PROCEDURA NR 2.2 TYTUŁ: NADZÓR NAD INFRASTRUKTURĄ

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 2.2 TYTUŁ: NADZÓR NAD INFRASTRUKTURĄ Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Sekretarz Gminy r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy r. Obowiązuje od: r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Strona: 2 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością r. 2 Kadr, bhp i stypendiów socjalnych r. 3 księgowości r. 4 gospodarki nieruchomościami r. 5 Informatyk r. 6 Konserwator r

3 Strona: 3 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Ewidencja i identyfikacja infrastruktury 4.3. Przegląd infrastruktury 4.4. Utrzymanie infrastruktury 4.5. Zakup infrastruktury 4.6. Likwidacja infrastruktury 4.7. Analiza i monitorowanie infrastruktury 4.8. Zarządzanie gospodarką nieruchomościami i mieniem gminy. 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

4 Strona: 4 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania, który obowiązuje przy określaniu potrzeb, utrzymaniu w należytym stanie i nabywaniu urządzeń, które mają bezpośredni wpływ na jakość świadczonych usług. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Osoba Lp. odpowiedzialna Zadanie 1 Wójt Powołuje Komisję Inwentaryzacyjną oraz Komisję Likwidacyjną księgowości kadr, BHP i stypendiów socjalnych informatyki Prowadzi ewidencję ilościowo wartościową środków trwałych i pozostałych środków trwałych Nadaje numer inwentarzowy Przechowuje karty gwarancyjne Dokonuje przeglądu pomieszczeń pod kątem BHP Sprawuje nadzór nad użytkowaniem samochodów służbowych Prowadzi wykaz sprzętu komputerowego i zainstalowanego oprogramowania oraz posiadanych licencji Przeprowadza przeglądy Prowadzi Rejestr usterek, uszkodzeń i napraw 5 Konserwator Prowadzi Rejestr usterek, uszkodzeń i napraw 6 gospodarki nieruchomościami 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne Prowadzi ewidencję mienia komunalnego. Obowiązujące akty prawne: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. Nr 242, poz. 1622), ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.) Zarządzenie Nr 50/2003 Wójta Gminy Przemyśl z dnia 29 sierpnia 2003 r. w sprawie ustalenia instrukcji, zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych gminy Przemyśl, Zarządzenia Nr 102/2010 Wójta Gminy Przemyśl z dnia 312 grudnia 2010 r.. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Zarządzenia Nr 25/2007 Wójta Gminy Przemyśl z dnia 11 lipca 2007 r. w sprawie powołania i zadań Komisji Likwidacyjnej w Gminie Przemyśl. Definicje: Infrastruktura system stałych urządzeń i wyposażenia w Urzędzie. Środki trwałe składniki majątku trwałego, mające postać budynków, budowli, maszyn, urządzeń, środków transportu oraz innych, kompletnych i zdatnych do użytku w momencie przyjęcia do używania przedmiotów o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż jeden rok i wartości początkowej przekraczającej 3500 zł, przeznaczone na własne potrzeby Urzędu. Pozostałe środki trwałe środki, których wartość początkowa jest niższa niż 3500 zł. Identyfikacja infrastruktury oznaczenie, zgodne z rozporządzeniem RM w sprawie KŚT.

