Z Tobą pójdę dalej program wsparcia dla dzieci z powiatu siedleckiego

Transkrypt

1 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Stok Lacki dn Powiatowa Poradnia Psychologiczna-Pedagogiczna w Stoku Lackim ul. Pałacowa Siedlce SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA postępowania w formie zaproszenia do składania ofert ZP. PPP-P 281/EFS/1/2015 (nr postępowania) Usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z usługą cateringu dla uczestników spotkania podsumowującego projekt pn. Z Tobą pójdę dalej program wsparcia dla dzieci z powiatu siedleckiego współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX, Działanie 9.1 Poddziałanie dotyczy projektu nr POKL /12-00 Zaproszenie do składania ofert, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. Zatwierdził: /-/ Dyrektor Mirosław Bieniek 1

2 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu I. Nazwa i adres Zamawiającego Powiatowa Poradnia Psychologiczna-Pedagogiczna w Stoku Lackim, ul. Pałacowa Siedlce Faks: (025) Adres poradnia_pp@vp.pl Godziny urzędowania: pn. pt. 7:00-18:00, sobota 7:00 15:00 II. Tytuł projektu,,z Tobą pójdę dalej program wsparcia dla dzieci z powiatu siedleckiego III. Program, Priorytet, Działanie, Poddziałanie Priorytet: IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty. Poddziałanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych IV. Forma zaproszenia Powiatowa Poradnia Psychologiczna-Pedagogiczna w Stoku Lackim zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt. 8, Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U r. poz. 907 z późniejszymi zmianami). V. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z usługą cateringu dla uczestników spotkania podsumowującego projekt pn. Z Tobą pójdę dalej program wsparcia dla dzieci z powiatu siedleckiego. Ze względu na specyfikę realizowanych działań w ramach projektu obiekt wraz z salą konferencyjną musi znajdować się maksymalnie 20 km od miasta Siedlce (odległość liczona w jedną stronę. Dodatkowo powinien: posiadać zaplecze socjalne (toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych); zapewniać dostępność miejsc parkingowych dla uczestników spotkania. Świadczenie usługi cateringowej będzie polegać na przygotowaniu, dostarczeniu do wskazanej sali oraz rozłożeniu na stołach poczęstunku. Poczęstunek powinien być na bieżąco uzupełniany. Przewidywana liczba uczestników spotkania: zmniejszeniu lub zwiększeniu). około 100 osób (liczba uczestników może ulec 2

3 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Zakres zamówienia obejmuje catering składający się z: 1. Kanapki: kanapki dekoracyjne na chlebie pszennym, razowym, ciabata, z: serem typu camembert, łososiem, szynką, salami, twarożkiem, żółtym serem, pastami itp.; ¾ kanapek z masłem, ¼ bez masła; dodatki do kanapek: pomidor, różne sałaty, ogórek zielony, surowy, papryka, rzodkiewka, szczypiorek, oliwki, koperek, sałata, ketchup, majonez itp.(min. 1 dodatek na 1 kanapkę). porcja min. 110g (min 5 kanapek na osobę). 2. Owoce: Jabłka, banany, mandarynki, winogrono jasne i ciemne, pomarańcze, kiwi, gruszki 3. Napoje zimne soki owocowe: pomarańczowy, jabłkowy, porzeczkowy woda mineralna gazowana w butelkach o pojemności 500 ml woda mineralna niegazowana w butelkach o pojemności 500 ml 4. Napoje gorące kawa rozpuszczalna herbata zielona, herbata owocowa, herbata czarna, mleko do kawy cytryny świeże (pokrojone w plastry) cukier, kawa sypka, rozpuszczalna bez ograniczeń gorąca woda bez ograniczeń 5. Bufet deserowy ciasteczka mini francuskie z owocem jabłko gramatura min 50g ciasteczka mini francuskie z owocem wiśnia min gramatura min50g ciasteczka kruche deserowe mieszanka koktajlowa ciasta domowe krojone (min. 3 rodzaje spośród: sernik, szarlotka, pani Walewska, keks, makowiec) Poczęstunek powinien zostać przygotowany w postaci szwedzkiego stołu. Serwowanie potraw na naczyniach szklanych, porcelanowych, itp. Zastawa stołowa składająca się z filiżanek, talerzyków, sztućców, termosów, obrusów, serwetek, podgrzewaczy wody do herbaty. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia własnych naczyń wielokrotnego użytku, metalowych sztućców, obrusów i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi, jak również do serwowania posiłków oraz do uprzątnięcia pomieszczenia po zakończeniu spotkania. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 3

4 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz ze zm.). Dostarczane produkty spożywcze powinny być świeże, estetycznie podane. W cenie usługi zawiera się koszt transportu, naczyń oraz odbiór naczyń po zakończeniu spotkania. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. VI. Termin realizacji zamówienia. Termin realizacji zamówienia: 17 marzec 2015 roku VII. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące warunki : - uprawnieni są do występowania w obrocie prawnym, świadczeniu usług żywienia i cateringu; -posiadają doświadczenie w realizacji dostaw będących przedmiotem zamówienia, (przynajmniej 2 zrealizowane usługi, w okresie ostatnich 12 miesięcy) - dysponują sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia VIII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy. 1. Formularz ofertowy: załącznik nr 1, 2. Wykaz wykonywanych usług załącznik nr 2, IX. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. 1. Zasady i formy przekazywania oświadczeń, wniosków i innych dokumentów: Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują: a. pisemnie, pisma do Zamawiającego należy kierować na: adres Zamawiającego podany w dz. I. niniejszej specyfikacji zamówienia b. za pomocą faksu, na nr faksu: (025) c. drogą elektroniczną, na adres poczty elektronicznej podany w ust. 2 Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz innych informacji przekazanych za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. W przypadku, gdy przesłane za pomocą faksu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne dokumenty w niniejszym postępowaniu będą nieczytelne Zamawiający może się zwrócić o ponowne ich przesłanie za pomocą innego z wymienionych w niniejszej specyfikacji sposobów. 2. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Osobą uprawnioną po stronie Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Kamila Brodowska fax.: (025) , tel poradnia_pp@vp.pl w godzinach: Wyjaśnienie treści specyfikacji zamówienia 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszej specyfikacji. Treść zapytań oraz udzielone wyjaśnienia zostaną jednocześnie przekazane wszystkim Wykonawcom, którym przekazano specyfikacje zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania oraz zamieszczone na stronie internetowej 2. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynie do Zamawiającego nie później niż na 3 4

5 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu dni robocze przed terminem otwarcia ofert, Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania. 3. Ewentualna zmiana terminu składania ofert nie powoduje przesunięcia terminu, o którym mowa w pkt. 2, po upłynięciu, którego Zamawiający może pozostawić wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji bez rozpoznania. 4. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania. X. Opis sposobu sporządzenia oferty. 1. Przygotowanie oferty: a. Wykonawca może złożyć jedną ofertę, w formie pisemnej, w języku polskim, pismem czytelnym. b. Oferta oraz wymagane formularze, zestawienia i wykazy składane wraz z ofertą wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania firmy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym oraz przepisami prawa. c. Oferta podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy wymaga załączenia właściwego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego. d. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia, załączniki i inne dokumenty, o których mowa w treści niniejszej specyfikacji. e. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby/ osób podpisującej ofertę. f. Wszystkie strony oferty powinny być scalone w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. 2. Sposób zaadresowania oferty: a. Koperta / opakowanie zawierające ofertę winno być zaadresowane : 1) Ofertę należy złożyć w Powiatowa Poradnia Psychologiczno Pedagogiczna w Stoku Lackim ul. Pałacowa 1, Siedlce, osobiście, pocztą, faksem na nr lub wysłać na adres poradnia_pp@vp.pl 2) Na opakowaniu należy umieścić zapis: Oferta na usługę wynajmu sali konferencyjnej wraz z usługą cateringu dla uczestników spotkania podsumowującego projekt pn. Z Tobą pójdę dalej program wsparcia dla dzieci z powiatu siedleckiego Nie otwierać przed dn godz b. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty / opakowania, lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji. XI.Termin i miejsce składania i otwarcia ofert: 1. Termin i miejsce składania ofert: Powiatowa Poradnia Psychologiczno Pedagogiczna w Stoku Lackim ul. Pałacowa 1, Siedlce, r., do godziny 10:00, Termin i miejsce otwarcia ofert: Powiatowa Poradnia Psychologiczno Pedagogiczna w Stoku Lackim ul. Pałacowa 1, Siedlce, r., godzina 10:15, 5

6 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Otwarcie ofert jest jawne. XII. Kryteria oceny ofert, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrywania, jeżeli: 1.1. oferta, spełnia wymagania określone niniejszą specyfikacją, 1.2.oferta została złożona, w określonym przez Zamawiającego terminie, 1.3.Wykonawca przedstawił ofertę zgodną co do treści z wymaganiami Zamawiającego. 2. Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryterium oceny ofert przedstawione poniżej: Kryterium cena 100%; najkorzystniejsza oferta z najniższą ceną (podane wartości brutto obejmują stawkę VAT). W trakcie oceny ofert kolejno ocenianym ofertom, zostaną wyliczone punkty wg poniższej matematycznej proporcji: C= C n/c o *100, gdzie: C wartość punktowa oferty w zastosowanym kryterium oceny C n wartość oferty najniższej, C o wartość oferty ocenianej. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów będzie ofertą najkorzystniejszą, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich warunków zawartych w zaproszeniu ofertowym. W przypadku nie spełniania któregokolwiek z warunków określonych przez Zamawiającego oferta zostanie odrzucona bez poddawania ocenie. XIII. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy. 1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. 2. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomi Wykonawców podając w szczególności: a. nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z punktacją przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, b. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie: zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego Umowa zostanie zawarta w formie pisemnej. 4. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. 5. W przypadku, gdy okaże się, że Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba, że zachodzi jedna z przesłanek ustawowych unieważnienia postępowania. XIV. Inne informacje. 1. Dopuszcza się zmianę w terminie realizacji po uprzednim ustaleniu i porozumieniu stron. Wszelkie kwestie organizacyjne dotyczące zamówienia zostaną ustalone z Wykonawcą po podpisaniu umowy. 2. Przewidywana liczba uczestników spotkania może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu. Zamawiający dokona zapłaty a Wykonawca zrealizuje usługę według ceny zaoferowanej w Formularzu ofertowym zgodnie ze specyfikacją zamówienia. 6

7 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu 3. Wynagrodzenie za realizację zamówienia będzie płatne przelewem na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku przez Wykonawcę w terminie do 14 dni z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy. Zamawiający oświadcza, że Wykonawca może wystawić faktury VAT bez wymaganego podpisu Zamawiającego na fakturze. Fakturę należy wystawić na: Powiatowa Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Stoku Lackim, ul. Pałacowa 1, Siedlce, NIP , Regon Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania płatności za wykonane zadania dopiero po otrzymaniu zasilenia środków na konto projektu. XV. Postanowienia końcowe. Uczestnicy postępowania mają prawo wglądu do treści protokołu postępowania, ofert od chwili ich otwarcia, w trakcie prowadzonego postępowania, za wyjątkiem dokumentów stanowiących załączniki do protokołu (jawne po zakończeniu postępowania) oraz stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zastrzeżonych przez uczestników postępowania. XVI. Załączniki do specyfikacji. Załącznik nr 1- Formularz ofertowy, Załącznik nr 2- Wykaz wykonywanych usług, Załącznik nr 3- Wzór umowy, 7