ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/07/2013

Transkrypt

1 Warszawa, Nazwa oferenta ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/07/2013 Firma PTH Supertour sp. z.o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Niemcewicza 26, składa zapytanie ofertowe dotyczące usług programistycznych świadczonych w ramach realizacji projektu, dotyczącego oprogramowania wspierającego współpracę pomiędzy partnerami handlowymi, który ubiega się o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, osi priorytetowej 8, Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I TERMIN REALIZACJI Przedmiot zamówienia: prace projektowo - programistyczne związane z oprogramowaniem następujących narzędzi i programów do współpracy Wnioskodawcy z klientami biznesowymi B2B: Silnik IBE (Internet Booking Engine): System umożliwiający samodzielne wyszukiwanie ofert i zakładanie rezerwacji przez klientów biznesowych Program Ofertowy: Narzędzie do tworzenia (komponowania) i przesyłania ofert w standardowym znormalizowanym formacie. Program przesyłania potwierdzeń realizacji usług i dokumentów podróżnych

2 Narzędzie do przesyłania potwierdzeń zarezerwowanych/zrealizowanych usług w zunifikowanej postaci i w formie elektronicznej do partnera kupującego usługi; Program kontroli rezerwacji lotniczych Moduł kontrolny automatyzujący i usprawniający obsługę rezerwacji w systemie GDS. Narzędzie zastępujące ręczny proces przeglądania i kolejkowania rezerwacji przetwarzanych w systemie GDS. Niektóre czynności kontrolne wykonywane dotychczas przez kasjera lotniczego może wykonywać aplikacja wyposażona w zestaw reguł postępowania obsługujących najczęściej występujące sytuacje wyjątkowe, na przykład: zbliżająca się konieczność wykupu biletu lub anulacji segmentów; anulowanie rejsu przez przewoźnika lotniczego; zmiana rozkładu rejsów mająca wpływ na istniejące rezerwacje; brak lub niepoprawne dane w rezerwacji (według indywidualnych wymagań klienta biznesowego) Szczegółowe wymagania dotyczące poszczególnych narzędzi są następujące: 1. Oprogramowanie typu Internet Booking Engine (dalej silnik IBE) IBE umożliwia Klientowi Biznesowemu po zalogowaniu do platformy, wyświetlanie informacji dotyczących podróży w obrębie strony internetowej, co pozwoli jemu samodzielnie dokonywać rezerwacji przez Internet. W ramach projektu IBE zostanie połączony z Globalnym Systemem Rezerwacyjnym(GDS) Amadeus Selling Platform. Dzięki temu Klient może wyszukiwać, wyświetlać i pobierać dane z baz dostawców w czasie rzeczywistym (w zależności od poziomu dostępności linii lotniczej) wraz z usługami (np.: cena, warunki rezerwacji i zakupu, informacje o podróży, zapamiętywanie i wyświetlanie rekordu rezerwacji), w formacie HTML lub jako Web Service.. Z założenia IBE będzie narzędziem internetowym do zarządzania podróżami służbowymi typu self booking tool. Rozwiązanie to powinno być w pełni zintegrowane z systemem GDS (Amadeus) posiadanym przez Wnioskodawcę i umożliwiać Klientomom korporacyjnym rezerwowanie przelotów, hoteli i samochodów w jednym miejscu. Silnik IBE powinien pozwalać zbudować dowolną politykę podróży poprzez wdrożenie prostego bądź bardziej złożonego systemu zasad i reguł dotyczących wyjazdów służbowych. Wymagane funkcjonalności IBE: a) Przeloty - wyświetlenie w czasie rzeczywistym informacji od wielu dostawców, włączając system GDS Amadeus. Oferty prezentowane są na jednym wyświetleniu lub w postaci kalendarza; b) Hotele - wyświetlenie w czasie rzeczywistym informacji od wielu dostawców, włączając system GDS Amadeus oraz wybranych konsolidatorów hotelowych. Oferty prezentowane są w postaci wyświetlenia listy ofert lub w postaci graficznego zaznaczenia lokalizacji obiektu hotelowego na mapie;

3 c) Wynajem samochodów - wyświetlanie w czasie rzeczywistym ofert od dostawców dostępnych w systemie GDS Amadeus; d) Marchendising: Sprzedaż pojedynczych komponentów przelotu, rezerwacji pokoi hotelowych, wynajem samochodów. Dynamicznie pakietowana sprzedaż przelotów, rezerwacji pokoi hotelowych, wynajem samochodów. Sprzedaż promocyjna oferty przelotów zdefiniowanych przez biuro podróży jako miejsca / oferty lub jako pojedynczy komponent oferty. e) Moduł Afiliacyjny - zarządza bannerami reklamowymi (lub zewnętrznymi formularzami wyszukiwania), które mogą być publikowane na stronach internetowych partnerów lub afiliantów, po kliknięciu na które klient przekierowywany jest do silnika IBE. IBE śledzi, które rezerwacje pochodzą z przekierowania z bannera reklamowego; f) Profilowanie rezerwacji daje możliwość dostosowania zapisu rezerwacyjnego (PNR), w taki sposób, aby spełniał wymagania programu bazowego; g) Definiowanie pól referencyjnych (dodatkowych) umożliwia zbieranie dodatkowych, spersonalizowanych informacji wprowadzanych bezpośrednio przez klienta w IBE. Można zdefiniować wiele sposobów wprowadzania (checkbox, lista rozwijana, pola do bezpośredniego wprowadzania danych, itp.). 2. Program ofertowy Program ofertowy z założenia będzie centralnym rozwiązaniem typu cross-channel zaprojektowanym w celu wsparcia codziennej pracy kasjera, a w szczególności działań poprzedzających założenie rezerwacji dla pasażera. Narzędzie to daje możliwość tworzenia i przechowywania maksymalnie 20 ofert wewnątrz rezerwacji w systemie Amadeus. Oferta jest tworzona w oparciu o aktualną dostępność miejsc i taryf i zachowywana w PNR (Passenger Name Record). Informacje wchodzące w skład oferty powinny być wysyłane do Klienta np. mailem w celu dokonania wyboru, a Klient może odesłać potwierdzenie ze wskazaną propozycją. Zamiana oferty w potwierdzoną rezerwację może być dokonana za pomocą jednego wprowadzenia, użytego przez kasjera, dzięki czemu unikamy potrzeby przeprowadzania ponownego procesu wyszukiwania.

4 3. Program przesyłania potwierdzeń rezerwacji/realizacji usług i dokumentów podróżnych Narzędzie do przesyłania potwierdzeń zarezerwowanych/zrealizowanych usług w zunifikowanej postaci i w formie elektronicznej do partnera kupującego usługi. Jego zadaniem jest: - wypełnienie potrzeb Klienta kupującego usługi polegających na otrzymywaniu potwierdzeń rezerwacji w zunifikowanym formacie i zawierających wymagane dane ; - zastąpienie ręcznego procesu budowania i przesyłania potwierdzeń elektroniczną wymianą danych. 4. Program kontroli rezerwacji lotniczych Moduł kontrolny automatyzujący i usprawniający obsługę rezerwacji w systemie GDS. Narzędzie zastępujące ręczny proces przeglądania i kolejkowania rezerwacji przetwarzanych w systemie GDS. Aplikacja powinna być wyposażona w zestaw reguł postępowania obsługujących najczęściej występujące sytuacje wyjątkowe, na przykład: zbliżająca się konieczność wykupu biletu lub anulacji segmentów, anulowanie rejsu przez przewoźnika lotniczego zmiana rozkładu rejsów mająca wpływ na istniejące rezerwacje brak lub niepoprawne dane w rezerwacji (według indywidualnych wymagań klienta biznesowego) UWAGA: W ramach systemu przewiduje się zastosowanie systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) w standardzie XML lub równoważnym. Elektroniczna wymiana danych obejmie dwa kluczowe obszary współpracy pomiędzy Wnioskodawcą i Partnerami: sprzedaż oraz komunikację. Prosimy o uwzględnienie powyższego w ofercie handlowej. Prace powinny być przeprowadzone wg następującego harmonogramu Program IBE Program ofertowy Program przesyłania potwierdzeń rezerwacji/realizacji usług Program kontroli rezerwacji lotniczych

5 WYMAGANIA FORMALNE DOTYCZĄCE OFERTY Oferta powinna mieć formę pisemną i zostać sporządzona na formularzu będącym załącznikiem zapytania ofertowego. Formularz oferty powinien mieć wypełnione wszystkie pola. 1. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 2. W ofercie należy podać cenę netto i brutto. 3. Usługi będące przedmiotem oferty powinny być wyceniane w złotych polskich (PLN). 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 5. Oferta powinna być ważna do 31 lipca 2013 r. TERMIN, MIEJSCE I FORMA SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa w dniu o godz (przy czym decyduje data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Wnioskodawcy, w Warszawie, ul.niemcewicza 26) Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć: wypełniony formularz ofertowy podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania); 1. oświadczenie o spełnianiu wymogów stawianych Wykonawcom składającym ofertę podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania); Dokumenty złożone w języku obcym winny być dołączone i przetłumaczone na język polski oraz dodatkowo poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wszystkie składane przez Wykonawcę dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału bądź kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane. KRYTERIA WYBORU OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

6 L p. Kryteria Punktacja 1 Cena (całkowita cena netto) 30 Sposób kalkulacji: Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: oferta z najniższą ceną otrzymuje 30 punktów pozostałe oferty są punktowane wg, następującej formuły arytmetycznej: (x/y) x 30 gdzie: x=najniższa cena, y=cena ocenianej oferty 2 Ocena oferowanego rozwiązania pod kątem zgodności z opisanymi w zapytaniu procesami biznesowymi zachodzącymi w PTH Supertour sp. z o.o. 25 Sposób kalkulacji: Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: za pełne dopasowanie Programu IBE Wykonawca może otrzymać maksymalnie 10 pkt. za pełne dopasowanie Programu Ofertowego Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 pkt. za pełne dopasowanie Programu Przesyłania Potwierdzenia Rezerwacji i Realizacji Usług Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 punktów za pełne dopasowanie Programu Kontroli Rezerwacji Lotniczych Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 punktów 3 Doświadczenie w świadczeniu usług programistycznych związanych z rynkiem turystycznym 45 Doświadczenie powinno być udokumentowanie liczbą wykonanych projektów. Sposób kalkulacji: Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób: za każdy wykonany projekt Wykonawca otrzymuje 5 pkt. maksymalnie jeden wykonawca może otrzymać 45 pkt. tzn. za 9 lub więcej projektów atutem będzie dostarczenie referencji do każdego zgłoszonego projektu

7 Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę firmy z największym doświadczeniem w świadczeniu usług programistycznych związanych z aplikacjami płatniczymi.

8 INFORMACJE DODATKOWE Wymagania wobec potencjalnego dostawcy poszczególnych programów/modułów: 1. Doświadczenie w obsłudze biur podróży wielkości porównywalnej z Wnioskodawcą i większych, udokumentowane umowami o współpracy; 2. Udane wdrożenia oferowanego modułu centralnego systemu informacyjnego udokumentowane umową i faktyczną współpracą trwającą co najmniej 12 miesięcy 3. Doświadczenie we współpracy ze wszystkimi głównymi systemami GDS wykorzystywanymi na polskim rynku (Amadeus, Galileo, Sabre, Worldspan) 4. Doświadczenie w przetwarzaniu i raportowaniu rezerwacji lotniczych tanich linii (lowcost airlines) udokumentowane działającymi wdrożeniami wykorzystującymi automatyczny transfer danych o wystawionych biletach lotniczych do systemu ewidencji sprzedaży 5. Doświadczenie w przetwarzaniu i raportowaniu biletów kolejowych udokumentowane działającymi wdrożeniami systemów obsługujących sprzedaż biletów kolejowych na potrzeby podróży biznesowych 6. Doświadczenie we współpracy z systemami hotelowymi 7. Doświadczenie w budowie i wdrażaniu systemów informacyjnych dla biur podróży 8. Doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu systemów typu mid-office i systemów raportowych dla dużych biur podróży obsługujących podróże służbowe 9. Doświadczenie we współpracy z partnerem Cornerstone w zakresie walidacji i przesyłania danych o zrealizowanych transakcjach, 10. Doświadczenie we współpracy z AMEX BTA w zakresie walidacji i przesyłania danych o zrealizowanych transakcjach, udokumentowane umową o współpracy 11. Znajomość procesów wewnętrznych zachodzących w innych dużych i średnich biurach podróży funkcjonujących na polskim rynku 12. Wobec dostawcy Programu (Modułu) Centralnego: neutralność i niezależność od systemów GDS obecnych na polskim rynku (Amadeus, Travelport, Sabre) rozumiana jako brak powiązań osobowych lub kapitałowych, lub umów o współpracy nierówno traktujących poszczególne systemy GDS.

9 13. Neutralność i niezależność od biur podróży prowadzących działalność konkurencyjną wobec Wnioskodawcy rozumiana jako brak powiązań kapitałowych lub osobowych z takim biurami podróży. 14. Sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniając wykonanie zamówienia; 15. Brak postępowania upadłościowego i likwidacyjnego oraz niezaleganie z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się ustawy o zamówieniach publicznych. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli złożone oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub przekroczą terminy w jakich Zamawiający planuje realizację zamówienia. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji. Zamawiający do chwili podpisania umowy zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty niespełniającej wymogów formalnych wymienionych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia/nie spełnia, tj. zgodnie z zasadą czy dokumenty zostały załączone do oferty i czy spełniają określone wymagania. Brak któregokolwiek z ww. oświadczeń, dokumentów i załączników lub złożenie ich w niewłaściwej formie może skutkować wykluczeniem Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy lub do zmiany jej zakresu. Informacje oraz pytania kierowane do Zamawiającego należy przekazywać w formie elektronicznej na adres bogdan.wieczorek@supertor.pl Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Formularz oferty Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu wymogów stawianych w zapytaniu ofertowym

10 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 2/07/2013 FORMULARZ OFERTY (miejscowość, data złożenia oferty) W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące usług programistycznych, świadczonych w ramach realizacji projektu dotyczącego nowatorskiego oprogramowania platformy informacyjno-handlowej, który ubiega się o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, osi priorytetowej 8, Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki. składam/y ofertę na wykonanie usług programistycznych w ramach prac nad projektowaniem i implementacją wymienionych modułów. Lp. 1 Pełna nazwa Wykonawcy (Oferenta) Oferta szczegółowa dla firmy PTH Supertour sp. z o.o. 2 Adres Wykonawcy (Oferenta) 3 Przedmiot oferty 4 Opis oferty 5 Cena netto i waluta oferty 6 Cena brutto i waluta oferty 7 Data ważności oferty 8 Warunki i termin płatności 9 Doświadczenie w świadczeniu usług produkcji aplikacji internetowych 10 Doświadczenie w świadczeniu usług programistycznych związanych z aplikacjami dla rynku turystycznego Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące dokumenty: Oświadczenie Wykonawcy (Oferenta) o spełnianiu wymogów stawianych w zapytaniu ofertowym (Załącznik nr 2) Oświadczenie Wykonawcy (Oferenta) o przeniesieniu praw majątkowych (Załącznik nr 3) Oświadczam/y, że zapoznałem/zapoznaliśmy się z warunkami zapytania ofertowego nr 1/07/2013 i nie wnoszę/nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń. W przypadku uznania naszej oferty za najkorzystniejszą zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Ofertę niniejszą składam/y na kolejno ponumerowanych stronach.

11 (pieczęć firmowa) (czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy (Oferenta))

12 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 2/07/2013 OŚWIADCZENIE WYKONAWCY o spełnianiu wymogów stawianych w zapytaniu ofertowym (pieczęć firmowa) Ja niżej podpisany/podpisana, (imię i nazwisko) działając w imieniu i na rzecz, (pełna nazwa firmy) oświadczam, że firma, którą reprezentuję: (miejscowość, data) Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Nie jest objęta postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. (czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy)