Zapytanie Ofertowe na przeprowadzenie audytu zewnętrznego

Transkrypt

1 Akademia Pomorska w Słupsku Słupsk, dnia r. Biuro ds. Funduszy Zewnętrznych tel./fax biurofunduszy@apsl.edu.pl www:apsl.edu.pl/praktykabezwad Zapytanie Ofertowe na przeprowadzenie audytu zewnętrznego Akademia Pomorska w Słupsku realizuje projekt Praktyka bez wad nowa jakość w kształceniu nauczycieli UDA-POKL /11-00, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III: Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3: Poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie 3.3.2: Efektywny system kształcenia i doskonalenia nauczycieli. I. ZAMAWIAJĄCY Akademia Pomorska w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, Słupsk NIP: , REGON: Biuro ds. Funduszy Zewnętrznych, pok. 31 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu składającego się z: a) oceny zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu i zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne b) wydania raportu z audytu zewnętrznego. 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Ocena zgodności obejmuje: a) ocenę prawidłowości rozliczeń finansowych b) sposób rekrutacji uczestników projektu c) sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu - zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu d) ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności e) sposób realizacji działań promocyjnych f) sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu g) zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi. Raport powinien zawierać: a) informacje ogólne b) cel i metodologię c) ustalenia stanu faktycznego d) wskazanie stwierdzonych problemów e) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień f) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje

2 g) opinie w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. Audyt powinien spełniać wymagania Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej POKL Priorytet III w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata ( Raport powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD. 2. W celu realizacji zamówienia Zamawiający, udostępni Wykonawcy wymaganą do przeprowadzenia audytu dokumentację projektu. 3. Wartość projektu: ,00 zł 4. Okres realizacji projektu: r r. 5. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące wymagania: 1. Posiadają wiedzę, doświadczenie, uprawnienia i umiejętności niezbędne do wykonania zlecenia 2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 3. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia; Minimalne kwalifikacje audytora: 1. Uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants, 2. Posiadanie kwalifikacji zawodowych do przeprowadzenia audytu zewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia r o finansach publicznych Dz.U. NR 249, poz.2104, z późn. zmianami 3. Zdany egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych) 4. Minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów, w tym uczestnictwo w min. 2 audytach projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Wraz z ofertą należy dostarczyć: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert. 2. Oświadczenie Wykonawcy, że spełnia warunki określone przepisami art. 22 ust. 1 ustawy PZP załącznik nr Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, w tym metodologie i harmonogram audytu. III. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do r.; Miejsce wykonania przedmiotu zamówienia: Biuro ds. Funduszy Zewnętrznych, Akademia Pomorska w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, Słupsk IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawca powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Biuro ds. Funduszy Zewnętrznych, Akademia Pomorska w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, Słupsk

3 do dnia r., do godz Ocena ofert zostanie dokonana w dniu r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie w Biurze Projektu: Biuro ds. Funduszy Zewnętrznych, Akademia Pomorska w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, Słupsk oraz na stronie internetowej pod adresem : 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 4. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: - cena - 100% VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela: Magdalena Blazer pod numerem telefonu oraz adresem biurofunduszy@apsl.edu.pl IX. ZAŁĄCZNIKI - wzór Formularza Oferty - projekt umowy. - oświadczenie.

4 Załącznik nr 1. (dane Wykonawcy) Formularz Oferty My, niżej podpisani działając w imieniu i na rzecz w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na...składamy niniejszą ofertę. Oferujemy realizację zamówienia za cenę:.....brutto (słownie:.....) w tym VAT:..(słownie:. ) 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z dokumentacją Zapytania Ofertowego udostępnioną przez Zamawiającego i nie wnosimy do niej żadnych zastrzeżeń. 2. Z naszej strony realizację zamówienia koordynować będzie: tel., Oferta zawiera /nie zawiera * informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 4. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 5. Zobowiązujemy się do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie wskazanym w Zapytaniu Ofertowym. 6. W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w dokumentacji oraz w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. 7. Ofertę niniejszą składamy na.. kolejno ponumerowanych stronach.

5 8. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: 1).. 2). 3)....,dn.... (podpis upoważnionego przedstawiciela) Jednocześnie oświadczamy, że: 1) posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, 2) posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) znane są nam zapisy dokumentów programowych POKL, Program Operacyjny Kapitał Ludzki 5) spełniamy warunki udziału w postępowaniu opisane przez Zamawiającego i nie podlegamy wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem potwierdzamy własnoręcznymi podpisami * świadom świadomi *odpowiedzialności karnej z art. 297 Kodeksu Karnego. *niepotrzebne skreślić...dn (Podpisy i pieczątki upełnomocnionych przedstawicieli Wykonawcy)

6 Załącznik nr 2 Umowa o wykonanie usługi - wzór Zawarta w dniu.. pomiędzy Akademią Pomorską w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, reprezentowaną przez:... zwanego dalej Zamawiającym, a... (nazwa Wykonawcy, siedziba, adres), wpisanym do KRS (lub odpowiednio do innego rejestru lub ewidencji) pod numerem:... przez... Regon:..., NIP:... reprezentowanym przez - na podstawie odpisu z KRS, (ewidencji działalności gospodarczej, pełnomocnictwa lub innego dokumentu, z którego wynika umocowanie do reprezentowania) stanowiącego załącznik do niniejszej umowy, 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w kwocie. zł brutto (słownie:.), zgodnie ze złożoną ofertą. 2. Podstawą wypłaty będzie zaakceptowana przez Zamawiającego faktura VAT. 3. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na konto Wykonawcy w terminie dni od dnia zaakceptowania faktury. 3 Wykonanie całości umowy nastąpi w terminie do. 4 Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wykonawcy pomieszczeń, w których ma być realizowana usługa objęta umową oraz wszelkiej niezbędnej dokumentacji. Nadzór nad realizacją robót z ramienia Zamawiającego sprawować będzie.. 5

7 6 1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w wysokości. % wartości przedmiotu umowy brutto za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu umowy. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę zobowiązuje się on zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości..% wartości brutto przedmiotu umowy. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia zastrzeżonych kar z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 7 Wykonawca udziela.miesięcznej gwarancji na wykonaną usługę. 8 Zgłoszone usterki w ramach gwarancji winny być usunięte niezwłocznie. Wykonawca zobowiązuje się przystąpić do usunięcia usterek w terminie..od otrzymania zgłoszenia. 9 Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy mogą być dokonane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 2. Spory, jakie mogą wynikać z realizacji niniejszej umowy, strony poddają rozstrzygnięciu właściwemu rzeczowo sądowi w Słupsku. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 11 ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

8 Załącznik nr 3 OŚWIADCZENIE Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w formie zapytania ofertowego na: na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Praktyka bez wad nowa jakość w kształceniu nauczycieli ja.. jako wykonawca/ osoba wchodząca w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny ww. projektu, oświadczam, iż spełniam warunek bezstronności i niezależności, tj. 1. Nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; 2. Nie jestem i nie byłem/ am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; 3. Nie uczestniczyłem/am w ostatnich 3 latach w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; 4. Nie osiągnąłem/ chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50 % przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); 5. Nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnienia przy prowadzeniu audytu takie osoby; 6. Nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności względem beneficjenta; 7. Nie jestem i nie byłem/ am zaangażowany/ a w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który podlega audytowi zewnętrznemu w sposób bezpośredni lub pośredni; 8. Ponadto spełniam wymóg bezstronności i niezależności, od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; 9. Nie jestem obecnie i nie byłem/ am w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek pracy) pracownikiem IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej w zakresie realizowanych przez te instytucje funkcji wdrażania, rozliczania, certyfikacji, kontroli lub audytu w ramach POKL, jak również nie pozostaje obecnie i nie pozostawałem/ am w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek cywilnoprawny) w stosunku cywilnoprawnym z tymi instytucjami, w zakresie mojego jakiegokolwiek udziału w planowaniu udziału w planowaniu przygotowywaniu, zarządzaniu, realizacji projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu. Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem, świadom odpowiedzialności karnej z art kk. dnia podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy