JEDNOLITY PLIK KONTROLNY. Co musisz wiedzieć o elektronicznych kontrolach podatkowych

Transkrypt

1 JEDNOLITY PLIK KONTROLNY Co musisz wiedzieć o elektronicznych kontrolach podatkowych

2 Spis treści Dowiedz się Co to jest JPK Kiedy musisz być gotowy na raportowanie w standardzie JPK Jak wdrożyć JPK w firmie Jak efektywnie pracować z JPK i zabezpieczyć się przed błędami w przyszłości Co to jest JPK? 3 Dlaczego rząd wprowadził Jednolity Plik Kontrolny? 4 JPK wdrażane etapami 5 JPK to dla firm 2 nowe obowiązki 6 Dlaczego musisz mieć funkcjonalność JPK już teraz? 7 Wysokie kary za brak JPK, opóźnienia i błędy 8 JPK w praktyce 9 Krok po kroku - jak przygotować się do JPK? 10 Co jeszcze musisz wiedzieć? 11 JPK - chętnie pomagamy 12 Dodatkowe przydatne informacje 13

3 Co to jest JPK? Jednolity Plik Kontrolny (JPK) To uniwersalny standard elektronicznego pliku, w którym zapisywane są dane dokumentujące działalność firmy. Dane te dzielone są na kategorie zwane strukturami. Przepisy wprowadzają 7 struktur JPK, w których firmy mają raportować do organów skarbowych swoją działalność: Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT Faktury VAT Księgi rachunkowe Podatkowa księga przychodów i rozchodów Ewidencja przychodów Magazyn Wyciąg bankowy Firmy zobowiązane są przesyłać JPK do organów skarbowych w celach kontroli podatkowej. Dzięki jednolitemu standardowi JPK, fiskus może sprawnie weryfikować poprawność i zgodność przesyłanych danych, szybko wykrywając nieścisłości. W praktyce wdrożenie JPK przekłada się na wielokrotne zwiększenie skuteczności kontroli skarbowych oraz znaczne ułatwienie procedur kontrolnych, które mogą odbywać się zdalnie, bez obciążania przedsiębiorcy.

4 Dlaczego rząd wprowadził Jednolity Plik Kontrolny? Wedle różnych szacunków, z powodu nadużyć podatkowych polski budżet traci rocznie od 35 do 53 mld zł. Tak duże uszczuplenia wynikają po części z niewydolnego systemu kontroli skarbowych. JPK ma to zmienić jest to jeden z kluczowych elementów polityki uszczelniania systemu podatkowego. W niedalekiej przyszłości politykę tę ma dopełnić wprowadzenie elektronicznych paragonów oraz centralnej, ogólnopolskiej ewidencji faktur elektronicznych. Planowana polityka uszczelniania systemu podatkowego efektywne i skuteczne kontrole skarbowe JPK Szczelny system podatkowy Centralna ewidencja faktur skuteczne kontrole obrotu handlowego e-paragony ewidencja handlu i przepływów pieniężnych

5 JPK wdrażane etapami Ustawodawca przewidział okresy przejściowe, w których przedsiębiorcy mają przygotować się do wdrożenia JPK. Duże przedsiębiorstwa: Od 1 lipca 2016 r. dla dużych firm raportowanie w standardzie JPK w odniesieniu do ewidencji VAT jest obowiązkowe co miesiąc wraz z deklaracją VAT. Pozostałe struktury JPK muszą być raportowane na żądanie organu skarbowego. Małe i średnie przedsiębiorstwa* Mali i średni przedsiębiorcy zobowiązani są obligatoryjnie raportować struktury VAT_JPK od stycznia 2017 r. wraz z deklaracją VAT. Raportowanie pozostałych struktur (na wezwanie fiskusa) stanie się obligatoryjne od 1 lipca 2018 r. Mikroprzedsiębiorstwa** Mikroprzedsiębiorcy prowadzący ewidencję VAT zobowiązani są przesyłać strukturę VAT_JPK od stycznia 2018 r. (wraz z deklaracją VAT) natomiast na wezwanie fiskusa obligatoryjnie raportują pozostałe struktury JPK od 1 lipca 2018 r. * Średni przedsiębiorca: w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników i osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 mln euro. Mały przedsiębiorca: w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników i osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 mln euro. ** Mikroprzedsiębiorca: w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników i osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro.

6 JPK to dla firm 2 nowe obowiązki 1 Firmy prowadzące ewidencję VAT mają obligatoryjnie raportować VAT_JPK wraz z elektroniczną deklaracją VAT w dniu jej wymagalności. Odpowiednio obowiązek ten obejmuje: średnie i małe przedsiębiorstwa od stycznia 2017 r. (pierwszy JPK ma być wysłany 25 lutego za styczeń 2017 r.), mikroprzedsiębiorstwa rozliczające VAT od stycznia 2018 r. (pierwszy JPK ma być wysłany 25 lutego za styczeń 2018 r.). Liczba przedsiębiorstw objętych przepisami o JPK dotyczy obligatoryjnego przesyłania VAT_JPK wraz z deklaracją VAT: Duże firmy od 1 lipca 2016 r. Małe i średnie firmy od 1 stycznia 2017 r. Mikroprzedsiębiorstwa od 1 stycznia 2018 r. ok ponad ponad W przypadku wezwania firmy do kontroli skarbowej po okresie przejściowym przedsiębiorcy mają obowiązek udostępnić żądane przez fiskusa struktury JPK w terminie 14 dni od wezwania. W okresie przejściowym, który dla małych i średnich firm oraz mikroprzedsiębiorstw trwa do 30 czerwca 2018 r., firma ma prawo odmowy przekazania struktury JPK (poza strukturą VAT, która jest obligatoryjna), decydując się w ten sposób na tradycyjny przebieg kontroli skarbowej. W tej sytuacji dla przedsiębiorstw lepszym rozwiązaniem jest szybsze wdrożenie JPK, co pozwoli uchronić się przed uciążliwymi kontrolami skarbowymi, które w dotychczasowym trybie pochłaniają mnóstwo czasu i odciągają pracowników od zajęć. Powyższe obowiązki dotyczą przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe (podatkowe, ewidencję przychodów i rozchodów, rejestry) przy użyciu programów komputerowych czyli praktycznie wszystkich podmiotów gospodarczych, również tych, którzy w pełni obsługiwani są przez biura rachunkowe. Uwaga: obowiązek przekazywania JPK na wezwanie fiskusa dotyczyć będzie każdej procedury podatkowej, w tym czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, sprawdzającego, kontroli podatkowej i krzyżowej. Przy tym może on objąć nie tylko podatnika, ale również jego kontrahentów.

7 Dlaczego musisz mieć funkcjonalność JPK? Od stycznia 2017 r. aż ponad podmiotów gospodarczych przyjęło na siebie obowiązek przesyłania JPK_VAT. Funkcjonalność JPK warto mieć już teraz z jeszcze jednego powodu: w przypadku wezwania Twojej firmy do kontroli, już teraz możesz przesłać organom dane w postaci JPK. W ten sposób uchroni Cię to przed procedurami sprawdzającymi realizowanymi w dotychczasowej, uciążliwej formie. Kontrole z JPK mają przebiegać sprawnie i przede wszystkim zdalnie.

8 Wysokie kary za brak JPK, opóźnienia i błędy Niezłożenie JPK, opóźnienie w terminowym przesłaniu, a także zawarcie w pliku błędnych danych podlega odpowiedzialności karnej skarbowej! Ustawodawca nie przewiduje wprowadzenia odrębnych kar za opóźnienia w przekazaniu JPK lub zawarcia w plikach nieprawdziwych danych. W obu przypadkach zastosowanie mają istniejące kary określone w Ordynacji Podatkowej i Kodeksie Karnym Skarbowym. Wysokość kary uzależniona jest od zakwalifikowania czynu zabronionego jako przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe oraz od okoliczności. Kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe: Nieprzekazanie JPK w terminie Grzywna podstawowa do 2800 zł (na podstawie art pkt 2. Ordynacji Podatkowej) Czyn zabroniony zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe, udaremnienie organom podatkowym przeprowadzenia czynności kontrolnych Grzywna do zł (na podstawie art. 83. Kodeksu Karnego Skarbowego) Czyn zabroniony zakwalifikowany jako wykroczenie skarbowe Grzywna w kwocie od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnej pensji Przedsiębiorca, który nie może przekazać JPK w wyznaczonym terminie, powinien zawiadomić o tym właściwy organ podatkowy. W zawiadomieniu należy podać przyczynę niedotrzymania terminu, a także zadeklarować datę złożenia JPK. Tego typu zgłoszenia organy podatkowe rozpatrują w trybie indywidualnym i niekoniecznie muszą być one rozpatrywane pozytywnie.

9 JPK w praktyce Procedura przesłania JPK Przygotowanie JPK Gromadzenie wymaganych danych w systemach IT Pobranie danych z systemu Transformacja do postaci struktury JPK Weryfikacja jakości danych w JPK Wysyłanie JPK Kompresowanie i dzielenie pliku JPK po 60 MB Szyfrowanie (podpis) plików Wysłanie danych o plikach po podziale Wysłanie plików na otrzymany unikalny adres Odebranie UPO lub komunikatów błędów Jak powstaje JPK? JPK generowany jest automatycznie przez przystosowane do tego firmowe oprogramowanie. Aby plik mógł w ogóle powstać, system informatyczny musi mieć dostęp do firmowych danych, które są niezbędne do przedstawienia w ramach właściwej struktury logicznej JPK. Dlatego przygotowując firmę do wdrożenia JPK zaleca się wykonanie audytu jej oprogramowania i przetwarzanych danych w celu sprawdzenia czy użytkowane rozwiązania dysponują odpowiednimi danymi wymaganymi przez struktury JPK. Szczegółowe zasady tworzenia i wysyłania JPK znajdują się na stronach Ministerstwa Finansów w dokumencie Specyfikacja interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego. Pomimo wprowadzenia dla małych i średnich firm oraz mikroprzedsiębiorstw okresów przejściowych, w jakich mają one dostosować się do nowych przepisów, Sage już od października 2016 r. udostępnia gotowe rozwiązania do raportowania zgodnie ze standardem JPK: Sage Symfonia 2.0 (zintegrowany system wspomagający zarządzanie firmą z funkcjonalnością JPK) i e-audytor (aplikacja do weryfikacji poprawności JPK).

10 Krok po kroku - jak przygotować się do JPK? Audyt oprogramowania Sprawdź, czy Twoje obecne systemy informatyczne gromadzą dane wymagane w strukturach logicznych JPK. Skontaktuj się ze swoim dostawcą oprogramowania, a jeśli z jakiegoś powodu nie masz z nim kontaktu, zadzwoń na Ogólnopolską Infolinię JPK Aktualizacja / udoskonalenie oprogramowania Dostosowanie oprogramowania do wymogów prawnych JPK to dobra okazja, by poddać rewizji aktualnie użytkowane rozwiązania. Aż 95% szefów polskich firm uważa, że technologie informatyczne zmieniają sposób prowadzenia firmy i wpływają na ewolucję oczekiwań klientów. Jeśli więc Twoja firma pracuje na przestarzałych rozwiązaniach, warto właśnie teraz rozważyć wymianę systemów na nowe, już dostosowane do wymogów JPK. W przypadku użytkowników rozwiązań Sage, wystarczy prosta aktualizacja systemu Symfonia do najnowszej wersji, dostępnej od października 2016 r. Zapewnij sobie generowanie i weryfikację poprawności JPK Pamiętaj, że dopełnienie obowiązków JPK oznacza wygenerowanie pliku, sprawdzenie jego poprawności i przesłanie na serwer Ministerstwa Finansów. Dwa pierwsze kroki wykonać musisz za pomocą własnego oprogramowania. Poprawność danych zawartych w JPK można sprawdzić online przy użyciu programu Sage e-audytor. Transferu dokonasz przez aplikację udostępnianą na stronie resortu finansów. Firmy korzystające z biur rachunkowych Jeśli Twoje rozliczenia obsługuje biuro rachunkowe, upewnij się, czy zgodnie z przewidzianymi terminami (od stycznia 2017 r.) wspiera ono Twój biznes w zakresie przesyłania JPK_VAT. Śledź zmiany w przepisach i bądź na bieżąco! Ustawodawca przewiduje możliwe modyfikacje wprowadzanych przepisów. Być może niektóre z nich będą dotyczyły okresów przejściowych wprowadzenia JPK, ich struktur czy innych istotnych zagadnień. Aby być na bieżąco, śledź aktualne zmiany prawne, np. korzystając z serwisu Sage Strefa dla Biznesu

11 Co jeszcze musisz wiedzieć? JPK niemal doskonałą lupa, pod którą fiskus weźmie przedsiębiorstwa Zwracamy uwagę, że przewidziane przez ustawodawcę struktury JPK odnoszą się zarówno do ewidencji, jak i dokumentów (dowodów księgowych) posiadanych przez firmę. Struktury ewidencyjne dotyczą ksiąg rachunkowych i rejestrów, struktury dowodowe wyciągów bankowych, magazynu i posiadanych faktur. Wyciągi bankowe mogą być pobierane przez organy skarbowe z całkowitym pominięciem przedsiębiorcy bezpośrednio z banków. Wgląd we wszystkie te struktury uzupełniony algorytmami analizy elektronicznych danych pozwoli fiskusowi bardzo skutecznie wykrywać wszelkie nieprawidłowości między ewidencją firmy, a jej dokumentacją. Jeśli dodamy do tego efektywne kontrole krzyżowe (szybki dostęp do danych JPK od kontrahentów powiązanych z kontrolowaną firmą), zrozumiemy jak potężnym narzędziem analizy zgodności i nieprawidłowości będą dysponowały służby podatkowe. Eliminacja nieuczciwej konkurencji? Jest nadzieja, że wdrożenie JPK spowoduje ograniczenie nieuczciwej konkurencji oraz liczne przypadki nadużyć i wyłudzeń podatku (w tym tzw. karuzele podatku VAT). Z drugiej strony, wśród przedsiębiorców, którzy sumiennie prowadzą ewidencję i rozliczają się z danin, panują obawy, że fiskus może nadmiarowo wykorzystywać wychwytywane nieprawidłowości czy uchybienia w celu nakładania kar, by w ten sposób uzupełniać lukę podatkową. Aby było łatwo i przyjemnie JPK jest w istocie pośrednim narzędziem nacisku, wymuszającym na wszystkich przedsiębiorcach i księgowych rzetelne prowadzenie ksiąg i rozliczeń z fiskusem. Z perspektywy księgowych od odpowiedzialności za właściwie wykonaną pracę niemniej istotne jest, by sama procedura generowania, sprawdzania poprawności i przesyłania JPK odbywała się możliwie szybko. Dlatego też zalecamy, by przy okazji dostosowania oprogramowania do obsługi JPK zadbać o przegląd systemów i wdrożyć zintegrowane, jednolite środowisko scalające obieg informacji elektronicznej w firmie (finanse i księgowość, magazyn, sprzedaż, zakupy itd.).

12 JPK - chętnie pomagamy Wdrożenie JPK jest nieuchronne do końca roku 2016 r. do nowych przepisów musiało dostosować się ponad podatników. Rozwiązujemy wszystkie problemy z JPK: System zgodny z JPK już jest! Od października 2016 r. jest już dostępny system Sage Symfonia 2.0 w pełni dostosowany do generowania i sprawdzania poprawności JPK. Dotychczasowi użytkownicy Sage Symfonia chcący dostosować swój system do nowych przepisów powinni jedynie zaktualizować jego wersję. Ogólnopolska Infolinia JPK Jeśli masz pytania lub wątpliwości związane z JPK, skorzystaj z ogólnopolskej infolinii JPK. Zadzwoń: Nie wiesz, jak zweryfikować poprawności JPK? Samo wygenerowanie JPK nie wystarczy, by dopełnić wszystkich obowiązków z nim związanych. Przed wysłaniem JPK do fiskusa, firma zobowiązana jest sprawdzić poprawność wygenerowanego pliku. Pomaga w tym specjalna aplikacja e-audytor. Aplikację można przetestować posiadając dowolny JPK. Sprawdź, jak to działa!

13 Dodatkowe przydatne informacje Dlaczego warto korzystać z rozwiązań Sage? Rozwiązania Sage to jedne z najbardziej cenionych w Polsce systemów wspomagających zarządzanie firmami. Na świecie zaufały nam miliony przedsiębiorców, a ponad 30 lat doświadczeń na międzynarodowych rynkach pozwala nam dzielić się z Klientami najlepszymi praktykami biznesowymi. Rozwiązania Sage dostępne są zarówno w modelu subskrypcyjnym, jak i licencyjnym. Naszym celem jest ułatwianie przedsiębiorcom osiągania sukcesu w biznesie: Jesteśmy jednym z trzech największych dostawców rozwiązań ERP na świecie*. Jesteśmy numerem 1 w Polsce wśród dostawców oprogramowania dla małych firm**. Jako pierwsi w Polsce wprowadziliśmy zweryfikowany standard e-faktury**. 85% naszych Klientów poleciłoby nasze usługi innym przedsiębiorcom***. Podstawa prawna JPK: Ustawa z dnia 10 września 2015 r. z uwzględnieniem nowelizacji z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649), która do Ordynacji podatkowej wprowadziła art. 193a, nakładający na przedsiębiorców obowiązek udostępniania organom podatkowym informacji w spójnej formie. * Gartner ERP Software Market Share Top 10, maj 2014 ** DiS Informatyka w MŚP 2013, maj 2015 *** Badanie satysfakcji przeprowadzone wśród Klientów Sage za pomocą systemu IVR Serwis Ministerstwa Finansów poświęcony JPK Wszystko co musisz wiedzieć o JPK e-audytor czyli bezpieczna i wygodna weryfikacja wygenerowanych JPK Odwiedzaj nasze serwisy poświęcone nowym przepisom i JPK Szkolenia z zakresu obsługi i walidacji JPK Infolinia JPK:

14 Sage Sp. z o.o. Al. Jerozolimskie Warszawa Tel kontakt@sage.com.pl