Załącznik Nr 2 do Ogłoszenia PROJEKT UMOWY

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do Ogłoszenia PROJEKT UMOWY zawarta w Gdyni dnia r. pomiędzy Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Gdyni, Gdynia, ul. Grabowo 2 numer identyfikacji podatkowej NIP: , REGON: , zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez a... (firma / imię i nazwisko)... (adres) zarejestrowanym w... (Sąd Rejestrowy / Urząd Gminy) pod numerem..., numer identyfikacji podatkowej NIP:..., REGON:... zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: a podstawie przedłożonej przez WYKONAWCĘ oferty, której Formularz stanowiący załącznik nr 1 jest integralną częścią niniejszej umowy, wyżej wymienione Strony zawierają umowę o następującej treści: 1 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni pn. Rodzina bliżej siebie współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS - Priorytet VII Promocja integracji społecznej, w Działaniu 7.1. Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji, w Poddziałaniu Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej (dalej Projekt ). 2. Rozpoczęcie audytu nastąpi niezwłocznie po podpisaniu umowy. Wykonawca powinien przeprowadzić audyt oraz przygotować i przedłożyć sprawozdanie, o którym mowa w 2 ust. 8 w terminie do 40 dni od daty zawarcia niniejszej umowy 3. W związku z tym, że wartość przedmiotowego zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro zawarto umowę, nie stosując przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. 2013r., poz. 907 ze zm.) - w oparciu art. 4 pkt 8 tej ustawy Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z Wytycznymi określonymi w dokumencie Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL ( dalej Wytyczne ), stanowiącymi załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 2. Audyt będzie obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego

2 udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 3. W ramach przedmiotowej usługi Wykonawca przeprowadzi kontrolę dokonanych wydatków pod kątem zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, a także z obowiązującymi zaleceniami i wytycznymi. 4. Ponadto audyt będzie obejmować sprawdzenie sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych. 5. Audyt zostanie przeprowadzony na oryginalnych dokumentach, w siedzibie Zamawiającego. 6. Zakres audytu obejmuje w szczególności sprawdzenie: 1) dokumentacji dotyczącej projektu; 2) realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 3) dokumentów pozwalających prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia do przedłożenia wniosku o płatność; 4) faktycznego i rzeczywistego poniesienia zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego; 5) kwalifikowalności poniesionych wydatków, sposób ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej beneficjenta; 6) zgodności kwot wynikających z wniosku o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych; 7) wiarygodności części sprawozdawczych wniosków o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót czy dostarczonych dostaw w ramach projektu; 8) poprawności stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia; 9) wdrożenia zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 10) czy beneficjent posiada procedury w zakresie finansowo-księgowym realizacji Projektu; 11) księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego Projektu, ocena kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 12) czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 13) spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji; 14) sposobu monitorowania Projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu; 15) sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego Projektu. 7. Wykonawca będzie zobowiązany do zweryfikowania próbki poniesionych wydatków w ilości 40% dokumentów księgowych oraz 40% postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z każdego roku realizowanego projektu. Ilości dokumentów w poszczególnych latach określa załącznik nr 4 do umowy. Na podstawie ww. próbki Wykonawca sporządzi sprawozdanie, zgodnie z ust Wykonawca przygotuje sprawozdanie z przeprowadzonego audytu, którego elementem koniecznym jest opinia/raport o projekcie, zgodnie z Wytycznymi, a także innymi obowiązującymi przepisami i standardami audytu, krajowymi standardami rewizji finansowej wydanymi przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej/ Pośredniczącej. Elementem koniecznym ww. sprawozdania jest opinia/raport o projekcie na temat:

3 1) potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie, 3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem. 9. Zamawiający ma prawo do odniesienia się, w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania wraz z opinią/raportem do jego treści. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do sprawozdania lub opinii/raportu (dopuszcza się wnoszenie uwag em), Wykonawca uwzględni uwagi lub uzasadni na piśmie brak możliwości lub niezasadność ich uwzględnienia i ponownie przekaże sprawozdanie wraz z opinią/raportem Zamawiającemu w terminie 3 dni od daty otrzymania uwag. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze sprawozdania wraz z raportem/opinią w wersji papierowej, a także jeden egzemplarz w wersji elektronicznej (skan raportu papierowego na nośniku CD). 10. Datę podpisania przez Zamawiającego końcowego protokołu zdawczo-odbiorczego traktuje się jako datę wykonania i odbioru przedmiotu umowy oraz przeniesienia przez Wykonawcę na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdania wraz z opinią/raportem z przeprowadzonego audytu, na wszystkich polach eksploatacji, na czas nieokreślony. 11. Do sprawozdania z przeprowadzonego audytu Wykonawca dołączy pisemne oświadczenie, że przedmiot umowy jest wykonany zgodnie z umową, przepisami prawa powszechnie obowiązującego, zasadami przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL, Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego ogłoszonymi przez Institute of Internal Auditors (IIA), oraz że został wydany w stanie kompletnym z punktu widzenia celu, któremu ma służyć. 12. Badanie dokumentów źródłowych zostanie przez Wykonawcę poprzedzone przeglądem i rozpoznaniem funkcjonowania systemów rachunkowości, organizacji kontroli wewnętrznej. 13. Do dyspozycji wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe: 1) Wnioski o dofinansowanie Projektu, 2) Umowa o realizację Projektu wraz z aneksami, 3) Bazy danych beneficjentów ostatecznych, 4) Wnioski o płatność, 5) Inne dokumenty niezbędne do oceny realizacji Projektu Wykonawca potwierdza, że zgodnie ze złożoną ofertą, przedmiot umowy będą wykonywać następujące osoby: 1) 2) 2. Ze strony Zamawiającego osobami upoważnionymi do udzielania wyjaśnień są: 1) 2) 3. Wykonawca nie może powierzyć w całości lub w części wykonania przedmiotu niniejszej umowy osobom lub podmiotom innym niż określone w ofercie oraz w ust. 1 powyżej bez pisemnej zgody Zamawiającego Strony ustalają, że za wykonanie usługi, o której mowa w 1 i 2 zgodnie z niniejszą umową Zamawiający zapłaci Wykonawcy cenę ustaloną na podstawie złożonej przez Wykonawcę oferty, której Formularz ofertowy stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej umowy, w wysokości nie przekraczającej: brutto (słownie: ), w tym podatek VAT:

4 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne po podpisaniu przez Strony niniejszej umowy protokołu zdawczo-odbiorczego. 3. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy ma charakter ryczałtowy, nie podlega waloryzacji oraz uwzględnia wszystkie wymagane opłaty i koszty niezbędne do zrealizowania w całości przedmiotu umowy, bez względu na okoliczności i źródła ich powstania. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje: 1) wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1, 2) uzupełnienie i poprawę sprawozdania, o którym mowa w 2 ust. 8, w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uchybień w przedstawionym przez Wykonawcę sprawozdaniu z przeprowadzonego audytu, 3) przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdania wraz z raportem/opinią z przeprowadzonego audytu na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony. 3. Wykonawca wystawi fakturę VAT opiewająca na kwotę wynagrodzenia, określonego w ust. 1 powyżej w terminie do 7 dni od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na wskazane przez Wykonawcę konto bankowe w terminie do 14 dni od przedłożenia przez Wykonawcę poprawnej pod względem formalnym i rachunkowym faktury. Termin płatności uważa się za zachowany, jeśli w terminie określonym w niniejszym ustępie Zamawiający dokona polecenia przelewu ze swojego konta bankowego na konto Wykonawcy. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do każdorazowego zwrotu otrzymanej od Wykonawcy nieczytelnej faktury, bądź faktury niepoprawnej pod względem formalnym lub rachunkowym, będzie to skutkować przesunięciem terminu płatności o okres przedłożenia Zamawiającemu poprawnego dokumentu WYKONAWCA nie może bez pisemnej zgody ZAMAWIAJĄCEGO przekazać praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na rzecz osób trzecich. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli Wykonawcy w zakresie prawidłowości realizacji niniejszej umowy. 3. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca udostępni do wglądu dokumenty związane z realizacją niniejszej umowy WYKONAWCA ponosi pełną odpowiedzialność za ochronę poufności i bezpieczeństwa danych osobowych osób objętych usługami. 2. WYKONAWCA zobowiąże pisemnie osoby wyznaczone do realizacji przedmiotu Umowy do zachowania tajemnicy służbowej wobec informacji i danych osobowych pozyskanych w trakcie realizacji Umowy. 3. W celu prawidłowego wykonania przez WYKONAWCĘ obowiązków wynikających z Umowy i wyłącznie w zakresie niezbędnym dla wykonania przez WYKONAWCĘ takich obowiązków, ZAMAWIAJĄCY powierzy WYKONAWCY przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych przez ZAMAWIAJĄCEGO, na podstawie odrębnej umowy, która określi w szczególności zakres przetwarzania oraz wykaz zbiorów, jakie ZAMAWIAJĄCY powierza WYKONAWCY do przetwarzania. 4. Dostęp WYKONAWCY do danych osobowych odbywać się będzie z zastrzeżeniem dopełnienia przez ZAMAWIAJACEGO wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).

5 5. WYKONAWCA oświadcza, iż zastosuje środki zabezpieczające, o których mowa w art ustawy o ochronie danych osobowych (t. j. z 2002 r. Dz. U. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) Wykonawca zobowiązuje się zachować w ścisłej tajemnicy wszelkie informacje ekonomiczne, finansowe, prawne, organizacyjne oraz dane osobowe, dotyczące lub należące do Zamawiającego, uzyskane w trakcie realizacji umowy oraz uzgodnień wstępnych niezależnie od formy przekazania tych informacji, jak również ich źródła i sposobu przetwarzania. 2. Ponadto Strony zobowiązują się do nieujawnienia stronom trzecim informacji dotyczących korespondencji i rozmów pozostających w związku z realizacją umowy. 3. W związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązku ochrony informacji, Strona, której informacje ujawniono może żądać naprawienia wynikłej z tego tytułu szkody na ogólnych zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa. 4. Strony postanawiają, że informacje będą przekazywane pomiędzy nimi w formie zapewniającej ich poufności. 5. Strony odpowiadają za podjęcie i zapewnienie wszelkich niezbędnych środków zapewniających dochowanie niniejszego obowiązku zachowania poufności przez swoich pracowników oraz osoby, którymi posługują się przy wykonywaniu umowy. 6. Postanowienia o poufności, nie będą stanowiły przeszkody w ujawnieniu informacji, która została zaaprobowana na piśmie przez obie Strony, jako informacja, która może zostać ujawniona lub należy do informacji powszechnie znanych. 7. Jakiekolwiek postanowienia umowy nie wyłączają dalej idących zobowiązań dotyczących ochrony informacji przewidzianych w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa. 8. Zobowiązanie z niniejszego paragrafu pozostają w mocy przez okres obowiązywania umowy oraz 3 lat po jej zakończeniu, niezależnie od powodu jej zakończenia. 9. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień, o których mowa w niniejszym paragrafie, niezależnie od postanowień wynikających z ust.3, jest on zobowiązany do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust. 1 za każde naruszenie dotyczące obowiązku zachowania poufności. 10. Wykonawca zobowiąże swoich pracowników oraz wszelkie inne podmioty przy pomocy, których prowadzi swoją działalność do przestrzegania obowiązku zachowania tajemnicy zarówno w trakcie trwania, jak i po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, łączącego Wykonawcę z tymi podmiotami Wykonawca zapłaci Zamawiającemu: 1) odszkodowanie za wypowiedzenie umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy - w wysokości 10 % ceny, o której mowa w 4 ust. 1, 2) odszkodowanie za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę w wysokości 10 % ceny, o której mowa w 4 ust. 1 umowy, 3) w przypadku nie dotrzymania przez Wykonawcę, z przyczyn leżących po jego stronie, terminu wykonania umowy, o którym mowa w 1 ust. 2 lub 2 ust. 9, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust. 1, za każdy dzień zwłoki. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku nie pokrycia szkody przez należności, o których mowa w ust Strony ustalają, że w razie naliczenia kar określonych w niniejszej umowie, Zamawiający może potrącić je z wynagrodzenia Wykonawcy z chwilą zapłaty za fakturę lub obciąży nimi

6 Wykonawcę notą obciążeniową. Wykonawca zobowiązuje się w takim przypadku do ich uregulowania w sposób i na warunkach określonych w nocie obciążeniowej 4. Należności wskazane w ust. 1 podlegają kumulacji w przypadku wystąpienia wymienionych w nim zdarzeń. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia niniejszej umowy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę z winy Wykonawcy Zamawiający może odstąpić od Umowy, w przypadkach, gdy: 1) Wykonawca nie rozpoczął realizacji usługi niezwłocznie po zawarciu niniejszej umowy bez uzasadnionych przyczyn, 2) Wykonawca wykonuje swoje obowiązki w sposób uchybiający postanowieniom niniejszej Umowy lub przepisom prawa i pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego nie następuje w zakreślonym terminie zmiana sposobu ich wykonywania, 3) rozpoczęła się likwidacja przedsiębiorstwa Wykonawcy lub wszczęto wobec niego postępowanie upadłościowe. 2. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 30 dni od chwili gdy powziął wiadomość o okolicznościach, wskazanych w ust. 1 powyżej. 3. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 4. Odstąpienie od Umowy powinno być dokonane w formie pisemnej i powinno zawierać uzasadnienie pod rygorem bezskuteczności takiego oświadczenia Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, kodeksu postępowania cywilnego oraz aktów wykonawczych do tych ustaw. 3. Spory wynikłe na tle stosowania niniejszej umowy Strony rozstrzygną na drodze polubownej, a w przypadku braku porozumienia podlegać będą rozpatrzeniu przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 13 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy oraz dwa egzemplarze dla Zamawiającego. Załącznik do umowy: 1) Formularz ofertowy; 2) Wykaz osób; 3) Wytyczne; 4) Ilości dokumentów w poszczególnych latach ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA......