MPU. Instrukcja użytkownika.

Transkrypt

1 MPU Instrukcja użytkownika TYLDA Sp. z o.o Zielona Góra ul. Wazów 6a tel tylda@tylda.pl wersja

2 2 Spis treści Rozdział I Informacje wstępne Konta użytkowników Logowanie do programu Konta użytkowników Konto Administratora programu Hasła do kont Okresowa zmiana hasła Rejestracja Baza uczestników projektów Import uczestników Baza firm i instytucji Rozdział II Moduł MPU Spis projektów Edycja projektu Dane podstawowe Grupy uczestników Terminarz do Załącznika Wskaźniki Budżet Uczestnicy Dodawanie/edycja Zakładka: Dane uczestnika Automatyczna aktualizacja danych uczestników w bazie Zakładka: Udzielone wsparcie / Zatrudnienie Zakładka: Koszty / Szkolenia / Umowa Rejestr kosztów Dodawanie/edycja Pozostałe zakładki Terminarz Postęp rzeczowy realizacji projektu... 33

3 Pracownicy i karta pracy Tryb przeprowadzonego zamówienia Ankiety Wydruki Eksport/import uczestników Eksport uczestników do PEFS Import uczestników z PEFS Import bez wskaźników Import ze wskaźnikami Import uczestników instytucjonalnych Eksport uczestników w modułach MPU Import uczestników w modułach MPU Import uczestników w formularzu PEFS Eksport kosztów do GWP Ustawienia Rozdział III Pozostałe informacje Historia uczestników Przetwarzanie danych osobowych Kopia zapasowa Opcje administracyjne Logowania do programu Optymalizacja i naprawa bazy danych... 58

4 4 Rozdział I Informacje wstępne 1. Konta użytkowników 1.1. Logowanie do programu Aby uruchomić program MPU, należy się do niego zalogować. Po instalacji programu tworzone jest automatycznie konto Administratora programu: login: admin hasło: admin Po uruchomieniu programu zalecana jest zmiana hasła konta Administratora na inne. Okno logowania do programu 1.2. Konta użytkowników Moduł obsługi kont użytkowników dostępny jest w menu Ustawienia / Użytkownicy / Zarządzaj kontami. Dostęp do modułu posiada Administrator oraz użytkownicy, którym nadane zostały odpowiednie uprawnienia.

5 5 W module należy utworzyć konta dla wszystkich pracowników obsługujących program. Każdemu użytkownikowi można nadać indywidualne uprawnienia. Moduł obsługi kont użytkowników 1.3. Konto Administratora programu Konto Administratora posiada pełne uprawnienia do używania i konfiguracji programu. Dla konta Administratora należy utworzyć nowe, trudne do odgadnięcia hasło, które należy zapamiętać i szczególnie chronić, gdyż tylko ono daje możliwość pełnej kontroli nad programem i innymi kontami użytkowników. Konta nie należy używać do codziennej pracy z programem. Do tego celu powinny służyć osobne konta użytkowników, dla których można zdefiniować odpowiednie uprawnienia.

6 Hasła do kont Każdy użytkownik, bez względu na posiadane uprawnienia, ma możliwość zmiany swojego hasła. Opcja dostępna jest w menu Ustawienia / Użytkownicy / Zmień hasło dla: Nazwa konta. Wymagania dotyczące haseł: długość od 8 do 20 znaków dozwolone znaki: 0-9, a-z, A-Z hasło musi zawierać przynajmniej jedną cyfrę, jedną małą literę i jedną wielką literę 1.5. Okresowa zmiana hasła Program posiada funkcję okresowego wymuszania zmiany hasła przez użytkowników. Funkcję można wyłączyć w ustawieniach programu (menu Ustawienia / Ustawienia, zakładka Inne). Uprawnienia do jej modyfikacji posiada tylko Administrator. Opcja umożliwiająca wyłączenie okresowej zmiany hasła Jeśli funkcja jest aktywna, każdemu użytkownikowi co 30 dni wyświetli się okno zmiany hasła na nowe. Okno okresowej zmiany hasła

7 7 2. Rejestracja Program udostępniany jest w wersji demonstracyjnej na okres 60 dni od daty pierwszego użycia (dodania uczestnika projektu). W tym okresie można przetestować program i zapoznać się z jego możliwościami. W okresie testowym program posiada funkcjonalność wersji pełnej (brak ograniczeń). Po 60 dniach program zostaje zablokowany (brak możliwości wprowadzania nowych danych). Aby kontynuować korzystanie z programu po okresie testowym należy wykupić licencję i zarejestrować program. Więcej informacji o sposobie udzielania licencji i dostępnych pakietach dostępne w firmie TYLDA Sp. z o.o. Przed rejestracją programu należy skontaktować się z firmą TYLDA Sp. z o.o. w celu omówienia szczegółów licencji. Jak zarejestrować program? Po wykupieniu licencji można zarejestrować program. Rejestracja przebiega w 5 krokach: Krok 1 Wybierz rodzaj licencji: roczną lub okresową. Krok 2 Dla licencji rocznej należy wybrać rok, w którym licencja ma obowiązywać. Dla licencji okresowej należy wybrać okres, w którym licencja ma obowiązywać. Krok 3 Wygeneruj kod aktywacyjny i za pomocą formularza na stronie /aktywacja.php prześlij go do firmy TYLDA Sp. z o.o. Krok 4 Firma TYLDA Sp. z o.o. na podstawie przesłanego kodu aktywacyjnego odeśle numer licencji, który należy wprowadzić i kliknąć przycisk [Rejestruj].

