ZAPYTANIE OFERTOWE. wynajem sali konferencyjnej oraz organizacja cateringu dla 300 os. w Toruniu na potrzeby realizacji konferencji podsumowującej

Transkrypt

1 Toruń, 16 października 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE wynajem sali konferencyjnej oraz organizacja cateringu dla 300 os. w Toruniu na potrzeby realizacji konferencji podsumowującej projekt Coaching i tutoring w stronę nowoczesnej pracy dydaktycznej. Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach. Działanie: 9.4 Wysoko Wszelką korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: d.wieclawski@kujawsko-pomorskie.pl Postępowanie w sprawie zakupu wyrobów i usług, których wartość nie przekracza euro (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. Nr 2013 poz. 907 z późn. zm.). Zamówienie nie podlega zatem przepisom tejże ustawy na podstawie art.4 pkt.8.

2 I. NAZWA I ADRES ZLECENIODAWCY Nazwa Zleceniodawcy: Województwo Kujawsko-Pomorskie REGON: NIP: Adres: ul. św. Jana 1/3, Toruń Strona internetowa: Godziny urzędowania: 07:30 15:30 Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie internetowej Zleceniodawcy. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali oraz organizacja cateringu w Toruniu dla 300 osób na potrzeby konferencji podsumowującej projekt Coaching i tutoring - w stronę nowoczesnej pracy dydaktycznej realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.4 Wysoko 2. Uczestnikami konferencji będą nauczyciele języków obcych województwa kujawskopomorskiego biorący udział w projekcie, znawcy tematyki oświatowej (zaproszeni prelegenci), metodycy nauczania języków obcych, przedstawiciele KJNów oraz przedstawiciele Urzędu Marszałkowskiego. Realizacja konferencji zaplanowana została w godzinach Obowiązki wykonawcy: a) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposażeniem: miejsca siedzące dla uczestników 300 krzeseł, stół dla prelegentów, mównica, nagłośnienie, ekran, projektor, komputer, zaplecze sanitarne, obsługa techniczna; b) zapewnienie wyżywienia dla uczestników przerwa kawowa, lunch w formie szwedzkiego stołu, zgodnie z menu stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, w tym serwis gastronomiczny (zastawa, przygotowanie, sprzątanie); c) zapewnienie 4 stanowisk na potrzeby recepcji; d) zapewnienie szatni dla uczestników konferencji; e) zapewnienia dodatkowego pomieszczenia na cele cateringowe i organizacyjne sąsiadującego z salą konferencyjną. 4. Zleceniodawca informuje, iż projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Program Operacyjny Kapitał Ludzki na lata Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.4 Wysoko

3 III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin i czas wykonania zamówienia: 25 listopada 2015 roku, 8:00 16:00. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą złożoną w przedmiotowym postępowaniu wynosi 14 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, licząc od dnia składania ofert włącznie. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Każdy Zleceniobiorca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi być przesłana za pomocą poczty elektronicznej. 3. Postępowanie odbywa się w języku polskim, w związku z czym wszelkie pisma, dokumenty, oświadczenia składane w trakcie postępowania między Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą muszą być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. Oferta winna być napisana czytelnie w języku polskim i podpisana przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu wykonawcy oraz opieczętowana. 5. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi Zleceniobiorca. 6. Ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby uprawnionej. 7. Oferta winna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem załączonym do niniejszego zapytania ofertowego załącznik nr Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 9. Złożona oferta powinna spełniać wszystkie ww. wymagania, pod rygorem jej nieważności. 10. Oferta złożona po terminie składania ofert do Zleceniodawcy zostanie odrzucona. 11. Zleceniobiorca określi w ofercie cenę łączną brutto za realizację zadania. 12. Cenę należy podać w złotych polskich z uwzględnieniem obowiązującej stawki podatku VAT. 13. Cena podana w ofercie musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia. Ceny określone przez Oferenta są stałe przez cały okres trwania umowy. 14. Zleceniobiorca zobowiązuje się zapoznać z przedmiotem zamówienia. 15. Zleceniodawca nie będzie udzielał zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 16. Zleceniobiorca przedłoży Zleceniodawcy fakturę VAT po zrealizowaniu całości zadania. VI. CZAS SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać (nadesłać pocztą elektroniczną) do dnia r., do godziny na adres: d.wieclawski@kujawsko-pomorskie.pl 2. Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę wpływu oferty do Zleceniodawcy. VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU (KRYTERIUM DOSTĘPU) O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Oferenci, którzy posiadają umiejętności i udokumentowane doświadczenie w zakresie wynajmu sali oraz organizacji cateringu dla ponad 200 osób na potrzeby konferencji i innych przedsięwzięć w okresie 2 lat od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego (organizacja minimum 5 przedsięwzięć). Doświadczenie należy potwierdzić

4 poprzez złożenie oświadczenia, w którym należy podać rodzaj, miejsce, czas organizowanych przedsięwzięć oraz Zleceniodawcę. VIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZLECENIODAWCA BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WOBORZE OFERTY Złożona oferta będzie rozpatrywana przez Zleceniodawcę przy zastosowaniu następujących kryteriów oceny: Najniższa cena brutto 100% IX. INNE POSTANOWIENIA 1. Zleceniodawca nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających i dodatkowych. 2. Zleceniodawca nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 3. Zleceniodawca nie przewiduje rozliczenia w walucie innej niż złoty polski. 4. Zleceniodawca nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 5. Jeżeli Zleceniobiorca zamierza powierzyć określoną część wykonania zamówienia podwykonawcom zobowiązany jest wskazać w ofercie zakres tego zamówienia. 6. Zleceniodawca przewiduje unieważnienie postępowania prowadzonego w trybie zapytania ofertowego, jeżeli najniższa cena oferowana przez Zleceniobiorców przewyższy kwotę, jaką Zleceniodawca przewidział na sfinansowanie zadania. W opisanych w niniejszym punkcie przypadkach Zleceniodawca nie będzie zwracał kosztów przygotowania oferty. 7. Od decyzji Zleceniodawcy dotyczącej wyboru Zleceniobiorcy nie przysługuje odwołanie. 8. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia jest Damian Więcławski nr tel X. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Zał. nr 1 Formularz ofertowy, Zał. nr 2 Menu.

5 Załącznik nr 1 Pieczęć Zleceniobiorcy Zleceniodawca: Województwo Kujawsko-Pomorskie FORMULARZ OFERTOWY 1. Odpowiadając na zapytanie ofertowe na realizację usługi pn.: wynajem sali oraz organizacja cateringu w Toruniu dla 300 osób na potrzeby konferencji podsumowującej projekt Coaching i tutoring - w stronę nowoczesnej pracy dydaktycznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.4 Wysoko Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zapytaniem ofertowym ogółem w wysokości: 1) kwota netto... zł (słownie:...) 2) kwota podatku VAT:... zł (słownie:...) 3) kwota brutto... zł (słownie:...) Oświadczam, że posiadam umiejętności i udokumentowane doświadczenie w zakresie wynajmu sali oraz organizacji cateringu dla ponad 200 osób na potrzeby konferencji i innych przedsięwzięć w okresie 2 lat od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego, zgodnie z poniższym oświadczeniem należy wskazać minimum 5 przedsięwzięć: OŚWIADCZENIE Lp. Rodzaj przedsięwzięcia Miejsce i czas Zleceniodawca 2. Oświadczamy, że: 1) Zobowiązujemy się wykonać zamówienie roku. 2) Akceptujemy warunki płatności. 3) Zapoznaliśmy się z warunkami podanymi w zapytaniu ofertowym i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń. 4) Uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia.

6 5) Akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia wskazany w zapytaniu ofertowym. 6) Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 7) W przypadku udzielenie zamówienia, zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zleceniodawcę. 8) Oświadczamy, że jesteśmy związani ofertą do terminu ważności oferty, wskazanego w Zapytaniu ofertowym i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zleceniodawcę. 9) Oświadczamy, że spełniamy warunki udziału w postępowaniu w zakresie: a) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, b) posiadania sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na realizacje zamówienia, c) zapewnienia sali konferencyjnej z określonym w zapytaniu ofertowym wyposażeniem. 10) Oświadczam, iż wszystkie dane i informacje zamieszczone w niniejszej ofercie są prawdziwe. 3. Do oferty dołączono następujące dokumenty: Nazwa i adres OFERENTA: NIP. REGON... Adres, na który Zleceniodawca powinien przesyłać ewentualną korespondencję:... Osoba wyznaczona do kontaktów ze Zleceniodawcą:... Numer telefonu: , dn... r.... Podpis osób uprawnionych do składania świadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz pieczątka / pieczątki

7 Załącznik nr 2 Menu Przerwa kawowa dla 300 osób nazwa ilość ciasto: szarlotka, sernik (porcja 120 g) kawa, herbata (czarna, owocowa), woda, sok kruche ciastka 2 kawałki ciasta/os. 200 ml/os. 5 kg Lunch w formie szwedzkiego stołu (poszczególne potrawy dla 300 os. każda) nazwa ilość barszcz biały z jajem na kwaśno podawany naleśniki ze szpinakiem w sosie serowym sakiewki z karczku z kapustą po polsku na gulaszu z grzybów risotto z paseczkami kurczaka i warzywami z serem corregio ziemniaki opiekane z majerankiem warzywa zapiekane z serowym beszamelem zestaw surówek woda, sok 300 ml 100 g 100 g 80 g 80 g 100 g 90 g 200 ml