Załącznik nr 1 Do instrukcji obiegu dokumentów ORW LP w Bedoniu SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 Załącznik nr o instrukcji obiegu dokumentów ORW LP w Bedoniu SCHEMAT OBIEGU ÓW

2 sporządza I. RY. Wniosek o zatrudnienie nowego pracownika i wypowiedzenie umowy o pracę Kierownik z chwilą zaistnienia potrzeby - - kierownik org.. Umowa o pracę, zmiany dotyczące umowy o pracę (parafa na lewym marginesie umowy w dolnym rogu) 3 w ie określonym Kodeksem pracy - pracownik - 3. Kwestionariusz osobowy kandydat na pracownika zatrudnienia otrzymania - 4. Powiadomienie zakładowej organizacji związkowej o zamiarze rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem lub o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi w ie określonym Kodeksem pracy - zakładowa organizacja związkowa -

3 sporządza Wypowiedzenie umowy o pracę, - wypowiedzenie warunków płacy i pracy, - rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia 3 w ie określonym Kodeksem pracy - pracownik - zakładowa organizacja związkowa - 6. Informacja o nieprzestrzeganiu dyscypliny pracy przełożony pracownika z chwilą stwierdzenia wykroczenia otrzymania - - przełożony pracownika 7. Informacja o nieprzestrzeganiu przepisów bhp lub komisja powołana przez otrzymania - - kierownik 8. Umowa z pracownikiem o odpowiedzialności materialnej pracownik, któremu powierzono majątek najpóźniej w dniu przejęcia składników majątkowych niezwłocznie GK, - -pracownik 3

4 sporządza Świadectwo pracy 3 zgodnie z Kodeksem pracy niezwłocznie - pracownik - 0. Karta obiegowa niezwłocznie -. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami bhp i ppoż. pracownik z chwilą zatrudnienia oraz w ach określonych przepisami lub złożenia oświadczenia otrzymania -. Lista obecności - najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca poprzedniego po zakończeniu miesiąca - 3. Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Kierownik 3 przed wyznaczonym em - - wystawiający 4

5 sporządza Plan urlopów w zal. od potrzeb zgodnie z Kodeksem pracy - - BTL,ZP, SN,K,LSF 5. Karta urlopowa 3 zgodnie z planem urlopów i Kodeksem pracy bezpośredni przełożony - pracownik - - przełożony pracownika 6. Wniosek o udzielenie urlopu pracownik na dni przed wyznaczonym em otrzymania bezpośredni przełożony - - przełożony 7. Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego pracownik przynajmniej na dzień przed em otrzymania bezpośredni przełożony - 8. Informacja o czasie efektywnie przepracowanym i nie przepracowanym poszczególne organizacyjne o 3 dnia miesiąca następnego - 5

6 sporządza Zlecenie wypłaty nagrody jubileuszowej 3 przed em wypłaty na dni przed em wypłaty - pracownik - 0. Wniosek o wypłatę odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę 3 przed em wypłaty na dni przed em wypłaty -pracownik -. Zlecenie wypłaty odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia przed em wypłaty na dni przed em wypłaty -. Zlecenie wypłaty odprawy pośmiertnej przed em wypłaty na dni przed em wypłaty - 3. Zlecenie przyznania świadczeń losowych i ekwiwalentów z ZFŚS i związki zawodowe przed em wypłaty na dni przed em wypłaty - - 6

7 sporządza Zlecenie przyznania premii, nagrody lub dodatkowego wynagrodzenia ( trzynastki ) przed em wypłaty na 4 dni przed em wypłaty - 5. Karta czasu pracy pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych na 5 dni przed em wypłaty - 6. Imienne zestawienie potrąceń z wynagrodzeń na 3 dni przed em wypłaty - 7. Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, ZUS dowód obcy niezwłocznie otrzymania otrzymania 8. Orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy dowód obcy otrzymania - 7

8 sporządza Notatka o zaistnieniu wypadku przy pracy Kierownik bezpośrednio po zdarzeniu. ds. bhp w momencie otrzymania -. ds. bhp - przełożony pracownika 30. Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku lub komisja powołana przez yrektora niezwłocznie Osoba odpowiedzialna ds. bhp otrzymania jak wyżej - prac. ds. bhp 3. Rejestr wypadku przy pracy - ds. bhp 3. Rejestr delegacji, ewidencji przebiegu pojazdu prywatnego i umów. 33. Rejestr składanych ofert przetargowych wg kolejności wpływu ofert 8

9 sporządza Poświadczenie przyjęcia oferty - prac. ds. bhp 35. Zaświadczenie o pracy i płacy wg potrzeb 36. Wniosek o pożyczkę z ZFŚS pracownik wg potrzeb komisja po rozpatrzeniu, ORWLP, RLP w Łodzi Karta pracy pojazdu SF na koniec każdego miesiąca Kierownik -SF II. FINANASE I KSIĘGOWOŚĆ 38. owód wpłaty KP księgowa - wpłacający 9

10 sporządza owód wypłaty KW księgowa wypłaty na podstawie zatwierdzonego dokumentu GK, 40. Raport kasowy księgowa wystawienia na bieżąco 4. Lista płacy księgowa przed zakoszeniem miesiąca otrzymania otrzymania GK., 4. Lista wypłat nagród, premii okolicznościowych oraz innych świadczeń. księgowa najpóźniej do dnia wypłaty otrzymania otrzymania GK, 43. Rachunek wykonawcy zlecenia, dzieła dowód obcy wg wskazań w umowie kierownik zlecającej pracę otrzymania GK, 0

11 sporządza Kartoteka wynagrodzeń ( wydruk z programu Kadry i Płace) księgowa (wydruk wg potrzeb lub za -miesięcy) księgowość GK 45. Nota księgowa uznaniowa księgowa wystawienia GK, - adresat 46. Nota księgowa obciążeniowa księgowa wystawienia GK, - adresat 47. Wniosek o zaliczkę na zakupy gotówkowe i delegacje wnioskujący wystawienia bezpośredni przełożony wypłaty GK,

12 sporządza Polecenie księgowania księgowa wystawienia 49. Rozliczenie zaliczki zaliczkobiorca do 7 dnia od ostatniego zakupu bezpośredni przełożony GK, 50. Polecenie wyjazdu służbowego a) w określone miejsce pracownik przed wyznaczonym dniem wyjazdu lub w danym dniu bezpośredni przełożony - pracownik b) rachunek kosztów podróży pracownik następnego dnia po podróży bezpośredni przełożony GK, 5. Wyrażenie zgody odbycia podróży służbowej samochodem nie będącym własnością pracodawcy (na polecenia wyjazdu służbowego) pracownik przed wyznaczonym dniem wyjazdu lub w danym dniu

13 sporządza Ewidencja przebiegu pojazdu prywatnym samochodem delegowany go dnia następnego miesiąca bezpośredni przełożony go dnia następnego miesiąca Przekaz gotówki za pośrednictwem poczty z tytułu zaliczenia pocztowego poszczególne organizacyjne w momencie wysyłki W dniu otrzymania gotówki - wpłata do kasy na podst. rejestru wpłat dokument dołączony do KP 54. Przelew środków pieniężnych z rachunku bankowego (boscom) dokument źródłowy 4 w ie zapłaty upoważnieni wg wzoru podpisu złożonego w banku - bank - bank wierzyciela - wierzyciel Zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży zagranicznej (zlecenie płatnicze) delegowany Wyciąg bankowy dowód obcy Nota odsetkowa 58. Potwierdzenie salda księgowa księgowość lub dowód o obcy wystawienia uznania lub obciążenia rachunku bankowego bezpośredni przełożony otrzymania upoważnieni wg wzoru podpisu złożonego w banku wystawienia GK, 7 dnia otrzymania GK - bank - dłużnik -Kontrahent - 3

14 sporządza Czek gotówkowy księgowa wystawienia wg wzoru podpisu złożonego w banku 60. eklaracja podatku od nieruchomości wg przepisów szczegółowych GK, - odp. urząd 6. eklaracja i zgłoszenia ZUS księgowa wg przepisów szczegółowych GK - odp. urząd 6. eklaracja PFRON księgowa wg przepisów szczegółowych GK - odp. urząd 63. eklaracja podarku VAT księgowa wg przepisów szczegółowych GK - odp. urząd 64. eklaracja podatku dochodowego od osób fizycznych księgowa wg przepisów szczegółowych GK - odp. urząd 65. Polisa ubezp. OC AC odpowiednia org. wg przepisów szczegółowych wg przepisów szczegółowych GK, - odpowiednia inst.ubezp. 4

15 sporządza Polisy ubezpieczeniowe pozostałe/od mienia/ księgowa wg przepisów szczegółowych GK, - - odpowiednia inst.ubezp III. ACJA OBROTU MAGAZYNOWEGO MATERIAŁÓW, TOWARÓW I WYROBÓW GOTOWYCH 67. Faktura VAT, rachunek za zakupione materiały, towary, produkty, majątek trwały. magazynier -faktura dostawy jest dokumentem przyjęcia na magazyn materiałów towarów dostawy kierownik dni od daty wpływu otrzymania GK, 68. Nota dotycząca nieprawidłowo wystawionej faktury, rachunku VAT przez dostawcę Pracownicy z chwilą stwierdzenia nieprawidłowości osoba upoważniona do podpisania faktur VAT - dostawca 69. Zgłoszenie reklamacji magazynier lub pracownik z chwilą stwierdzenia wady, nie później niż w ie przewidzianym przepisami o reklamacji kierownik otrzymania Kierownik, - dostawca - organiz. 70. Przyjęcie materiału PZ magazynier z chwilą otrzymania materiału- brak faktury dostawy niefakturowane osoba materialnie odpowiedxialna - magazyn 5

16 sporządza Przesunięcie materiału pomiędzy magazynami oraz pomiędzy zamówieniami wewnętrznymi w ZP magazynier, albo specjalista w ZP 3 Kierownik działu, zakładu - magazyn do zleżenia wewnętrznego 7. Rozchód wewnętrzny materiałów magazynowych magazynier 3 przed wydaniem materiału z magazynu Kierownik działu, zakładu - ZP- zlecenia wewnętrzne lub poszczególne organizacyjne 73. Protokół odzysku materiałów (załącznik do Pz) magazynier przyjęcia odzysku - magazyn 74. Przyjęcie odpadu makulatury / Pz ilościowo/ Protokół z rozliczenia zleceń wewnętrznych magazyn razy w roku Kierownik ZP Kierownik ZP - ZP 6

17 sporządza Zlecenia wewnętrzne rozliczenie zużycia materiałów na poszczególnych zleceniach Specjalista w ZP wg wpływających zleceń wewnętrznych Kierownik ZP - ZP 76. Kwit skupu złomu (podstawa do wystawienia przyjęcia i sprzedaży) do 7 dni wystawienie faktury Vat na sprzedaż złomu Na bieżąco otrzymania Pz i faktura - Pz i faktura 77. Umowa kupna i sprzedaży (oryginalne podpisy stron uczestniczących w umowie na wszystkich i na każdej stronie) poszczególne organizacyjne wg potrzeb przed okresem objętym umową najpóźniej w pierwszym dniu obowiązywania umowy GK, (Radca prawny wzór umowy) - sporządzająca -wg potrzeb () 78. Kalkulacje na usługi i wyroby pracownicy poszcze - gólnych kopmórek organizacyjnych wg potrzeb kierownik GK, - sporządzająca wg potrzeb () 7

18 sporządza Faktura VAT za sprzedane towary, wyroby i usługi magazynier wyznaczeni pracownicy poszcze - gólnych kopmórek organizacyjnych 3 Najpóźniej 7 dnia od wydania z magazynu lub wykonania usługi sporządzający -odbiorca oryginał - - kopia - wystawiająca fakturę 80. Korekta faktury VAT magazynier wyznaczeni pracownicy poszcze - gólnych kopmórek organizacyjnych 3 niezwłocznie sporządzający -odbiorca oryginał/podpis na fakturze odbiorcy/ - - kopia - wystawiająca fakturę 8. Ewidencji obrotów i stanów magazynowych Osoby materialnie odpowiedzialne - go dnia po zakończeniu miesiąca raz w miesiącu magazynier księgowa - magazyn 8. Zlecenia zewnętrzne referent w dziale poligrafii rejestracja wpływu zleceń 8