8 8 Moduł rejestracji programu Generowanie kodu aktywacyjnego należy przeprowadzać na komputerze, na którym program MPU będzie używany. Generowany kod aktywacyjny jest inny dla każdego komputera. Przesłany numer licencji jest ściśle powiązany z kodem aktywacyjnym i będzie działał tylko na komputerze, na którym wygenerowano kod aktywacyjny. W przypadku posiadania kilku licencji, należy wygenerować kody aktywacyjne na każdym stanowisku.

9 9 3. Baza uczestników projektów Baza uczestników dostępna jest w menu Projekty / Uczestnicy oraz z poziomu edycji projektów. Dzięki niej dane osoby biorącej udział w kilku projektach wystarczy wprowadzić tylko raz, a następnie kilkoma kliknięciami można je wstawić tam, gdzie są ponownie potrzebne. Baza uczestników projektów Ramka Dane opiekuna/pełnomocnika nie jest w programie wykorzystywana. Pole PESEL jest zawsze wymagane. Jeśli numer PESEL nie jest znany, należy wpisać (11 zer).

10 Import uczestników W programie można importować dane uczestników z plików tekstowych oddzielanych znakami tabulacji (np. utworzonych w programie Microsoft Excel). Opcja dostępna jest w spisie uczestników (przycisk [Wstaw]). Opcja importu uczestników Format pliku (25 kolumn) 1. Imię (wymagane) 2. Drugie imię 3. Nazwisko (wymagane) 4. Imię ojca 5. PESEL (wymagany prawidłowy nr albo puste) 6. NIP 7. Nr i seria dowodu osobistego 8. Kto wydał dowód osobisty 9. Data urodzenia (wymagane) format: RRRR-MM-DD 10. Telefon stacjonarny 11. Telefon komórkowy 12. Adres 13. Ulica 14. Dom 15. Lokal 16. Kod pocztowy 17. Miejscowość 18. Województwo 19. Powiat 20. Płeć (wymagane) format: kobiety: K lub 0 (zero); mężczyźni: M lub Czy dziecko (wymagane) format: jeśli tak: 1; jeśli nie: 0 (zero) 22. Czy mieszkaniec wsi (wymagane) format: jeśli tak: 1; jeśli nie: 0 (zero) 23. Czy mieszkaniec DPC (wymagane) format: jeśli tak: 1; jeśli nie: 0 (zero); jeśli nie dotyczy: pole aktualnie niewykorzystywane - może być puste 25. Wykształcenie (wymagane) format: 0 - brak danych, 1 - brak wykształcenia, 2 - podstawowe, 3 - gimnazjalne, 4 - ponadgimnazjalne, 5 - pomaturalne, 6 - wyższe

11 11 4. Baza firm i instytucji Baza firm i instytucji dostępna jest w menu Projekty / Firmy, instytucje oraz z poziomu edycji projektów. Dzięki niej dane instytucji wystarczy wprowadzić w programie tylko raz, a następnie można wstawić je z bazy tam, gdzie są potrzebne. Baza firm i instytucji Dla każdej instytucji można utworzyć listę rachunków bankowych.

12 12 Rozdział II Moduł MPU 5. Spis projektów Moduł MPU dostępny jest w menu Projekty / Monitoring Projektów Unijnych. Moduł MPU spis projektów Moduł podzielony jest na trzy części: 1. Panel środkowy którego główną część zajmuje rejestr projektów z możliwością filtrowania wg okresu oraz sortowania 2. Panel lewy zawierający podstawowe informacje o wybranym projekcie 3. Panel prawy z opcjami dodawania, edycji i usuwania projektów

13 13 6. Edycja projektu Okno edycji projektu podział na zakładki W oknie edycji projektu wszystkie informacje zostały podzielone na 9 zakładek. Dodatkowo istnieje osobny moduł do wydruku różnego rodzaju raportów. Wszystkie elementy modułu zostały opisane w kolejnych punktach (7-12). Uprawnienia do edycji projektu Moduł do zmiany uprawnień dostępny jest w prawym, dolnym rogu okna edycji projektu. Położenie opcji Uprawnienia Każdy projekt posiada swojego opiekuna z pełnymi uprawnieniami do zarządzania projektem (pole Opiekun projektu). Dodatkowo opiekun może wskazać osoby upoważnione do edycji projektu (na liście Osoby uprawnione). Moduł Uprawnienia

14 14 7. Dane podstawowe Edycja projektu Zakładka Projekt Dane podstawowe projektu zamieszczone są na zakładkach : Projekt zawierającej opis projektu, dane podstawowe i teleadresowe instytucji oraz szczegóły wsparcia Projekt c.d. na której należy skonfigurować grupy uczestników, terminarz do Załącznika 2 oraz wskaźniki Grupy uczestników Opcje konfiguracji grup uczestników Grupy uczestników konfigurowane są osobno dla każdego roku. Każdy uczestnik projektu musi zostać przypisany przynajmniej do jednej z grup.

15 Terminarz do Załącznika 2 Opcje konfiguracji terminarza do Załącznika 2 Terminarz wykorzystywany jest do wydruku Załącznika 2 (więcej informacji w punkcie 12) i jest wymagany tylko jeśli: pierwszy okres sprawozdawczy w dowolnym roku trwania projektu nie zaczyna się w styczniu lub sprawozdania są robione w innych przedziałach okresu niż: 1, 2, 3 lub 6 miesięcy. W terminarzu należy uwzględnić wszystkie okresy sprawozdawcze od początku projektu. Między kolejnymi okresami musi być zachowana ciągłość. Dodawanie wielu okresów jednocześnie Istnieje możliwość dodania do projektu kilku okresów jednocześnie. W tym celu należy wybrać całkowity okres do podziału i zaznaczyć opcję Podziel wybrany okres na przedziały miesięczne. Moduł dodawania okresu do terminarza

16 Wskaźniki Opcje konfiguracji wskaźników W programie oprócz wskaźników stałych (górna tabela) można również wprowadzać wskaźniki dodatkowe (dolna tabela). Wskaźniki stałe Przy wskaźnikach stałych istnieje tylko możliwość edycji wartości docelowej wskaźnika. Przycisk [Resetuj wskaźniki] tworzy na nowo listę wskaźników (usuwana jest wartość docelowa). Wskaźniki dodatkowe Wskaźniki dodatkowe tworzone są osobno dla każdego roku. Wskaźniki można dowolnie sortować lub zresetować kolejność (zostaną posortowane w kolejności wprowadzania do projektu). W programie dostępne są dwa rodzaje wskaźników: wskaźniki ustawiane ręcznie podczas edycji danych uczestnika oraz wskaźniki wg form wsparcia, liczone automatycznie wg wybranych form wsparcia uczestników

17 17 Okno edycji wskaźników Opis dostępnych opcji: Nazwa nazwa wskaźnika Ilość wartość docelowa wskaźnika Akronim pole wykorzystywane przy eksporcie i imporcie danych (dokładny opis zamieszczony jest w punktach 13.3 i 13.4) Wskaźnik liczony na rozpoczęcie/zakończenie udziału określenie kiedy wskaźnik ma być liczony Wskaźnik wg form wsparcia oznaczenie, że wskaźnik jest liczony wg form wsparcia (należy wybrać właściwą formę) Bilans otwarcia można tu wprowadzić wartości, które będą dodawane w Załączniku 2 w kolumnach Mp.

18 18 8. Budżet Edycja projektu Zakładka Budżet Na zakładce należy wprowadzić budżet dla każdego roku trwania projektu. Przy dodawaniu zadania podajemy tylko jego nazwę. Środki są automatycznie obliczane ze wszystkich działań należących do zadania. Koszty pośrednie W budżecie istnieje także możliwość zdefiniowania Kosztów pośrednich. W tym celu, podczas dodawania nowego zadania, należy zaznaczyć opcję Koszty pośrednie. Okno dodawania zadania z zaznaczoną opcją Koszty pośrednie

19 19 Po zapisaniu zadania, w tabeli Działania zostanie automatycznie utworzona pozycja Koszty pośrednie, gdzie należy zdefiniować pole Środki. Ścieżki uczestnictwa Opcja [Ścieżki uczestnictwa] została opisana w punkcie 9.1. Kopiowanie budżetu Program posiada opcję kopiowania budżetu z jednego roku na inny. Aby skopiować budżet należy kliknąć [Kopiuj budżet] i w okienku wpisać, na który rok ma być skopiowany. Budżet można kopiować tylko na rok, dla którego nie został jeszcze zdefiniowany.

20 20 9. Uczestnicy Edycja projektu Zakładka Uczestnicy Zakładka zawiera rejestr uczestników biorących udział w projekcie. Uczestników można filtrować wg następujących kryteriów: Pola: nazwisko, PESEL, miejscowość Płeć Obszar: wiejski/miejski Rodzaj uczestnika: indywidualny/instytucjonalny Rodzaj przyznanego wsparcia Pole: Udział w projekcie w ramach Przedział wiekowy Formy wsparcia: pierwsze/ostatnie/powracający Status uczestnictwa: formy niezakończone/zakończone/przerwane Status zatrudnienia Grupy uczestników Typ instytucji Okres rozpoczęcia udziału

21 21 Eksport/import uczestników Program umożliwia różnego rodzaju eksporty i importy danych. Opcja dostępna jest pod przyciskiem [Eksport/import uczestników] i została szczegółowo opisana w punkcie 13. Opcje eksportu i importu uczestników Bilans otwarcia Bilans dostępny jest pod przyciskiem [Bilans otwarcia] i umożliwia wprowadzenie danych początkowych do Załącznika 2 (dodawanych w kolumnach Mp). Moduł Bilans otwarcia projektu Sprawdzanie błędnych danych uczestników Program posiada moduł sprawdzania poprawności danych uczestników przycisk [Błędy]. Wyszukiwane są nieprawidłowo wypełnione lub puste pola zależnie od wybranych kryteriów sprawdzania. Z poziomu modułu można uruchomić edycję uczestnika zawierającego błędne dane.

22 22 Moduł Raport błędów Opcja dodawania powracającego uczestnika Opcja przyspiesza dodawanie do projektu uczestnika powracającego. Po wybraniu z listy uczestników osoby, która powraca do projektu i kliknięciu [Dodaj powracającego], program otworzy okno dodawania nowego uczestnika z częściowo wypełnionymi danymi Dodawanie/edycja Informacje o uczestniku podzielone zostały na trzy zakładki. Okno edycji uczestnika podział na zakładki Ścieżki uczestnictwa W prawym dolnym rogu okna dostępna jest opcja [Ścieżki uczestnictwa w projekcie]. Położenie opcji Ścieżki uczestnictwa w projekcie

23 23 Opcja służy do tworzenia planowanych ścieżek udziału w poszczególnych zadaniach dla uczestników. Dzięki ścieżkom można szybko sprawdzić uczestników, którzy wzięli (lub nie wzięli) udział w projekcie. Aby utworzyć ścieżkę dla uczestnika należy wybrać [Ścieżki uczestnictwa w projekcie]. Otworzy się moduł Ścieżki uczestnictwa, w którym należy wybrać zadania, w których uczestnik planuje brać udział. Moduł Ścieżki uczestnictwa Aby sprawdzić ilu uczestników, którzy planowali udział w danym zadaniu rzeczywiście do niego przystąpiło, należy w oknie edycji projektu, na zakładce Budżet wybrać odpowiednie zadanie i kliknąć [Ścieżki uczestnictwa]. Otworzy się okno ze spisem wszystkich uczestników z zaplanowanym udziałem w zadaniu oraz oznaczeniem, czy rzeczywiście wzięli w nim udział. Okno ze spisem uczestników planujących udział w wybranym zadaniu Domyślne dane uczestnika W ustawieniach, opisanych w punkcie 15, można podać domyślne dane uczestników, które będą automatycznie wypełniane podczas dodawania nowych osób do projektu.

