ZAPYTANIE OFERTOWE nr 7/pokl/HS. obsługa szkoleń w zakresie organizacji noclegu, kateringu, wynajmu sali

Transkrypt

1 Opole r Higma Service Sp. z o.o Opole ul. Gosławicka 2 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 7/pokl/HS obsługa szkoleń w zakresie organizacji noclegu, kateringu, wynajmu sali Dotyczy projektu pn. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W związku z realizacją projektu Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, prosimy o przedstawienie oferty cenowej Państwa firmy zgodnie z poniższą specyfikacją:. 1. Wymagania i opis oferty 1. Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia oferty na obsługę szkoleń, podczas której zapewni: noclegi ze śniadaniem dla uczestników, katering( 2 przerwy kawowe, 2 obiady, 1 kolację) oraz salę do przeprowadzenia szkolenia, wyposażoną w klimatyzację, tablicę typu flipczart oraz rzutnik i ekran. 2. Miejsce realizowania usługi powinno znajdować się w promieniu do 100 km od siedziby zamawiającego 3. Terminy realizacji szkoleń przedstawia poniższa tabela 1

2 Tytuł szkolenia Terminy Szkolenie Word Szkolenie Excel Pierwsza Pomoc , Motywowanie pracowników Kierowanie zespołem Negocjacje handlowe , Zarządzanie stresem i asertywność , , Prowadzenie rozmowy telefonicznej , Zarządzanie sobą w czasie i organizacja czasu pracy , Komunikacja w biznesie i wywieranie wpływu , Technologie sprzątania pomieszczeń , Kalkulacje sprzątania , Ilość edycji 4. W ramach w/w szkoleń zostanie przeszkolonych 291 osób, minimalna grupa to 6 osób, maksymalna grupa to 17 osób. 5. Całkowita ilość osób może ulec zmianie, nie więcej niż +/ Sala dla grupy do 20 osób, wyposażona w ekran, rzutnik, klimatyzację, tablicę typu flipczart 7. Pokój hotelowy powinien być 1 lub 2 osobowy, z łazienką, wyposażony w tv, dostęp do internetu 8. Proponowana cena powinna uwzględniać dla uczestników:1 nocleg ze śniadaniem, 2 przerwy kawowe, 2 obiady, 1 kolację, koszt wynajmu sali szkoleniowej, koszt kateringu dla prowadzącego szkolenie( 1 osoba- 2 przerwy kawowe, 2 obiady,1 kolację- bez noclegu), koszt korzystania z ewentualnych dodatkowych atrakcji( np. basen, sauna, itp.) w przeliczeniu na 1 osobę, tzw. cena zryczałtowana. 9. Realizacja usługi musi odbywać się w miejscu noclegu i szkolenia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości transportu uczestników szkolenia z miejsca noclegu do miejsca szkolenia 10. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę 11. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych 12. Szczegółową listę uczestników Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu Umowy 13. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej w celu potwierdzenia spełniania warunków opisanych w niniejszym zamówieniu 2

3 2. Kryteria oceny i wybór najkorzystniejszej oferty 1. Wyboru ofert dokonuje komisja w 3 osobowym składzie: Prezes Zarządu Higma Service Sp. z o.o., Koordynator Projektu, pracownik Higma Service Sp. z o.o. 2. Ocenie merytorycznej będą podlegały tylko kompletne formularze ofertowe, opracowane i zawierające załączniki, zgodnie z zapytaniem ofertowym publikowanym przez Higma Service Sp. z o.o. 3. Oferty niekompletne, bez załączników, zawierające braki formalne zostaną odrzucone z przyczyn formalnych 4. W związku z odrzuceniem oferty, uczestnikom postępowania nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Higma Service Sp. z o.o. 5. Oferty zostaną ocenione zgodnie z kolejnością wpływu 6. Oferty będą oceniane następująco: a/ weryfikacja formalna oferty, jej kompletność oraz zagodność z zapytaniem ofertowym b/ cena nie może przekraczać założonego kosztu określonego w budżecie projektu c/ realizacja zakresu oferty w odniesieniu do prowadzonej działalności uczestnika postępowania 7. Kryteria wyboru oferty są następujące: a/ cena- 100 % ( punktacja wyliczana będzie następująco: 100 pkt x cena najtańszej oferty/ cena ocenianej oferty) 8. Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów 9. Punktacja będzie zaokrąglana w górę, do dwóch miejsc po przecinku 10.Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. 11.W przypadku gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni wymagań Zamawiającego, wybór ofert może zostać unieważniony bez podania przyczyny. 3

