Szkolenie dla dyrektorów ds. indeksowania w paliku

Transkrypt

1 Szkolenie dla dyrektorów ds. indeksowania w paliku Materiały informacyjne szkolenia Role w indeksacji w paliku Tutaj znajduje się krótkie podsumowanie ról w programie indeksacji w paliku i omówienie tego, w jaki sposób konkretne osoby współpracują ze sobą. Prezydium palika Prezydium palika nadzoruje pracę nad historią rodziny i pracę świątynną w paliku. Ich zadaniem jest: nadzorowanie pracy zbawienia w paliku, która obejmuje pracę świątynną i historię rodziny; wyznaczenie jednego lub kilku wyższych doradców w celu nadzorowania pracy świątynnej i pracy nad historią rodziny; podjęcie decyzji, czy palik powinien uczestniczyć w indeksacji FamilySearch. Wyższy doradca Wyższy doradca odpowiedzialny za pracę świątynną i pracą nad historią rodziny koordynuje działania związane z historią rodziny w paliku. Spotyka się regularnie z prezydium palika, aby zdać sprawozdanie z postępów związanych z pracą świątynną i historią rodziny oraz aby otrzymywać wskazówki. Do jego zadań należy również: instruowanie przywódców grup wyższych kapłanów w kwestii ich obowiązków związanych z pracą świątynną i historią rodziny; koordynowanie specjalnych programów, jak na przykład program indeksacji w paliku, oraz rekomendowanie osoby, która ma być powołana jako dyrektor ds. indeksowania w paliku; koordynuje zasoby palika. Dyrektor ds. indeksowania w paliku Dyrektor ds. indeksowania w paliku nadzoruje program indeksacji FamilySearch. On lub ona: pozyskuje osoby indeksujące; wybiera osoby rozstrzygające; szkoli osoby indeksujące i rozstrzygające; przekazuje sprawozdania wyznaczonemu wyższemu doradcy; daje przykład dotyczący historii rodziny i pracy świątynnej; pod kierunkiem kapłaństwa, w razie potrzeby, koordynuje grafikiem indeksacji FamilySearch wykonywanej na komputerach w centrum historii rodziny. Asystent dyrektora ds. indeksowania w paliku Asystent dyrektora ds. indeksowania w paliku pomaga dyrektorowi ds. indeksowania w paliku. W razie potrzeby on lub ona: wykonuje zadania administracyjne wyznaczone przez dyrektora; koordynuje pracę w okręgach i gminach posiadających dużą liczbę indeksujących lub nadzoruje grupę indeksujących, biorących udział w obcojęzycznych projektach. Indeksujący Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 1 z 12

2 Podczas gdy wielu indeksujących poświęca swój czas poza swoim kościelnym powołaniem, członkowie mogą być powołani, aby służyć jako indeksujący. Są oni powoływani na szczeblu okręgu i kierowani na poziomie palika. Czas, który konkretne osoby mogą poświecić na indeksację, może być rożny. Członkowie, którzy poza indeksowaniem mają dodatkowe powołania, mogą być poproszeni, aby poświęcali tylko kilka godzin w tygodniu. Inni członkowie mogą chcieć poświęcać wiele godzin w tygodniu i może to być ich główne powołanie w Kościele. Indeksujący: wykonują zadania indeksacji i rozstrzygania w programie FamilySearch; dają przykład dotyczący historii rodziny i pracy świątynnej. Przepis na sukces Kiedy uczysz się podstaw pieczenia, dowiadujesz się, że istnieją pewne elementy w przepisie, których należy się trzymać. Podobnie istnieją trzy działania, aby stworzyć udany program indeksacyjny i utrzymać go: 1. Pozyskiwanie i szkolenie osób indeksujących i rozstrzygających. 2. Regularne spotkania z wyższym doradcą palika. 3. Ustalanie celów. Pozostała część tego kursu będzie omówieniem konkretnych sposobów wypełnienia tych trzech kroków. Pozyskiwanie osób indeksujących Jednym z twoich głównych obowiązków jako dyrektora ds. indeksowania w paliku jest pozyskiwanie innych osób, które będą pomagać w pracach indeksacyjnych. Spójrz na poniższą tabelę, aby dowiedzieć się więcej na temat tego, kogo i w jaki sposób pozyskać. Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 2 z 12