24 Zakładka: Dane uczestnika Edycja uczestnika Zakładka Dane uczestnika Zakładka zawiera informacje takie jak: podstawowe dane uczestnika dane kontaktowe odbiorcy danych osobowych (dokładny opis w punkcie 17) Po wprowadzeniu numeru PESEL program automatycznie wypełnia pola Płeć i Wiek. Dodatkowo sprawdzane jest, czy osoba o podanym numerze PESEL już wcześniej nie brała udziału w projekcie. W przypadku osób powracających program zaproponuje zaznaczenie opcji Osoba powróciła do projektu (Tak) oraz wpisanie informacji o poprzednich formach wsparcia w polu Inne informacje.

25 Automatyczna aktualizacja danych uczestników w bazie Dodanie uczestnika do bazy uczestników Podczas dodawania/edycji uczestnika program każdorazowo sprawdza, czy osoba o danym numerze PESEL jest już w bazie uczestników. W przypadku gdy osoby nie ma, program proponuje dodanie jej do bazy. Wybierz: [Tak], aby dodać uczestnika do bazy [Nie], aby zapisać uczestnika bez dodania do bazy [Anuluj], aby powrócić do edycji uczestnika. Aktualizacja danych uczestnika w bazie uczestników W przypadku gdy podczas dodawania/edycji uczestnika program znajdzie osobę o danym numerze PESEL - porównywane są wszystkie dane uczestnika (aktualnie wprowadzone z tymi w bazie uczestników). Jeśli dane nie są zgodne to program uruchomi moduł Aktualizacji danych uczestnika, o czym poinformuje komunikatem:

26 26 Otworzy się moduł Aktualizuj dane Uczestnika. Moduł aktualizacji danych uczestnika Moduł podzielony jest na dwie części: część lewa zawiera dane wczytane z bazy uczestników część prawa zawiera dane z projektu. Podczas aktualizacji zapisane zostaną informacje z prawej części. Dane różniące się zostały wyróżnione kolorem (pola tekstowe) lub pogrubieniem (pozostałe pola). Dodatkowo można wybrać, które informacje mają zostać zaktualizowane zaznaczając odpowiednie opcje obok pól. Na górze okna umieszczone są opcje umożliwiające jednoczesne zaznaczenie/odznaczenie wszystkich opcji.

27 Zakładka: Udzielone wsparcie / Zatrudnienie Edycja uczestnika Zakładka Udzielone wsparcie / Zatrudnienie Zakładka zawiera informacje takie jak: dodatkowe informacje o udziale uczestnika w projekcie (rodzaj wsparcia, okres uczestnictwa, status zakończenia itp.) status zatrudnienia grupy uczestników listę zadań listę wskaźników dodatkowych (opis konfiguracji w punkcie 7.3) Każdy uczestnik musi mieć przypisaną przynajmniej jedną grupę i jedno zadanie. Zmiana pola Data rozpoczęcia może spowodować automatyczną zmianę w polu Wiek oraz na listach: Grupy uczestników, Zadania i Wskaźniki.

28 Zakładka: Koszty / Szkolenia / Umowa Edycja uczestnika Zakładka Koszty / Szkolenia / Umowa Zakładka zawiera następujące informacje: poniesione przez uczestnika koszty harmonogram szkoleń dane do umowy wkład własny Okna Dodaj koszty i Dodaj szkolenie

29 Rejestr kosztów Edycja projektu Zakładka Rejestr kosztów Zakładka zawiera rejestr kosztów poniesionych w ramach projektu. Koszty podzielone są na lata. Dodatkowo można je filtrować wg: zadań daty wystawienia daty zapłaty (lub jej braku) Eksport kosztów Program umożliwia eksport danych do Generatora Wniosków Płatniczych. Opcja dostępna jest pod przyciskiem [Eksport kosztów] i została szczegółowo opisana w punkcie 14. Opcje eksportu kosztów

30 30 Opcja kopiowania kosztów Opcja przyspiesza dodawanie do projektu powtarzających się kosztów. Po wybraniu z listy kosztów pozycji, którą chcemy skopiować i kliknięciu [Kopiuj wpis], program otworzy okno dodawania nowego kosztu z częściowo wypełnionymi danymi Dodawanie/edycja Informacje o kosztach podzielone zostały na dwie zakładki. Okno edycji kosztu zakładka Opis kosztu Zakładka: Opis kosztu Zakładka zawiera wszystkie podstawowe informacje o koszcie z ogólną kwotą. Opcję obliczania pola Kwota netto na podstawie pola Kwota brutto należy skonfigurować w ustawieniach (opis w punkcie 15). Wpisane w ustawieniach wartości procentowe dostępne będą w menu pod przyciskiem [%].

31 31 Zakładka: Podział kosztu Okno edycji kosztu zakładka Podział kosztu Koszt całkowity podany na zakładce Opis kosztu można rozbić na koszty składowe, dodając informację o rachunku bankowym, z którego robiony był przelew. Rachunkami bankowymi można zarządzać po kliknięciu [Pokaż rejestr rachunków bankowych] (opcja dostępna jest także w oknie edycji projektu, na zakładce Rejestr kosztów). Rejestr przelewów Rejestr kosztów składowych, czyli przelewów, dostępny jest w oknie edycji projektu, na zakładce Rejestr kosztów. Położenie opcji Rejestr przelewów Przelewy można filtrować wg: rachunku bankowego, statusu wykonania i okresu. Istnieje możliwość edycji kosztu składowego bezpośrednio z tego modułu.

32 32 Moduł Rejestr przelewów

33 Pozostałe zakładki Poniżej opisane zostały funkcje programu z pozostałych zakładek Terminarz Jest to rejestr terminów dotyczących projektu. Każdy termin posiada status Aktywny. Istnieje możliwość wyszukiwania terminów: zaległych, zbliżających się, ze statusem Aktywny oraz z wybranego okresu Postęp rzeczowy realizacji projektu Jest to rejestr zawierający informacje o realizowanych działaniach. Każda pozycja powiązana jest z konkretnym zadaniem i posiada status zakończenia realizacji. Wpisy można filtrować wg: statusu zakończenia oraz okresu.

34 Pracownicy i karta pracy Jest to rejestr pracowników pracujących nad projektem. Dla każdego pracownika istnieje możliwość prowadzenia Kart pracy, w której można zapisywać czas pracy oraz wykonywane czynności Tryb przeprowadzonego zamówienia Jest to prosty rejestr zamówień oraz ich wykonawców, z możliwością sortowania wg okresu Ankiety Jest to rejestr szablonów ankiet oraz ankiet wypełnionych przez uczestników projektu. Sumaryczne wyniki ankiet można eksportować do pliku tekstowego.

35 Wydruki Moduł wydruku raportów dostępny jest w oknie edycji projektu. Położenie opcji Drukuj Większość raportów posiada opcje konfiguracyjne dostępne pod listą dostępnych raportów. Moduł Wybierz wydruk Załącznik nr 2 Załącznik 2 można drukować wg standardowych okresów, tzn. co 1, 2, 3 lub 6 miesięcy lub wg terminarza opisanego w punkcie 7.2. Aby wydrukować dokument wg okresu z terminarza, należy zaznaczyć opcję Drukuj wg terminarza. Opcja ta jest dostępna tylko jeśli utworzony jest prawidłowy terminarz.

36 36 Ustawienia do Załącznika 2 wybór standardowego okresu Ustawienia do Załącznika 2 wybór okresu z terminarza Dane z raportu można również zapisać do pliku tekstowego, który można potem edytować np. w programie Microsoft Excel. Opcje konfiguracyjne do Załącznika 2 dostępne są również w ustawieniach, opisanych w punkcie 15. Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania Raport został podzielony na 2 części: dane instytucji i pracowników instytucji dane osób uczestniczących z własnej inicjatywy Lista obecności oraz lista przekazania materiałów promocyjnych Przy obydwu listach należy podać czego dokument dotyczy. Dodatkowo na liście obecności można wybrać liczbę kolumn na wydruku. Na wydrukach można także umieścić w nagłówku własne logo. W tym celu należy w katalogu z zainstalowanym programem utworzyć plik w formacie JPG, o wymiarach 718x100 pikseli i nazwie pefs_logo.jpg. Budżet Plan finansowy Raport zawiera informacje o środkach planowanych i wykorzystanych z podziałem na zadania i działania. Rejestr kosztów budżetu zestawienia dokumentów Załącznik nr 1 Wydruk zawiera spis dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Istnieje możliwość wydruku kwartalnego oraz rocznego.

37 37 Zestawienia beneficjentów ostatecznych Załącznik nr 1 Raport można wydrukować w dwóch wersjach: z podziałem na zadania bez podziału na zadania (drukowana jest większa ilość danych) Lista uczestników Wydruk obejmuje wszystkich uczestników aktualnie wyświetlonych na zakładce Uczestnicy. Pozostałe raporty W programie dostępne są również następujące raporty: Postęp rzeczowy realizacji projektu Zestawienie Beneficjentów Ostatecznych opieka nad dziećmi do lat 7 Zestawienie Beneficjentów Ostatecznych poniesione koszty Zestawienie Beneficjentów Ostatecznych, którzy przerwali udział w projekcie Załącznik nr 3 Wkład własny Harmonogram szkoleń Karta pracy Tryb przeprowadzonego zamówienia

38 Eksport/import uczestników Opcje eksportu i importu uczestników dostępne są w oknie edycji projektu na zakładce Uczestnicy. Opcje eksportu i importu uczestników Eksport uczestników do PEFS Aby wyeksportować dane uczestników do formularza PEFS należy: w filtrze pod tabelą wybrać rodzaj uczestników (indywidualni/instytucjonalni) w menu wybrać opcję Eksportuj uczestników do PEFS w okienku dialogowym wpisać nazwę pliku i zatwierdzić. Dane eksportowane są do pliku tekstowego (txt) jako tekst rozdzielany znakami tabulacji. Eksportowani są wszyscy uczestnicy wyświetlani aktualnie w tabeli.

