Aktualizacja (140) Listopad 2014

Transkrypt

1 Aktualizacja (140) Listopad 2014 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Co zrobić, aby tekst można było wstawiać tylko wielkimi literami? Jak nałożyć ochronę na wiele arkuszy jednocześnie? Jak stworzyć własny format daty? Jak wykorzystać okno zaznaczania do usuwania wielu niepotrzebnych obiektów w Excelu? NAJNOWSZE TRIKI: Oznaczanie produktów przeterminowanych kolorem i komentarzem Zaawansowane zliczanie wartości tekstowych * Wyliczenie godzinowego kosztu pracy Inicjał przy nazwisku zamiast pełnego imienia Wybieranie danych do wykresu dwoma kliknięciami myszy Sprawdzanie, czy komórka jest ukryta Wysyłanie arkusza pocztą * Wyszukiwanie wartości leżącej na lewo od szukanej Tworzenie hiperłączy do stron internetowych NOWOŚCI Excel 2013 zmiany i nowości w pracy z wykresami E 042 Przedstawiamy zmiany wprowadzone w wersji Excel 2013, dotyczące pracy z wykresami. DYNAMICZNE ZESTAWIENIA Formuły tablicowe szybka aktualizacja tabel F 162 Prezentujemy kilka wskazówek, które pomogą rozwiązać najczęstsze problemy występujące podczas pracy z dynamicznymi zestawieniami. WIZUALIZACJA Prezentacja odchyleń na wykresie typu flying bridges P 086 Graficzna prezentacja danych, np. dotyczących sprzedaży, najlepiej przemawia do odbiorcy w formie graficznej prezentacji jako schemat czy wykres. ANALIZA DANYCH Prognozowanie z użyciem trendu liniowego i wykładniczego P 087 Excel oferuje efektywne narzędzia, z pomocą których można określić trendy zmian danych. AUTOMATYZACJA PRACY Ustalanie wysokości bieżących i historycznych pensji pracowników U 002 Pokazujemy, jak stworzyć formułę wyszukującą wysokość pensji pracownika w zadanym okresie. WIZUALIZACJA Wykres skumulowanej sprzedaży w porównaniu z budżetem W 109 Przygotowujemy wykres, który umożliwia szybkie porównanie rzeczywistej sprzedaży z przyjętym budżetem. Dane do logowania się na stronie internetowej Login: AEX140 Hasło: AEX140_5aP

2 Instrukcja do aktualizacji Listopad 2014 (140) Aktualizację można wpiąć do poradnika Excel w praktyce, traktując ją jako kolejny numer czasopisma. Proponujemy jednak wykorzystanie możliwości, jakie daje wymiennokartkowa forma poradnika. Aktualizacja składa się z kilku części, ale numeracja stron (na dole) jest jednolita dla całego pakietu. Warto więc podzielić aktualizację i powkładać jej poszczególne części do poradnika według podanej poniżej instrukcji: 1. Strony od 5 do 18 (Redakcja odpowiada Listy 2014/XI) wpinamy przed dotychczasowymi Listami w poradniku. 2. Strony od 19 do 44 (Triki 2014/XI) wpinamy za dotychczasowymi Trikami w poradniku. 3. Strony od 45 do 58 (Excel 2013 zmiany i nowości w pracy z wykresami E 042) wpinamy za ostatnim hasłem na literę E. 4. Strony od 59 do 68 (Formuły tablicowe szybka aktualizacja tabel F 162) wpinamy za ostatnim hasłem na literę F. 5. Strony od 69 do 74 (Prezentacja odchyleń na wykresie typu flying bridges P 086) wpinamy za przekładką na literę P. 6. Strony od 75 do 86 (Prognozowanie z użyciem trendu liniowego i wykładniczego P 087) wpinamy za ostatnim hasłem na literę P. 7. Strony od 87 do 92 (Ustalanie wysokości bieżących i historycznych pensji pracowników U 002) wpinamy za ostatnim hasłem na literę U. 8. Strony od 93 do 102 (Wykres skumulowanej sprzedaży w porównaniu z budżetem W 109 ) wpinamy za ostatnim hasłem na literę W. 9. Strony 103 i 104 (Spis treści) wpinamy przed ostatnim Spisem treści.

