ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/07/2013

Transkrypt

1 Warszawa, Nazwa oferenta ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/07/2013 Firma PTH Supertour sp. z.o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Niemcewicza 26, składa zapytanie ofertowe dotyczące usług programistycznych świadczonych w ramach realizacji projektu, dotyczącego oprogramowania wspierającego współpracę pomiędzy partnerami handlowymi, który ubiega się o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, osi priorytetowej 8, Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I TERMIN REALIZACJI Przedmiot zamówienia: prace projektowo - programistyczne związane z oprogramowaniem platformy sterującej procesami: zamawiania, fakturowania, raportowania, przesyłania danych do Partnerów biznesowych, pod nazwą Program Centralny Program centralny pełniący rolę repozytorium danych, i obsługujący podstawowe procesy zarządzania danymi i ich kontrolę, a także zarządzaniem procesami. Najważniejsze funkcje: przechowywanie podstawowych danych systemu: katalog użytkowników systemu, katalog usług, katalog klientów i podróżnych, katalog zamówionych usług, katalog transakcji; ewidencjonowanie zamówień w zakresie transakcji zamawiania biletów, ubezpieczeń, samochodów, i komunikacja z dostawcami systemów rezerwacji usług; ewidencjonowanie zamówień w zakresie transakcji dotyczących zamawiania hoteli; fakturowanie dla partnerów kupujących usługi dla wszystkich typów transakcji (generowanie faktur, faktur korygujących, faktur typu marża oraz definiowanych specyfikacji usług do faktur; komunikacja z partnerami kupującymi usługi polegająca na przesyłaniu dokumentów i specyfikacji usług w formie elektronicznej; zarządzanie i realizacja poszczególnych procesów i zarządzanie pracą pozostałych modułów; raportowanie i rozliczenia z partnerami kupującymi usługi, i partnerami finansującymi usługi klientów; udostępnianie funkcji systemu użytkownikom pracownikom Wnioskodawcy; administracja systemem.

2 Szczegółowe wymagania dotyczące poszczególnych modułów są następujące: Wymagane elementy składowe wobec modułu bazowego: a) Moduł Zamówień (proces Zamawiania) Przygotowanie sprzedaży pakietu usług związanych z daną podróżą lub pakietem usług. Zamówienie zawiera następujące informacje: unikalny numer zamówienia, dane klienta końcowego, produkty zamówione przez klienta końcowego, dodatkowe dane opisujące podróż w polach dodatkowych, notatki związane z zamówieniem. W module zamówień możliwe jest tworzenie, edytowanie, zmiana statusu, lub usuwanie zamówień, a także przeglądanie listy zamówień spełniających określone kryteria wyszukiwania (np.: data utworzenia zamówienia, data wyjazdu, symbol agenta przyjmującego zamówienie itp.). b) Moduł Sprzedaży (proces Fakturowania) Wystawianie dokumentów sprzedaży (na podstawie złożonych zamówień, lub niezależne). Dla dokumentów możliwe jest definiowanie wielu rejestrów posiadających oddzielną numerację i oznaczenia. Dla każdego z nich oddzielnie można zdefiniować okres odnawiania numeracji oraz format numeru dokumentu. Moduł umożliwia wystawianie dokumentów różnych typów: faktura VAT, faktura VAT marżą/prowizją operatora systemu, faktura proforma, nota uznaniowa, nota obciążeniowa. c) Klienci i Podróżni (proces Zarządzania danymi klienta) Szczegółowa baza danych klientów obsługiwanych przez Wnioskodawcę: dane teleadresowe, dane kontaktowe, informacje o sposobie fakturowania i uzgodnionych metodach raportowania sprzedaży, polityka opłat agencyjnych, pola dodatkowe specyficzne dla klienta, załączniki w postaci umów, korespondencji, etc., lista pracowników / podróżnych z uwzględnieniem wszystkich potrzebnych w procesie obsługi informacji specyficznych dla poszczególnych podróżnych, notatki. Potrzebne i zapisane w bazie informacje dodatkowe kopiowane są do każdej transakcji zawieranej przez tego kontrahenta. Niektóre informacje o poszczególnych klientach z listy (np. forma płatności preferowana przez klienta, czy ograniczenia związane z jego rozliczeniami), są przekazywane użytkownikom w formie Alertów definiowanych dla całego biura, i włączanych lub wyłączanych w profilach poszczególnych klientów. Polityka opłat agencyjnych pozwala określić wysokość opłat transakcyjnych dla poszczególnych pakietów produktów i usług. d) Podróżni (element modułu Klienci i Podróżni) Baza danych pracowników firm, będących klientami Wnioskodawcy. W procesie obsługi zamówień i realizacji sprzedaży, informacje o podróżnych są automatycznie wczytywane do Zamówień i dokumentów sprzedaży i powiązane z produktami / usługami, których dotyczą. e) Moduł rezerwacji lotniczych (proces: Zamawiania i Fakturowania)

