Strategia komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata

Transkrypt

1 Strategia kmunikacji Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk na lata z dnia 2 lipca 2015 r. Wersja 1.0

2 2 Spis treści Wstęp Określenie sytuacji wyjściwej Diagnza Pdstawy prawne Opis prac nad dkumentem Instytucja dpwiedzialna za pracwanie i wdrżenie strategii kmunikacji Cele kmunikacji POIiŚ Główny kmunikat Stswanie główneg kmunikatu POIiŚ w działaniach infrmacyjn-prmcyjnych Kmunikaty uzupełniające POIiŚ Perspektywy prezentacji krzyści raz styl kmunikacji Grupy dcelwe i spsby kmunikacji z nimi Segmenty grup dcelwych Grupy dcelwe POIiŚ Mechanizm kmunikacji Zapewnienie szerkieg, wielkanałweg i użyteczneg dstępu d infrmacji i pmcy Opis systemu wsparcia ptencjalnych beneficjentów Opis systemu wsparcia beneficjentów Pdstawwe kanały infrmacji Strny internetwe Udstępnienie wykazu peracji (prjektów) Punkty kntaktwe Współpraca z PIFE i Prtalem Funduszy Eurpejskich Kmunikacja z sbami z różnymi niepełnsprawnściami Krdynacja kmunikacji Funduszy Eurpejskich Współpraca przy działaniach kmunikacyjnych bejmujących wszystkie fundusze uwzględnine w Umwie Partnerstwa Kmunikacja wewnętrzna między instytucjami dpwiedzialnymi za wdrażanie POIiŚ Zasady prwadzenia działań infrmacyjn-prmcyjnych Realizacja działań infrmacyjn-prmcyjnych w partnerstwie Wspieranie ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach infrmacyjn-prmcyjnych Działania instytucji wspierającej ptencjalneg beneficjenta Współpraca z partnerami Kmunikacja z mediami Kmunikacja z liderami pinii

3 3 8. Ocena efektów strategii Ocena realizacji celów Strategii Ocena bieżąca działań infrmacyjnych i prmcyjnych Mnitring działań infrmacyjnych i prmcyjnych Sprawzdawczść Ramwy harmngram Rczna aktualizacja działań Wizualizacja Szacunkwy budżet na realizację strategii Wykaz stswanych skrótów, spis ilustracji, spis tabel... 40

4 4 Wstęp Pdstawwym załżeniem Strategii kmunikacji Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk na lata (zwanej dalej Strategią kmunikacji POIiŚ) jest zapewnienie dbrej kmunikacji, aby sprawnie i prawidłw zrealizwać zadania wynikające z Umwy Partnerstwa i Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk Przez dbrą kmunikację rzumie się wszelkie działania infrmacyjn-prmcyjne i edukacyjne, które pmagają w wykrzystaniu śrdków eurpejskich dla rzwju kraju. Jej głównym kierunkiem jest wskazywanie mżliwści finanswania prjektów, wspierania realizacji prjektów, a także pkazywanie ich efektów. W praktyce znacza t przekazywanie ptencjalnym beneficjentm i beneficjentm rzetelnej i wystarczającej infrmacji, w dpwiednim czasie i z dpwiednim wyprzedzeniem. Dla ptencjalnych beneficjentów ma t być infrmacja dająca dbre pdstawy d pdjęcia decyzji, c d udziału w knkursach raz infrmacja wszystkich knsekwencjach zbwiązań, wynikających z pdpisania umwy dfinanswanie. Beneficjenci z klei pwinni trzymywać, w trakcie realizacji prjektu, kmplekswą infrmację pzwalającą im na sprstanie wymaganim realizacji inwestycji raz na temat ewentualnych zmian, jeśli takie zmiany mają miejsce. W dniesieniu d bywateli Unii, pdstawwym zadaniem kmunikacji jest upwszechnianie wśród nich rli i siągnięć plityki spójnści i funduszy plityki spójnści tj. zapewnienie wyskieg pzimu świadmści na temat Funduszy Eurpejskich zgdnie z aktualnym stanem ich wdrażania. 1. Określenie sytuacji wyjściwej 1.1. Diagnza Zaprezentwana pniżej diagnza sytuacji wyjściwej, zstała sfrmułwana na pdstawie wyników badań, efektów działań infrmacyjn-prmcyjnych Funduszy Eurpejskich i Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk , a także dświadczeń z kresu prgramwania D sfrmułwania diagnzy użyt również wyników badań z analizy systemu infrmacji i prmcji Funduszy Eurpejskich. Szczegółwa analiza dtycząca sytuacji wyjściwej, brazująca świadmść Plaków na temat Funduszy Eurpejskich zstała pisana w Strategii kmunikacji plityki spójnści na lata Pniżej natmiast przedstawine są najważniejsze wniski w kntekście Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk (dalej POIiŚ). 1) Badania z lat pkazują systematyczny wzrst udziału sób, które znają i rzumieją kreślenia Fundusze Eurpejskie lub Fundusze Unijne, natmiast w latach deklarwana wiedza mieszkańców Plski pzstawała na zbliżnym pzimie (89% Plaków znał te pjęcia, a 56% je rzumiał). W 2014 rku nastąpił pewne pgłębienie świadmści dtyczącej FE 90% mieszkańców Plski sptkał się z pjęciem Fundusze Eurpejskie, natmiast wzrósł udział tych, którzy wiedzą, c t pjęcie znacza d 63% 1. 1 Cytwane dane pchdzą z raprtu Badanie efektów działań infrmacyjnych i prmcyjnych na temat Funduszy Eurpejskich dla spłeczeństwa raz analiza spłeczneg dbiru tych działań. Edycja 2014, Realizacja Sp. z.., październik 2014 r.

5 5 Nazwę Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk zna i wymienia 9% Plaków (jest t drugi wynik pd względem znajmści Prgramów, nazwę najbardziej znaneg Prgramu ptrafi wymienić 22% Plaków). W stsunku d pprzednich pmiarów, w 2014 r. isttnie spadła znajmść nazw większści prgramów peracyjnych. Wzrst spntanicznej znajmści dtyczy jedynie POIiŚ (wzrst 2 pp. w stsunku d 2012 r.). Ze względu na wniski z przeprwadznych badań, w perspektywie , nazwa Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk nie będzie prmwana indywidualnie. Kmunikacja będzie za t ukierunkwana na utrzymanie świadmści i znajmści pjęć Fundusze Eurpejskie lub Fundusze Unijne. 2) Zdecydwana większść mieszkańców Plski dstrzega duże zmiany, jakie zaszły w Plsce p wejściu d Unii Eurpejskiej. Zmiany na pzimie kraju zauważa 74% Plaków, na pzimie wjewództwa raz najbliższeg tczenia 64%, a w swim cdziennym życiu niec pnad jedna trzecia badanych 38% 2. Zatem przedstawianie efektów i krzyści z rzwju infrastruktury w spłecznściach lkalnych pwinn być hryzntalnie kntynuwane i wzmacniane w działaniach infrmacyjn-prmcyjnych. 3) Zachdzi ptrzeba rzszerzenia pdstawwych kmunikatów dtyczących POIiŚ treści bezpśredni dtyczące krzyści z rzwju infrastruktury wspieranej w ramach POIiŚ w spłecznściach lkalnych. Realizacja inwestycji, które bezpśredni pdnszą jakść życia mieszkańców pjedynczych miejscwści, gmin i pwiatów, jest również ważna dla mtywwania beneficjentów d realizacji inwestycji unijnych 3. 4) W kmunikacji na temat POIiŚ knieczne jest również zadbanie czytelny i zrzumiały pwszechnie język, dstswany d frmy przekazu i grupy dcelwej. Szczególnie dtyczy t dkumentów skierwanych d ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów, a także materiałów przeznacznych d kmunikacji w mediach 4. 5) Badanie 5 ptencjalnych beneficjentów POIiŚ wskazał, że najważniejszą rlę w infrmwaniu dgrywają strny internetwe instytucji wraz z zamieszcznymi na nich dkumentami raz szklenia. Autrzy analizy sugerwali prmwane strn jak źródła przystępnej i aktualnej infrmacji raz wiedzy, na których znajdą się zarówn źródłwe dkumenty, jak i praktyczne wskazówki dtyczące wypełniania wnisku dfinanswanie. W przypadku szkleń najbardziej atrakcyjne są te prwadzne w frmie warsztatów z ćwiczeniami, w małych grupach, w parciu materiały zawierające knkretne przykłady. Isttne jest wyznaczenie sób d kntaktów w zakresie nabrów wnisków dfinanswanie i upublicznienie danych kntaktwych na strnach internetwych. Dlateg kmunikacja d ptencjalnych beneficjentów POIiŚ pwinna w szczególnści wykrzystywać ww. narzędzia. 6) Najppularniejszą frmą kmunikacji wśród beneficjentów POIiŚ były dpwiedni strny internetwe instytucji w systemie, publikacje papierwe i elektrniczne raz szklenia. Punkty infrmacyjne działające przy instytucjach cieszyły się mniejszą 2 Jak wyżej. 3 Wnisek sfrmułwany na pdstawie raprtu Ocena rezultatów działań infrmacyjn-prmcyjnych POIiŚ Ekspercka cena działań instytucji w systemie realizacji POIiŚ w zakresie efektywnści realizacji strategii infrmacyjn-prmcyjnych, GFK Plnia Sp. z.., marzec 2015 r. 4 Aniły biznesu we mgle. Analiza języka tekstów Funduszach Eurpejskich prf. dr hab. Jan Midek (Uniwersytet Wrcławski), dr Marek Maziarz (Plitechnika Wrcławska), dr Tmasz Piekt (Uniwersytet Wrcławski), dr Marcin Pprawa (Uniwersytet Wrcławski), mgr Grzegrz Zarzeczny (Uniwersytet Wrcławski), Raprt z badań zlecnych przez Ministerstw Rzwju Reginalneg, 2010 r. raz Raprt z Oceny rezultatów działań infrmacyjn-prmcyjnych POIiŚ : kńcwa cena realizacji celów Planu Kmunikacji POIiŚ wraz z kńcwym pmiarem wartści wskaźników ddziaływania Planu Kmunikacji POIiŚ na grupę dcelwą gół spłeczeństwa, Gfk Plnia Sp. z.., 2015 r. 5 Badanie stpnia pinfrmwania ptencjalnych beneficjentów mżliwści pzyskania śrdków z Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk, SMG KRC Pland Media SA, maj 2009 r.

6 6 ppularnścią 6. Kmunikacja z beneficjentami POIiŚ pwinna wykrzystywać przede wszystkim ptencjał strn internetwych instytucji funkcjnujących w systemie wdrażania POIiŚ. Serwisy stanwią pdstawwe źródł infrmacji, które wymaga jednak pprawy w zakresie funkcjnalnści, wyglądu, nawigacji, zawartści raz wzajemnych pwiązań 7. Język kmunikatów w serwisach także pwinien być czytelny i pwszechnie zrzumiały (zbacz pkt. 4). 7) Badania wykazały, że w dniesieniu d publikacji, najbardziej wartściwe z punktu widzenia beneficjentów są te, które pisują knkretne prblemy i ich rzwiązania, przeprwadzają krk-p-krku przez dany prces i zawierają sprfilwaną pd kątem sektra infrmację 8. 8) Isttne jest również wdrżenie systemu ceny szkleń i mnitrwanie ptrzeb szkleniwych pszczególnych sektrów, w celu twrzenia adekwatnych prgramów szkleniwych. Najbardziej wartściwe dla beneficjentów są szklenia parte studia przypadków 9. 9) Pmim zbwiązania beneficjentów d infrmwania pinii publicznej pmcy trzymanej z funduszy, w perspektywie nie zstał w pełni wykrzystany ich ptencjał kmunikacyjny. Beneficjenci, dzięki swjej liczebnści raz sile ddziaływania, mgliby isttnie wzmcnić przekaz na temat Funduszy Eurpejskich. Ich działania infrmacyjn-prmcyjne mgą szczególnie wzmcnić dstrzeganie przez mieszkańców Plski zmian w najbliższym tczeniu i cdziennym życiu. Realizacja teg celu wymaga systemweg wsparcia beneficjentów, a nie jednrazwych działań ) W sytuacji granicznych zasbów persnalnych i finanswych w kmunikacji z grupami dcelwymi POIiŚ pwinn się wykrzystywać nwczesne narzędzia kmunikacji (np. marketing wiruswy, czy szeptany). Narzędzia te mgą być pmcne w przekazie niezbędnych infrmacji, a także w budwie wizerunku Funduszy Eurpejskich, które są nwczesne i na czasie ) Isttnym wymgiem w realizacji działań infrmacyjn-prmcyjnych nt. POIiŚ jest ich zgdnść z zasadami hryzntalnym: prmwaniem równuprawnienia mężczyzn i kbiet, zapbieganiem dyskryminacji, zrównważnym rzwjem, partnerstwem. Pnadt zasada równeg dstępu d infrmacji wymaga uwzględnienia w kmunikacji w większym niż dtychczas stpniu ptrzeb sób z różnymi niepełnsprawnściami Pdstawy prawne W celu zapewnienia skutecznej krdynacji działań infrmacyjn-prmcyjnych prwadznych przez pszczególne instytucje, Plska pracwała wspólną dla wszystkich prgramów Strategię kmunikacji plityki spójnści na lata Dkument ten ma charakter strategii w rzumieniu art. 116 rzprządzenia gólneg. 6 Wniski pchdzą z raprtu Badanie beneficjentów Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk : stpień pinfrmwania na temat zasad i prcedur realizacji prjektów pmiar wartści pśrednich dla wskaźników ddziaływania Planu Kmunikacji POIiŚ , Invent Grupa Dradztwa i Treningu, kwiecień 2014 r. 7 Wnisek sfrmułwany na pdstawie wyników ceny strn internetwych instytucji pchdzących z raprtu PSDB z września 2012 r. 8 Wnisek pchdzi z raprtu Badanie beneficjentów Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk : ( ). 9 Jak wyżej. 10 Wnisek sfrmułwany w raprcie badania Ocena rezultatów działań infrmacyjn-prmcyjnych POIiŚ ( ) 11 Jak wyżej.

7 7 W parciu wspólną Strategię kmunikacji Instytucja Zarządzająca, zgdnie z przepisami art. 116 rzprządzenia gólneg raz zgdnie z zapisami rzdz. 5.6 Infrmacja i prmcja Umwy partnerstwa, a także hryzntalnymi Wytycznymi w zakresie infrmacji i prmcji prgramów peracyjnych plityki spójnści na lata (rzdz. 3 pdrzdział 2), pracwała Strategię kmunikacji Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk na lata , będącą pdstawą prwadzenia działań infrmacyjnych i prmcyjnych dla prgramu. Prcedury przygtwania raz realizacji Strategii kmunikacji POIiŚ znajdują się w Wytycznych w zakresie infrmacji i prmcji prgramów peracyjnych plityki spójnści na lata Zgdnie z zapisami Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk , w celu zapewnienia skutecznej realizacji Prgramu, przewiduje się finanswanie przedsięwzięć infrmacyjnych i prmcyjnych wspierających realizację Prgramu, skierwanych d beneficjentów i ptencjalnych beneficjentów raz w razie ptrzeby uczestników i ptencjalnych uczestników prjektów. Kszty infrmacji i prmcji na pzimie prgramu są finanswane w ramach X si prirytetwej pmcy technicznej POIiŚ Opis prac nad dkumentem Prace nad prjektem Strategii kmunikacji POIiŚ rzpczęt w grudniu 2014 r. w Ministerstwie Infrastruktury i Rzwju, p zatwierdzeniu Prgramu Operacyjneg Infrastruktura i Śrdwisk przez Kmisję Eurpejską. Następnie w marcu 2015 r. prjekt dkumentu przekazan d knsultacji Instytucji Pśredniczących (IP) i Instytucji Wdrażających (IW) w systemie realizacji POIiŚ Równcześnie pddan ewaluacji działania infrmacyjn-prmcyjne dtyczące POIiŚ w kntekście celów kreślnych w Planie kmunikacji POIiŚ na lata W tku knsultacji zewnętrznych przedstawiciele IP i IW zgłsili uwagi dprecyzwujące raz pstulwali jaśniejsze rzgraniczenie grup dcelwych POIiŚ. Większść przekazanych uwag zstała uwzględnina w prjekcie Strategii kmunikacji POIiŚ, którą przekazan d zapiniwania przez IK UP w płwie marca 2015 r. IK UP w zakresie infrmacji i prmcji zgłsiła uwagi dtyczące przede wszystkim uzupełnienia i dprecyzwania zapisów pd kątem załżeń POIiŚ. P statecznym uzgdnieniu i akceptacji przez IK UP prjektu Strategii kmunikacji POIiŚ, dkument zstał skierwany d zatwierdzenia przez Kmitet Mnitrujący POIiŚ. Zaakceptwany dkument zamieszczn na Prtalu Funduszy Eurpejskich i na strnie Prgramu pd adresem Instytucja dpwiedzialna za pracwanie i wdrżenie strategii kmunikacji Za pracwanie, we współpracy z IP i IW, raz wdrżenie Strategii kmunikacji POIiŚ dpwiada Instytucja Zarządzająca POIiŚ (IZ). Funkcję IZ w zakresie infrmacji i prmcji pełni Departament Prgramów Infrastrukturalnych (Wydział Infrmacji, Prmcji i Szkleń) w Ministerstwie Infrastruktury i Rzwju. Ministerstw Infrastruktury i Rzwju Departament Prgramów Infrastrukturalnych Wydział Infrmacji, Prmcji i Szkleń ul. Wspólna 2/ Warszawa tel

8 8 D najważniejszych zadań departamentu należą: krdynacja działań infrmacyjn-prmcyjnych w ramach Prgramu, realizacja działań infrmacyjnych i prmcyjnych na pzimie krajwym, mnitrwanie działań infrmacyjnych i prmcyjnych raz cena realizacji Strategii kmunikacji POIiŚ. Departament pdejmuje również inicjatywy infrmacyjn-prmcyjne z innymi instytucjami zaangażwanymi we wdrażanie POIiŚ i we współpracy z partnerami. W realizację Strategii kmunikacji POIiŚ zaangażwane są także inne kmórki w Ministerstwie Infrastruktury i Rzwju tym: Wydział Sprawzdawczści i Analiz w Departamencie Prgramów Infrastrukturalnych pracwanie wzru wnisku dfinanswanie raz instrukcji d wnisku, Wydział Kntrli, Wydział Kwalifikwalnści i Zamówień Publicznych, Wydział Systemu w Departamencie Systemu Wdrażania Prgramów Infrastrukturalnych pracwanie wytycznych d realizacji prjektów, kntrli, sprawzdawczści. Zasby kadrwe przewidziane d realizacji działań infrmacyjnych i kmunikacyjnych w systemie POIiŚ są liczbw i kmpetencyjnie dstswane d planwanych zadań i wystarczające d wdrażania działań kmunikacyjnych wpisanych w rczne plany działań infrmacyjnych i prmcyjnych POIiŚ. Za pracwanie i wdrżenie Strategii kmunikacji POIiŚ, w tym za realizację działań kmunikacyjnych dpwiadają również IP i IW w systemie realizacji POIiŚ. Szczegółwe infrmacje dtyczące instytucji raz ich zadań zstały przedstawine w tabeli 1 (zb. strna 9).

9 9 Tabela 1. Kmórki w systemie realizacji POIiŚ dpwiedzialne za pracwanie i wdrżenie Strategii kmunikacji POIiŚ Oś Instytucje Pśredniczące Instytucje Wdrażające Pdstawwe zadania Nardwy Fundusz Ochrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej I. Zmniejszenie emisyjnści gspdarki II. Ochrna śrdwiska, w tym adaptacja d zmian klimatu III. Rzwój sieci drgwej TEN-T i transprtu multimdalneg IV. Infrastruktura drgwa dla miast V. Rzwój transprtu klejweg w Plsce VI. Rzwój niskemisyjneg transprtu zbirweg w miastach VII. Pprawa bezpieczeństwa energetyczneg Ministerstw Gspdarki Ministerstw Śrdwiska Centrum Unijnych Prjektów Transprtwych Ministerstw Gspdarki Instytut Nafty i Gazu - Państwwy Instytut Badawczy w Krakwie Wjewódzki Fundusz chrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej w Katwicach Nardwy Fundusz Ochrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej Centrum Krdynacji Prjektów Śrdwiskwych Instytut Nafty i Gazu - Państwwy Instytut Badawczy w Krakwie - - współpraca przy pracwaniu, a następnie aktualizacji i mdyfikacji Strategii Kmunikacji POIiŚ, - zapewnienie zgdnści realizacji si prirytetwych ze Strategią kmunikacji POIiŚ raz Wytycznymi w zakresie infrmacji i prmcji prgramów peracyjnych plityki spójnści na lata , - współpraca w przygtwaniu planów działań infrmacyjnych i prmcyjnych na dany rk kalendarzwy, zgdnie ze Strategią Kmunikacji POIiŚ raz Wytycznymi w zakresie infrmacji i prmcji prgramów peracyjnych plityki spójnści na lata , które szczegółw kreślają rdzaj i spsób realizacji działań, - prwadzenie działań infrmacyjnych i prmcyjnych, w tym również edukacyjnych, w zakresie si prirytetwych na pdstawie planu działań infrmacyjnych i prmcyjnych na dany rk kalendarzwy, - prwadzenie działań infrmacyjnych i prmcyjnych skierwanych d ptencjalnych beneficjentów, beneficjentów, uczestików i ptencjalnych uczestników prjektów, VIII. Ochrna dziedzictw kulturweg i rzwój zasbów kultury Ministerstw Kultury i Dziedzictwa Nardweg - - mnitrwanie i kntrla wypełniania bwiązków infrmacyjnych przez beneficjentów. IX. Wzmcnienie strategicznej infrastruktury chrny zdrwia X. Pmc Techniczna Ministerstw Zdrwia - Pmc Techniczna

10 10 2. Cele kmunikacji POIiŚ Kluczwym zadaniem kmunikacji POIiŚ, wynikającym z Umwy Partnerstwa, jest wspieranie wykrzystania śrdków eurpejskich dla zrównważneg rzwju kraju. Oznacza t wspieranie gspdarki efektywnie krzystającej z zasbów, bardziej przyjaznej śrdwisku i bardziej knkurencyjnej. Obejmuje również działania mające na celu zmniejszenie różnic w rzwju infrastruktury kraju i w efekcie pprawę spójnści spłecznej i terytrialnej, a także pdniesienie sprawnści i efektywnści państwa. Kmunikacja aktywnie wspiera realizację tych celów. Cel nadrzędny Strategii kmunikacji POIiŚ t: Kmunikacja Funduszy Eurpejskich wspmaga wykrzystanie śrdków z POIiŚ dla rzwju knkurencyjnej i przyjaznej śrdwisku gspdarki kraju. Wynikające z nieg cele szczegółwe: Kmunikacja Funduszy Eurpejskich: 1. aktywizuje ptencjalnych beneficjentów POIiŚ w ubieganiu się wsparcie z Funduszy Eurpejskich, 2. wspiera beneficjentów POIiŚ w realizacji prjektów, 3. zapewnia spłeczeństwu infrmację na temat prjektów współfinanswanych z Funduszy Eurpejskich w ramach POIiŚ, 4. zapewnia szerką akceptację spłeczną dla działań rzwjwych 12 realizwanych przy pmcy Funduszy Eurpejskich (cel mnitrwany w ramach hryzntalnej Strategii Kmunikacji Plityki Spójnści na lata ). 3. Główny kmunikat Główny kmunikat stanwi punkt dniesienia dla wszystkich działań infrmacyjnprmcyjnych dtyczących POIiŚ pdejmwanych w latach przez wszystkie instytucje. Każdy temat kampanii infrmacyjn-prmcyjnej i każda idea kreatywna niezależnie d instytucji realizującej działania raz pzimu realizacji działań pwinna być zgdna z tym kmunikatem. Fundusze Eurpejskie wspierają tych, którzy realizując dbre pmysły, rzwijają przyjazną śrdwisku infrastrukturę kraju, zwiększają mżliwści i pprawiają jakść życia mieszkańców Plski. Aby siągnąć maksymalną skutecznść kmunikacji, prmwaną marką są Fundusze Eurpejskie. Oznacza t, że d marki tej dnszą się wszystkie kmunikaty, bądź też marka ta jest becna w kntekście każdeg kmunikatu. Takie rzwiązanie nadaje kmunikacji, wielu pdmitów dpwiedzialnych za prmcję Funduszy Eurpejskich, wspólne ramy i wprwadzi d niej prządek, c będzie sprzyjał skuteczniejszemu dtarciu z przekazem d szerkieg grna dbirców. Nazwa i symblika POIiŚ, nazwy funduszy raz instytucji będą funkcjnwały na pzimie szczegółwej infrmacji, dkumentacji, znaczeń i wizualizacji, tak jak w kresie i będą stanwiły dprecyzwanie i uzupełnienie kmunikacji nt. Funduszy Eurpejskich. 6 Działania rzwjwe rzumiane są jak rzwój kraju, ale i Unii Eurpejskiej, której Plska jest człnkiem.

11 11 4. Stswanie główneg kmunikatu POIiŚ w działaniach infrmacyjn-prmcyjnych Szczegółwe zasady stswania główneg kmunikatu w działaniach infrmacyjnprmcyjnych zstały pisane w Strategii kmunikacji plityki spójnści na lata Rla Funduszy Eurpejskich Zgdnie ze Strategią kmunikacji plityki spójnści na lata Fundusze Eurpejskie w ramach POIiŚ prezentwane są w następujących rlach: Fundusze Eurpejskie wspierają sby i rganizacje, które chcą rzwijać Plskę, w tym jej reginy, Fundusze Eurpejskie są katalizatrami zmian (przyspieszają je i wzmacniają), Fundusze Eurpejskie są wszechstrnnym mechanizmem pmcy, a nie wyłącznie śrdkami finanswymi, Fundusze Eurpejskie wspierają zarówn wielkie zmiany w skali kraju, reginu, jak i zmiany lkalne raz zmiany w życiu sbistym, Fundusze Eurpejskie zachęcają mieszkańców Plski d współpracy, Fundusze Eurpejskie wspierają gspdarkę przyjazną śrdwisku, 4.1 Kmunikaty uzupełniające POIiŚ Jednym z kluczwych elementów kmunikacji jest pisanie zmian, które będą wynikiem realizacji Prgramu. Kmunikat główny także zawiera element zmiany. Pniższe zestawienie kmunikatów uzupełniających t zbiór kluczwych zmian dzwierciedlających specyfikę POIiŚ. Fundusze Eurpejskie w ramach POIiŚ: rzwijają nwczesny i eklgiczny transprt w kraju, pprawiają bezpieczeństw mieszkańców Plski w dniesieniu d zagrżeń związanych ze zmianami klimatu, wspierają rzwój energetyki dnawialnej i efektywne wykrzystywanie energii przyczyniając się d chrny śrdwiska, zapbiegania zmianm klimatu i bezpieczeństwa energetyczneg kraju., wspierają chrnę dziedzictwa kulturweg i rzwój zasbów kultury, pprawiają dstęp mieszkańców Plski d infrastruktury zdrwtnej, zmieniają tczenie człwieka na bardziej przyjazne, czyste i przyczyniające się d jeg dbreg sampczucia i zdrwia Perspektywy prezentacji krzyści raz styl kmunikacji Zgdnie ze Strategią kmunikacji plityki spójnści na lata instytucje pdejmujące działania infrmacyjn-prmcyjne pwinny świadmie wybierać perspektywę prezentacji Funduszy Eurpejskich (JA, MY lub POLSKA), w celu wzmacniania efektywnści kmunikacji. Należy brać pd uwagę zalety i wady każdej z perspektyw. W przypadku mżliwści zastswania różnych wariantów należy przyjąć następującą klejnść rzpatrywania perspektyw kmunikacji: perspektywa indywidualna (JA), perspektywa spłecznści (MY), perspektywa zewnętrzneg tczenia (POLSKA).

12 12 Rysunek 1. Trzy perspektywy kmunikacji Funduszy Eurpejskich Styl kmunikacji Funduszy Eurpejskich zstał pisany w Strategii kmunikacji plityki spójnści na lata Grupy dcelwe i spsby kmunikacji z nimi 5.1. Segmenty grup dcelwych Zgdnie ze Strategią kmunikacji plityki spójnści na lata dbircy kmunikacji zstali pdzieleni na trzy segmenty, z punktu widzenia ich zaangażwania w prces zmian: beneficjenci (faktyczni i ptencjalni) są t liderzy zmian, uczestnicy prjektów (faktyczni i ptencjalni), dbircy rezultatów rzumiani jak szerk pjęta pinia publiczna. Kmunikacja POIiŚ bejmuje wszystkie trzy segmenty, ale liderzy zmian są grupą prirytetwą birąc pd uwagę realizację celów rzwjwych kraju i reginów. 5.2 Grupy dcelwe POIiŚ Odbircy kmunikacji zstali pdzieleni na trzy segmenty z punktu widzenia ich zaangażwania w prces zmian: beneficjenci faktyczni i ptencjalni (liderzy) t segment bezpśredni zaangażwany we wprwadzanie zmian, rganizacje ubiegające się lub mgące się ubiegać współfinanswanie prjektów ze śrdków POIiŚ: małe i średnie przedsiębirstwa, duże przedsiębirstwa, administracja publiczna, jednstki samrządu terytrialneg, przedsiębirstwa realizujące cele publiczne, służby publiczne inne niż administracja, instytucje chrny zdrwia, rganizacje spłeczne, kściły i związki wyznaniwe,

13 13 instytucje kultury, nauki i edukacji. Beneficjenci faktyczni i ptencjalni POIiŚ t grupa dcelwa stsunkw wyskiej świadmści mżliwści ubiegania się Fundusze Eurpejskie i zasad realizacji prjektów unijnych. W wielu przypadkach są t jednstki samrządu terytrialneg, instytucje i przedsiębircy, którzy brali już udział we wdrażaniu śrdków unijnych w perspektywie Z teg względu grupy te ptrzebują specjalistycznej i sprfilwanej infrmacji dtyczącej mżliwści i zasad pzyskiwania dfinanswania raz realizacji inwestycji z POIiŚ w perspektywie uczestnicy prjektów (faktyczni i ptencjalni) t sby aktywnie uczestniczące lub mgące uczestniczyć w prjektach wspieranych przez Fundusze Eurpejskie: dzieci i młdzież, śrdwisk pedaggiczne, przedsiębircy, pracwnicy instytucji w systemie realizacji Prgramu raz pracwnicy GDDKiA i PKP PLK. Uczestniczy prjektów tj. dzieci, młdzież raz śrdwisk pedaggiczne t grupa dcelwa, d której należy kierwać czytelne i zrzumiałe kmunikaty, używając przystępneg języka. Przekaz d ww. grup dtyczy gólnych infrmacji nt. Funduszy Eurpejskich, edukacji i zmiany pstaw w bszarach wspieranych w ramach Prgramu. Kmunikacja z przedsiębircami, pracwnikami instytucji w systemie realizacji Prgramu raz pracwnikami GDDKiA i PKP PLK piera się również na zrzumiałej i precyzyjnej infrmacji w zakresie daneg sektra, ale stswany język mże zawierać specjalistyczne (dstswane d ptrzeb) terminy. dbircy rezultatów rzumiani tu jak bserwatrzy wszystkich zmian dknujących się dzięki Funduszm Eurpejskim raz stateczni adresaci, którzy świadmie lub nieświadmie krzystają z ich efektów: pinia publiczna tj. użytkwnicy infrastruktury, która pwstała lub zstała zakupina dzięki unijnemu wsparciu, media. Kmunikacja d pinii publicznej będzie elementem działań hryzntalnych realizwanych przez IK UP w zakresie infrmacji i prmcji Mechanizm kmunikacji Mechanizm kmunikacji kreśla spsób dtarcia d pszczególnych grup dcelwych i zstał pisany w czterech etapach: Rysunek 2. Mechanizm kmunikacji z dcelwym dbircą ZOBACZ Na tym etapie największe znaczenie ma infrmacja dknującej się zmianie raz sbiste dświadczenie dbircy z efektami działania Funduszy Eurpejskich.

14 14 ZAINTERESUJ SIĘ Na tym etapie największe znaczenie ma mtywacja ptencjalneg beneficjenta d zaintereswania się współfinanswaniem ze śrdków unijnych raz wsparcie ptencjalneg beneficjenta w prcesie ubiegania się współfinanswanie, a także mtywacja ptencjalneg uczestnika prjektu d skrzystania z nieg. REALIZUJ (w przypadku beneficjenta) / KORZYSTAJ (w przypadku uczestnika prjektu) Na tym etapie największe znaczenie ma wsparcie beneficjenta w realizacji prjektu, a także pmc uczestnikm prjektów w krzystaniu ze wsparcia. POLEĆ Na tym etapie największe znaczenie ma zaangażwanie beneficjenta raz uczestnika prjektu jak prmtra Funduszy Eurpejskich. T te dwa segmenty dcelwych dbirców, ze względu na swją aktywną rlę w prcesie zmian, będą najbardziej zaangażwanymi i wiarygdnymi prmtrami funduszy. Z punktu widzenia dpaswania kmunikatów i typu infrmacji d pszczególnych grup dcelwych segmenty beneficjentów i uczestników prjektów zstały pdzielne na dwie kategrie ptencjalnych beneficjentów i ptencjalnych uczestników prjektów raz beneficjentów i uczestników prjektów. Trzecią grupę stanwią dbircy rezultatów d których kmunikację prwadzi hryzntalnie IK UP w zakresie infrmacji i prmcji. Szczegółw mechanizm kmunikacji zstał pisany w Strategii Kmunikacji Plityki Spójnści na lata Pniższy schemat przedstawia mechanizm dtarcia d kategrii dbirców: Rysunek 3. Mechanizm dtarcia d trzech kategrii dbirców dcelwych Kategria dcelwych dbirców ODBIORCY REZULTATÓW Krzystający z pracy wyknanej przez innych POTENCJALNI BENEFICJENCI/ POTENCJALNI UCZESTNICY PROJEKTÓW Psiadający ptencjał (zasby, umiejętnści) i aktywnie pszukujący rzwiązań swich prblemów lub niskiej mtywacji d zaangażwania Mechanizm kmunikacji Inicjatrzy kmunikatów IK UP, beneficjenci, IZ, IP i IW

15 15 BENEFICJENCI / UCZESTNICY PROJEKTÓW Przeknani, realizujący prjekty i krzystający z mżliwści, którzy ptrzebują wsparcia merytryczneg. Prmtrzy Funduszy Eurpejskich. Prmują prjekty, a tym samym FE. Mgą dzielić się wiedzą z innymi pdmitami zamierzającymi realizwać lub realizującymi prjekty. IZ, IP, IW, uczestnicy prjektów, beneficjenci 5.4. Zapewnienie szerkieg, wielkanałweg i użyteczneg dstępu d infrmacji i pmcy Infrmacja skierwana d ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów jest dstępna nnstp, wielkanałwa i wielpzimwa raz użyteczna. Prtal i strna internetwa POIiŚ zapewnia infrmację dstępną w trybie ciągłym, czyli przez 24 gdziny na dbę, 7 dni w tygdniu. Infrmacja wielkanałwa dciera d beneficjenta za pśrednictwem wielu kanałów kmunikacji. W szczególnści mwa następujących kanałach: Prtal Prtal Strny internetwe instytucji pśredniczących/wdrażających, Punkty Infrmacyjne Funduszy Eurpejskich, Punkty kntaktwe instytucji pśredniczących i wdrażających, Kntakt z piekunem prjektu, Materiały infrmacyjne instytucji systemu infrmacji i prmcji, Knferencje i szklenia. Na różnych etapach ubiegania się współfinanswanie i realizacji prjektu występują różne ptrzeby infrmacyjne. Infrmacja wielpzimwa znacza, że jest na uprządkwana według stpnia zaawanswania ptencjalneg beneficjenta/beneficjenta w tych prcesach. Użytecznść infrmacji udstępnianych beneficjentwi wynika z uwzględnienia przy jej pracwaniu perspektywy beneficjenta, jeg ptrzeb i czekiwań. O użytecznści infrmacji decyduje sfrmułwanie jej klarwnym i zrzumiałym językiem raz zwięzła frma. Narzędzia skierwane d grup dbirców Narzędzia kmunikacji pzwalają na realizację mechanizmu kmunikacji z pszczególnymi grupami dcelwymi. Pniższe tabele przedstawiają przykładwe narzędzia, jakie mgą zstać wykrzystane na każdym etapie mechanizmu kmunikacji z kreślnym segmentem grup dcelwych POIiŚ.

