SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 9/00 Starosty Powiatu Lęborskiego z dnia 0 grudnia 00 r. Załącznik Nr do zasad (polityki) rachunkowości SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW Nazwa Nazwa, na Podstawa sprawdzenie pod względem I. DOWODY BANKOWE Czek gotówkowy Dowody zakupu materiałow, usług delegacje służbowe listy płac,listy stypendii, itp.. - płatne gotówką Finansowo- Budżetowego lub inne osoby upoważnione zgodnie z kartą wzorów podpisów do banku Część A bank Część B -pod wyciągiem Wyciąg bankowy Udokumentowanie obrotów Bank Wydz.Fin.-Budz. Wniosek o zaliczkę Zakup za gotówkę pobierający zaliczkę Główny lub w razie jego nieobecności osoba go zastępująca 4 Rozliczenie zaliczki Dowody zakupu materiałów,usługi, delegacji rozliczający się z pobranej zaliczki Najpóźniej w wyznaczonym terminie rozliczeniowym 6 Polecenie wyjazdu służbowego Oświadczenie o używaniu samochodu do celów służbowych Wyjazd służbowy Przejazdy Właściciel samochodu Przed wyjazdem 0 dni po przyjeździe 0soba za 0soba Do 7 dni po powrocie przynajmniej do 0 dnia każdego miesiąca Na bieżąco SW/SW

2 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 9/00 Starosty Powiatu Lęborskiego z dnia 0 grudnia 00 r. Nazwa Nazwa, na Podstawa sprawdzenie pod względem II. DOWODY PłACOWE Lista płac Naliczenie wynagrodzeń podstawą do wypłaty wynagrodzeń płac i dzień przed 0soba za Wydz.Fin.wystaw iający przelwy i czeki gotówkowe dzień przed Umowa o pracę i zmiana angaży Zatrudnienie Wydz.Org.-Praw. spraw Oryginał-pracownik kopia stanowisko d/s płac i, kopia- stan. d/s Wydz.Org.-Prawn. Decyzje w sprawie wypłaty nagród, ekwiwalentów, jubileuszy, premii itp. Zatrudnienie Wydz.Organ.Prawn. spraw Oryginał- stan. d/s płac i, kopiastan.d/s Druki L-4 zaświadczenie Adnotacje o zatrudnieniu jako podstawa do wypłaty świadczeń z tytułu choroby Służba Zdrowia Oryginał-stanowisko do, kopia ZOZ dni od daty Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych Podstawa naliczenia wyliczenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych Przełożony Przełożony płac i Do -go dnia następnego miesiąca za m-c poprzedni Deklaracja rozliczeniowa ZUS i PZU itp. Z listy płac Zaświadczenie Rp-7 Karta pracy Zbiorówka list płac Wniosek złożony przez pracownika Rejestr czasu pracy podstawą do naliczenia wynagrodzeń płac i Bezpośrednio przełożony dzień przed płac i Bezpośredni przełożony lub osoba upoważniona, główny, główny Oryginał ZUS lub PZU, kopia stanowisko do płac i Do wysłania w dniu wypłaty Do -go dnia następnego miesiąca za m-c poprzedni SW/SW

3 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 9/00 Starosty Powiatu Lęborskiego z dnia 0 grudnia 00 r. Nazwa Nazwa, na Podstawa sprawdzenie pod względem Deklaracje podatkowe PIT Podstawa naliczenia- listy płac płac i Zgodnie z przepisami podatkowymi płac i Główny Oryginał- pracownik, kopia -stanowisko do rozliczeń ZUS Swiadectwo pracy Rozwiązanie stosunku pracy spraw Oryginał- pracownik, kopia -stan.d/s płac i, kopia stan. d/s kadrowych w rozwiązania stosunku pracy Lista obecności Zatrudnienie Miesięcznie dzień po miesiąca Rachunek za prace zlecone Inne listy wypłat nie zaliczane do wynagrodzeń Umowa zlecenie Powstanie zobowiązania z tytułu dostawy robót lub usług Formalna podstawa realizacji zlecenia Zleceniobiorca płac i Po dostawie roboty lub usługi 0soba za Radca prawny., główny, kopiazleceniobiorca - zleceniodawca, i SP Diety Lista obecności Listy wypłat dla członków lekarskich i poborowych Lista obecności 4 Zbiorcze zestawienie list płac Listy płac płac i Zgodnie z Uchwałami Rady Powiatu Po pracy Po sporządzeniu wszystkich list płac obsługi organów rady za Osoby odpowiedzialne za, główny, główny, główny Wydz.Fin.wystaw iający przelwy i czeki gotówkowe Wydz.Fin.wystaw iający przelwy i czeki gotówkowe Oryginał stanowisko do przed określonym terminem zapłaty dzień przed dzień przed Razem z listami płac Karta wynagrodzenia pracownika Lista płac płac i Wydz.Org.-Prawn. Dokument nie wymaga zatwierdzenia- musi być zgodny z listami płac Po roku kalendarzowego SW/SW

4 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 9/00 Starosty Powiatu Lęborskiego z dnia 0 grudnia 00 r. Nazwa Nazwa, na Podstawa III. DOKUMENTACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH I POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH Przyjęcie środka trwałego OT/ON przyjęcia środka trwalego sprawdzenie pod względem Naczelnicy/kierownicy lub w razie jego nieobecności osoba go zastępująca Oryginał Wydz.Fin.- kopia komórka wystawiająca kopia - przyjmujący dzień po 4 Zmiana miejsca uzytkowania środka trwałego MT/MN Zmiana wartości środka trwałego WT Protokół zdawczo-odbiorczy PT Likwidacja środka trwałego LT 6 Likwidacja wyposarzenia LN Wniosek o przeniesienie wewnątrz jednostki Przekazanie lub przyjęcie przeniesienia zmany wartości przekazania lub przejecia likwidacji likwidacji Naczelnicy/kierownicy Naczelnicy/kierownicy Naczelnicy/kierownicy Komisja likwidacyjna Komisja likwidacyjna lub w razie jego nieobecności Sekretarz lub osoba go zastępująca lub w razie jego nieobecności Sekretarz lub osoba go zastępująca, glówny Oryginał- odbiorca kopia Wydz.Fin.- kopia wystawiający Oryginał- Wydz.Fin.- kopia przejmujący kopia przekazujący kopia - użytkownik kopiaużytkownik dzień po dzień po dzień po dni po 0 dni po zużyciu wyposażenia SW/SW 4

5 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 9/00 Starosty Powiatu Lęborskiego z dnia 0 grudnia 00 r. Nazwa Nazwa, na Podstawa sprawdzenie pod względem IV. POZOSTAŁE DOWODY KSIĘGOWE Rachunki,faktury za usługi Naliczenie należnosci za świadczone usługi upoważniona Oryginał-odbiorca, kopia- Rachunki,faktury obce (bezgotówkowe) Powstanie zobowiązań z tytułu dostawy towarów robót i usług Dostawca Oryginał Wydz.Fin.- przed określonym terminem zapłaty Noty korygujące Błąd w fakturze VAT, lub rachunku upoważniona zdarzeń Oryginał-odbiorca, kopia przed określonym terminem zapłaty 4 Polecenie księgowania Konieczność dokonania zapisu w ewidencji księgowej nie wyrażonego faktu do konkretnej operacji gospodarczej lub konieczność dokonania korekty Skarbnik/główny Umowy ze zleceniobiorcą i zleceniodawcą Podstawa do rozpoczęcia realizacji robót, usług itp. Zleceniodawca Radca prawny,główny egzemplarze zleceniodawca, egzemplarzzleceniobiorca 6 Noty odsetkowe 7 Wezwanie do zapłaty Nieterminowe uregulowanie zapłaty Brak terminowego uregulowania zapłaty 8 Karta drogowa Wyjazd służbowy Zleceniodawca Codziennie Główny Główny Oryginał odbiorca, kopia- Oryginał odbiorca, kopia- Wydz.Fin.- po nieterminowej wpłacie w przypadku braku zapłaty W następnym dniu po wyjeździe SW/SW

6 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 9/00 Starosty Powiatu Lęborskiego z dnia 0 grudnia 00 r. Nazwa Nazwa, na Podstawa sprawdzenie pod względem V. DOWODY DOTYCZĄCE INWENTARYZACJI Arkusz z natury Spis z natury składników majątkowych Zespół spisowy Zespóż spisowy kopiaosoba Następnego dnia po z natury Zbiorcze zestawienie z natury Określenie stanu ilościowego rzeczowych składników majątkowych dni po otrzymaniu z natury Główny W ciągu 6 dni po 4 Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Sprawozdanie z przebiegu prac inwentaryzacji Określenie różnic Ocena prawidłowego składowania konserwacji i zabezpieczenia mienia Zespól spisowy 6 dni po otrzymaniu z natury W ciągu dni po Zespół spisowy Zespół spisowy kopiaosoba kopiaosoba W ciągu 6 dni po W dni po Protokół (weryfikacja) Decyzja w zakresie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych Komisja inwentaryzacyjna W ciągu dni po otrzymaniu różnic inwentaryzacyj nych kopiaosoba W dni po otrzymaniu różnic inwentaryzacyjn ych 6 Sprawozdanie z przeprowadzenia inwentaryzacji Wnioski o prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji Komisja inwentaryzacyjna Do 40 dni od daty ksiegowy W ciągu 40 dni najpóźniej od daty zakończenia OBJAŚNIENIA: Sprawdzanie dokumentów pod względem legalności: polega na sprawdzeniu czy wydatek jest zgodny z przepisami prawa Sprawdzanie dokumentów pod względem celowości: polega na sprawdzeniu czy wydatek jest niezbędny Sprawdzenie dokumentów pod względem merytorycznym: polega na zbadaniu zgodności czy określona czynność została wykonana i czy opisany fakt miał miejsce. W zakresie list płatniczych wymaga także zbadania zgodności z faktycznym stanem osobowym z danymi zawartymi w aktach osobowych, zaświadczeniach o niezdolności do pracy i innymi dokumentami, na podstawie których lista została sporządzona Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym: polega na zbadaniu, czy dowody odpowiadają przepisom o rachunkowości budżetowej, czy są kompletne, czy zawierają wszystkie wymagane załączniki, czy zawierają dane do zobrazowania czynności, na których udowodnienie mają służyć oraz czy sunma ogólna obliczana jest w sposób prawidłowy w oparciu o ceny i stawki jednostkowe podane na dowodzie Sprawdzenie pod względem zgodności z ustawą : polega na wyborze trybu zamówienia zgodnego z ustawą i wskazaniu poprawnej podstawy prawnej Sprawdzenie pod względem : polega na ustaleniu, czy dokonano wyboru najbardziej korzystnego zakupu SW/SW 6