PROCEDURA NR 2.1 TYTUŁ: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 2.1 TYTUŁ: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Aneta Preneta Stanowisko ds. Kadr, BHP i stypendiów socjalnych r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy r. Obowiązuje od: r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Procedura nr P2.1 Tytuł: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Numer edycji: 1 Strona: 2 Stron: 6 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością r. 2 Stanowisko ds. Kadr, bhp i stypendiów socjalnych r. 3 Skarbnik Gminy r. 4 Kierownik Referatu Finansowego r. 5 Kierownik Referatu Podatkowego r. 6 Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów r. 7 Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami r. 8 stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i OC r

3 Procedura nr P2.1 Tytuł: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Numer edycji: 1 Strona: 3 Stron: 6 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Opracowywanie i zatwierdzanie planów szkoleń 4.2. Zmiany i poprawki do planów szkoleń 4.3. Realizacja, dokumentowanie i ocena skuteczności szkoleń 4.4. Ustalenie ramowych wymagań kwalifikacyjnych (kompetencji) pracowników 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

4 Procedura nr P2.1 Tytuł: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Numer edycji: 1 Strona: 4 Stron: 6 1. Cel procedury. Celem procedury jest zapewnienie osiągnięcia wymaganej świadomości pracowników w odniesieniu do ich działalności i do celów jakości. Niniejszą procedurą Wójt ustala jednolite zasady opracowywania i zatwierdzania planów szkoleń, ich realizacji i oceny efektywności oraz określa zasady ustalania ramowych wymagań kwalifikacyjnych (kompetencji) pracowników, a także zasady prowadzenia odpowiednich zapisów w ww. zakresie. Powyższy cel osiągany jest poprzez planowe i ciągłe szkolenia pracowników oraz ocenę ich efektywności. 2. Zakres zastosowania. Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia. Lp. Osoba odpowiedzialna 1 Wójt 2 Inspektor ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych 3 Kierownicy referatów Zadanie Zatwierdza Plan szkoleń. Zatwierdza wnioski o zmianę lub uzupełnienie Planu szkoleń. Zatwierdza zakresy wymagań kwalifikacyjnych kompetencji dla poszczególnych stanowisk pracy. Gromadzi wszelkie nadesłane do Urzędu Gminy oferty szkoleń zewnętrznych Opracowuje projekt Planu szkoleń na dany rok Organizuje szkolenia wewnętrzne, Rejestruje i gromadzi zapisy z odbytych szkoleń Prowadzi zapisy dotyczące realizacji planu szkoleń Ocenia efektywność przeprowadzonych szkoleń Prowadzi Rejestr szkoleń BHP. Składają zapotrzebowania na szkolenia pracowników Odpowiadają za terminowe wysyłanie kart zgłoszeniowych na szkolenia zewnętrzne, Odpowiadają za merytoryczne opisanie i przekazanie noty wewnętrznej (np. w formie pisemnej faktury) do Skarbnika w celu dokonania odpowiednich wpłat i rozliczeń szkoleń, Powiadamiają zainteresowanych pracowników o danym szkoleniu Oceniają efektywność przeprowadzonych szkoleń 4. Sposób postępowania Opracowywanie i zatwierdzanie planów szkoleń a) Szkolenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników oraz poszerzaniem zakresu wiedzy o wdrożonym systemie zarządzania jakością, w tym o aktualnych celach jakości, traktowane są przez Wójta jako zadanie kształtujące wymaganą świadomość i kreujące właściwe postawy oraz zachowania pracowników, umożliwiające zwiększenie zaangażowania i współudział każdego pracownika w procesie rozwoju Urzędu. b) Kierowanie pracowników na szkolenia odbywa się w oparciu o systematycznie sporządzane i zatwierdzane roczne plany szkoleń. c) Pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe gromadzi wszelkie nadesłane do Urzędu Gminy oferty szkoleń zewnętrznych, które są analizowane i prezentowane na bieżąco zainteresowanym. Zbiór tych ofert jest udostępniony wszystkim kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy. d) Zapotrzebowanie na szkolenia pracowników (zewnętrzne jak i wewnętrzne) zgłaszane są w terminie do 31 grudnia każdego roku inspektorowi ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych przez ich bezpośrednich

5 Procedura nr P2.1 Tytuł: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Numer edycji: 1 Strona: 5 Stron: 6 przełożonych i/lub w przypadku szkoleń związanych z systemem zarządzania jakością, przez Pełnomocnika, w formie pisemnej, na formularzu F1 Wniosek w sprawie zgłoszenia potrzeb szkolenia pracowników na dany rok wraz z nadesłaną ofertą szkolenia (jeżeli taka jest). e) Inspektor ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych w oparciu o zgłoszone zapotrzebowania przygotowuje na formularzu F2 projekt Planu szkoleń na dany rok, który jest zatwierdzany przez Wójta jako podstawowy dokument do podjęcia działań technicznych związanych z obsługą i organizacją szkoleń. f) Kopie zatwierdzonego Planu szkoleń stanowisko ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych przekazuje kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy Zmiany i poprawki do planu szkoleń a) Zmiany i uzupełnienia do planu szkoleń wynikające z doraźnych potrzeb i/lub korzystniejszych zewnętrznych ofert szkoleniowych, otrzymanych po zatwierdzeniu planu, mogą składać do stanowisko ds. kadr bhp i stypendiów socjalnych wnioskodawcy jak w zapisie d), pkt na formularzu F3 Wniosek o zmianę / uzupełnienie planu szkoleń. b) Wniosek o zmianę lub uzupełnienie planu szkoleń zatwierdzony przez Wójta stanowi podstawę uzupełnienia Planu szkoleń c) po otrzymaniu zatwierdzonego wniosku koryguje Plan szkoleń. d) Nowo przyjmowani pracownicy są szkoleni w zakresie: - obowiązkowych szkoleń BHP przez inspektora BHP, - szkoleń stanowiskowych przez bezpośredniego przełożonego, - systemu zarządzania jakością przez Pełnomocnika, - pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych odbywają służbę przygotowawczą Realizacja, dokumentowanie i ocena skuteczności szkoleń. a) Inspektor ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych zgodnie z zatwierdzonym Planem szkoleń jest odpowiedzialny za: - organizację szkoleń wewnętrznych, - rejestrację i gromadzenie zapisów odbytych szkoleń; b) Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za: terminowe wysyłanie kart zgłoszeniowych na szkolenia zewnętrzne, merytoryczne opisanie i przekazanie noty wewnętrznej (np. w formie pisemnej faktury) do Skarbnika w celu dokonania odpowiednich wpłat i rozliczeń szkoleń, powiadamianie zainteresowanych pracowników o danym szkoleniu; c) W przypadku szkoleń wewnętrznych Inspektor ds. kadr bhp i stypendiów socjalnych na podstawie zatwierdzonego Planu szkoleń uzgadnia z kierownikami komórek organizacyjnych, których pracownicy będą szkoleni dokładny termin i miejsce szkolenia, a na tydzień przed terminem powiadamia zainteresowanych o ustaleniach w tym zakresie. Na szkolenia takie pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe przygotowuje listy obecności uczestników na formularzu F4 Lista obecności na szkoleniu wewnętrznym ; d) W przypadku szkoleń zewnętrznych, po dopełnieniu formalności związanych ze zgłoszeniem, opłatą i ewentualnie po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez organizatora danego szkolenia, kierownik komórki organizacyjnej przekazuje kopię zgłoszenia oraz kopię opłaty za szkolenie zainteresowanemu pracownikowi; e) Zapisy dotyczące realizacji planu szkoleń prowadzi na bieżąco Inspektor ds. kadr bhp i stypendiów socjalnych na formularzu F2 Plan szkoleń ; f) Odbyte szkolenia są przez Inspektora ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych odnotowywane również na Kartach indywidualnych pracowników ukończone szkolenia, formularz F5, na podstawie przedłożonych przez pracowników dyplomów i zaświadczeń względnie na podstawie ustnego sprawozdania potwierdzonego pisemnie przez bezpośredniego przełożonego, a także list obecności ze szkoleń wewnętrznych;

6 Procedura nr P2.1 Tytuł: ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Numer edycji: 1 Strona: 6 Stron: 6 g) Efektywność przeprowadzonych szkoleń jest oceniana przez Inspektora ds. kadr w odniesieniu do każdego szkolenia, poprzez analizę ankiet wypełnionych przez uczestników szkoleń, formularz F6 Ankieta oceny szkolenia jak również przez kierowników komórek organizacyjnych, którzy wnioskowali o szkolenie. Tej oceny dokonują kierownicy najpóźniej po upływie jednego miesiąca od jego zakończenia. Oceniają efektywność szkolenia z punktu widzenia zrozumienia i wykorzystania w pracy przez podległego i przeszkolonego pracownika. Dokonywana jest w formie adnotacji punktowej na formularzu F5. h) Szkolenia BHP prowadzone są w oparciu o Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 180 poz z późn. zm.) i na podstawie art. 237 Kodeksu Pracy. i) Szkolenia wstępne-podstawowe dokumentowane są zaświadczeniami o ukończeniu szkolenia przechowywanymi w aktach osobowych pracownika. j) Inspektor ds. kadr, bhp i stypendiów socjalnych prowadzi Rejestr szkoleń BHP. W rejestrze tym winno być odnotowywane przeprowadzenie szkolenia wstępnego z podziałem na instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy, podstawowe szkolenie BHP z terminem odbytego szkolenia i planowanego szkolenia okresowego (w zależności od występujących zagrożeń), okresowe szkolenia BHP. Inspektor BHP sporządza i przechowuje Karty kontrolne BHP, na których odnotowuje się odbyte szkolenia okresowe, szkolenia stanowiskowe i każde inne po zmianie stanowiska pracy (np. zastępstwo) bądź w razie zachodzącej potrzeby (np. wypadek w pracy, poważne naruszenie przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy) Ustalenie ramowych wymagań kwalifikacyjnych (kompetencji) pracowników a) Dla poszczególnych stanowisk pracy sporządza się ramowe zakresy wymagań kwalifikacyjnych kompetencji (wykształcenie, doświadczenie i inne specjalne wymagania), które po zatwierdzeniu przez Wójta stanowią podstawę kwalifikacji i naboru pracowników. b) Zakresy wymagań kwalifikacyjnych określone są Zarządzeniem Nr 41/2009 Wójta Gminy Przemyśl z dnia 16 czerwca 2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wynagradzania Pracowników Urzędu Gminy Przemyśl. 5. Wykaz załączników. - F1 Wniosek w sprawie zgłoszenia potrzeb szkolenia pracownika na rok, - F2 Plan szkoleń, - F3 Wniosek o zmianę / uzupełnienie planu szkoleń, - F4 Lista obecności na szkoleniu wewnętrznym, - F5 Karta indywidualna pracownika ukończenie szkolenia, - F6 Ankieta oceny szkolenia.

7 Formularz F1 do P2.1 WNIOSEK w sprawie zgłoszenia potrzeb szkolenia pracownika na... rok Temat szkolenia Rodzaj szkolenia [W-Wewnętrzne, Z-Zewnętrzne] Miejsce szkolenia Ilość godzin (dni) Liczba uczestników Termin [kwartał / miesiąc] Szacowany koszt szkolenia Uzasadnienie potrzeb: Proponowani wykładowcy: Proponowani uczestnicy: Wpłynęło:... Zgłaszający:... data/podpis data/ podpis

8 Formularz F2 do P2.1 PLAN SZKOLEŃ ROK Ozn. komórki org. Temat Kwartał Szacowany Realizacja koszt I II III IV I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII szkolenia Uwagi Objaśnienia: W/... wewnętrzne / liczba osób (np. W1/..., W2/...) Z/... zewnętrzne / liczba osób Opracował: Zatwierdził: data/podpis data/podpis

9 Formularz F3 do P2.1 WNIOSEK O ZMIANĘ/UZUPEŁNIENIE PLANU SZKOLEŃ NA ROK 1. Propozycja zmiany / uzupełnienia: 2. Uzasadnienie: 3. Proponowani uczestnicy: 4. Proponowani wykładowcy:... data/podpis zgłaszającego Wpłynęło:... Zatwierdził:... data/podpis data/podpis

10 Formularz F4 do P2.1 LISTA OBECNOŚCI NA SZKOLENIU WEWNĘTRZNYM Temat:... przeprowadzonym w dniu... przez... w... Lp. Imię i nazwisko Komórka organizacyjna Podpis Ilość godzin szkolenia... Prowadzący szkolenie:... data/podpis

11 Formularz F5 do P2.1 KARTA INDYWIDUALNA PRACOWNIKA UKOŃCZONE SZKOLENIA Imię i nazwisko:... L.p. Rodzaj szkolenia Temat szkolenia Termin (od-do/liczba godzin) Miejsce Organizator Potwierdzenie Ukończenia Ocena efektywności szkolenia dokonana przez pracownika dokonana przez przełożonego

12 Formularz F6 do P2.1 ANKIETA OCENY SZKOLENIA Nazwa firmy organizującej szkolenie:... Temat szkolenia: Data szkolenia:... Skala ocen: 0 - niesatysfakcjonujący 1 - wymagający usprawnień 2 - dość dobry 3 - dobry 4 - bardzo dobry 5 - bez zastrzeżeń [Proszę zakreślić wybraną przez siebie ocenę] 1. Stopień realizacji programu szkolenia w stosunku do jego opisu w ofercie Przydatność otrzymanych materiałów szkoleniowych Merytoryczne przygotowanie wykładowcy Sposób przekazywania wiedzy prowadzącego Ocena ogólna szkolenia Inne uwagi: Imię i Nazwisko... Podpis...