3 Dlaczego oni mogą być idealnymi indeksującymi? Wyzwania Wskazówki rekrutacyjne Podróżujący członkowie Mają pragnienie, aby włączyć się w prace; indeksacja nie zajmuje wiele czasu Brak czasu Polecenie przez przywódców okręgu Osoby starsze Więcej czasu; znajdują radość w służbie Brak doświadczenia w obsłudze komputera; stary sprzęt Polecenie przez przywódcę grupy wyższych kapłanów; zaproszenie, aby w wolnym czasie byli wolontariuszami Młodzież Mają wolny czas; ich rodzice z chęcią widzieliby ich zaangażowanie w tę pracę Brak wiedzy historycznej Skontaktuj się z przywódcami palika/okręgu; współzawodnictwo Osoby pozostające w domu Dysponują czasem; możliwość służby Mogą mieć inne priorytety Skontaktuj się z przywódcami palika/okręgu; odwiedziny Członkowie społeczności Są zainteresowani odnajdowaniem korzeni rodzinnych; zainteresowanie lokalnymi Mogą mieć inne priorytety Ulotki w miejscach publicznych (np. biblioteki); rozmowy z wyznawcami innych religii projektami Stowarzyszenia genealogiczne Zainteresowanie genealogią; poszukiwania dodatkowych źródeł; zainteresowanie lokalnymi projektami Mogą mieć inne priorytety Kontakt z kierującym stowarzyszeniem z propozycją współpracy, kontakt z przedstawicielem do spraw relacji ze społeczeństwem Poza wskazówkami dotyczącymi konkretnych grup poniżej przedstawiamy ogólne pomysły rekrutacyjne, które omówiono na filmie: rozmawiaj z ludźmi na temat indeksacji; bądź pomysłowy; przeprowadzaj szkolenia; wysyłaj e z zaproszeniami; poproś biskupa, abyś miał możliwość nauczania; włącz grupy młodzieży; wykorzystaj lokalne organizacje, gazety i inne zasoby; umieść informacje kontaktowe w tygodniowych biuletynach; poszukuj osób zainteresowanych rozpoczęciem historii rodziny. Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 3 z 12

4 Wybieranie osób rozstrzygających Nie wszyscy mogą lub chcą być rozstrzygającymi. Poniżej zamieszczamy kilka wskazówek, które pomogą ci zrozumieć, w jaki sposób wybierać osoby rozstrzygające w twoim paliku. Na rozstrzygającego powinieneś wybrać indeksującego, który: zindeksował co najmniej rekordów (według statystyki okręgu); ma niski poziom plików zwróconych do poprawy (< 0,01% liczby zindeksowanych rekordów); jest dokładny w działaniu (podwójnie sprawdza swoją pracę, poświęca czas, żeby wykonywać zadania poprawnie); postępuje według instrukcji on-line (przestrzega zaleceń z pól pomocy, zna zakładkę dotyczącą informacji o projekcie). Wskazówki dotyczące szkoleń Kiedy współpracujesz z osobami indeksującymi i rozstrzygającymi w paliku, upewnij się, że przeszli kurs wprowadzający, szkolenie umiejętności i wsparcie potrzebne do osiągnięcia sukcesu. Przykłady są wymienione poniżej. Kurs wprowadzający może dotyczyć: krótkiego przeglądu procesu indeksacji i rozstrzygania; określenia potrzeb związanych z dokładnością; pokazania, w jaki sposób można uzyskać dostęp do samouczków FamilySearch związanych z indeksacją i rozstrzyganiem; wyjaśnienia, jak znaleźć ogólne instrukcje i te dotyczące konkretnego projektu. Szkolenie umiejętności może dotyczyć: tego, w jaki sposób korzystać z programów komputerowych; odczytywania konkretnych dokumentów historycznych; odczytywania i indeksowania konkretnych dokumentów historycznych. Wsparcie może dotyczyć: wyrażania uznania i zachęcania; pokazywania miejsc, w których popełniane są błędy i wyjaśniania, w jaki sposób je poprawiać i ich unikać; dzielenia się z palikiem raportami dotyczącymi postępów w indeksacji i rozstrzyganiu; odpowiadania na pytania i dzielenia się pomysłami; umożliwiania indeksującym dzielenia się między sobą błogosławieństwami płynącymi z tej pracy. Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 4 z 12

5 W wyniku tych działań: wzrośnie wiara u wolontariuszy we własne umiejętności; wolontariusze zdobędą nowe umiejętności i poczują się docenieni; wolontariusze odczują ducha współpracy, jedność i zapał do pracy związanej z historią rodziny; wolontariusze przygotują indeksy najwyższej jakości. Współpraca z twoim wyższym doradcą W palikach, w których przywódcy udzielają się w pracach związanych z historią rodziny, włączając w to udział wyższych doradców, jest dwukrotnie więcej nazwisk zgłaszanych do świątyni niż w palikach, w których przywódcy niezbyt się angażują w tę pracę. Poproś o regularne spotkania z twoim wyższym doradcą. Rozpocznij od propozycji przeszkolenia ich, w jaki sposób wykonywać indeksację. W miarę upływu czasu, przejrzyjcie konkretne przykłady omawiające, w jaki sposób indeksowanie błogosławi życie tych, którzy w nim uczestniczą. Inne sposoby zachęcające przywódców do udziału są wymienione poniżej: dziel się raportami dotyczącymi postępów indeksacji; ustal znaczące cele dla waszego palika; rozważ poproszenie lokalnego przywódcy, aby pomógł zachęcić i zmotywować osoby indeksujące; przygotuj listę działań do omówienia na następnym spotkaniu. Wyznaczanie administratora Twoim zadaniem jest zadzwonienie do FamilySearch, w celu uaktywnienia twojej roli jako dyrektora ds. indeksowania w paliku. Aby otrzymać uprawnienia administratora, wykonaj trzy poniższe kroki: 4. Zarejestruj się on-line jako wolontariusz na stronie indexing.familysearch.org bądź zaloguj się używając twojego konta LDS Account. 5. Zainstaluj program indeksacyjny ( 6. Zadzwoń do FamilySearch w celu zarejestrowania się jako administrator. (USA i Kanada: ) (inne kraje: znajdź numer telefonu na Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 5 z 12

6 Cele programu indeksacji w paliku Aby program indeksacji w paliku powiódł się, musi wypełniać cele palika. Zapisz cele palika i przemyśl, w jaki sposób możesz użyć indeksacji do osiągnięcia tych celów. Wybierz pomysły, na których, twoim zdaniem, powinieneś się skupić i zapisz je poniżej. Możesz również odnieść się do swoich wcześniejszych celów indeksacyjnych, aby przejrzeć, co dobrze funkcjonowało w przeszłości. Miesiąc/Rok: Cele palika Cele indeksacyjne Ostateczne trzy cele indeksacyjne: Zatwierdzone przez wyższego doradcę w paliku (data) Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 6 z 12

7 Logowanie 1. Przejdź do strony: familysearch.org 2. W razie potrzeby, kliknij Language [Język] wtedy ukaże się rozwijana lista wyboru języka. 3. W górnym prawym rogu strony kliknij Logowanie. 4. Wpisz swoją nazwę użytkownika oraz hasło i kliknij Logowanie. Przegląd informacji o użytkownikach W zakładce Zobacz znajdziesz listę wszystkich aktualnych użytkowników twojej grupy. W celu uporządkowania listy użytkowników kliknij na nagłówek kolumny na górze arkusza. Na przykład, aby posortować nazwiska w porządku alfabetycznym kliknij Nazwisko. Aby wyświetlić użytkowników z przypisaną konkretną funkcją, takich jak osoby rozstrzygające, kliknij na Filtruj według funkcji, by rozwinąć listę, z której wybierz funkcję. Aby zobaczyć lub edytować informacje o użytkowniku, kliknij na nazwisko danej osoby. 3 2 Wyszukiwanie użytkownika 1. Kliknij na zakładkę Wyszukaj. 2. Wpisz nazwisko użytkownika lub nazwę użytkownika bądź adres . Możesz zastąpić część nazwy wpisując gwiazdkę (*). Gwiazdka może być wpisana na początku, w środku bądź na końcu fragmentu nazwy. 3. Kliknij Wyszukaj. 4. Aby zobaczyć lub edytować informacje o użytkowniku, na liście wyników kliknij na nazwisko danej osoby Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 7 z 12

8 Edycja informacji o użytkowniku Możesz edytować informacje dotyczące palika lub okręgu bądź możesz wyznaczyć indeksującego do funkcji rozstrzygającego lub administratora grupy. Nie możesz uaktualniać innych informacji dotyczących użytkownika. Dany użytkownik może zaktualizować te informacje po zalogowaniu się na stronę internetową. 1. W zakładce Zobacz kliknij na nazwisko danej osoby. 2. Kliknij Edytuj. 3. Wprowadź zmiany w Podgrupie lub w polu nazwy Okręg. 4. Aby przydzielić funkcję, kliknij na pole obok Rozstrzygający lub Administrator grupy. 5. Kliknij Zapisz Wyświetlanie lub drukowanie raportów 1 1. Kliknij na zakładkę Raporty. 2. Wybierz rodzaj raportu. 3. Wybierz zakres, na przykład: kwartalny. 4. Wybierz przedział czasowy. 5. Wybierz format. HTML: Korzystaj z tej opcji, aby zobaczyć raport w trybie on-line. PDF: Korzystaj z tej opcji, aby wysłać raport mailem lub wydrukować go. CSV: Korzystaj z tej opcji, by zaimportować dane statystyczne do arkusza OpenOffice Calc, w celu przygotowania wykresów graficznych lub tabel. XLS: Korzystaj z tej opcji, by zaimportować dane statystyczne do arkusza MS Excel, w celu przygotowania wykresów graficznych lub tabel. 6. Kliknij na Wygeneruj raport. Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 8 z 12

9 Wybieranie osób rozstrzygających 1. Aby sprawdzić, którzy wolontariusze są już osobami rozstrzygającymi, wygeneruj raport z książki adresowej palika. 2. W celu znalezienia nowych osób rozstrzygających wygeneruj raport Statystyki Okręgu. Wyszukaj osoby indeksujące, które: a. Zindeksowały co najmniej wpisów. b. Mają niski poziom plików zwróconych do poprawy (< 0,01% liczby zindeksowanych wpisów). 3. Skontaktuj się z tymi osobami i zadaj następujące pytania: a. Czy zwracasz uwagę na szczegóły? Czy sprawdzasz wykonaną przez siebie pracę? b. Czy postępujesz zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w polach pomocy? c. Czy czytasz zawartość zakładki Informacje do projektu i postępujesz zgodnie z tymi instrukcjami? 4. Jeżeli tak, zaproś te osoby, aby zostały osobami rozstrzygającymi. Niech zapoznają się z lekcją szkoleniową dla osób rozstrzygających dostępną w trybie on-line. 5. Zmień ich informacje użytkownika i przypisz im rolę osób rozstrzygających. 2a 2b Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 9 z 12

10 Wysyłanie wiadomości 1 Możesz wysłać wiadomość do osób indeksujących i rozstrzygających z twojej grupy. Możesz informować użytkowników o zaplanowanych szkoleniach, przedstawiać dane statystyczne, wyznaczać cele do osiągnięcia, bądź wyjaśniać inne sprawy. 1. Kliknij na zakładkę Wiadomości. 2. Kliknij na Utwórz nową wiadomość. 3. Wpisz temat wiadomości. 4. Kliknij na kalendarz, by wyznaczyć datę upływu ważności wiadomości. Data upływu ważności wiadomości określa datę kiedy dana wiadomość zostanie automatycznie usunięta przez system. Domyślna wartość to 30 dni. 5. Wpisz treść wiadomości. Uwaga: Możesz wpisać do 2000 znaków. Nie wklejaj tekstu skopiowanego z Worda. 6. Kliknij Wyślij. Wiadomość zostanie wysłana do wszystkich użytkowników twojej grupy. 7. Aby zobaczyć wysłaną wiadomość, kliknij na daną wiadomość z listy. 8. Aby usunąć wiadomość, zaznacz pole obok wiadomości i kliknij Usuń wiadomość. Wiadomość zostanie usunięta u wszystkich użytkowników Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 10 z 12

11 Wysyłanie i Pożytkiem z wiadomości jest to, że ukazuje się w zakładce Wiadomości. Każdy może przeczytać wiadomość bez względu na to, czy posiada adres e- mailowy czy też nie. Jednakże możesz wysyłać wiadomość do wybranych osób, używając ich adresów owych. 1. Wygeneruj raport z książki adresowej palika w formacie CSV. 2. Skopiuj adresy owe z arkusza kalkulacyjnego i wklej je do pola UDW (ukryte do wiadomości) w wiadomości e- mailowej. 3. Przygotuj swoją wiadomość i wyślij jak zazwyczaj. Usunięcie użytkownika Postępuj zgodnie z instrukcjami, by określić, kiedy można usunąć użytkownika. Jeżeli użytkownik będzie niedostępny przez jakiś czas, ale planuje powrócić do indeksowania, pozostaw go na liście w systemie. Jeżeli członek Kościoła przeprowadza się, pokaż jemu lub jej jak uaktualnić informację na stronie Informacje o mnie i wybrać nowy palik. Jeżeli dany użytkownik nie chce dłużej brać udziału w indeksowaniu, usuń tego użytkownika W zakładce Zobacz, kliknij na pole znajdujące się obok nazwiska użytkownika, którego chcesz usunąć. 2. Kliknij Usuń. 3. Po komunikacie, Czy na pewno, kliknij OK. Użytkownik został usunięty z twojej grupy lub palika. Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 11 z 12

12 Dodanie użytkownika Większość użytkowników wybierze grupę lub palik, do którego należą w momencie logowania do programu indeksowania. Jednakże, będąc administratorem, jeżeli jest to konieczne, możesz dodawać użytkowników do twojej grupy. Będziesz potrzebował nazwę użytkownika danej osoby, by dodać jego lub ją do twojej grupy. 1. W dolnej części zakładki Zobacz, w polu obok Dodaj, wpisz nazwę użytkownika a następnie kliknij Dodaj. 1 Uwaga: Jeżeli błędnie wpiszesz nazwę użytkownika, w lewym dolnym rogu na czerwono ukaże się wiadomość o błędzie, informująca, że nie ma takiego użytkownika. Będziesz musiał ponownie wpisać nazwę i kliknąć: Dodaj. Dana osoba zostanie dodana do twojego palika lub grupy. Pomoc w pracy grudzień 2011 Copyright 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Strona 12 z 12