z opisem analitycznym Lista płac tworzona w O! może zostać opisana analitycznie przez osobę zajmującą się płacami w firmie. Opis analityczny jest to podzielenie kwot wynagrodzeń na pewne cząstki związane z miejscami pracy pracownika (wydziałami), czyli tzw. miejsca powstawania kosztów (wydział), projektami (zlecenia), które pracownik realizuje i wreszcie np. z oddziałem firmy, lokalizacją. Opis analityczny w module kadrowym, jest rodzajem podzielnika wynagrodzeń i zastępuje podzielnik wynagrodzeń w CDNXL. Lista płac, która została opisana analitycznie w module kadrowym O! może zostać zaimportowana do programu CDNXL wraz z dokonanym opisem analitycznym,warunkiem przeniesienia pełnej listy płac wraz z opisem analitycznym jest odpowiednie ustawienie konfiguracji DTS. Konieczne jest zaznaczenie 12.12

13 parametru: Przenoszenie opisu analitycznego, podczas konfiguracji zestawu DTS. Stosując opis analityczny i importując opisaną listę płac nie można już stosować podzielnika wynagrodzeń w XL-u. Opis analityczny w OPT!MIE Opis analityczny jest tworzony na podstawie tzw. Wymiarów analitycznych. System CDNXL może zwierać wiele różnych wymiarów, współpraca z Optimą obejmuje synchronizację trzech tzw. Wymiarów systemowych CDNXL. Są to wymiar centrum ( wydział w O!). Jest to centrum kosztowe- miejsce powstawania kosztów wymiar projekt. Wymiar ten może obejmować np. zlecenia produkcyjne. wymiarem lokalizacja. Jako umiejscowienie np. oddziału firmy. Lista płac w Optimie może zostać opisana maxymalnie 3 wymiarami analitycznymi. Jeżeli istnieje konieczność opisania listy płac dodatkowym wymiarem koniecznie jest uzupełnienie opisu analitycznego listy płac w CDN XL. Kwoty opisu analitycznego Opis analityczny w O! dotyczy każdego elementu wypłaty i może zostać przeniesiony na listę płac, np. jako domyślny opis analityczny z karty pracownika, z czasu pracy, z opisu dodatków lub też może być uzupełniony ręcznie. Rys Opis analityczny elementu wypłaty w CDN OPT!MA. Na liście płac opis analityczny może być weryfikowany i modyfikowany dla konkretnego pracownika. Opis analityczny w O! dotyczy wszystkich kwot wynagrodzeń: kwota brutto, ZUS pracownika, ZUS pracodawcy, Zdrowotne, Podatek. Każdy element wypłaty, jest opisywany analitycznie, zarówno wynagrodzeń zasadniczych, zasiłków, dodatków, premii, itd. W systemie CDNXL opis analityczny dotyczy tylko wartości, które stanowią koszt pracodawcy lub też wpływają na wynik finansowy. Opis analityczny listy płac także zawiera tylko te elementy, które są kosztem dla firmy, np. wynagrodzenia, etaty, premie, wynagrodzenie za czas choroby. Elementy niestanowiące kosztów, np. zasiłki, potrącenie nieopodatkowane, są przenoszone tylko jako pozycje listy płac, nie trafiają one jednak do opisu analitycznego. W CDN XL, opis analityczny dotyczy następujących kwot: Kwota netto, ZUS pracownika, ZUS firmy, Podatek

14 Podczas importu opisu analitycznego do XL-a przenoszone są kwoty przeliczone w następujący sposób: Netto w XL = Brutto ZUS pracownika podatek zdrowotne Podatek w XL = Podatek ZUS firmy w XL = ZUS Firmy + FP i FGŚP ZUS pracownika w XL = ZUS pracownika + zdrowotne Uprawnienia do importu listy płac z opisem analitycznym Import listy płac opisanej analitycznie w CDN OPT!MA, musi być dokonywany przez operatora o odpowiednich uprawnieniach. Konieczne są: Uprawnienia: bez ograniczeń, umożliwiają import listy płac z pełnym opisem analitycznym, bez względu na wpięcie pracownika w strukturę kosztów. Uprawnienie: dyrektor, umożliwiają import listy płac, również w pełnym zakresie, ale zależą jeszcze od dwóch elementów: wpięcia pracownika w centrum struktury kosztów, oraz od tego, czy pracownik jest przypisany do danego centrum jako kierownik. Aby zaimportować listę płac dla całej firmy pracownik musiałby być wpięty na najwyższym szczeblu oraz przypisany jako kierownik, w przeciwnym wypadku będzie mógł importować listę płac tylko dla pracowników w tym centrum struktury firmy, którego jest kierownikiem. Import listy płac z opisem analitycznym Lista płac może być przenoszona z CDN OPT!MA w takim stopniu szczegółowości jak zostało to określone w parametrach konfiguracji. Parametry konfiguracyjne i ich znaczenie opisano w rozdziałach poprzednich. Wypłaty sumarycznie wg wydziałów bez rozbicia na poszczególnych pracowników - opis analityczny w tym przypadku dotyczy sumy wynagrodzeń z rozbiciem na wydziały. Rys Lista płac w XL-u zaimportowana sumarycznie wg wydziałów. Wartości na opisie analitycznym są posumowane wg krotek opisu analitycznego, czyli wg powtórzeń opisów analitycznych

15 Rys Opis analityczny listy płac po zaimportowaniu do systemu CDN XL. Oznacza, to że jeżeli wynagrodzenia w obrębie danego wydziału dla różnych pracowników mają identyczny opis analityczny, to po zaimportowaniu do systemu CDN XL opis analityczny zostanie pokazany jako jedna linia opisu analitycznego, w wartości wynikającej z sumy identycznych opisów: Dział/netto - wydział (centrum), - lokalizacja projekt (zlecenie) Taka sama zasada sumowania na opisie analitycznym dotyczy składek ZUS i podatku od poszczególnych elementów wynagrodzenia: Dział/ZUS pracodawcy - wydział (centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Dział/ZUS pracownika - wydział (centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Dział/Podatek - wydział ( centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Wypłaty analitycznie z rozbiciem na poszczególnych pracowników - Opis analityczny w tym przypadku dotyczy indywidualnych kwot wypłat z rozbiciem dla każdego pracownika. Rys Pozycje Listy płac zaimportowanej analitycznie z podziałem na pracowników. Wartości na opisie analitycznym są zsumowane wg krotek opisu analitycznego, czyli wg powtórzeń opisów analitycznych

16 To oznacza, że jeżeli pracownik dla kilku elementów wypłaty ( zasadnicze, premia, dodatek funkcyjny) ma identyczny opis analityczny, to po zaimportowaniu do systemu CDNXL zostanie on pokazany jako jedna linia opisu analitycznego: Pracownik/netto - wydział ( centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Taka sama zasada sumowania na opisie analitycznym dotyczy składek ZUS i podatku od poszczególnych elementów wynagrodzenia. Pracownik/ZUS pracodawcy - wydział (centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Pracownik/ZUS pracownika - wydział (centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Pracownik/Podatek - wydział ( centrum) - lokalizacja projekt (zlecenie) Uzupełnienie opisu analitycznego wymiarem kategoria finansowa Wymiar analityczny: Kategorii finansowa, jest wymiarem systemowym opisującym koszty rodzajowe. Listy płac importowane z Optimy nie zawierają opisu analitycznego związanego z kosztem rodzajowym, dlatego konieczne może być uzupełnienie tego wymiaru bezpośrednio w systemie CDNXL. Wymiar: Kategoria finansowa, jest uzupełniany za pomocą konfiguracji podzielnika. Konfiguracja podzielnika jest dostępna albo z poziomu menu: Księgowość, Płace, pozycja: Konfiguracja, albo z poziomu dokumentu listy płac z zakładki Księgowość opis analityczny, pod przyciskiem: kwoty]. [Rozbij Rys Konfiguracja podzielnika. Konfiguracja podzielnika polega na przypisaniu odpowiednim kwotom z listy płac, wartości wymiaru analitycznego: Kategoria finansowa, wraz z możliwością podpięcia konta księgowego

17 Rys Definicja wymiaru: kategoria finansowa (koszt rodzajowy). Każda kwota z listy płac zostanie opisana odpowiednią wartością w zależności od wskazania w konfiguracji. Wskazanie konfiguracji podzielnika za pomocą przycisku: [Rozbij kwoty], na opisie analitycznym listy płac automatycznie uzupełni wymiar: Kategoria, odpowiednimi wartościami: Kwota netto zostanie uzupełniona wartością wymiaru: wynagrodzenie zasadnicze netto, Podatek- zostanie uzupełniony wartością wymiaru: wynagrodzenie zasadnicze podatki, ZUS Pracownika - Wynagrodzenia zasadnicze-zus pracownika, ZUS Firmy - Ubezpieczenia społeczne- ZUS Pracodawcy. Kwoty z listy płac mogą być opisane w sposób ogólny, np. tylko jako wynagrodzenie brutto i ZUS Firmy, albo kosztem całkowitym. Rozbicie kwot w wymiarze: kategoria finansowa, zależy tylko i wyłącznie od konfiguracji podzielnika

18 Rys Opis analityczny listy płac uzupełniony wymiarem: Kategoria Kwoty z deklaracji Kwoty z deklaracji mogą byś wprowadzane bezpośrednio na listę lub też importowane z programu Optima. Do wprowadzania służy przycisk: [Nowy]. Import kwot z deklaracji PIT-4, PIT-8 oraz DRA jest możliwy, jeżeli w konfiguracji transformacji DTS zaznaczony został parametr Przenoszenie deklaracji z CDN OPT!MA. Import polega na odczytaniu z CDN OPT!MA danych dotyczących niektórych kwot z deklaracji podatkowych do US PIT-4 i PIT-8 oraz kwot z deklaracji rozliczeniowych do ZUS DRA. Kwoty te mogą podlegać księgowaniu oraz rozliczaniu. Import kwot z deklaracji jest dostępny z menu: Księgowość, Płace, pozycja: Kwoty z deklaracji PIT i DRA. Rys Lista pozycji w oknie: Kwoty z deklaracji

19 Okno z listą kwot z deklaracji zawiera trzy zakładki: PIT-4, PIT-8, DRA. Każda zakładka posiada przycisk: [Odczyt kwot deklaracji z O!], służący do importu. Kwoty z deklaracji PIT-4, PIT-8 Wykonanie importu dla deklaracji PIT-4 i PIT-8 przeniesie odpowiednie kwoty: pobranego podatku, potrąconego wynagrodzenia z tyt. Terminowej wpłaty podatku oraz kwotę do wypłaty, która stanowi płatność. Kwoty z deklaracji DRA Rys Kwoty z deklaracji PIT-4. Wykonanie importu dla deklaracji rozliczeniowej DRA przeniesie odpowiednie kwoty: ubezpieczeń społecznych z wykazaniem składek refundowanych przez budżet i PFRON, kwoty wynagrodzeń dla płatnika składek za terminowe wpłaty, kwoty do zapłaty z tyt. ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz FP i FGŚP, które stanowią płatność. Rys Kwoty z deklaracji DRA

20 Po uruchomieniu funkcji: odczyt deklaracji z O!, przenoszone zostają wszystkie deklaracje, które są w CDN OPT!MA zatwierdzone. Zaimportowana może zostać tylko jedna deklaracja z danego miesiąca. Jeżeli na liście deklaracji DRA z CDN OPT!MA będą korekty, wówczas albo trzeba wskazać do importu korektę, albo zaimportować oryginał a korektę wprowadzić ręcznie na różnicę kwot między oryginałem i korektą. W ustawieniach zestawu DTS jest parametr: Przenoszenie tylko ostatniej deklaracji, zaznaczenie go skutkuje przeniesieniem ostatnio wystawionej deklaracji w danym miesiącu, więc jeżeli do deklaracji będzie korekta to do XL-a przeniesiona zostanie tylko korekta. Płatności do urzędów Płatności stanowiące zobowiązania do Urzędu Skarbowego oraz ZUS znajdują się na deklaracjach. Listy płace nie zawierają płatności, ponieważ na ogólną kwotę zobowiązań do urzędów mają wpływ elementy, które nie są ujmowane na liście płac, np. wynagrodzenie za terminową zapłatę, refundacje itp. Na deklaracji PIT-4 i PIT-8, płatność stanowi zobowiązanie do Urzędu Skarbowego, na deklaracji DRA płatność stanowi zobowiązanie wobec ZUS. Urząd skarbowy oraz ZUS na deklarację zostaną pobrane z konfiguracji (zakładka Płace). Rys Płatność na deklaracji DRA. Rys Płatność na deklaracji PIT

21 Księgowanie kwot z deklaracji Kwoty z deklaracji podlegają księgowaniu do odpowiedniego dziennika księgowań. Księgowanie w systemie CDNXL odbywa się na podstawie schematów księgowych definiowanych z poziomu, menu Narzędzia, Schematy księgowań, zakładka: Deklaracje. Schematy księgowań dla deklaracji definiowane są analogicznie jak schematy dla pozostałych dokumentów. Należy określić nazwę schematu, wprowadzić pozycje schematu, na każdej pozycji przypisać konto księgowe oraz kwotę wyliczaną z dokumentu. Rys Schematy księgowań, zakładka: Deklaracje. Odrębnie definiowane są schematy dla każdego typu deklaracji, zarówno dla PIT jak i DRA. Rys Schemat księgowy. Kwoty do księgowania deklaracji DRA. W zależności od tego, dla jakiej deklaracji tworzony jest schemat księgowy, należy wybrać odpowiedni typ kwoty, która będzie podlegać księgowaniu. Inne kwoty dostępne są dla Deklaracji PIT-4 a inne dla deklaracji DRA. Należy pamiętać, że do księgowania zobowiązań wobec urzędów w schematach księgowych należy stosować kwotę: płatność

22 Jeżeli schemat księgowy zostanie zdefiniowany można przystąpić do zaksięgowania deklaracji. Księgowanie odbywa się albo z listy: Kwoty z deklaracji (przycisk: dokumentu z zakładki Księgowość. [Księguj]) albo z poziomu Opis analityczny deklaracji Deklaracje można opisywać analitycznie. Ma to zastosowanie w controllingu jak również podczas księgowania dokumentów. Na podstawie opisu analitycznego można księgować dokumenty. Opis analityczny na deklaracjach dotyczy tylko kwot przychodu związanych z wynagrodzeniem za terminowe wpłaty jak również kwot refundacji z budżetu i PFRON. Domyślną kategorią finansową dla kwot wynikających z deklaracji jest przychód. Koszty związane z kosztami składek ubezpieczeń społecznych oraz podatkiem dochodowym od wynagrodzeń księgowane i opisywane są z poziomu listy płac Listy płac w systemie CDNXL Listy płac są dostępne z menu: Księgowość>Płace>Listy płac. Listy płac w systemie CDNXL są importowane z systemów kadrowo płacowych PIK, PIK CS lub Kadry i płace O!. Okno z listami płac zawiera następujące informację: numer kolejny listy płac, miesiąc wypłaty, datę listy płac, dacie zaimportowania listy płac. W kolumnie opis znajduje się numer listy, który jest przenoszony z programu kadrowo płacowego. Okno list płac może zostać zawężone do konkretnego roku lub miesiąca. Za pomocą przycisku: renumeracji list płac. [Renumeruj listy płac], można dokonać Formularz listy płac Rys Okno z listami płac. Formularz listy płac zawiera kilka zakładek, na których prezentowane są odpowiednie informacje. Zakładka: Ogólne Zawiera wszystkie informacje prezentowane w oknie: Listy płac; numer listy płac, miesiąc wypłaty, data listy płac, data importu listy płac, opis listy płac, numer podzielnika wynagrodzeń, jeżeli do opisania listy płac został wykorzystany podzielnik wynagrodzeń