ERASMUS+ EDUKACJA DOROSŁYCH

Transkrypt

1

2 ERASMUS+ EDUKACJA DOROSŁYCH Spotkanie z Beneficjentami Akcji 2 Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych Konkurs 2015, 2016 i 2017 Warszawa, 24 lipca 2018 Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

3 PROGRAM SPOTKANIA Edukacji dorosłych - aktualności i specyfika Co słychać w projektach Aspekty formalne i jakościowe związane z realizacją projektów w Akcji 2 Praktyczne wskazówki nt. realizacji projektów edukacyjnych Zarządzanie danymi i raportowanie w narzędziu Mobility Tool+ Aspekty finansowe dotyczące rozliczeń projektów w Akcji 2 Upowszechnianie rezultatów projektów partnerstw strategicznych (w tym dwie platformy EPALE i Rezultatów Projektów) Pytania, dyskusja, ewentualne konsultacje

4 ZESPÓŁ AKCJI 2 DANE KONTAKTOWE Alina Respondek Koordynator Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ tel.: , arespondek@frse.org.pl Joanna Replin Główny specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ tel.: , jreplin@frse.org.pl Michał Chodniewicz Główny specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ mchodniewictel.: , mchodniewicz@frse.org.pl frse.org.pl Jakub Kozłowski Starszy specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ jkotel.: , jkozlowski@frse.org.pl Wojciech Zawadzki Starszy specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ mchotel.: , wzawadzki@frse.org.pl

5 ERASMUS+ EDUKACJA DOROSŁYCH Aktualności i specyfika sektora, rok 2018 Alina Respondek

6 Co nowego ciekawego w obszarze edukacji dorosłych? (1/4) SZANSA - Nowe możliwości dla dorosłych - nowy projekt w FRSE ( ) odpowiadający na Zalecenie Rady UE Ścieżki poprawy umiejętności. Nowe możliwości dla dorosłych (Upskilling pathways. New opportunities for Adults, 19 grudnia 2016). Cel projektu: wypracowanie i przetestowanie w praktyce innowacyjnych modeli wsparcia edukacyjnego dla wybranych grup osób dorosłych osób z niskimi umiejętnościami podstawowymi - wg schematu 3 kroków: 1) ocena umiejętności posiadanych teraz; 2) dostosowana do potrzeb oferta edukacyjna; 3) walidacja nabytych umiejętności.

7 Zalecenie Rady UE w sprawie kompetencji kluczowych (22 maja 2018) uaktualniony zestaw 8 kompetencji kluczowych. Kompetencje: 1) w zakresie rozumienia i tworzenia informacji, 2) w zakresie wielojęzyczności, 3) kompetencje matematyczne oraz w zakresie nauk przyrodniczych, technologii i inżynierii, 4) cyfrowe, 5) osobiste, społeczne i w zakresie uczenia się, 6) obywatelskie, Co nowego ciekawego w obszarze edukacji dorosłych? (2/4) 7) w zakresie przedsiębiorczości, 8) w zakresie świadomości i ekspresji kulturalnej.

8 Nowy siedmioletni program edukacyjny po Erasmus+ na lata budżet podwojony Co nowego ciekawego w obszarze edukacji dorosłych? (3/4) większe nastawienie na osoby dorosłe z niskimi umiejętnościami oba typy akcji zachowane w sektorze Edukacja dorosłych (projekty mobilności kadry i partnerstwa) w partnerstwach wydzielone będą partnerstwa na mniejszą skalę z uproszczonymi procedurami dla mniej doświadczonych organizacji działających lokalnie możliwe będą wyjazdy grupowe w projektach partnerskich osób dorosłych uczących się i działania lokalne są prawdopodobne priorytety krajowe

9 Co nowego ciekawego w obszarze edukacji dorosłych? (4/4) Ciekawe wyniki II edycji Badania Kapitału Ludzkiego w Polsce (BKL 2016/2017) - osoby dorosłe 25-59/64 lata, pytano o aktywność edukacyjną w ostatnich 12 miesiącach (4 tyg.) 76,5% dorosłych jest aktywnych edukacyjnie! łącznie z uczeniem się nieformalnym samo uczenie się nieformalne - 67,2%! uczenie się pozaformalne, ściśle zorganizowane, bez BHP i Ppoż - 39,5% (12%) edukacja formalna 6,6% (5,1%) Gorsze wyniki tradycyjnego Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL- Labour Force Survey 2017,w Polsce realizuje GUS) - osoby dorosłe lata, ostatnie 4 tyg. Rok Cel r. Europa 10,7% 10,7% 10,7% 10,8% 10,9% min. 15% Polska 4,3% 4,0% 3,5% 3,7% 4,0% min. 10%