39 Import uczestników z PEFS Rejestracja programu Opcja importu danych z formularza PEFS dostępna jest tylko w zarejestrowanej wersji programu. Po wybraniu tej opcji w wersji demonstracyjnej wyświetlone zostanie okienko Rejestracja. Import uczestników - okno Rejestracja Zawiera ono kod umożliwiający otrzymanie numeru licencji, ważnego przez okres jednego miesiąca, w celu przetestowania tej opcji programu. Aby otrzymać numer licencji należy: Skopiować wyświetlony kod. Przejść do formularza aktywacyjnego na stronie /aktywacja.php. Wkleić kod w formularzu aktywacyjnym, wypełnić pozostałe pola i wysłać wiadomość. W odpowiedzi odesłany zostanie numer licencji, który należy wkleić w oknie rejestracji programu dostępnym w menu O programie/rejestracja (ostatnia pozycja formularza) Import bez wskaźników Eksport danych z formularza PEFS Aby zaimportować dane uczestników do modułu MPU, należy wcześniej wyeksportować te dane z formularza PEFS. W tym celu należy kolejno wykonać następujące czynności: Otwieramy formularz PEFS w programie Microsoft Excel Odkrywamy arkusz Dane uczestników o Klikamy prawym klawiszem myszki na arkuszu PEFS dane beneficjentów i wybieramy z menu opcję Odkryj

40 40 o A następnie wybieramy arkusz Dane uczestników i klikamy [OK] Wybieramy arkusz Dane uczestników Zapisujemy arkusz jako Tekst (rozdzielany znakami tabulacji) Import danych w module MPU Po otwarciu utworzonego wcześniej pliku pojawi się okno: Moduł Importuj uczestników z PEFS

41 41 Przed importem danych można przeprowadzić ich analizę klikając [Analizuj dane]. W przypadku wystąpienia błędów, można je ręcznie poprawić w pliku tekstowym i ponownie przeprowadzić analizę, a następnie import danych. Ustawienia importu Domyślna wartość pola Udział w projekcie w ramach Opcja umożliwia automatyczne wypełnienie pola Udział w projekcie w ramach wszystkim importowanym uczestnikom. Kontrola pola Wiek Opcja umożliwia kontrolę lub automatyczną korektę pola Wiek w chwili przystąpienia do projektu (dotyczy tylko osób z prawidłowym numerem PESEL). prawidłowy wiek tylko dokładnie jako prawidłowy wiek traktuje tylko dokładny wiek w dniu przystąpienia do projektu prawidłowy wiek tylko rocznikowo jako prawidłowy wiek traktuje tylko wiek liczony rocznikowo w dniu przystąpienia do projektu prawidłowy wiek tylko dokładnie lub rocznikowo jako prawidłowy wiek traktuje tylko dokładny wiek w dniu przystąpienia do projektu lub wiek liczony rocznikowo w dniu przystąpienia do projektu popraw automatycznie wiek dokładnie automatycznie koryguje wiek wg dokładnego wieku w dniu przystąpienia do projektu popraw automatycznie wiek rocznikowo automatycznie koryguje wiek wg wieku liczonego rocznikowo w dniu przystąpienia do projektu Przy braku Ulicy wstaw Miejscowość Wybranie tej opcji powoduje automatyczne wstawienie nazwy Miejscowości w polu Ulica u osób z pustym polem Ulica. Kontroluj powtarzające się w pliku numery PESEL Wybranie tej opcji spowoduje, że powtarzające się numery PESEL będą traktowane jako błędy.

42 42 Wymagane pola Ulica i Szczegóły wsparcia Brak wybranego pola traktowany jest jako błąd. Pomiń sprawdzanie numeru PESEL Wybranie tej opcji powoduje pomijanie kontroli poprawności dla pola PESEL. Wyłączona zostaje także kontrola poprawności wieku i płci na podstawie numeru PESEL. Pomiń sprawdzanie Szczegółów zatrudnienia Wybranie tej opcji powoduje pomijanie kontroli poprawności dla pól dotyczących zatrudnienia uczestnika. Raport bez danych osobowych Po wybraniu tej opcji w Raporcie usunięte zostaną dane osobowe uczestników. Ręcznie popraw błędy przy imporcie W przypadku znalezieniu błędnych danych uczestnika, przy wybranej tej opcji otwarty zostanie moduł edycji danych. Błędne dane uczestnika (oznaczone kolorem lub pogrubieniem) można poprawić, a następnie importować do programu. Import uczestników - moduł Edytuj pozycję

43 Import ze wskaźnikami Uczestnicy, zależnie od priorytetu i działania, mają często dodatkowe wskaźniki, które są zawarte w Załączniku 2. Przykład dla działania 1.1. przedstawiony jest na rysunku (pozycja Kluczowy pracownik PSZ). Edycja uczestnika dodatkowy wskaźnik Wykonując import wg opisu z poprzedniego punktu wczytamy uczestników bez informacji o tych wskaźnikach. Aby uzupełnić te informacje należałoby edytować wszystkich zaimportowanych uczestników i ustawić im odpowiednie wskaźniki. Jest na to szybszy sposób. Wskaźniki można dodać uczestnikom już na poziomie eksportu danych z programu Microsoft Excel. Mając odblokowany arkusz Dane uczestników w formularzu PEFS (opis jak odblokować arkusz zamieszczony jest w punkcie ) można za kolumną DataWprowadzenia dodać nowe kolumny ze wskaźnikami. Ilość dodatkowych kolumn ze wskaźnikami zależna jest od priorytetu i działania. Dokładny opis kolumn dla danego projektu wyświetlany jest po wybraniu opcji Importuj uczestników indywidualnych z PEFS + wskaźniki. Przykład dla działania 1.1. poniżej.

