Aktualizacja (147) Maj 2015

Transkrypt

1 Aktualizacja (147) Maj 2015 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Jak wygodnie podliczać godziny w zmianowym systemie pracy? W jaki sposób czytelnie oznaczać na wykresie przedział wartości? NAJNOWSZE TRIKI: Łączenie funkcji, aby otrzymać wydajne narzędzia Ukrywanie formuł Zapobieganie wstawianiu dodatkowych wierszy i kolumn Unikanie powtórzeń Automatyczne numerowanie wierszy Rozdzielanie danych z jednej kolumny do dwóch Odchylenie od budżetu TABELE PRZESTAWNE Podstawy tworzenia tabel i wykresów przestawnych P 092 Pokazujemy, jak utworzyć tabelę przestawną na podstawie danych o kosztach w rozbiciu na poszczególne MPK. MAKRA Szybkie scalanie, rozdzielanie i obramowywanie komórek, cz. 1 S 055 Z użyciem makr scalamy komórki, a także pokazujemy, jak szybko pozbyć się scalonych komórek tam, gdzie nie są one potrzebne. PLANOWANIE Tworzenie planów budżetowych T 041 Jednym z pierwszych etapów budżetowania sprzedaży jest prognozowanie sprzedaży przez przedstawicieli handlowych. Zaczynamy od omówienia etapów tworzenia tabeli do planowania, która zawiera podział na klientów i produkty. FORMULARZE Wstęp do budowania własnych formularzy W 113 Za pomocą formularzy UserForm można utworzyć dowolne okna dialogowe. W tym artykule pokażemy, jak je budować, a także w jaki sposób z nich korzystać. Powiemy także, jak stosować kontrolki i umieszczać je na formularzu UserForm. Kod dostępu do strony zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres aktywnego Czytelnika.

2 Instrukcja do aktualizacji Maj 2015 (147) Aktualizację można wpiąć do poradnika Excel w praktyce, traktując ją jako kolejny numer czasopisma. Proponujemy jednak wykorzystanie możliwości, jakie daje wymiennokartkowa forma poradnika. Aktualizacja składa się z kilku części, ale numeracja stron (na dole) jest jednolita dla całego pakietu. Warto więc podzielić aktualizację i powkładać jej poszczególne części do poradnika według podanej poniżej instrukcji: 1. Strony od 5 do 16 (Redakcja odpowiada Listy 2015/V) wpinamy przed dotychczasowymi Listami w poradniku. 2. Strony od 17 do 24 (Triki 2015/V) wpinamy za dotychczasowymi Trikami w poradniku. 3. Strony od 25 do 42 (Podstawy tworzenia tabel i wykresów przestawnych P 092) wpinamy za ostatnim hasłem na literę P. 4. Strony od 43 do 54 (Szybkie scalanie, rozdzielanie i obramowywanie komórek, cz. 1 S 055) wpinamy za ostatnim hasłem na literę S. 5. Strony od 55 do 66 (Tworzenie planów budżetowych T 041) wpinamy za ostatnim hasłem na literę T. 6. Strony od 67 do 76 (Wstęp do budowania własnych formularzy W 113) wpinamy za ostatnim hasłem na literę W.

3 Aktualizacja (147) Maj 2015 Login: AEX147 Hasło: AEX147_mfe

4 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

5 Drodzy Czytelnicy! Tabele przestawne są świetnym narzędziem do analizy dużych zbiorów danych. Ta funkcja Excela umożliwia tworzenie wizualizacji, przygotowywanie zestawień lub analiz w dowolnym układzie z interesującym użytkownika stopniem szczegółowości. Sprawdza się również jako narzędzie zwiększające wydajność pracy, ponieważ umożliwia automatyczne przygotowanie dowolnej liczby powtarzających się zestawień. Tabele przestawne służą przede wszystkim do gromadzenia danych liczbowych i ich podsumowywania, np. według kategorii i podkategorii, oraz tworzenia niestandardowych obliczeń i formuł. Dają możliwość rozwijania i zwijania poziomów danych w celu sprecyzowania uzyskanych wyników oraz przechodzenia do szczegółów danych podsumowania w celu analizowania interesujących użytkownika obszarów. Użytkownik może również filtrować, sortować i grupować najbardziej użyteczne i interesujące podzbiory danych, co umożliwia skoncentrowanie się na żądanych informacjach. W artykule Podstawy tworzenia tabel i wykresów przestawnych pokazujemy, jak utworzyć tabelę przestawną na podstawie danych o kosztach w rozbiciu na poszczególne MPK. Następnie omawiamy, jak przygotować wykres przestawny. Jednym z pierwszych etapów budżetowania sprzedaży jest prognozowanie sprzedaży przez przedstawicieli handlowych. Takie planowanie należy przeprowadzić w tabelach z podziałem na klientów i produkty (najczęściej: grupy produktów). Planuje się ilościowo (w jednostce odpowiadającej sprzedawanym produktom, np. kg), aby potem móc pomnożyć ilość przez cenę (ustalaną w odrębnym etapie budżetowania) i otrzymać wartość sprzedaży. W artykule Tworzenie planów budżetowych pokazujemy, w jaki sposób stworzyć prostą tabelę do planowania.

6 Co zrobić jeśli chcemy, np. wyświetlić okno dialogowe z dwoma polami do wpisywania informacji: loginu i hasła? Innym razem potrzebujemy na przyciskach w oknie dialogowym wyświetlić dowolny tekst, a nie tylko dostępne w poleceniu MsgBox. Nie wszystko da się przedstawić za pomocą wbudowanych okien dialogowych. Natomiast za pomocą formularzy UserForm można utworzyć dowolne okna dialogowe. W artykule Wstęp do budowania własnych formularzy pokażemy, jak je budować, a także w jaki sposób z nich korzystać. Powiemy także, jak stosować kontrolki i umieszczać je na formularzu UserForm. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)

7 Redakcja odpowiada Listy/V/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Jak wygodnie podliczać godziny w zmianowym systemie pracy? 001 W jaki sposób czytelnie oznaczać na wykresie przedział wartości? 006 JAK WYGODNIE PODLICZAĆ GODZINY W ZMIANOWYM SYSTEMIE PRACY? Pracownicy mojego działu pracują w różnych godzinach. Dział księgowości poprosił, aby podawać, ile godzin każdego dnia przepracowano na konkretnej zmianie. Pomyślałem, że zrobię arkusz, który automatycznie będzie wyliczał liczby godzin pracy na poszczególnych zmianach na podstawie wprowadzonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Stworzyłem w jednym arkuszu formularz do wpisywania godzin pracy, a w drugim arkuszu o nazwie Zmiany podałem godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zmian. Nie umiem jednak stworzyć odpowiedniej formuły. Nie wiem także, w jaki sposób wymusić wpisywanie pełnych godzin do komórek w kolumnach C i D. Zaprezentujemy, jakie formuły należy wpisać oraz jakich poleceń użyć, aby była możliwość wpisywania tylko pełnych liczb. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5

8 Listy/V/002 Redakcja odpowiada W tym celu: 1. W komórce E6 wpiszmy formułę: =JEŻELI($D6>=$C6;MIN(MAX($D6;Zmiany!$B$3);Zmia ny!$c$3)-max(zmia ny!$b$3;min($c6;zmiany!$c$3));j EŻELI($C6<Zmiany!$C$3;JEŻELI(Zmian y!$c$3-$c6>8- ;8;Zmiany!$C$3-$C6);0)+JEŻELI(Zmiany!$B$3<$D6;MI N($D6;Zmiany!$C$3)-Zmiany!$B$3;0)) Rysunek 1. Formularz do wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy Rysunek 2. Widok arkusza Zmiany 2. W komórce F6 wprowadźmy: 6 Maj 2015 Wiedza i Praktyka

9 Redakcja odpowiada Listy/V/003 =JEŻELI($D6>=$C6;MIN(MAX($D6;Zmiany!$B$4);Zmia ny!$c$4)-max(zmiany!$b$4;min($c6;zmiany!$c$4)); JEŻELI($C6<Zmiany!$C$4;JEŻELI(Zmiany!$C$4-$C6>8 ;8;Zmiany!$C$4-$C6);0)+JEŻELI(Zmiany!$B$4<$D6;MI N($D6;Zmiany!$C$4)-Zmiany!$B$4;0)) 3. Natomiast w komórce G6 zastosujmy formułę: =JEŻELI($D6>=$C6;MAX($D6;Zmiany!$B$5)-MAX($C 6;Zmiany!$B$5)+MIN($D6;Zmiany!$C$5)-MIN($C6;Z miany!$c$5);min($d6;zmiany!$c$5)+jeżeli($c6<= Zmiany!$C$5;Zmiany!$C$5-$C6+24-Zmiany!$B$5;24- -MAX($C6;Zmiany!$B$5))) 4. Na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek wskażmy Kopiuj. 5. Zaznaczmy komórki E7:G14 i na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek wybierzmy Wklej/ Formuły, aby wkleić formuły. 6. Zaznaczmy komórki C6:D14 i wybierzmy na karcie Dane, w grupie poleceń Narzędzia danych wskażmy Poprawność danych, aby otworzyć okno dialogowe służące do wymuszania odpowiednich wpisów w komórkach. Rysunek 3. Ustawienia sprawdzania poprawności danych Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 7