10 FUNDACJA ROZWOJU SYSTEMU EDUKACJI

11 25 lat FRSE od 23 czerwca 1993 W tym 25 leciu obecność programu Grundtvig i sektora Edukacja dorosłych od roku Socrates GRUNDTVIG LLP GRUNDTVIG Erasmus+ EDUKACJA DOROSŁYCH

12 Co FRSE organizuje w nadchodzącym czasie Wydarzenia Kongres Rozwoju Systemu Edukacji w Warszawie pierwsza edycja Seminarium tematyczne Kluczowe kompetencje dorosłych w instytucjach kultury w Warszawie organizuje Zespół Edukacji Dorosłych FRSE Europejski Tydzień Umiejętności Zawodowych w Polsce (zapraszamy!), w tym: - Forum Edukacji Dorosłych organizuje Krajowe Biuro EPALE przy współpracy ZED Zapraszamy do odwiedzania strony Akademia Erasmusa+

13 Co FRSE organizuje w nadchodzącym czasie Konkurs Selfie+ (zgłoszenia do ) Konkurs będzie przeprowadzony w następujących kategoriach: a) Twój projekt w jednym ujęciu - za pomocą jednego zdjęcia przedstaw główny temat działań projektowych b) Europejskie dziedzictwo kulturowe w moim projekcie za pomocą jednego zdjęcia przedstaw, w jaki sposób twój projekt uświadamia uczestnikom i społeczeństwu znaczenie europejskiego dziedzictwa kulturowego.

14 EDUKACJA DOROSŁYCH W PROGRAMIE ERASMUS+ SPECYFIKA SEKTORA Definicja terminu EDUKACJA DOROSŁYCH na potrzeby programu Erasmus+ z Przewodnika po Programie Erasmus Wszystkie formy niezawodowej edukacji dorosłych zarówno o charakterze formalnym, jak i pozaformalnym i nieformalnym w odniesieniu do ustawicznego szkolenia zawodowego = continuous vocational training, zobacz kształcenie i szkolenia zawodowe Tematy dotyczące edukacji zawodowej wstępnej i ustawicznej kierujemy do sektora Kształcenia i szkolenia zawodowe.

15 EDUKACJA DOROSŁYCH W PROGRAMIE ERASMUS+ SPECYFIKA SEKTORA Typowi wnioskodawcy i beneficjenci sektora Edukacja dorosłych: stowarzyszenia i fundacje aktywne w obszarze edukacji dorosłych (w tym Uniwersytety Trzeciego Wieku, Uniwersytety Ludowe oraz organizacje pozarządowe zajmujące się niepełnosprawnymi) instytucje kultury (w tym biblioteki, muzea, domy kultury) firmy aktywne w obszarze edukacji dorosłych, np. szkoły językowe urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej i inne publiczne placówki wspierające rozwój dorosłych w obszarze niezawodowym centra edukacji dorosłych (np. Centra Kształcenia Ustawicznego, w strukturze których są szkoły ogólnokszt. dla dorosłych) inne organizacje, jeśli są aktywne w obszarze edukacji dorosłych, np. zakłady penitencjarne, uczelnie (np. Uniwersytety Otwarte lub Uniwersytety Trzeciego Wieku przy uczelniach)

16 SEKTOR EDUKACJA DOROSŁYCH - DEFINICJA Rozumienie obszaru EDUKACJI DOROSŁYCH na potrzeby programu Erasmus+ Edukacja dorosłych rozumiemy w programie jako Edukacja niezawodowa dorosłych Kadra edukacji dorosłych jej uczenie się w programie to Doskonalenie zawodowe kadry - zdobywanie kompetencji potrzebnych do wspierania niezawodowej edukacji osób dorosłych Dorośli słuchacze ich uczenie się w programie to Edukacja niezawodowa dorosłych, czyli uczenie się dorosłych w celu zdobycia kompetencji niezawodowych W projektach finansowanych przez sektor są określane grupy dorosłych słuchaczy oraz ich potrzeby edukacyjne w obszarze edukacji niezawodowej. Kadry wspierają rozwój kompetencji niezawodowych tych osób.

17 STRUKTURA SEKTORA EDUKACJA DOROSŁYCH Akcja 1. Mobilność edukacyjna Mobilność kadry edukacji dorosłych projekty trwające od 12 do 24 miesięcy dot. rozwoju organizacji aktywnej w obszarze niezawodowej edukacji dorosłych oraz doskonalenia jej kadry w tym obszarze działania w projekcie: zagraniczne wyjazdy edukacyjne kadry jw. (np. job shadowing, udział w kursach, seminariach, prowadzenie zajęć w obszarze niezawodowej edukacji dorosłych) budżet w 2018 r.: EUR termin składania wniosków: 1 lutego 2018 Akcja 2. Współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych projekty partnerskie trwające od 12 do 36 miesięcy realizowane wspólnie z partnerami z Europy dwa typy projektów: 1) partnerstwa wspierające wymianę dobrych praktyk (35% budżetu), 2) partnerstwa na rzecz innowacji (65% budżetu) działania w projekcie: spotkania partnerów, wymiana dobrych praktyk i doświadczeń, wyjazdy szkoleniowe dla kadry i słuchaczy, tworzenie innowacyjnych produktów i ich upowszechnianie budżet w 2018 r.: EUR (w tym na TCA) termin składania wniosków: 21 marca 2018 EPALE e-platforma na rzecz uczenia się dorosłych w Europie

