Nowoczesne podejście do systemu logistycznego-strategie zarządzania logistycznego

Transkrypt

1 Małgorzata Baryła-Paśnik 1, Wiesław Piekarski 2, Monika Pecyna 3, Anna Piecak 4, Kamil Depo 5 Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie Nowoczesne podejście do systemu logistycznego-strategie zarządzania logistycznego Wstęp Aktualnie strategie logistyczne jak większość strategii przedsiębiorstwa podczas ich funkcjonowania ulegają ciągłym zmianom, które są wynikiem zachodzących zmian na rynku. Warunkiem dobrej strategii logistycznej jest precyzyjne i konkretne określenie działań takich jak: Zaplanowanie i przyjęcie optymalnej struktury dystrybucji, Sformułowanie wymagań klientów obejmujących jakość i poziom obsługi, Wyznaczenie pozycji organizacji na rynku, Optymalizacja kosztów logistycznych takich jak: magazynowanie, transport, realizacja zapasów. W aktualnie trudnym rynku produkcji, dystrybucji i usług bieżących, każde przedsiębiorstwo podejmuje szereg działań, aby dostosować swoje strategie i działania do bieżących sytuacji środowiskowych. Jednym z podstawowych celów zarządzania logistycznego jest uzyskanie maksymalnej produktywności organizacji, maksymalna jakość produktu dostosowana konsumentowi przy jak najniższych kosztach logistycznych. Głównymi problemami logistycznymi, które wywierają bardzo istotny wpływ na organizację: Optymalny wybór wiodących i strategicznych dostawców, Właściwe decyzje w zakresie usług transportowych w procesach logistycznych, Poprawna gospodarka magazynowa (wewnętrzna czy też korzystanie z usług zewnętrznych), Budowa sieci dystrybucji organizacji czy też wykorzystanie zewnętrznych operatorów, Zoptymalizowanie struktury sprzedaży wyrobów czy usług. Wyżej sformułowane problemy są ściśle związane z działalnością danej organizacji, a ich realizacja i rozwój mogą kształtować się na przestrzeni wielu lat. O słuszności podejmowanych decyzji przez przedsiębiorstwo, mogą decydować dłuższe okresy czasu ujęte jako perspektywiczne. Potrzeby logistyczne w danej organizacji kształtują się wraz z wypracowaniem i podjęciem działań związanych z handlem, usługami, zaopatrzeniem i dystrybucją. Aktualnie na nowoczesnym i rozwiniętym rynku dla klienta nie liczy się tylko sam produkt, jakość i jego cena a większe znaczenie ma system dystrybucji i obsługi w łańcuchu logistycznym. Zarządzanie logistyczne będące elementem strategii każdej organizacji ma ścisły związek z podmiotami, bardzo wyraźnie nastawiają się na wysoki nacisk obejmujący relacje z klientami, dostawcami oraz wewnątrz organizacji. Działalność organizacji opiera się na relacjach wewnętrznych i zewnętrznych a nie tylko na maksymalizacji zysku, co związane jest z operacjami logistycznymi. Właściwie zarządzana organizacja opiera się przede wszystkim na posiadaniu stałych dostawców, klientów i kontrahentów, którzy będą postrzegać firmę jako atrakcyjnego partnera w biznesie, budowie wzajemnego partnerstwa. Wizerunek firmy jest bardzo ważny, stąd zarządzający starają się budować swoje marki na zaufaniu do swoich produktów i usług, które oparte są na pewności, że klient otrzyma gwarantowanej jakości dobro czy usługę, a dostawca ma świadomość, że firma wywiąże się ze swoich zobowiązań. Aktualnie priorytetem działalności 1 Mgr inż. Małgorzata Baryła-Paśnik, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Wydział Inżynierii Produkcji, Katedra Energetyki i Środków Transportu. 2 Prof. Dr hab. inż. Wiesław Piekarski, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Wydział Inżynierii Produkcji, Katedra Energetyki i Środków Transportu. 3 Mgr inż. Monika Pecyna, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Wydział Inżynierii Produkcji, Katedra Energetyki i Środków Transportu. 4 Mgr inż. Anna Piecak, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Wydział Inżynierii Produkcji, Katedra Biologicznych Podstaw Żywności i Pasz. 5 Mgr inż. Kamil Depo, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Wydział Inżynierii Produkcji, Katedra Eksploatacji Maszyn i Zarządzania Procesami Produkcyjnymi. Logistyka 5/

