SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 PPNT Załącznik nr 8 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiotem zamówienia jest usługa: 1. Opracowania graficznego identyfikacji wizualnej festiwalu na podstawie istniejącej księgi znaku i identyfikacji wizualnej oraz przygotowanie projektów graficznych, w tym plików produkcyjnych (w ramach części I zamówienia). 2. Przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej promującej festiwal Gdynia Design Days 2015 wraz z produkcją (w ramach części II zamówienia). II. Główne założenia, które należy uwzględnić w ofercie dla części I zamówienia oraz części II zamówienia: 1. Spójność wszystkich elementów oraz nowatorskie podejście. 2. Pozycjonowanie festiwalu Gdynia Design Days 2015 jako wydarzenie z bogatą ofertą merytoryczną w zakresie szeroko rozumianego design. 3. Marka Gdynia Design Days ma być kojarzona i promowana jako festiwal krajów nadbałtyckich oraz najważniejszy letni festiwal designu w Polsce i jedyny prezentujący projekty/prototypy stworzone specjalnie na potrzeby festiwalu. 4. Opis festiwalu GDD 2015, jego przeznaczenie, opis tegorocznego hasła, szczegółowe założenia i cele kampanii informacyjno - promocyjnej, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić w ofercie znajdują się w załączniku nr 9 do SIWZ Opis GDD 2015, szczegółowe założenia i cele kampanii informacyjno-promocyjnej. Zamawiający wymaga zgodności działań Wykonawcy w założeniami w przedmiotowym dokumencie. Kampania swoim zasięgiem obejmie Trójmiasto i okolice, jak również inne duże miasta w Polsce. III. Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 1. Część 1: 15 tys. złotych netto 2. Część 2: 141 tys. złotych netto IV. Umiejscowienie informacji w zakresie części I zamówienia oraz części II zamówienia: Informacje zawarte w Części I-III przedmiotowego dokumentu dotyczą części I i II zamówienia. Informacje zawarte w Części V przedmiotowego dokumentu dotyczą części I zamówienia. Informacje zawarte w Części VI przedmiotowego dokumentu dotyczą części II zamówienia. V. Część I Opracowanie graficzne identyfikacji wizualnej festiwalu: 1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie graficzne identyfikacji wizualnej festiwalu na podstawie istniejącej księgi znaku i identyfikacji wizualnej oraz przygotowanie projektów graficznych, w tym plików produkcjnych, zgodnie z księgą znaku i wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego. 2. Zamawiający wymaga wykonania projektu i modyfikacji graficznych materiałów promocyjno informacyjnych na postawie zaproponowanej i zaakceptowanej identyfikacji wizualnej dla następującego asortymentu: 2.1. Plakat festiwalu (B1 lub inny); 2.2. Plakat SKM (411 mm x 588 mm - spad 8 mm); 2.3. Plakaty projektów wydarzeń festiwalowych (x 4); 2.4. Billboard; 2.5. Citylight; 2.6. Baner na budynek (4,5 x 3,5 m, sitodruk); 2.7. Flaga (wymiary: 85/295 cm); 1

2 2.8. Projekt ogłoszenia prasowego oraz ok. 10 modyfikacji; 2.9. Reklama internetowa (wersja pionowa i pozioma) oraz ok. 10 modyfikacji; Baner internetowy (wersja pionowa i pozioma) oraz ok. 10 modyfikacji. Projekty reklamy internetowej muszą być przygotowane w taki sposób, by możliwa była zmiana rozmiaru bez utraty jakości oraz czytelności przekazu; Gazetka festiwalowa / wkładka do lokalnej gazety codziennej 4 str.); Pocztówki x 5 projektów; format A6 (148 x 105 mm), papier kreda mat 350 g/m2; Zaproszenia drukowane; 12,5 x 21 cm (4 strony + wkładka 1-2 stronna) Zaproszenia internetowe; Przypinki, 5 wersji (średnica min. 44 mm max. 56 mm); Torba płóciennia z uchwytem i nadrukiem; T-shirt (damski i męski); Identyfikatory dla zespołu GDD dwustronne z mapą festiwalu (Organizator / Obsługa techniczna / Media / Wolontariusz / Fotograf ) / wymiary: 7/10 cm); Gadżety reklamowe (do ustalenia; max. 3 projekty). 