18 STATYSTYKI SEKTORA EDUKACJA DOROSŁYCH akcja 1 - złożone akcja 1 - dofinansowane akcja 2 - złożone akcja 2 - dofinansowane Rok konkursowy 2018 Akcja 2 Złożone wnioski: 93 Zatwierdzone wnioski: 48 (25 - na rzecz innowacji, 23 - wymiana dobrych praktyk) Wnioski na liście rezerwowej: 8 Łączne przyznane dofinansowanie : blisko 6,6 ml EUR Średni przyznany budżet: 137 tys. EUR (194 tys.- na rzecz innowacji, 73 tys.- wymiana dobrych praktyk)

19 ŹRÓDŁA INFORMACJI Strony internetowe programu (polska i europejska) oraz strona FRSE (np. Przewodnik po programie, komunikaty) EPALE (inspiracje, partnerzy) Publikacje NA - raporty roczne z realizacji programu, publikacje sektorowe, broszury tematyczne - kwartalnik Europa dla Aktywnych - czasopismo Języki Obce w Szkole ; raporty Eurydice Wyniki poprzednich konkursów oraz przykłady dobrych praktyk (Platforma Rezultatów Programu Erasmus+ Informacje na temat badań związanych z wdrażaniem projektów dofinansowanych przez FRSE Seminaria, konferencje, szkolenia, konsultacje organizowane przez NA ; Newsletter programu Erasmus+ i FRSE Wyniki poprzednich konkursów oraz przykłady dobrych praktyk (Platforma Rezultatów Programu Erasmus+

20 Platforma Rezultatów Projektów Erasmus+ Fotoreportaże ŹRÓDŁA INSPIRACJI Oblicza niezawodowej edukacji dorosłych w programie Erasmus+. Korzyści z realizacji projektów -niezawodowej-edukacji-doroslychw-programie-erasmusplus-korzysciz-realizacji-projektow/ Europa dla Aktywnych EDUinspiracje

21 Omówienie aspektów formalnych oraz jakościowych związanych z realizacją i rozliczaniem projektu Wojciech Zawadzki

22 KATEGORIA: ZARZĄDZANIE I WDRAŻANIE PROJEKTU Działania i rezultaty z tej kategorii muszą odzwierciedlać zapisy we wniosku. Przykładowe działania: Zarządzanie projektem (planowanie, komunikacja, współpraca z partnerami). Materiały i narzędzia na małą skalę, w tym dot. dotyczące uczenia się/nauczania/szkoleń ; wirtualna współpraca i działania lokalne (np. działania projektowe ze słuchaczami, w tym szkolenia, organizowanie i zapewnianie mentoringu w ramach uczenia się/działań szkoleniowych, itd.). Działania związane z informowaniem, promowaniem i rozpowszechnianiem projektu (np. broszury, ulotki, informacje na stronach internetowych itd.).

23 KATEGORIA: MIĘDZYNARODOWE SPOTKANIA PROJEKTOWE Domyślnym miejscem wyjazdu i przyjazdu uczestników spotkań są siedziby organizacji wysyłających i przyjmujących (wyjątki należy uzasadnić na etapie raportowania). Należy wykazać formalne powiązanie organizacji Beneficjenta z uczestnikiem wyjazdu (zatrudnienie w organizacji lub jako wolontariusz lub osoby uczące się w organizacji beneficjenta). Przykładowe działania: Robocze spotkania związane z koordynacją i wdrażaniem projektu również możliwy jest udział słuchaczy, jeżeli jest to uzasadnione celami projektu.

24 KATEGORIA: MIĘDZYNARODOWE DZIAŁANIA ZWIĄZANE Z UCZENIEM SIĘ / NAUCZANIEM / SZKOLENIAMI Beneficjent musi wykazać formalny związek z uczestnikami działania - uprawione osoby to pracownicy i słuchacze organizacji Beneficjenta (zależnie od typu działania). Działania z udziałem słuchaczy i te dla kadry trwające powyżej 2 miesięcy mogą się odbywać wyłącznie w Krajach Programu i w mieście, w którym siedziby mają instytucje Unii Europejskiej. Działania mogą łączyć różne formy szkoleniowe: warsztaty, wykłady, praktyki, seminaria, wizyty studyjne, itp.