16 16 IK UP prwadzi, skierwane d dbirców rezultatów (pinii publicznej), działania infrmacyjne i prmcyjne charakterze hryzntalnym i przekrjwym raz działania infrmacyjn-prmcyjne szerkim zasięgu na rzecz krajwych prgramów peracyjnych. IZ POIiŚ mże prwadzić, w uzasadninych przypadkach, hryzntalne działania infrmacyjne i prmcyjne na rzecz plityki hryzntalnej tj. plityki zrównważneg rzwju. Strategia kmunikacji POIiŚ na lata zapewnia realizację działań infrmacyjnprmcyjnych i edukacyjnych wyłącznie w bszarze Funduszy Eurpejskich, z wyłączeniem działań mających inny zakres, tj. np. kampanii plitycznych. Instytucja Zarządzająca raz Instytucje Pśredniczące i Wdrażające zapewniają neutralnść prwadznych działań kmunikacyjnych raz dbają prawidłwe wydatkwanie śrdków finanswych w tym zakresie. Tabela 2. Przykładwe narzędzia kmunikacji ODBIORCY REZULTATÓW Segment Mechanizm dcelwych kmunikacji dbirców ODBIORCY REZULTATÓW Przykładwe narzędzia kmunikacji Dtarcie bezpśrednie 13 : Imprezy i wydarzenia prmcyjne Prtal Funduszy Eurpejskich i system strn internetwych FE wraz z Wyszukiwarką Dtacji Knkursy prmcyjne Aplikacje mbilne Dtarcie pśrednie 14 : Kampanie reklamwe w mediach maswych Lkwanie idei/prjektów w mediach Kampanie w mediach spłecznściwych Gry i knkursy realizwane z mediami Działania PR w mediach Reklama szeptana Marketing wiruswy Działania edukacyjne: Wywiady z ekspertami Prezentacje Brszury, przewdniki itp. Gry i knkursy edukacyjne POTENCJALNI BENEFICJENCI I POTENCJALNI UCZESTNICY PROJEKTÓW Segment dcelwych dbirców POTENCJALNI BENEFICJENCI/ Mechanizm kmunikacji Przykładwe narzędzia kmunikacji Dtarcie bezpśrednie: Prtal Funduszy Eurpejskich i system strn internetwych FE 8 Dtarcie bezpśrednie bejmuje spsby kmunikacji z dcelwymi dbircami bez pśrednictwa zewnętrznych mediów. 10 Dtarcie pśrednie bejmuje spsby kmunikacji z dcelwymi dbircami za pmcą zewnętrznych mediów.

17 17 POTENCJALNI UCZESTNICY PROJEKTÓW wraz z Wyszukiwarką Dtacji Marketing w wyszukiwarkach Dtarcie pśrednie: Kampanie reklamwe w mediach maswych i prfilwanych Lkwanie idei/prjektów w mediach Kampanie w mediach spłecznściwych Działania PR w mediach Reklama szeptana Marketing wiruswy Dtarcie bezpśrednie: Prtal Funduszy Eurpejskich i system strn internetwych FE wraz z Wyszukiwarką Dtacji Materiały infrmacyjne sieciwe (vide prezentacje, pdcasty) Infrmacja w PIFE Knferencje, prezentacje i szklenia Publikacja treści przez ptencjalnych beneficjentów lub ptencjalnych uczestników prjektów (User Generated Cntent), Drukwane lub elektrniczne materiały prmcyjne Dtarcie pśrednie: Kampanie reklamwe w mediach prfilwanych Kampanie w mediach spłecznściwych Mailingi Działania PR w mediach sprfilwanych Reklama szeptana Marketing wiruswy Działania edukacyjne: Przewdniki i instrukcje na strnach internetwych instytucji Infrmacja i dradztw w PIFE Szklenia i knferencje Publikacje/audycje edukacyjne w mediach specjalistycznych Otwarte prezentacje Brszury, przewdniki itp. BENEFICJENCI i UCZESTNICY PROJEKTÓW Segment dcelwych dbirców Mechanizm kmunikacji Przykładwe narzędzia kmunikacji

18 18 BENEFICJENCI / UCZESTNICY PROJEKTÓW Dtarcie bezpśrednie: Strny internetwa instytucji zarządzającej wraz z Wyszukiwarką Dtacji lub pśredniczących Materiały infrmacyjne sieciwe (vide prezentacje, pdcasty) Infrmacja i dradztw w PIFE Knferencje, prezentacje i szklenia Drukwane lub elektrniczne materiały prmcyjne Dtarcie pśrednie: Reklama szeptana Marketing wiruswy Narzędzia bezpśredniej współpracy między beneficjentami Działania edukacyjne: Przewdniki, instrukcje i zalecenia na strnach internetwych instytucji Infrmacja i dradztw w PIFE Frum beneficjenta Szklenia i knferencje, wizyty studyjne Publikacje/audycje edukacyjne w mediach Warsztaty i praktyki Brszury/pradniki, przewdniki, itp. Dtarcie bezpśrednie: Prtal i system strn internetwych FE Akcje zachęcające d rekmendwania FE 15 Publikacja rekmendacji innych beneficjentów Dtarcie pśrednie: Reklama szeptana Marketing wiruswy Narzędzia bezpśredniej współpracy między beneficjentami Wśród działań infrmacyjn-prmcyjnych szczególne znaczenie mają działania edukacyjne, które pwinny wykrzystywać wszystkie mechanizmy dtarcia. Działania edukacyjne pzwalają m.in. w pełni wykrzystać ptencjał liderów zmian i dknywanych przez nich zmian. Oprócz działań charakterze stricte edukacyjnym, jak szklenia, materiały infrmacyjne czy publikacje edukacyjne, w zależnści d specyfiki działań, grupy dcelwej, elementy edukacyjne mgą pjawić się również w innych narzędziach np. artykułach, audycjach w mediach. IZ, IP i IW będą dbały stswanie w kmunikatach czytelneg i zrzumiałeg języka, uwzględniając wskazówki z pradnika pt. Prst Funduszach Eurpejskich raz innych wytycznych i pracwań. Prdukcja i dystrybucja przedmitów prmcyjnych (typu gadżety) nie jest rekmendwanym narzędziem prmcji FE. Wydatki na cele reprezentacyjne, których nie mżna jednznacznie 11 Akcje zachęcające beneficjentów i uczestników prjektów d rekmendwania krzystania z Funduszy Eurpejskich np. przez udział w prgramach, wypwiedzi dla prasy, wystąpienia na sptkaniach, wykrzystanie wizerunku w materiałach prmcyjnych etc.

19 19 uznać za związane z prmcją funduszy plityki spójnści, są niedzwlne. Przedmitów charakterze upminkwym nie mżna stswać w kmunikacji FE. Zasady prwadzenia działań infrmacyjn-prmcyjnych znajdują się w pdrzdziale 6.3 Strategii Kmunikacji POIiŚ Opis systemu wsparcia ptencjalnych beneficjentów W celu wsparcia ptencjalnych beneficjentów w ubieganiu się śrdki pmcwe IZ, IP i IW będą pdejmwać różnrdne działania infrmacyjne i edukacyjne na temat celów POIiŚ, mżliwści dfinanswania z Prgramu, jak również przygtwania i składania wnisków dfinanswanie prjektu. Wsparcie bejmuje w szczególnści: strny internetwe IZ, IP i IW, a także Prtal Funduszy Eurpejskich wraz z Wyszukiwarką dtacji (zbacz szczegóły w pkt 5.5.) zawierające aktualne i niezbędne infrmacje m.in. na temat prgramu i ferwanych w nim frm wsparcia, harmngram nabru wnisków dfinanswanie na następny rk kalendarzwy, głszenia nabrach wnisków publikwane c najmniej 30 dni przed planwanym rzpczęciem nabru, materiały infrmacyjne w frmie przewdników, pdręczników i instrukcji charakterze krk-p-krku, napisanych w spsób zrzumiały, jednznaczny i precyzyjny; dtyczy t również regulaminów knkursu raz wszystkich niezbędnych infrmacji w zakresie knkursu (zbacz szczegóły w tabeli w rzdziale 5.4.), szklenia, sptkania, knferencje pdnszące wiedzę i umiejętnści ptencjalnych beneficjentów w zakresie ubiegania się wsparcie unijne z POIiŚ. Treści i materiały szkleniwe ukierunkwane będą na knkretne infrmacje, studia przypadków, instruktarze (również w frmie materiałów vide). Szklenia będą pprzedzane identyfikacją ptrzeb szkleniwych raz ceniane przy wykrzystaniu, jednlitej dla wszystkich instytucji, ankiety ceny szklenia, punkty kntaktwe działające w IP i IW, udzielające merytryczneg wsparcia ptencjalnym beneficjentm, bezpśrednie wsparcie ptencjalnych beneficjentów przez wyznacznych pracwników IP lub IW, udzielającej dpwiedzi na pytania pdczas prwadznych nabrów wnisków. Merytryczne wsparcie ptencjalnych beneficjentów POIiŚ, w ubieganiu się śrdki pmcwe, będą również zapewniały Punkty Infrmacyjne Funduszy Eurpejskich. Działania te są pisywane w Rcznych planach działań infrmacyjnych i prmcyjnych dla daneg prgramu, pracwywanych przez IZ we współpracy z instytucjami pśredniczącymi i wdrażającymi Opis systemu wsparcia beneficjentów IZ, IP i IW mają bwiązek udstępnienia beneficjentm infrmacji, które są isttne dla realizacji prjektu. IP lub IW przekazuje beneficjentwi niezbędne dkumenty kreślające warunki uzyskaneg wsparcia i szczegółwe wymagania dtyczące wdrażania prjektu. Wsparcie beneficjentów bejmuje w szczególnści: strny internetwe IZ, IP, IW zawierające szczegółwe infrmacje na temat zasad realizacji prjektu, niezbędne frmularze i instrukcje, wytyczne, materiały infrmacyjne w frmie przewdników, pdręczników i instrukcji charakterze krk-p-krku d kluczwych czynnści związanych z wdrażaniem prjektu. Dkumenty, napisane w spsób zrzumiały, jednznaczny i precyzyjny, będą zawierać szczegółwą infrmację, ilustrwaną również przykładami. W zależnści d ptrzeb pracwane zstaną również publikacje tematyczne, skierwane

20 20 d wybraneg grna beneficjentów pszczególnych działań (bazujące na studiach przypadków), szklenia, sptkania, knferencje pdnszące wiedzę i umiejętnści beneficjentów w pszczególnych bszarach realizacji prjektu raz stwrzenie im mżliwści wymiany dświadczeń, dbrych praktyk. Treści i materiały szkleniwe ukierunkwane będą na knkretne infrmacje, studia przypadków i instruktaże (również w frmie materiałów vide). Wykrzystywane będą również szklenia n-line z mżliwścią dwłania się d treści w dwlnym mmencie. Szklenia będą pprzedzane identyfikacją ptrzeb szkleniwych raz ceniane przy wykrzystaniu, jednlitej dla wszystkich instytucji, ankiety ceny szklenia, wyznaczenie piekuna prjektu, który zapewni beneficjentwi kmplekswe wsparcie na wszystkich etapach realizacji prjektu, również przy wykrzystaniu systemu infrmatyczneg d zarządzania kntaktem z beneficjentem (w zakresie krespndencji, przepływu dkumentów, zmian i rzliczeń). W celu zapewnienia prfesjnalnych kadr IZ/IP/IW będą prwadziły szklenia pdnszące kmpetencje merytryczne raz z zakresu umiejętnści interpersnalnych, a także sptkania infrmacyjne/warsztaty, w trakcie których piekunwie prjektu będą mgli pdzielić się wniskami na temat prwadznych przez nich prjektów, naptykanych prblemów i prpzycji ich rzwiązań. Odpwiednie działania skierwane d beneficjentów będą kreślane w Rcznym planie działań infrmacyjnych i prmcyjnych dla POIiŚ Pdstawwe kanały infrmacji Strny internetwe Strny internetwe instytucji w systemie POIiŚ zapewniają dstęp d najważniejszych i bieżących infrmacji dtyczących wdrażania Prgramu, a przede wszystkim infrmują ptencjalnych beneficjentów mżliwściach uzyskania dfinanswania. IZ prwadzi serwis dtyczący POIiŚ pd adresem: ramach prtalu internetweg pświęcneg Plityce Spójnści i Funduszm Eurpejskim pd adresem: IP i IW, przy krdynacji IZ, twrzą i prwadzą we własnym zakresie strny internetwe zgdnie z szablnem lub wydzielają drębną część serwisu na swjej strnie. Zamieszczają na nich infrmacje bszarze POIiŚ, który leży w ich kmpetencji raz rli IP/IW w systemie wdrażania POIiŚ. Oprócz publikwania aktualnści, w tym infrmacji dtyczących nabrów wnisków, IP i IW uzupełniają raz zapewniają aktualnść danych w Wyszukiwarce Dtacji. Wyszukiwarka Dtacji jest kluczwym elementem Prtalu Funduszy Eurpejskich. Znajdą się w niej infrmacje na temat mżliwści dfinanswania w ramach POIiŚ raz pzstałych prgramów krajwych, prgramów EWT i EIS raz prgramów reginalnych. Jeśli dana instytucja pełni funkcję IP lub IW dla dwóch lub więcej prgramów, dla każdeg z prgramów prwadzi ddzielny serwis internetwy lub wydziela drębną część serwisu dla każdeg prgramu. Infrmacje umieszczane w serwisie muszą być aktualne, przejrzyste i łatw dstępne. Szczegółwy pis zawartści serwisów IZ, IP i IW znajduje się w Wytycznych w zakresie infrmacji i prmcji prgramów peracyjnych plityki spójnści na lata Udstępnienie wykazu peracji (prjektów) Wykaz peracji (prjektów), w frmacie arkusza kalkulacyjneg, będzie zamieszczany na strnie Dane, które muszą znaleźć się w tabeli, kreśla zał. XII pkt 1

21 21 rzprządzenia gólneg, natmiast sam frmat tabeli kreśla art. 115 ust. 2. rzprządzenia gólneg Punkty kntaktwe W zależnści d ptrzeb IP i IW prwadzą punkty kntaktwe. Punkty zapewniają infrmacje na temat pszczególnych si prirytetwych/działań, które pzstają w ich kmpetencji za pśrednictwem pczty elektrnicznej raz telefnicznie. Rysunek 4. Punkty kntaktwe w ramach systemu realizacji POIiŚ Oś Instytucje Pśredniczące Instytucja I Ministerstw Gspdarki II III- VI VII VIII Ministerstw Śrdwiska Centrum Unijnych Prjektów Transprtwych Ministerstw Gspdarki Ministerstw Kultury i Dziedzictwa Nardweg Punkt kntaktwy IX Ministerstw Zdrwia Instytucje Wdrażające Instytucja Nardwy Fundusz Ochrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej Instytut Nafty i Gazu - Państwwy Instytut Badawczy w Krakwie Wjewódzki Fundusz chrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej w Katwicach Nardwy Fundusz Ochrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej Centrum Krdynacji Prjektów Śrdwiskwych Instytut Nafty i Gazu - Państwwy Instytut Badawczy w Krakwie Punkt kntaktwy Współpraca z PIFE i Prtalem Funduszy Eurpejskich Punkty kntaktwe przy IP lub IW współpracują merytrycznie z PIFE w udzielaniu infrmacji ptencjalnym beneficjentm i beneficjentm m.in. dtyczącej prcesu ubiegania się dfinanswanie, etapu realizacji i rzliczenia prjektu. Wyznaczne sby z IP i IW pełnią funkcję tzw. redaktrów nabru w ramach Wyszukiwarki Dtacji, stanwiącej element Prtalu Funduszy Eurpejskich. Redaktrzy na bieżąc aktualizują Wyszukiwarkę infrmacjami bejmującymi zarówn dtacje, jak i instrumenty zwrtne w ramach Prgramu Infrastruktura i Śrdwisk. Pdczas trwająceg nabru wnisków, IP lub IW umieszcza na strnach internetwych dane teleadreswe bezpśredni d sób kntaktwych, udzielających infrmacji dtyczących głaszanych przez instytucję nabrów wnisków (minimum bezpśredni numer telefnu i adres ). Wyznaczne sby z IZ pełnią funkcję tzw. redaktrów serwisu dtycząceg POIiŚ i współpracują, w zakresie zamieszczania i aktualizacji infrmacji, z IK UP przy prwadzeniu Prtalu Funduszy Eurpejskich.

22 Kmunikacja z sbami z różnymi niepełnsprawnściami Zgdnie ze Strategią kmunikacji plityki spójnści na lata pdstawwym wymgiem kmunikacji z sbami z niepełnsprawnściami jest zapewnienie równeg dstępu d infrmacji na temat Funduszy Eurpejskich. Należy dążyć d teg, aby skutecznść kmunikacji z sbami z różnymi niepełnsprawnściami była taka sama, jak w przypadku kmunikacji z pzstałymi grupami. Wypełnienie tych wymgów wiąże się z uwzględnieniem w kmunikacji z sbami z niepełnsprawnściami następujących zasad: 1. Przewidywanie ptrzeb sób z różnymi niepełnsprawnściami i uwzględnianie ich na etapie planwania daneg działania infrmacyjneg, prmcyjneg lub edukacyjneg, 2. Uzupełnienie standardweg spsbu kmunikacji ddatkwe śrdki, które pmgą sbm z różnymi niepełnsprawnściami w dbirze kmunikatu, 3. Dpaswanie zastswanych śrdków raz kntekstu kmunikacji d różnych rdzajów niepełnsprawnści. Pwyższe wymgi mają swje bezpśrednie źródł i pdstawę w Knwencji prawach sób niepełnsprawnych Nardów Zjedncznych, w szczególnści w artykule 9, w zakresie dstępnści infrmacji i kmunikacji raz artykule 21, w zakresie wlnści wypwiadania się i wyrażania pinii raz dstępu d infrmacji. Wszystkie instytucje funkcjnujące w systemie realizacji prgramów plityki spójnści działające w dziedzinie infrmacji i prmcji są zbwiązane d przestrzegania Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rzwju w zakresie realizacji zasady równści szans i niedyskryminacji, w tym dstępnści dla sób z niepełnsprawnściami raz zasady równści szans kbiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata W przypadku POIiŚ przedstawiciel rganizacji pzarządwej działającej na rzecz prmwania włączenia spłeczneg, równści szans płci, równści szans i niedyskryminacji raz przedstawiciele z ramienia Pełnmcnika Rządu d Spraw Osób Niepełnsprawnych raz Pełnmcnika Rządu d spraw Równeg Traktwania uczestniczą w pracach Kmitetu Mnitrująceg POIiŚ Udział ww. przedstawicieli zapewnia dniesienie wszelkich kwestii związanych z realizacją prgramu d ptrzeb sób z różnymi niepełnsprawnściami. Pniżej przedstawin pdstawwe standardy kmunikacji IZ, IP i IW z sbami z różnymi rdzajami niepełnsprawnści lub rganizacjami, czy fundacjami reprezentującymi takie sby: Ad. 1. Przewidywanie ptrzeb sób z różnymi niepełnsprawnściami i uwzględnianie ich na etapie planwania daneg działania infrmacyjn-prmcyjneg. W celu ustalenia preferwanych spsbów kmunikacji, na etapie planwania działań infrmacyjnych, prmcyjnych i edukacyjnych, prwadzne będą knsultacje z ich dcelwymi dbircami, będącymi sbami z różnymi rdzajami niepełnsprawnści. Mgą t być również rganizacje, czy fundacje reprezentujące takie śrdwiska. Ad. 2. Uzupełnienie standardweg spsbu kmunikacji ddatkwe śrdki, które pmgą sbm z różnymi niepełnsprawnściami w dbirze kmunikatu.

23 23 Kmunikat adreswany d sób z rżnymi niepełnsprawnściami zstanie wypsażny w ddatkwe śrdki umżliwiające im jeg dbiór, m.in.: W przekazie za pśrednictwem mediów Działania umżliwiające dbiór napisy na ekranie twarzyszące przekazwi głswemu pwiększna czcinka raz mżliwść regulacji jej wielkści wielkanałwa emisja kmunikatu zgdnść prjektwanych strn internetwych zgdnie ze standardami przyjętymi w plskim prawie 16 kmunikaty w plskim języku uprszcznym Przykłady zastswania strny internetwe materiały praswe zamieszczane na serwisach kampanie reklamwe filmy prmcyjne spty reklamwe aplikacje mbilne W kntakcie sbistym Działania umżliwiające dbiór tłumacz języka migweg raz inne sby przeszklne w zakresie zasad i metd kmunikacji z sbami z różnymi niepełnsprawnściami (np. tłumaczeprzewdnicy sób głuchniewidmych stsujący alternatywne, dtykwe metdy kmunikacji) ddatkwe materiały drukwane w różnych frmatach (np. z pwiększną czcinką, pracwane w alfabecie Braille a, z wykrzystaniem piktgramów) materiały w pstaci elektrnicznej dstępnej dla prgramwania specjalistyczneg dla sób niewidmych i słabwidzących kmunikaty w plskim języku uprszcznym tablice z wyświetlanymi kmunikatami Przykłady zastswania knferencje, szklenia, sptkania publikacje fldery, pdręczniki Ad. 3. Dpaswanie zastswanych śrdków raz kntekstu kmunikacji d różnych rdzajów niepełnsprawnści. Zastswane śrdki będą adekwatne d różnych rdzajów niepełnsprawnści raz będą uwzględniały ich specyficzne ptrzeby. Mże t znaczać wykrzystanie więcej niż jedneg śrdka w jednym działaniu infrmacyjn-prmcyjnym, z zachwaniem zasady racjnalneg usprawnienia W chwili pracwania Strategii jest t Rzprządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 rku w sprawie Krajwych Ram Interperacyjnści, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany infrmacji w pstaci elektrnicznej raz minimalnych wymagań dla systemów teleinfrmatycznych (Dz. U. z dnia 16 maja 2012 r. pz. 526). 17 Zgdnie z artykułem 2 Knwencji prawach sób niepełnsprawnych Nardów Zjedncznych (Dz. U. z dnia r. pz. 1169) racjnalne usprawnienie znacza knieczne i dpwiednie zmiany i dstswania, nie nakładające nieprprcjnalneg lub nadmierneg bciążenia, jeśli jest t ptrzebne w knkretnym przypadku, w celu zapewnienia sbm niepełnsprawnym mżliwści krzystania z wszelkich praw człwieka i pdstawwych wlnści raz ich wyknywania na zasadzie równści z innymi sbami.

24 24 Obk dstswania sameg śrdka kmunikacji, uwzględniane będą również graniczenia sób z niepełnsprawnściami w samym dtarciu d infrmacji. Pniżej przedstawin działania ułatwiające dstęp d infrmacji: Śrdki umżliwiające dtarcie d infrmacji dstswanie ciągów kmunikacyjnych djazdwych i wewnątrz miejsca kmunikacji d ptrzeb sób z różnymi graniczeniami ruchwymi umieszczenie materiałów infrmacyjnych w łatw dstępnych miejscach, np. na wyskści dstswanej d sób pruszających się na wózkach inwalidzkich przygtwanie przyjaznych miejsc bsługi klienta, tak aby spełniały wymgi łatweg, pzbawineg barier dstępu uwzględnienie mżliwści skrzystania przez sby niewidme, głuchniewidme lub z innymi niepełnsprawnściami ze wsparcia asystenta / przewdnika / tłumacza-przewdnika Przykłady zastswania plenerwe akcje infrmacyjn-prmcyjne pikniki, knferencje, szklenia Ww. śrdki umżliwiające sbm niepełnsprawnym dbiór kmunikatu nie są katalgiem zamkniętym. Nie wyklucza się innych mżliwści dtarcia d sób z różnymi niepełnsprawnściami. W przypadku pwyższych rzwiązań szczególnie isttna jest zasada uniwersalneg prjektwania, której idea plega na szerk rzumianej dstępnści zaplanwanej d pczątku. Uniwersalne prjektwanie nie wyklucza ddatkwych pmcy technicznych (narzędzi wspmagających) dla pszczególnych grup sób z niepełnsprawnściami, tam gdzie jest t ptrzebne Krdynacja kmunikacji Funduszy Eurpejskich 6.1. Współpraca przy działaniach kmunikacyjnych bejmujących wszystkie fundusze uwzględnine w Umwie Partnerstwa Instytucje wdrażające POIiŚ współpracują z instytucjami dpwiedzialnymi za wdrażanie Eurpejskieg Funduszu Rlneg na rzecz Rzwju Obszarów Wiejskich raz Eurpejskieg Funduszu Mrskieg i Rybackieg, a także instytucjami wdrażającymi pzstałe prgramy w ramach plityki spójnści, zgdnie z zasadami wskazanymi w Umwie Partnerstwa i w ramach prac Kmitetu ds. Umwy Partnerstwa, w szczególnści dbając : bieżącą wymianę infrmacji na temat pdejmwanych działań w dziedzinie kmunikacji, pszukiwanie mżliwści prwadzenia wspólnych działań infrmacyjnych i prmcyjnych, 18 Zgdnie z definicją artykułem 2 Knwencji prawach sób niepełnsprawnych Nardów Zjedncznych (Dz. U. z dnia r. pz. 1169): Uniwersalne prjektwanie znacza prjektwanie prduktów, śrdwiska, prgramów i usług w taki spsób, by były użyteczne dla wszystkich, w mżliwie największym stpniu, bez ptrzeby adaptacji lub specjalistyczneg prjektwania.

25 25 tam gdzie t wskazane, infrmwanie ptencjalnych beneficjentów i uczestników prjektów mżliwściach uzyskania wsparcia także w ramach Eurpejskieg Funduszu Rlneg na rzecz Rzwju Obszarów Wiejskich raz Eurpejskieg Funduszu Mrskieg i Rybackieg raz pzstałych prgramów w ramach plityki spójnści, udstępnianie infrmacji na temat prgramu instytucjm wdrażającym prgramy w ramach Eurpejskieg Funduszu Rlneg na rzecz Rzwju Obszarów Wiejskich raz Eurpejskieg Funduszu Mrskieg i Rybackieg raz pzstałych prgramów plityki spójnści. Przedstawiciele instytucji wdrażających POIiŚ birą udział w pracach grup rbczych pwłanych przez Instytucję Krdynującą UP w zakresie infrmacji i prmcji Kmunikacja wewnętrzna między instytucjami dpwiedzialnymi za wdrażanie POIiŚ Dbra kmunikacja raz współpraca między instytucjami wdrażającymi POIiŚ jest niezbędnym warunkiem realizacji Strategii kmunikacji POIiŚ i jej dpwiedniej krdynacji. Największym kapitałem w kmunikacji wewnętrznej są merytryczne kmpetencje pracwników instytucji w zakresie wiedzy prgramach raz mechanizmach kmunikacji. Instytucje dpwiedzialne za wdrażanie POIiŚ pełnią w stsunku d siebie funkcję klienta wewnętrzneg. Kmunikacja między instytucjami pwinna pierać się na dstrzeganiu ptrzeb adresata i pmaganiu mu w wyknywaniu jeg zadań. Obejmuje na dzielenie się infrmacjami, wzajemną edukację raz współpracę przy realizacji działań infrmacyjnprmcyjnych. W dniesieniu d zadań związanych z zarządzaniem i wdrażaniem POIiŚ wyróżnin w szczególnści następujące bszary wymiany infrmacji: główne cele i zadania, jakie stją przed instytucjami w zakresie realizacji prgramu, planwane przedsięwzięcia raz efekty bieżącej działalnści dtyczące realizacji zadań w ramach POIiŚ, ficjalne stanwiska IZ związane z realizacją zadań w ramach prgramu, trudnści i sytuacje prblemwe pjawiające się w zarządzaniu i wdrażaniu POIiŚ, dbre praktyki w zakresie infrmwania, prmcji raz szkleń, zasady działań infrmacyjnych i prmcyjnych. Wymiana infrmacji pmiędzy pracwnikami IZ, IP i IW POIiŚ będzie dbywała się przy wykrzystaniu w szczególnści następujących metd kmunikacji: szklenia i sptkania infrmacyjne, udział w pracach grup sterujących i krdynujących POIiŚ (w tym w grupie sterującej ds. infrmacji i prmcji POIiŚ) grupy przedstawicieli współpracujących instytucji pwłane są na kres całej perspektywy, udział w pracach KM POIiŚ, sptkania rbcze regularne lub zwływane ad hc sptkania w celu mówienia bieżących spraw, baza wiedzy FE, pczta elektrniczna i newslettery internetwy kanał kmunikacji między instytucjami, współpraca przy twrzeniu i aktualizacji dkumentów prgramwych raz ich knsultacje, ankiety ceniające, strny internetwe.

26 Zasady prwadzenia działań infrmacyjn-prmcyjnych Zgdnie ze Strategią kmunikacji plityki spójnści na lata kreśln sześć zasad, które regulują zakres raz przedmit kmunikacji, a także kryteria wybru narzędzi: 1. Zasada zgdnści kmunikacyjnej grupy dcelwej kmunikacji z grupą dcelwą prgramu, działania lub prjektu, 2. Zasada zgdnści zasięgu prjektu z zasięgiem narzędzia kmunikacji, 3. Zasada najniższeg ksztu dtarcia d grupy dcelwej, 4. Zasada najwyższej reprezentatywnści w grupie dcelwej, 5. Zasada realizacji mechanizmu kmunikacyjneg, 6. Zasada uzupełniania się kmunikatów. Zasady te należy uwzględniać w klicznściach wskazanych w Strategii kmunikacji plityki spójnści. 7. Realizacja działań infrmacyjn-prmcyjnych w partnerstwie 7.1. Wspieranie ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach infrmacyjn-prmcyjnych Zgdnie z zapisami rzprządzenia gólneg beneficjenci POIiŚ mają bwiązek infrmwania pinii publicznej trzymanej pmcy. Szczegółw wymagania związane z infrmwaniem prjekcie pisuje Pdręcznik wniskdawcy i beneficjenta prgramów plityki spójnści w zakresie infrmacji i prmcji. Na etapie składania wnisków dfinanswanie prjektu w ramach POIiŚ, ptencjalni beneficjenci są zbwiązani d przedstawienia wstępnej prpzycji działań kmunikacyjnych. Pwinny być ne zaplanwane prprcjnalnie d rzmiarów prjektu i ptrzeb prmcyjnych danej inwestycji. Równcześnie we wnisku każdy ptencjalny beneficjent deklaruje, że jeśli jeg prjekt uzyska wsparcie, będzie infrmwał pinię publiczną celu realizwaneg prjektu raz uzyskanym z Prgramu wsparciu. Z punktu widzenia Strategii kmunikacji POIiŚ szczególnie isttna jest zasada, że beneficjent jest traktwany jak partner w działaniach kmunikacyjnych. Beneficjenci, którzy zechcą przyjąć na siebie rlę przedstawicieli Funduszy Eurpejskich, będą mgli wzmcnić przekaz na temat zasad krzystania ze wsparcia, pkazać jeg efekty i wymieniać się dświadczeniami. Ze strny beneficjentów jest t działanie dbrwlne, natmiast ze strny instytucji pdejmwane będą działania aktywizujące beneficjentów i zachęcające ich d współpracy przy prmcji (np. rganizacja knkursów na ciekawe i efektywne działanie infrmacyjn-prmcyjne dtyczące inwestycji, wystąpienia pdczas knferencji, targów, wypwiedzi dla mediów). Z teg względu IZ, IP i IW są zbligwane d wspierania beneficjentów w działaniach infrmacyjnych i prmcyjnych. Pniższy rysunek przedstawia system wspierania ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów i bejmuje perspektywę instytucji wspierającej (IZ/IP/IW) raz perspektywę beneficjentów.

27 27 Rysunek 5. Wsparcie ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów Wsparcie ptencjalnych beneficjentów i beneficjentów Działania instytucji wspierającej beneficjentów (ptencjalnych i faktycznych) Udstępnienie zasad planwania działań infrmacyjn-prmcyjnych Zapewnienie szerkieg, wielkanałweg dstępu d pmcy Organizacja sieci współpracy /wymiany dbrych praktyk pmiędzy beneficjentami Bezpśrednia współpraca instytucji z beneficjentami POTENCJALNY BENEFICJENT Świadmść bwiązków infrmacyjn-prmcyjnych raz krzyści płynących z ich realizacji Dbrze zaplanwane działania infrmacyjnprmcyjne w dkumentach związanych z prjektem BENEFICJENT Przestrzeganie zasad planwania działań infrmacyjnprmcyjnych SKUTECZNOŚĆ EFEKTYWNOŚĆ Mżliwść prmcji siebie, jak lidera zmian w spłecznści raz wbec dbirców rezultatów WIZERUNEK BENEFICJENTA Działania beneficjenta Rekrutacja uczestników prjektów / pzyskiwanie dbirców rezultatów REKRUTACJA UCZESTNIKÓW POZYSKIWANIE ODBIORCÓW Współpraca z innymi beneficjentami raz instytucjami WYMIANA DOŚWIADCZEŃ WSPÓLNA PROMOCJA Działania instytucji wspierającej ptencjalneg beneficjenta i beneficjenta w dziedzinie infrmacji i prmcji 1) Udstępnienie zasad planwania działań infrmacyjn-prmcyjnych Głównym materiałem wspierającym działania infrmacyjn-prmcyjne beneficjentów jest pakiet infrmacji dla każdeg beneficjenta, który trzymał decyzję współfinanswaniu prjektu. Pakiet bejmuje najważniejsze infrmacje przydatne beneficjentwi w zaplanwaniu i prwadzeniu prmcji prjektu. Składa się n m.in. z Pdręcznika wniskdawcy i beneficjenta prgramów plityki spójnści w zakresie infrmacji i prmcji raz wzrów i szablnów dstępnych na strnach internetwych. W szczególnści bejmuje: infrmacje wymgach w zakresie infrmacji i prmcji, jakim pdlegają beneficjenci w trakcie realizacji prjektu i jeg zakńczeniu, zasady planwania działań infrmacyjn-prmcyjnych isttne z punktu widzenia wymgów realizacji prjektów na etapie aplikwania śrdki, kanały kmunikacji raz gdzie beneficjenci, mgą uzyskać wsparcie w realizacji wymgów infrmacyjn-prmcyjnych, infrmację krzyściach beneficjenta wynikających z właściwej prmcji prjektu, linki d isttnych infrmacji dtyczących infrmacji i prmcji, w tym: wzrów plakatów i tablic infrmacyjnych, dpwiedzi na najczęściej zadawane przez beneficjentów pytania dtyczące bszaru infrmacji i prmcji, ewentualnie mżliwści wymiany infrmacji między beneficjentami. Pakiet jest dstępny w pstaci cyfrwej na strnach internetwych na Prtalu Funduszy Eurpejskich raz za pśrednictwem strn IP i IW (instytucji rganizujących knkursy).

