UMOWA zawarta dnia r. we Wrocławiu,

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 UMOWA zawarta dnia r. we Wrocławiu, pomiędzy: Dolnośląską Agencją Współpracy Gospodarczej Sp. z o.o. z/s we Wrocławiu , ul. Kotlarska 42 (Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: ; NIP: , wysokość kapitału zakładowego: ,00 PLN, którą reprezentuje: - Tomasz Tykierko jako Prezes Zarządu zwaną dalej Zamawiającym, a..; 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę przeprowadzenia audytu zewnętrznego wraz ze sprawozdaniem dla projektu Modernizacja nieruchomości przy ul. Kasztanowej 3a-5 we Wrocławiu na potrzeby utworzenia inkubatora przedsiębiorczości współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla województwa dolnośląskiego na lata Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym oraz złożoną ofertą stanowiącymi integralną część niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt projektu zgodnie z: a) powszechnie obowiązującymi krajowymi i międzynarodowymi standardami audytu, b) aktualnymi Wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata stanowiącymi załącznik do uchwały nr 4197/III/10 Zarządu Województwa Dolnośląskiego z dnia 13 kwietnia 2010 r. dostępnymi na stronie W przypadku zmiany wytycznych w czasie realizacji przedmiotu umowy Wykonawca winien stosować najnowsze wytyczne. Strona 14 z 22

2 2 Osoby uczestniczące w wykonaniu zamówienia 1. Wykonawca oświadcza, że osoby uczestniczące w wykonaniu przedmiotu zamówienia posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. 2. Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie: a). b). c). 3. Wykonawca nie może powierzyć ani całości, ani części wykonania zadania osobom lub podmiotom innym niż określone w ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego. 4. W przypadku naruszenia postanowień ust. 3 Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym. 3 Terminy realizacji przedmiotu umowy Termin wykonania zamówienia: do tj. 21 dni od daty podpisania umowy. 4 Zakres i sposób przeprowadzanego audytu 1. Audyt powinien w całości odpowiadać wymogom zawartym w Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata stanowiących załącznik do uchwały nr 4197/III/10 Zarządu Województwa Dolnośląskiego z dnia 13 kwietnia 2010 r., dostępnych na stronie Audyt między innymi winien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosownych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków finansowych w ramach projektu, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz monitorowania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu muszą być zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie. Audyt zewnętrzny musi obejmować następujące obszary: a) audyt zgodności procedur (organizacja Beneficjenta, procedury wewnętrzne i system kontroli wewn.) b) audyt zgodności projektu w zakresie finansowo-księgowym, c) audyt rzeczowej realizacji projektu. 2. W szczególności audyt obejmuje: a) sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD: b) sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalności ponoszonych wydatków w ramach projektu, c) sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedur wyboru wykonawców z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych wytycznych IZ RPO WD, d) sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu, e) sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu i wizję lokalną, Strona 15 z 22

3 f) sprawdzenie prawidłowości prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu lub posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu), g) sprawdzenie prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i umową o dofinansowanie, h) sprawdzenie prawidłowości sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu, i) sprawdzenie ustanowienia i posiadania wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków, j) sprawdzenie posiadania ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym i czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości), k) sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi), l) sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu, m) sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową, n) sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, o) przeprowadzenie analizy powodzenia projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia prawidłowej realizacji projektu: w tym jego terminowości oraz osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres, 3. W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowane, w szczególności audytor zewnętrzny sprawdzi: a) dokumentację dotyczącą projektu, b) realizację zakresu rzeczowego projektu, c) dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia (i poszczególnych dowodów zapłaty) do przedłożenia wniosku o płatność, d) faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego, e) kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych, f) wiarygodność części sprawozdawczych wniosków o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót, czy dostarczonych dostaw w ramach projektu, g) spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji, Strona 16 z 22

4 h) sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu, i) poprawność stosowanych procedur przy wyborze wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych Wytycznych IZ RPO WD. 4. W celu sprawdzenia zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji audyt obejmuje m.in.: a) sprawdzenie czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania dokumentów związanych z realizacją projektu, b) sprawdzenie, czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie, 5. Audyt w zakresie zasad informacji i promocji dotyczy m.in. potwierdzenia, że Beneficjent wywiązuje się z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. 6. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie sprawozdania oraz wydanie opinii. 7. Wykonawca zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od daty podpisania umowy opracować i przedstawić Zamawiającemu do akceptacji program audytu, 8. Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiającego na piśmie, 9. Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego materiały źródłowe dotyczące badanych obszarów osobom wskazanym w złożonej ofercie, po uprzednim złożeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu, 10. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, 11. Wykonawca sporządzi sprawozdanie z audytu zgodnie z 5 niniejszej umowy. 5 Zakres i sposób sporządzenia sprawozdania z audytu 1. Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu zewnętrznego powinno zawierać co najmniej następujące elementy: a) podstawowe informacje o beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP i REGON Beneficjenta, numer i tytuł projektu i umowy o dofinansowanie projektu, krótki opis projektu, całkowitą wartość projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowanych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania), b) nazwę, adres, NIP i REGON osoby/podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu, c) imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, d) oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki oraz o zachowaniu poufności i nienaruszaniu tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, e) datę rozpoczęcia i zakończenia audytu zewnętrznego projektu, f) zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu, Strona 17 z 22

5 g) informację o podjętych działaniach i zastosowanych technikach audytu, h) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania, i) wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu, j) ustalenie stanu faktycznego, w tym jego ocenę, wskazanie stwierdzonych ewentualnych problemów, zagrożeń w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich przyczyn, wagi i skutków uchybień oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, a także uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia, jak również wymagane działania naprawcze, usprawniające i zapobiegawcze (jeżeli są możliwe); sprawozdanie powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, k) analizę zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach RPO WD, l) wskazanie i opis funkcjonowania posiadanych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów), m) opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym, n) opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania, o) analiza stosowania przepisów w zakresie zamówień, p) opis zasad księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu ujętych w złożonych wnioskach o płatność, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (czy deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi), q) analizę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu, r) sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków o płatność z zakresem rzeczowym projektu, s) opis sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), t) analizę zgodności z ustalonymi przez IZ RPO WD wymogami dotyczącymi informacji i promocji projektu, u) analizę sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu, v) ogólną opinię o projekcie, stanowiącą element sprawozdania, wydaną na podstawie ustaleń zawartych w sprawozdaniu, ewentualnie powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie oraz zawierającą informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego i/lub krajowego bądź procedur obowiązujących w ramach RPO WD (jeżeli zaistnieje), w) podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, x) miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu. 2. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane przez audytorów zewnętrznych oraz Beneficjenta. 6 Uprawnienia i kwalifikacje Wykonawcy Strona 18 z 22

6 1. Wykonawca audytu oświadcza, że posiada kwalifikacje i doświadczenie niezbędne dla prawidłowego i rzetelnego wykonania przedmiotu umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot umowy zgodnie z zachowaniem należytej staranności. 7 Odbiór przedmiotu umowy 1. Wykonawca dostarczy sprawozdanie wraz z opinią z przeprowadzonego audytu zewnętrznego projektu do siedziby Zamawiającego na swój koszt i odpowiedzialność w terminie 14 dni od zakończenia audytu. 2. O terminie dostarczenia sprawozdania Wykonawca powiadomi Zamawiającego pisemnie lub faxem z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem przy czym, przekazanie sprawozdania powinno nastąpić w dni robocze w godzinach od 9ºº do 17ºº. 3. Sprawozdanie wraz z opinią musi być dostarczone w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami każdego z audytorów, przy czym wszystkie strony sprawozdania muszą być ponumerowane i parafowane oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym CD- ROM/DVD. Dokumenty te powinny posiadać logotypy zgodne z zasadami określonymi w dokumencie Poradnik dla Beneficjenta w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej adres strony internetowej 4. Z czynności przekazania sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 strony sporządzą protokół przekazania. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści sprawozdania i opinii w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania protokołu przekazania. 6. W przypadku uwag Wykonawca przekaże Zamawiającemu swoje stanowisko do uwag i/lub ostateczną wersję sprawozdania w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania uwag. 7. Z czynności określonych w ust. 6 lub w przypadku braku uwag, o których mowa w ust. 5 strony sporządzą protokół odbioru końcowego, stanowiący podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę. Do zawiadomień stosuje się odpowiednio ust. 2. Fax. Wykonawcy nr. 8 Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Za wykonanie całego przedmiotu umowy określonego w 1 ust.1 Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe, które łącznie nie przekroczy kwoty.. ( słownie. ) brutto z.. % podatkiem VAT. 2. Ustalone wynagrodzenie jest ceną ostateczną oferty zawierającą zapłatę za przedmiot zamówienia oraz wszelkie inne koszty związane z jego realizacją wraz z obowiązującym podatkiem od towarów i usług VAT. 3. Wykonawca oświadcza, że jest/ nie jest czynnym płatnikiem podatku od towarów i usług (VAT). 9 Prawa autorskie 1. Wynagrodzenie określone w 8 obejmuje również wynagrodzenie z tytułu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do przedmiotu umowy Strona 19 z 22

7 na odrębnych polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a w szczególności: a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, b) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy, c) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w lit. b - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. 2. Przeniesienie praw autorskich następuje z chwilą odbioru dzieła przez Zamawiającego. 10 Płatności 1. Zapłata wynagrodzenia określonego w 8 ust. 1 odbędzie się na podstawie faktury wystawionej dla Dolnośląskiej Agencji Współpracy Gospodarczej Sp. z o.o. ul. Kotlarska 42, Wrocław, w terminie do 30 dni od daty wpływu faktury do Zamawiającego. 2. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie podpisany przez Zamawiającego, bez zastrzeżeń protokół odbioru ostatecznej wersji sprawozdania z przeprowadzonego audytu. 3. Wynagrodzenie płatne będzie na rachunek bankowy Wykonawcy w.nr 4. Za dzień zapłaty ustala się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 11 Kary umowne 1. W razie nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach: a) odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia ryczałtowego określonego w 8 ust. 1 niniejszej umowy. b) za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w stosunku do terminu określonego w 3 niniejszej umowy, w wysokości 0,5 % wynagrodzenia ryczałtowego, określonego w 8 ust. 1 niniejszej umowy, za każdy dzień zwłoki, c) w przypadku niedotrzymania terminów, o których mowa w 7 ust.1 i ust. 6 niniejszej umowy w wysokości 0,5% wynagrodzenia ryczałtowego, określonego w 8 ust. 1 niniejszej umowy, za każdy dzień zwłoki, 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne w przypadku: odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, w wysokości 10% wynagrodzenia ryczałtowego określonego w 8 ust. 1 niniejszej umowy. 3. W każdym przypadku, gdy Zamawiający ma prawo do naliczania kar umownych może je potrącić z kwoty faktury wystawionej przez Wykonawcę na co Wykonawca wyraża zgodę. 12 Rękojmia Strona 20 z 22

8 Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne przedmiotu umowy stwierdzone w toku czynności odbioru i powstałe w okresie trwania rękojmi przez okres 1 roku od przekazania sprawozdania. 13 Rozwiązanie umowy 1. Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy na podstawie Kodeksu cywilnego oraz w przypadkach jak niżej. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy jeżeli: a) Wykonawca nie rozpocznie prac lub nie kontynuuje ich, pomimo dodatkowego wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie, b) Wykonawca wykonuje prace niezgodnie z niniejszą umową 3. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. 4. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli Zamawiający pozostaje w zwłoce z zapłatą faktury ponad 30 dni pomimo dodatkowego pisemnego wezwania do zapłaty. 5. Odstąpienie od umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 14 Przelew wierzytelność Przelew wierzytelności z niniejszej umowy wymaga zgody Zamawiającego. 15 Zmiany w umowie Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 16 Osoby do kontaktu Do współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy wyznacza się: Ze strony Zamawiającego: Ze strony Wykonawcy: 17 Rozwiązywanie sporów 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie postanowienia Kodeksu Cywilnego i ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 2. Wszelkie ewentualne spory, powstałe w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, strony poddają rozstrzygnięciu przez Sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 18 Postanowienia końcowe 1. Umowę sporządzono w 3 egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz jest dla Wykonawcy, a dwa egzemplarze dla Zamawiającego. 2. Integralną część niniejszej umowy stanowi: a) zapytanie ofertowe wcześniej udostępnione przez Zamawiającego na stronie internetowej Strona 21 z 22

9 b) oferta Wykonawcy c) oświadczenie nr 1 Wykonawcy d) oświadczenie nr 2 Wykonawcy e) oświadczenie nr 3 Wykonawcy Zamawiający Wykonawca Strona 22 z 22