25 KATEGORIA: REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ (RPI) Koordynator jest zobowiązany umieścić rezultaty projektu na Platformie Rezultatów Projektów E+). Osoba pracująca nad RPI musi być formalnie powiązana z organizacją (zatrudnienie lub jako wolontariusz) i być związana z danym obszarem edukacji. Nie można finansować pracy w kategoriach managers i administrative staff przy braku akceptacji przez NA dofinansowania dla tych kategorii. Przykładowe działania: Rezultaty pracy intelektualnej/materialne produkty takie jak programy nauczania, materiały pedagogiczne, otwarte zasoby edukacyjne (OER), narzędzia informatyczne, analizy, badania, metody wzajemnego uczenia się itd.). Rezultaty pracy intelektualnej muszą być istotne pod względem jakościowym i ilościowym oraz możliwe do szerokiego wykorzystania.

26 KATEGORIA: WYDARZENIA UPOWSZECHNIAJĄCE REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ (WURPI) WURPI są możliwe do zrealizowania wyłącznie w odniesieniu do RPI, dla których przyznano dofinansowanie. Dofinansowanie może dotyczyć tylko tych uczestników WURPI, którzy nie są związani z organizacjami Beneficjenta (nie dla pracowników organizacji). Miejscem wydarzenia może być wyłącznie kraj, w którym ma siedzibę Beneficjent (koordynator albo partner) albo jedno z miast, w których siedziby mają instytucje Unii Europejskiej. Przykładowe działania: Krajowe i transnarodowe konferencje, seminaria i wydarzenia mające na celu wymianę i rozpowszechnianie rezultatów pracy intelektualnej zrealizowanych w ramach projektu.

27 KATEGORIA: WSPARCIE UCZESTNIKÓW PROJEKTU ZE SPECJALNYMI POTRZEBAMI, KOSZTY NADZWYCZAJNE Wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami: Możliwość wykorzystania kategorii budżetu Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami jest ograniczona tylko do uczestników biorących udział w Międzynarodowych Działaniach Związanych z Uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami. Koszty nadzwyczajne: Zakup usług i towarów niezbędnych do realizacji projektu, których beneficjenci nie są w stanie zapewnić samodzielnie. Nie mogą obejmować typowego sprzętu biurowego wykorzystywanego w ramach bieżącej działalności.

28 OBOWIĄZKI WSZYSTKICH BENEFICJENTÓW, W TYM KOORDYNATORA (ART. II.2.1, II.2.2 WO) Beneficjenci - partnerzy projektu są odpowiedzialni solidarnie za realizację projektu zgodnie z postanowieniami umowy, w tym zapisami wniosku o dofinansowanie. Beneficjenci powinni stworzyć i przyjąć wewnętrzną umowę dot. realizacji obowiązków wynikających z umowy. Partnerzy są zobowiązani do: informowania Koordynatora o wszelkich zmianach mogących mieć wpływ na realizowany projekt, np. o swojej sytuacji prawnej, dostarczania Koordynatorowi wszelkich informacji oraz dokumentacji niezbędnej m. in. dla procesów raportowania, kontroli i monitoringu, dostarczania informacji oraz dokumentacji bezpośrednio do NA i KE zgodnie z zapisami Umowy finansowej.

29 OBOWIĄZKI KOORDYNATORA (ART. II.2.3 WO, I.4.8 WS) Monitorowanie projektu pod względem jego prawidłowej realizacji. Pośredniczenie w komunikacji pomiędzy pozostałymi beneficjentami i NA. Informowanie NA o wszelkich zmianach dot. każdego Beneficjenta (dane adresowe, stan prawny, finansowy, własnościowy, organizacyjny). Informowanie NA o wszelkich wydarzeniach i ogólnościach, które mogą mieć wpływ na zmianę realizowanego projektu. Dostarczanie NA wszelkich informacji i dokumentacji związanej z realizowanym projektem, zgodnie z postanowieniami Umowy. Przekazywanie pozostałym Beneficjentom otrzymanych środków finansowych bez zbędnej zwłoki (za pomocą przelewów bankowych).

30 WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI Częste i regularne kontakty owe. Nie kasujemy i, zbieramy dokumentację ustaleń/próśb. Powołujemy się, podpinamy do korespondencji ważne e z ustaleniami. Spotkania partnerów jesteśmy dobrze przygotowani i uczestniczymy aktywnie. Spotkanie w Polsce starannie przygotowujemy i dokumentujemy, rozsyłamy informacje, wymagania, notki po spotkaniach/ protokoły. Uzgadniamy z partnerami wszystkie ważne etapy i zadania ustalamy kto, co i kiedy robi. Spisujemy uzgodnienia podczas spotkań - protokoły podpisujemy lub zachowujemy akceptację ową.