3. Zamawiający wymaga wykonania projektów dla oznakowania Terminalu Designu: 3.1. Projekty oznakowania Terminalu Designu opisujące info/bar/toalety, naklejki na kontenery, banery na kontenery według specyfikacji zamawiającego dostarczonej w późniejszym terminie. Poniższe ilości i wymiary są przykładowe i mogą ulec zmianie. a. 4 szt. banerów - wymiar ~ 2180 x 2300 mm nadruk wg projektów graficznych; b. 4 szt. banerów - wymiar ~1800 x 2300 mm nadruk wg projektów graficznych; c. 7 szt. banerów - wymiar ~ 2300 x 5800 mm nadruk wg projektów graficznych; d. 1 szt. banerów - wymiar ~ 2100 x 5600 mm nadruk wg projektów graficznych; e. 1 szt. banerów - wymiar ~ 2450 x 2800 mm nadruk wg projektów graficznych; f. 1 szt. banerów - wymiar ~ 2450 x 3450 mm nadruk wg projektów graficznych; g. Napisy z czarnej folii samoprzylepnej obszar roboczy 600 x 900 mm; h. 4 x napis: WYKŁADY, JEDZENIE, WYSTAWA, WYSTAWA wg projektów graficznych; i. 2 x napis: KSIĘGARNIA, PUNKT INFO. 4. Zamawiający wymaga wykonania następujących projektów : 4.1. Mapa festiwalu wraz z modyfikacjami do wykorzystania na różnych nośnikach wykorzystywanych w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej Mapa projektu spacer wraz z opisem i legendą/ Terminal Designu PPNT Gdynia. Celem projektu jest zaplanowanie ciekawej trasy, która będzie zachęcała uczestników festiwalu do poruszania się pomiędzy punktami festiwalowymi pieszo lub na rowerze Projekty oznakowania przestrzeni: a. Drogowskazy / informatory; b. Naklejki na budynek (np. na PPNT Gdynia); c. Tablice informacyjne (z programem GDD / opisem wystaw / inne) Wystawa w witrynach a. Projekt naklejek na witryny sklepowe + ok. 10 modyfikacji Przewodnik po festiwalu a. Projekt i kompilacja przewodnika po festiwalu - wersja do druku okładka oraz układ graficzny stron folderu zawierającego minimalnie: program festiwalu, materiały zdjęciowe, opis idei festiwalu, wystaw, wydarzeń, projektów oraz akcji realizowanych w ramach Gdynia Design Days Materiały tekstowe wraz ze zdjęciami będą dostarczone przez Zamawiającego. Parametry przewodnika: 12,5 x 21 cm 2

3 Okładka 4x4 ze skrzydełkami Wnętrze 1x1 (96 stron) + 4x4 (16 stron) razem stron 112 b. Projekt przewodnika po festiwalu wersja internetowa katalog o treści podobnej jak materiały do druku umożliwiający prezentację w Internecie (format pdf). 5. Ogólne obowiązki Wykonawcy w zakresie czynności w ramach części I zamówienia: 5.1. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania grafiki zgodnie z zasadami projektowania graficznego, przy zastosowaniu właściwego kodowania informacji do kształtów i kolorów oraz mając na uwadze sugestie, wrażenia estetyczne Zamawiającego, wpływ elementów graficznych oraz ich kształty na układ informacji. Komunikaty muszą być prawidłowo skonstruowane wizualnie Wykonawca będzie ściśle współpracował z Zamawiającym w ramach wykonywanego zamówienia w celu zagwarantowania spójności i sprawnej realizacji projektowania oraz produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie projekty graficzne wykonane w ramach niniejszego zamówienia na nośnikach danych w formacie umożliwiającym edycję oraz przygotowanym do druku/ produkcji/ wdrożenia) Elementy identyfikacji wizualnej muszą być modyfikowalne w celu dostosowania ich do takich materiałów jak: tablice informacyjne, zaproszenia, gazetki, foldery z mapką lokalizującą wszelkie wydarzenia organizowane w ramach festiwalu wraz z programem oraz innych materiałów graficznych potrzebnych do promocji festiwalu - billbordy, banery i reklamy internetowe oraz prasowe Projekty graficzne będą wykorzystywane do realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej. Wykonawca nie będzie mógł żądać dodatkowego wynagrodzenia, za używanie opracowanych przez niego projektów zarówno przez Zamawiającego jak i inne podmioty. Dopuszcza się modyfikacje projektu graficznego bez zgody autora projektów, na etapie realizacji umowy Wykonawca z chwilą otrzymania zapłaty za realizację umowy przenosi prawa autorskie majątkowe w tym zależne do projektów graficznych wykonanych dla przedmiotowego festiwalu. Zamawiający będzie miał prawo modyfikacji projektów, w celu dostosowania ich do nośników i formatów potrzebnych do realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej. Szczegółowe warunki przeniesienia praw autorskich są określone w istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 10 do SIWZ. 6. Wymagania w zakresie procedury oraz terminu wykonania projektów graficznych w ramach części I zamówienia: 6.1. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego drogą elektroniczną w postaci plików, niezbędne logotypy i pliki graficzne Wykonawca opracuje projekty graficzne identyfikacji wizualnej oraz przekaże je do akceptacji Zamawiającego przed ostatecznym przekazaniem gotowych projektów graficznych. Akceptacja oraz zgłoszenie ewentualnych uwag nastąpi drogą mailową Wykonawca w ramach zamówienia każdorazowo dokona wskazanych przez Zamawiającego zmian lub poprawek do przedstawionych projektów graficznych w terminie uzgodnionym z Zamawiającym W przypadku braku ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego projektu identyfikacji wizualnej lub jej wybranego elementu, Wykonawca każdorazowo przekaże nową dodatkową propozycję projektu do ponownej procedury akceptacji przez Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany do dokonywania modyfikacji projektu graficznego aż do uzyskania ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego oraz do przygotowania przez Wykonawcę gotowych plików do druku/produkcji /wdrożenia. 3

4 6.6. Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy przedstawić Zamawiającemu kosztorys dla zamówienia, dla którego złożył ofertę (suma wartości poszczególnych pozycji kosztorysu musi być równa wartości podanej w ofercie dla zamówienia). Ceny jednostkowe przedmiotu umowy określone w kosztorysie są ostateczne i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. VI. Część II Przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej promującej festiwal Gdynia Design Days 2015 wraz z produkcją 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej festiwalu Gdynia Design Days realizowanego w Gdyni w dniach 3-12 lipca 2015 r., na którą składa się w szczególności: zakup i produkcja kampanii w mediach, produkcja zewnętrznych nośników informacyjnych, zakup i produkcja zewnętrznych nośników reklamowych, kampania w Internecie, obsługa kanałów w mediach społecznościowych, produkcja oraz wsparcie obsługi PR. 2. Wymagania w zakresie procedury oraz terminu wykonania kampanii informacyjnopromocyjnej promującej festiwal Gdynia Design Days 2015 (w tym wsparcia PR) wraz z produkcją : 2.1. Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie do 5 dni roboczych od podpisania umowy opracuje, dostarczy dokumenty tj.: szczegółową strategię kampanii informacyjnopromocyjnej, media plan, harmonogram działań w ramach przedmiotowej kampanii, oraz uzyska ich ostateczną akceptacje przez Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji zadań określonych w przedmiotowych dokumentach po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego Wykonawca opracuje szczegółową strategię informacyjno-promocyjną (format doc), która będzie uwzględniała wszystkie wymagania znajdujące się w niniejszym Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, wytyczne Zamawiającego i jednocześnie będzie stanowiła rozszerzenie wstępnej strategii komunikacji i kampanii informacyjnopromocyjnej załączonej do złożonej oferty w postępowaniu Opracowanie szczegółowego media planu. Media plan ma zawierać listę poszczególnych mediów wraz z proponowanym harmonogramem publikacji reklam oraz ich formatu (format exc.). Media plan ma precyzyjnie określić nośniki wybrane do kampanii, formaty reklam (długości spotów, wymiary reklam prasowych), terminy emisji, miejsca zamieszczenia reklam, koszty, terminy dostarczenia materiałów do mediów, parametry kampanii (GRP, zasięg, częstotliwość, koszty dotarcia) Harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę (format: diagram Gantta/ plik xls.) Wykonawca każdorazowo uwzględni zalecenia, wytyczne Zamawiającego w zakresie dokumentów, o których mowa w pkt niniejszego pkt Ostateczny wybór patronów medialnych, listy dziennikarzy, blogerów, stacji radiowych, gazet oraz innych podmiotów uczestniczących w realizacji kampanii wymaga akceptacji przez Zamawiającego Realizacja cotygodniowych spotkań zespołu wykonawczego z Zamawiającym w celu omawiania bieżącego przebiegu kampanii w siedzibie Zamawiającego lub za pomocą narzędzi internetowych umożliwiających przeprowadzenie video konferencji; 2.8. Bieżąca produkcja i redakcja informacji prasowych, tekstów na stronę internetową festiwalu, tekstów informacyjno-promocyjnych. 4

5 2.9. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia profesjonalnego, poprawnego wykonywania tłumaczeń w języku angielskim. W sytuacji stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonywania tłumaczeń, w szczególności pod względem poprawności językowej itp. Zamawiający wymaga zapewnienia usług translatoryjnych przez osoby posiadające kwalifikacje w zakresie tłumaczeń, potwierdzone stosownymi dokumentami uprawniającymi do przedmiotowych czynności Wykonawca zobowiązany jest do udzielania odpowiedzi na zapytania Zamawiającego, przygotowywania informacji w ramach prowadzonej kampanii (w szczególności: tworzenie tekstów, publikowanie informacji na stronie internetowej Zamawiającego, portalach społecznościowych) w terminie: a. w okresie: od podpisania umowy do maja do 48 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego (w formie e- mail, kontakt telefoniczny), b. w okresie: od czerwca do lipca do 24 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego (w formie e- mail, kontakt telefoniczny) Wykonawca zobowiązany jest do realizacji kampanii zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem działań i strategią informacyjno - promocyjną oraz do sprawowania kompleksowego nadzoru nad jej realizacją Ścisła współpraca z Zamawiającym w celu zapewnienia spójności i akceptacji modyfikowanych materiałów Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy przedstawić Zamawiającemu kosztorys dla zamówienia, dla którego złożył ofertę (suma wartości poszczególnych pozycji kosztorysu musi być równa wartości podanej w ofercie dla zamówienia). Ceny jednostkowe przedmiotu umowy określone w kosztorysie są ostateczne i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Wycena w kosztorysie winna obejmować poszczególne elementy zawarte w kampanii informacyjno-promocyjnej (cześć VI) z wyszczególnieniem elementów zawartych w pkt. 3 i 4 niniejszej części. Wycena zostanie przygotowana w formacie xls. Zamawiający zastrzega, że ilości podane w niniejszej SIWZ poszczególnych materiałów promocyjnych, które zostały wskazane do produkcji, są ilościami szacunkowymi. W trakcie obowiązywania Umowy mogą dla poszczególnych pozycji różnić się ilościowo od podanych ilości szacunkowych (zarówno mogą być większe lub mniejsze), jednak łączna wartość Umowy nie przekroczy całkowitej wartości umowy wynikającej z oferty. 3. Wsparcie PR i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej: 3.1. Wsparcie przy realizacji działań media relations, polegające na: a. Asyście w prowadzeniu biura prasowego, szczególnie w terminie 3-12 lipca w godz. 10:00-18:00 w Terminalu Designu. b. Monitoringu hasła Gdynia Design Days (prasa + Internet + portale społecznościowe) wraz z przygotowaniem raportu końcowego. c. Przygotowaniu i przekazaniu Zamawiającemu aktualnej listy dziennikarzy i blogerów, do których wysyłane będą komunikaty oraz nawiązanie czynnej relacji w celu prowadzenia efektywnej komunikacji. Lista ta powinna zawierać dziennikarzy zajmujących się tematyką designu, kultury, sztuki, jak również reprezentantów mediów ogólnopolskich i regionalnych. Na liście powinny znaleźć się kontakty do dziennikarzy z magazynów wnętrzarskich, takich jak: Design Alive, Dobre Wnętrze, Elle Decoration, Dom i Wnętrze, M jak mieszkanie itp. (format.xls). d. Przygotowaniu i dystrybucji materiałów prasowych, w tym wysyłce co najmniej 6 informacji prasowych; tematy informacji prasowych wraz z harmonogramem zostaną 5

6 uzgodnione z Zamawiającym; Treści informacji prasowych będą dostosowywane do różnych grup docelowych festiwalu oraz do specyfiki mediów, z którymi Wykonawca będzie się komunikował. e. Pozyskaniu głównych patronów medialnych docierających do profesjonalnego grona odbiorców oraz lokalnej społeczności (rozpoznawalne media branżowe, lokalne, ogólnopolskie) oraz rozgłośni radiowych. W skład patronów medialnych wchodzą: min. 1 ogólnopolska rozgłośnia radiowa; min. 3 magazyny z branży designu należące do największych magazynów branżowych w Polsce w branży wnętrzarskiej; min. 3 branżowe portale internetowe należące do 5 portali z największą ilością odsłon; lokalne media: radio/prasa/portal internetowy. f. Opracowaniu i produkcji teczek prasowych potrzebnych do przeprowadzenia 2 konferencji prasowych: 1 w dniu inauguracji festiwalu w formie śniadania prasowego oraz 1 konferencji prasowej organizowanej przez Urząd Miasta Gdyni przed wydarzeniem ok. 20 pakietów każdorazowo. Na teczkę prasową każdorazowo składać się będą: czarna teczka A4, informacje prasowe, materiały informacyjne związane z festiwalem, płyta CD z materiałami zdjęciowymi/filmowymi. Bezpośredni kontakt z mediami pozostaje po stronie Zamawiającego lub jest przekierowywany do Zamawiającego Aktywne działania w mediach społecznościowych: a. Prowadzenie kont m.in. Facebook, Vimeo, Youtube, Instagram, Pinterest i innych zasadnych dla osiągnięcia celów kampanii (szczegółowy opis zadania znajduje się w rozdziale X niniejszego załącznika) zgodnie z przyjętą strategią; b. Prowadzenie kont na portalach społecznościowych w sposób zaplanowany, zgodny z tegorocznym hasłem festiwalu; c. Tworzenie treści skierowanych do różnych grup docelowych festiwalu; d. Angażowanie użytkowników i zwiększanie ich aktywności na portalach; e. Wykonawca zaproponuje w ofercie 3 formy komunikacji w mediach społecznościowych, które zamierza zrealizować w ramach działań promocyjnych. Propozycja działań w mediach społecznościowych ma prowadzić do zaangażowania użytkowników i osiągnięcia znacznego wzrostu ilości polubieni profilu Gdynia Design Days. Działania mają uwzględniać promocję wydarzeń realizowanych w ramach festiwalu, podkreślać unikalność festiwalu jako wydarzenia, które prezentuje prototypy stworzone specjalnie na potrzeby festiwalu, promować projektantów i kuratorów realizujących festiwalowe projekty. Po podpisaniu umowy przedmiotowe kampanie zostaną uszczegółowione zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. Wdrożenie realizacji przedmiotowych kampanii w mediach społecznościowych nastąpi po akceptacji przez Zamawiającego. f. Wykonawca może zaproponować inne media społecznościowe oraz krótką propozycję działania, jeśli uzna to za zasadne dla kampanii. g. Działania w mediach społecznościowych mają być realizowane przez jedną osobę wyznaczoną przez Wykonawcę. Wymaga się, aby wyznaczona osoba była zaangażowana i znała program festiwalu, jego kluczowe wydarzenia, kuratorów oraz realizowane projekty. 6

7 3.3. Aktywność w radiu: Wykonawca zaproponuje działania w radiu, które pozwolą dotrzeć do odbiorców festiwalu. Należy uwzględnić co najmniej jedną stację ogólnopolską, np. Zet Chilli lub Program 3 Polskiego Radia, z którą Wykonawca nawiąże trwałe relację, dzięki którym informacje o festiwalu będą pojawiać się w trakcie audycji oraz w formie reklam. W kampanii informacyjno-promocyjnej należy również uwzględnić co najmniej dwie regionalne stacje radiowe, np. Radio Gdańsk lub Rmf Maxx, w których Wykonawca zaproponuje reklamę radiową i/lub inne aktywności W przypadku reklamy radiowej Wykonawca uwzględni: a. Wyprodukowanie i emisję dynamicznego spotu radiowego zapraszającego do udziału w festiwalu oraz przedstawiającego program wydarzenia. b. Długość spotu nie mniej niż 30 sek., emisja co najmniej w 2 stacjach regionalnych i 1 stacji ogólnopolskiej, nadających na terenie województwa pomorskiego; Dobór stacji należy zaplanować w taki sposób, aby uzyskać zasięg pokrywający teren całego województwa (minimum 90%), wybór stacji ogólnopolskiej o największej słuchalności i docierającej do grupy docelowej (na podstawie aktualnych badań/statystyk). c. Spot nadawany ma być przed i w trakcie wydarzenia. d. Przedział czasu emisji spotów radiowych to pasmo 07:00-09:00 oraz pasmo 15:00-18:00 w każdej wybranej stacji. e. Minimum 50 emisji spotów łącznie. Wykonawca zaproponuje na etapie składania oferty we Wstępnej strategii komunikacji i kampanii informacyjno-promocyjnej stanowiącej załącznik do oferty - wybraną formę aktywności w stacjach radiowych oraz jej minimalny opis w ramach przedmiotowej kampanii. Wykonawca po podpisaniu umowy dokona uszczegółowienia strategii wybranej formy aktywności w stacjach radiowych, zaproponuje ostateczne nazwy stacji radiowych odpowiednich do promocji festiwalu. Wdrożenie realizacji przedmiotowej strategii wybranej formy aktywności w stacjach radiowych nastąpi po jej akceptacji przez Zamawiającego. 4. Produkcja materiałów promocyjnych i informacyjnych: 4.1. Przygotowanie projektu do druku, produkcja i emisja/ekspozycja/rozpowszechnienie/ dystrybucja do poszczególnych lokalizacji poszczególnych materiałów promocyjnych spójnych z identyfikacją wizualną; 4.2. Produkcja nastąpi do dnia 30 czerwca 2015 r. przy czym poszczególne elementy będą produkowane zgodnie z ustalonym harmonogramem kampanii; 4.3. Zamawiający wymaga, by materiały informacyjno-promocyjne zawierały: a. Przewodnik po festiwalu (katalog) Parametry: 12,5 x 21 cm, Okładka 4x4 ze skrzydełkami, offset 250 gram, Wnętrze 1x1 (96 stron) + 4x4 (16 stron) razem stron 112, offset 100 gram, szyto-klejone. Nakład: szt. b. Drukowana wersja zaproszeń na festiwal / produkcja i wysyłka drukowanej wersji zaproszeń na festiwal. Parametry: 7

