1I. FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ 1. Dowód wpłaty

Transkrypt

1 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa załącznik do zarządzenia nr 76/08 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 8 września 008 r I. FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Dowód wpłaty Polecenie księgowania wpłaty wpłacający j.w kasa księgowość PK wg potrzeb wystawienia Polecenie wyjazdu służbowo a) w określone miejsce b) raunek kosztów podróży BP osoba delowana przed wyznaczonym dniem wyjazdu następno dnia po podróży bezpośredni przełożony, kierujący bezpośredni przełożony, kierujący pracownik delowany 4 Wniosek o zaliczkę na:. zakupy.podróż służbową a) krajową b) zagraniczną 5 Rozliczenie zaliczki pracownik pracownik, który pobrał zaliczkę - zaliczkobiorca co najmniej dni przed pobraniem zaliczki bezpośrednio po zrealizowaniu wydatków do 4 dnia od daty pobrania zaliczki nie później niż w wyznaczonym terminie kierujący kierujący

2 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Dowód wpłaty gotówki na raunek bankowy wpłaty bank poborca inkasent 4 kasjer łącznie z raportem kasowym poborca, inkasent łącznie z kwitariuszem wpłacający 7 Raport z kasy fiskalnej 8 Raport kasowy 9 Czek 0 Przelew środków pieniężny z raunku bankowo /system elektroniczny/ RK kasjer kasjer kasjer nie później niż ostatnio dnia miesiąca za dany miesiąc bieżąco i codziennie do god 0 następno dnia realizacji realizacji najpóźniej na dzień przed terminem zapłaty na dzień przed terminem zapłaty do po sprawdzeniu w dniu ds.spp kasy kasjer bank

3 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Zlecenie wypłaty środków pieniężny w walucie obcej - zlecenie polecenia wypłaty za granicę - zlecenie wypłaty waluty na podróż służbową za granicę Wyciąg bankowy Zaangażowanie wydatków budżetowy - zestawienie zbiorcze miesięczne zbiorcze miesięczne, wg odrębny ustaleń 4 Dyspozycja przelewu środków dla jednostki 5 Nota odsetkowa kwartalna dowód obcy zgodnie z przepisami zgodnie z przepisami, co najmniej 5 dni przed terminem uznania lub obciążenia następno dnia po wystawieniu do 7-go dnia miesiąca do 7-go dnia miesiąca do 0 dni po zakończeniu kwartału kierujący kierujący bank a/ a 6 Decyzja ustalająca zobowiązanie zgodnie z przepisami sporządzenia zobowiązany ds. 7 Decyzja administracyjna ustalająca zobowiązanie przed terminem zobowiązany obowiązywania wystawienia wystawiający

4 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Wezwanie do zapłaty SPP 9 Wniosek o umorzenie lub rozłożenie na raty wierzytelności 0 Decyzja o umorzeniu lub rozłożeniu na raty wierzytelności Wniosek o umorzenie lub rozłożenie na raty zobowiązań Decyzja o umorzeniu lub rozłożeniu na raty zobowiązań ds. strefy płatno parkowania dowód obcy merytory cznie właściwa dla przedmiotowej wierzytelności właściwa dla dowód obcy wystawienia zgodnie z przepisami po otrzymaniu potwierdzenia odbioru wpływu do urzędu zgodnie z przepisami podjęcia zgodnie z przepisami wystawienia kierujący właściwą dla przedmiotowej wierzytelności kierujący właściwą kierujący właściwą zgodnie z przepisami wystawienia zobowiązany zgodnie z przepisami kierujący właściwą wystawiający meryto rycznie właściwa dla przedmiotowej wierzytelności dłużnik wystawiający wierzyciel właściwa Wezwanie do zapłaty, upomnienie wystawienia dłużnik

5 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Tytuł wykonawczy 5 Roczna informacja o zmianie wartości mienia komunalno 6 wystawienia wg odrębny ustaleń kierujący j.o.u zekucji administracyj nej Dyspozycja dokonania zwrotu dotacji.płace 7 Umowa o pracę, powołanie na, zmiany dot. umów o pracę, przesunięć na inne stanowiska itp. 8 Umowa zlecenie, o dzieło z osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej 0 ube 0 nie ube OR kadry (parafa na lewym marginesie umowy w dolnym rogu) dla rodzaju (parafa na lewym marginesie umowy w dolnym rogu) zgodnie z przepisami najpóźniej z dniem rozpoczęcia pracy przed datą wyznaczającą czas objęty umową OR pracownik kadry wykonawca kadry

6 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Raunek wykonawcy zlecenia, dzieła (nie dotyczy prowadzący działalność gospodarczą) 0 Skrócony kwestionariusz osobowy do umowy zlecenia, o dzieło (dot. nieprowadzący działalności gospodarczej) Oświadczenie podatnika podatku doodowo od osób fizyczny (dot. nieprowadzący działalności gospodarczej) Oświadczenie pracownika, wykonawcy zlecenia - dot. ubezpieczeń Oświadczenie pracownika o korzystaniu z pojazdu prywatno 4 Świadectwo pracy 0 ube 0 nie ube 0 dowód obcy zleceniobiorca wykonawca dzieła pracownik, zleceniobiorca wykonawca dzieła kandydat na pracownika zleceniobiorca pracownik pracownik 0 OR kadry do 7 dni od daty wykonania zlecenia, dzieła najpóźniej zawarcia umowy najpóźniej zawarcia umowy zawarcia umowy i przy każdej zmianie zawarcia umowy i do dni od daty zaistnienia zmiany - najpóźniej zatrudnienia - przy każdej zmianie w terminie do dni od daty zaistnienia zmiany w terminie jak wyżej do 0 dnia m-ca zgodnie z Kodeksem pracy przyjmujący kwestionariusz przyjmujący oświadczenie kadry wystawiający wraz z umową i raunkiem wraz z umową i raunkiem kadry pracownik kadry. Finansowy

7 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Informacja o czasie efektywnie nieprzepracowanym przez pracowników wynagradzany w systemie prowizyjnym a)inkasenci b)poborcy 6 Zlecenie wypłaty nagrody jubileuszowej 7 Zlecenie wypłaty odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę 8 Zlecenie wypłaty odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia 0 OR kadry 0 OR kadry 0 OR kadry do 0 dnia miesiąca obraunkowo wystawienia na 5 dni przed terminem wypłaty Sekretarz wystawienia Miasta na 5 dni przed terminem wypłaty wystawienia na 5 dni przed terminem wypłaty wystawienia Sekretarz Miasta Sekretarz Miasta pracownik kadry pracownik kadry kadry 9 Zlecenie wypłaty odszkodowania z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy przez pracodawcę na 5 dni przed terminem wypłaty 0 OR kadry Sekretarz Miasta wystawienia kadry

8 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Zlecenie wypłaty odprawy pośmiertnej 0 OR kadry na 5 dni przed terminem wypłaty Sekretarz Miasta kadry wystawienia 4 Protokół przyznania świadczeń z ZFŚS 4 Przyznanie premii, nagrody lub dodatkowo wynagrodzenia ( trzynastki") 4 Imienne zestawienie potrąceń z wynagrodzeń 0 komisja ds. ZFŚS kierujący OR na 5 dni przed terminem wypłaty Sekretarz Miasta obsługi urzędu wystawienia komisja ZFŚS na 5 dni przed terminem wypłaty Sekretarz Miasta wystawienia kadry na 5 dni przed terminem wypłaty wystawienia zlecający 44 Lista płac 0 przynajmniej na dzień przed wyznaczonym terminem wypłaty Sekretarz Miasta sprządzenia pracownik 45 Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy dowód obcy OR-kadry

9 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Zlecenie wypłaty odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy pracownik ds. BHP do 4 dni od daty zaistnienia wypadku sporządzenia OR-kadry. ZAKUP ROBÓT I USŁUG WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH, ŚRODKÓW TRWAŁYCH, INWESTYCJI, MATERIAŁÓW 47 Zamówienie, zlecenie i umowa na dostawy, roboty i usługi ( zakup jednorazowy) właściwa dla rodzaju - 4 najpóźniej na dzień przed zakupem, zgodnie z wymogami dostawcy FM kontrasygnata dostawca zlecający 48 Zabezpieczenie wykonania umowy gwarancja ubezpieczeniowa gwarancja bankowa dowód obcy zgodnie z obowiązującymi przepisami wystawiający 49 Weksel zgodnie z przepisami wystawiający dowód obcy

10 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Protokół odbioru robót (usług) zgodnie z umową usługodawca załącznik do fury ( na wszystki Oryginalne podpisy stron) 5 Protokół częściowo odbioru robót, usług właściwa dla rodzaju wystawienia zgodnie z umową kierujący łącznie z furą usługodawca dotyczy zadania, któro okres realizacji jest dłuższy niż jeden miesiąc 5 Protokół końcowo odbioru robót, usług dotyczy zadania, któro okres realizacji jest dłuższy niż jeden miesiąc - załącznik do fury) 5 Rozliczenie z powierzono materiału (załącznik do fury) właściwy dla rodzaju właściwa dla rodzaju zamawiający zgodnie z umową jak wyżej łącznie z protokołem odbioru robót jak wyżej kierujący kierujący właściwa dla rodzaju łącznie z furą usługodawca jak wyżej łącznie z furą łącznie z furą za usługi zamawiający usługodawca

11 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Fura vat - raunek za wykonaną robotę (usługę) wykonawca zgodnie z umową, zleceniem kierujący właściwą dla rodzaju sprawdzający kontroluje fureraunek z protokołem odbioru robót, który dołącza do raunku-fury łącznie z furą łącznie z protokołem odbioru jak wyżej jak wyżej wykonawca z potwierdzeniem odbioru 55 Fura - raunek za zakupione materiały, towary, produkty, majątek trwały 56 Cesja wierzytelności dostawca dowód obcy 4 zgodnie z umową, zleceniem kierujący właściwą dla rodzaju łącznie z PZ lub OT kierujący właściwą dla rodzaju łącznie z furą jak wyżej jak wyżej jak wyżej zgodnie z przepisami kierujący właściwą dla rodzaju kierujący właściwą dla rodzaju zgodnie z umową jak wyżej jak wyżej łącznie z PZ dla materiałów lub OT dla śr. trwały dostawca z potwierdzeniem odbioru wykonawca podwykonawca wydział merytoryczny łącznie z furą 4

12 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Dowód zakupu inwestycji-nieruomości, wartości niematerialny i prawny ( notarialny) 58 Dowód objęcia udziałów, akcji, obligacji ( notarialny) 4. GOSPODARKA MATERIAŁOWAWA 59 Przyjęcie materiałów do magazynu przez cały okres posia d. - po likwid acji przez cały okres posia d. - po likwid acji Pz dowód obcy dowód obcy magazynier/pra cownik prowadzący magazyn zakupu kierujący właściwą dla rodzaju kierujący właściwą dla rodzaju jak wyżej jak wyżej zakupu kierujący właściwą dla rodzaju kierujący właściwą dla rodzaju jak wyżej jak wyżej jak wyżej z wilą materiału do dni od daty materiału bezpośredni przełożony prowadząco magazyn wydział merytoryczny (kserokopia) wydział merytoryczny (kserokopia) z furą prowadzący magazyn 60 Rozód wewnętrzny materiałów magazynowy RW magazynier/pra cownik prowadzący magazyn przed wydaniem materiału z magazynu łącznie z zestawieniem miesięcznym kierujący jak wyżej ds.. z zestawieniem miesięcznym prowadzący magazyn

13 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Rozliczenie wydania materiałów-zestawienie miesięczne magazynier/pra cownik prowadzący magazyn do 0 dni po zakończeniu miesiąca kierujący która prowadzi magazyn (załącznik do Rw, raunku - fury za dostawę materiałów, robót, usług z powierzono materiału) sporządzenia jak wyżej ds. sporządzający 6 Miesięczne rozliczenie zużycia paliwa pracownik obsługi urzędu do 5 dni po zakończeniu miesiąca kierujący obsługi urzędu ds. sporządzenia jak wyżej jak wyżej sporządzający 6 Umowa sprzedaży usług - wg odrębny zasad (oryginalne podpisy stron uczestniczący w umowie na wszystki i na każdej stronie) przed okresem objętym umową najpóźniej w pierwszym dniu obowiązywania umowy klient/kontrahe nt Fura VAT sprzedaż gotówkowa w dniu sprzedaży odbiorca (na podstawie umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy, protokołu sprzedaży- majątku trwało) wystawia się dla podmiotów prowadzący działalność gospodarczą wystawienia ds.

14 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Korekta fury VAT, nota korygująca 66 Zestawienie miesięczne przypisów VAT z tyt. umów z osobami fizycznymi stwierdzenia nieprawidłowości w furze VAT wystawienia po zakończeniu miesiąca 5. ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE I GOSPODARKA ŚRODKAMI TRWAŁYMI kierujący kierujący ds. wystawienia jak wyżej jak wyżej odbiorca 67 Przyjęcie środka trwało (na podstawie fury, protokołu teniczno odbioru inwestycji zakończony i rozliczenia inwestycji zakończony, u notarialno) oraz wartości niematerialny i prawny OT prot. ten. odbioru inw. zakońc i rozliczenia inwest. zakońc dla zakupiony gruntów i gotowy środków trwały-nie ma obowiązku wystawienia OT przez cały okres użytkow. obiektu - po likwidac ji następno dnia po sporządzeniu i uzyskaniu podpisu od użytkownika kierujący wystawiający użytkownik

15 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Protokół przyjęcia środka trwało (oraz wart. niematerialnej i prawne) 69 Protokół środka trwało (oraz wart. niematerialnej i prawne) Protokół nieruomości gruntowy oraz składników mienia nieruomo 70 Zmiana miejsca użytkowania środka trwało PT przez cały okres użytkow. obiektu - po likwidac ji PT przez cały okres użytkowania obiektu - po likwidac ji MT przez cały okres użytkow. obiektu - po likwidac ji przekazujący 4 geodezji i gospodarowania mieniem 4 przed dniem środka trwało środka trwało przed dniem środka trwało środka trwało przed dniem lub w dniu środka trwało kierujący środka następno dnia po otrzymaniu środka trwało i potwierdzeni u przez osobę materialnie odpowiedzial ną przekazujący użytkownik 4 przejmujący środek trwały użytkownik 4 przejmujący środek trwały przekazujący środek trwały

16 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Likwidacja środka trwało LT postawienia środka trwało w stan likwidacji z opinią rzeczoznawcy, protokołem fi zniszczenia komisja likwidacyjna. następno dnia pod warunkiem, że każda część postawiono w stan likwidacji składnika będzie fizycznie zlikwidowana odpowiedzialna za gospodarowanie likwidowanym majątkiem wydział merytoryczny. następno dnia po fizycznej likwidacji - całość dokumentacji użytkownik 7 Zbiorcze zestawienie zmian w wartości mienia komunalno sporządzenia wystawiający wydział merytoryczny kierujący odpowiednią

17 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa INWENTARYZACJA 7 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej o dostarczeniu do zaewidencjonowania wszystki dowodów przyodowy i rozodowy 74 Arkusz spisu z natury pracownik materialnie odpowiedzialny przed rozpoczęciem spisu z natury spisu komisja inwentaryzacyjna.. komisja inwentaryzacyj na łącznie z kompletną dokumentacją inwentaryzacji komisja inwentar. I etap: komisja inwentaryzacyj na II etap: ds. wraz z całą dokumentacją inwentaryzacji I etap: komisja inwentaryzacyj na zespół spisowy zgodnie z zarządzeniem kierownika jednostki o inwentaryzacji, nie później niż dnia od daty zakończenia spisu komisja inwentar.. najpóźniej następno dnia po otrzymaniu. łącznie z kompletem dokumentacji inwentaryzacji komisja inwentar. wprowadzeni a wyników spisu łącznie z protokołem różnic, nie później jednak niż do 5 dni od daty II etap: księgowość wraz z całą dokumentacją inwentaryzacji materialnie odpowiedzialny 75 Protokół opisowy z przebiu inwentaryzacji przewodnicząc y zespołu spisowo w terminie określonym zarządzeniem kierownika jednostki, lecz nie później niż dnia od daty zakończenia spisu przewodn. komisji inwentary całości dokumentacj i inwent. za dany rok komisja inwentar. II etap: ds. wraz z całą dokumentacją inwentaryzacji

18 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Zestawienie i porównanie wyników spisu z natury ze stanem ewidencyjnym oraz ustalenie różnic 77 Protokół nadwyżek i niedoborów komisja inwentaryzacyj na przewodnicząc y zespołu spisowo zgodnie z zarządzeniem kierownika jednostki o inwentaryzacji najpóźniej następno dnia od daty sporządzenia łącznie z prot. różnic na stwierdzone różnice wprowadzenia stanów stwierdzony ustalenia różnic kierujący odpowiednią, radca prawny. do dni od daty do przew. KI w celu zweryfikowani a różnic. łącznie z wyjaśnieniem różnic przez mat. odpow., zatwierd przez KI i kier. jednostki I etap: komisja inwentaryzacyj na II etap: ds. zweryfikowanie i zatwierd różnic do księgowania III etap: ds. wraz z całą dokumentacją inwentaryzacji I etap: komisja inwentaryzacyj na II etap: ds. zweryfik. i zatwierd różnic do księgowania III etap: ds. wraz z całą dokumentacją inwentaryzacji

19 sporządzenia formalno-merytoryczna formalno-raunkowa Wyjaśnienie powstania niedoborów, różnic pracownik materialnie odpowiedzialny protokołu nadwyżek i niedoborów najpóźniej -go dnia łącznie z prot. nadwyżek i niedoborów przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. do 4 dni łącznie z prot. różnic i zatwierdzoną decyzją dot. weryfikacji różnic. całości dokumentacji inwent. za dany rok obraunkowy I etap: komisja inwentaryzacyj na II etap: ds. wraz z całą dokumentacją inwentaryzacji 79 Kompletna dokumentacja dotycząca inwentaryzacji za dany rok obraunkowy 80 Potwierdzenia salda Przewodniczący komisji inwentary zgodnie z zarządzeniem kierownika jednostki o inwentaryzacji zgodnie z ustawą o raunkowości lub w razie potrzeby I etap: komisja inwentaryzacyj na II etap: ds. dostawca 8 Protokół kontroli / kasy komisja w wili kontroli jak wyżej