3 Okno dedykowane do zarządzania rezerwacjami lotniczymi regularnych i tanich linii. Umożliwiające edycję i wyszukiwanie rezerwacji według kryteriów specyficznych dla biletów lotniczych (nazwisko pasażera, numer biletu, przewoźnik, nr rezerwacji, system rezerwacyjny, data rezerwacji, data wystawienia biletu, agent wystawiający bilet / zakładający rezerwację, itp.). Moduł umożliwia też tworzenie zamówień lub faktur z listy wybranych biletów. f) Moduł rezerwacji hotelowych (proces: Zamawiania i Fakturowania) Okno dedykowane do zarządzania rezerwacjami hotelowymi. Umożliwiające edycję i wyszukiwanie rezerwacji hotelowych według kryteriów specyficznych dla rezerwacji hotelowych (nazwisko podróżnego, nazwa hotelu, nr rezerwacji, system rezerwacyjny, data rezerwacji, agent dokonujący rezerwacji, itp.). Moduł umożliwia też tworzenie zamówień lub faktur z listy wybranych rezerwacji hotelowych. g) Moduł rezerwacji kolejowych (proces: Zamawiania i Fakturowania) Okno dedykowane do zarządzania biletami kolejowymi. Umożliwiające edycję i wyszukiwanie biletów kolejowych według kryteriów specyficznych dla tych biletów (nazwisko podróżnego, nr biletu, przewoźnik, data wystawienia biletu. Itp.). Moduł umożliwia też tworzenie zamówień lub faktur z listy wybranych biletów. h) Moduł Ofert (proces Ofertowania) Zamówienia w postaci wariantowej, umożliwiającej klientom wybór jednej z kilku dostępnych opcji, przedstawione w zunifikowanej postaci niezależnej od tego, z jakiego zewnętrznego systemu rezerwacyjnego pochodzą dane źródłowe. System będzie umożliwiał utworzenie, edycję, wysłanie w formie elektronicznej i uzyskanie odpowiedzi z wyborem oferty od klienta. Dane o usługach dostępnych w globalnym systemie rezerwacyjnym (GDS) Amadeus będą czytane automatycznie i konwertowane do postaci zrozumiałej dla klienta końcowego. i) Moduł rozliczeń Partnera AMEX BTA (proces Raportowania) Przeglądanie, i weryfikacja danych (pozyskiwanych z zamówień i faktur) oraz ich automatyczny eksport (poprzez panel użytkownika) do systemu Partnera AMEX BTA. Dane można przeglądać i analizować w widoku odpowiadającym specyfikacji AMEX BTA. Przygotowane dane można następnie zapisać w formacie wymaganym przez Partnera AMEX BTA (wg. specyfikacji AMEX BTA) j) Moduł rozliczeń Parntera Cornerstone (ibank) (proces Raportowania) Weryfikacja i eksport danych do systemu informacyjnego Partnera Cornerstone (inaczej: ibank) Moduł pozwala na przeglądanie i weryfikację danych (pozyskiwanych z zamówień i faktur) oraz ich automatyczny eksport (poprzez panel użytkownika) do systemu ibank. Przygotowane dane można wyeksportować i zapisać w formacie wymaganym przez Partnera Cornerstone (wg specyfikacji ibank) k) Moduł eksportu do programu FK Symfonia (proces Raportowania)