4 12.W przypadku gdy cena ofert przekroczy wartość środków zabezpieczonych na ten cel w budżecie projektu, wybór ofert może zostać unieważniony lub mogą zostać przeprowadzone dodatkowe negocjacje cenowe. 13.W przypadku, gdy dla Zamawiającego oferta nie będzie w pełni jasna może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty. 14.Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny 15.Informacja o wynikach postepowania zostanie przesłana elektronicznie na adres mailowy wskazany przez uczestników postępowania w ciągu 7 dni od daty zakończenia przyjmowania ofert oraz zamieszczona na stronie www Higma Service Sp. z o.o. 3. Opis sposobu przygotowania oferty oraz wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 1. Ceny w ofercie, rozumiane jako kompletne zryczałtowane ceny, należy przedstawić w formie tabelarycznej wg wzoru formularza oferty 2. Kompletna oferta powinna zawierać: formularz ofertowy (załącznik 1) oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik 2). oświadczenie o spełnieniu wymagań związanych z realizacją zlecenia (załącznik nr 3 ), wzór umowy na na realizację usługi, parafowany i opieczętowany przez Wykonawcę( załącznik nr 4) kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące 3. Oferta powinna być sformułowana w języku polskim, przygotowana w sposób jak najbardziej zrozumiały, czytelny i kompletny oraz jednoznacznie odnosić się do przedmiotu Zapytania Ofertowego 4. Oferta powinna być spakowana do koperty papierowej, opisanej w tytule: ZAPYTANIE OFERTOWE nr 6/pokl/HS Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. wraz z danymi Wykonawcy oferty. 5. Oryginał Oferty - przygotowany w oparciu o niniejsze Zapytanie Ofertowe, zwany dalej kompletną dokumentacją oferty, powinien być dostarczony osobiście, drogą pocztową jako list polecony bądź przesyłką kurierską na adres Zamawiającego: 4

5 Higma Service Sp. z o.o Opole, ul. Gosławicka 2, lub pocztą elektroniczną na adres: pokl@higma-service.pl z zaznaczeniem w tytule numeru zapytania ofertowego, ZAPYTANIE OFERTOWE nr 6/pokl/HS Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. w formacie zapisu PDF w terminie do dnia , do godz Termin uważa się za zachowany w przypadku złożenia /doręczenia droga pocztową/ lub odpowiednio drogą mailową kompletnej dokumentacji oferty w siedzibie Zamawiającego najpóźniej w w/w terminie. 4. Informacje dodatkowe i kontakt między Wykonawcą a Zamawiającym 1. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Paweł Jaeschke. 2. Wszelkie pytania dotyczące postępowania proszę kierować na adres mailowy: pokl@higma-service.pl w tytule wpisując Projekt POKL Opole,

6 ( zał. nr 1) Formularz ofertowy do Zapytania ofertowego nr.. (Miejscowość, data) W imieniu Firmy:... oznaczenie Oferenta/nazwa siedziba i adres, ewentualnie czytelna pieczątka/ oświadczam (-y), iż zadanie opisane w zapytaniu ofertowym z dnia /..../ wykonam(-y) na warunkach zgodnych z treścią przedmiotowego zapytania przy zastosowaniu przedstawionych poniżej warunków cenowych: Nazwa Cena netto za obsługę( zaryczałtowana, uwzględniająca noclegi, katering, wynajem sali szkoleniowej) Obsługa szkoleń w zakresie organizacji noclegu, kateringu, wynajmu sali TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 45 dni od daty złożenia oferty. Załączniki: oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik 1). oświadczenie o spełnieniu wymagań związanych z realizacją zlecenia (załącznik nr 2 ), 6

7 wzór umowy na na realizację usługi, parafowany i opieczętowany przez Wykonawcę( załącznik nr 3) kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta ( zał. nr 2) Załącznik nr 1 do formularza ofertowego, do zapytania ofertowego nr... (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że jako Wykonawca nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadania co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7

8 . Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta ( zał. nr 3) Załącznik nr 2 do formularza ofertowego, do zapytania ofertowego nr... (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczamy, że: 1. posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia 2. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 3. znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 8

9 ( zał. nr 4) Załącznik nr 3 do formularza ofertowego, do zapytania ofertowego nr.. UMOWA Zawarta w dniu... pomiędzy Higma Service Sp. z o.o., z siedzibą pod adresem Opole (45-446), ul. Gosławicka 2, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Opolu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: , REGON: , NIP: , kapitał ,00 zł, reprezentowaną przez Macieja Jaeschke Prezesa Zarządu, zwanym dalej Zleceniodawcą a reprezentowaną/ ym przez... zwaną dalej Wykonawcą 1 Umowę niniejszą zawarto w związku z realizacją projektu nr POKL /11-00 pt. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , realizowanego przez firmę Higma Service Sp. z o.o. 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest realizacja usługi organizacji szkolenia 2 3 9

10 1. Usługi określone w 2 Umowy obejmują w szczególności: wynajem sali do prowadzenia szkolenia, wyposażonej w rzutnik, ekran, klimatyzację, stoły i krzesła obsługę, organizację i podawanie zgodnie z ustalonym wcześniej menu posiłków tj. obiadów i kolacji oraz tzw. przerwy kawowej dla uczestników szkolenia nocleg dla uczestników szkolenia, w pokojach wyposażonych w łazienkę, tv, internet zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego z dnia... stanowiącej załącznik nr 1 do umowy. oraz Oferty Wykonawcy 4 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada profesjonalną wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania Usługi stanowiącej przedmiot Umowy. Wykonawca będzie wykonywać te usługi z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji udostępnionych lub uzyskanych w związku z wykonaniem usługi określonej w Umowie. Dotyczy to wszelkich nieujawnionych do publicznej wiadomości informacji technicznych, technologicznych, handlowych oraz organizacyjnych przedsiębiorstwa Zleceniodawcy, jak również innych wiadomości, co, do których Zleceniodawca podjął działania mające na celu zachowanie ich w tajemnicy. W razie wątpliwości Wykonawca jest zobowiązany uzyskać stanowisko Zleceniodawcy w przedmiocie charakteru informacji, przed ich ujawnieniem osobom trzecim lub wykorzystaniem w celu innym niż wykonanie Umowy Umowa została zawarta na okres od daty zawarcia umowy do dnia roku, z uwzględnieniem wyznaczonych terminów szkoleń oraz pozostałych terminów, wynikających z niniejszej Umowy 2. Liczbę uczestników poszczególnych edycji oraz menu i inne zapotrzebowanie, Zamawiający określi najpóźniej na 7 dni przed tereminami poszczególnych szkoleń Niewykonanie usługi z przyczyn, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność, uprawnia Zleceniodawcę do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym. 8 10

11 1. Koszt usługi ustalono jako ryczałt za osobę- uczestnika szkolenia, na kwotę... netto,... zł brutto 2. Wynagrodzenie stanowi jedyną należność na rzecz Wykonawcy z tytułu realizacji usługi wynikającej z niniejszej Umowy. 3. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po każdej zakończonej edycji szkolenia. 4. Płatność nastąpi ze środków przenaczonych na realizację projektu POKL /11-00 i będzie płatna w ciągu 14 dni od daty doręczenia faktury za wykonaną usługę do siedziby Zleceniodawcy, o ile Zleceniodawca otrzyma środki finansowe z instytucji finansującej projekt Spory zwiazane z realizacją niniejszej Umowy strony będą starały się rozwiązywać polubownie 2. Zmiany Umowy mogą być dokonane pod rygorem nieważności tylko w drodze pisemnego aneksu podpisanego przez obie Strony. 3. Wszelkie załączniki wymienione w Umowie stanowią integralną część Umowy. 4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego i inne obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przepisy prawa. 5. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach - po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. ZLECENIODAWCA WYKONAWCA Załączniki: 1. Treść Zapytania Ofertowego oraz oferta Wykonawcy 11