BFZ3d /2018 Warszawa,

Transkrypt

1 BFZ3d /2018 Warszawa, Oferenci ubiegający się o udzielenie zamówienia Dotyczy: zapytania ofertowego oznaczonego numerem referencyjnym BFZ3d- 07/04/ADM/2018, dotyczące świadczenia usług noclegowych i gastronomicznych oraz wynajmu sal szkoleniowych, wysłanego do oferentów oraz zamieszczonego na stronie internetowej Zamawiającego w dniu Przekazanie treści pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami (wyjaśnienia)_1 PKP Intercity S.A. działając jako Zamawiający w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym dotyczącym świadczenia usług noclegowych i gastronomicznych oraz wynajmu sal szkoleniowych, na podstawie Procedury wyboru Oferentów, przekazuje poniżej treść pytań otrzymanych od Oferentów ubiegających się o udzielenie zamówienia w dniach wraz z udzieloną przez Zamawiającego odpowiedzią oraz wprowadza zmiany do treści Zapytania. Zamawiający informuje, że w przypadku, gdy udzielone odpowiedzi/wyjaśnienia pozostają w sprzeczności z postanowieniami Zapytania ofertowego lub też precyzują lub uzupełniają postanowienia Zapytania ofertowego, należy przyjąć, że stanowią one zmianę Zapytania ofertowego i będą stanowić podstawę dla oceny zgodności oferty z Zapytaniem ofertowym, przy czym w przypadku gdy: udzielone odpowiedzi/wyjaśnienia są sprzeczne z zapisami Zapytania ofertowego, za obowiązującą w tym zakresie należy przyjąć treść udzielonych odpowiedzi, udzielone odpowiedzi/wyjaśnienia precyzują lub uzupełniają postanowienia Zapytania ofertowego, za obowiązujące w tym zakresie należy przyjąć treść udzielonych odpowiedzi wraz z dotychczasową treścią Zapytania ofertowego. Pytanie 1: Chciałbym wnioskować o zmianę zapisu w umowie odnośnie terminu rezygnacji: paragraf 2 ust czy istnieje możliwość rozbicie tego zapisu na 2 części: jeżeli będą same noclegi, zapis pozostaje bez zmian jeżeli zapytanie będzie dotyczyć również usług konferencyjnych oraz gastronomicznych (z wyłączeniem śniadania) proszę o możliwość bezkosztowej anulacji minimum na 5 dni przed szkoleniem (obiekty z którymi współpracujemy w celu wykonania na odpowiednim poziome, planują zamówienia, ustalają grafiki kelnerom, oraz dokonują przygotowań, tak aby posiłki, sale konferencyjne były przygotowane na czas) w przypadku jeżeli szkolenie jest odwołane dobę przed przyjazdem Gości, naraża to obiekt na straty. Odpowiedź: Zamawiający wprowadza zmianę w 2 ust.10 umowy (zał. 4 do Zapytania), zmianę opisano poniżej. str. 1

2 Pytanie 2: W zapytaniu ofertowym, nie mogę znaleźć informacji, odnośnie standardu obiektu. Czy w związku z powyższym, wymagają Państwo aby obiekty, które będziemy oferować były w określonym standardzie np. minimum jedna gwiazdka. Odpowiedź: Zamawiający nie precyzuje kategorii obiektu, jednak oferowane obiekty muszą spełniać wymagania wymienione w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego. Pytanie 3: Czy zadanie musi spełniać wszystkie 5 wariantów określonych w pkt 1 Opisu przedmiotu zamówienia /Wynajem sal szkoleniowych/, tzn. czy np. Zadanie 1 musi posiadać wszystkie sale określone w Wariantach od 1 do 5? Odpowiedź: Zamawiający wprowadza zmianę do treści Zapytania w zakresie koszyka cen jednostkowych usług dla zadań 1-6 poprzez wykreślenie dwóch pozycji: wynajmu sali szkoleniowej na 100 osób oraz wynajmu sali szkoleniowej na 200 osób, zmianę opisano poniżej. Pytanie 4: Po dokładnym przeanalizowaniu Załącznika nr 5 do Zapytania Ofertowego BFZ3d-31/03/ADM/2018 pojawiła nam się kolejna wątpliwość. Firma organizuje szkolenia dla osób indywidualnych. Grupy liczą osób. Jaki dokument musi przedstawić na potwierdzenie należytego wykonania? Odpowiedź: Oferenci zobowiązani są przedstawić dokumenty potwierdzające, że zamówienie (odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia tj. organizację na obszarze miasta/lokalizacji, na które składana jest oferta minimum 2-dniowych szkoleń wraz z noclegiem i wyżywieniem dla zorganizowanej grupy osób, minimum: dla zadań od 1 do 6-60 osób łącznie, dla zadania 7 30 osób łącznie) wykonane zostało należycie. Dokument potwierdzający należyte wykonanie zamówienia, może mieć formę referencji/oświadczenia wystawionego przez Zamawiającego usługę lub organizatora szkolenia. Zmiany nr 1 do Zapytania Ofertowego Zamawiający wprowadza następujące zmiany w treści Zapytania Ofertowego. 1) W formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do formularz oferty formalno-merytorycznej), w zakresie zadania 7 (Olsztyn): a) wykreśla z tabeli pierwszej poz. C5 koszt wynajmu Sali szkoleniowej na osób x 1 dzień oraz, b) z tabeli drugiej dotyczącej wskazania wymiarów Sali wykreśla poz. 3 sala szkoleniowa na osób. 2) 2 ust. 10 umowy (zał. 4 do Zapytania) otrzymuje brzmienie: Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania lub zmiany treści złożonego Wykonawcy Zamówienia: str. 2

3 a. dotyczącego usług określonych w 1 ust. 2 pkt 1-5 oraz w 2 ust. 2 pkt 2 w zakresie terminu realizacji Zamówienia, szczegółowego zakresu usług będących częścią Zamówienia i/lub liczby osób korzystających z tych usług - najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie realizacji Zamówienia; b. dotyczącego usług gastronomicznych określonych w 1 ust. 2 pkt 6-8 w zakresie terminu realizacji Zamówienia, szczegółowego zakresu usług będących częścią Zamówienia i/lub liczby osób korzystających z tych usług - najpóźniej na 2 dni robocze poprzedzające rozpoczęcie realizacji Zamówienia, z zastrzeżeniem ust. 11 poniżej. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku odwołania lub zmiany Zamówienia w sposób i terminach określonych powyżej. 3) W związku z wykreśleniem z OPZ dwóch pozycji: wynajmu sali szkoleniowej na 100 osób oraz wynajmu sali szkoleniowej na 200 osób, wprowadza następujące zmiany do treści Zapytania: a) rozdz. XIII, pkt 3 otrzymuje brzmienie: 3) Wykonawca w załączniku nr 1 do formularza oferty część handlowa/cenowa, poda ceny jednostkowe wybranych (w zależności od zadania/lokalizacji, na które jest składana oferta) usług tzw. koszyk cen jednostkowych usług: a) koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych, b) koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych, c), d), e) koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień, f) koszt gastronomicznej za 1 osobę, w tym: serwis kawowy (kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka) całodniowy, uzupełniany w miarę zużycia x 1 osobę, obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę, kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba. b) tabela oraz treść dotycząca oceny handlowej w rozdz. XIII pkt 9, otrzymuje brzmienie: Podkryteria ceny Kryterium handlowe, cenowe (C) koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1- osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2- osobowych Punkty za poszczególne Zadanie 1-6 (Warszawa, Gdynia, Wrocław, Poznań, Kraków, Katowice) Zadanie 7 (Olsztyn) 6 x 29 x C5 koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień 9 X str. 3

4 C6 C7 C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka) koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba Suma podkryteriów ceny (suma pkt za ceny jednostkowe poszczególnych usług - ;0 ) x C Kryterium ceny, etap ofert wstępnych Suma (; C8)*0,7 C Kryterium ceny, etap ofert ostatecznych Suma (; C8) 100 Ocena ofert w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: C = Suma (; C8)* 0,7 gdzie: C - wartość oferty (suma punktów cen jednostkowych usług ), tj. liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny Cx min najniższa cena () ze wszystkich ofert Cx bad cena () badanej Cx (1 8)= Cx min /Cx bad * punkty przypisane wybranej pozycji/usłudze 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta za wszystkie podkryteria ceny (punkty za ceny jednostkowe poszczególnych pozycji/usług), 70 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium cena. c) treść dotycząca oceny handlowej ofert ostatecznych w rozdz. XIII pkt 10 otrzymuje brzmienie: Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (C) rozumianej jako suma punktów cen jednostkowych pozycji wskazanych w Formularzu cenowym, waga kryterium 100%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: C = Suma (; C8), gdzie: C - wartość oferty (suma punktów cen jednostkowych usług ), tj. liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny Cx min najniższa cena () ze wszystkich ofert Cx bad cena () badanej Cx (1 8)= Cx min /Cx bad * punkty przypisane wybranej pozycji/usłudze 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium cena d) z formularzy cenowych (zał. 2.1 zapytania) w zakresie zadań 1 6 wykreśla z tabel dwie pozycje: koszt wynajmu sali szkoleniowej na 100 osób oraz koszt wynajmu sali szkoleniowej na 200 osób. Zmodyfikowany załącznik nr 2.1 do Zapytania stanowi załącznik do niniejszego pisma. e) z Opisu Przedmiotu Zamówienia (zał. nr 3 do Zapytania) wykreśla zapisy o treści: Wariant 4 (dla lokalizacji takich jak: Warszawa, Gdynia, Wrocław, Poznań, Kraków, Katowice) str. 4

5 - przystosowana do szkolenia dla 100 osób przy stołach lub wyposażona w krzesełka z przystawką umożliwiającą notowanie - łatwy dostęp dla niepełnosprawnych Wariant 5 (dla lokalizacji takich jak: Warszawa, Gdynia, Wrocław, Poznań, Kraków, Katowice) - przystosowana do szkolenia dla 200 osób (z krzesełkami, bez konieczności stołów) - łatwy dostęp dla osób niepełnosprawnych. koszt wynajmu sali szkoleniowej na 100 osób x 1 dzień dla lokalizacji takich jak: Warszawa, Gdynia, Wrocław, Poznań, Katowice, Kraków koszt wynajmu sali szkoleniowej na 200 osób x 1 dzień dla lokalizacji takich jak: Warszawa, Gdynia, Wrocław, Poznań, Katowice, Kraków. f) z projektu umowy (zał. nr 4 do Zapytania), z 1 ust. 2 wykreśla pkt 6) i 7) o treści: wynajem sali szkoleniowej na 100 osób oraz wynajem sali szkoleniowej do 200 osób oraz w 2 ust. 12 zmienia odpowiednio punkty, w związku ze zmianą dokonaną w 1 ust. 2. Z uwagi na dokonane zmiany w treści postanowień Zapytania Ofertowego Zamawiający przedłuża termin składania ofert. Nowy termin składania ofert zostaje wyznaczony na dzień 9 maja 2018 roku, do godziny Załączniki: zmodyfikowany Formularz cenowy, załącznik 2.1 do formularza oferty części handlowej, Z poważaniem Iwona Panak, Przewodnicząca Zespołu str. 5

6 Załącznik 2.1 do formularza Oferty handlowej/cenowej Formularz cenowy Zadanie 1 WARSZAWA C5 Opis koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda C6 mineralna, kruche ciasteczka) C7 koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 3 sala szkoleniowa na osób 2/ przykładowe menu każdego z posiłków (C6 C8) wraz z podaniem ich gramatury: a. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): b. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) c. kolacja, przykład menu str. 6

7 Zadanie 2 GDYNIA C5 Opis koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda C6 mineralna, kruche ciasteczka) C7 koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 3 sala szkoleniowa na osób 2/ przykładowe menu każdego z posiłków (C6 C8) wraz z podaniem ich gramatury: a. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): b. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) c. kolacja, przykład menu str. 7

8 Zadanie 3 WROCŁAW C5 Opis koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda C6 mineralna, kruche ciasteczka) C7 koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 3 sala szkoleniowa na osób 2/ przykładowe menu każdego z posiłków (C6 C8) wraz z podaniem ich gramatury: a. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): b. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) c. kolacja, przykład menu str. 8

9 Zadanie 4 POZNAŃ C5 Opis koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda C6 mineralna, kruche ciasteczka) C7 koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 3 sala szkoleniowa na osób 2/ przykładowe menu każdego z posiłków (C6 C8) wraz z podaniem ich gramatury: a. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): b. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) c. kolacja, przykład menu str. 9

10 Zadanie 5 KRAKÓW C5 Opis koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda C6 mineralna, kruche ciasteczka) C7 koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 3 sala szkoleniowa na osób 2/ przykładowe menu każdego z posiłków (C6 C8) wraz z podaniem ich gramatury: a. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): b. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) c. kolacja, przykład menu str. 10

11 Zadanie 6 KATOWICE C5 Opis koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 1-osobowych koszt noclegu za 1 osobę (w tym śniadanie) w pokojach 2-osobowych koszt wynajmu sali szkoleniowej na osób x 1 dzień koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda C6 mineralna, kruche ciasteczka) C7 koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę C8 koszt gastronomicznej za 1 osobę: kolacja 1 raz na dzień x 1 osoba l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 3 sala szkoleniowa na osób 2/ przykładowe menu każdego z posiłków (C6 C8) wraz z podaniem ich gramatury: a. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): b. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) c. kolacja, przykład menu str. 11

12 Zadanie 7 OLSZTYN (*opcjonalnie) C6 C7 Opis koszt gastronomicznej za 1 osobę: serwis kawowy (kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka) koszt gastronomicznej za 1 osobę: obiad (2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) 1 raz na dzień x 1 osobę l.p. Rodzaj Sal Metraż sal (m²) Wysokość sal (cm) 2/ przykładowe menu wraz z podaniem gramatury: d. serwis kawowy (wymagana kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciasteczka): e. obiad (wymagane 2 dania: zupa i danie główne + kompot lub sok) str. 12