ZA P Y T A N I E O F E R T O W E

Transkrypt

1 Kraków, dnia 15 marca 2013 r. ZA P Y T A N I E O F E R T O W E Szanowni Państwo, zapraszamy do składnia ofert na przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Zamawiającego (beneficjenta) Stowarzyszenie Księgowych w Polsce Oddział Okręgowy w Krakowie. I Przedmiot zamówienia 1. Przeprowadzenie audytu zewnętrznego oraz opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu opinii i raportu z audytu dla projektu pod nazwą Profesjonalny Finansista - projekt realizowany w ramach Poddziałania POKL Kod CPV: Audyt będzie przeprowadzony w terminie pomiędzy kwietnia 2013 r., złożenie podpisanego raportu z audytu do 17 maja 2013 r. 4. Kryteria jakie powinien spełniać Wykonawca: osoba przeprowadzająca audyt oraz podpisująca raport musi posiadać odpowiednie kwalifikacje w rozumieniu definicji osoby posiadającej niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). osoba przeprowadzająca audyt oraz podpisująca raport musi posiadać minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz musi wykazać się uczestnictwem w przynajmniej 5 audytach projektów finansowanych ze środków UE. nie jest podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo w rozumieniu obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki spełnia warunek bezstronności i niezależności, Bezstronność i niezależność, o której mowa w powyżej nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: - posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; 1

2 - jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; - w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; - osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); - jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; - jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; - ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; - poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. 5. Kryteria jakie powinna spełniać usługa: Zakres audytu został określony w dokumencie Wymagania dotyczące audytu projektu będącym uzupełnieniem Zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL (do wglądu w siedzibie Zamawiającego), stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji dokumentów księgowych o wartości co najmniej 25 proc. wartości z każdej pozycji budżetowej projektu, w tym: weryfikacji co najmniej 15 proc dokumentów z każdej z pozycji budżetowych (zgodnie ze szczegółowym budżetem projektu bądź z analityką księgową). Wykonawca zastosuje metody badania zapewniające, że przeprowadzone badanie będzie charakteryzować się co najmniej średnim poziomem ufności (zakładane prawdopodobieństwo, że wnioski sformułowane przez audytora na podstawie badania próby są prawidłowe) w oparciu o oszacowany poziom ryzyka. Zakres przedmiotowy audytów obejmować powinien sprawdzenie, czy projekt realizowany jest zgodnie z umową o dofinansowanie, a wydatki są kwalifikowane. Wynikiem audytu powinien być raport, sporządzony zgodnie ze standardami dotyczącymi przeprowadzania badań audytorskich oraz z zapisami w/w dokumentu. Osoba podpisująca raport musi bezpośrednio uczestniczyć w przeprowadzaniu audytu. II Sposób przygotowania oferty: 2

3 Oferta merytoryczno - cenowa winna zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt. I niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być złożona na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. Do oferty Wykonawca powinien dołączyć dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: oświadczenie, że Wykonawca spełnia warunki określone w zapytaniu, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, oraz aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, lub zaświadczenie o wpisaniu do ewidencji działalności gospodarczej dopuszczające oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym przedmiotem zamówienia: przez aktualne należy rozumieć wystawione nie wcześniej niż 3 miesięcy licząc od dnia otwarcia ofert, zaświadczenie o wpisie na prowadzoną przez KIBR listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych inne dokumenty, na podstawie których będzie przeprowadzona ocena doświadczenia i kompetencji Wykonawcy. Oferta wraz z załącznikami winna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną(e) do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. III Warunki dopuszczenia dokumentacji i Wykonawcy. Do postępowania dopuszczone zostaną oferty spełniające wymagania określone w pkt. I i II, które wpłyną do biura w terminie podanym w pkt. IV. IV. Termin i tryb składania ofert 1. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe będą przyjmowane do dnia 3 kwietnia 2013 r. do godz , 2. Odpowiedź na zapytanie ofertowe można: 2.1 przesłać em (podpisane skany oferty z wymaganymi załącznikami) na adres: koordynator@skwp.krakow.pl lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego: ul. Kazimierza Wielkiego 19, Kraków, w godz. od 8.00 do przesłać pocztą na adres siedziby Zamawiającego: ul. Kazimierza Wielkiego 19, Kraków, liczy się data wpływu oferty. IV Wybór najkorzystniejszej oferty 1. Spełnienie kryteriów dotyczących wykonawcy i usługi wymienione w pkt. I i II 2. Kryteria oceny ofert: 3

4 2.1 Kryterium merytoryczne oceniające doświadczenie i kompetencje Wykonawcy możliwość otrzymania maks. 65 pkt (między innymi ocenie podlegać będzie): ilość i wartość projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego szkoleniowych lub szkoleniowo-doradczych, w których Wykonawca przeprowadzał audyt; ilość lat doświadczenia Wykonawcy w przeprowadzaniu audytów; doświadczenie i kwalifikacje osób tworzących zespół audytorów zgłoszony przez Wykonawcę; 2.2 Kryterium cenowe możliwość otrzymania maks. 35 pkt. 3. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość odrzucenia ofert, których ceny są skrajne. 4. Wybrana zostanie oferta o najwyższej liczbie otrzymanych punktów. 5. Rozstrzygnięcie zapadnie w terminie do: 8 kwietnia 2013 r. Dodatkowych informacji udziela: 1. Andrzej Sokołowski, koordynator Projektu, tel kwestie organizacyjne i merytoryczne, 2. Szymon Michlowicz, spec. ds. prawnych, tel kwestie formalne. Z poważaniem 4

5 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Wymagania dotyczące audytu projektu Cel audytu Celem przeprowadzenia audytu jest zwiększenie pewności beneficjenta oraz instytucji wypłacającej środki, że projekt jest realizowany prawidłowo. Audyt zewnętrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezależny od jednostki audytowanej. Na potrzeby niniejszego dokumentu audytem zewnętrznym można nazwać zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. W tym celu sprawdza się, czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Sprawdzenie to odbywa się poprzez badanie w szczególności, czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektów) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) i sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych może mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych, a sprawdzenie pośrednie badanie działającego u beneficjenta systemu kontroli wewnętrznej. Wymagania odnośnie sposobu pracy: Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w relizowanym projekcie POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać wymagane uprawnienia. Audyt powinien być przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). Jednakże należy pamiętać, że niniejszy audyt jest audytem zgodności a nie audytem statutowym. Warunki programu są więc zawsze nadrzędne wobec standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie systemów zarządzania). 5

6 Zakres ogólny audytu: Audytor sprawdza czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie/wniosku o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Ogólny zakres audytu powinien obejmować: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowoksięgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. Zakres szczegółowy audytu: Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez beneficjenta. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: 1. Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: - weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów 6

7 księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz ponoszonych kosztów pośrednich, - weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, - sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , - sprawdzenie, czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to możliwe, ujęty w wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu (w przypadku gdy w projekcie przewidziany jest wkład własny, w tym w przypadku projektów objętych pomocą publiczną), - sprawdzenie zgodności przepływów środków pieniężnych z księgami rachunkowymi beneficjenta, - sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach POKL, - sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta, - sprawdzenie prawidłowości przepływów finansowych pomiędzy beneficjentem i partnerem projektu (pomiędzy liderem i partnerem, jeśli dotyczy). 2. Ocena sposobu rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. formularzy, oświadczeń, itp.) 3. Ocena przestrzegania zasad przejrzystości i konkurencyjności wydatków, zasady efektywnego zarządzania finansami) 4. Ocena przestrzegania zasad ponoszenia kosztów związanych z angażowaniem personelu 5. Ocena sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, 6. Ocena zgodności danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego, Załącznika nr 2 oraz postępu finansowego z dokumentacją 7

8 dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta (oraz partnera, jeśli dotyczy), 7. Ocena poprawności udzielania pomocy publicznej (jeśli dotyczy), obejmująca w szczególności: a. Pomoc de minimis, m.in.: - Zweryfikowanie kompletności i poprawności dokumentacji wymaganej przy ubieganiu się o przyznanie pomocy, - zweryfikowanie, czy beneficjent posiada kopię oświadczenia beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych (pomoc nie może przekroczyć 200 tys. EUR w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych), - zweryfikowanie, czy beneficjent wydaje zaświadczenia o kwocie udzielonej pomocy de minimis; b. Udzielanie pomocy w ramach wyłączeń blokowych (jeśli dotyczy), m.in.: - sprawdzenie zgodności wysokości udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności, określonymi w przepisach unijnych i krajowych (w przypadku pomocy na szkolenia z pułapami odnoszącymi się do typu szkoleń), - sprawdzenie, czy udzielona pomoc publiczna oraz wymagany wkład własny zostały obliczone w sposób prawidłowy (podstawę wyliczenia stanowią wykazane w budżecie projektu w ramach poszczególnych zdań koszty objęte pomocą publiczną w przeliczeniu na jednego uczestnika projektu), - sprawdzenie, czy beneficjent pomocy publicznej nie prowadzi działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia. 8. Sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, 9. Sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo księgowym, 10. Sprawdzenie sposobu realizacji działań promocyjnych, 11. Sprawdzenie sposobu prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu 12. Sprawdzenie zgodności z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju). Raport powinien zawierać następujące elementy: I. Informacje ogólne 1. Data sporządzenia raportu 2. Numer audytowanego projektu 8

9 3. Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 4. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz nr imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu 5. Termin przeprowadzenia audytu 6. Czas wykonania audytu 7. Okres objęty audytem II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu 1. Cel audytu 2. Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt 3. Zakres przedmiotowy audytu 4. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 5. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 6. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz (lista) sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru (w tym próg istotności i poziom ufności) V. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. VI. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VII. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VIII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. IX. Podpisy osób wchodzących w skład zespołu audytującego, które brały udział w czynnościach audytowych Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. 9

10 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.. (pieczęć adresowa Wykonawcy) OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczamy, że: 1. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, w tym uprawnienia do badania sprawozdań finansowych, 2. dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia, w tym osoba przeprowadzająca audyt oraz podpisująca raport: a. Spełnia wymogi dotyczące osoby posiadającej niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), b. posiada minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów, c. uczestniczyła w minimum w 5 audytach projektów finansowanych ze środków UE, 3. znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia, 4. nie jesteśmy objęci postępowaniem upadłościowym ani likwidacyjnym.. Miejscowość, data. Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 1 0

11 Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY (pieczęć adresowa Wykonawcy) Niniejszym składamy ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na realizację usługi w zakresie audytu projektu Profesjonalny Finansista na następujących warunkach: 1. cena za przeprowadzenie audytu projektu wynosi: Nazwa projektu Cena [netto] Stawka VAT Cena [brutto] 2. oświadczamy, że następujące osoby będą uczestniczyć w wykonaniu audytu: l.p. Imię i nazwisko Kwalifikacje, doświadczenie 3. oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i uznajemy się za związanych określonymi w niej zasadami postępowania, 4. oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w zapytaniu ofertowym, 5. oświadczamy, że zapoznaliśmy się z istotnymi postanowieniami umowy, które zostały zawarte w zapytaniu ofertowym i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach zaproponowanych przez Zamawiającego, 1 1

12 6. oświadczamy, że spełniamy warunek bezstronności i niezależności w rozumieniu zapytania ofertowego oraz nie jesteśmy podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym w rozumieniu obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 7. osobą kontaktową uprawnioną do kontaktów z Zamawiającym jest, tel. Miejscowość, data Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 1 2