4 Przygotowanie i weryfikacja danych oraz ich automatyczny eksport (w formie plików tekstowych, poprzez panel użytkownika) do systemu księgowego Symfonia. Dane można przeglądać i analizować w widoku odpowiadającym zapisom, które będą wysłane do systemu Symfonia. Przygotowane dane można zapisać w formacie wymaganym przez program Symfonia. l) Moduł Administracyjny: Zarządzanie użytkownikami (indywidualni użytkownicy lub ich grupy) oraz ich prawami dostępu (dostępnymi zasobami). Zarządzanie katalogiem produktów i usług, rejestrami dokumentów, i innymi parametrami istotnymi dla funkcjonowania systemu informacyjnego. m) Moduł raportowy (proces Raportowania) Tworzenie raportów z możliwością określenia kryteriów i sposobu prezentacji. Raporty dostępne w formie tabel lub dokumentów sformatowanych przeznaczonych do wydruku. Raporty tabelaryczne wyposażone w interfejs umożliwiający użytkownikowi samodzielne ułożenie układu i listy kolumn oraz zapisywanie ustawień w formie tak zwanych profilów. Raporty w formie gotowej przeznaczonej do wydruku mają ustalony układ kolumn i układ graficzny. Raporty tabelaryczne wyposażone są w możliwość eksportu do zewnętrznych aplikacji (np. arkuszy kalkulacyjnych) poprzez standard CSV (coma separated values). Wymagania Wnioskodawcy dotyczące technologii, skalowalności, i dostępności modułu: moduł centralny powinien być aplikacją dostępną za pośrednictwem Internetu, i obsługiwaną w przeglądarce internetowej; moduł centralny powinien umożliwiać rozbudowę o dodatkowe funkcjonalności wymagane przez Wnioskodawcę i opisane w projekcie; moduł centralny powinien zapewniać łatwe rozszerzenie jego o kolejne funkcjonalności zgodnie z rosnącymi potrzebami Wnioskodawcy wynikającymi z zakładanego dynamicznego rozwoju firmy w ciągu trwania projektu i w dalszym okresie. UWAGA: W ramach systemu przewiduje się zastosowanie systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) w standardzie XML lub równoważnym. Elektroniczna wymiana danych obejmie dwa kluczowe obszary współpracy pomiędzy Wnioskodawcą i Partnerami: sprzedaż oraz komunikację. Prosimy o uwzględnienie powyższego w ofercie handlowej. Prace powinny być przeprowadzone wg następującego harmonogramu moduł zamówień moduł sprzedaży, moduł klienci i podróżni moduły rezerwacji: biletów lotniczych, kolejowych miejsc hotelowych moduł ofertowania moduły rozliczeń

5 moduł exportu danych do programu FK Symfonia moduł raportowania moduł administracyjny WYMAGANIA FORMALNE DOTYCZĄCE OFERTY 1. Oferta powinna mieć formę pisemną i zostać sporządzona na formularzu będącym załącznikiem zapytania ofertowego. Formularz oferty powinien mieć wypełnione wszystkie pola. 2. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 3. W ofercie należy podać cenę netto i brutto. 4. Usługi będące przedmiotem oferty powinny być wyceniane w złotych polskich (PLN). 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 6. Oferta powinna być ważna do 31 lipca 2013 r. TERMIN, MIEJSCE I FORMA SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa w dniu o godz (przy czym decyduje data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Wnioskodawcy, w Warszawie, ul.niemcewicza 26) Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć: 1) wypełniony formularz ofertowy podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania); 1. oświadczenie o spełnianiu wymogów stawianych Wykonawcom składającym ofertę podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania); Dokumenty złożone w języku obcym winny być dołączone i przetłumaczone na język polski oraz dodatkowo poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wszystkie składane przez Wykonawcę dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału bądź kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane. KRYTERIA WYBORU OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

6 L p. Kryteria Punktacja 1 Cena (całkowita cena netto) 35 Sposób kalkulacji: Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: oferta z najniższą ceną otrzymuje 35 punktów - pozostałe oferty są punktowane wg, następującej formuły arytmetycznej: (x/y) x 35 gdzie: x=najniższa cena, y=cena ocenianej oferty 2 Ocena oferowanego rozwiązania pod kątem zgodności z opisanymi w zapytaniu procesami biznesowymi zachodzącymi w firmie PTH Supertour sp. z o.o. 39 Sposób kalkulacji: Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: - za każdy z 13 Modułów Programowych wymienionych w Przedmiocie Zamówienia Wykonawca może maksymalnie otrzymać po 3 pkt. - maksymalnie jeden wykonawca może otrzymać 39 pkt. tzn. za pełną zgodność wszystkich Modułów Programowych. 3 Doświadczenie w świadczeniu usług programistycznych związanych z rynkiem turystycznym 26 Doświadczenie powinno być udokumentowanie liczbą wykonanych projektów. Sposób kalkulacji: Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: - za każdy wykonany projekt Wykonawca otrzymuje 2 pkt. - maksymalnie jeden wykonawca może otrzymać 26 pkt. tzn. za 13 lub więcej projektów - atutem będzie dostarczenie referencji do każdego zgłoszonego projektu Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę firmy

7 z największym doświadczeniem w świadczeniu usług programistycznych związanych z aplikacjami płatniczymi.

8 INFORMACJE DODATKOWE Wymagania wobec potencjalnego dostawcy poszczególnych programów/modułów: - doświadczenie w obsłudze biur podróży wielkości porównywalnej z Wnioskodawcą i większych, udokumentowane umowami o współpracy; - udane wdrożenia oferowanego modułu centralnego systemu informacyjnego udokumentowane umową i faktyczną współpracą trwającą co najmniej 12 miesięcy - doświadczenie we współpracy ze wszystkimi głównymi systemami GDS wykorzystywanymi na polskim rynku (Amadeus, Galileo, Sabre, Worldspan) - doświadczenie w przetwarzaniu i raportowaniu rezerwacji lotniczych tanich linii (lowcost airlines) udokumentowane działającymi wdrożeniami wykorzystującymi automatyczny transfer danych o wystawionych biletach lotniczych do systemu ewidencji sprzedaży - doświadczenie w przetwarzaniu i raportowaniu biletów kolejowych udokumentowane działającymi wdrożeniami systemów obsługujących sprzedaż biletów kolejowych na potrzeby podróży biznesowych - doświadczenie we współpracy z systemami hotelowymi - doświadczenie w budowie i wdrażaniu systemów informacyjnych dla biur podróży - doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu systemów typu mid-office i systemów raportowych dla dużych biur podróży obsługujących podróże służbowe - doświadczenie we współpracy z partnerem Cornerstone w zakresie walidacji i przesyłania danych o zrealizowanych transakcjach, - doświadczenie we współpracy z AMEX BTA w zakresie walidacji i przesyłania danych o zrealizowanych transakcjach, udokumentowane umową o współpracy - znajomość procesów wewnętrznych zachodzących w innych dużych i średnich biurach podróży funkcjonujących na polskim rynku - wobec dostawcy Programu (Modułu) Centralnego: neutralność i niezależność od systemów GDS obecnych na polskim rynku (Amadeus, Travelport, Sabre) rozumiana jako brak powiązań osobowych lub kapitałowych, lub umów o współpracy nierówno traktujących poszczególne systemy GDS.

9 - neutralność i niezależność od biur podróży prowadzących działalność konkurencyjną wobec Wnioskodawcy rozumiana jako brak powiązań kapitałowych lub osobowych z takim biurami podróży. - sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniając wykonanie zamówienia; - brak postępowania upadłościowego i likwidacyjnego oraz niezaleganie z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się ustawy o zamówieniach publicznych. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli złożone oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub przekroczą terminy w jakich Zamawiający planuje realizację zamówienia. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji. Zamawiający do chwili podpisania umowy zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty niespełniającej wymogów formalnych wymienionych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia/nie spełnia, tj. zgodnie z zasadą czy dokumenty zostały załączone do oferty i czy spełniają określone wymagania. Brak któregokolwiek z ww. oświadczeń, dokumentów i załączników lub złożenie ich w niewłaściwej formie może skutkować wykluczeniem Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy lub do zmiany jej zakresu. Informacje oraz pytania kierowane do Zamawiającego należy przekazywać w formie elektronicznej na adres bogdan.wieczorek@supertor.pl Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Formularz oferty Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu wymogów stawianych w zapytaniu ofertowym

10 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 1/07/2013 FORMULARZ OFERTY (miejscowość, data złożenia oferty) W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące usług programistycznych, świadczonych w ramach realizacji projektu dotyczącego nowatorskiego oprogramowania platformy informacyjno-handlowej, który ubiega się o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, osi priorytetowej 8, Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki. składam/y ofertę na wykonanie usług programistycznych w ramach prac nad projektowaniem i implementacją wymienionych modułów. Lp. 1 Pełna nazwa Wykonawcy (Oferenta) Oferta szczegółowa dla firmy PTH Supertour sp. z o.o. 2 Adres Wykonawcy (Oferenta) 3 Przedmiot oferty 4 Opis oferty 5 Cena netto i waluta oferty 6 Cena brutto i waluta oferty 7 Data ważności oferty 8 Warunki i termin płatności 9 Doświadczenie w świadczeniu usług produkcji aplikacji internetowych 10 Doświadczenie w świadczeniu usług programistycznych związanych z aplikacjami dla rynku turystycznego Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące dokumenty: Oświadczenie Wykonawcy (Oferenta) o spełnianiu wymogów stawianych w zapytaniu ofertowym (Załącznik nr 2) - Oświadczenie Wykonawcy (Oferenta) o przeniesieniu praw majątkowych (Załącznik nr 3) Oświadczam/y, że zapoznałem/zapoznaliśmy się z warunkami zapytania ofertowego nr 1/07/2013 i nie wnoszę/nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń. W przypadku uznania naszej oferty za najkorzystniejszą zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Ofertę niniejszą składam/y na kolejno ponumerowanych stronach.

11 (pieczęć firmowa) (czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy (Oferenta))

12 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 1/07/2013 OŚWIADCZENIE WYKONAWCY o spełnianiu wymogów stawianych w zapytaniu ofertowym (pieczęć firmowa) Ja niżej podpisany/podpisana, (imię i nazwisko) działając w imieniu i na rzecz, (pełna nazwa firmy) oświadczam, że firma, którą reprezentuję: (miejscowość, data) Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 1. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 2. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 3. Nie jest objęta postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. (czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy)