Aktualizacja (163) Maj/Czerwiec 2016

Transkrypt

1 Aktualizacja (163) Maj/Czerwiec 2016 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Co zrobić, gdy Excel niepoprawnie rozpoznaje daty wpisywane do arkusza? Jak szybko sporządzić podsumowanie wierszy i kolumn? Czy można szybko sprawdzić kompletność danych w arkuszu? Jak nałożyć ochronę na wiele arkuszy jednocześnie? Jak wykorzystać okno zaznaczania do usuwania wielu niepotrzebnych obiektów w Excelu? NAJNOWSZE TRIKI: Zmiana trendu odbicia (zniżki i zwyżki) Powiązanie ze sobą 2 rozwijanych list Usuwanie niepotrzebnych apostrofów w komórkach Błyskawiczne tworzenie łączy Wydzielanie wartości całkowitej i reszty Wyznaczenie daty następnego dnia roboczego PORZĄDKOWANIE DANYCH Analiza źródeł danych szybkie porządkowanie zestawień A 070 Przedstawiamy, jak zadbać o jakość danych i zbudować arkusze, w których Excel sam znajdzie wszystkie niezgodności, poprawi je lub poinformuje o wystąpieniu błędów. WIZUALIZACJA DANYCH Dostosowywanie wyglądu osi wykresów D 03 Wyjaśniamy, jak ominąć problemy, jakie Excel sprawia przy tworzeniu wykresów z wartości czasu i daty. Kilka przydatnych rozwiązań znajdziesz w tym artykule. ANALIZA DANYCH Zapisywanie własnych kryteriów filtrowania Z 113 Opisujemy, jak pogrupować dane, a następnie zapisać ich układ jako widok niestandardowy, aby jednym kliknięciem móc odkrywać potrzebne w danej chwili zestawy danych. Kod dostępu do strony zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres aktywnego Czytelnika.

2 Aktualizacja (163) maj/czerwiec 2016 Login: AEX163 Hasło: AEX163_ejx

3 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

4 Drodzy Czytelnicy! Osoby pracujące z danymi doskonale znają problem ich jakości. To powszechne zjawisko w dużej części firm. Często okazuje się też, że programiści nie zatroszczyli się o tę kwestię, projektując systemy bazodanowe. Gromadzenie danych niepełnych lub nieprawdziwych (zawierających dużą liczbę braków) nie ma sensu, ponieważ i tak nie będą mogły być one wykorzystane biznesowo. O jakość danych warto zatem zadbać już na etapie tworzenia reguł zdobywania danych. Relatywnie tanim kosztem pozwoli to na zaoszczędzenie sporych środków, czasu oraz umożliwi podejmowanie lepszych decyzji w całym przedsiębiorstwie w przyszłości. Niestety, tematyka ta jest podejmowana przeważnie w momencie wdrażania nowego systemu raportowego, kiedy zachodzi potrzeba migracji danych pomiędzy systemami. Wtedy okazuje się, jak bardzo czasochłonne i kosztowne jest uporządkowanie firmowych baz danych. Niewłaściwa jakość danych w organizacji w każdym obszarze działania może rodzić poważne konsekwencje finansowe, prawne, zagrażać stabilności i płynności firmy, a w skrajnych przypadkach doprowadzić ją na skraj bankructwa. Artykuł Analiza źródeł danych szybkie porządkowanie zestawień wyjaśnia, jak zadbać o jakość danych. Pokazuje, jak budować arkusze, które wyręczą w mozolnej, ręcznej pracy. Excel sam znajdzie wszystkie niezgodności, poprawi je lub poinformuje o wystąpieniu błędnych danych. Załóżmy, że co miesiąc prezentujesz wyniki sprzedażowe swojej grupy. Do przygotowania analizy wykorzystujesz roboczy raport zbiorczy

5 zawierający wszystkie transakcje dokonane w minionych okresach. Aby wyświetlić dane konkretnego klienta, np. do porównania, musisz każdorazowo filtrować listę pod względem różnych kryteriów. Po co niepotrzebnie tracić czas na wielokrotne filtrowanie tych samych wartości? Możesz ułatwić sobie zadanie, najpierw pogrupować dane, a następnie zapisać ich układ jako widok niestandardowy. Dzięki temu jednym kliknięciem myszy będziemy mogli odkrywać potrzebne w danej chwili zestawy danych. Że jest to możliwe, pokazuje artykuł Zapisywanie własnych kryteriów filtrowania. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)

6 Redakcja odpowiada Listy/V VI/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać. Warto przeczytać: Co zrobić, gdy Excel niepoprawnie rozpoznaje daty wpisywane do arkusza? 001 Jak szybko sporządzić podsumowanie wierszy i kolumn? 002 Czy można szybko sprawdzić kompletność danych w arkuszu? 004 Jak nałożyć ochronę na wiele arkuszy jednocześnie? 006 Jak wykorzystać okno zaznaczania do usuwania wielu niepotrzebnych obiektów w Excelu? 009 CO ZROBIĆ, GDY EXCEL NIEPOPRAWNIE ROZPOZNAJE DATY WPISYWANE DO ARKUSZA? Wraz ze zmianą stanowiska pracy otrzymałem nowy komputer. Otworzyłem Excel i próbowałem wprowadzić do komórki datę. Niestety, Excel niepoprawnie ją rozpoznał, gdyż została wyrównana do lewej, co świadczy o tym, że jest kwalifikowana jako wartość tekstowa. Domyśliłem się, że datę wprowadziłem w niepoprawnym formacie. Gdzie mogę sprawdzić zapis dat, który będzie rozpoznawany przez Excela? Domyślny format daty akceptowany przez Excela nie jest uzależniony od ustawień programu, ale od całego systemu operacyjnego zainstalowanego w komputerze. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5

7 Listy/V VI/002 Redakcja odpowiada Aby sprawdzić format daty lub zmienić jego ustawienia: 1. Uruchom panel sterowania i kliknij dwukrotnie ikonę Ustawienia regionalne (w systemie Windows XP Professional nosi nazwę Opcje regionalne i językowe). 2. W oknie dialogowym, które się pojawiło, przejdź do zakładki Data. Jeżeli pracujesz w systemie Windows XP, wybierz uprzednio przycisk Dostosuj. Rysunek 1. Systemowy format daty Jeżeli domyślne ustawienia dat Ci nie odpowiadają, wybierz z rozwijanych list określone formaty i separatory, a następnie zatwierdź OK. Od tego momentu będziesz mógł je stosować w swoim arkuszu kalkulacyjnym. JAK SZYBKO SPORZĄDZIĆ PODSUMOWANIE WIERSZY I KOLUMN? W tabeli liczb chcę szybko uzyskać sumy z wierszy i kolumn. Interesuje mnie także wynik podsumowania wszystkich wartości w tabeli. Czy jest jakaś sztuczka, dzięki której błyskawicznie otrzymam wyniki? 6 Maj/Czerwiec 2016 Wiedza i Praktyka