8 4 str / 12,5 x 21 cm, offset 200/220 gram Munken Pure, druk offsetowy 4+4. Nakład: 1000 szt. c. Pocztówka / 5 wzorów format: A6, kolorystyka: 4/4 CMYK, pocztówki A6 (148 x 105 mm), papier kreda mat 350 g/m2, Nakład: szt. d. T-shirty Gdynia Design Days / 200 szt. / nadruk 3 kolory / model damski i męski / kolor czarny lub-i biały / rozmar S-XL / 100% wysokogatunkowej bawełny / gramatura: min.155 g / szycie: szwy boczne, rękawki bez ściągaczy / rodzaj: męskie - klasyczny T- shirt; damskie: klasyczny T-shirt lub tank top. e. Nadruk na ręczniki 100 sztuk / nadruk monochromatyczny, format co najmniej A3. f. Identyfikatory Gdynia Design Days / 60 sztuk wraz z obudową i smyczą. g. Plakaty w pociągach SKM zgodnie z parametrami SKM / 300 sztuk. h. Plakaty potrzebne do przeprowadzenia kampanii promocyjnej : do promocji na terenie Trójmiasta tj. w przestrzeni publicznej Gdyni, Sopotu i Gdańska w ilości zgodnej z zakresem oferty (uwzględnienie słupów ogłoszeniowych, ustaleń z uczelniami i partnerami na terenie Trójmiasta i w innych dużych polskich miastach) oraz na terenie trójmiejskich uczelni, pubów i innych miejsc zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie; zgodnie z parametrami wymaganymi dla danych nośników i w potrzebnym nakładzie, do promocji na słupach ogłoszeniowych w strategicznych punktach Gdyni, Sopotu i Gdańska zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie. i. Płócienne torby z bawełny / 3 tys. sztuk, w tym: ściągane sznurkiem wym. 38 x 42 (min. 200 sztuk); pozostałe: 35 x 37 ucho 110 x 6 / specyfikacja: min. 250 g/m2, nadruk 2- strony, min. 3-4 kolory. j. Citylighty na przystankach autobusowych w Gdyni zawierające program i mapę festiwalu; min. 40. k. Niestandardową przesyłkę-zaproszenie dla dziennikarzy i gości VIP łącznie z propozycją, produkcją i wysyłką / 150 szt. l. Ogłoszenia prasowe reklama prasowa (funkcja zapowiadająca GDD i zapowiadająca konkretne wydarzenia w trakcie trwania imprezy), min. 6 szt., w tym 3 szt. w magazynach poświęconych designowi (np. Design Alive, 2+3D, f5). m. Wkładkę do lokalnej gazety codziennej: w ilości pokrywającej nakład wydania Gazety Wyborczej 2 lipca 2015, (ok. 20 tys. szt.), Wykonawca może zaproponować inne kanały dystrybucji docierające do grupy docelowej festiwalu, przy czym uwzględnienie wkładki do gazety codziennej ukazującej się na terenie Trójmiasta w nakładzie minimum 20 tys. egzemplarzy jest obligatoryjne, wkładka do gazety codziennej uwzględnia przygotowanie tekstów w języku polskim (również na podstawie materiałów przesłanych przez Zamawiającego) oraz skrótów dla wszystkich artykułów w języku angielskim, 8

9 5 tys. sztuk wkładki do dystrybucji na terenie Gdyni w okresie festiwalu. Gazety mają być roznoszone na terenie Gdyni Śródmieście wśród przechodniów. Kompleksowa realizacja po stronie Wykonawcy. n. Baner na budynek (4,5 x 3,5 m, sitodruk). o. Flagi poliestrowe na słupy, m.in. na ul. Świętojańskiej w Gdyni, 60 sztuk w dniach 5-13 lipca. z uwzględnieniem produkcji, montażu i demontażu. p. Plakaty do gablot miejskich: 8 sztuk / parametry plakatu: wymiar plakatu: 68 x 118 cm; pole widoczne: 64 x 114 cm lub/i wymiary plakatu na ekran on media 95,5x172,5 cm, pole widoczne: 91,5 x 168,5 cm; format przygotowania do druku: CMYK, PDF, TIF; rozdzielczość: 300 dpi / produkcja uwzględnia ekspozycję plakatów w terminie od 15 czerwca do 12 lipca włącznie. Wykonawca uzyska wszelkie pozwolenia wymagane do ekspozycji plakatów Wymagania w zakresie wykonania oraz dostawy materiałów promocyjnych w ramach zamówienia. a. Zamawiający wymaga, by zaoferowane materiały promocyjne były nowe, pełnowartościowe, dobrej jakości, a także charakteryzowały się estetyką oraz starannością wykonania. b. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów informacyjno - promocyjnych w opakowaniach zbiorczych do wszystkich lokalizacji festiwalu według harmonogramu ustalonego z Zamawiającym oraz do zabezpieczenia niniejszych materiałów do momentu odbioru końcowego przez Zamawiającego, na własny koszt i ryzyko. Sposób transportu oraz opakowanie muszą zapewniać należyte zabezpieczenie materiałów promocyjnych przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe w wyniku nienależytego opakowania oraz/lub transportu winę ponosi Wykonawca. c. Na każdym opakowaniu zbiorczym Wykonawca zaznaczy rodzaj i liczbę materiałów promocyjnych w opakowaniu. d. Wykonawca dostarczy i rozładuje materiały promocyjne w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę/osoby do rozładunku materiałów promocyjnych. e. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie projekty graficzne wykonane w ramach niniejszej umowy w plikach JPG i PDF oraz z plikach otwartych na nośniku cyfrowym (CD, DVD, pen-drive itp.). 5. Promocja festiwalu w okresie od podpisania umowy do czerwca na polskich uczelniach związanych z projektowaniem, m.in.: 5.1. ASP w Gdańsku, 5.2. ASP Kraków, 5.3. ASP w Katowicach, 5.4. ASP w Warszawie, 5.5. ASP w Łodzi, 5.6. ASP we Wrocławiu, 5.7. ASP w Katowicach, 5.8. UMK Toruń Wydziału Sztuk Pięknych, 5.9. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie Wydział Sztuki, Wydział Architektury Politechniki Gdańskiej, Wydział Architektury Politechniki Poznańskiej, Wydział Architektury Politechniki Wrocławskiej, Wydział Architektury Politechniki Warszawskiej, Wydział Budownictwa i Architektury ZUT w Szczecinie, 9

10 5.15. Wydział Architektury Politechniki Białostockiej, Wydział Architektury Politechniki Krakowskiej, Wydział Architektury Politechniki Śląskiej w Gliwicach, Instytut Architektury i Urbanistyki w Łodzi Wydział Architektury i Inżynierii Środowiska, Wydział Artystyczny Uniwersytetu Śląskiego w Cieszynie, School of Form w Poznaniu. Wykonawca zaproponuje w ofercie (według załącznika 7 do siwz_ Opis wstępnej strategii komunikacji i kampanii informacyjno - promocyjnej) sposób dotarcia do studentów i kadry naukowej powyższych uczelni. 6. Pozycjonowanie strony www wraz z doborem słów kluczowych przy wykorzystaniu reklamy sponsorowanej. 7. Administracja strony oraz konta Facebook, Instagram, Pinterest, Vimeo, Youtube w terminie od dnia podpisania umowy 31 lipca 2015, polegająca na: 7.1. przygotowaniu, redakcji i bieżącym wprowadzaniu treści w porozumieniu z Zamawiającym, zgodnej ze strategią informacyjno-promocyjną oraz harmonogramem działań; Treści zamieszczane na stronie www oraz facebooku muszą być przedstawiane Zamawiającemu do akceptacji przed publikacją, 7.2. aktualizacji treści na stronie www oraz na profilu Facebook, Instagram, Pinteres, Vimeo, Youtube, w czasie kampanii ze wzmożoną aktywnością w trakcie trwania festiwalu. Za koniec kampanii uważa się 31 lipca 2015 r. 8. Działania w Internecie, polegające na: 8.1. Prowadzeniu aktywnych działań promocyjnych w Internecie. Zamawiający preferuje nieintruzyjne formy reklamy w Internecie; 8.2. Aktualizacji konta Gdynia Design Days na portalu Youtube, Vimeo, Instagram, Pinterest, Facebook oraz zamieszczenie na FB wszystkich materiałów filmowych z wydarzenia. Każdy zamieszczony materiał filmowy powinien zawierać spójną nazwę, opis, tagi; 8.3. Administrowaniu kanału Youtube, Vimeo, Instagram, Pinterest, Facebook do momentu zakończenia kampanii informacyjno-promocyjnej. Nie wyklucza się dodatkowej aktywności Zamawiającego przy zamieszczaniu materiałów dodatkowych, nie uwzględnionych w kampanii informacyjno-promocyjnej (np. filmy z wcześniejszych edycji); 8.4. Emisji reklamy banerowej w serwisach/sekcjach/witrynach istniejących portali co najmniej 8 serwisów/sekcji/witryn. Należy wybrać takie serwisy/sekcje/witryny, które generują największą ilość odsłon, geotargetowanie na województwo pomorskie i inne duże miasta, w szczególności Warszawę, Łódź, Katowice. Przed przygotowaniem projektów reklamy internetowej Wykonawca musi wziąć pod uwagę rozwiązania techniczne oraz parametry, które umożliwią Zamawiającemu pełne wykorzystanie reklamy internetowej. Zamawiający musi zaakceptować serwisy/sekcje/witryny, w których mają zostać zamieszczone banery; 8.5. Emisji reklam na fejsbuku w oparciu o 3 różne - najważniejsze komunikaty przez co najmniej 3 miesiące w trakcie trwania kampanii szczegółowa propozycja zostanie przedstawiona przez Wykonawcę w ofercie. Wszystkie formy reklamy muszą być podlinkowane do strony internetowej Zamawiającego: 9. Outdoor / Działania w przestrzeni miejskiej Przeprowadzenie kampanii w przestrzeni miejskiej outdoor. Kampania odnosi się do dwóch przedziałów czasowych: przed rozpoczęciem festiwalu oraz w trakcie trwania festiwalu; Kampania polega na: a. Zakupie mediów wraz z nośnikami: 10

11 Zaproponowaniu rodzajów nośników wraz z ich lokalizacją i najkorzystniejszą liczbą nośników dla danej lokalizacji, z założeniem, że np. citylighty będą umieszczone przy/- blisko głównych ciągów komunikacyjnych (np. centrum miasta, drogi dojazdowe/wylotowe, mosty, obwodnice), główne ulice i skrzyżowania w miastach, itp. Zaproponowane lokalizacje powinny częściowo uwzględniać strategiczne miejsca poza Trójmiastem, w największych miastach Polski tj.: Szczecin, Warszawa, Łódź, Poznań, Kielce, Katowice, Wrocław, Kraków, z dużym naciskiem na Gdańsk, Sopot i Gdynię. b. Zapewnieniu pełnej obsługi kampanii, w tym zakup nośników, przygotowanie do produkcji, druk plakatów, wyklejenie, ekspozycja, montaż i demontaż nośników outdoorowych, dostosowanie layoutu reklamy do wybranego przez Wykonawcę formatu nośnika, przeprowadzanie stałej kontroli jakości wyeksponowanych nośników outdorowych. W przypadku zniszczenia lub uszkodzenia ekspozycji na nośnikach, Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania ponownej ekspozycji na własny koszt. c. Kampania outdoorowa ma być spójna wizerunkowo z pozostałymi działaniami promocyjnymi odbywającymi się w mediach oraz z całą identyfikacją wizualną imprezy. Realizacja kampanii obejmuje: przygotowanie do produkcji, produkcję, zakup nośników. d. Outdoor uwzględnia: słupy, citilighty, baner na budynek. e. Wykonawca po podpisaniu umowy określi ilość nośników citylight, które zostaną wykorzystane w ramach kampanii. 10. Oznakowanie przestrzeni miejskiej i lokalizacji głównych festiwalu, w tym produkcja tablic informacyjnych Większość wydarzeń składających się na program festiwalu odbywa się w różnych lokalizacjach miasta, tj.: a. Centrum Designu Gdynia/Technologiczny, b. Terminal Designu, plac Kaszubski, c. Gdynia Info Box, d. Plaża Śródmieście, e. Park Rady Europy, f. Informacja Miejska w Gdyni, g. Dworzec Główny w Gdyni, h. inne punkty w centrum Gdyni (4-5) Wszystkie miejsca, w których odbywają się wydarzenia wpisane do programu festiwalu muszą być oznaczone w taki sposób, aby uczestnicy festiwalu nie mieli problemu z trafieniem oraz prawidłową identyfikacją poszczególnych miejsc. Zamawiający wymaga by były to drogowskazy (format: min. 500 mm x 707 mm) i tablice informacyjne (format docelowy min mm x 900 mm). Tablice muszą prezentować informacje z co najmniej 3 stron i być bardzo dobrze widoczne z większej odległości Centralnym punktem festiwalu jest Terminal Designu zlokalizowany na Placu Kaszubskim w Gdyni oraz Centrum Designu Gdynia / Technologiczny. W celu przyciągnięcia jak największej liczby odbiorców należy zaproponować system naprowadzający zamontowany w przestrzeni miejskiej, który pokieruje uczestników z centrum miasta oraz pozostałych lokalizacji, w których odbywają się wydarzenia festiwalowe, do wszystkich punktów na festiwalowej mapie Zamawiający wymaga zamieszczenia minimum 12 tablic informacyjnych w kluczowych punktach przy stacjach SKM tj.: a. Dworzec Główny w Gdyni / SKM Gdynia Główna, b. SKM Wzgórze Świętego Maksymiliana, c. SKM Sopot, 11

12 d. SKM Gdańsk Wrzeszcz, e. Dworzec Główny w Gdańsku / SKM Gdańsk Główny, f. Skrzyżowanie ulic: 10 lutego/ul. Świętojańska, g. Skrzyżowanie ulic: 10 lutego/ul. Piłsudskiego, h. Skrzyżowanie ulic: Al. Zwycięstwa/ul. Redłowska, i. Molo Południowe przy Skwerze Kościuszki, j. 2 inne lokalizacje zaproponowane przez Zamawiającego. 11. Kampania niestandardowa Przeprowadzenie 2 niestandardowych kampanii promocyjnych na terenie Trójmiasta i Polski. Kampania niestandardowa - ambientowa: a. Zaproponowane kampanie powinny być spójne z linią kreatywną kampanii oraz efektywne kosztowo. b. Grupa docelowa kampanii trójmiejskiej: uczestnicy Heineken Opener, studenci, turyści odwiedzający Trójmiasto, mieszkańcy Gdyni. c. Grupa docelowa kampanii ogólnopolskiej: projektanci /mieszkańcy Warszawy, Łodzi, Krakowa, Wrocławia i Katowic. 12. Wysyłka zaproszeń oraz dystrybucja materiałów promocyjnych do wszystkich lokalizacji festiwalu: Przygotowanie gotowych pakietów materiałów promocyjnych (torby, gadżety, foldery i inne wskazane przez Zamawiającego) Dystrybucja materiałów promocyjnych do wszystkich lokalizacji festiwalu w trakcie trwania całego wydarzenia Wysyłka zaproszeń do odbiorców wskazanych przez Zamawiającego (drogą pocztową oraz poprzez ) Dystrybucja gazet festiwalowych rozdawanie przechodniom w trakcie festiwalu 4-6 godzin dziennie na terenie Gdyni. 13. Koordynacja procesu rejestracji na wydarzenia odbywające się w ramach festiwalu prowadzonego na stronie Zamawiającego. 14. Pozyskanie sponsorów (opcjonalne) i koordynacja działań sponsorskich (obligatoryjne). 15. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię: Raport zawiera wszystkie materiały z kampanii Raport zawierać będzie analizę SWOT z kampanii wraz z rekomendacjami. Ważne!! Zamawiający wymaga, aby wszelkie działania w ramach kampanii były prowadzone zgodnie z przepisami prawa oraz w oparciu o wszelkie wymagane licencje i zezwolenia które Wykonawca uzyska w celu przeprowadzenia kampanii. 12