JAK WYBRAĆ SYSTEM ZARZĄDZANIA FIRMĄ. Poradnik dla tych, którzy poważnie myślą o rozwoju swojego biznesu

Transkrypt

1 JAK WYBRAĆ SYSTEM ZARZĄDZANIA FIRMĄ Poradnik dla tych, którzy poważnie myślą o rozwoju swojego biznesu

2 Spis treści Jak wybrać system zarządzania firmą Spis treści Czas na ERP? Już! 3 Wybór i wdrożenie ERP to strategiczna decyzja! 5 Jak wybierać ERP? 6 Na co zwracać uwagę przy wyborze ERP? 7 Dobry system jak go rozpoznać? 8-9 Wybieraj systemy, które są na bieżąco aktualizowane 10 Ile to kosztuje? 11 Co powinieneś wiedzieć o Sage? 12

3 Czas na ERP? Już! Cyfryzacja nabiera coraz większego znaczenia nie tylko w obszarze prowadzenia biznesu, ale również na styku działalności gospodarczej z administracją państwową. Dziś nie da się już prowadzić firmy bez odpowiedniego wsparcia informatycznego, choćby z powodu konieczności dostosowania działalności do przepisów. Administracja wymaga posiadania rozwiązań IT Obowiązujące i nowowprowadzane przepisy wymagają od przedsiębiorców posiadania i wdrażania specjalistycznego oprogramowania. Warto zwrócić uwagę przynajmniej na następujące zapisy: Nowe obowiązki przedsiębiorców: Elektroniczne rejestry VAT Art. 3 pkt 2b Ustawy z 13 maja 2016 roku o zmianie ustawy ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw Generowanie i przesyłanie JPK Ustawa z dnia 10 września 2015 r. z uwzględnieniem nowelizacji z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2015 r. poz e-deklaracje VAT Projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw z 2016 r. Decyzja o zakupie systemu ERP ma charakter strategiczny! Podatnik może oczywiście zakupić specjalne aplikacje, które pozwolą realizować cele ustawowe. Powinien jednak pamiętać, że dobierając aplikację do wykonania jednego zadania, w niczym innym nie ułatwia prowadzenia swojej działalności gospodarczej. Sage radzi: Dobierając rozwiązanie informatyczne bazuj na podejściu strategicznym wybieraj takie systemy, które od razu rozwiązują większość problemów.

4 System do zarządzania odpowiedzią na wyzwania biznesu ERP (z ang. Enterprice Resource Planning) to system zintegrowany, którego zadaniem jest kompleksowe wspieranie użytkowników w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Systemy ERP są przeznaczone do obsługi głównych obszarów działalności firmy oraz realizowanych w ich ramach procesów biznesowych. Od lat ta kategoria rozwiązań IT nie jest już zarezerwowana wyłącznie dla dużych organizacji, ale jest dostępna nawet dla małych podmiotów. ERP charakteryzuje modułowa struktura, dzięki czemu można komponować rozwiązanie odpowiednio do bieżących potrzeb organizacji i rozwijać je wraz z firmą. Rozwiązania IT budują przewagę konkurencyjną GUS: 4 na 5 firm nie posiada zintegrowanego systemu ERP. Wykorzystaj szansę na wzrost Twojego biznesu! Jak wynika z danych GUS, w 2015 r. jedynie co piąta firma w Polsce korzystała ze zintegrowanego systemu ERP. Aż ponad połowa przedsiębiorstw zatrudniających od 50 do 250 pracowników nie ma żadnego oprogramowania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem Nie ma go też 16,8% dużych firm. Dane te pokazują, jak duża jest luka technologiczna w polskim biznesie, a jednocześnie potencjał do budowania przewagi konkurencyjnej, dzięki efektywnemu przetwarzaniu i wykorzystywaniu informacji w firmie.

5 Wybór i wdrożenie ERP to strategiczna decyzja! Wybór ERP musi bazować na dojrzałej i przemyślanej decyzji kadry zarządzającej. Wdrożenie systemu to wielka szansa na usprawnienie działalności w wielu obszarach. Ze względu na swój strategiczny charakter, decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu powinna być podejmowana przy zaangażowaniu kierownictwa i użytkowników. Dobrze dobrany i wdrożony system wynosi firmę na wyższy poziom rozwoju Czas wyboru systemu wspomagającego zarządzanie to moment, w którym zarządzający powinni uważnie przeanalizować własną organizację. Chodzi o wybór rozwiązania, które przez wiele lat ma służyć rozwojowi firmy. Proces wdrożenia ERP to doskonała okazja do usprawnienia prowadzonej działalności wyjścia poza ramy, zwyczaje i utrwalone procesy, by osiągnąć wyższy poziom efektywności.

6 Jak wybierać rozwiązanie? Które cechy, czynniki, informacje są ważne? Firmy poszukujące nowych rozwiązań ERP zwracają przede wszystkim uwagę na: elastyczność (64%), wygodę, interfejs, możliwość szybkiego wykonania operacji (66%), jakość wsparcia technicznego (43%), stabilność rozwiązania (43%) *. Czego klienci oczekują od systemu ERP? 66% 64% 43% 43% Wygody w użytkowaniu Elastyczności Dobrego wsparcia technicznego Stabilnej pracy *źródło: Badanie Monitor ERP System: Czego polskie firmy produkcyjne oczekują od systemów ERP, 2016 Warto upewnić się, czy system ma możliwość rozbudowy w przypadku rozwoju Twojego biznesu (skalowalność rozwiązania). Również: jakie są przewidywane koszty utrzymania oraz czy oferowany zakres funkcjonalny odpowiada przewidywanym potrzebom w przypadku rozwijania się Twojej firmy. Czego klienci oczekują od systemu ERP? Możliwość rozbudowy funkcji Koszt utrzymania systemu Funkcje planowania i zarządzania produkcją Zakres funkcjonalny Poziom zadowolenia innych przedsiębiorstw 35% 25% 24% 14% 7% źródło: Raport satysfakcji z wdrożonego ERP. Badanie opinii przedsiębiorstw produkcyjnych. Edycja III, Decyzje IT, sierpień 2016 Warto też przyjrzeć się referencjom i poświęcić czas na analizę opinii klientów, którzy już skorzystali z oferty preferowanego dostawcy ERP.

7 Na co zwracać uwagę przy wyborze ERP? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że dostawcy systemów ERP oferują podobne zestawy funkcjonalności, odpowiadające w sposób uniwersalny na szerokie zakresy potrzeb organizacji. Tym bardziej warto poddać analizie, w jaki konkretnie sposób wybierany system ERP ma wspierać użytkowników (pracowników operacyjnych, kierownictwo, właściciela) w realizacji codziennych zadań. Czym kierować się wybierając system ERP dla firmy? 1. System ma dawać gwarancję pełnej zgodności z przepisami prawa. 2. ERP ma optymalnie i w sposób kompletny odpowiadać na potrzeby związane z efektywną obsługą procesów biznesowych i operacji w przedsiębiorstwie. 3. Warto wybierać system sprawdzony, wykorzystywany przez wiele podmiotów, obecny na rynku od dawna. Solidni dostawcy ERP stale rozwijają oprogramowanie, dostosowując je do nowych przepisów i wprowadzając funkcjonalności zgłaszane przez innych użytkowników. 4. Należy sprawdzić usługi dodatkowe. Dostawca, który poza rozwiązaniem oferuje konsulting biznesowy, podatkowy, szkolenia czy inne wartości, daje większą pewność profesjonalnego wsparcia w trakcie wdrożenia i po jego zakończeniu. 5. Dostawca z długim stażem na rynku i bogatym portfolio klientów ma stabilną pozycję na rynku, a to oznacza możliwość wsparcia w przypadku, gdy np. zmienią się przepisy i trzeba będzie aktualizować oprogramowanie. 6. Gdy wybierzesz popularne na rynku rozwiązanie, łatwiej znajdziesz pracownika, który zna obsługę takiego systemu, a także łatwiej uzyskasz pomoc techniczną i konsultingową dla jego utrzymania i rozwoju. 7. Warto przyjrzeć się bezpieczeństwu przetwarzanych w nim danych. Są to zbyt cenne aktywa, by narażać je na utratę lub naruszenie. 8. Warto zadać sobie trud i ocenić ergonomię oprogramowania pod kątem różnych stanowisk operacyjnych czy ludzie będą sprawnie i wygodnie wykonywać swoje obowiązki. 9. W dobie globalizacji rynku i postępującej cyfryzacji system ERP powinien zapewniać nieograniczone możliwości wymiany danych z otoczeniem. Dotyczy to zarówno możliwości integracji z innymi rozwiązaniami, jak i komunikacji z administracją państwową. 10. Warto także zwrócić uwagę na możliwości raportowe systemu, na ile spełnia on wymagania kierownictwa w zakresie wspierania podejmowanych decyzji, jak również, czy w pełni wspiera sprawozdawczość zewnętrzną. Podane kryteria choć nie wyczerpują wszystkich czynników, stanowią rdzeń, który wyznacza ścieżkę postępowania podczas poszukiwania systemu ERP dla przedsiębiorstwa.

8 Dobry system jak go rozpoznać? Na polski rynek ERP składa się co najmniej kilkudziesięciu dostawców zarówno krajowych jak i zagranicznych. Powyżej wskazane kryteria wyboru mogą stanowić skuteczny filtr, który pozwoli wyłonić dostawcę spełniającego wszystkie wymagania. Jednym z systemów, który je spełnia jest np. Sage Symfonia ERP. Co charakteryzuje nowoczesny system ERP 1. Regularne aktualizacje oprogramowania, które uwzględniają zmiany w przepisach. Dokonując systematycznych aktualizacji, nie musisz obawiać się, że przeoczysz nowelizację prawa i że Twoje rozwiązanie będzie niezgodne z przepisami. Do każdej nowej wersji powinien być dołączany dokument z komentarzem o wprowadzonych dodatkach i zmianach. 2. Modułowa struktura - system zawiera standardowe funkcjonalności i po niezbędnym dostosowaniu jest gotowy do pracy. Ważne by dostawca dawał również możliwość korzystania z dedykowanych rozszerzeń systemu oraz usług konsultantów, programistów i wdrożeniowców. 3. Otwartość systemu na integrację z innymi rozwiązaniami. 4. Długi staż na rodzimym rynku. Analizując stabilność dostawcy warto zwrócić uwagę na częstotliwość aktualizacji i wprowadzanych modyfikacji. Na przykład dla samego modułu finansowo księgowego systemu Sage Symfonia w latach wprowadzono 198 modyfikacji, z czego czynniki biznesowe i ergonomiczne stanowią aż 56% Tyle modyfikacji wprowadzono w latach do modułu Finansowo-Księgowego systemu Sage 5. Marka ma znaczenie, szczególnie jeśli jej siła wynika z zasięgu i skali działania firmy. Jeśli dostawca jest powszechnie znany w Polsce, a do tego z powodzeniem działa na rynkach międzynarodowych, zwiększa to jego wiarygodność. 1 Chomuszko M., Lech P., Auksztol J., Knowledge Creation and Merging in the Exploitation Phase of the Enterprise Resource Planning Systems

9 Dobry system jak go rozpoznać? 6. Dostawca systemu świadczy profesjonalne usługi w zakresie rozwoju oprogramowania, szkoleń, konsultacji, emisji materiałów edukacyjnych. Tak szeroki zakres współpracy daje firmie możliwość zapewnienia sobie dogodnej formy wsparcia po wdrożeniu: od usług hotline, po umowy serwisowe, zapewniające osobistą opiekę konsultanta z szybkim czasem reakcji. 7. ERP wspiera obieg informacji i archiwizację z zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych, zarówno w zakresie zarządzania uprawnieniami, jak i w obszarze archiwizacji, backupu i rejestracji historii zmian oraz wykonywanych operacji. 8. Wysoki poziom automatyzacji moduły ERP obsługują strategiczne obszary działalności i procesy w przedsiębiorstwie. Funkcjonalność oprogramowania powinna być zaprojektowana tak, by jak najwięcej czynności mogło być realizowanych w systemie automatycznie. Dotyczy to także obiegu informacji między strukturami organizacji. Ewidencja danych jest poddana wszechstronnej walidacji. Takie podejście nie tylko usprawnia pracę, ale również zapobiega błędom, sprawiając że dane przedsiębiorstwa są spójne i pozbawione błędów rachunkowych. 9. ERP powinien wspierać wymianę danych i dokumentów z otoczeniem. Zapewnia funkcjonalność związaną z generowaniem i bezpiecznym przesyłaniem e-faktur, pobieraniem danych z GUS o kontrahentach, z NBP o kursach walut a także z importem wyciągów bankowych, eksportem płatności do banku czy wysyłaniem do urzędów elektronicznych deklaracji i JPK. Powinna być możliwość importowania do systemu danych z rozwiązań zewnętrznych. 10. System ERP powinien wspierać zarządzanie poprzez dostarczanie informacji zarządczej w narzędziach analitycznych i raportowych. Nowoczesny system pozwala nie tylko prowadzić analizy ex post, ale również przygotowywać raporty ex ante (np. budżetowanie). Business Intelligence nakręca biznes Firmy, które na bieżąco analizują własne dane i wykorzystują je w modelach decyzyjnych, notują średnio o 2,6% wyższy wzrost rocznych przychodów. 1 Nawet w segmencie małych firm trudno efektywnie działać bez przekrojowych analiz. Bez narzędzi Business Intelligence trudno też prognozować wyniki i zdarzenia. Dla przykładu: w najnowszej wersji Sage Symfonia ERP 2016 obszary finansowo-księgowy, handlowy i kadrowy gromadzą istotne dla managerów informacje i udostępniają je w panelach analitycznych modułu Business Intelligence. Dzięki temu użytkownicy skuteczniej budują przewagę konkurencyjną. 1 Wpływ efektywności wykorzystania danych na wyniki działalności przedsiębiorstw średniej wielkości w regionie Europy i Ameryki Północnej, badanie IDC na zlecenie Sage, 2014 r.

10 Wybieraj systemy, które są na bieżąco aktualizowane Przyczyny modyfikacji w systemach wspomagających zarządzanie Przyczyna aktualizacji Udział Czynniki ergonomiczne 31% Czynniki biznesowe 25% Błędy programu 14% Czynniki technologiczne 11% Zmiany przepisów prawa 10% Czynniki walidacji 6% Czynniki inne 3% źródło: Chomuszko M., Lech P., Auksztol J. Knowledge Creation and Merging Jakie moduły ERP najczęściej wybierają firmy Finanse i księgowość 86% Zarządzanie łańcuchem dostaw 58% HR 52% Analityka i Business Inteligence 50% Zarządzanie produkcją 48% CRM 45% Inne 10% źródło: Tech Target

11 Ile to kosztuje? Koszty zakupu i wdrożenia systemu ERP zależą od kilku czynników: ceny licencji, modelu wykorzystywania oprogramowania, skali wdrożenia, liczby użytkowników, zakresu funkcjonalnego, itd. O ile wdrożenia w średnich firmach mogą kosztować nawet milion złotych, małe firmy mogą próbować informatyzacji poprzez pudełkowe rozwiązania ERP, które oferują szeroki, uniwersalny zakres funkcjonalności. W ich przypadku koszty wdrożenia są stosunkowo niższe i głównie sprowadzają się do zakupu oprogramowania. Rozpatrując koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania, powinno się je odnosić do korzyści i spodziewanego zwrotu z inwestycji. Subskrypcja w modzie Warto pamiętać, że niektórzy dostawcy oferują w pełni funkcjonalne rozwiązania w atrakcyjnym modelu zakupu opartym na subskrypcji oprogramowania. Model subskrypcyjny pozwala znacznie obniżyć barierę finansową przy pierwszym zakupie systemu i rozłożyć płatności na lata. Dzięki takim rozwiązaniom koszty wdrożenia ERP mogą być stosunkowo niewielkie a firma może uzyskać sprawdzone rozwiązanie już za kilkaset złotych. Czas Budżet Jakość Nie tylko cena się liczy Choć dla wielu firm głównym kryterium wyboru systemu ERP jest cena, to jednak nie powinna ona być jedynym rozpatrywanym elementem. Należy pamiętać, że zmniejszenie budżetu przeznaczonego na projekt przekłada się na czas jego realizacji i jakość produktu. Jeśli więc poszukujesz sprawdzonego, bezpiecznego i funkcjonalnego systemu, nie może on być najtańszym z dostępnych na rynku. Jeszcze kilka lat temu rozwiązania klasy ERP adresowane były głównie do dużych organizacji. Obecnie na rynku są systemy dla firm małych i średnich i pozostają one w zasięgu finansowym MSP. Pamiętaj, że ERP ciągle ewoluują, podążając za rozwojem technologii, oczekiwaniami klientów i zmianami w przepisach. ERP to zakup przynajmniej na 5 8 lat, dlatego decyzja o jego wyborze ma znaczenie strategiczne. To od niej m.in. zależeć będzie, jak wiele i jakie korzyści uzyska Twoja firma w najbliższych kilku latach.

12 Co powinieneś wiedzieć o Sage? Na świecie zaufały nam miliony przedsiębiorców, a ponad 30 lat doświadczeń na międzynarodowych rynkach pozwala nam dzielić się z Klientami najlepszymi praktykami biznesowymi. Nasze rozwiązania dostępne są zarówno w modelu subskrypcyjnym, jak i licencyjnym. Systemy Sage to jedne z najbardziej cenionych w Polsce rozwiązań wspierających procesy zarządzania w firmach. Naszym zadaniem jest ułatwianie osiągania sukcesu w biznesie: Jesteśmy jednym z trzech największych dostawców rozwiązań ERP na świecie*. Jesteśmy numerem 1 w Polsce wśród dostawców oprogramowania dla małych firm **. Jako pierwsi w Polsce wprowadziliśmy zweryfikowany standard e-faktury***. 85% naszych Klientów poleciłoby nasze usługi innym firmom****. * Gartner ERP Software Market Share Top 10, maj 2014 ** DiS Informatyka w MŚP 2013, maj 2015 *** Więcej informacji na efaktura.sage.com.pl **** Badanie satysfakcji przeprowadzone wśród Klientów Sage za pomocą systemu IVR

13 Sage Sp. z o.o. al. Jerozolimskie , Warszawa Tel kontakt@sage.com.pl