SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY W ZAKRESIE AUDYTU WENĘTRZENGO BIURA AUDYTU I KONTROLI ZA 2007r.

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY W ZAKRESIE AUDYTU WENĘTRZENGO BIURA AUDYTU I KONTROLI ZA 2007r. Biur Audytu i Kntrli przedstawia sprawzdanie z realizacji pszczególnych zadań wynikających z Planu pracy Biura Audytu i Kntrli na rk 2007 w zakresie audytu wewnętrzneg. I. Zadania rganizacyjne Realizwane przez biur zadania charakterze rganizacyjnym bejmwały: 1. Opracwanie planu audytu na rk 2008 zgdnie z art. 53 pkt 5.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r finansach publicznych (Dz. U 2005 nr 249 pz z późn. zm.). 2. Sprządzenie sprawzdania z wyknania planu audytu za rk 2006 zgdnie z art. 53 pkt 5.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r finansach publicznych (Dz. U 2005 nr 249 pz z późn. zm.). 3. Aktualizacja prcedur wynikająca ze zmian rganizacyjnych KRUS: Prcedura przygtwywania Rczneg Planu Audytu Wewnętrzneg Prcedura przeprwadzania audytu wewnętrzneg Prcedura sprawzdawczści z wyknania zadania audytweg 4. Prwadzenie i archiwizwanie akt stałych i bieżących audytu. 5. Prwadzenie dziennika krespndencyjneg, rejestru upważnień, rejestru audytów, rejestru szkleń raz rejestru delegacji służbwych pracwników biura. 1

2 II. Realizacja zadań audytwych W rku 2007 zrealizwan trzy zadania audytwe ujęte w planie rcznym raz jedn zadanie pzaplanwe. Realizacja zadań bejmwała: Zbieranie materiałów i infrmacji związanych z tematyką zadań audytwych. Identyfikacja i analiza ryzyka w bszarach będących przedmitem audytu. Wytypwanie kmórek/ddziałów reginalnych d przeprwadzenia audytu. Przeprwadzanie czynnści audytwych. Sprządzanie sprawzdań zbirczych i jednstkwych z wyknanych audytów. Mnitrwanie wyknania rekmendacji. W rku 2007 zrealizwan następujące zadania audytwe: Prawidłwść pstępwania udzielenie zamówień publicznych w OR KRUS zadanie przeprwadzn w kresie luty kwiecień 2007r. Czynnści audytwe zstały przeprwadzne w Wydziałach/ Samdzielnych Referatach Ogólnych wybranych ddziałów reginalnych: OR Nwy Sącz (becnie PT OR Kraków), OR Ostrłęka (becnie PT - OR Warszawa), OR Płck (becnie PT - OR Warszawa), OR Sztum (becnie PT OR Gdańsk). Celem przeprwadzenia zadania audytweg w badanym bszarze był dknanie ceny prawidłwści pstępwań udzielanie zamówień publicznych raz sprawdzenie czy mechanizmy kntrli funkcjnują prawidłw i pzwalają na siągnięcie zamierznych celów. Dknan również ceny celwści i efektywnści wydatkwania śrdków finanswych z funduszu administracyjneg, wynikających z realizacji umów pdpisanych w ramach przeprwadznych pstępwań na dstarczne usługi/dbra/rbty budwlane. D bszarów ryzyka zaliczn: zgdnść pstępwań z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi, przestrzeganie pprawnści trybów udzielania zamówień publicznych, należyte dkumentwanie przeprwadzanych pstępwań, terminwść realizwania pszczególnych etapów przeprwadzanych 2

3 pstępwań, zasady ustalania wartści szacunkwej zamówienia, zasady sprządzania specyfikacji isttnych warunków zamówienia, umwy zawarte w wyniku przeprwadznych pstępwań, dpwiedzialnść sób związanych z przygtwaniem pstępwania zamówienie publiczne, śrdki chrny prawnej (prtest, dwłanie, skarga), stswane mechanizmy kntrlne w prcesie udzielania zamówień publicznych. Audytrzy w wyniku stwierdznych uchybień udzielili stswnych rekmendacji. Rekmendacje zstały przyjęte i wdrżne. Wszystkie Oddziały Reginalne zstały pinfrmwane wynikach przeprwadzneg audytu i zbwiązane pismem Prezesa KRUS d przeprwadzenia analizy prcesu udzielania zamówień publicznych. Ocena prawidłwści nabru na wlne stanwiska pracy w jednstkach rganizacyjnych KRUS audyt przeprwadzn pza rcznym planem audytów wewnętrznych na zlecenie Prezesa KRUS w kresie maj - czerwiec 2007r. Czynnści audytwe zstały przeprwadzne w Wydziałach Ogólnych wybranych ddziałów reginalnych: OR Warszawa, OR Żyrardów (becnie PT OR Warszawa). Celem przeprwadzenia zadania audytweg w wybranym bszarze był dknanie ceny prawidłwści pstępwania przy nabrze kandydatów na wlne stanwiska pracy zgdnie z wymaganymi kwalifikacjami i kmpetencjami w Oddziałach Reginalnych KRUS. Audytem bjęt rekrutacje przeprwadzne d stycznia 2006r d maja 2007r. Obiektywnej i niezależnej cenie zstały pddane bszary ryzyka dtyczące: zgdnści realizacji prcesu rekrutacji z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi, przyjmwania kryteriów kniecznych i pżądanych przy bsadzaniu pszczególnych stanwisk, zgdnści kwalifikacji kreślnych w głszeniach nabrze na wlne stanwiska z wymaganiami kreślnymi w Zestawieniu Stanwiskwych Kart Kmpetencji OR KRUS, spsbów rzpwszechniania głszeń nabrze na wlne miejsca pracy w KRUS, 3

4 należyteg dkumentwania prcesu rekrutacji, stswania narzędzi/metd ceny kwalifikacji kandydatów pdczas przeprwadzania prcesu rekrutacji, sprządzania umów pracę z nwzatrudninymi pracwnikami, mechanizmów kntrlnych stswanych w prcesie rekrutacji. Audytrzy udzielili pszczególnym Oddziałm Reginalnym stswnych rekmendacji. Rekmendacje zstały przyjęte i wdrżne.. Prawidłwść rzliczeń KRUS z pdmitami zewnętrznymi: ZUS, US, NFZ temat zrealizwany zgdnie z Rcznym Planem Audytu Wewnętrzneg na rk 2007 w kresie lipiec wrzesień 2007r. Czynnści audytwe zstały przeprwadzne w Wydziałach /Samdzielnych Referatach Finansw Księgwych wybranych ddziałów reginalnych: OR Olsztyn, OR Augustów (becnie PT OR Białystk), OR Łódź. Audyt miał charakter zapewniający, któreg celem był dknanie ceny prawidłwści pstępwania w prcesie zgłaszania i wyrejestrwania z ubezpieczenia, aktualizacji danych płatnika i pdatnika raz naliczania i rzliczania należnych składek z tytułu ubezpieczeń raz pdatku dchdweg d sób fizycznych, a także sprawdzenie czy mechanizmy kntrli funkcjnują prawidłw i pzwalają na siągnięcie zamierznych celów. Ocenie pdlegały następujące bszary ryzyka: zgdnść z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi, terminwść zgłaszania d ubezpieczenia spłeczneg i na cele pdatkwe, prawidłwść i rzetelnść bliczania, ptrącania i płacania składek raz innych składek i wpłat d których pbierania zbwiązany jest ZUS i US, ustalanie uprawnień d świadczeń z ubezpieczeń spłecznych i wypłacanie tych świadczeń raz dknywanie rzliczeń z teg tytułu, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń spłecznych i pdatkwych, prawidłwść sprządzania i terminwść przekazywania pdatnikwi raz właściwemu US imiennej infrmacji siągniętych dchdach i przychdach w danym rku pdatkwym (PIT-11/8B), należyte dkumentwanie prcesu, krekty dknywanych rzliczeń, ewidencja finansw-księgwa prcesu rzliczeń z pdmitami zewnętrznymi, 4

5 mechanizmy kntrlne stswane w audytwanym prcesie. Audytrzy wewnętrzni udzielili stswnych rekmendacji kmórkm zaangażwanym w realizację prcesu w audytwanych ddziałach reginalnych. Rekmendacje zstały przyjęte. Wszystkie Oddziały Reginalne zstały pinfrmwane wynikach przeprwadzneg audytu i zbwiązane pismem Prezesa KRUS d przeprwadzenia analizy prcesu rzliczeń z pdmitami zewnętrznymi: ZUS, US, NFZ. Ocena funkcjnwania systemu kntrli wewnętrznej czynnści audytwe przeprwadzn w kresie październik grudzień 2007r. Zadanie audytwe zstał przeprwadzne w biurach merytrycznych Centrali KRUS. Celem przeprwadzenia zadania audytweg w wybranym bszarze był dknanie ceny prawidłwści funkcjnwania systemu kntrli wewnętrznej w jednstce pprzez: ptwierdzenie, że w jednstce wprwadzn i stsuje się zasady etyczneg pstępwania. zapewnienie, że prces rekrutacji na wlne stanwiska pracy przebiega w spsób zgdny z zewnętrznymi przepisami i wewnętrznymi uregulwaniami. ptwierdzenie, że pracwnikm Kasy zapewnia się właściwą, niezbędną d prawidłweg wyknywania zadań ilść i jakść szkleń. ptwierdzenie, że w rganizacji ustala się cele na c najmniej kres rczny, mnitruje się ich wyknanie raz dknuje analizy ryzyk i kreśla rdzaje reakcji na zagrżenia. ptwierdzenie, że dkumentwanie prcesu kntrli prwadzne jest w frmie pisemnej, jest kmpletne, rzetelne, aktualne i gólnie dstępne dla pracwników. ptwierdzenie, że rejestrwanie i zatwierdzanie peracji finanswych i gspdarczych w jednstce jest rzetelne, bejmuje wszystkie peracje finanswe i gspdarcze, jest przejrzyste a realizacja peracji jest terminwa i zatwierdzana przez upważnine sby. zapewnienie, że kluczwe bwiązki w zakresie prwadzenia, zatwierdzania, rejestrwania i sprawdzania peracji gspdarczych i finanswych jest rzdzielne pmiędzy rżne sby a w ramach hierarchii służbwej zapewniny jest dpwiedni nadzór. zapewnienie, że przestrzegane są przyjęte w jednstce zasady dtyczące chrny zasbów finanswych, rzeczwych i infrmatycznych. 5

6 zapewnienie, że infrmacja przekazywana pracwnikm jest terminwa, dkładna, rzetelna, dstępna, dpwiada bieżącym ptrzebm i przekazana jest w dpwiedniej frmie. zapewnienie, że w KRUS stwrzne są dpwiednie prcedury, które pmagają na bieżąc rzwiązywać ewentualne prblemy lub zapbiegają ich pwstawaniu w przyszłści. D bszarów ryzyka, które wymagają przeprwadzenia audytu zaliczn: śrdwisk kntrli - zasady etyczne - pracwnicy - struktura rganizacyjna zarządzanie ryzykiem - mnitrwanie realizacji zadań - identyfikacja ryzyka infrmacja i kmunikacja: bieżąca infrmacja system kmunikacji wewnętrznej system kmunikacji zewnętrznej mechanizmy kntrli: dkumentwanie kntrli dkumentwanie, rejestrwanie i zatwierdzanie peracji finanswych i gspdarczych pdział bwiązków i nadzór graniczenie dstępu d zasbów mnitrwanie i cena - bieżąca cena systemu kntrli Audytrzy wewnętrzni udzielili stswnych rekmendacji w realizację prcesu.rekmendacje zstały przyjęte. biurm zaangażwanym 6

7 III. Współpraca z biurami C/KRUS Opiniwanie prjektów zarządzeń i innych wewnętrznych przepisów raz prcedur C/KRUS. Zbieranie prpzycji tematów d planu audytu. Prwadzenie merytrycznych wyjaśnień dtyczących działalnści peracyjnej w wybranych bszarach ryzyka. Współpraca w zakresie wybru OR i innych pdległych jednstek, które zstaną pddane audytwi. IV. Współpraca z innymi instytucjami W zakresie planu audytu wewnętrzneg na rk 2008 raz sprawzdania z wyknania rczneg planu audytu za rk 2006 z Ministerstwem Finansów. W zakresie raprtów miesięcznych z zakńcznych zadań audytwych (d lipca 2007r)- z Ministerstwem Finansów V. Szklenia Uczestniczenie w szkleniach zewnętrznych pdnszących kwalifikacje zawdwe audytrów wewnętrznych. Sprządzi: Drta Mazur Audytr Wewnętrzny Zatwierdził: Jlanta Nerł Wicedyrektr Biura Audytu i Kntrli Opracwan w Biurze Audytu i Kntrli Warszawa, dnia 9 stycznia 2008r. 7