U M O W A O PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU

Transkrypt

1 U M O W A O PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU zawarta w Krakowie w dniu.. roku pomiędzy: Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, Zarząd Główny w Warszawie, Oddział Okręgowy w Krakowie z siedzibą w Krakowie, ul. Kazimierza Wielkiego 19, wpisanym do KRS pod nr , NIP , REGON , reprezentowanym przez dyrektora Biura Kazimierza Jarosz, pełnomocnika niżej wymienionego Projektu zwanym dalej Zamawiającym", a.. wpisaną na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych pod numerem..., posiadającą NIP, REGON., reprezentowaną przez: zwaną/ym dalej Wykonawcą o następującej treści: 1 1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez Zamawiającego. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Audyt projektu zostanie przeprowadzony według stanu na dzień 31 marca 2013 roku. 3. Audyt zewnętrzny zostanie przeprowadzony zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL, zawartej pomiędzy Zamawiającym, będącym Beneficjentem, a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie, będącym Instytucją Pośredniczącą II stopnia. 4. Audyt zostanie przeprowadzony z uwzględnieniem Zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu POKL stanowiących Załącznik nr 10 do umowy o dofinansowanie, o której mowa w 1 ust. 3 niniejszej umowy oraz zapisów dokumentacji ofertowej. 1

2 5. W przypadku zmiany Zasad, o których mowa w 1 ust. 4 w trakcie realizacji audytu Zamawiający zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Wykonawcę o tym fakcie. 6. Zakres przedmiotowy audytu obejmować będzie w szczególności: a. ocenę prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmującą w szczególności: 1. weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz ponoszonych kosztów pośrednich, 2. weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, 3. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , 4. sprawdzenie, czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to możliwe, ujęty w wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu (w przypadku gdy w projekcie przewidziany jest wkład własny, w tym w przypadku projektów objętych pomocą publiczną), 5. sprawdzenie zgodności przepływów środków pieniężnych z księgami rachunkowymi beneficjenta, 6. sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach POKL, 7. sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta, 8. sprawdzenie prawidłowości przepływów finansowych pomiędzy beneficjentem i partnerem projektu (pomiędzy liderem i partnerem, jeśli dotyczy). b. ocenę sposobu rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. formularzy, oświadczeń, itp.) c. ocenę przestrzegania zasad przejrzystości i konkurencyjności wydatków, zasady efektywnego zarządzania finansami) 2

3 d. ocenę przestrzegania zasad ponoszenia kosztów związanych z angażowaniem personelu e. ocenę sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, f. ocenę zgodności danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego, Załącznika nr 2 oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta (oraz partnera, jeśli dotyczy), g. Ocenę poprawności udzielania pomocy de minimis (jeśli dotyczy), obejmującą w szczególności: 1. zweryfikowanie kompletności i poprawności dokumentacji wymaganej przy ubieganiu się o przyznanie pomocy, 2. zweryfikowanie, czy beneficjent posiada kopię oświadczenia beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych (pomoc nie może przekroczyć 200 tys. EUR w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych), 3. zweryfikowanie, czy beneficjent wydaje zaświadczenia o kwocie udzielonej pomocy de minimis; h. Sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, i. Sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo księgowym, j. Sprawdzenie sposobu realizacji działań promocyjnych, k. Sprawdzenie sposobu prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu l. Sprawdzenie zgodności z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju). 7. Raport z audytu powinien zawierać co najmniej następujące elementy: a. Informacje ogólne 1. Data sporządzenia raportu 2. Numer audytowanego projektu 3. Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 4. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz nr imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu 3

4 5. Termin przeprowadzenia audytu 6. Czas wykonania audytu 7. Okres objęty audytem b. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu 1. Cel audytu 2. Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt 3. Zakres przedmiotowy audytu 4. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 5. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 6. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz (lista) sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. c. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. d. Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru (w tym próg istotności i poziom ufności) e. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. f. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. g. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. h. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. i. Podpisy osób wchodzących w skład zespołu audytującego, które brały udział w czynnościach audytowych. 8. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. 9. Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji dokumentów księgowych o wartości co najmniej 25%. wartości projektu, w tym: weryfikacji co najmniej 15% dokumentów z każdej z pozycji budżetowych (zgodnie ze szczegółowym budżetem projektu bądź z analityką księgową). 10. Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji co najmniej 10% postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadami konkurencyjności wydatków i efektywnego zarządzania finansami. 11. Wykonawca zastosuje metody badania zapewniające, że przeprowadzone badanie będzie charakteryzować się co najmniej średnim poziomem ufności (zakładane prawdopodobieństwo, że wnioski sformułowane przez audytora na podstawie badania próby są prawidłowe) w oparciu o oszacowany poziom ryzyka. 4

5 2 Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z: 1) Krajowymi standardami rewizji finansowej wydanymi przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów, 2) ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z dnia 17 czerwca 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), 3) ustawą z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. Nr 77, poz. 649). 3 Miejscem wykonania przedmiotu umowy jest siedziba Wykonawcy pod adresem.., oraz Biuro Projektu Zamawiającego, mieszczące się pod adresem: ul. Kazimierza Wielkiego 19, Kraków W wyniku prac, o których mowa w 1 ust. 1-6, Wykonawca przekaże Zamawiającemu opinię i raport końcowy zawierający elementy wymienione w Zasadach przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu POKL oraz 1 ust Opinię i raport powstałe w wyniku audytu Wykonawca przekaże Zamawiającemu w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy. Dokumenty te Wykonawca oznaczy zestawem logotypów zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Księgą wzorów materiałów promocyjno-informacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zapewni wgląd do materiałów roboczych z przeprowadzonego badania Zamawiającemu oraz innym upoważnionym do kontroli organom Audyt zostanie przeprowadzony w terminie: od kwietnia 2013 r. do kwietnia 2013 r. 2. Termin wykonania umowy, tj. przekazanie opinii i raportu z audytu, strony ustalają na dzień 17 maja 2013 roku Wykonawca zaświadcza, iż w skład zespołu prowadzącego audyt wchodzą: 5

6 a) co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants, b) co najmniej jedna osoba posiadająca minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz uczestnicząca dotychczas w 5 audytach projektów finansowanych ze środków UE 2. W imieniu Wykonawcy, podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, audyt przeprowadzą: a) biegły rewident nr ewid. b) biegły rewident nr ewid. c). d). 3. Zmiana składu zespołu wymienionego w 6 ust. 2 wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. 4. Audytorzy w toku wykonywania kontroli mogą korzystać z pomocy rzeczoznawców oraz asystentów. Z tytułu korzystania z pomocy rzeczoznawców oraz asystentów nie zostanie zwiększone wynagrodzenie, o którym mowa w 10 niniejszej umowy. 7 Wykonawca oświadcza, że.., podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych oraz biegli rewidenci przeprowadzający audyt spełniają warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii zgodnie z wymogami określonymi w art. 56 ust. 3 i ust. 4 ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznymi. 8 Zamawiający zobowiązuje się do: 1) udostępnienia Wykonawcy: a) dokumentów organizacyjnych Zamawiającego, b) umów zawartych przez Zamawiającego, a także innych dokumentów potwierdzających dokonanie przez Zamawiającego określonych czynności prawnych, c) dowodów księgowych, dokumentacji finansowo-księgowej oraz wszelkich innych sprawozdań, zestawień i dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia audytu projektu, 2) współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu realizacji niniejszej umowy, a w szczególności do: a) niezwłocznego ustosunkowania się do zastrzeżeń i wątpliwości Audytorów, w sprawach prawidłowości, rzetelności i jasności przedstawionej do badania dokumentacji, b) udzielania wszelkich niezbędnych wyjaśnień związanych z realizacją projektu. 6

7 9 1. Przekazanie Zamawiającemu przedmiotu umowy (opinia i raport) nastąpi w terminie wskazanym w 5 ust. 2, w siedzibie Zamawiającego. Zostanie ono potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym. Koszty dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby Zamawiającego ponosi Wykonawca. 2. Przed podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego Zamawiający, w terminie do 3 dni od dnia przedłożenia projektu opinii i raportu, ma prawo do zgłoszenia, w formie pisemnej, uwag do opinii i raportu. Audytor zobowiązuje się do uwzględnienia uzasadnionych uwag, w tym w szczególności do wprowadzenia poprawek dotyczących uchybień formalnych oraz uzasadnionych poprawek merytorycznych w terminie 3 dni od ich otrzymania. W razie wątpliwości co do zasadności zgłoszonych przez Zamawiającego uwag strony zobowiązują się do czynienia starań w celu ich usunięcia. Jeżeli nie będzie to możliwe sporządzony zostanie protokół rozbieżności. Przedmiot umowy uważa się za wykonany prawidłowo w dniu podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust Za prawidłowo wykonaną usługę, a także przeniesienie praw autorskich do raportu i opinii na wszystkich polach eksploatacji wskazanych w 15, Wykonawca otrzyma od Zamawiającego wynagrodzenie, którego wysokość strony ustalają na kwotę brutto.. PLN (słownie: zł /100). 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT w terminie 14 dni od jej wystawienia na konto bankowe Wykonawcy w Banku nr Zapłata wynagrodzenia nastąpi w określonym w 10 ust. 2 terminie, o ile na kontach projektowych znajdują się środki w odpowiedniej wysokości pozwalające na rozliczenie się z Wykonawcą. Jeżeli natomiast środki takie nie będą dostępne na kontach projektowych, Zamawiający zrealizuje płatność niezwłocznie po otrzymaniu wspomnianych środków, tj. najpóźniej w terminie trzech dni roboczych po wpływie środków na konto projektowe. W takim wypadku Wykonawcy nie będą przysługiwać odsetki za opóźnienie. 4. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie. 5. Wynagrodzenie określone w 10 ust. 1 wyczerpuje wszystkie roszczenia Wykonawcy względem Zamawiającego z tytułu realizacji niniejszej umowy. 7

8 11 1. Jeżeli Zamawiający w terminach wynikających z 5 niniejszej umowy nie udostępni Wykonawcy ksiąg rachunkowych, dokumentów będących podstawą zapisów w księgach oraz innych dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia audytu projektu, lub uniemożliwi Wykonawcy wstęp do komórek organizacyjnych objętych badaniem, lub nie będzie współdziałał z Wykonawcą przy wykonywaniu umowy w sposób określony w 8 niniejszej umowy, Wykonawca może wyznaczyć Zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn określonych w ust. 1, Wykonawcy przysługuje odpowiednia część wynagrodzenia określonego w 10 ust. 1 stosownie do wartości prac wykonanych do daty odstąpienia. 12 Wykonawca za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy: 1) w przypadku opóźnienia w realizacji umowy zapłaci karę umowną w wysokości 0,5% wartości umowy brutto, za każdy dzień opóźnienia, jednak łącznie z tytułu opóźnienia nie więcej niż 20% wynagrodzenia brutto, 2) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 20% wartości umowy brutto. 3) Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych ponad zastrzeżone kary umowne. 13 Jeżeli Wykonawca wykonuje przedmiot niniejszej umowy w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, Zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający może od umowy odstąpić albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie przedmiotu umowy innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy Wykonawca oraz wszystkie osoby przez niego zatrudnione przy wykonaniu przedmiotu umowy zobowiązane są do utrzymania w tajemnicy i nie ujawniania osobom trzecim informacji o warunkach umowy jak również informacji uzyskanych w trakcie jej realizacji. 2. Wykorzystywanie jakichkolwiek danych i informacji pozyskanych w toku realizacji umowy w innych celach, niż określone w umowie, jak również ich publikacja, nie jest dopuszczalna. 3. Wykonawca odpowiada za podjęcie i zapewnienie wszelkich niezbędnych środków zapewniających dochowanie powyższej klauzuli poufności przez swoich pracowników. 8

9 4. Wykonawca ma prawo udostępniać rezultaty kontroli finansowej wyłącznie organom upoważnionym do tego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawnych. 5. W związku z wymogami.. wynikającymi z zapisów umowy pomiędzy.. a Zamawiającym, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić wgląd dla Zamawiającego oraz wszelkich instytucji uprawnionych do kontroli projektów PO KL do wszelkich dokumentów związanych z realizowanymi usługami, w tym dokumentów finansowych Po zakończeniu realizacji umowy Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego prawa własności oraz wszelkich przysługujących mu autorskich praw majątkowych do sporządzonego na podstawie niniejszej umowy raportu i opinii, na wszelkich znanych i mogących powstać w przyszłości polach eksploatacji, a w szczególności: a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, b) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu w tym przez sieć Internet, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy, c) w zakresie rozpowszechniania w inny sposób - publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. 2. Przeniesienie praw następuje bez ograniczenia co do czasu i ilości. 16 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod ich rygorem nieważności. 17 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 18 Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania niniejszej umowy podlegają rozpatrzeniu przez Sąd właściwy dla miejsca siedziby Zamawiającego. 19 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Za Zamawiającego Za Wykonawcę 9