REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W WILKOWIE

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia Nr 44/03 Wójta Gminy Wilków z dnia 23 kwietnia 2003 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Wilkowie REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W WILKOWIE

2 Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Wilkowie zwany dalej Regulaminem, określa: 1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy w Wilkowie zwanego dalej Urzędem, 2) organizację Urzędu, 3) zasady funkcjonowania Urzędu, 4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów i stanowisk pracy w Urzędzie, 5) zasady i tryb kontroli. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Gminie naleŝy przez to rozumieć Gminę Wilków, 2) Radzie naleŝy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy w Wilkowie, 3) Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku naleŝy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Wilków, Sekretarza Gminy Wilków oraz Skarbnika Gminy Wilków, 4) Statucie naleŝy przez to rozumieć Statut Gminy Wilków, 5) Urzędzie naleŝy przez to rozumieć Urząd Gminy w Wilkowie Siedzibą Urzędu jest miejscowość Wilków. 2. Siedziba Urzędu znajduje się przy ulicy Wrocławskiej 11 w Wilkowie. 4. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach: w poniedziałki wtorek piątek Rozdział II ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU 5.

3 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy. 2. Do zakresu działania Urzędu naleŝy zapewnienie warunków naleŝytego wykonywania obowiązków spoczywających na Gminie: 1) zadań własnych, 2) zadań zleconych w granicach ustawowych, 3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych), 4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego, 5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazanie innym podmiotom na podstawie umów, 6) zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia między jednostkami samorządu terytorialnego. 6. Zasady obiegu dokumentów w Urzędzie oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna oraz rzeczowy wykaz akt Do zadań Urzędu naleŝy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań Urzędu naleŝy: 1) przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy, 2) wykonywanie na podstawie udzielonych upowaŝnień czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy, 3) zapewnienie organom Gminy moŝliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, 4) przygotowanie materiałów do uchwalenia i wykonania budŝetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy, 5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy, 6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy, 7) realizacja zadań w zakresie obronności kraju, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego na terenie Gminy, 8) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

4 9) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt, c) przechowywanie akt, d) przekazywanie akt do archiwów. 10) realizacja obowiązków i uprawnień słuŝących Urzędowi jako zakładowi pracy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy. Rozdział III ORGANIZACJA URZĘDU W skład Urzędu wchodzą referaty oraz samodzielne stanowiska pracy: REFERAT FINANSOWY (symbol - FN) 1) kierownik referatu skarbnik gminy, 2) stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat, 3) stanowisko ds. księgowości podatków i opłat, 4) stanowisko ds. księgowości materiałowej, 5) stanowisko ds. księgowości, 6) stanowisko ds. księgowości, 7) stanowisko ds. ekonomiczno-płacowych 8) kasjer. REFERAT GOSPODARKI KOMUNALNERJ, KOMUNIKACJI I ROLNICTWA (symbol - GKR) 1) kierownik referatu, 2) stanowisko ds. integracji europejskiej, promocji i komunikacji społecznej, 3) stanowisko ds. gospodarki komunalnej i bhp, 4) stanowisko ds. budownictwa, 5) stanowisko ds. budownictwa i gospodarki mieszkaniowej, 6) stanowisko ds. działalności gospodarczej i zamówień publicznych, 7) stanowisko ds. rolnictwa i gospodarki nieruchomościami, 8) stanowisko ds. ochrony środowiska, 9) stanowisko ds. leśnictwa, 10) konserwator, 11) robotnik gospodarczy, 12) robotnik gospodarczy, 13) sprzątaczka, 14) sprzątaczka.

5 SAMODZIELNE STANOWISKA PRACY: 1) sekretarz gminy (symbol - SG), 2) radca prawny (symbol - P), 3) stanowisko ds. organizacyjnych (symbol - ORG), 4) stanowisko ds. obsługi organów gminy (symbol - RG), 5) stanowisko ds. kadrowych (symbol - KS), 6) stanowisko ds. obrony cywilnej, obronności i spraw wojskowych (symbol - OCW), 7) stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych (symbol - SO), 8) stanowisko ds. kultury i sportu (symbol - DK). 2. Schemat organizacyjny Urzędu Gminy w Wilkowie stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu Szczegółowe zakresy czynności Kierowników Referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy określa Wójt. 2. Szczegółowe zakresy czynności pracowników referatów określa Kierownik Referatu i zatwierdza Wójt. 3. Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem przyjęcie powierzonego zakresu czynności. 4. Zakres czynności podlega włączeniu do akt osobowych pracownika Kierownicy referatów kierują ich pracą i odpowiadają przed Wójtem za organizację pracy i sprawne wykonanie naleŝących do referatów zadań. 2. Do obowiązku Kierowników Referatów naleŝy w szczególności: 1) organizacja pracy referatu, 2) dokonywanie podziału czynności pomiędzy podległych pracowników, 3) zapewnienie dyscypliny pracy w referacie, 4) wnioskowanie w sprawach wyróŝnienia i karania podległych pracowników. 3. W przypadku gdy Kierownik Referatu nie moŝe pełnić swoich obowiązków, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik. 4. W odniesieniu do samodzielnych stanowisk, obowiązki o których mowa w ust. 2 ciąŝą na Sekretarzu Gminy. Rozdział IV ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU 11.

6 Urząd działa według następujących zasad: 1) praworządności, 2) słuŝebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) podziału zadań pomiędzy kierownictwo urzędu, poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania. 12. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i zobowiązani są do ścisłego jego przestrzegania. 13. Gospodarowanie środkami finansowymi i rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 14. W budynku Urzędu znajduje się archiwum zakładowe, którego funkcjonowanie określają odrębne przepisy. Rozdział V ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM Urzędem kieruje Wójt. 2. Wójt moŝe powierzyć prowadzenie spraw Gminy w swoim imieniu Sekretarzowi Gminy. 3. Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem. 4. Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem. 5. Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełoŝonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi. 6. Zasady podpisywania pism przez Wójta, kierowników referatów i innych pracowników określa załącznik nr 2 do Regulaminu. 16.

7 Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określa załącznik nr 3 do Regulaminu W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu. 2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 4 do Regulaminu. 18. Zasady i tryb postępowania przy przygotowaniu, opracowaniu oraz wydawaniu aktów prawa miejscowego określa załącznik nr 5 do regulaminu Referaty i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i regulaminu w zakresie właściwości rzeczowej. 2. Referaty i samodzielne stanowiska są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnej konsultacji. Rozdział VI ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA, SEKRETARZA I SKARBNIKA 20. Do zakresu zadań Wójta Gminy naleŝy w szczególności: 1) reprezentowanie Gminy na zewnątrz, 2) prowadzenie bieŝących spraw Gminy, 3) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, 4) wydawanie upowaŝnień pracownikom Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 5) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 6) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności, 7) wykonywanie uprawnień zwierzchnika słuŝbowego wobec wszystkich pracowników urzędu,

8 8) wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy, 9) zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników, 10) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy, 11) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności dotyczących podziału zadań, 12) przygotowywanie projektów uchwał Rady, 13) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej, 14) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu, 15) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy, 16) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od sekretarza i skarbnika, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorządowych upowaŝnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz przyjmowanie oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej przez pracowników Urzędu, 17) przyjmowanie oświadczeń majątkowych od osób zarządzających i członków organu zarządzającego gminnymi osobami prawnymi, 18) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych, 19) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli, 20) wykonywanie innych zadań zastrzeŝonych dla Wójta przez przepisy prawa, uchwały Rady i postanowienia Regulaminu Zastępca Wójta Gminy sprawuje tę funkcję nieetatowo. 2. Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta zgodnie z jego poleceniami. 3. Zastępca Wójta sprawuje tę funkcję w czasie nieobecności Wójta lub niemoŝności pełnienia przez Wójta obowiązków słuŝbowych. 22. Do zakresu działania i kompetencji Sekretarza Gminy naleŝy w szczególności: 1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu i właściwej organizacji pracy, 2) sporządzanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu, 3) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu, 4) nadzór nad opracowywaniem projektów uchwał Rady oraz projektów zarządzeń Wójta, 5) sporządzanie projektów zakresów czynności pracowników, 6) nadzór nad funkcjonowaniem komórek organizacyjnych Urzędu a w szczególności nad funkcjonowaniem samodzielnych stanowisk pracy,

9 7) nadzór nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków, 8) wykonywanie i koordynowanie zadań związanych z wyborami do organów przedstawicielskich, innych organów oraz związanych z organizacją i przeprowadzaniem referendów, 9) wdraŝanie informatyki do pracy Urzędu, 10) organizowanie procesu szkolenia pracowników, 11) realizacja polityki informacyjnej ustalonej przez organy gminy, 12) Sekretarz Gminy wykonuje inne zadania na polecenie lub z upowaŝnienia Wójta. 23. Do zadań Skarbnika Gminy naleŝy: 1) kierowanie pracą Referatu Finansowego, 2) współdziałanie i koordynowanie prac związanych z opracowaniem projektu budŝetu, 3) nadzorowanie i kontrola realizacji budŝetu gminy, 4) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budŝetowej, 5) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pienięŝnych i udzielanie upowaŝnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty, 6) wykonywanie zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z polecenia lub upowaŝnienia Wójta. Rozdział VII PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI I SAMODZIELNYMI STANOWISKAMI Do wspólnych zadań Referatów i samodzielnych stanowisk pracy naleŝy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności: 1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a takŝe wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 2) wydawanie na mocy indywidualnego pisemnego upowaŝnienia Wójta decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 3) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo Komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań, 4) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budŝetu Gminy,

10 5) przygotowanie sprawozdań, ocen, analiz i bieŝących informacji o realizacji zadań, 6) sporządzanie sprawozdań wymaganych przepisami prawa, 7) prowadzenie w zakresie indywidualnych pisemnych upowaŝnień przyznanych przez Wójta, kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych, 8) współdziałanie z komórką organizacyjną w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników, 9) przechowywanie akt, 10) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, 11) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt, 12) załatwianie skarg i wniosków składanych do organów Gminy, sporządzanie projektów odpowiedzi na materiały prasowe i inne opublikowane wiadomości rozpatrywane przez komórki, terminowe ich załatwianie i bieŝące przekazywanie korespondencji stronom do komórki organizacyjnej prowadzącej centralny rejestr skarg i wniosków, 13) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy, 14) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta, 15) bieŝące samokształcenie w zakresie obowiązujących przepisów prawa, 16) systematyzowanie, aktualizacja i przekazywanie na bieŝąco do Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Wilków danych dotyczących dokumentów i spraw prowadzonych przez poszczególne stanowiska pracy. 25. Szczegółowe zadania Kierowników Referatów, samodzielnych stanowisk pracy i poszczególnych pracowników są określone w zakresach czynności. Rozdział VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 26. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa Instrukcja Kancelaryjna dla urzędów gmin wprowadzona w trybie określonym w przepisach o samorządzie gminnym, która określa równieŝ jednolity rzeczowy wykaz akt dla Urzędu oraz zasady jego rozbudowywania. 27. Interpretacja postanowień Regulaminu naleŝy do Wójta. 28. Zmiany w niniejszym Regulaminie dokonywane są w trybie jego wprowadzenia.