44 44 Informacja o możliwych wskaźnikach oraz arkusz formularza PEFS z wypełnionymi wskaźnikami Wypełniony wskaźnikami arkusz Dane uczestników zapisujemy w programie Microsoft Excel jako Tekst (rozdzielany znakami tabulacji). Taki plik można zaimportować w module MPU po wybraniu opcji Importuj uczestników indywidualnych z PEFS + wskaźniki (import wygląda identycznie jak w punkcie ) Import uczestników instytucjonalnych Należy postępować jak przy imporcie uczestników indywidualnych (opis w punkcie ), z tą różnicą, że w formularzu PEFS należy odkryć arkusz Dane_pracownikow i z niego pobrać dane.

45 Eksport uczestników w modułach MPU Program umożliwia przenoszenie danych uczestników między różnymi programami MPU. Ułatwia to tworzenie Załącznika 2 z danych zebranych z różnych placówek. Ważne! Eksportowane dane nie zawierają informacji o Grupach i Zadaniach przypisanych do uczestników. Jeśli projekt zawiera dodatkowe wskaźniki, muszą one mieć przypisane unikalne akronimy (do wpisania w oknie edycji wskaźnika). Identyczne akronimy będą wymagane przy imporcie danych. Eksportować można wszystkich uczestników z projektu lub tylko z wybranego okresu (wg daty rozpoczęcia udziału). Moduł Eksport danych Aby wyeksportować dane najpierw należy utworzyć listę uczestników (przycisk [Pokaż dane]), a następnie kliknąć [Eksportuj]. Dane eksportowane są do pliku tekstowego (txt) jako tekst rozdzielany znakami tabulacji. Niedozwolona jest jakakolwiek modyfikacja utworzonego pliku. Edycja pliku uniemożliwi jego późniejszy import w programie.

46 Import uczestników w modułach MPU Zakładka: Import danych Aby zaimportować dane uczestników należy wykonać następujące czynności: otworzyć plik z danymi (przycisk[otwórz plik]) przeprowadzić analizę danych (przycisk[analizuj dane]) zaimportować dane (przycisk[importuj]). Moduł Import danych zakładka Import danych Jeśli uczestnicy w importowanym pliku mają przypisane wskaźniki dodatkowe (ich akronimy), to w projekcie, do którego ich importujemy muszą istnieć wskaźniki o takich samych akronimach. W przypadku ich braku otrzymamy komunikat: Podczas importu danych program sprawdza, czy w pliku nie ma osób, które już wcześniej były importowane do projektu za pomocą tego modułu. Jeśli takie osoby zostaną znalezione, import

47 47 danych możliwy jest dopiero po usunięciu wszystkich wcześniejszych importów. Program wyświetli wówczas komunikat podobny do tego na rysunku: Zakładka: Rejestr importów Zakładka służy do przeglądania i usuwania wcześniejszych importów oraz danych w nich zawartych. Moduł Import danych zakładka Rejestr importów Aby usunąć cały import należy wybrać [Usuń dane]. Aby wyświetlić uczestników z importu należy wybrać odpowiednią pozycję w tabeli i kliknąć [Pokaż dane]. Rejestr uczestników nie zawiera pozycji ręcznie usuniętych z projektu.

48 Import uczestników w formularzu PEFS Aby zaimportować dane uczestników do formularza PEFS, należy w oknie Dane uczestników projektu wybrać [Import] i wskazać plik z danymi. Formularz PEFS położenie opcji Import

49 Eksport kosztów do GWP Opcje eksportu kosztów do Generatora Wniosków Płatniczych dostępne są w oknie edycji projektu na zakładce Rejestr kosztów. Opcje eksportu kosztów Eksport do formatu XML Pliki w formacie XML można bezpośrednio importować w GWP (menu Otwórz-Import / Otwórz). Plik w tym formacie zawiera następujące informacje: Informacje o projekcie Dane beneficjenta Postęp finansowy realizacji projektu Postęp rzeczowy realizacji projektu Źródła sfinansowania wydatków Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki Eksport do formatu TXT Plik w formacie TXT zawiera tylko zestawienie dokumentów. Aby zaimportować go w programie GWP, należy przekonwertować go na format XLS (otworzyć w programie Microsoft Excel i zapisać jako Skoroszyt programu Excel ). Plik w formacie XLS można importować w programie GWP na zakładce Finanse, w pozycji Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Przed importem w pozycji Postęp finansowy realizacji projektu należy dodać wszystkie zadania w projekcie (nazwy zadań w programie MPU i GWP muszą być identyczne).

50 Ustawienia Konfiguracja dla modułu MPU dostępna jest w menu Ustawienia / Ustawienia. Moduł Ustawienia MPU Domyślne dane uczestników wprowadzone dane będą automatycznie wypełniane podczas dodawania nowych uczestników Eksport uczestników do PEFS opcja dotycząca kolumny Powiat Załącznik nr 2 opcja decydująca o sposobie zaliczania uczestników w przedziałach wiekowych oraz wybór wersji załącznika (zawiera dodatkowe wersje załącznika, w większości przypadków należy używać wersji domyślnej) Możliwe wartości podatku w Rejestrze kosztów należy podać po przecinku wartości jakie mają być dostępne przy dodawaniu kosztów Ochrona danych osobowych opcja wymuszająca potwierdzanie zgody na przetwarzanie danych osobowych przy uczestnikach (dokładniejszy opis zamieszczony jest w punkcie 17)

51 51 Rozdział III Pozostałe informacje 16. Historia uczestników Program umożliwia sprawdzenie, czy osoba brała udział w innych projektach. Moduł sprawdzania historii dostępny jest w następujących miejscach: menu Projekty / Historia moduł Uczestnicy przycisk [Historia] obok tabeli ze spisem uczestników Moduł Historia Aby sprawdzić historię osoby, należy w polu Wpisz nr PESEL lub Nazwisko wpisać wymaganą informację. W tabeli poniżej wyświetlona zostanie lista znalezionych osób. Po wybraniu osoby z listy, wyświetlona zostanie jej historia. Z poziomu historii można przejść do edycji wybranego projektu.

52 Przetwarzanie danych osobowych Moduł dostępny jest w menu Projekty / Przetwarzanie danych osobowych. Moduł służy do wydruku raportu o przetwarzaniu danych osobowych w programie. Moduł Raport Przetwarzanie danych osobowych Aby wyświetlić raport należy podać numer PESEL sprawdzanej osoby i kliknąć [Drukuj]. W module dostępna jest opcja Drukuj odbiorców danych. Zaznaczenie jej spowoduje, że na wydruku zamieszczone zostaną także informacje o odbiorcach danych osobowych. Przykładowy raport

53 53 Odbiorcy danych osobowych Moduł dostępny jest w menu Projekty / Odbiorcy danych osobowych Jest to rejestr odbiorców danych, który może być wykorzystywany w projektach. Moduł Odbiorcy danych osobowych W oknie edycji uczestników na zakładce Dane uczestnika dostępna jest opcja Odbiorcy danych osobowych. Opcja Odbiorcy danych osobowych w module edycji uczestnika W polu tym można wpisywać odbiorców danych osobowych dla danego uczestnika. Dane te można również wstawiać z modułu Odbiorcy danych osobowych klikając [+].

54 Kopia zapasowa Tworzenie kopii zapasowych jest wskazane, ze względu na możliwość przypadkowej utraty danych np. podczas awarii komputera lub odłączeniu zasilania. Zalecane jest tworzenie kopii zapasowej przynajmniej raz dziennie po zakończeniu pracy. W wersji programu 2.0 wprowadzony został nowy format zapisu kopii zapasowych QLZ. Zmiany wprowadzono z powodu braku obsługi formatu ZIP na systemach 64-bitowych. Format QLZ obsługiwany jest prawidłowo na wszystkich wersjach systemu Windows. Konfiguracja Aby tworzyć kopie zapasowe danych należy najpierw ustawić w programie katalog, w którym kopie będą zapisywane. Opcja ta dostępna jest w menu Ustawienia / Kopia zapasowa / Ustaw katalog dla kopii zapasowych. Dodatkowo można ustawić, aby program automatycznie pytał o utworzenie kopii przy zamykaniu programu MPU. W tym celu należy zaznaczyć opcję menu Ustawienia / Kopia zapasowa / Pytaj o utworzenie kopii zapasowej przy zamknięciu programu. Tworzenie kopii bazy danych Moduł tworzenia kopii zapasowych dostępny jest w menu Ustawienia / Kopia zapasowa / Utwórz kopię zapasową danych. Aby utworzyć kopię bazy danych wystarczy kliknąć [OK]. Kopia zostanie utworzona w katalogu wskazanym podczas konfiguracji.

55 55 Moduł Kopia zapasowa Przywracanie danych z kopii Do przywracania danych z kopii służy program Menadżer kopii, który jest instalowany w katalogu programu MPU (plik mpu_menadzer_kopii.exe). Program Menadżer kopii

56 56 Na liście Znalezione kopie zapasowe danych wyświetlane są kopie z katalogu aktualnie wybranego w programie MPU jako katalog dla kopii. Katalog ten można zmienić klikając [Zmień katalog]. Aby wczytać dane z kopii należy kliknąć [Odtwórz dane z kopii]. Jeśli odtwarzamy kopię do bazy zawierającej dane, program wyświetli okno do wprowadzenia hasła Administratora do programu MPU. Podanie tego hasła jest wymagane, aby odtworzyć dane z kopii. Aby wyświetlić informacje o kopii, należy kliknąć [Informacje o kopii]. Konwersja pliku ZIP na QLZ Program Menadżer kopii posiada także opcję konwersji kopii zapisanych w formacie ZIP na nowy format QLZ. Aby przekonwertować plik ZIP należy wybrać go na liście kopii i kliknąć [Konwertuj kopię ZIP na QLZ]. Uwaga! Konwersja działa tylko na systemach 32-bitowych.

57 Opcje administracyjne Logowania do programu Moduł dostępny jest w menu Ustawienia / Logowania do programu. Dostęp do modułu posiadają tylko uprawnieni użytkownicy. Moduł Logowania do programu Moduł służy do przeglądania czasów logowania i wylogowania użytkowników w programie MPU. Istnieje możliwość usuwania starych zapisów.

58 Optymalizacja i naprawa bazy danych Program posiada moduły optymalizacji i naprawy bazy danych. Optymalizacja bazy danych Moduł dostępny jest w menu Ustawienia / Optymalizuj bazę danych. Dostęp do modułu posiada tylko Administrator. Moduł Optymalizuj bazę danych Proces optymalizacji bazy danych polega na optymalizacji zapisu danych w bazie oraz na usunięciu niepotrzebnych danych tymczasowych. Optymalizacja bazy danych może przyspieszyć działanie programu, zmniejszyć powierzchnię zajmowaną przez dane oraz przyspieszyć tworzenie kopii zapasowych. Naprawa bazy danych Moduł dostępny jest w menu Ustawienia / Napraw bazę danych. Dostęp do modułu posiada tylko Administrator.

59 59 Moduł Napraw bazę danych Po uruchomieniu modułu automatycznie sprawdzana jest cała baza programu pod kątem występowania błędów. Jeśli zostaną znalezione uszkodzone tabele, dostępna będzie opcja [Napraw bazę].

60