Aktualizacja (130) Luty/Marzec 2014

Transkrypt

1 Aktualizacja (130) Luty/Marzec 2014 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Co zrobić, aby przy wpisywaniu hasła były wyświetlane gwiazdki? Jak podsumować pięć końcowych wartości w kolumnie? Kiedy stosować funkcję CZY.LICZBA, a kiedy funkcję CZY.NIE.TEKST? Jak poprawić format dat zaimportowanych z zewnętrznego programu? NAJNOWSZE TRIKI: Porównywanie dwóch plików o takich samych nazwach Grupowanie wierszy poprzez formatowanie warunkowe i zmianę koloru wypełnienia Usuwanie niepotrzebnych apostrofów w komórkach Wygodniejsze dopisywanie danych do długiej listy Makro uruchamiane w zależności od wpisu w komórce Wyświetlanie ostatniego wpisu na długiej liście FORMANTY FORMULARZA Nawigacja po arkuszu może być wygodniejsza F 160 str. 41 Jak jednym kliknięciem myszy otworzyć dowolny skoroszyt z określonego folderu W jaki sposób szybko przechodzić pomiędzy arkuszami Jak formatować kontrolki wstawione do arkusza PREZENTACJA GRAFICZNA Szybka selekcja danych na wykresie P 079 str. 51 Jak wybierać określone n-te wiersze z tabeli i przedstawiać je na wykresie Jak wyznaczać początek zakresu danych źródłowych Jak zoptymalizować wykres utworzony na podstawie wybranych wartości POLA KOMBI Jak w szybki sposób utworzyć cząstkowe listy danych P 081 str. 79 Na co zwrócić uwagę przy budowaniu formuł tablicowych Jak powiązać wstawione pola kombi z formułami Jak wykorzystać funkcję PRZESUNIĘCIE do wyszukiwania danych WYSZUKIWARKA Tworzymy narzędzie oparte na dynamicznym formatowaniu warunkowym W 106 str. 95 Jak za pomocą nazw sprawić, aby były odnajdywane potrzebne dane Jak budować dynamiczne odwołania do zakresów komórek Jak przy użyciu sprawdzania poprawności utworzyć rozwijaną listę towarów z magazynu Dane do logowania się na stronie internetowej Login: AEX130 Hasło: WETR3332

2 Instrukcja do aktualizacji Luty/Marzec 2014 (130) Aktualizację można wpiąć do poradnika Excel w praktyce, traktując ją jako kolejny numer czasopisma. Proponujemy jednak wykorzystanie możliwości, jakie daje wymiennokartkowa forma poradnika. Aktualizacja składa się z kilku części, ale numeracja stron (na dole) jest jednolita dla całego pakietu. Warto więc podzielić aktualizację i powkładać jej poszczególne części do poradnika według podanej poniżej instrukcji: 1. Strony od 7 do 22 (Redakcja odpowiada Listy 2014/II, III) wpinamy przed dotychczasowymi Listami w poradniku. 2. Strony od 23 do 40 (Triki 2014/II, III) wpinamy za dotychczasowymi Trikami w poradniku. 3. Strony od 41 do 50 (Formanty formularza nawigacja po arkuszu może być wygodniejsza F 160) wpinamy za ostatnim hasłem na literę F. 4. Strony od 51 do 66 (Prezentacja graficzna szybka selekcja danych na wykresie P 079) wpinamy za ostatnim hasłem na literę P. 5. Strony od 67 do 78 (Przetwarzanie danych rozkład tabeli według częstości ich występowania P 080) wpinamy za ostatnim hasłem na literę P. 6. Strony od 79 do 94 (Pola kombi jak w szybki sposób utworzyć cząstkowe listy danych P 081) wpinamy za ostatnim hasłem na literę P. 7. Strony od 95 do 104 (Wyszukiwarka tworzymy narzędzie oparte na dynamicznym formatowaniu warunkowym W 106) wpinamy za ostatnim hasłem na literę W. 8. Strony 105 i 106 (Spis treści) wpinamy przed ostatnim spisem treści.

3 Aktualizacja (130) Luty/Marzec 2014 Login: AEX130 Hasło: WETR3332

4 Redaktor Naczelny Piotr Gromulski Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , pgromulski@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Miller Druk Sp. z o. o., Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępntych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

5 Serwis internetowy poradnika Excel w praktyce Jak się zalogować? Wpisz login i hasło znajdujące się u dołu przedniej okładki bieżącej aktualizacji, a następnie kliknij Zaloguj. Po zalogowaniu zostaniesz przeniesiony do strefy dla prenumeratorów. Możesz tutaj: zadać pytanie ekspertowi, przeczytać archiwalne artykuły, pobrać przykład do konkretnego tekstu, wysłać swoje pytania i sugestie do redakcji poradnika. Jak zadać pytanie ekspertowi? Krok 1 Kliknij odnośnik Mam problem ze swoim arkuszem potrzebuję pomocy! Krok 2 Na środku strony pojawi się formularz Pytanie do eksperta. Wypełnij w nim dokładnie wszystkie pola i koniecznie załącz plik zawierający przykładowe dane, formuły lub makra, z którymi masz problemy. Kliknij Wyślij pytanie.

6 Jak skorzystać z archiwalnych artykułów? Krok 1 Kliknij odnośnik Teksty archiwalne poradnika [PDF]. Uzyskasz dostęp do archiwum zawierającego setki porad dotyczących posługiwania się Excelem. Możesz przeglądać je za pomocą indeksu literowego lub użyć wyszukiwarki. W tym celu przejdź do kroku 2. Krok 2 W okienku Szukaj wpisz słowo kluczowe lub frazę, np. analiza sprzedaży i kliknij przycisk Szukaj. Jak pobrać przykłady do tekstów? Krok 1 Sprawdź oznaczenie swojego artykułu w aktualizacji. Znajdziesz je w górnym rogu strony (np. F 114). Krok 2 Wpisz je do pola wyszukiwarki i kliknij Szukaj. Na środku strony pojawi się odnośnik do pliku z przykładem.

7 Drodzy Czytelnicy! Tysiące kolumn i wierszy mogą obejmować dane, z którymi na co dzień przychodzi nam się zmierzyć. Prawie zawsze pojawia się problem nawigacji po tak obszernych arkuszach. Paski przewijania nie są zbyt wygodne, ponieważ trudno jest ustawić odpowiedni obszar za pomocą myszy. Istnieją wprawdzie pewne niestandardowe rozwiązania, ale nie do końca spełniają oczekiwania użytkowników. Warto sięgnąć po proste makra i tak zmodyfikować swój roboczy arkusz, aby praca z nim była szybsza i wygodniejsza. Więcej na ten temat w tekście Formanty formularza nawigacja po arkuszu może być wygodniejsza F 160. Jeżeli na jednym wykresie chcemy przedstawić dane z obszernego zestawienia, bardzo prawdopodobne, że nie otrzymamy czytelnej prezentacji. Dużo korzystniej jest przedstawiać tylko część informacji (np. zmiany w wybranym przedziale czasu lub ogólnie rysujący się trend zmian). W tekście Prezentacja graficzna szybka selekcja danych na wykresie P 079 przeczytamy, jak zbudować wykres, który przedstawi dane stanowiące tylko fragmenty tabeli źródłowej (określone wiersze). Wybór wartości będzie wspomagany przez formuły wyszukujące. Przyjmijmy, że w pracy mamy do czynienia z zestawieniami, w których w obrębie jednej kolumny występują wielokrotnie te same wpisy. Dotyczyć to może na przykład miast, nazw produktów, imion czy nawet nazwisk pracowników. W niektórych sytuacjach przydatne staje się posortowanie listy, gdzie kryterium jest częstość występowania określonego wpisu w tabeli. Zapoznajmy się z hasłem Przetwarzanie danych rozkład tabeli według częstości ich występowania P 080, a sprawnie wykonamy takie sortowanie. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5

