ZAPYTANIE OFERTOWE AUDYT (CPV: )

Transkrypt

1 1 Wrocław, r. ZAPYTANIE OFERTOWE AUDYT (CPV: ) DOTYCZY: Usługi audytu: Numer CPV: Agrainvest Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o składanie ofert na realizację usługi audytu w ramach realizacji projektu Grunt to doskonalenie nr umowy UDA-POKL /10 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu II, Działanie 2.1 Poddziałanie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady efektywnego zarządzania finansami i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami). I. Zamawiający Agrainvest Sp. z o.o. ul. Krzywoustego 29, Oleśnica NIP: , REGON: II. Informacje o audytowanym projekcie 1. Projekt realizowany jest w ramach POKL, Poddziałania Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. 2. Projekt realizowany w okresie r. 3. Beneficjent Pomocy: ilość podmiotów - 4 spółki: Osadkowski SA, Osadkowski-Cebulski Sp. z o. o., Osadkowski Raiffeisen Sp. z o.o. i Agrainvest Sp. z o.o. 4. Wartość projektu: ,91 zł 5. Wartość dofinansowania: ,40 zł 6. Liczba uczestników projektu: Wartość i forma wkładu prywatnego:

2 2 Beneficjenci pomocy: wkład wynagrodzeniami uczestników szkoleń (PLN) wkład gotówkowy (PLN) ŁĄCZNIE WKŁAD PRYWATNY (PLN) Osadkowski SA ,28 zł ,80 zł ,08 zł Osadkowski Raiffeisen Sp. z ,14 zł ,71 zł ,85 zł o.o. Osadkowski-Cebulski Sp. z o.o ,83 zł 0,00 zł ,83 zł Agrainvest Sp. z o.o ,75 zł 0,00 zł ,75 zł PODSUMOWANIE ,00 zł ,51 zł ,51 zł 8. Liczba złożonych wniosków o płatność do dnia wynosi Liczba zatwierdzonych wniosków o płatność: Średnia liczba pozycji załącznika nr 1 we wniosku o płatność: Wnioskodawca prowadzi pełną księgowość. III. Zakres usługi Ocenie audytora podlegać będzie zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: 1. Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu. weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, weryfikację umów o pracę (umowy cywilnoprawne) oraz zakres obowiązków pracowników zaangażowanych w realizację projektu, sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , - sprawdzenie, czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to możliwe, ujęty w wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu (w przypadku gdy w projekcie przewidziany jest wkład własny, w tym w przypadku projektów objętych pomocą publiczną),

3 3 sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach PO KL, sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta. 2. Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń). 3. Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych. 4. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. W szczególności weryfikację stopnia osiągnięcia wskaźników projektu, w tym dzienniki zajęć, listy obecności, dokumenty ewaluacyjne. 5. Ocena poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U Nr 223, poz. 1655): czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony), czy ustalenie wartości zamówienia było prawidłowe, czy beneficjent posiada kompletny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czy SIWZ jest kompletny tj. zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36 ustawy, np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria dotyczące wyboru oferty, czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiających przekazywane są do publikacji zgodnie z przepisami Ustawy, czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ., czy beneficjent udzielający zamówienia w ramach projektu dokonał wyboru wykonawcy z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. 6. Ocena poprawności udzielania zamówień z zastosowaniem zasady konkurencyjności (dotyczy zamówień na kwotę przekraczającą 14 tyś euro) - dotyczy podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych: - czy beneficjent wysłał zapytanie ofertowe o do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców lub

4 4 o do wszystkich potencjalnych wykonawców i jednocześnie udowodnił, że na rynku istnieje ich mniej niż 3, - czy beneficjent zamieścił zapytanie ofertowe co najmniej na swojej stronie internetowej, - czy zapytanie ofertowe zawiera jednoznaczny opis przedmiotu zamówienia zgodny ze stanem faktycznym, kryteria oceny oferty, informację na temat wag punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, informację na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienia danego kryterium, informację na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia oraz termin składania ofert, - czy beneficjent posiada kompletny protokół w formie pisemnej, potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności (tj. wybór najkorzystniejszej oferty, odpowiadającej przedmiotowi zamówienia, złożonej w terminie i w oparciu o kryteria wskazane w zapytaniu ofertowym). - czy beneficjent posiada umowę w formie pisemnej zawartą z wykonawcą. 7. Ocena poprawności udzielania zamówień na kwotę poniżej 14 tyś euro, w szczególności sprawdzenie czy beneficjent przy dokonywaniu zakupów usługi lub towarów o wartości powyżej 20 tyś PLN właściwie udokumentował rozeznanie rynku. 8. Ocena poprawności udzielania pomocy publicznej, obejmująca w szczególności: a) Pomoc de minimis, m.in.: - zweryfikowanie, czy beneficjent posiada zaświadczenia/oświadczenia beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych/podatkowych albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy, złożone przed dniem udzielenia pomocy w danym projekcie (pomoc nie może zostać udzielona podmiotowi, który w bieżącym roku kalendarzowym/ podatkowym oraz w dwóch poprzedzających go latach kalendarzowych/podatkowych otrzymał pomoc de minimis z różnych źródeł i w różnych formach, której wartość brutto łącznie z pomocą, o którą się ubiega, przekracza równowartość w złotych 200 tys. EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa działającego w sektorze transportu drogowego równowartość w złotych kwoty 100 tyś. EUR, obliczanych według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski), - zweryfikowanie, czy beneficjent posiada formularze informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis złożone przez beneficjentów pomocy, - zweryfikowanie, czy beneficjent posiada wystawione zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis. b) Udzielanie pomocy w ramach wyłączeń blokowych, m.in.: - sprawdzenie zgodności wysokości udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności, określonymi w przepisach unijnych i krajowych (w przypadku pomocy na szkolenia z pułapami odnoszącymi się do typu szkoleń, natomiast w przypadku usług doradczych w pułapami odnoszącymi się do tej formy wsparcia),

5 5 - sprawdzenie, czy udzielona pomoc publiczna oraz wymagany wkład prywatny zostały obliczone w sposób prawidłowy (podstawę wyliczenia stanowią wykazane w budżecie projektu w ramach poszczególnych zdań koszty objęte pomocą publiczną w przeliczeniu na jednego uczestnika projektu), - zweryfikowanie, czy beneficjent posiada formularze informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż de minimis złożone przez beneficjentów pomocy, - sprawdzenie, czy beneficjent pomocy publicznej nie prowadzi działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia. 9. Sposób realizacji działań promocyjnych, 10. Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. 11. Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju). IV. Raport z usługi powinien zawierać następujące elementy: I. Informacje ogólne: 1. Data sporządzenia raportu. 2. Numer audytowanego przedsięwzięcia. 3. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie. 4. Termin przeprowadzenia audytu. 5. Okres objęty audytem. II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu: 1. Cel audytu. 2. Zakres przedmiotowy audytu. 3. Zastosowane techniki audytu. 4. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie badanych dokumentów potwierdzających faktyczną realizację działań w projekcie, w tym dokumentów księgowych.

6 6 V. Termin przeprowadzenia audytu: Audyt powinien zostać przeprowadzony w okresie: od 13 do 20 maja 2013r. Miejsce audytu: biuro projektu, ul. Lotnicza 24 pok. A16, Wrocław Raport z audytu powinien zostać przedstawiony zamawiającemu najpóźniej do dnia: 27 maja 2013r. VI. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej następujące informacje: Zasady przygotowania oferty: 1. Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto za wykonanie usługi audytu. 2. Oferta musi być czytelna i odpowiadać treści zapytania ofertowego. 3. W łącznej cenie usługi Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia plus podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami na dzień składania ofert oraz wszystkie koszty wynikające z zapisów niniejszego zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa. 4. Oświadczenie iż, ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zwiększeniu. 5. Zaleca się, aby strony były kolejno ponumerowane. Oferta powinna być sporządzona na papierze firmowym Oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. 6. Na ofertę składa się: a) arkusz ofertowy (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz z CV potencjalnych audytora/ów), b) załącznik nr 2 do arkusza ofertowego Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym, c) załącznik nr 3 do arkusza ofertowego Oświadczenie Oferenta. VII. Kryteria dostępu - w postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy: 1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają minimalne kwalifikacje opisane w zapytaniu ofertowym; 3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4. Nie otwarto wobec firmy likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

7 7 5. Nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne; 6. Nie została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; Oraz wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; 7. Sąd nie orzekł zakazu ubiegania się firmie o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Dokumentem potwierdzającym spełnienie powyższych warunków jest Oświadczenie Oferenta, które stanowi załącznik nr 2 do arkusza ofertowego. Wymagane jest również spełnienie przesłanki o bezstronności i niezależności pomiędzy Oferentem a Zamawiającym usługę w postaci oświadczenia, załącznik nr 3 do arkusza ofertowego. Wymagania odnośnie sposobu pracy oraz minimalne kwalifikacje audytora 1. Osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants, 2. Osoba podpisująca raport powinna posiadać minimum 5 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz powinna uczestniczyć w co najmniej 5 audytach projektów finansowanych ze środków UE w ramach POKL Poddziałanie Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). Jednakże należy pamiętać, że niniejszy audyt jest audytem zgodności a nie audytem statutowym. Warunki programu są więc zawsze nadrzędne wobec standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie systemów zarządzania).

8 8 VIII. Kryteria oceny oferty: Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryteria: 1. Kryteria dostępu wymagania (punkt VII niniejszej oferty) wobec Oferentów oraz audytora, który będzie realizować audyt dotyczący projektów objętych pomocą publiczną dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwłaszcza w ramach Poddziałania 2.1.1). Udokumentowane oświadczeniem i życiorysami załączonymi do oferty. Jest to kryterium bezwzględne oferty, które nie spełnią tego wymagania, nie przejdą do oceny w pkt Cena usługi waga 100% (do porównania ofert będzie brana cena netto - bez VAT). Oferta, która spełni kryteria dostępu, a cena będzie najniższa i mieścić się będzie w zaplanowanym budżecie zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. IX. Termin złożenia Oferty: Oferty prosimy składać do dnia 28 marca 2013r. na adres firmy Agrainvest Sp. z o.o., ul. Lotnicza 24 pok. A16, Wrocław, bądź mailowo na adres osoby podanej do kontaktu. X. Rozstrzygnięcie zapytania: Zapytanie zostanie rozstrzygnięte do 12 kwietnia 2013r. Zainteresowane strony zostaną poinformowane o rozstrzygnięciu drogą e-milową. Osoba do kontaktu: Katarzyna Osadkowska Tel: k.osadkowska@agrainvest.pl XI. Załączniki: Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym Załącznik nr 3 Oświadczenie Oferenta