28 28 2) Działania mające na celu zapewnienie szerkieg, wielkanałweg dstępu d pmcy zstały pisane w pdrzdziale 5.4. Strategii kmunikacji POIiŚ. 3) Organizacja sieci współpracy z innymi beneficjentami IZ, IP i IW będą zachęcać beneficjentów d współpracy i wzajemnej pmcy pprzez rganizację i prmcję przestrzeni, która t umżliwi, przy wykrzystaniu np. narzędzi elektrnicznych, cyfrwych platfrm lub aplikacji. Wymiana dświadczeń i dbrych praktyk pmiędzy beneficjentami będzie dbywać się również pprzez rganizację knferencji, tematycznych sptkań rbczych, wizyt studyjnych lub knkursów. 4) Bezpśrednia współpraca instytucji z beneficjentami Wspieranie beneficjentów POIiŚ bejmuje również bezpśrednią współpracę z nimi w ramach działań infrmacyjn-prmcyjnych, przyjmującą m.in. następujące przykładwe frmy: zaprszenia d występwania na knferencjach, prezentacje prjektów pdczas targów i na pkazach rganizwanych przez instytucje systemu, zapraszanie d udziału w audycjach telewizyjnych i radiwych, zapraszanie d wypwiedzi dla prasy, wykrzystywanie zdjęć z realizacji prjektów w materiałach infrmacyjnych i prmcyjnych POIiŚ, udstępnianie linków d strn prjektów przedstawiających dbre praktyki Współpraca z partnerami W ramach POIiŚ d grupy partnerów spłecznych i gspdarczych 19 zaliczają się m.in. przedstawiciele strny samrządwej raz następujących rganizacji będących człnkami lub bserwatrami KM POIiŚ: związki i partnerstwa władz samrządwych (reginalnych i lkalnych), izby gspdarcze i zrzeszenia przedsiębirców, rganizacje związkwe, rganizacje pracdawców, rganizacje pzarządwe, w tym eklgiczne i na rzecz prmwania włączenia spłeczneg, równści szans i niedyskryminacji, pdmity edukacyjne, w tym śrdwiska akademickie. Kmunikacja we współpracy z partnerami spłecznymi i gspdarczymi, jest czynnikiem wpływającym na skutecznść realizacji zadań nałżnych na instytucje, szczególnie w zakresie infrmacji, w tym edukacji. Zaangażwanie partnerów w kmunikację dtyczącą POIiŚ będzie bejmwał w szczególnści: udział w psiedzeniach Kmitetu Mnitrująceg POIiŚ, piniwanie/knsultwanie dkumentów; 19 Partnerzy spłeczni i gspdarczy w rzumieniu art. 5, pkt 7 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. zasadach prwadzenia plityki rzwju bejmują: rganizacje pracdawców i rganizacje związkwe, samrządy zawdwe, izby gspdarcze, rganizacje pzarządwe, jednstki naukwe.

29 29 udział w knferencjach w charakterze prelegentów; wypwiedzi w ramach szerk pjętych publikacji POIiŚ. Partnerzy będą również włączani, tam gdzie t mżliwe, w bieg infrmacji na temat Funduszy Eurpejskich i POIiŚ raz będą trzymywali pmc infrmacyjną, tak aby mgli ni przekazywać bieżące, dpwiedni sprfilwane infrmacje interesariuszm w ramach swjej działalnści statutwej. Przedstawiciele IZ, IP i IW mgą brać udział w sptkaniach pświęcnych tematyce Funduszy Eurpejskich rganizwanych przez partnerów, nie mających charakteru kmercyjneg Kmunikacja z mediami Strategia kmunikacji plityki spójnści na lata nakłada na kmórki zajmujące się infrmacją i prmcją Funduszy Eurpejskich (IZ, IP, IW) bwiązek prwadzenia aktywnej plityki infrmacyjn-prmcyjnej na temat FE w mediach. Plityka jest realizwana we współpracy lub za pśrednictwem kmórek dpwiedzialnych za relacje z mediami, w szczególnści z biurami praswymi instytucji wdrażających FE. Współpraca ta pwinna przyjąć frmę aktywnej prmcji tematyki związanej z Funduszami Eurpejskimi. Zgdnie ze Strategią kmunikacji plityki spójnści na lata mdel pracy kmórki dpwiedzialnej za działania infrmacyjn-prmcyjne Funduszy Eurpejskich pwinien dpwiadać następującemu schematwi: Rysunek 6. Mdel pracy kmórki dpwiedzialnej za działania infrmacyjn-prmcyjne Funduszy Eurpejskich Krewanie tematów, kmunikatów Planwanie harmngramu przekazywania infrmacji medim Grmadzenie infrmacji Opracwanie kmunikatów Dystrybucja kmunikatów Plityka infrmacyjn-prmcyjna na temat POIiŚ i FE jest prcesem realizwanym zgdnie z wewnętrznymi prcedurami kmunikacji w IZ, IP i IW. Biura praswe instytucji są w tym prcesie partnerami, dzięki swjej kmpetencji w bszarze public relatins mgą zwiększyć efektywnść działań infrmacyjnych, szczególnie na etapie dystrybucji kmunikatów raz kmunikacji kryzyswej. Prces ten nie jest jednrazwy. Skuteczna kmunikacja z mediami wymaga stałej współpracy plegającej na aktywnym, stałym dstarczaniu medim infrmacji POIiŚ. Narzędzia współpracy z mediami bejmują m.in.: pracwane gtwe d wykrzystania infrmacje zgdnie z frmatami stswanymi przez dane medium, knferencje praswe, wywiady, cykliczne sptkania z dziennikarzami, wizytacje prjektów, zaprszenia dziennikarzy na urczystści, newslettery, mailingi, dział dla mediów na strnie internetwej instytucji. Kmórka dpwiedzialna za działania infrmacyjn-prmcyjne w POIiŚ w IZ, IP i IW będzie pnadt grmadzić przykłady dbrych praktyk, pisy prjektów, a także zdjęcia i inne materiały graficzne mgące uatrakcyjnić przekaz, przeglądwe dane statystyczne,

30 30 pdsumwania i infgrafiki dtyczące realizacji prgramu, prirytetów i działań. Na ich pdstawie będą dstępne ad hc w przypadku zgłszneg zaptrzebwania przez media lub inne instytucje współpracujące przy prmcji FE Kmunikacja z liderami pinii Każda grupa dcelwa psiada swich liderów pinii 20. Są t jednstki, które dsknale rzumieją daną grupę i które charakteryzują się szczególnym na nią wpływem. Liderzy pinii, ze względu na siłę swjeg ddziaływania i szczególną rlę w spłecznściach mgą zapewnić efektywne dtarcie d danej grupy dcelwej. W dniesieniu d POIiŚ są t w szczególnści następujące bszary, działania i grupy dcelwe, w przypadku których skrzystanie z pmcy liderów pinii będzie wskazane: 1. Obszary: mdernizacja i rehabilitacja linii klejwych; zakup i mdernizacja tabru klejweg; mdernizacja dwrców klejwych; zakłady przemysłwe zajmujące się termicznym przekształcaniem (w prcesie spalania) dpadów (tzw. spalarnie); pprawa bezpieczeństwa pwdziweg i przeciwdziałanie suszy. 2. Działania: wypwiedzi dla mediów; udział w knferencjach; udział w eventach. 3. Grupy ptencjalnych beneficjentów: PKP PLK S.A., inni zarządcy infrastruktury klejwej, zarządcy infrastruktury dwrcwej; przedsiębirstwa klejwych przewzów pasażerskich; jednstki samrządu terytrialneg lub działające w ich imieniu jednstki i spółki specjalneg przeznaczenia. Metdy współpracy z liderami pinii będą dpaswane d charakteru ich grupy i ptrzeb. 8. Ocena efektów strategii Mnitring i bieżąca cena efektów realizacji Strategii kmunikacji POIiŚ dgrywa kluczwą rlę w planwaniu i wyknywaniu klejnych działań infrmacyjnych i prmcyjnych. Wyniki badań i bieżący mnitring umżliwia mdyfikację planów i działań w taki spsób, aby zapewnić ich jak największą skutecznść i efektywnść, a tym samym siągnąć zakładane w Strategii kmunikacji POIiŚ cele Ocena realizacji celów Strategii Ocena realizacji celu główneg Strategii kmunikacji POIiŚ będzie mżliwa przy wykrzystaniu infrmacji nt. stpnia realizacji celów szczegółwych. 20 W plskim tłumaczeniu rzprządzenia gólneg stswany jest termin sby pinitwórcze, natmiast w ang. wersji występuje słw: multipliers, c mżna też tłumaczyć jak rganizacje, instytucje, śrdwiska pzwalające na przekazywanie dalej infrmacji dużej liczbie sób.

31 31 Każdemu ze szczegółwych celów kmunikacyjnych przypisan wskaźniki, których siągnięcie będzie stanwił pdstawę d ceny stpnia realizacji daneg celu. Wskaźniki dbran w taki spsób, aby pkazywały pstęp w realizacji celów Strategii kmunikacji POIiŚ. Efekty Strategii kmunikacji POIiŚ są ceniane w parciu : sprawzdania z rcznych planów działań infrmacyjnych i prmcyjnych w ramach Strategii kmunikacji POIiŚ, badania spłeczne prwadzne przez IK UP raz przez IZ POIiŚ. IK UP prwadzi badania crcznie, natmiast IZ POIiŚ przeprwadza badania, w celu ceny realizacji Strategii kmunikacji POIiŚ, na ptrzeby sprawzdań w latach 2017 i 2019 raz sprawzdania kńcweg. Tabela na następnej strnie prezentuje pwiązanie wskaźników z celami raz zawiera infrmację nt. spsbu ich pmiaru. Wskaźniki rezultatu strategiczneg w zakresie wskazanym przez Strategię kmunikacji plityki spójnści są dla POIiŚ takie same, jak dla strategii hryzntalnej. Dane te na pdstawie gólnplskich badań są przekazywane crcznie IZ przez IK UP.

32 32 Tabela 3. System wskaźników ceniających stpień realizacji celów Strategii kmunikacji Cel Mierniki realizacji Operacjnalizacja wskaźnika Kmunikacja Funduszy Eurpejskich wspmaga wykrzystanie śrdków z POIiŚ dla rzwju knkurencyjnej i przyjaznej śrdwisku gspdarki kraju 1. Kmunikacja Funduszy Eurpejskich aktywizuje ptencjalnych beneficjentów POIiŚ w ubieganiu się wsparcie z Funduszy Eurpejskich Realizacja celu nadrzędneg strategii jest mierzna pzimem realizacji celów szczegółwych wynikających z celu nadrzędneg Liczba dwiedzin prtalu infrmacyjneg/ serwisu internetweg D wartści wskaźnika wliczana jest liczba dwiedzin daneg prtalu/serwisu internetweg pświęcneg danemu prgramwi, lub dwiedzin wszystkich zakładek/pdzakładek/strn pświęcnych danemu prgramwi, jeśli prtal bejmuje szerszą tematykę, w danym przedziale czaswym. Odwiedziny są rzumiane jak grupa interakcji zachdzących w witrynie w danym przedziale czaswym. Odwiedziny mgą bejmwać wiele dsłn strn, zdarzeń i mgą trwać d sekundy d 24 gdzin. Pjedynczy Sztuka Typ wskaźnika Rezultatu bezpśred -nieg Źródł danych Zbircza analiza pzimu wskaźników pisujących realizację celów szczegółwy ch System mnitrwania Jednstka Częsttliwść pmiaru Instytucja dpwiedzialna Crcznie IZ Wartść bazwa Wartść dcelwa w 2023 r. Crcznie IZ*

33 33 Cel Mierniki realizacji Operacjnalizacja wskaźnika Liczba uczestników szkleń dla ptencjalnych beneficjentów Ocena przydatnści szkleń dla ptencjalnych beneficjentów użytkwnik mże zainicjwać wiele dwiedzin. Wygasają ne p 30 minutach bezczynnści użytkwnika raz półncy. Na ptrzeby mnitringu dwiedzalnści strny danej IP, statystyki pwinny dnsić się d wszystkich zakładek/pdzakładek/strn dt. danej instytucji, a nie d całści prtalu. Obliczając wartść wskaźnika należy zsumwać wszystkich uczestników wszystkich frm szkleniwych dla ptencjalnych beneficjentów (tj. szkleń, warsztatów, seminariów, kursów itp.). Dana sba pwinna zstać pliczna tyle razy, w ilu szkleniach wzięła udział. Obliczając wartść wskaźnika należy bliczyć średnią arytmetyczną ze wszystkich średnich arytmetycznych ze szkleń przeprwadznych dla ptencjalnych beneficjentów. Sztuka Skala 1-5 Typ wskaźnika Rezultatu bezpśred -nieg Rezultatu bezpśred -nieg Źródł danych System mnitrwa nia Badanie ankietwe Jednstka Częsttliwść pmiaru Instytucja dpwiedzialna Wartść bazwa Wartść dcelwa w 2023 r. Crcznie IZ* Crcznie IZ* 0 4,00 Średnia arytmetyczna za szklenie t średnia ze wszystkich dpwiedzi udzielnych w ankietach.

34 34 Cel Mierniki realizacji Operacjnalizacja wskaźnika 2. Kmunikacja Funduszy Eurpejskich wspiera beneficjentów POIiŚ w realizacji prjektów Liczba działań infrmacyjnprmcyjnych szerkim zasięgu nt. mżliwści finanswania Liczba uczestników szkleń dla beneficjentów Liczba zrealizwanych działań infrmacyjnprmcyjnych szerkim zasięgu (w rzumieniu CPR, zał. XII pkt b jedn szerk zakrjne działanie infrmacyjne rcznie ), prmujących cały prgram peracyjny skierwanych d minimum 2 grup dcelwych i wykrzystujących minimum 3 narzędzia kmunikacji, przy czym wszystkie te działania realizwane są pd wspólnym kmunikatem Obliczając wartść wskaźnika należy zsumwać wszystkich uczestników frm wszystkich szkleniwych dla beneficjentów (tj. szkleń, warsztatów, seminariów, kursów itp.). Dana sba pwinna zstać pliczna tyle razy, w ilu szkleniach wzięła udział. Sztuka Sztuka Typ wskaźnika Prduktu Rezultatu bezpśred -nieg Źródł danych System mnitrwa nia System mnitrwa nia Jednstka Częsttliwść pmiaru Instytucja dpwiedzialna Wartść bazwa Wartść dcelwa w 2023 r. Crcznie IZ* 0 4 Crcznie IZ*

35 35 Cel Mierniki realizacji Operacjnalizacja wskaźnika Typ wskaźnika Źródł danych Jednstka Częsttliwść pmiaru Instytucja dpwiedzialna Wartść bazwa Wartść dcelwa w 2023 r. Ocena przydatnści szkleń dla beneficjentów Obliczając wartść wskaźnika należy bliczyć średnią arytmetyczną ze wszystkich średnich arytmetycznych ze szkleń przeprwadznych dla beneficjentów. Skala 1-5 Rezultatu bezpśred -nieg Badanie ankietwe Crcznie IZ* 4,10 4,25 Średnia arytmetyczna za szklenie t średnia ze wszystkich dpwiedzi udzielnych w ankietach. 3. Kmunikacja Funduszy Eurpejskich zapewnia spłeczeństwu infrmację na temat prjektów współfinanswanych z Funduszy Eurpejskich w ramach POIiŚ Liczba działań infrmacyjnprmcyjnych szerkim zasięgu nt. siągnięć prgramu Liczba zrealizwanych działań infrmacyjnprmcyjnych szerkim zasięgu na temat siągnięć prgramu (w rzumieniu CPR, zał. XII pkt b jedn szerk zakrjne działanie infrmacyjne rcznie ), prmujących część lub cały prgram peracyjny, skierwanych d minimum 2 grup dcelwych i wykrzystujących minimum 3 narzędzia kmunikacji, przy czym wszystkie te działania są realizwane pd wspólnym kmunikatem Sztuka Prduktu System mnitrwa nia Crcznie IZ* 0 3

36 36 Cel Mierniki realizacji Operacjnalizacja wskaźnika 4. Kmunikacja Funduszy Eurpejskich zapewnia szerką akceptację spłeczną dla działań rzwjwych realizwanych przy pmcy Funduszy Eurpejskich (cel mnitrwany w ramach hryzntalnej strategii kmunikacji plityki spójnści na lata Znajmść pjęcia Fundusze Eurpejskie Odsetek mieszkańców Plski dstrzegających wpływ FE na rzwój Plski Odsetek mieszkańców Plski uważających, że sbiście krzystają ni z Funduszy Eurpejskich Odsetek mieszkańców Plski, deklarujących znajmść pjęcia "Fundusze Eurpejskie" lub "Fundusze Unijne" Odsetek mieszkańców Plski dstrzegających wpływ Funduszy Eurpejskich na rzwój Plski Odsetek mieszkańców Plski uważających, że sbiście krzystają ni z Funduszy Eurpejskich lub ze zmian, jakie zachdzą dzięki Funduszm % % % Typ wskaźnika Rezultatu strategiczn eg Rezultatu strategiczneg Rezultatu strategiczn eg Źródł danych Badania spłeczne (spłeczeńst w) Badania spłeczne (spłeczeństw) Badania spłeczne (spłeczeńst w) Jednstka Częsttliwść pmiaru Instytucja dpwiedzialna Wartść bazwa Wartść dcelwa w 2023 r. Crcznie IK UP 90% 93% Crcznie IK UP 84% 90% Crcznie IK UP 57% 62% * IZ sprawzdaje miernik realizacji d IK UP na pdstawie danych IZ, IP i IW.

37 8.2. Ocena bieżąca działań infrmacyjnych i prmcyjnych W celu zachwania trafnści (adekwatnści), jakści, użytecznści, skutecznści i efektywnści realizwanych działań IZ, IP i IW dknują ich bieżącej analizy i ceny. Pzwli t w dpwiednim czasie na ich skrygwanie i ewentualną mdyfikację. Zminimalizwane zstanie również ryzyk pwtarzania błędów i pwtórnej realizacji nietrafinych działań. Wyniki ceny stanwić będą również ważny element wymiany dświadczeń pmiędzy instytucjami. Przykładwe kryteria ceny jakści, użytecznści i efektywnści, które pwinny być wykrzystywane d działań realizwanych przez instytucje w systemie realizacji POIiŚ bejmują: Szklenia i działania edukacyjne cena jakści szkleń, mierzna pprzez ankietę p zakńczeniu szklenia wśród uczestników; Publikacje (drukwane i elektrniczne) wskaźnik FOG 21 (tzw. indeks przystępnści tekstu), publikwaneg na strnach internetwych, w publikacjach, brszurach, wytycznych i instrukcjach dla beneficjentów; Wsparcie prcesu aplikwania i realizacji prjektu udział pprawnie złżnych wnisków dfinanswanie d łącznej liczby wszystkich wnisków dfinanswanie; dsetek prawidłw wypełninych wnisków płatnść; dsetek beneficjentów, którzy przynajmniej dbrze ceniają udzielną im pmc w ubieganiu się śrdki raz realizacji prjektów; Strny internetwe i media spłecznściwe liczba unikalnych użytkwników daneg prtalu/serwisu internetweg, z uwzględnieniem danych dwiedzalnści tej strny; liczba kmentarzy i pdzieleń się treścią (share) w mediach spłecznściwych; Działania w mediach i kampanie zasięg audycji telewizyjnych, radiwych i publikacji praswych; pzim znajmści wspmaganej elementów kampanii (np. sptu telewizyjneg); pzim znajmści kmunikatu kampanii spśród tych, którzy znają elementy kampanii; kszt dtarcia kampanii infrmacyjn-prmcyjnej d grupy dcelwej, pzim dstępnści strn www raz materiałów infrmacyjnych i prmcyjnych w tym dstępnści dla sób z niepełnsprawnściami. W zależnści d zaplanwaneg działania IZ, IP i IW już na etapie przygtwywania działania kreślą dane jakie będą zgrmadzne, aby trafnie cenić użytecznść i efektywnść realizwaneg działania infrmacyjneg lub prmcyjneg. Wyniki cen działań infrmacyjn-prmcyjnych realizwanych w ramach POIiŚ przez IZ, IP i IP/IW są crcznie przekazywane IK UP, jak również są przedmitem wymiany dświadczeń z innymi instytucjami w systemie POIiŚ. 21 Gunning-Fg Index wskaźnik mglistści Gunninga kreśla pzim skmplikwania daneg tekstu. Jeśli chce się być zrzumiałym, należy używać krótkich słów i zdań. Przekaz wymaga wtedy d dbircy mniej wysiłku włżneg w czytanie.

38 Mnitring działań infrmacyjnych i prmcyjnych Mnitring znacza systematyczne zbieranie i analizwanie danych w zakresie realizacji działań infrmacyjn-prmcyjnych. Jest narzędziem weryfikacji pstępu realizacji planów działań, ale również stanwi źródł infrmacji d późniejszej ceny i ewaluacji działań. System mnitringu Strategii kmunikacji POIiŚ bejmuje wybrane wskaźniki na temat pdejmwanych działań infrmacyjn-prmcyjnych. Wskaźniki mnitringwe zbierają dane przydatne d analiz i ewentualnych mdyfikacji kierunków kmunikacji. Dane mnitringwe są zbierane cyklicznie, aby mżliwa była bserwacja pstępu realizacji działań. Dane z POIiŚ przekazywane są crcznie przez IZ d IK UP Sprawzdawczść IZ we współpracy z IP i IW pracwuje sprawzdania z przeprwadznych działań infrmacyjnych i prmcyjnych w pprzednim rku zgdnie z Wytycznymi w zakresie sprawzdawczści na lata Sprawzdania są przekazywane d IK UP w celu uzyskania pinii na temat ich zgdnści ze Strategią kmunikacji plityki spójnści i Strategią kmunikacji prgramu raz pd kątem wyknania rczneg planu działań infrmacyjnych i prmcyjnych. Na pdstawie sprawzdania IZ crcznie infrmuje Kmitet Mnitrujący : pstępach we wdrażaniu strategii kmunikacji, analizie efektów działań infrmacyjnych i prmcyjnych. Sprawzdania rczne w 2017 r. i 2019 r. z realizacji prgramów bejmują cenę realizacji strategii kmunikacji. Na kniec kresu prgramwania IZ pracwuje sprawzdanie z realizacji strategii kmunikacji w ramach sprawzdania kńcweg z realizacji prgramu. 9. Ramwy harmngram Harmngram przedstawiny pniżej ma charakter rientacyjny. Działania IZ, IP i IW dla POIiŚ będą szczegółw planwane w rcznych planach działań infrmacyjnych i prmcyjnych Kmunikacja wewnętrzna Krdynacja działań kmunikacyjnych Infrmwanie pinii publicznej uruchamianiu UP i POIiŚ Infrmwanie pinii publicznej uruchmianiu UP i prgramów Aktywizacja ptencjalnych beneficjentów w ubieganiu się wsparcie z POIiŚ

39 39 Wsparcie beneficjentów w realizacji prjektów Infrmacja na temat prjektów współfinanswanych z FE w ramach POIiŚ Prezentwanie efektów wdrażania POIiŚ kresu Prezentwanie efektów wdrażania POIiŚ kresu Mnitring i cena 10. Rczna aktualizacja działań Z przepisów załącznika XII rzprządzenia gólneg wynika bwiązek rcznej aktualizacji części Strategii dtyczącej działań z zakresu infrmacji i prmcji, które mają być przeprwadzne w klejnym rku. Działania stanwią załączniki d Strategii kmunikacji. 11. Wizualizacja Wizualizacja marki Fundusze Eurpejskie raz pszczególnych prgramów stanwi kntynuację linii graficznej przyjętej dla Nardwej Strategii Spójnści na lata Znak (lg) marki Fundusze Eurpejskie stanwią łącznie: znak graficzny (sygnet) raz graficzna frma nazwy Fundusze Eurpejskie (lgtyp). W przypadku Prgramu lgtyp zawiera nazwę Infrastruktura i Śrdwisk. Szczegółwa charakterystyka systemu identyfikacji wizualnej raz zasady stswania znaczeń bwiązujących pdmity i beneficjentów zaangażwanych w realizację plityki spójnści zawiera Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Eurpejskie i znaków prgramów plityki spójnści na lata , stanwiąca drębny dkument. Zstała na pracwana przez Instytucję Krdynującą Umwę Partnerstwa w zakresie infrmacji i prmcji dla wszystkich prgramów plityki spójnści. Jest zgdna z zapisami Rzprządzenia wyknawczeg Kmisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiająceg zasady stswania rzprządzenia Parlamentu Eurpejskieg i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółwych uregulwań dtyczących transferu wkładów z prgramów i zarządzania nimi, przekazywania sprawzdań z wdrażania instrumentów