8 Bardzo często się zdarza, że w arkuszach z obszernymi zestawieniami najczęściej interesuje nas jedynie niewielki fragment tabeli. Takie cząstkowe zestawienie uzyskamy dzięki filtrowaniu. Niestety, gdy zawartość arkusza ulegnie zmianie, konieczne będzie grupowanie danych od nowa. Okazuje się, że nie musimy tracić na to czasu. Jeżeli dodamy do arkusza odpowiednie formuły, a ich działanie uzależnimy od pól kombi, bardzo szybko otrzymamy przefiltrowane listy cząstkowe z uwzględnionymi zmianami w arkuszu. Więcej na ten temat w tekście Pola kombi jak w szybki sposób utworzyć cząstkowe listy danych P 081. Problemem przy prowadzeniu np. magazynu jest żmudne przeglądanie kolejnych regałów w poszukiwaniu konkretnego towaru, który w danej chwili okazał się potrzebny. Przygotujmy zatem sprytną wyszukiwarkę, która pomoże nam błyskawicznie zlokalizować określony towar w naszym magazynie. O tym, jak ją wykonać, przeczytamy w haśle Wyszukiwarka tworzymy narzędzie oparte na dynamicznym formatowaniu warunkowym W 106. Serdecznie pozdrawiam Redaktor Naczelny poradnika Excel w praktyce (pgromulski@wip.pl)

9 Redakcja odpowiada Listy/II,III/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Co zrobić, aby przy wpisywaniu hasła były wyświetlane gwiazdki? Jak podsumować pięć końcowych wartości w kolumnie? Kiedy stosować funkcję CZY.LICZBA, a kiedy funkcję CZY.NIE.TEKST? Jak poprawić format dat zaimportowanych z zewnętrznego programu? CO ZROBIĆ, ABY PRZY WPISYWANIU HASŁA BYŁY WYŚWIETLANE GWIAZDKI Nie chcę, aby napisane przeze mnie makro było uruchamiane przez niepowołane osoby, dlatego zabezpieczyłem je hasłem. W tym celu zastosowałem na początku makra funkcję InputBox. W zasadzie działa bez zarzutu, ale jest jeden problem. Przy wpisywaniu hasła wszystkie litery są widoczne. Czy można w jakiś sposób spowodować, żeby zamiast liter pojawiały się gwiazdki jak w większości okien do wprowadzania haseł? Rysunek 1 przedstawia kod makra nadesłanego przez Czytelnika. Rys. 1. Początek makra z funkcją InputBox Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 7

10 Listy/II,III/002 Redakcja odpowiada Przy próbie uruchomienia makra pojawia się pole do podania hasła. Wpisywane znaki są widoczne, jak to przedstawia rysunek 2. Rys. 2. Wpisywanie hasła po uruchomieniu makra W przypadku podania błędnego hasła pojawi się komunikat jak na rysunku 3. Rys. 3. Informacja pokazywana po wpisaniu błędnego hasła Aby wpisywane hasło było ukryte pod postacią gwiazdek, powinniśmy utworzyć własny formularz do wpisywania hasła i ustawić odpowiednio właściwość PasswordChar pola tekstowego. W tym celu: 1. Otwieramy Edytor Visual Basic za pomocą kombinacji klawiszy lewy Alt + F Wybieramy polecenie menu Insert/UserForm. 8 Luty/Marzec 2014 Wiedza i Praktyka

11 Redakcja odpowiada Listy/II,III/ Pojawi się projekt nowego formularza. W okienku Properties, przy właściwości Name wpisujemy: frmhasło, a przy właściwości Caption tekst, który ma się pojawić w tytule okna formularza: Podajemy hasło. 4. W okienku Toolbox klikamy polecenie Label i zaznaczamy miejsce na samej górze formularza. Gdy mamy zaznaczoną wstawioną kontrolkę, w oknie Properties, przy właściwości Caption wpisujemy tekst: Aby uruchomić makro, musimy podać hasło. Wpisz hasło:. 5. W okienku Toolbox klikamy polecenie TextBox i zaznaczamy miejsce poniżej kontrolki Label, aby wstawić pole tekstowe, do którego będzie wpisywane hasło. Gdy mamy zaznaczoną wstawioną kontrolkę, w oknie Properties, przy właściwości Name wpisujemy: txthasło, a przy właściwości Password- Char wpisujemy znak gwiazdki. Rys. 4. Zmiana właściwości PasswordChar Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 9