2 organizacji jest stosowanie systemów logistycznych tak, aby osiągnąć zwiększenie przewagi konkurencyjnej. Dla tak przyjętych strategii zarządzania logistycznego należą: Strategia wiodącej pozycji na rynku pod względem kosztów (duży udział w rynku, polityka cenowa, ścisła kontrola kosztów, marketing i organizacja kosztów reklamy itp.), Strategia tworzenia unikalności w sferze produktu lub usługi, które można osiągnąć dzięki zróżnicowaniu głównych cech produktu, technologii, wzoru, jakości, estetyki itp, Strategia koncentracji produktu i usługi na określonym rynku, dzięki czemu istnieje możliwość obniżki kosztów. Wybór obszaru zarządzania logistycznego zależy od ogólnej przyjętej strategii organizacji. Wszystkie takie działania związane z obszarem rynku, rodzajem posiadanych klientów i dostawców oraz przyjętej i stosowanej strategii kosztów [1]. Podejście systemowe w nowoczesnej logistyce dostaw surowca i dystrybucji produktów mleczarskich Podstawowym aspektem nowoczesnego zarządzania logistyką jest podejście systemowe. Przyjęcie optymalnych działań w organizacji związane jest z szeregiem problemów w postaci ilościowej, bieżącej, taktycznej, umiejętność rozstrzygania jakościowych, zintegrowanych, rynkowych i strategicznych zadań, co w konsekwencji prowadzi do połączenia funkcji logistycznych z innymi obszarami funkcjonalnymi w sferze dostaw surowca, wytwarzania produktu oraz jego dystrybucji w danej organizacji z ogólnymi celami i strategia firmy. Wszystkie tak przyjęte działania i ich procedury są realizowane z przyjętą koncepcją systemowej logistyki, która umożliwia: Integrację logistyki w wspólnym systemie działań podmiotów, Organizację działów produkcji i usług wzajemnie zależnych w podsystemach oraz w całym systemie logistycznym, Połączenie celów układów logistycznych z ogólną strategią organizacji, Zintegrowanie działu logistyki w wewnętrzny dział zarządzania marketingowego, Dążenie do minimalizacji kosztów i maksymalizacji zysków, Optymalizowanie poziomu i struktury efektów logistycznych. Zastosowanie podejścia systemowego w nowoczesnej logistyce stwarza dobre i nowe fundamenty rozumienia problemów logistycznych, pozwala to sformułować nowe możliwości i korzyści w zakresie badań i kształtowania problemów logistyki w następujących obszarach: Terminologicznym (optymalizacja relacji i kategorii logistycznych daje możliwości zrozumienia istoty problemów logistycznych i ich uwarunkowań); Opisowym (pierwsza korzyść wynika z możliwości opisania i porównania różnych systemów logistycznych za pomocą jednakowej terminologii, co pomoże bliżej poznać problemy logistyki, a druga korzyść jest warunkowana uwzględnieniem współzależności przy opisie systemów. W rezultacie pozwala to na opisanie współdziałania podsystemów zamówień, magazynowania, transportu dla dobrego działania procesu transportu; Wyjaśniającym (czytelna i logiczna interpretacja słabo znanych lub nieznanych zależności między elementami systemu logistycznego); Konstrukcyjnym (opracowanie i przyjęcie właściwych decyzji związanych z budową struktury organizacyjnej systemu logistycznego) [2]. Kolejność postępowania w procedurze podejścia systemowego logistyki w działalności organizacji, zaprezentowano na rysunku Logistyka 5/2015

3 Analiza systemu Logistyka - nauka Kształtowanie systemu Wdrożenie systemu Klasyfikacja systemów Hierarchiczna strukturyzacja Analiza elementów interakcji systemowej Określenie otoczenia systemu i warunków brzegowych Sformułowanie celów Projektowanie i rozwój różnych wariantów systemu Ocena wariantów systemu Wybór najlepszego wariantu Testowanie wybra- Zastosowanie nowego systemu Kontrola i ocena systemu Rysunek 1. Algorytm postępowania w podejściu systemowym logistyki w organizacji [3] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Checkland P., 1990] Jednym z podstawowych i istotnych czynników niedostatecznego wzrostu zdolności i sprawności działania logistyki w organizacji jest niestosowanie w nich systemu podejścia [3]. Dobór właściwych struktur zarządzania organizacją Sprawne i efektywne funkcjonowanie systemu logistycznego jest zasadniczą częścią strategii zarządzania firmą. Efektywność działań jest jedną z właściwości systemu, które pozwalają na sprawne funkcjonowanie łańcucha logistycznego. Podstawową funkcją, jaka została postawiona przed strukturą organizacyjną, jest dążenie do minimalizacji dowolności i nieprzewidywalności zachowań w systemie logistycznym. W praktyce spotyka się szereg struktur organizacyjnych, przy czym do najpopularniejszych struktur organizacyjnych należą: Liniowa - (stosowana głównie w małych organizacjach o ograniczonym zakresie działalności i stabilnym środowisku)- (stosowana głównie w małych organizacjach o ograniczonym zakresie działalności i stabilnym środowisku) Rysunek 2. Przykład rozwiązania liniowego, grupowania czynności logistycznych [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Gabara W., 1989 r.] Sztabowa- ( stosowana w małych przedsiębiorstwach, która pozwala zwiększać efektywność wykorzystania zasobów). Logistyka 5/

4 Rysunek 3. Przykład rozwiązania sztabowego grupowania czynności logistycznych [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Gabara W., 1989 r.] Liniowo-sztabowa - (stanowi połączenie dwóch poprzednich struktur z możliwością zastosowania różnych firm, gdzie menadżer odpowiada zarówno za funkcje sztabowe jak i operacyjne), co zaprezentowano na rysunku 4. Rysunek 4. Przykład rozwiązania liniowo-sztabowego grupowania czynności logistycznych [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Gabara W., 1989 r.] Z logistyka jako funkcją - (wówczas logistyka wymaga zróżnicowanej struktury organizacyjnej), co przedstawiono na rysunku Logistyka 5/2015

5 Rysunek 5. Przykład działań w organizacji z logistyką jako funkcją [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Gabara W., 1989 r.] Macierzową - (optymalna organizacją między dwoma ekstremami przyjętymi dla programowania i funkcjonalnego podejścia). Sprawne i efektywne działanie wymaga koordynacji działań zachodzących w jednostkach organizacyjnych, co zaprezentowano na rysunku 6. Rysunek 6. System działań logistyki w organizacji macierzowej [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Gabara W., 1989 r] Z logistyką jako programem- Przyjmuje się, że rola programu jest wiodąca w działaniu całej organizacji. Wszystkie działy produkcji i usług są w pełni podporządkowane przyjętemu programowi. Takie rozwiązanie pozwala w pełni korelować minimalizację kosztów przy maksymalizacji zysków przedsiębiorstwa, co przedstawiono na rysunku 7. Logistyka 5/

6 Rysunek 7. Przykład organizacji z logistyką jako programem [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Gabara W., 1989 r] Możliwości uzyskania w organizacji znaczącego wzrostu efektywności logistyki, związana jest ściśle ze stopniem integracji zarządzania logistycznego i organizacji procesów i czynności w strukturze systemu tworzenia wartości. Wzajemna integracja działań i wspomaganie koncepcji, znacznie ułatwia sprawne i efektywne zarządzanie logistyczne, co pozwala osiągnąć wzrost wielowymiarowych efektów strategicznych. Proponowane i analizowane rozwiązanie systemu logistycznego dla organizacji, przedstawione na rysunku 9 nie jest zbyt złożone strukturalnie, co pozwala na sprawne zarządzanie logistyczne organizacji. Przedstawiany model struktury zarządzania logistycznego należy do najbardziej efektywnych w obszarze organizacji średniej wielkości, które posiadają ograniczone zdolności inwestycyjne. Wyżej rozważany model jest przez odpowiednie służby i zatwierdzany przez zarząd organizacji, a przyjęty program działania wdrażany jest w strukturze organizacyjnej, która ukierunkowuje swoją strategię na minimalizację kosztów przy maksymalizacji zysków, co przedstawia rysunek 8 [4]. ZARZĄD ORGANI- ZACJI L Otoczenie produkcyjne Wytwarzanie produktów mleczarskich Zarząd personelu Finanse i rachunkowość Marketing i outsorcing O G I S T Y Wyposażenie sprzętowe, materiały eksploatacyjne, części zamienne, transport, dostawy, dystrybucja, produkt. Sery, masło, serwatka, jogurty, mleko w proszku, itp. Kartoteki czasu pracy, dane personalne pracowników, urlopy. Sporządzanie dokumentów księgowych, kontrola formalna, rachunkowa i merytoryczna dokumentów, analiza ponoszonych kosztów. Analiza rynku, negocjowanie warunków współpracy handlowej, tworzenie baz danych, reklama. K A Rysunek 8. Proponowane rozwiązanie systemu logistycznego dla średniej wielkości organizacji [4] Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Galara W., 1989 r] 52 Logistyka 5/2015

7 Budowa programu lojalnościowego logistyka dostaw surowca i dystrybucji produktów. Przemysł rolno-spożywczy wytwarzający żywność należy do wiodących i nowoczesnych gałęzi gospodarki w Polsce biorąc pod uwagę rodzaj, rozkłady czasowe, struktury prac. Analizując szeroką gamę produktów wytworzonych ze szczególnym zwróceniem uwagi na produkcję artykułów mleczarskich, należy wziąć pod uwagę rodzaj i specyfikę asortymentową produktów, strukturę producentów mleka (mapę i wielkość), rozkłady czasowe dostaw, zmienność wielkości produkcji (sezonowość), dobór środków transportu, wymogi sanitarne, charakteryzuje się specyficznymi potrzebami w zakresie zarządzania logistycznego dostaw surowca i dystrybucji produktów mleczarskich. Logistyka w nowym przedsiębiorstwie łącząc rynek producentów i odbiorców, oferuje rozwiązanie problemów organizacyjnych, technicznych i ekonomicznych z użytkowaniem środków transportu. Ryzyko ekonomiczne (wahania rynkowe), warunki atmosferyczno-klimatyczne wymuszają określone działania ukierunkowane na redukcję kosztów w sferze produkcji i transportu. Wynika to głównie z niejednorodności czasowej i ilościowej określonego asortymentu na produkty mleczarskie. Dystrybucja produktów mleczarskich jest bardzo istotnym elementem w zarządzaniu logistycznym, stąd organizacje dążą do zdynamizowania działań w zakresie dystrybucji i poszerzenia sieci odbiorców. Nowoczesne technologie produkcji, specjalistyczne wyposażenie linii produkcyjnych pozwalają na wzrost produkcji, poprawę jakości towarów, spełnianie wymogów sanitarnych i trwałościowych produktu, wszystko to wymaga znacznie większych nakładów finansowych. Organizacje dążą do działań mających na celu stworzenie optymalnych systemowych rozwiązań, które zachęcą potencjalnych klientów do lojalności przy wykonywaniu zakupu produktów mleczarskich danej spółdzielni. Stosowanie optymalnych rozwiązań w sprzedaży wytworzonego przez organizację asortymentu uzależnione jest w głównej mierze od znajomości lokalnego rynku [5]. W warunkach silnej konkurencji na rynku, spółdzielnie mleczarskie oferują nowe produkty oraz podejmują rozwiązania tak, aby zapewnić obsługę odbiorców (sieci handlowe) na wysokim poziomie. Odpowiednie zaplecze jakościowe i ilościowe w dysponowaniu środkami transportu własnymi lub zewnętrznymi służą doskonaleniu w zakresie odbioru surowca i dystrybucji produktów. Rynek, konkurencja oraz potrzeby klientów wymagają zapewnienia gwarancji jakościowej i sanitarnej na produkty. Terminy gwarancji (przydatności do spożycia) obowiązkowo są umieszczone na opakowaniu produktu, produkt pod koniec okresu przydatności jest przeceniany (krótki okres ważności). Produkt niespełniający warunków jakości i terminu przydatności do spożycia jest wycofany ze sprzedaży. Analizy badań popytu na produkty mleczarskie, sprzedaży w zależności od regionu, kraju czy też państwa oraz pory roku, itp. Zwiększona dystrybucja powoduje nasycenie rynku nowymi wyrobami (produktami mleczarskimi), co powoduje zwiększenie poziomu popytu na dany produkt [6]. Masowa kostomizacja Współczesny rynek konsumentów jak i rynek sieci kontrahentów poszukują coraz lepszych jakościowo produktów, a także chcą uczestniczyć w budowaniu produktów, dóbr i usług zaspokajających ich potrzeby. Organizacje stają przed trudnym zadaniem, ponieważ muszą szybko i precyzyjnie reagować na zmieniający się rynek, oferować produkty i dystrybucje zgodnie z potrzebami odbiorców, zarządzać wieloma rozwiązaniami produktów, które spełniają nieprzewidywalne wymagania. W takiej sytuacji niezbędna jest precyzyjna kastomizacja, czyli stan między potrzebami zróżnicowania oferty dla konsumentów i odbiorców a kosztami ich przygotowania. Kostomizacja jest określeniem sztucznym, wytworem dwóch przeciwstawnych określeń (Mass Production- produkcji masowej oraz Customization - produkcja dla indywidualnego klienta). Takie potrzeby wymagają dostosowania działań marketingowych firmy do potrzeb indywidualnych w sposób efektywny kosztowo i jakościowo. Masowa indywidualizacja to rozwój, produkcja, komunikacja i dostarczanie dóbr i usług w dobrych cenach, w sposób zindywidualizowanym, aby każdy, nawet najbardziej wymagający odbiorca znalazł coś dla siebie. Masowa kastomizacja powoduje, że odbiorca jest zaangażowany w proces powstawania produktu. Poziom tego procesu głównie zależy od tego jak głęboko konsument będzie zaangażowany w cykl produkcyjny. Wysoki poziom kastomizacji będzie oznaczać, że klient jest angażowany przy procesach wytwórczych i produkcyjnych, a niski, klient i jego potrzeby są uwzględnione na etapie końcowym. Z kolei, jeżeli firma stosuje modularność, to klient nie będzie miał żadnego wpływu na postać produktu, wówczas mamy do czynienia z produkcją na zapas. W tym przypadku Logistyka 5/

8 nie są uwzględnione zasady kastomizacji. Między tymi zależnościami, występuje wiele zależności pobocznych, które charakteryzują się różnym poziomem zaangażowania i różnymi formami stosowanej modularności. Obecnie wiele branż korzysta z kastomizowanych produktów. Proces ten wymusza zmianę podejścia do produktu, wymusza wprowadzania nowych narzędzi oraz działań dla skutecznych procesów logistycznych. Kastomizacja wymaga wysoce elastycznych systemów produkcyjnych zintegrowanych z rozbudowanymi systemami logistycznymi powiązanych z klientem, narzędzi do rozumienia wpływu informacji podanych przez odbiorców do producenta i na odwrót. Pozwala to na zwiększenie zaufania i satysfakcji odbiorców, wzrost wartości marki oraz zwiększenie szybkości wprowadzania nowych produktów i usług transportowych w systemie logistycznym. Nadmierna kastomizacja nie zawsze sprzyja lepszej pozycji firmy na rynku. Podsumowanie i wnioski Logistyka to proces planowania, realizowania, a także kontrolowania sprawnego i efektywnego ekonomicznie przepływu surowców, towarów gotowych, materiałów do produkcji oraz odpowiednich informacji z punktu wyjściowego do punktu konsumpcji w celu zaspokojenia potrzeb. Logistyka jest bardzo ważnym elementem na całym etapie wytwarzania i dystrybucji produktu. Na rynku artykułów żywnościowych w Polsce, na przestrzeni ostatnich lat następują zmiany ilościowe i jakościowe, które zostały w znacznym stopniu narzucone przez dyrektywy UE. Następuje duża intensywność zmian, zmianom sprzyja zaostrzająca się konkurencja, a to powoduje bardzo silną presję utrzymania się firmy na rynku. Aby przetrwać należy podporządkować się zmienności warunków działania wzrostem technologii. Produkcja mleka i jego przetwarzanie jest podstawową czynnością, z cyklu czynności mających na celu produkcję żywności. Firmy produkujące artykuły mleczarskie wychodzą naprzeciw oczekiwaniom konsumentów, ich produkty są wysokiej jakości odżywczej i sanitarnej przy umiarkowanych cenach. Trudny rynek wymusza szereg działań zmierzających do usprawnienia systemu logistycznego w firmach stąd należy poszerzać obszary działania (obrót międzynarodowy), stosować podejście systemowe w logistyce, które integruje działy przedsiębiorstwa kolektywy, usprawnić systemowe zaplecze poprzez dobór odpowiednich struktur organizacyjnych (wyodrębnienie osobnych działów odpowiedzialnych za swoje zadania). Należy podchodzić do każdego klienta indywidualnie, wprowadzić program lojalnościowy pod postacią promocji towarów, dostarczanie towarów o wysokiej jakości. Wszechstronne działania w organizacji w zakresie usprawniania systemu logistycznego mają na celu przede wszystkim zaspokojenie potrzeb odbiorców (konsumentów). Streszczenie Zarządzanie logistyczne w nowoczesnym działaniu przedsiębiorstw jest bardzo ściśle związane z systemem zarządzania. Optymalne zarządzanie przedsiębiorstwem winno rozpocząć się od określenia celów logistycznych wyraźnie powiązanych z celami przedsiębiorstwa, w dalszej kolejności strategie logistyczne winny łączyć się z ogólnymi strategiami firmy. Tak przyjęte zarządzanie logistyczne obejmuje cały obszar różnych aspektów działania. Tak sformułowane i przyjęte zarządzanie logistyczne w większości organizacji przedstawia rysunek Logistyka 5/2015

9 Rysunek 9. Obszary zarządzania logistycznego [1] Źródło: opracowanie własna na podstawie [Rudzińska J., Piekarski W., Dudziak A., 2014 r.] MODERN APPROACH TO THE SYSTEM LOGISTICS MANAGEMENT STRATEGIES-LOGISTICS Abstract Logistics Management in the modern corporate action is very closely related to the management system. Optimal management of the company should start by identifying logistical purposes clearly linked to the objectives of the company, followed by logistics strategies should be linked to the overall strategies of the company. Yes adopted logistics management covers the entire area of various aspects of the operation. Literatura 1. Rudzińska J., Piekarski W., Dudziak A., Logistyka w strategii przedsiębiorstwa rodzinnego, (2014). Międzynarodowa Konferencja Naukowa Energia i Środowisko Produkcja-Logistyka-Zarzadzania, Lublin. 2. Jajuga T. i K., Elementy teorii systemów i analizy systemowej. Wyd. Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu. Wrocław (1993). 3. Checkland P., Systemu jako rzeczy i idee. Seria: projektowanie i systemy, Tom XII, Ossolineum, Wrocław (1990). 4. Gabara W., Nauka o organizacji i zarządzaniu. Kierunki i tendencje. Wyd. PWE, Warszawa (1989). 5. Juściński S., Program lojalnościowy jako nowoczesna metoda zarzadzania logistyką dystrybucji części zamiennych do pojazdów i maszyn rolniczych. Zakład Logistyki i zarzadzania Przedsiębiorstwem, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Juściński S., Naprawy gwarancyjne ciągników rolniczych jako element logistycznej obsługi klienta. Miedzynarodowa Konferencja Naukowa Energia i Środowisko Produkcja-Logistyka-Zarządzanie, Lublin Logistyka 5/

10 56 Logistyka 5/2015