31 Zmiany w projektach ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW (1/5) O wszystkich istotnych zmianach należy informować NA z odpowiednim wyprzedzeniem, choć nie wszystkie modyfikacje wymagają zgody NA/aneksu. Najczęściej zgłaszane przez beneficjentów zmiany dotyczą harmonogramu realizowanych działań oraz zmian w budżecie. Wprowadzane zmiany nie mogą zmieniać głównych założeń projektu i muszą być dobrze uzasadnione. Zalecane jest, aby korespondencja dotycząca wprowadzanych zmian, w tym ewentualnych zgód wyrażanych przez NA, była przechowywana w dokumentacji projektu. Wszystkie merytoryczne zmiany należy opisać w raporcie końcowym. Zalecane jest także dokumentowanie wszelkich zmian w odniesieniu do zadań poszczególnych partnerów.

32 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW (2/5) Zmiany w umowie finansowej wymagające podpisania aneksu z NA: zmiana formy prawnej i nazwy beneficjenta (nie dotyczy zmiany samej nazwy), zmiana organu prowadzącego, zmiana rachunku bankowego, zmiana okresu realizacji projektu, zmiana harmonogramu sprawozdawczości (terminów składania raportów), zmiany w budżecie (przekroczenie limitów określonych w umowie), Do powyższego wykazu mogą zostać dodane kolejne sytuacje wymagające aneksu. - W przypadku ww. zmian należy złożyć wniosek o zmianę najpóźniej na 30 dni przed końcem okresu obowiązywania umowy (zakończeniem realizacji projektu)

33 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW (3/5) Aktualizowanie zapisów w Mobility Tool+ Zalecamy wprowadzanie na bieżąco danych dotyczących realizowanych działań. Dostęp do MT+ ma reprezentant prawny organizacji oraz osoba do kontaktu. Istnieje możliwość dodawania dodatkowych uprawnionych osób istnieje możliwość określenia poziomu uprawnień (podgląd, edycja). Każdy z partnerów w projekcie, po otrzymaniu uprawnień od koordynatora, ma możliwość wprowadzania oraz edycji danych. Przed złożeniem raportu końcowego należy dopilnować, aby wszystkie dane zostały wpisane do narzędzia.

34 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW (4/5) Zapewnienie możliwości szybkiego kontaktu z osobami zaangażowanymi w realizację projektu NA w pierwszej kolejności kontaktuje się z osobą wskazaną w umowie jako osoba do kontaktu. Preferowane rozwiązanie: żeby więcej niż jedna osoba była w pełni zorientowana w sprawach projektowych. W wyjątkowych okolicznościach - jeśli pytanie w sprawie projektu kieruje do NA inna osoba z organizacji niż jej prawny przedstawiciel lub osoba do kontaktu, prosimy wówczas, żeby było ono kierowane także do wiadomości osoby kontaktowej podanej w umowie finansowej. W przypadku zmiany osoby do kontaktu należy bezzwłocznie poinformować NA w formie pisemnej. Pismo musi być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentowania danej organizacji.

35 ASPEKTY FORMALNE I JAKOŚCIOWE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROJEKTÓW (5/5) Obowiązek informowania o otrzymanym dofinansowaniu Obowiązek ten oraz zasady wykorzystania emblematów UE określa umowa finansowa (art.ii.8 WO). Dodatkowo kwestie te opisuje materiał opracowany przez FRSE: Zastosowanie logo programu Erasmus+ ( Nie wolno posługiwać się logo FRSE. Informacje na stronie internetowej powinny być na bieżąco aktualizowane. Publikacje na temat projektu powinny zawierać wyczerpujące informacje na temat projektu (podstawowe dane: tytuł projektu, informacja o sektorze programu Erasmus+ i akcji, informacje na temat celów projektu i jego uczestnikach). Beneficjenci mają obowiązek upowszechniania rezultatów projektów na Platformie Rezultatów Projektów Erasmus+

36 ZGŁASZANE PROBLEMY - Z RAPORTÓW POSTĘPU I WIZYT MONITORUJĄCYCH Problemy związane z komunikacją z partnerami, w tym monitorowanie postępu prac przez koordynatora. (czy rzeczywiście?) Niskie dofinansowanie na zarządzanie projektem w ramach PMI, w porównaniu do pozostałych kategorii budżetowych. Rozliczanie kategorii ryczałtowych, np. w kontekście wyjazdów i rzeczywiście poniesionych kosztów. Brak angażowania się partnerów w projekt, np. brak pełnej reprezentacji na spotkaniach. Realizacja działań, na które obniżono dofinansowanie w wyniku oceny jakościowej.