5 Strona: Ewidencja i identyfikacja infrastruktury a) księgowości prowadzi ewidencję ilościowo wartościową środków trwałych i pozostałych środków trwałych w programie komputerowym: Ewidencja środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu EST, która uzgadniana jest z ewidencją księgową w Referacie Finansowym. W przypadku konieczności dokonuje jej uaktualnienia (np. przemieszczenie infrastruktury, likwidacja, zakup) na podstawie stosownych dokumentów. b) kadr, BHP i stypendiów socjalnych przechowuje, w odpowiednio opisanych teczkach karty gwarancyjne, które oznacza się datą nabycia elementu infrastruktury oraz instrukcje obsługi danego sprzętu z wyjątkiem sprzętu informatycznego. c) informatyki prowadzi wykaz sprzętu komputerowego i zainstalowanego oprogramowania oraz posiadanych licencji wraz z określeniem ich użytkowników. Przechowuje, w odpowiednio opisanych teczkach licencje na zainstalowane oprogramowanie wraz z ich nośnikami (jeżeli takie występują), które oznacza się datą nabycia sprzętu i numerem inwentarzowym zgodnym z numerem z ewidencji ilościowo-wartościowej. W przypadku konieczności dokonuje aktualizacji licencji, o czym informuje stanowisko prowadzące ewidencję ilościowo wartościową. d) księgowości nadaje numer inwentarzowy zgodny z księgą inwentarzową dla środka trwałego i pozostałych środków trwałych (stosownie do przypisanych zadań), zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Numer inwentarzowy na Środek trwały nanosi wyznaczony przez Wójta pracownik Przegląd infrastruktury a) informatyki przeprowadza przeglądy całości sprzętu komputerowego i posiadanych licencji oprogramowania (minimum raz w roku, po zakończeniu II kwartału lub w razie konieczności) w zakresie: - sprawności sprzętu komputerowego, - terminu wygaśnięcia licencji i oprogramowania oraz potrzeby ich aktualizacji. Zapisy z przeglądu dokonuje w formie sprawozdania i przekazuje je do Sekretarzowi nie później niż do 30 sierpnia każdego roku. b) Wójt Zarządzeniem powołuje Komisję Inwentaryzacyjną, która przeprowadza spis z natury zgodnie zgodnie z ustawą o rachunkowości. Po przeprowadzonej inwentaryzacji arkusze spisu z natury przekazywane są do Referatu Finansowego celem uzgodnienia stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. c) Inspektor BHP dokonuje przeglądu pomieszczeń pod kątem BHP i (minimum raz w roku lub w razie konieczności), dokonuje przeglądu pomieszczeń pod kątem warunków przeciw-pożarowych (minimum raz w roku lub w razie konieczności). Sporządza protokół, który określa stan pomieszczeń i ich wyposażenie, informacje o stwierdzonych uchybieniach oraz wnioski dotyczące podjęcia działań w celu poprawy warunków bhp i przeciw-pożarowych. Protokół przedkłada Sekretarzowi nie później niż do 30 stycznia każdego roku Utrzymanie infrastruktury a) Pracownicy Urzędu użytkownicy wyposażenia odpowiadają za utrzymanie zasobów infrastruktury będących w ich dyspozycji w należytym stanie. W przypadku: awarii lub konieczności konserwacji sprzętu komputerowego zgłaszają ten fakt stanowisku ds. informatyki; uszkodzeń pozostałego wyposażenia zgłaszają ten fakt konserwatorowi. b) informatyki odpowiada za utrzymanie w stałej sprawności sprzętu komputerowego i jego konserwację. c) Konserwator dokonuje napraw pozostałego wyposażenia. d) Informatyk i konserwator (każdy w swoim zakresie) prowadzi Rejestr usterek, uszkodzeń i napraw (na formularzu F1), zgłaszanych przez pracowników Urzędu. W przypadku niemożności ich usunięcia we własnym zakresie i konieczności zlecenia naprawy wyspecjalizowanej firmie, zgłasza ten fakt wraz ze wstępnymi kosztami naprawy Sekretarzowi, który podejmuje stosowną decyzję. e) Sekretarz wydaje zgodę na przemieszczenie infrastruktury na podstawie ustnego zgłoszenia, poleca dokonanie zmian w prowadzonej ewidencji.

6 Strona: 6 kadr i bhp i stypendiów socjalnych sprawuje nadzór nad użytkowaniem samochodów służbowych Zakup infrastruktury Zakupów infrastruktury dokonuje się zgodnie z procedurą P5.1. Zakupy Likwidacja infrastruktury Komisja Likwidacyjna powołana zarządzeniem Nr 25/2007 Wójta Gminy Przemyśl z dnia 11 lipca 2007 r. w sprawie powołania i zadań Komisji Likwidacyjnej w Gminie Przemyśl dokonuje likwidacji zużytych lub nieprzydatnych do użytkowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Po dokonaniu likwidacji Komisja likwidacyjna przedkłada protokół do Referatowi Finansowemu celem dokonania zmian w stosownej ewidencji księgowej Analiza i monitorowanie infrastruktury księgowości monitoruje infrastrukturę w zakresie: - prawidłowości ewidencji ilościowo-wartościowej, - oznakowania. W przypadku stwierdzenia niezgodności postępuje według zasad określonych w procedurze P8.2 Działania korygujące Zarządzanie gospodarką nieruchomościami i mieniem gminy Gospodarki nieruchomościami wykonuje czynności związane z gospodarowaniem i tworzeniem gminnego zasobu nieruchomości. Do gminnego zasobu nieruchomości należą nieruchomości, które stanowią przedmiot własności gminy i nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste, oraz nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego gminy. Gospodarowanie zasobem polega w szczególności na: a) ewidencjonowaniu nieruchomości zgodnie z katastrem nieruchomości; b) zapewnianiu wycen tych nieruchomości; c) zbywaniu oraz nabywaniu nieruchomości wchodzące w skład zasobu; d) wydzierżawianiu, wynajmowaniu i użyczaniu nieruchomości wchodzące w skład zasobu, przy czym umowa zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony wymaga zgody Rady Gminy; Gospodarowanie mieniem polega również na przygotowywaniu opracowań geodezyjno-prawnych, dokonywaniu podziałów oraz scaleń i podziałów nieruchomości. 5. Wykaz załączników. - F1 Rejestr usterek uszkodzeń i napraw

7 Formularz F1 do P2.2 Rejestr usterek, uszkodzeń i napraw Lp. Data zgłoszenia/ podpis przyjmującego Dane zgłaszającego Dotyczy Wykonane czynności/uwagi/podpis wykonującego Data i potwierdzenie wykonania przez zgłaszającego