I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1

2 I. Postanowienia ogólne Akty normatywne: 1. Ustawa o lasach z dnia 28 września 1991 roku (Dz. U. nr 101 z r.) 2. Uchwała nr 57 Rady Ministrów z 23 maja 1983 roku w sprawie wykonania kontroli przez organy administracji państwowej (M.P. nr 22 z r). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 (z późniejszymi zmianami). 4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1994 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej w Lasach Państwowych (Dz.U.134, poz. 692). 5. Zarządzenie nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia18 maja 1994 roku w sprawie nadania Statutu Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu Lasy Państwowe. 6. Ustawa z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług Dz. U. Nr 54 poz. 535.Rozporzadzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004r. (Dz. U. Nr97, poz. 971). 7. Zarządzenie nr 8 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 22stycznia1999 roku w sprawie zmiany podporządkowania Ośrodka Rozwojowo Wdrożeniowego Lasów Państwowych w Bedoniu. 8. Regulamin Organizacyjny ORW LP w Bedoniu z r. z późn. Zmianami. 9. Zarządzenie nr 3 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia r. w sprawie zasad funkcjonowania i zasad bezpieczeństwa systemu informatycznego. 10. Zarządzenie nr 4 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia r. w sprawie Zasad (Polityki) rachunkowości Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe i Planu Kont z komentarzem Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe. 11. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. Dz. U. nr 249,poz.1661), proszę o zatwierdzenie procedury przesyłania, przyjmowania i przechowywania faktur elektronicznych. 12. Zarządzenie nr 4 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia zmieniające wzornik druków wprowadzony Zarządzeniem nr 75 DGLP z dnia r. w sprawie wzornika druków obowiązujących w LP. 2

3 Wstęp 1. Dyrektor ORW LP w Bedoniu jest odpowiedzialny za organizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej, a także za należyte wykorzystanie wyników kontroli. 2. Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują: a) zastępujący Dyrektora ORW LP podczas jego nieobecności, b) Główny Księgowy, c) kierownik wskazanej komórki organizacyjnej, d) specjalista ds. planowania i kontroli. 3. Kontrola wewnętrzna stanowi w ORW LP integralną cześć funkcji zarządzenia. Należy ją przeprowadzić w sposób umożliwiający: a) dostarczenie kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z zarządzeniem oraz bezzwłoczne sygnalizowanie stwierdzonych naruszeń, zaniedbań i nieprawidłowości, nadużyć i innych odchyleń, b) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostki, c) inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywanie sposobów i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwiających szybką ich likwidację. 5. Kontrola wewnętrzna w ORW LP ma charakter: a) kontroli funkcjonalnej, sprawowanej w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników na kierowniczych stanowiskach w ramach upoważnień wynikających z zakresów czynności, b) kontroli instytucjonalnej, sprawowanej przez specjalnie powoływane komisje o każdorazowo określanym zakresie kompetencji. 3

4 II. Rodzaje i zakres kontroli 1. Przedmiotem kontroli wewnętrznej w ORW LP w Bedoniu jest każda operacja gospodarcza zmierzająca do zmiany w stanie majątkowym ORW LP oraz jej skutki. 2. W procesie kontroli wewnętrznej rozróżnia się: a) kontrole wstępną, która polega na badaniu zamiaru podjęcia czynności gospodarczych z punktu widzenia ich legalności, prawidłowości i celowości. Przedmiotem tej kontroli są dokumenty wyrażające zamierzone decyzje finansowe i materiałowe, mogące stanowić podstawę do zobowiązań ORW LP. Celem kontroli wstępnej jest działanie profilaktyczne, nie dopuszczanie do podjęcia decyzji lub wydatkowania środków pieniężnych lub materiałowych, które mogłyby stworzyć warunki do marnotrawstwa, nieuzasadnionych strat, niegospodarności i nadużyć, b) kontrole bieżąca, która polega na stałym, codziennym albo często powtarzającym się sprawdzaniu czynności w toku ich wykonania. Celem jej jest wykrycie nieprawidłowości i odchyleń od norm, przepisów i wzorców, które nie zostały lub nie mogły być ujawnione przez kontrolę wstępną. Przedmiotem kontroli bieżącej jest również ustalenie rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem i innymi szkodami. Kontroli tej dokonuje się w oparciu o bezpośrednią obserwację dokonywanych czynności, fizyczne ustalenie stanów składników majątkowych oraz w oparciu o dokumenty z zaszłości gospodarczych w toku ich realizacji, c) kontrolę następną, która polega na badaniu czynności gospodarczych już zrealizowanych. Kontrola ta obejmuje badanie dokumentów, ewidencji i sprawozdawczości stanowiących dowód wykonania zadań, czynności, operacji gospodarczych i dekretacji dokumentów księgowych. 3. W zależności od zakresu kontroli wewnętrznej ma ona charakter kontroli: a) merytorycznej, polegającej na ustaleniu stanu faktycznego dokonanych czy zamierzonych czynności, operacji, działania. Jest to kontrola ustalająca prawdziwość danych faktycznych z dokumentami, celowość działania -gospodarność, zgodność z przepisami oraz stwierdzająca, że dowody zostały wystawione przez właściwe podmioty gospodarcze. Kontrola merytoryczna swym zakresem powinna, w zależności od rodzajów kontrolowanej dokumentacji, obejmować: kontrolę dokumentacyjną ( zbadanie, czy treść dokumentu jest zgodna ze stanem faktycznym, który dokumentuje); kontrolę rzeczową ( ustalenie stanu faktycznego kontrolowanego zdarzenia gospodarczego i zaistniałych zjawisk, poprzez mierzenie liczenie, szacowanie, oględziny, itp.); czy treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa i/ lub normom zakładowym; 4

5 czy, jeżeli czynność winna być poprzedzona przetargiem, zawarciem umowy, zleceniem, złożeniem zamówienia, znajduje oparcie w tych dokumentach; czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot; czy operacji gospodarczych dokonały upoważnione do tego osoby; b) formalnej, polegającej na ustaleniu czy otrzymane dowody (dokumenty) wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, czy zawierają wszystkie elementy dowodu prawidłowego, c) rachunkowej, polegającej na sprawdzaniu czy dokumenty zawierają prawidłowe wyliczenie rachunkowe. Zasady kontroli formalno rachunkowej Kontroli rachunkowej podlegają dokumenty na etapie ich tworzenia, związanym z planowanym lub rozpoczętym procesem (zdarzeniem) gospodarczym oraz dokumenty stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych ( dowody księgowe); Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych. Kontrola rachunkowa swym zakresem obejmuje również kontrolę formalną polegającą na : sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ( w tym VAT); sprawdzeniu, czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działających w imieniu stron oraz czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają umocowania prawne do działania; sprawdzeniu, czy operacja gospodarcza, której dokument dotyczy, poddana została kontroli merytorycznej. 4 Zapisy księgowe wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera powinny zawierać : datę dokonania operacji, gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych. Dekretacja dokumentów księgowych polega na w wydruku z SILP zespołu księgowego i dziennika księgowego oraz połączenia wydruku dekretu z dokumentem księgowym. 5. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przekreślania cyfr bądź liter. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i zewnętrznych własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 5

6 III. Tryb przeprowadzania kontroli 1. Kontrolą merytoryczną,formalną i rachunkową objęte są wszystkie dokumenty własne i obce określone w zakresach czynności i wykazie obowiązujących dokumentów w ORW LP. 2. Kontroli wewnętrznej dokonują w ramach kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej: a) Dyrektor ORW LP, b) Główny Księgowy, c) zastępujący podczas nieobecności Dyrektora ORW LP kierownik wskazanej komórki organizacyjnej, d) kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych ORW LP, e) Specjalista ds. Planowania i Kontroli, 3. Pracownicy sprawujący kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową obowiązani są znać kontrolowane zagadnienia, posiadać znajomość norm, stawek zasad wynagradzania. W przypadkach wątpliwych mogą żądać konsultacji z osobą o odpowiednich kwalifikacjach. 4. Fakt dokonania czynności kontrolnych wchodzących w zakres kontroli, przeprowadzający stwierdza własnoręcznym podpisem na oryginale dokumentu a, w przypadku wydawania oryginału na zewnątrz - również na kopii. 5. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący: a) zwraca niezwłocznie dokumenty właściwym pracownikom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, b) odmawia podpisu dokumentów sporządzonych nieprawidłowo zawiadamiając jednocześnie o tym niezwłocznie bezpośrednio swego przełożonego. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli bieżącej osoba prowadząca kontrolę obowiązana jest powiadomić przełożonego i podjąć odpowiednie kroki zmierzające do ich usunięcia. 7. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli następnej, kontrolujący: a) przedkłada pisemną informację bezpośredniemu przełożonemu z przedstawieniem wniosków dotyczących ich wyeliminowania w przyszłości, b) upoważniony do kontroli przebiegu procesów gospodarczych z czynności, z kontroli następnej przedkłada pisemną informację i wnioski Dyrektorowi ORW LP. 8. W razie ujawnienia w trakcie kontroli czynu noszącego znamiona przestępstwa, kontrolujący zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa i niezwłocznie zawiadamia o tym Dyrektora ORW LP. 6

7 9. W przypadkach opisanych w pkt. 8 do obowiązków Dyrektora ORW LP należy natychmiastowe zawiadomienie organów ścigania oraz: a) ustalenie czy przestępstwo wiąże sie z zaniechaniem kontroli przez pracowników do tego powołanych, b) dokonanie analizy przyczyn powstania przestępstwa, c) wyciągnięcie konsekwencji służbowych w oparciu o przeprowadzoną analizę, d) przedsięwzięcie środków w celu zapobieżenia powstawaniu tego typu zaniedbań w przyszłości. 10. Zabezpieczenie prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej w ORW LP realizowane jest poprzez przestrzeganie następujących zasad: a) jeden pracownik nie może dokumentować wszystkich czynności wchodzących w skład operacji gospodarczej, b) na każdym etapie prac stworzenie możliwości sprawdzenia prac uprzednio wykonanych, c) czynności związane ze sporządzeniem dokumentacji płacowej, ewidencja składników majątkowych, obrotem środkami pieniężnymi są oddzielone od funkcji wykonawczych, kontroli i nadzoru, d) każdy pracownik rozpoczynający pracę w ciągu 30-u dni otrzymuje na piśmie zakres czynności, e) trwałe ustalenie osób wzajemnie się zstępujących, f) umożliwienie dostępu pracownikom do aktualnie obowiązujących aktów prawnych, instrukcji, cenników itp. 7

8 IV. Obowiązki stanowisk pracy w zakresie kontroli wewnętrznej 1. Działalnością Ośrodka kieruje Dyrektor ORW LP zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa i ponosi za nią odpowiedzialność przed Dyrektorem Generalnym Lasów Państwowych w Warszawie. Jako dyrektor jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej, a także za należyte wykorzystanie wyników kontroli. 2. Główny Księgowy sprawując swoje obowiązki w zakresie kontroli wewnętrznej wstępnej, bieżącej i następnej odpowiada za należytą ocenę poprawności i legalności decyzji przynoszących zobowiązania finansowe, ich realizację oraz prawidłowe dokumentowanie zaszłości finansowych. Po lustracji dokumentów składa na ich podpis, który oznacza: a) sprawdzenie, że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, b) brak zastrzeżeń, co do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta, c) stwierdzenie prawidłowości formalno- rachunkowej dokumentu. 3. Główny Księgowy w razie ujawnienia w trakcie kontroli wewnętrznej: a) nieprawidłowości formalno rachunkowych dokumentu, zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia, b) nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym ujęta została nielegalna operacja gospodarcza, odmawia podpisu. Odmowa podpisania dokumentu w kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizacje operacji. Odmowa podpisu wymaga powiadomienia Dyrektora ORW LP. 4. W celu realizacji swoich uprawnień, Główny Księgowy ma prawo do: a) określenia zasad wykonywania przez inne służby prac niezbędnych do zapewnienia prawidłowej gospodarki finansowej oraz księgowości, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej, b) żądania od innych służb informacji i wyjaśnień oraz udostępnienie dokumentów i wyliczeń, c) żądania od innych służb usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących: przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, systemu kontroli wewnętrznej, systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej, d) występowania do Dyrektora zakładu z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień. 5. Kierownicy wskazanych komórek organizacyjnych zastępujący podczas nieobecności Dyrektora ORW LP sprawują kontrolę wewnętrzną wg każdorazowo podanego zakresu uprawnień. 8

9 6. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, samodzielne stanowiska pracy oraz pozostali pracownicy sprawują kontrolę wewnętrzną pod względem merytorycznym w ramach upoważnień wynikających z zakresu czynności. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym polega na zbadaniu celowości, gospodarności, rzetelności i prawidłowości. 7. Pracownicy podlegający Głównemu Księgowemu sprawdzają dokumenty pod względem formalnym i rachunkowym z upoważnienia Głównego Księgowego zgodnie z zakresem czynności. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno rachunkowym polega na ustaleniu, że dokumenty zostały właściwie sporządzone,zawierają wszystkie cechy dokumentu,że zostały podpisane przez wystawiającego-odbierającego i dokonującego kontroli merytorycznej oraz,że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. 8. W ramach kontroli wewnętrznej, kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych ORW LP oraz stanowiska upoważnione do kontroli zwracają uwagę na każdą nieprawidłowość w przestrzeganiu wytycznych technologicznych, przepisów bhp i p.poż., oraz dyscypliny pracy. 9. Specjalista ds. Planowania i Kontroli przeprowadza kontrolę wewnętrzną w każdym zakresie działania w celu zapewnienia zgodności działań z obowiązującym porządkiem prawnym oraz ustalonymi normami i procedurami obowiązującymi w ORW LP w Bedoniu. Kontrole przeprowadzane są zgodnie z Planem Kontroli zatwierdzonym przez Dyrektora ORW LP, bądź na polecenie Dyrektora jeśli kontrola nie jest ujęta w Planie Kontroli. Po zakończonej kontroli Specjalista ds. Planowania i Kontroli sporządza protokół i przedkłada go Dyrektorowi. 9

10 V. Terminy i zasady obiegu dokumentów W zakresie dokumentów księgowych obowiązują następujące zasady obiegu i terminy: 1. Dowody obce - faktury VAT i rachunki winny być zarejestrowane w dzienniku korespondencji pod kolejnym numerem i przekazane z Działu Administracji (AD) do Działu Księgowości(FK) w dniu ich wpływu. FK przekazuje niezwłocznie właściwym komórkom organizacyjnym do merytorycznej kontroli. Kontrola merytoryczna winna być dokonana niezwłocznie tj. do 2 dni od daty wpływu dokumentu do ORW LP, dowody opisane i skompletowane przekazane do Działu Księgowości (FK) w celu kontroli formalno rachunkowej, zatwierdzenia, ujęcia w ewidencji księgowej i realizacji. 2. Dowody gotówkowe za jednorazowe zakupy, usługi i delegacje, w tym rozliczenie zaliczek na ten cel, należy przekazywać do AD /jak w pkt 1 /. Rozliczenie zaliczki winno nastąpić w terminie 7 dni od daty dokonania ostatniej transakcji, odbyciu podróży służbowej lub w terminie ustalonym na wniosku o zaliczkę. 3. Dokumenty niezbędne do sporządzenia list płac winny być przekazane do działu księgowości 5 dni przed końcem miesiąca. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń osobowych jest lista płac. 4. Dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: a) umowa o pracę, b) zmiana warunków umowy o pracę, c) rozwiązanie umowy o pracę, d) karta czasu pracy / dozorcy/, e) pisma dotyczące nagród i premii. 5. Na pracę doraźną zawiera się umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Sporządza ją komórka organizacyjna w ramach potrzeb w trzech egzemplarzach: a) dla wykonawcy; b) dla komórki wystawiającej c) do rachunku. 6. Wypłata wynagrodzenia z tytułu zlecania i dzieło następuje na zasadach określonych w punkcie Dowody własne - faktury VAT obciążające kontrahentów z tyt., sprzedaży wyrobów, towarów, usług oraz składników majątkowych wystawiają komórki merytoryczne w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dnia wydania lub wykonania usługi. Faktury Vat podpisuje kierownik komórki organizacyjnej lub upoważniony przez kierownika pracownik. Za prawidłowe i terminowe wystawienie faktur Vat odpowiadają poszczególni kierownicy zakładów i działów. 10

11 8. Przesyłanie, przyjmowanie i przechowywanie faktur elektronicznych. a) Zgoda na otrzymanie faktur elektronicznych jest niezbędnym dokumentem, aby kontrahent mógł wystawić i wysłać faktury w formie elektronicznej. Dostawca informuje o zamiarze przesyłania faktur w formie elektronicznej. Strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur. Odbiorca wyraża lub nie zgodę. Zgodę podpisuje Dyrektor. Wycofanie akceptacji przesłania faktur w formie elektronicznej może nastąpić w drodze pisemnej lub elektronicznie. Podpisy jak przy akceptacji. Przesłanie jak i otrzymanie faktur w formie PDF stanowiącego załącznik do e- maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej. E - faktury wystawione w SILP, dla klientów, którzy wyrazili zgodę na przesłanie faktury drogą elektroniczną, powinny być wystawione zgodnie z instrukcją E- Faktura z dnia 10 luty 2012r. b) PDF faktury od dostawców przesyłać na transfer do utworzonego folderu. Administrator SILP będzie dokonywał archiwizacji tych dokumentów. c) Otrzymane e-faktury należy ponadto wydrukować i zarejestrować w książce korespondencji. 9. Dokumentacja przetargowa a) Kierownik komórki organizacyjnej sporządza wniosek do Dyrektora ORW LP w sprawie rozpoczęcia procedury przetargowej określając przedmiot zamówienia, cenę netto i brutto, Przewodniczący Komisji Przetargowej ORW LP proponuje tryb procedury przetargowej. Zaakceptowany przez Dyrektora wniosek otrzymuje Komisja Przetargowa. b) Specyfikację przetargową sporządza Kierownik komórki organizacyjnej, zatwierdza Dyrektor, specyfikacje otrzymuje Komisja Przetargowa. c) Ogłoszenie o przetargu w zależności od trybu postępowania przetargowego, sporządza Kierownik komórki organizacyjnej, zatwierdza Dyrektor, otrzymuje Komisja Przetargowa. d) Informację o przetargu, w zależności od trybu postępowania przetargowego, sporządza Kierownik komórki organizacyjnej, zatwierdza Dyrektor, otrzymuje Komisja Przetargowa. e) Protokół postępowania przetargowego z załącznikami sporządza Komisja Przetargowa, zatwierdza Dyrektor, otrzymuje Komisja Przetargowa. f) Informację o wyniku przetargu dla wykonawców sporządza Kierownik komórki organizacyjnej, zatwierdza Dyrektor, otrzymuje zainteresowany Kierownik komórki organizacyjnej i Komisja Przetargowa. g) Umowę zawartą w wyniku przetargu, sporządza Kierownik komórki organizacyjnej w 3 egz., parafuje Radca Prawny, zatwierdza Główna Księgowa i Dyrektor. 11

12 h) Informację o wpłacie i zwrocie wadium opcjonalnie w zależności od trybu postępowania przetargowego sporządza Kierownik komórki organizacyjnej i przekazuje do działu FK 10. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji i modernizacji są faktury zewnętrzne dostawców i wykonawców oraz protokoły odbioru robót. Zasady stosowane przy obiegu dokumentów dotyczące działalności inwestycyjnej, remontów i modernizacji nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie, jak w zakresie działalności eksploatacyjnej.(pkt. 1) 11. Wszystkie dokumenty dotyczące omawianych operacji powinny być skontrolowane przez komórkę nadzorującą wykonanie prac tj. Kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej. 12. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji i modernizacji są : a) protokół odbioru końcowego inwestycji; b) dowód OT - przyjęcie środka trwałego, stanowi udokumentowanie zakończonej inwestycji polegającej na zakupach składników majątkowych oraz wykonanej inwestycji; c) dowód WT podwyższenie wartości środka trwałego, 13. Ponadto dokumentami dotyczącymi obrotu środkami trwałymi są dowody rozchodowe i przychodowe takie jak: a) przyjęcie / przekazanie środka trwałego PT; b) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego Mn; c) likwidacja środka trwałego LT, likwidacja środka trwałego, czyli wycofanie z użytkowania następuje w wyniku sprzedaży, zniszczenia, kradzieży, zużycia lub nieopłacalnej jego eksploatacji. W przypadku zniszczenia, zużycia lub nieopłacalności dalszej eksploatacji sporządzany jest komisyjnie protokół. Protokół powinien zawierać takie dane jak: rok nabycia środka trwałego, przyczynę likwidacji. Protokół zatwierdza Dyrektora ORW LP. Do czasu fizycznej likwidacji środków trwałych postawionych w stan likwidacji ich wartość początkową ujmuje się na koncie pozabilansowym. 14. Wszystkie rzeczowe składniki majątku muszą być oznaczone trwałymi numerami inwentarzowymi i wpisane do księgi inwentarzowej pod kolejnym numerem. Książkę inwentarzowa prowadzi AD a kierownik każdej komórki organizacyjnej podpisuje dokumenty obrotu środkami trwałymi i tym samym odpowiada materialnie za poszczególne składniki. 12

13 Wykaz dokumentów w układzie rodzajowym wg załączonej tabeli I. Kadry - KA 1. Wniosek o zatrudnienie nowego pracownika i wypowiedzenie umowy o pracę 2. Kwestionariusz osobowy 3. Skierowanie na badania wstępne, kontrolne. 4. Umowa o pracę. Zmiany dot. umów o pracę, przesunięć na inne stanowiska 5. Zakres czynności i obowiązków służbowych. 6. Umowa o odpowiedzialności materialnej 7. Informacja o nieprzestrzeganiu dyscypliny pracy 8. Informacja o nieprzestrzeganiu przepisów bhp 9. Orzeczenie o utracie zdrowia na skutek choroby zawodowej 10. Umowy o dzieło, zlecenie 11. Lista obecności 12. Plan urlopów 13. Karta urlopowa powyżej 3 dni 14. Wniosek o udzielenie urlopu / wniosek o udzielenie urlopu na żądanie 15. Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego 16. Ewidencja urlopów 17. Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych 18. Zlecenie wypłaty nagrody jubileuszowej 19. Wniosek o wypłatę odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę 20. Zlecenie wypłaty odprawy pośmiertnej 21. Zlecenie przyznania premii, nagrody i ZFN 22. Karta czasu pracy pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych 23. Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, ZUS 24. Orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy zaświadczenie 25. Rejestr kontroli zewnętrznych 26. Zaświadczenie o pracy i płacy 27. Powiadomienie zakładowej organizacji związkowej o zamiarze rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem lub o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi 28. Wypowiedzenie umowy o pracę, wypowiedzenie warunków płacy i pracy, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia 29. Karta obiegowa 30. Zlecenie wypłaty odprawy za skrócony okres wypowiedzenia 31. Świadectwo pracy II Dokumenty BHP i P.POŻ 1. Notatka o zaistnieniu wypadku przy pracy 2. Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku 3. Rejestr wypadków przy pracy 4. Rejestr chorób zawodowych 5. Rejestr zagrożeń biologicznych 6. Karty oceny ryzyka zawodowego 7. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego 13

14 8. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami p.poż. 9. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami bhp 10. Karta szkolenia wstępnego i stanowiskowego pracownika 11. Karta instruktażu stanowiskowego 12. Ekwiwalent za pranie odzieży ochronnej 13. Karta ewidencyjna wyposażenia BHP 14. Karta kontrolna badań okresowych III. Finanse i Księgowość - FK 1. Dowód wpłaty KP 2. Dowód wypłaty KW 3. Raport kasowy 4. Lista płacy pracownika / zasiłków z ubezpieczeń społecznych i wynagrodzeń za czas choroby/ 5. Lista wypłat nagród, premii okolicznościowych oraz innych świadczeń 6. Rachunek wykonawcy zlecenia, dzieła 7. Kartoteka wynagrodzeń 8. Nota księgowa uznaniowa 9. Nota księgowa obciążeniowa 10. Wniosek o zaliczkę na delegacje 11. Wniosek o zaliczkę na zakupy gotówkowe 12. Polecenie księgowania 13. Rozliczenie zaliczki na delegację 14. Rozliczenie zaliczki na zakupy gotówkowe 15. Polecenie wyjazdu służbowego 16. Wyrażenie zgody odbycia podróży służbowej samochodem nie będącym własnością pracodawcy 17. Ewidencja przebiegu pojazdu 18. Przekazanie gotówki zaliczenie pocztowe 19. Przelew środków pieniężnych z rachunku bankowego 20. Zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży zagranicznej 21. Wyciągi bankowe 22. Nota odsetkowa 23. Potwierdzenie salda 24. Czek gotówkowy 25. Deklaracja podatku od nieruchomości 26. Deklaracja ZUS 27. Zgłoszenia ZUS 28. Deklaracja PFRON 29. Deklaracja VAT 30. Deklaracja podatku dochodowego od osób fizycznych 31. Polisa ubezp. OC AC 32. Polisy ubezpieczeniowe pozostałe 33. Nadanie uprawnień do SILP - na wniosek Kierownika kom. organizacyjnej 34. Oświadczenie o korzystaniu z własnego pojazdu do celów służbowych 35. Wniosek o zwrot kosztów przejazdu. 36. Raport ze sprzedaży dobowy - raport z kasy fiskalnej 37. Raport ze sprzedaży okresowy - raport z kasy fiskalnej 14

15 IV. Dokumentacja obrotu magazynowego materiałów i wyrobów gotowych 1. Faktura VAT, rachunek za zakupione materiały, towary, produkty, majątek trwały, usługi 2. Nota dotycząca nieprawidłowo wystawionej faktury, rachunku VAT przez dostawcę 3. Zgłoszenie reklamacji 4. Przyjęcie materiału PZ 5. Przesuniecie materiału pomiędzy zleceniami wewnętrznymi w ZW 6. Rozchód wewnętrzny materiałów magazynowych RW-Pobranie 7. Protokół odzysku materiałów (załącznik do Pz). 8. Przyjęcie odpadu makulatury - zlecenie 9. Zlecenia wewnętrzne rozliczenie zużycia materiałów na poszczególnych zleceniach 10. PZ przyjęcie wyrobu gotowego 11. Umowa kupna i sprzedaży(oryginalne podpisy stron uczestniczących w umowie na wszystkich egz. i na każdej stronie) 12. Kalkulacje na usługi i wyroby 13. Faktura VAT za sprzedane towary, wyroby i usługi 14. Korekta faktury VAT 15. Wykaz obrotów i stanów magazynowych 16. Zlecenia zewnętrzne V. Dokumenty dotyczące inwentaryzacji 1. Arkusz spisu z natury 2. Zbiorcze zestawienie ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych 3. Protokół Komisji inwetaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych 4. Protokół Przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji przeprowadzonej w roku VI. Dokumenty dotyczące środków trwałych 1. Przyjęcie środka trwałego OT 2. Przekazanie- przyjęcie środka trwałego PT pomiędzy jednostkami LP 3. Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego 4. Podwyższenie wartości środka trwałego WT ( protokół odbioru w załączeniu od Kierownika kom. org. 5. Likwidacja środka trwałego 6. Zmiana miejsca użytkowania MT 7. Protokół odbioru robót (usług) remontowo- budowlanych, modernizacji, w tym kosztorys wykonawczy (na wszystkich egz. oryginalne podpisy stron) załącznik do faktury 8. Książka ewidencji środka trwałego 15

16 VII. Dokumenty dotyczące procedury przetargowej 1. Wniosek o uruchomienie postępowania przetargowego 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia 3. Ogłoszenie o przetargu 4. Informacja do GK o wpłacie i wypłacie wadium 5. Rejestr ogłoszonych postępowań przetargowych 6. Oferta przetargowa 7. Oświadczenie Druk ZP-1 8. Informacja o wyborze oferty 9. Notatka z ogłoszenia 10. Umowa zawarta w wyniku przetargu 11. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia 12. Protokół z przetargu VIII. Dział Administracyjny AD 1. Rejestr Umów o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych 2. Protokoły z przeglądów okresowych obiektów budowlanych i urządzeń 3. Protokoły 5-letnie obiektów budowlanych 4. Książki obiektów budowlanych 5. Książka Służby Dozoru- grafiki 6. Sprawozdania z zakresu ochrony Środowiska (Urząd Marszałkowski) 7. Sprawozdanie z gospodarki odpadami na podst. Karty Odpadów (Urząd Marszałkowski) 8. Nadanie uprawnień do SILP na wniosek Kierownika komórki organizacyjnej Sekretariat 1. Dziennik korespondencji 2. Ewidencja wyjść 3. Rejestr delegacji, ewidencji przebiegu pojazdu 4. Rejestr umów 5. Rejestr wniosków o zapomogę z ZFŚS 6. Wnioski o pożyczki z ZFŚS 7. Zlecenia przyznawania świadczeń losowych z ZFŚS 8. Rejestr składanych w ORW LP ofert przetargowych 9. Poświadczenie przyjęcia oferty Archiwum 1. Spisy Zdawczo-Odbiorcze dokumentów przekazywanych do składnicy akt 2. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej 3. Zgody na brakowanie dokumentacji archiwalnej 4. Decyzje Archiwum Państwowego IX. Dokumenty BE 1. Wniosek o wydanie zaświadczenia o zgodności sortu mundurowego z wzorcem munduru leśnika 2. Świadectwo oceny 3. Zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu 16

17 X. Zespół Szkoleń i Turystyki 1. Zaświadczenie o uczestniczeniu w seminarium XI. Stacja Oceny Nasion 1. Karta rejestracji próbki nasion dla SN 2. Karta oceny nasion metoda kiełkowania dla SN 3. Karta oceny nasion metoda krojenia i barwienia dla SN 4. Karta oceny wydajności i wilgotności nasion dla SN 5. Karta stratyfikacji nasion 6. Laboratoryjna próba kiełkowania kalkulacja końcowa 7. Zbiorcze świadectwo uproszczonej oceny nasion 8. Świadectwo kwalifikacyjnej oceny nasion 9. Ekspertyza glebowo-nawożeniowa 10. Ocena frekwencji mikoryzowej i cech systemu korzennego XI. Leśne Studio Filmowe 1. Karta pracy pojazdu samochód służbowy 2. Informacje o wykorzystanej w materiałach filmowych muzyce 3. Informacje i wykorzystanej w materiałach filmowych muzyce i autorach uprawnionych (metryki), raporty sprzedaży 4. Metryki filmów, raporty sprzedaży 5. Sprawozdanie z filmowania gatunków chronionych W załączeniu Schemat Obiegu Dokumentów (załącznik nr 1) Spis symboli: D Dyrektor GK - Główny Księgowy KA - Kadry FK - Finanse i Księgowość AD - Dział Administracyjny BE - Biuro Ekspertyz i Techniki Leśnej ST - Zespół Szkoleń i Turystyki SN - Stacja Oceny Nasion LF - Leśne Studio Filmowe ZP- Zespół Promocji PK- Stanowisko ds. Planowania i Kontroli 17