Umowa nr... /2007 dotycząca przeprowadzenia usługi audytu zewnętrznego

Transkrypt

1 Wzór umowy załącznik nr 6 Umowa nr... /2007 dotycząca przeprowadzenia usługi audytu zewnętrznego Żary dnia r. Zawarta w dniu... pomiędz: Powiatem Żarskim - Starostą Powiatu Żarskiego, w imieniu którego działa Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Żarach Józef Tarniowy przy kontrasygnacie Głównego Księgowego Powiatowego Urzędu Pracy w Żarach, Danuty Budźko zwanym dalej Zamawiającym a:... z siedzibą:... reprezentowaną przez:... wpisaną do...pod nr... zwanym dalej Wykonawcą Strony oświadczają, że do dnia podpisania umowy nie wystąpiły jakiekolwiek zmiany w sytuacji prawnej reprezentowanych przez siebie podmiotów, w tym zmiany w ich reprezentacji, które mogłyby mieć wpływ na ważność zaciągniętych zobowiązań. Niniejsza umowa jest następstwem wyboru przez Zamawiającego oferty Wykonawcy w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 4a i w oparciu o art ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zm.). 1 Działając zgodnie z rozporzadzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 1 lipca 2004 r. w sprawie przyjęcia Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich (Dz. U. z 2004 r., Nr 166, poz. 1743) i rozporzadzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie przyjęcia Uzupełnienia Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich (Dz. U. z 2004 r., Nr 197, poz. 2024) - po wyczerpaniu procedury przewidzianej w ustawie Prawo zamówień publicznych Zamawiający zamawia a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi zwanej w dalszej treści umowy audytem polegającej na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu realizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Żarach współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego pt. Lepsze jutro- wspieranie osób zagrożonych wykluczeniem społecznym w powiecie żarskim, SPO RZL, priorytet 1, działanie 1.5, schemat a 1

2 2 Cel audytu, Programy kontroli, harmonogram kontroli 1. Celem audytu jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę czy realizacja projektów przebiega zgodnie z umowami i wnioskami o dofinansowanie projektów oraz obowiązującymi przepisami, dotyczących realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Uni Europejskiej. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektów są kwalifikowalne, a realizowane projekty są zgodne z umowami i wnioskami oraz wydanie opinii w tym zakresie. 2. Wykonawca przedstawił dwa Programy kontroli" które w swojej treści zawierają: opis technik, które będą zastosowane podczas realizacji audytu, próg istotności, poziom ufności nie mniejszy niż 95% oraz wybór metod doboru próby dla poszczególnych projektów osobno. 3. Zakres prac Wykonawcy będzie zgodny ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia oraz przedstawioną ofertą Wykonawcy. Oferta stanowi integralną część niniejszej umowy. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić audyt zgodnie z przedstawionymi programami kontroli o których mowa w 2 pkt. 2 i przedstawionym harmonogramem audytu, odrębnym dla każdego z projektów, które stanowią załaczniki nr 2 i 2a do niniejszej umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji całego programu kontroli, dla obu projektów bez względu na stwierdzone w trakcie fakty i okoliczności pod rygorem utraty prawa do wynagrodzenia za wykonaną usługę. 5. Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w harmonogramie bez akceptacji Zamawiającego, pod warunkiem, że zostanie zachowany termin realizacji umowy zawarty w 4 pkt Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w programie kontroli projektów po uprzednim uzyskaniu przez Wykonawcę pisemnej zgody od Zamawiającego. 3 Zespół audytorski 1. Do wykonania audytu, Wykonawca przedstawił zespół audytorski składający się z: biegły rewident audytor wewnętrzny Asystenci zespołu audytowego: Zmiana osób wchodzących w skład zespołu audytorskiego bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej jest niedozwolona i w wypadku takiej zmiany żądanie zapłaty wynagrodzenia za audyt nie zostanie zaakceptowane. W wypadku niedostępności określonego specjalisty z przyczyn uzasadnionych Wykonawca może zaproponować Zamawiającemu wykwalifikowane zastępstwo. Wniosek ze zmianą specjalisty powinien mieć formę pisemną, zawierać życiorys, wymagane uprawnienia i obowiązki specjalisty oraz uzasadnienie zmiany. 3. Osoby wchodzące w skład zespołu audytorskiego spełniają warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii, tj. spełniają wymóg bezstronności i niezależności od badanego projektodawcy, zgodnie z art. 66 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zmianami), a także od instytucji wdrażającej, instytucji pośredniczącej oraz instytucji zarządzającej SPO RZL. 4. Oświadczenia o bezstronności i niezależności osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu zostaną złożone i podpisane przez te osoby przed rozpoczęciem prac audytorskich wg załącznika do umowy nr 1. 2

3 4 Termin 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt w terminie od dnia.....do dnia Zamawiający ma prawo oceny i kontroli wykonywanego audytu w każdej fazie jego realizacji. Dodatkowo Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zapewni wgląd do materiałów roboczych z przeprowadzonego badania, upoważnionym organom w szczególności Komisji Europejskiej i Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Zielonej Górze, oraz innym upoważnionym instytucjom. 3. Wykonawca nie może powierzyć wykonywania usługi w całości lub części osobom trzecim. 5 Sposób realizacji audytu 1. W celu stwierdzenia, że projekty realizowane są zgodnie z umowami stanowiącymi podstawę ich wdrożenia i umowami o dofinansowanie projektów, a wydatki są kwalifikowalne Wykonawca sprawdza całość dokumentacji dotyczącej każdego projektu dokonując wszechstronnej analizy i oceniając w szczególności: 1) czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały rzeczywiście podjęte, 2) sposób archiwizacji dokumentów który pozwala prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur, 3) czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami programu, czy poniesione są terminowo i w odpowiedniej wysokości, 4) czy koszty zrealizowanych działań mają swoje uzasadnienie w przedstawionych dokumentach i fakturach, 5) kwalifikowalność poszczególnych poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania, zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, 6) wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, 7) sposób monitorowania projektu, 8) zasady dotyczące promocji i reklamy projektu, 9) poprawność stosowanych procedur przetargowych i przestrzeganie regulacji prawnych, 10) czy stosowany system informacji spełnia wymogi bezpieczeństwa, 11) zbadanie w jakim stopniu osiągnięte zostały cele rezultaty zakładane we wniosku o dofinansowanie projektu. 2. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie, dla audytowanego projektu. Opinia i raport powinny wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami 3. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu Zamawiający udostępni w swojej siedzibie materiały źródłowe dotyczące badanego projektu a w szczególności: - wnioski o dofinansowanie projektu, - umowy o dofinansowanie projektu - wnioski o płatność 3

4 - okresowe sprawozdania z realizacji projektu - inne niezbędne dokumenty do wykonania przedmiotu umowy. 2. Materiały, o których mowa w pkt 1 Zamawiający udostępni osobom, które będą wykonywać zamówienie wymienionym w 3 pkt 1 niniejszej umowy - po uprzednim złożeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu tajemnicy dotyczących danych i informacji powziętych w trakcie audytu. 3. Osoby, które będą wykonywać zamówienie wymienione w 3 pkt 1 niniejszej umowy wykorzystują przy wykonywaniu czynności inne dostępne dowody zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne źródłowe i wtórne oraz dostępne techniki gromadzenia dowodów. 7 Opinia i raport 1. Po przeprowadzeniu audytu- zespół audytorski zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu, do których zamawiający ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia, które audytor winien rozpatrzyć przed sporządzeniem ostatecznej wersji raportu. 2. Raport powinien zawierać: a) datę sporządzenia raportu b) numer audytowanego projektu c) nazwę i adres podmiotu realizującego projekt d) nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt e) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu f) termin przeprowadzenia audytu g) czas wykonania audytu h) cel audytu i) zakres przedmiotowy audytu j) podjęte działania i zastosowane techniki audytu k) termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu; l) ustalenia stanu faktycznego, m) określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru n) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy o) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień p) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, q) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje r) zagrożenia i ryzyka realizacji projektu s) inne zastrzeżenia i uwagi. t) podpisy audytorów sporządzających audyt, miejsce i datę sporządzenia raportu 3.Opinia i raport powstałe w wyniku audytu projektu pt. Lepsze jutro- wspieranie osób zagrożonych wykluczeniem społecznym w powiecie żarskim, SPO RZL, priorytet 1, działanie 1.5, schemat a winne być przedstawione, w trzech egzemplarzach każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym płyta CD-ROM. Dokumenty te powinny zostać oznaczone logo Europejskiego Funduszu Społecznego i Uni Europejskiej zgodnie z wytycznymi Jak promować projekty współfinansowane z EFS w ramach SPORZL (zamieszczonymi na stronie internetowej: ) 4

5 8 Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia zgodnie z przedstawioną ofertą. Za przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pt. Lepsze jutro- wspieranie osób zagrożonych wykluczeniem społecznym w powiecie żarskim, SPO RZL, priorytet 1, działanie 1.5, schemat a - wynagrodzenie w kwocie...zł. netto powiększone o podatek VAT (...%) w kwocie...zł. co stanowi kwotę brutto...zł. Słownie:...00/ Do faktur Wykonawca dołączy zestawienia poniesionych kosztów. 3. Faktury muszą być właściwie podpisane i wystawione na: Powiatowy Urzad Pracy w Żarach ul, Miszka I 15, Żary 4. Należność zostanie uregulowana przelewem w terminie 7 dni od daty otrzymania faktur przez Zamawiającego. 5. Wykonawca wystawi faktury po całkowitym zakończeniu audytu i sporządzeniu opinii i raportu końcowego dla każdego z projektów. 6. Z chwilą dostarczenia raportu końcowego wraz z opinią na Zamawiającego przechodzą wszelkie prawa autorskie. 9 Osoby upoważnione do kontaktowania się w sprawie realizacji umowy Do kontaktów w sprawie realizacji niniejszej umowy wyznaczone są osoby: - ze strony wykonawcy... kierownik działu ds. promocji zatrudnienia - ze strony zamawiającego - Wykonawca 10 Kary umowne 1. W przypadku odstąpienia od wykonania usługi z przyczyn dotyczących Wykonawcy naliczona zostanie kara umowna w wysokości 20 % wartości umowy brutto. 2. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn dotyczących Zamawiającego z wyłączeniem okoliczności określonych przepisami ustawy Prawo zamówień Publicznych Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 20 % wartości umowy brutto. 3. Za zwłokę w wykonaniu umowy naliczona zostanie kara umowna w wysokości 0,5 % wartości umowy brutto za każdy dzień zwłoki. 4. Za zwłokę w usunięciu stwierdzonych wad naliczone zostaną kary umowne w wysokości 0,5 % wartości umowy brutto liczone od dnia wyznaczonego na usunięcie wad. 5. Jeżeli szkoda, którą poniesie Zamawiający przewyższy wysokość kar umownych, Zamawiający będzie mógł dochodzić poza karami umownymi odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych. 11 Wypowiedzenie umowy Zamawiający ma prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym za uprzednim dostarczeniem Wykonawcy stosownego pisemnego oświadczenia woli, jeżeli: 1. Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne; 5

6 2. Wykonawca zleca wykonanie zadań będących przedmiotem niniejszej umowy osobie trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego; 3. Wykonawca nie świadczy lub nienależycie świadczy usługi objęte niniejszą umową. 4. Zaistnieje zmiana okoliczności, powodująca, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy. 12 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany umowy wymagaja formy pisemnej pod rygorem niewaznosci 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową obowiązują przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) 3. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle wykonywania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego miejscowo właściwego dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowę sporzadzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 6