37 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH DODATKOWA DOKUMENTACJA Poza dokumentami określonymi w umowie (Zał. III, WO), należy przechowywać dokumenty merytoryczne np.: umowy z usługodawcami (np. osobami zapewniającymi przygotowanie językowe, grafikami opracowującymi materiały promocyjne), programy szkoleń zagranicznych, wypracowane produkty, wyniki prac: sprawozdania z wyjazdów, artykuły dotyczące realizacji projektu itp., dokumentacja dotycząca ewaluacji mobilności i całego projektu, fotografie, nagrania, korespondencja z partnerami i NA, zapisy stron internetowych, dokumentacja związana z upowszechnianiem i wdrażaniem rezultatów.

38 RAPORTY POSTĘPÓW, PRZEJŚCIOWE I KOLEJNE PŁATNOŚCI ZALICZKOWE Wymóg złożenia raportu postępów dotyczy wszystkich projektów, zgodnie z zapisami umowy finansowej. Wymóg złożenia raportu przejściowego dotyczy projektów: powyżej 24 miesięcy (zawsze ma miejsce druga płatność zaliczkowa) z zabezpieczeniem w przypadku rozłożenia płatności zaliczkowych na większą liczbę rat, z zabezpieczeniem w przypadku rat refundowanych. Termin dla NA na sprawdzenie raportu / wypłatę płatności: 60 dni.

39 RAPORT KOŃCOWY ROZLICZENIE PROJEKTU Ocena realizacji projektu będzie opierać się na: raporcie końcowym złożonym przez Koordynatora wg kryteriów określonych m. in. w zał. III, produktach i rezultatach wytworzonych w ramach projektu. NA weźmie pod uwagę także informacje z innych źródeł, w tym przeprowadzonych wizyt monitorujących i kontroli. Ocena w oparciu o kryteria jakościowe i ocenę punktową uzyskaną w ramach 100 punktowej skali ustalone przez Komisję Europejską.

40 Raport a wniosek RAPORT KOŃCOWY ROZLICZENIE PROJEKTU Przy pisaniu raportu należy odnosić się do planów opisanych we wniosku. Ewentualne zmiany należy przedstawić i uzasadnić. Należy przedstawiać jak najbardziej konkretne informacje dotyczące poszczególnych aspektów realizacji projektu (np. w przypadku działań upowszechniających - dane na temat dat przeprowadzenia spotkań, liczby i profilu ich uczestników oraz tematyki działań). Inne istotne kwestie Przy powoływaniu się na publikacje internetowe dobrze jest podać bezpośredni link do nich. Jeśli przy realizacji projektu wykorzystywana była platforma EPALE, warto opisać to w raporcie.

41 RAPORT KOŃCOWY ROZLICZENIE PROJEKTU Stopień realizacji działań i ich jakość a wysokość dofinansowania Niezrealizowane/nieuprawnione mobilności, działania, itp. -> nieuznanie dofinansowania tych działań. Jeśli wynik punktowy niższy niż 50 punktów, NA zmniejszy ostateczną kwotę przyznanego dofinansowania z uwagi na niski poziom jakości, częściową lub nieterminową realizację projektu.

42 REKOMENDACJE I UWAGI Zmiany numeru rachunku bankowego beneficjenta po zakończeniu projektu, przed płatnością końcową należy zgłosić NA najpóźniej w dniu złożenia raportu końcowego (mail do opiekuna umowy oraz zaktualizowana Ankieta Beneficjenta, za pośrednictwem systemu FRSE OnLine). Uwzględnianie przy realizacji projektu ew. rekomendacji ekspertów oceniających wnioski. Zachęta do wykorzystywania platformy EPALE przy realizacji projektów. Zakładka Zarządzanie projektem na stronie zawierająca odnośniki do najważniejszych dokumentów, informacje na temat zasad raportowania, upowszechniania rezultatów projektów oraz wytyczne dotyczące zasad stosowania logo programu.

43 PROSIMY PAMIĘTAĆ O: Dokumentowaniu wszystkich działań, w tym wyjazdowych Stronie internetowej od początku realizacji, stale uaktualniana Współpracy z lokalnymi organizacjami i instytucjami w miarę możliwości rozszerzyć działania projektowe poza własną organizację. Ewaluacji projektu powinna obejmować cały okres trwania projektu i w szczególności uwzględniać opinie i potrzeby uczestniczących w projekcie słuchaczy Promocji projektu i wdrażaniu rezultatów nie tylko wewnątrz własnej organizacji, ale wśród szerszej społeczności lokalnej / w kraju. Kontaktowaniu się z Narodową Agencją w przypadku jakichkolwiek problemów i wątpliwości związanych z realizacją projektu.

44 SYSTEM MOBILITY TOOL+ Zarządzanie danymi i raportowanie Jakub Kozłowski

45 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Pracownik NA Beneficjent Uruchomienie transferu danych Otrzymanie wiadomości

46 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Link do narzędzia odnajdziemy na stronie internetowej Programu:

47 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Koordynator loguje się do MT+ przez EU Login (jeśli nie był wcześniej zarejestrowany, konieczna jest rejestracja)

48 MOBILITY TOOL+ WPROWADZENIE Do logowania się do Mobility Tool+ należy użyć dokładnie tego samego adresu , na który przyszło powiadomienie o dostępie do projektu.

49 Dane wprowadzane przez beneficjenta do MT+: MOBILITY TOOL+ DANE zarządzanie projektem (okres) międzynarodowe spotkania projektowe (uczestnicy) działania związane z uczeniem się, nauczaniem, szkoleniami (rodzaj działania, opis, uczestnicy) rezultaty pracy intelektualnej (opis, osoby, liczba dni) wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej (opis, liczba uczestników) koszty nadzwyczajne (wartość rzeczywista, opis) Beneficjent nie może zmieniać danych własnej organizacji (np. nazwy, adresu) ani dat realizacji projektu - może to zrobić tylko NA. Dane w MT+ należy uzupełniać na bieżąco!

50 SYSTEM MOBILITY TOOL+ Raport postępu/przejściowy Jakub Kozłowski

51 RODZAJE RAPORTÓW Raport przejściowy jest to raport z realizacji działań projektowych, któremu towarzyszy płatność w przypadku potwierdzenia wykorzystania 70% wypłaconych płatności zaliczkowych Raport postępu jest to raport z realizacji działań projektowych bez płatności Informacje o liczbie, datach złożenia i rodzajach wymaganych raportów odnajdą Państwo w umowie finansowej w punkcie Raporty przejściowe / postępu i kolejne płatności zaliczkowe artykuł I.4.3.

52 RAPORTOWANIE - TERMINY Należy zwrócić uwagę na rozróżnienie kwestii daty na sporządzenie raportu przejściowego / postępu oraz dat związanych z okresem sprawozdawczym. W przypadku okresów sprawozdawczych datą początkową zawsze jest data wymieniona na stronie zerowej umowy finansowej (pole: data rozpoczęcia), zaś datą końcową są konkretne daty wymienione w części Raporty przejściowe / postępu i kolejne płatności zaliczkowe (Artykuł I.4). Wyjątkiem są umowy zabezpieczone ratami refundowanymi. Poszczególne raporty powinny być złożone maksymalnie do 30 dni po danym okresie sprawozdawczym i ta data jest określona w każdej umowie finansowej. NA ma 60 dni na ocenę poszczególnych raportów i ewentualną wypłatę płatności zaliczkowych. W przypadku prośby o uzupełnienia do raportu czas na ocenę się wstrzymuję. Informacje o akceptacji poszczególnych raportów otrzymają Państwo za pośrednictwem wiadomości .

53 RAPORTOWANIE Projekty składają raporty za pomocą narzędzia Mobility Tool+ (informacje z nim związane oraz odnośnik do tego portalu znajduję się na naszej stronie internetowej w zakładce raportowanie: Raporty przejściowy / postępu składa się 2 części: Samego raportu (część merytoryczna i finansowa) Declaration of honour (podpisany skan przez przedstawicieli prawnych) Raport składany jest w wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą narzędzia Mobility Tool+. Informację o udostępnieniu raportu otrzymają Państwo za pomocą wiadomości z systemu.

54 SYSTEM MOBILITY TOOL+ Raport końcowy Jakub Kozłowski

55 RAPORT KOŃCOWY - POCZĄTEK Przed przystąpieniem do składania raportu końcowego: 1. Zapoznanie się z filmikami instruktażowymi: 2. Sprawdzenie aktualności danych opisu działań i ich uczestników 3. Sprawdzenie poprawności budżetu zgodnie z umową finansową z NA

56 RAPORT KOŃCOWY - KROKI 1. Wygenerowanie raportu końcowego 2. Wypełnienie raportu, w tym aktualizacja streszczenia projektu 3. Wydrukowanie, podpisanie i zeskanowanie oświadczenia (dostępne po zakończeniu wypełniania raportu -> START SUBMISSION PROCESS) 4. Dodanie wymaganych załączników (Oświadczenie) 5. Wysłanie raportu w formie elektronicznej Przycisk -> SUBMIT BENEFICIARY REPORT 6. Po wysłaniu raport będzie zablokowany do edycji 7. Narodowa Agencja może przywrócić beneficjentowi dostęp do danych projektu, jeśli raport końcowy wymaga uzupełnień. W takich przypadkach beneficjent otrzyma powiadomienie z Narodowej Agencji.

57 Złożenie raportu Narodowa Agencja Beneficjent Ocena jakościowa raportu przez ekspertów Analiza finansowa - ostateczna kwota dofinansowania jest uzależniona nie tylko od stopnia realizacji działań, ale również od ich jakości Uzupełnienia do raportu w przypadku problemów/niejasności Informacja o rozliczeniu raportu

58 RAPORT KOŃCOWY TERMINY/POMOC Termin na złożenie raportu końcowego: do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu Termin na rozliczenie raportu końcowego przez NA: do 60 dni od otrzymania raportu końcowego (UWAGA! Wezwania do przesłania wyjaśnień/uzupełnień/złożenia poprawionego raportu wstrzymują bieg okresu rozliczenia) W przypadku problemów: instrukcja obsługi systemu: wsparcie techniczne: mtool_helpdesk@frse.org.pl kontakt z opiekunem projektu

59 MONITORING PROJEKTÓW Jakub Kozłowski

60 MONITORING - CELE sprawdzenie zgodności realizacji projektu z założeniami wsparcie beneficjenta poznanie projektu i beneficjenta

61 MONITORING - RODZAJE Bieżący (zdalny, w oparciu o raporty postępów/przejściowe) Telefoniczny (zdalny, w oparciu o rozmowę telefoniczną) Wizyta monitorująca (w oparciu o specjalny kwestionariusz) Wizytacja w trakcie działania projektowego (obserwacja działań)

62 POWODY WIZYTY MONITORUJĄCEJ zaniepokojenie NA o prawidłową realizację projektu, realizacja kilku projektów przez jednego beneficjenta, zabezpieczenie umowy gwarancją finansową, ratami refundowanymi, rozłożenie płatności na większą liczbę zaliczek, wyjątkowość projektu (tematyka, innowacyjność, grupa docelowa), identyfikacja przykładów dobrych praktyk.

63 Upowszechnianie rezultatów Joanna Replin

64 UPOWSZECHNIANIE KLUCZOWE DEFINICJE Rezultaty: materialne (programy szkoleniowe, podręczniki, narzędzia) niematerialne (przyrost wiedzy, umiejętności, motywacji) Upowszechnianie rezultatów zaplanowany proces rozprzestrzeniania wyników/rezultatów projektu na szeroką skalę. Promocja projektu działania odbywające się w trakcie projektu oraz towarzyszące upowszechnianiu projektu (wzmacniają jego efekty). Jej przedmiotem nie są rezultaty, a informacje, idee itp. Trwałość jest zdolnością kontynuowania projektu i wykorzystywania jego wyników po zakończeniu okresu finansowania.

65 UPOWSZECHNIANIE VS. PROMOCJA W każdym działaniu upowszechniającym występują elementy promocji. Natomiast nie w każdych działaniach promocyjnych występują elementy upowszechniania rezultatów projektów. Różni je PRODUKT, TREŚĆ.

66 STRATEGIA UPOWSZECHNIANIA Jakie są CELE upowszechniania? CO będziemy upowszechniać i wykorzystywać? DO KOGO należy skierować przekaz? JAKIE metody upowszechniania zastosować (działania)? KTO będzie odpowiedzialny za realizację działań (zasoby)? KIEDY będą upowszechniane rezultaty (harmonogram)? Jakie ZASOBY jesteśmy w stanie przeznaczyć na ten cel (budżet)? JAK MIERZYĆ efekty upowszechniania (ewaluacja)?

67 TRWAŁOŚĆ REZULTATU A UPOWSZECHNIANIE Trwałość jest zdolnością kontynuowania projektu i wykorzystywania jego wyników po zakończeniu okresu finansowania. Przykłady działań zwiększających trwałość rezultatów: Włączanie rezultatów w procedury organizacji/instytucji Włączanie wypracowanych rekomendacji, nowych pomysłów w działania innych organizacji/instytucji Otwarte licencje

68 DZIAŁANIA I NARZĘDZIA UPOWSZECHNIANIA Strony internetowe, media społecznościowe Prezentacje/pokazy na konferencjach, spotkaniach, seminariach Szkolenia dotyczące rezultatów Artykuły, broszury, ulotki, publikacje Wywiady/wystąpienia w mediach Platforma rezultatów projektów Erasmus+ Platforma EPALE

69 Outputs do not guarantee impact!

70 ZESPÓŁ AKCJI 2 DANE KONTAKTOWE Alina Respondek Koordynator Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ tel.: , arespondek@frse.org.pl Joanna Replin Główny specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ tel.: , jreplin@frse.org.pl Michał Chodniewicz Główny specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ mchodniewictel.: , mchodniewicz@frse.org.pl frse.org.pl Jakub Kozłowski Starszy specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ jkotel.: , jkozlowski@frse.org.pl Wojciech Zawadzki Starszy specjalista Zespołu Edukacja Dorosłych Erasmus+ mchotel.: , wzawadzki@frse.org.pl