SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ZAPYTANIE OFERTOWE Wyższa Szkoła Zarządzania / Polish Open University kieruje zapytanie ofertowe w ramach rozeznania rynku dotyczące usługi audytu zewnętrznego projektu pt. PODYPLOMOWA AKADEMIA MBA realizowanego w ramach umowy o dofinansowanie UDA-POKL /10 oraz współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. ZAMAWIAJĄCY Wyższa Szkoła Zarządzania / Polish Open University z siedzibą w Warszawie , przy ul. Domaniewskiej 37A NIP: REGON: mba@pou.pl Osoba do kontaktu: Agnieszka Jaworska (Specjalista ds. Jakości, Ewaluacji i Monitoringu) telefon: II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie: 1. wysłane jest do potencjalnych Oferentów 2. umieszczone na stronie Zamawiającego 3. umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego, czyli Warszawa, ul. Domaniewska 37A III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego dofinansowania udzielonego przez Polską Agencję Rozwoju i Przedsiębiorczości (dalej PARP ) na realizację projektu pt. Podyplomowa Akademia MBA współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego : Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Strona 1 z 11

2 Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wraz z opinią o projekcie. Przewidywany termin audytu: 1 12 sierpnia 2013 IV. WYMAGANIA ODNOŚNIE SPOSOBU PRACY: Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). Jednakże należy pamiętać, że niniejszy audyt jest audytem zgodności a nie audytem statutowym. Warunki programu są więc zawsze nadrzędne wobec standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie systemów zarządzania). V. MINIMALNE KWALIFIKACJE AUDYTORA: 1. Osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych International Federation of Accountants. 2. Osoba podpisująca raport powinna posiadać minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz powinna uczestniczyć w minimum 2 audytach projektów finansowanych ze środków UE lub równoważnych. VI. DANE DOTYCZĄCE PROJEKTU: Okres realizacji projektu: od r. do r. Obszar realizacji: województwo mazowieckie Biuro projektu i miejsce realizacji projektu: siedziba Zamawiającego, czyli Warszawa, ul. Domaniewska 37A Wartość projektu: ,56zł Zatwierdzone wydatki projektu: 63,41% Liczba osób objętych wsparciem: 79 Charakter wsparcia: studia podyplomowe MBA VII. ZAKRES AUDYTU: Audytor sprawdza czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie/wniosku o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych Strona 2 z 11

3 aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Zakres szczegółowy audytu Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Projektodawcę i jego podwykonawców. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: 1. Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych. 2. Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji) 3. Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych, 4. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. 5. Ocena poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U Nr 223, poz. 1655): 6. Ocena poprawności udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych i zasady konkurencyjności. 7. Ocena poprawności udzielania zamówień na kwotę poniżej 14 tyś euro, w szczególności sprawdzenie czy beneficjent przy dokonywaniu zakupów usługi lub towarów o wartości powyżej 20 tyś PLN właściwie udokumentował rozeznanie rynku. 8. Ocena poprawności udzielania pomocy publicznej, obejmująca w szczególności Pomoc de minimis 9. Sposób realizacji działań informacyjno-promocyjnych. 10. Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. 11. Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi Elementy Raportu przedstawianego po zakończonym audycie projektu: I. Informacje ogólne 1. Data sporządzenia raportu 2. Numer audytowanego przedsięwzięcia 3. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie. 4. Termin przeprowadzenia audytu. 5. Okres objęty audytem. Strona 3 z 11

4 II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu 1. Cel audytu 2. Zakres przedmiotowy audytu. 3. Zastosowane techniki audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. Do Raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. Koszty audytu są kosztem bezpośrednim i powinny zostać uwzględnione w zadaniu zarządzanie projektem. VIII. WARUNKI WZIĘCIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Warunkiem ubiegania się wykonawcy o zamówienie, jest m.in: 1. prowadzenie określonej działalności przynajmniej od 3 lat w Polsce 2. spełnienie wymogów dot. minimalnych kwalifikacji audytora (pkt. V) 3. przeprowadzenie audytu bez udziału innych podwykonawców Dodatkowo wykonawca ma obowiązek do Oferty złożyć następujące dokumenty (kopie za zgodność z oryginałem): 1. Wpis do ewidencji biegłych rewidentów 2. Wpis do rejestru podmiotów uprawnionych do przeprowadzenia audytu 3. Dokumenty poświadczające doświadczenie osoby podpisującej raporty (min 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz przeprowadzenie min 4 audytów projektów finansowanych ze środków UE lub równoważnych) 4. Wykaz przeprowadzonych audytów (załącznik nr 2) oraz dokumenty poświadczające przeprowadzenie w latach audytów zewnętrznych projektów o wartości powyżej 1 mln złotych dotyczących studiów realizowanych ze środków UE lub równoważnych (celem udokumentowania kryterium doświadczenie ) IX. WYMOGI DOTYCZĄCE OFERTY: Ofertę proszę przygotować w oparciu o następujące kryteria: 1. Kryterium cenowe (koszt kompletnej usługi audytorskiej) Strona 4 z 11

5 2. Kryterium doświadczenie w przeprowadzaniu audytów projektów (CV min 2 audytorów zg. z pkt. V.2) X. OPIS KRYTERIÓW I SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY OFERTY: Maksymalnie Zamawiający może przyznać 100pkt. Wybór oferty najkorzystniejszej dokonany zostanie na podstawie następujących kryteriów: 1. Cena 70 pkt 2. Doświadczenie 30 pkt KRYTERIA WYBORU OFERTY: 1. Cena oferty 70pkt (podstawa wyliczenia: cena brutto) C = (C min / C x) * 70 C C min C x ilość punktów przyznanych danej ofercie za cenę brutto minimalna cena brutto zaoferowana wśród złożonych ofert w odpowiedzi na zapytanie cena brutto rozpatrywanej oferty 2. Doświadczenie Oferenta w zakresie przeprowadzenia audytów projektów ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego - 30pkt D = (D x / D max) * 30 D D max Ilość punktów przyznanych danej ofercie za doświadczenie w przeprowadzonych w latach audytach zewnętrznych projektów o wartości powyżej 1 mln złotych dotyczących studiów realizowanych ze środków UE lub równoważnych największa liczba przeprowadzonych w latach audytach zewnętrznych projektów o wartości powyżej 1 mln złotych dotyczących studiów realizowanych ze środków UE lub równoważnych wśród złożonych ofert w odpowiedzi na zapytanie XI. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERT: Ofertę w formie pisemnej wraz z wymaganymi załącznikami, należy: 1. złożyć osobiście w siedzibie Wyższej Szkoły Zarządzania / Polish Open University (Warszawa , ul. Domaniewskiej 37A) 2. lub przesłać pocztą na adres Zamawiającego w Warszawie Strona 5 z 11

6 w zamkniętej kopercie, do dnia do końca dnia wpisując na kopercie: Oferta audyt zewnętrzny PROJEKT MBA. UWAGA: Oferta przesłana po wskazanym terminie nie będzie ważna. Liczy się data i godzina wpływu do biura WSZ / POU w Warszawie. W razie pytań prosimy o kontakt mailowy pod adresem mba@pou.pl XII. WYBÓR OFERTY 1. O ewentualnym wyborze oferty Zamawiający powiadomi Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 2. Niniejsze zapytanie ma formę porównania ofert. Nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie daje żadnemu z oferentów prawa roszczenia udzielenia zamówienia. XIII. ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE PRAWO: 1. Żądania wyjaśnień potwierdzających posiadanie umiejętności i doświadczenia w zakresie przeprowadzenia audytów. 2. Podjęcia dalszych negocjacji w celu zawarcia umowy. 3. Rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyny. 4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z Oferentami w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. XIV: INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację na 2. Umowa zostanie zawarta w terminie min 14 dni od zakończenia postępowania. 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. Strona 6 z 11

7 Zamawiający: Wyższa Szkoła Zarządzania / Polish Open University z siedzibą w Warszawie , przy ul. Domaniewskiej 37A NIP: REGON: mba@pou.pl DRUK OFERTY ZAŁĄCZNIK nr 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 01/2013/MBA O F E R T A Nazwa i pieczęć Oferenta: Adres: Nr telefonu (ów): Nr faksu: REGON: NIP: Osoba reprezentująca Wykonawcę (do kontaktu) wraz z em i numerem telefonu do kontaktu: Strona 7 z 11

8 Nawiązując do Zapytania Ofertowego Nr 01/2013/MBA według zasady konkurencyjności składam ofertę na: PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU pt. Akademia Podyplomowa MBA współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, numer umowy UDA-POKL /10, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II. Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zapytaniem Ofertowym Nr 01/2013/MBA za: cenę netto (bez podatku VAT) (zł) słownie złotych plus podatek VAT w wysokości (%) słownie złotych tj. za łączną cenę brutto (łącznie z podatkiem VAT) (zł) słownie złotych Załączam do Oferty: 1. Wykaz przeprowadzonych w latach audytów zewnętrznych projektów o wartości powyżej 1 mln złotych dotyczących studiów realizowanych ze środków UE lub równoważnych (załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego nr 01/2013/MBA) 2. Dokumenty poświadczające przeprowadzenie w latach audytów zewnętrznych projektów o wartości powyżej 1 mln złotych dotyczących studiów realizowanych ze środków UE lub równoważnych (celem udokumentowania kryterium doświadczenie ) (kopia za zgodność z oryginałem) 3. Oświadczenie (załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego nr 01/2013/MBA) 4. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia (CV minimum 2 osób) 5. Wpis do ewidencji biegłych rewidentów (kopia za zgodność z oryginałem) 6. Wpis do rejestru podmiotów uprawnionych do przeprowadzenia audytu (kopia za zgodność z oryginałem) Strona 8 z 11

9 Ponadto oświadczam, że: - prace objęte zamówieniem wykonami sami, bez udziału innych podwykonawców, - cena podana w Ofercie obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, - zapoznałem/łam się z warunkami podanymi w Zapytaniu Ofertowym Nr 01/2013/MBA i nie wnoszę do nich zastrzeżeń, - przedmiotowe zamówienie zrealizujemy w terminie określonym w Zapytaniu Ofertowym Nr 01/2013/MBA, - uzyskałem/-łam wszelkie niezbędne informacje do przygotowania Oferty i wykonania zamówienia, - pod groźbą odpowiedzialności karnej oświadczam, że załączone do Oferty dokumenty - i oświadczenia opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień złożenia oferty (art. 233 k.k.). miejscowość i data podpis i pieczątka imienna osoby/osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy Strona 9 z 11

10 ZAŁĄCZNIK nr 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO Nr 01/2013/MBA Wykaz przeprowadzonych w latach audytów zewnętrznych projektów o wartości powyżej 1 mln złotych dotyczących studiów realizowanych ze środków Unii Europejskiej lub równoważnych (*) wraz z terminem ich wykonania: LP. Termin przeprowadzenia audytu (od dd/mm/rrrr do dd/mm/rrrr) Nazwa Instytucji na rzecz której świadczona była usługa audytu Tytuł projektu, którego dotyczył audyt Przybliżona wartość projektu, którego dotyczył audyt (*) Ocenie będą podlegały jedynie projekty spełniające ww. kryteria miejscowość i data podpis i pieczątka imienna osoby/osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy Strona 10 z 11

11 ZAŁĄCZNIK nr 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO Nr 01/2013/MBA OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż spełniam warunki określone w pkt. IV, V i VIII ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 01/2013/MBA WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2. posiadania wiedzy i doświadczenia należytego wykonania zamówienia, 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. Oświadczam, że Wykonawca, nie jest powiązany z Zamawiającym (Wyższą Szkołą Zarządzania / Polish Open University) lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, i w szczególności: 1. nie uczestniczy w spółce jako wspólnik; 2. nie posiada udziałów lub co najmniej 10% akcji; 3. nie pełni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. nie pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli w stosunku do osób wykonujących w imieniu zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i udzieleniem zamówienia. miejscowość i data podpis i pieczątka imienna osoby/osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy Strona 11 z 11