19 sporządza IV. Y OTYCZĄCE INWENTARYZACJI 83. Arkusz spisu z natury Komisja inwentaryz. Wg potrzeb Niezwłocznie po zakończeniu inwentaryzacji - osoba matr. odp. - wg potrzeb () 84. Zbiorcze zestawienie ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych księgowa w ciągu 7dni po otrzymaniu arkuszy spisowych GK -Przewodniczący komisji inwentar. 85. Protokół Komisji inwetaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych Przewodniczący komisji inwentaryz. w ciągu 0 dni po otrzymaniu zestawienia różnic inwent. GK otrzymania GK, V. Y OTYCZ ACE PROCEURY PRZETARGOWEJ 86. Wniosek o uruchomienie postępowania przetargowego kierownik PK przewod. komisji przetargowej -kierownik -Przewodniczący komisji przetargowej 9

20 sporządza Specyfikacja istotnych warunków zamówienia kierownik zgodnie z obowiązującymi przepisami komisja ds. zgodnie z procedurą komisja ds. zgodnie z procedurą przetar - kierownik -przewodniczący komisji przetargowej 88. Ogłoszenie o kierownik w zal. od potrzeb zgodnie z obowiązującymi przepisami komisja ds. zgodnie z procedurą komisja ds. zgodnie z procedurą - kierownik -przewodniczący komisji przetargowej 89. Oferta przetargowa oferent przed datą, zgodnie z obowiązującymi przepisami komisja ds. zgodnie z procedurą komisja ds. zgodnie z procedurą - kierownik -przewodniczący komisji przetargowej 90. Protokół komisja przetargowa po wyborze ofert, przed zakończeniem bezpośrednio po sporządzeniu otrzymania jak wyżej otrzymania jak wyżej, zgodnie z procedurą - kierownik -przewodniczący komisji przetargowej 0

21 sporządza Informacja o dla wykonawców kierownik w zal. od potrzeb zgodnie z obowiązującymi przepisami - kierownik -przewodniczący komisji przetargowej 9. Umowa zawarta w wyniku kierownik 4 zgodnie z obowiązującymi przepisami komisja ds. GK, - komisja przetargowa -kierownik -wg potrzeb, 93. Informacja o wpłacie i zwrocie wadium kierownik na biezaco Kierownik VI. OKUMETY OTYCZĄCE ŚROKÓW TRWAŁYCH 94. Przyjęcie środka trwałego OT księgowa w miesiącu zakończenia inwestycji Zgodnie z ewidencją środków trwałych kierownik - kirownik

22 sporządza Przekazanie przyjęcia środka trwałego PT księgowa 3 w miesiącu zgodnie z ewidencją środków trwałych odpowiedzialny za środek trwały - przejmujący - przekazujący Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego przekazujący 3 przed dniem lub śr. trwałego zgodnie z ewidencją środków trwałych otrzymania jak wyżej odpowiedzialny za środek trwały - przejmujący - przekazujący 97. Podwyższenie wartości środka trwałego WT księgowa w miesiącu zgodnie z ewidencją środków trwałych kierownik - Kierownik 98. Likwidacja środka trwałego odpowiedzial ny materialnie 3 postawienia śr. trw. w stan likwidacji zgodnie z ewidencją środków trwałych komisja ds. likwidacji majątku - kierownik - komisja likwidacyjna 99. Zmiana miejsca użytkowania MT zdający 3 zgodnie z ewidencją środków trwałych kierownicy - przekazujący - zdający - przekazujący - zdający

23 sporządza Protokół odbioru robót (usług) w tym kosztorys wykonawczy (na wszystkich oryginalne podpisy stron) załącznik do faktury wykonawca wystawienia Kierownik - bhp,ppoż. otrzymania otrzymania Kierownik łącznie z fakturą za usługi - usługodawca 3