1 INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr Burmistrza Leśnicy z dnia 01 lutego INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW Niniejsza instrukcja obiegu i kontroli dokumentów jest wewnętrznym przepisem o charakterze finansowo-księgowym regulującym zasady obiegu i kontroli wszelkich dokumentów finansowo-księgowych będących podstawą do udokumentowania wpływów i rozchodów środków pieniężnych, materiałowych oraz innych składników Urzędu Miejskiego w Leśnicy. Niniejsza instrukcja została opracowana w oparciu o następujące przepisy prawne, które jednostka jest zobowiązana stosować: - Dz.U (U)Rachunkowość - z późn. zm. - Dz.U (U) Podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy z późn. zm. oraz przepisach wykonawczych wydanych do ustawy - Dz.U (R) Zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U (R) Zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - Dz.U (U) Ochrona osób i mienia z późn. zm. - Dz.U (R) Szczegółowe zasady i wymagania, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. - Dz.U (U) Podatek dochodowy od osób prawnych z późn. zm. - Dz.U (R) Określenie wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji korygujących i innych dokumentów. - Dz.U (R) Określenie wzoru bankowego dokumentu płatniczego składek do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U (R) Określenie wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - oraz w oparciu o zmiany dokonane do wyżej wymienionych przepisów prawa jak i ogólnych zasad księgowych stosowanych w praktyce księgowej a zaaprobowanych przez zwyczaje. 2 ZASADY OGÓLNE W celu zapewnienia poprawności stosowanych procedur obiegu i kontroli dokumentów księgowych ustala się, ze każdy dokument (dowód) księgowy musi spełniać następujące kryteria :

2 a) postanowienia art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości określenie dowodu księgowego b) postanowienia art.21 ust.1a,2,3,4 ustawy o rachunkowości określenie przeliczenia waluty obcej, przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych celem pominięcia wartości w dowodzie księgowym c) postanowienia art.22 ust.1,2,3,4 ustawy o rachunkowości określenie rzetelności dowodu księgowego Dodatkowo w celu zachowania poprawności stosowanych procedur księgowych zapewnia się: a) kontrolę merytoryczną dowodu księgowego badanie czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja ekonomiczna była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującym stanem prawnym. Kontrolę merytoryczną dokonują kierownicy komórek merytorycznych. b) kontrola formalno-rachunkowa stwierdzenie czy dokument zawiera: - określenie wystawcy - wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej - określenie przedmiotu operacji wartość, ilość - datę wystawienia dokumentu, czas dokonania operacji gospodarczej której dotyczy dowód księgowy - podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie Realizacja kontroli formalno-rachunkowej oraz merytorycznej w zakresie dowodów obcych przypada odpowiednio pracownikowi komórki merytorycznej lub finansowo-budżetowej w zależności czyjej działalności dotyczą dowody obce. Ilekroć w dalszej części instrukcji mowa jest o komórce należy przez to rozumieć referat organizacyjny Urzędu. 3 RODZAJE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Na potrzeby poprawności stosowanych zasad księgowych przyjmuje się następujący podział dowodów księgowych: 1. Dowody księgowe obce, do których zalicz się między innymi: - faktury obce - rachunki - noty obciążeniowe - wyciągi bankowe z rachunku bankowego 2.Dowody księgowe własne, do których zalicza się między innymi: - faktury własne - noty obciążeniowe - polecenia księgowania - raporty kasowe - druk K-103 kwitariusz przychodowy

3 - druk KW kasa wypłaci - lista płac - przelewy - listy wypłat - dowody przyjęcia i przekazania środków trwałych OT i PT - dowody magazynowe - protokoły przyjęcia darowizny - polecenia odbycia podróży służbowej - zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych - dowody opłaty targowej - mandaty karne 4 ZASADY SPORZĄDZANIA ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW (DOWODÓW KSIĘGOWYCH) Wykaz komórek i stanowisk odpowiedzialnych za sporządzanie dowodów księgowych w zakresie kontroli formalno-rachunkowej oraz merytorycznej: 1. Referat Finansowo-Budżetowy jest odpowiedzialny za kontrolę formalno-rachunkową dowodów przychodzących oraz odpowiedzialny jest za noty odsetkowe oraz obciążeniowe w zakresie obiegu dokumentów. Kontrolę merytoryczną tych dokumentów z zastrzeżeniem dowodów księgowych właściwych merytorycznie innym komórkom, prowadzi Sekretarz miasta. Wszystkie referaty są odpowiedzialne za dokumentację majątkową OT, PT, LT gospodarka majątkiem trwałym w prowadzonym zakresie. 2. Referat Organizacji jest odpowiedzialny w zakresie kontroli merytorycznej dokumentów obcych faktury, rachunki w zakresie ich działalności merytorycznej określonej regulaminem organizacyjnym oraz w zakresie faktur otrzymanych przez Urząd Stanu Cywilnego. Sprawdzone merytorycznie dokumenty są przekazywane w terminie 3 dni od dnia dokonania kontroli merytorycznej. Referat jest odpowiedzialny także za polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia oraz zlecenia do pracy w godzinach nadliczbowych. Kontrola merytoryczna podróży służbowej następuje w terminie najpóźniej następnego dnia od jej zakończenia. Polecenie wraz z rozliczeniem jest przekazywane do referatu finansowobudżetowego w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 3. Referat Rolnictwa, Ekologii i Gospodarki Nieruchomościami jest odpowiedzialny w zakresie kontroli merytorycznej dokumentów obcych faktury, rachunki w zakresie ich działalności merytorycznej określonej regulaminem organizacyjnym. Sprawdzone merytorycznie dokumenty są przekazywane w terminie 3 dni od dnia dokonania kontroli merytorycznej. Referat jest odpowiedzialny także za polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia oraz zleceń do pracy w godzinach nadliczbowych. Kontrola merytoryczna podróży służbowej następuje w terminie najpóźniej następnego dnia od jej zakończenia. Polecenie wraz z rozliczeniem jest przekazywane do referatu finansowo-budżetowego

4 w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Referat ten jest odpowiedzialny także za faktury wystawiane z tytułu najmu, dzierżawy majątku gminy. 4. Referat Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej jest odpowiedzialny w zakresie kontroli merytorycznej dokumentów obcych faktury, rachunki w zakresie ich działalności merytorycznej określonej regulaminem organizacyjnym. Sprawdzone merytorycznie dokumenty są przekazywane w terminie 3 dni od dnia dokonania kontroli merytorycznej. Referat jest odpowiedzialny także za polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia oraz zleceń do pracy w godzinach nadliczbowych. Kontrola merytoryczna podróży służbowej następuje w terminie najpóźniej następnego dnia od jej zakończenia. Polecenie wraz z rozliczeniem jest przekazywane do referatu finansowo-budżetowego w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 5. Referat Gospodarki Komunalnej jest odpowiedzialny w zakresie kontroli merytorycznej dokumentów obcych faktury, rachunki w zakresie ich działalności merytorycznej określonej regulaminem organizacyjnym. Sprawdzone merytorycznie dokumenty są przekazywane w terminie 3 dni od dnia dokonania kontroli merytorycznej. Referat jest odpowiedzialny także za polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia oraz zleceń do pracy w godzinach nadliczbowych. Kontrola merytoryczna podróży służbowej następuje w terminie najpóźniej następnego dnia od jej zakończenia. Polecenie wraz z rozliczeniem jest przekazywane do referatu finansowo-budżetowego w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 6. Referat Spraw Obywatelskich - jest odpowiedzialny w zakresie kontroli merytorycznej dokumentów obcych faktury, rachunki w zakresie ich działalności merytorycznej określonej regulaminem organizacyjnym. Sprawdzone merytorycznie dokumenty są przekazywane w terminie 3 dni od dnia dokonania kontroli merytorycznej. Referat jest odpowiedzialny także za polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia oraz zleceń do pracy w godzinach nadliczbowych. Kontrola merytoryczna podróży służbowej następuje w terminie najpóźniej następnego dnia od jej zakończenia. Polecenie wraz z rozliczeniem jest przekazywane do referatu finansowo-budżetowego w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 7. Urząd Stanu Cywilnego - jest odpowiedzialny za dowody obce faktury, rachunki oraz za wystawianie faktur z tytułu usług świadczonych w trakcie uroczystości ślubnych. Faktury obce podlegają kontroli merytorycznej przez Referat Organizacji. Są one przekazywane do niego najpóźniej następnego dnia od dnia otrzymania. 8. Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych jest odpowiedzialne za faktury i rachunki dotyczące jego działalności. Kontrolę merytoryczną dokonuje Sekretarz lub Burmistrz. 9. Samodzielne stanowisko ds. kontroli jest odpowiedzialne za faktury i rachunki dotyczące jego działalności. Kontrolę merytoryczną dokonuje Sekretarz lub Burmistrz. 10. Samodzielne stanowisko ds. kultury jest odpowiedzialne za dowody obce faktury, rachunki oraz za wystawianie faktur z tytułu usług świadczonych w trakcie uroczystości kulturalnych. Sprawdzone merytorycznie dokumenty są przekazywane w terminie 3 dni od dnia dokonania kontroli merytorycznej.

5 Jeżeli jednostka będzie stosować elektroniczną formę dokumentowania zdarzeń ekonomicznych zmiana niniejszej instrukcji nie będzie wymagała odpowiedniego zarządzenia Burmistrza. W takiej sytuacji przekaz elektroniczny będzie dowodem księgowym (obiegowym) w jednostce w oparciu o które dokonywać będzie można zapisów w księgach rachunkowych jednostki. 5 OBIEG DOKUMENTÓW OBCYCH 1. FAKTURA VAT DOSTAWCY Służy do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą. Osoba uprawniona i odpowiedzialna za przyjęcie dostaw materiałów (towarów) ma obowiązek wstępnego sprawdzenia prawidłowości sporządzenia faktury, a w szczególności: - zgodności cen, symboli Statystycznego Wykazu Wyrobów SWW lub klasyfikacji rodzajowej usług, gatunku materiałów (towarów) i stawek podatkowych - wartości poszczególnych pozycji faktury oraz łącznej jej kwoty oraz umieszczenia na fakturze swojego podpisu i pieczęci odbiorcy, wpisując równocześnie swoje imię i nazwisko. Oryginał faktury VAT najpóźniej następnego dnia od dnia otrzymania przez sekretariat musi być przekazany do uprawnionej merytorycznie komórki organizacyjnej w celu przeprowadzenia kontroli merytorycznej. Komórka merytorycznie uprawniona do otrzymania faktury powinna w szczególności sprawdzić: - uzasadnienie dostawy kontrolując np. z odpowiednią umową lub zamówieniem - fakturę pod względem merytorycznym - fakturę pod względem formalnym i rachunkowym. W końcowym etapie, przed wpisaniem do rejestru zakupów, faktura jest zatwierdzana do realizacji przez kierownika jednostki gospodarczej oraz głównego księgowego. Oryginał faktury podlega przekazaniu do księgowości w celu jej zaewidencjonowania w księgach rachunkowych. 2. RACHUNEK Służy do udokumentowania zakupu u odbiorcy od dostawcy nie będącego podatnikiem VAT Dostawca nie będący podatnikiem VAT ma obowiązek w terminie siedmiu dni od daty wydania materiału (towaru) odbiorcy i nie później jak w ostatnim dniu miesiąca w którym wydał materiał (towar) wystawić odbiorcy rachunek uproszczony. Rachunek podobnie jak faktura VAT, może być uregulowany przez odbiorcę w trybie bezgotówkowym lub gotówkowym w zależności od sytuacji z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Rachunek uproszczony, stanowiący u odbiorcy dowód zakupu materiałów (towarów) powinien być sprawdzony czy zawiera w szczególności:

6 - nazwy i adresy dostawcy i odbiorcy - numer kolejny dostawcy - datę wystawienia - nazwę materiału (towaru) i jego cenę jednostkową - ilość sprzedanych materiałów (towarów) i jednostkę miary - wartość sprzedawanych materiałów (towarów),usług - stawkę i kwotę podatku, jeżeli materiały (towary), usługi podlegają opodatkowaniu - podpisy osoby upoważnionej u dostawcy do wystawienia rachunku. Osoba odpowiedzialna za przyjęcie dostaw materiałów (towarów) ma obowiązek wstępnego sprawdzenia prawidłowości sporządzenia przez dostawcę rachunku a w szczególności: - zgodności gatunków materiałów (towarów), symboli SWW, cen, stawek podatkowych - wartości poszczególnych pozycji rachunku i kwoty łącznie oraz przyjęcia materiałów (towarów), przekazując oryginał rachunku do księgowości oraz pozostawiając jego kopię w komórce. Komórka zainteresowana branżowo dostawą wynikającą z rachunku, sprawdza go pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym, a następnie kierownik oraz skarbnik zatwierdza do wypłaty. Oryginał rachunku podlega następnie w księgowości ujęciu w księgach rachunkowych. Rejestr zakupu prowadzi komórka merytorycznie odpowiedzialna za dostawy towarów i usług. Przekazanie do komórki finansowo-księgowej następuje najpóźniej w terminie 3 dni od dokonania kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej. 3. FAKTURA KORYGUJĄCA VAT DOSTAWCY Służy do korekty błędów w fakturze VAT Fakturę korygującą VAT sporządza dostawca i przesyła ją w dwóch egzemplarzach na adres odbiorcy. Otrzymując fakturę korygującą VAT sprawdza się czy zawiera ona w szczególności: - numer kolejny oraz datę jej wystawienia - dane wynikające z faktury, której dotyczy faktura korygująca - prawidłowe dane po korekcie pozycji z faktury VAT podlegającej korekcie - podpis osoby upoważnionej do wystawienia faktury korygującej. Zainteresowana merytorycznie komórka organizacyjna dokonuje kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej faktury korygującej. Faktura korygująca podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki gospodarczej oraz skarbnika do realizacji a następnie przekazaniu: - oryginał do księgowości w terminie takim samym jak dla faktury, gdzie stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych. 4. NOTA OBCIĄŻENIOWA Jest dowodem księgowym służącym do obciążania jednostki za różne zdarzenia ekonomiczne co do których nie można wystawić faktur czy też rachunków.

7 Nota obciążeniowa jest kontrolowana pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym przez pracownika komórki finansowo-budżetowej. Następnie podlega zatwierdzeniu przez głównego księgowego i kierownika jednostki. 6 OBIEG DOKUMENTÓW WŁASNYCH 1.POLECENIE PRZELEWU Polecenie przelewu wystawia się na podstawie sprawdzonych dowodów obcych obciążających jednostkę. Dowód sporządza pracownik księgowości ds. rozliczeń po otrzymaniu w/w dowodu zatwierdzonego do wypłaty przez głównego księgowego i kierownika jednostki gospodarczej. Polecenie przelewu wypełnia się metodą komputerową w czterech egzemplarzach. Polecenia przelewów podpisywane są przez osoby upoważnione z karty wzorów podpisów skierowanych do banku. Polecenie przelewu wysyłane (przekazywane) do banku jednorazowo w ilości większej niż 3 dokumenty zestawia się w zbiorówkę. Zbiorówkę podpisuje wyłącznie sporządzający. Bank po otrzymaniu dyspozycji przelewu sprawdza dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, obciążając następnie rachunek jednostki gospodarczej oraz przesyła egzemplarz wraz z wyciągiem bankowym jako potwierdzenie zapłaty. Jednostka gospodarcza po otrzymaniu wyciągu sprawdza go i dokonuje ewidencji operacji finansowych w urządzeniach księgowych. 2.ZBIORÓWKA POLECEŃ PRZELEWU Służy jako dokument pomocniczy sporządzany, gdy w jednym dniu (w jednej wysyłce do banku) jednostka sporządza ponad 3 dyspozycje przelewowe. Dokument sporządzany jest przez księgowego w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginału dla banku finansującego - kopii potwierdzonej przez bank jako dowód przyjęcia do księgowości. Zbiorówka poleceń przelewu nie jest podstawą do księgowania. 3. POLECENIE KSIĘGOWANIA Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów. Polecenie księgowania sporządzane są na bieżąco przez pracownika księgowości w jednym egzemplarzu.

8 4. NOTA OBCIĄŻENIOWA ZA NIEDOBORY I SZKODY Służy do udokumentowania obciążenia pracownika za niedobory lub szkody. Noty obciążeniowe sporządzane są przez pracownika działu księgowości w dwóch egzemplarzach w oparciu o dane księgowe lub protokoły zatwierdzone przez kierownika jednostki. Oryginał noty przekazywany jest za pokwitowaniem pracownikowi obciążonemu za niedobór, kopia natomiast stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej i jest przechowywana w aktach księgowych. Noty te są podpisywane przez sporządzającego, głównego księgowego i kierownika jednostki. 5. WEZWANIE DO UREGULOWANIA ODSETEK ZA ZWŁOKĘ Służy do wezwania uregulowania należnych jednostce gospodarczej odsetek za zwłokę w regulowaniu jej należności. Wezwanie sporządza w dwóch egzemplarzach pracownik komórki finansowo-budżetowej. W wezwaniu podaje się należność oraz ustala odsetki za zwłokę w jej uregulowaniu, powołując się na uprzednio wystawione dokumenty i terminy. Wezwanie podpisują: - główny księgowy, potwierdzając zgodność formalną i rachunkową oraz merytoryczną, - kierownik jednostki gospodarczej zatwierdzając formę ponaglenia do zapłaty należności oraz wysokość naliczonych odsetek za zwłokę. Oryginał wezwania wysyłany jest listem poleconym do odbiorcy ( kontrahenta) za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, natomiast kopia pozostaje w księgowości oraz stanowi podstawę odpowiednich zapisów księgowych. 6. WEZWANIE DO ZAPŁATY PRZED SKIEROWANIEM SPRAWY DO SĄDU Służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności. Wezwanie wystawiane jest w dwóch egzemplarzach przez pracownika w przypadku nie uregulowania należności w ciągu 14 dni od daty otrzymania, dostawy lub wykonania usługi oraz po upływie terminu wyznaczonego w pierwszym wezwaniu dobrowolnym. Dokument jest ostatecznym wezwaniem przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego. Zgodnie z klauzulą na wezwaniu, po upływie terminu płatności, sprawę kieruje się na drogę postępowania sądowego. Oryginał wezwania przesyła się do dłużnika listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, kopia zostaje w aktach księgowości. 7. WEZWANIE DO UZGODNIENIA KONT Służy do udokumentowana i potwierdzenia uzgodnienia kont.

9 Wezwanie wystawia w dwóch egzemplarzach księgowość tak, aby odcinek A był na wierzchu i wysyła do kontrahenta. Po sprawdzeniu salda odcinek B odsyłany jest do jednostki gospodarczej, wysyłającej wezwanie do uzgodnienia kont. 8. LISTA PŁAC PRACOWNIKÓW Lista płac stanowi dokument do wypłaty wynagrodzeń. Listy płac są sporządzane w jednym egzemplarzu przez pracownika odpowiedzialnego za naliczenie wynagrodzeń. Podstawą sporządzenia listy płac są w szczególności: - angaże - wnioski premiowe - udokumentowana (usprawiedliwiona) nieobecność pracownika i inne dowody źródłowe. Lista płac jest podpisywana przez: - pracownika odpowiedzialnego za sporządzanie - pracownika wyznaczonego do sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym, - pracownika wyznaczonego do sprawdzenia pod względem merytorycznym - głównego księgowego (skarbnika) oraz kierownika jednostki zatwierdzenie do wypłaty. 9. KARTA WYNAGRODZENIA PRACOWNIKA Służy do ewidencji wynagrodzeń pracownika. Karta prowadzona jest w jednym egzemplarzu przez pracownika odpowiedzialnego za płace. 10. ZLECENIE NA PRACĘ W GODZINACH NADLICZBOWYCH Służy do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych oraz załącznik do listy płac. Zlecenie jest dokumentem wystawianym w jednym egzemplarzu przez przełożonego pracownika ( kierownika komórki). Kontrolę formalno-rachunkową dokonuje pracownik odpowiedzialny za płace. Weryfikację merytoryczną ( czas pracy w godzinach nadliczbowych)dokonuje zlecający. Zatwierdzenie dokonywane jest przez kierownika jednostki oraz głównego księgowego (skarbnika). 11. FAKTURA WŁASNA Służy do ewidencji sprzedaży towarów i usług dokonywanej przez jednostkę. Wystawiana jest w dwóch egzemplarzach oryginał dla odbiorcy, kopia dla jednostki. Wystawiane są na zasadach zawartych w przepisach wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług. Kopia faktury jest przekazywana do komórki finansowo-budżetowej najpóźniej następnego dnia od dnia wystawienia przez właściwą komórkę merytoryczną.

10 12. FAKTURA WŁASNA KORYGUJĄCA Służy do ewidencji sprzedaży towarów i usług dokonywanej przez jednostkę korekt kwot podatku i innych sum wykazanych na fakturze własnej. Wystawiana jest w dwóch egzemplarzach oryginał dla odbiorcy, kopia dla jednostki. Wystawiane są na zasadach zawartych w przepisach wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług. Kopia faktury jest przekazywana do komórki finansowo-budżetowej najpóźniej następnego dnia od dnia wystawienia przez właściwą komórkę merytoryczną. 7 DOWODY WŁASNE DOTYCZĄCE PRZYCHODU ORAZ ROZCHODU SKŁADNIKÓW MAJĄTKU TRWAŁEGO Ewidencję analityczną (szczegółową) prowadzi się w formie: - księgi inwentarzowej majątku trwałego - szczegółowych kart obiektów inwentarzowych - tabel amortyzacyjnych - zakładowych książek środków trwałych Księgę inwentarzową, stanowiącą ewidencję poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych, prowadzi się łącznie dla wszystkich środków trwałych bez względu na ich klasyfikację rodzajową, albo oddzielnie dla poszczególnych grup rodzajowych obiektów, pod warunkiem, że te same numery nie powtarzają się w poszczególnych księgach inwentarzowych. Zapisów przychodów środków trwałych w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku chronologicznym. W razie postawienia środka trwałego w stan likwidacji, jego nieodpłatnego przekazania lub przekwalifikowania do środków obrotowych, w księdze inwentarzowej dokonuje się odpowiedniej adnotacji i anuluje dany numer inwentarzowy. Księga inwentarzowa prowadzona jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Szczegółowa karta obiektów inwentarzowych (metryka) prowadzona jest dla każdego środka trwałego oddzielnie (zapisanego w księdze inwentarzowej). Służy ona do ewidencji danego środka trwałego przez cały okres jego użytkowania. Tabele amortyzacyjne stanowią podstawę obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych i umorzenia środków trwałych. Karty obiektów oraz tabele amortyzacyjne prowadzone są przez księgowość jednostki. Dodatkowe książki inwentarzowe prowadzone są przez kierowników poszczególnych placówek. Obejmują one środki trwałe znajdujące się w dyspozycji danej placówki. Numery inwentarzowe w dodatkowych książkach inwentarzowych powinny być zgodne z główną księgową inwentarzową prowadzoną przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.

11 1. PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO OT Służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument OT wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód wypełniony jest w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginału do księgowości - pierwszej kopii do komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały - drugiej kopii dla pracownika (kierownika komórki) odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią: - przy zakupie faktura VAT dostawcy lub rachunek uproszczony wraz z protokołem odbioru technicznego - przy zakupie połączonym z montażem: faktura VAT dostawcy, protokół odbioru technicznego - w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji: zestawienie zbiorcze spisów z natury z wyciągiem z protokółu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, zawierającego wartość inwentarzowa i umorzenie ujawnionego środka. W dowodzie OT podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki; w szczególności musi być podana dokładna i pełna nazwa środka trwałego, data przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (ciężar, numer silnika, numer podwozia, itp.), nazwa dostawcy, numer i data faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy. Numer inwentarzowy powinien być trwale naniesiony na środek trwały przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód OT podpisywany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami trwałymi (właściwa komórka merytoryczna), której przekazano środek trwały w użytkowanie. Dowód OT zatwierdza kierownik jednostki lub upoważniony zastępca-sekretarz. Dowód OT podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej na kartach środków trwałych prowadzonych w księgowości. Czynności kontrolne ze strony księgowości polegają na sprawdzeniu zgodności formalnej i rachunkowej dowodu OT z dokumentami towarzyszącymi: protokołem odbioru technicznego i fakturą VAT. 2.PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY ŚRODKA TRWAŁEGO PT Służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce gospodarczej. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego innej jednostce gospodarczej może nastąpić po pozytywnej uchwale zarządu miasta. Protokół sporządzony jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w pięciu egzemplarzach z przeznaczeniem:

12 - oryginału i pierwszej kopii jednostce przyjmującej - drugiej kopii do księgowości - trzeciej kopii pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi - czwartej kopii komórce organizacyjnej przekazującej środek trwały. Pierwszą stronę dowodu wypełnia pracownik wystawiający, następnie przekazuje dokument do księgowości w celu wypełnienia na drugiej stronie wartości początkowej środka trwałego i wysokości umorzenia. Potwierdzając te dane dokument podpisuje główny księgowy. Zgodność merytoryczną potwierdza kierownik komórki merytorycznej, a zatwierdza kierownik jednostki. Następnie dowód podpisują upoważnieni do przyjęcia środka trwałego pracownicy. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi dołącz do swojej kopii upoważnienie i pokwitowanie odbioru środka trwałego. Dowód PT jest podstawą do księgowania w urządzeniach syntetycznych i analitycznych. Niedopuszczalne jest sporządzanie dowodu po fakcie przekazania środka trwałego. Kontrola formalna i rachunkowa polega na zbadaniu kompletności podpisów i podaniu właściwych danych liczbowych o wartości inwentarzowej i umorzeniu przekazywanego środka trwałego. 3. ZMIANA MIEJSCA UŻYTKOWANIA ŚRODKA TRWAŁEGO Dokument służy do zaewidencjonowania zmiany miejsca użytkowania środka trwałego. Dowód wystawiony jest na podstawie decyzji kierownika jednostki lub sekretarza o konieczności przesunięcia środka trwałego do innego zakładu lub miejsca użytkowania. Sporządzany jest przez kierownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w dniu faktycznej zmiany użytkowania danego środka trwałego w czterech egzemplarzach, z przeznaczeniem: - oryginału do księgowości - pierwszej kopii komórce organizacyjnej otrzymującej środek trwały - drugiej kopii komórce organizacyjnej przekazującej środek trwały - trzeciej kopii pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód stanowi podstawę do wydania środka trwałego przez osobę dotychczas materialnie odpowiedzialną, która zatrzymuje w aktach danej komórki organizacyjnej jedną kopię dowodu i dokonuje odpowiedniego zapisu w dodatkowej książce inwentarzowej. Niedopuszczalne jest przekazanie (oddanie) środka trwałego na polecenie ustne bez dowodu MT. Dokument podpisują kierownicy komórek: przekazującej i przyjmującej. Oryginał dowodu przekazuje się do księgowości, najpóźniej następnego dnia po dokonaniu przesunięcia środka trwałego. Za terminowość i prawidłowość sporządzania dowodu MT odpowiada pracownik prowadzący zagadnienia związane ze środkami trwałymi. Za formalną i rachunkową stronę odpowiada księgowość jednostki. 4. LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO LT

13 Służy do udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego lub odsprzedaży. Ponadto jest on potwierdzeniem fizycznej likwidacji środka trwałego. Dowód wystawiany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w trzech egzemplarzach na podstawie protokółu komisji likwidacyjnej jednostki powołanej przez kierownika jednostki, zatwierdzonego przez kierownika jednostki gospodarczej z przeznaczeniem: - oryginału do księgowości - pierwszej kopii komórce organizacyjnej, w której środek trwały był w użytkowaniu - drugiej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Do dowodu LT powinny być załączone następujące dokumenty: a) protokół likwidacji komisji zakładowej b) faktura VAT wewnętrzna c) gdy środek trwały nie jest odsprzedany, załącznik stanowi protokół fizycznej likwidacji z którego wynikać będzie sposób zagospodarowania: - w przypadku złomowania kwit przyjęcia złomu - w przypadku uzyskania części z rozbiórki dowód przyjęcia do magazynu. Dowód LT podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej. Dowód podlega kontroli pracownika księgowości, odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi pod względem formalno-rachunkowym i kierownika jednostki gospodarczej, bądź jego zastępcy, pod względem merytorycznym oraz zatwierdzeniu przez kierownika jednostki gospodarczej. 5.PROTOKÓŁ FIZYCZNEJ LIKWIDACJI ŚRODKA TRWAŁEGO Służy do stwierdzenia faktu fizycznej likwidacji środka trwałego. Protokół wystawia komisja w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: - oryginału do księgowości - pierwszej kopii pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi - drugiej kopii komórce organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany Protokół sporządza się w dniu dokonania likwidacji. Podstawą jego sporządzenia jest: - wniosek komisji o likwidacji środka trwałego - protokół oceny technicznej - decyzja kierownika jednostki gospodarczej. W protokole tym komisja dokonuje dokładnego opisu sposobu fizycznej likwidacji. Dokument nie jest przedmiotem ewidencji. Lecz stanowi załącznik do dowodu LT.