3 Aktualizacja (140) Listopad 2014 Login: AEX140 Hasło: AEX140_5aP

4 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

5 Drodzy Czytelnicy! Dane przedstawione w formie graficznej w bardziej przejrzysty sposób przekazują informacje niż dane tabelaryczne. W Excelu mamy szeroki wachlarz narzędzi do graficznej wizualizacji, z których najczęściej używane są wykresy. Można korzystać z kilkunastu gotowych wzorów, ale jest też sporo pomysłów, jak stworzyć nietypowe wykresy. Jednym z ciekawszych jest wykres typu flying bridges, który umożliwia pokazanie przejścia (składowych różnicy) od jednej wartości do drugiej, np. od wartości planowanej do wykonanej. Sposób przygotowania wykresu opisujemy w artykule Prezentacja odchyleń na wykresie typu flying Bridges. Taki sposób prezentacji umożliwia ustalenie przyczyn ewentualnego odchylenia. Praca ze statycznym zestawieniem jest znacznie mniejszym wyzwaniem niż próba zapanowania nad dynamicznymi tabelami. Znane są adresy komórek zawierających pewne charakterystyczne dane, do których odnosimy się w formułach, więc nie ma kłopotu z tworzeniem różnych raportów. Gorzej, gdy zestawienie, do którego się odwołujemy, nie ma stałego rozmiaru. Do arkusza dodawane są kolejne dane. W artykule Formuły tablicowe szybka aktualizacja tabel przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą rozwiązać najczęstsze problemy występujące przy tego typu zestawieniach. Niemal każdy spotkał się w swojej pracy z koniecznością wykonania pewnych obliczeń na danych prognozowanych lub planowanych. Tendencje wzrostowe lub spadkowe analizowanych wartości pozwalają w przybliżeniu oszacować zmiany w przyszłości, a tym samym umożliwiają podjęcie pewnych działań wyprzedzających. Jeśli rozsądek podpowiada, że horoskopy i wróżenie z fusów to nie najlepsze pomysły na prognozowanie zmian danych, wykorzystajmy zgromadzone informacje

6 i włączmy do pracy arkusz kalkulacyjny. Excel oferuje efektywne narzędzia, z pomocą których można określić trendy zmian danych. Jak z nich korzystać, wyjaśniamy w artykule Prognozowanie z użyciem trendu liniowego i wykładniczego. W poprzedniej aktualizacji opisywaliśmy zmiany wprowadzone w nowej wersji programu Excel, związane z uruchomieniem programu oraz użyciem poleceń szybkiej analizy danych. Teraz czas na opis kolejnych nowości. W tekście Excel 2013 zmiany i nowości w pracy z wykresami pokazujemy, jakie usprawnienia przygotował Microsoft w zakresie przygotowywania wykresów. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)

7 Redakcja odpowiada Listy/XI/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać! Warto przeczytać: Co zrobić, aby tekst można było wstawiać tylko wielkimi literami 001 Jak nałożyć ochronę na wiele arkuszy jednocześnie? 005 Jak stworzyć własny format daty 008 Jak wykorzystać okno zaznaczania do usuwania wielu niepotrzebnych obiektów w Excelu? 012 CO ZROBIĆ, ABY TEKST MOŻNA BYŁO WSTAWIAĆ TYLKO WIELKIMI LITERAMI W arkuszu Excela prowadzę rejestr zawierający nazwy firm, imiona i nazwiska, a także kwoty. Przyjąłem zasadę, że nazwę firmy wpisuję wielkimi literami. Moi współpracownicy także mają dostęp do tego zestawienia i często się zdarza, że wprowadzają nazwę firmy w inny sposób (małymi literami). Czy można nałożyć w Excelu takie ograniczenie, aby w wybranej kolumnie wpisy były dokonywane tylko wielkimi literami? Aby uchronić się przed wpisywaniem małych liter, trzeba odpowiednio ustawić parametry sprawdzania poprawności danych. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5

8 Listy/XI/002 Redakcja odpowiada Rys. 1. Zestawienie wypełniane przez użytkownika W tym celu: 1. Zaznacz całą kolumnę B, klikając nagłówek kolumny i wybierz na karcie Dane, w grupie poleceń Narzędzia danych funkcję Poprawność danych. 2. W oknie Sprawdzanie poprawności danych przejdź do zakładki Ustawienia. W polu Dozwolone wybierz z listy rozwijanej Niestandardowe i w polu Formuła wpisz formułę: =PORÓWNAJ(B1;LITERY.WIELKIE(B1)) Rys. 2. Ustawienia sprawdzenia poprawności danych 6 Listopad 2014 Wiedza i Praktyka

9 Redakcja odpowiada Listy/XI/003 Przy zaznaczeniu wielu komórek, jak w tym przypadku, formuła powinna odnosić się do aktywnej komórki i ewentualnie zawierać odwołanie bezwzględne (za pomocą znaków $) do innych komórek. W zaznaczonym obszarze komórek aktywna komórka to ta, która nie ma zaciemnionego tła. 3. Przejdź do zakładki Alert o błędzie. W polu Styl ustaw pozycję Zatrzymaj, a w polu Tytuł wpisz tekst, który będzie pojawiał się na pasku okna komunikatu o błędzie: Nieprawidłowy tekst. 4. W polu Komunikat o błędzie wpisz tekst komunikatu: Nazwa firmy musi być pisana wielkimi literami i naciśnij przycisk OK, aby zatwierdzić ustawienia sprawdzania poprawności danych dla komórek w kolumnie B. Rys. 3. Ustawienia komunikatu błędu Ustawienie parametrów sprawdzania poprawności danych będzie działać tylko przy wprowadzaniu nowych danych lub edycji istniejących. Te ustawienia nie powodują Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 7

10 Listy/XI/004 Redakcja odpowiada wymuszania wpisywania wielkich liter w komórkach, które są wypełnione dopóty, dopóki nie będą edytowane. Jeśli planujesz, że w wybranych komórkach zaznaczonego obszaru będą odstępstwa od ograniczeń (jak np. w tym przypadku w komórce B1), to zalecane jest, aby wypełnić te komórki przed ustawieniem parametrów sprawdzania poprawności danych dla całego obszaru. Teraz po wpisaniu nowych danych lub edycji istniejących za pomocą niedozwolonych liter pojawi się komunikat informujący o niepoprawnych danych widoczny na rysunku 4. Rys. 4. Komunikat z informacją o niepoprawnie wpisanym tekście Po naciśnięciu przycisku Ponów próbę okno zostanie zamknięte i komórka będzie dostępna w trybie edycji tekstu. Będziesz mógł poprawić tekst w taki sposób, aby wszystkie litery były wielkie. W oknie Nieprawidłowy tekst możesz też nacisnąć przycisk Anuluj, aby zrezygnować z wprowadzania danych do tej komórki. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku nie będzie można wprowadzić nazwy firmy, jeśli do tego celu nie zostaną użyte wielkie litery. 8 Listopad 2014 Wiedza i Praktyka

11 Redakcja odpowiada Listy/XI/005 Jeśli chcesz, aby w kolumnie C wszystkie imiona i nazwiska były wprowadzane w taki sposób, aby zawsze zaczynały się wielką literą, to zaznacz tę kolumnę i podobnie jak poprzednio ustaw parametry sprawdzania poprawności danych z wykorzystaniem następującej formuły: =PORÓWNAJ(C1;Z.WIELKIEJ.LITERY(C1)) Podobnie możesz wymusić w kolumnie D wpisanie tylko wartości liczbowych. W takim wypadku wpisz następującą formułę: =CZY.LICZBA(D1) JAK NAŁOŻYĆ OCHRONĘ NA WIELE ARKUSZY JEDNOCZEŚNIE W skoroszycie Excela co miesiąc wypełniam karty pracy pracowników swojego działu. Każdy formularz jest umieszczony w osobnym arkuszu. Dostęp do tego pliku ma jeszcze kilka innych osób, więc arkusze są zabezpieczone hasłem ochrony wszystkie takim samym. Na koniec każdego miesiąca zdejmuję ochronę z tych arkuszy i wprowadzam dane dotyczące aktualnego miesiąca. Czy jest możliwe nałożenie lub zdjęcie ochrony hasłem jednocześnie dla wszystkich arkuszy znajdujących się w skoroszycie? To ułatwiłoby mi comiesięczną pracę z tym plikiem. Próbowałem zaznaczyć wszystkie arkusze i uruchomić polecenie Chroń arkusz, ale to też zabezpiecza tylko aktywny arkusz i nie działa na pozostałe. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 9

12 Listy/XI/006 Redakcja odpowiada Za pomocą makr można jednocześnie zabezpieczyć wszystkie arkusze, a także zdjąć z nich ochronę. W tym celu: 1. Otwórz Edytor Visual Basic, klikając w karcie Deweloper, w grupie Kod naciśnij Visual Basic lub poprzez naciśnięcie klawiszy lewy Alt + F11. Jeśli karta Deweloper nie jest widoczna, to wybierz menu Plik lub Przycisk pakietu Office, naciśnij Opcje programu Excel, w zakładce Popularne zaznacz Pokaż kartę Deweloper na wstążce i kliknij OK. 2. W oknie Edytora Visual Basic wybierz polecenie menu Insert/Module. 3. W oknie, które się pojawi, wpisz następujący kod: Sub ChrońArkusze() Dim hasło As String Dim wsh As Worksheet hasło = InputBox( Podaj hasło ochrony, Podaj hasło ) If hasło = Then Exit Sub For Each wsh In ActiveWorkbook.Worksheets wsh.protect hasło Next End Sub Sub ZdejmijOchronęArkuszy() Dim hasło As String Dim wsh As Worksheet 10 Listopad 2014 Wiedza i Praktyka

13 Redakcja odpowiada Listy/XI/007 hasło = InputBox( Podaj hasło ochrony, Podaj hasło ) If hasło = Then Exit Sub On Error GoTo Błąd For Each wsh In ActiveWorkbook.Worksheets wsh.unprotect hasło Next Exit Sub Błąd: MsgBox Podano błędne hasło, vcritical End Sub 4. Zamknij Edytor Visual Basic. Aby uruchomić makro nakładające ochronę na wszystkie arkusze w skoroszycie: 1. Wybierz polecenie Widok/Makra/Wyświetl Makra. 2. W oknie Makro zaznacz nazwę makra ChrońArkusze i kliknij przycisk Uruchom. Podobnie możesz uruchomić makro ZdejmijOchronęArkuszy, które zdejmuje hasło ochrony wszystkich arkuszy. Po uruchomieniu każdego z tych makr pokaże się okno, do którego należy wpisać hasło ochrony. Rys. 1. Monit o wpisanie hasła Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 11

14 Listy/XI/008 Redakcja odpowiada Jeśli chcesz, aby wpisywane znaki hasła pojawiały się w postaci np. gwiazdek, to zamiast funkcji Input- Box użyj własnego formularza UserForm i wpisz gwiazdkę przy właściwości PasswordChar kontrolki TextBox, do której będzie wpisywane hasło. W przypadku naciśnięcia klawisza Cancel w oknie Podaj hasło stan zabezpieczenia arkuszy pozostanie bez zmian. Jeżeli po uruchomieniu makra ZdejmijOchronęArkuszy wpiszesz błędne hasło, to pokaże się komunikat informujący o tym fakcie. Rys. 2. Komunikat o błędnie wpisanym haśle ochrony arkuszy JAK STWORZYĆ WŁASNY FORMAT DATY Czy w komórce można ustawić własny format daty, czy jedynie da się korzystać z tych, które widnieją w oknie dialogowym Formatowanie komórek w zakładce Liczby przy kategorii Daty? Chciałabym np. ustawić datę: 1 stycznia 2014 r. w taki sposób, aby wyświetlana była jako 01/01/14. Jeśli chcesz dokonać zmian łączy dla wszystkich komórek zawierających odwołanie do danego pliku, to wybierz 12 Listopad 2014 Wiedza i Praktyka

15 Redakcja odpowiada Listy/XI/009 polecenie menu Edycja/Łącza (w Excelu 2007: na karcie Dane, w grupie poleceń Połączenia wskaż Edytuj łącza). Następnie w oknie dialogowym Edytowanie łączy zaznacz nazwę pliku, którego łącza chcesz zmienić, i naciśnij przycisk Zmień źródło. Wskaż plik, z którego mają być pobierane dane, i naciśnij Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe. Rys. 1. Lista wbudowanych formatów daty W Excelu można sformatować datę w komórce w dowolny sposób. W tym celu należy wybrać kategorię Niestandardowy i wpisać odpowiedni kod formatu. Aby to wykonać: 1. Zaznacz komórkę, w której chcesz ustawić niestandardowy format daty, i wybierz polecenie Narzędzia główne/komórki/format/ Formatuj komórki. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 13

16 Listy/XI/010 Redakcja odpowiada 2. W oknie Formatowanie komórek przejdź do zakładki Liczby i zaznacz kategorię Niestandardowe. 3. W polu Typ pojawi się aktualnie ustawiony format liczbowy komórki w postaci kodu. Wpisz w tym polu: dd/ mm/rr i naciśnij OK, aby zamknąć okno oraz zatwierdzić zmiany. Rys. 2. Ustawienie niestandardowego formatu daty Pojedyncza litera d oznacza numer dnia miesiąca w postaci jedno- lub dwucyfrowej. Podwójna litera d odpowiada numerowi dnia miesiąca zawsze w postaci dwucyfrowej. Potrójna litera d oznacza nazwę dnia tygodnia w postaci skróconej dwuliterowej, a poczwórna pełną nazwę. Pojedyncza litera m oznacza numer miesiąca w postaci jedno- lub dwucyfrowej, a podwójna litera m zawsze 14 Listopad 2014 Wiedza i Praktyka

17 Redakcja odpowiada Listy/XI/011 w postaci dwucyfrowej. Potrójna litera m wskazuje nazwę miesiąca w postaci trzyliterowej (w starszych wersjach Excela potrójna litera m oznaczała numer miesiąca w postaci liczby rzymskiej), a poczwórna pełną nazwę. Rok można zapisać w postaci dwucyfrowej za pomocą podwójnej litery r lub w postaci czterocyfrowej (rrrr). Po tej zmianie format liczbowy komórki zostanie zmieniony i data w tej komórce będzie odpowiednio wyświetlana. Rys. 3. Komórka po zmianie formatu liczbowego komórki Przy wpisywaniu daty do komórki sformatowanej niestandardowym formatem daty zawsze stosuj standardowy sposób pisania daty. Dla polskiej wersji Excela i przy standardowych ustawieniach regionalnych daty w panelu sterowania najbezpieczniej wpisywać oddzielone myślnikiem po kolei: rok w postaci czterocyfrowej, miesiąc oraz dzień w postaciach liczbowych, np Jeśli Excel nie rozpoznał wpisu jako daty, pamiętaj, że tekst zostaje domyślnie wyrównany do lewej, jeśli nie masz ustawionego żadnego wyrównania tekstu w komórce. Innym sposobem sprawdzenia poprawności wpisanej daty jest jej podejrzenie na pasku formuły po uprzednim Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 15

18 Listy/XI/012 Redakcja odpowiada zaznaczeniu. Jeśli jest tam pokazywana data w innym formacie, to znaczy, że Excel rozpoznał wpis poprawnie. Na pasku formuły zawsze wyświetlana jest data dokładnie w takim samym formacie, jaki zdefiniowany jest w ustawieniach regionalnych komputera jako data krótka. JAK WYKORZYSTAĆ OKNO ZAZNACZANIA DO USUWANIA WIELU NIEPOTRZEBNYCH OBIEKTÓW W EXCELU Czasami kopiuję do arkusza Excela informacje zawarte na stronach WWW. Trudno jest zaznaczyć na stronie internetowej tylko potrzebne treści i dlatego często wraz z interesującymi mnie danymi do arkusza wklejane są również zbędne formanty czy inne obiekty graficzne. Chciałbym usunąć te wszystkie elementy, ale niektóre są tak małe, że ciężko je zaznaczyć. Czy jest jakiś inny sposób zaznaczania i usuwania tych elementów niż za pomocą myszy? Excel od wersji 2007 oferuje narzędzia do zaznaczania (a także szybkiego ukrywania bądź odkrywania) elementów osadzonych w arkuszu Okienko zaznaczenia. Rys. 1. Fragment strony internetowej po wklejeniu do arkusza 16 Listopad 2014 Wiedza i Praktyka

19 Redakcja odpowiada Listy/XI/013 Aby usunąć obiekty, na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Edycja wybierz Znajdź i zaznacz Okienko zaznaczenia. Po prawej stronie arkusza pojawi się okienko zaznaczenia. Będą w nim wyświetlone wszystkie obiekty osadzone w aktywnym arkuszu. Rys. 2. Okienko zaznaczenia z umieszczonymi obiektami Po prawej stronie każdego obiektu znajduje się pole oznaczające, czy dany element jest widoczny, czy ukryty. Jeśli w tym polu znajduje się obrazek oka, to element jest widoczny. Możesz kliknąć to pole, aby ukryć lub odkryć obiekt. Kliknij nazwę elementu w okienku zaznaczenia, aby zaznaczyć dany obiekt, a następnie naciśnij przycisk Delete, aby go usunąć. W ten sam sposób usuń pozostałe zbędne obiekty. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 17