Graficzna prezentacja struktury przychodów i kosztów według rodzajów

Transkrypt

1 Graficzna prezentacja struktury przychodów i kosztów według rodzajów Excel w praktyce

2 Polecamy nasze publikacje: Dostępne pod adresem: fabrykawiedzy.com

3 Prezentacja danych sprzedażowych, wynikowych czy kosztowych najlepiej przemawia do odbiorcy, jeśli jest podana w formie graficznej, np. jako schemat czy wykres. Przy użyciu tych narzędzi przedstawimy budżet finansowy hipotetycznej firmy na rok Formuły wyliczające poszczególne stopnie rachunku Zastosowanie funkcji JEŻELI Graficzna prezentacja budżetu Wojciech Próchnicki, analityk sprzedaży 3

4 Na 2015 rok został stworzony budżet firmy, którego wynikiem jest uproszczony rachunek wyników przedstawiony na rysunku 1. Rys. 1. Budżet na rok 2015 Zadaniem jest wyliczenie wyników na poszczególnych poziomach w rachunku wyników oraz przedstawienie w formie graficznej rachunku wyników i wpływu poszczególnych jego składników na końcowy wynik. W łatwy i przejrzysty sposób można pokazać takie przejście na wykresie typu Flying Bridges. FORMUŁY WYLICZAJĄCE POSZCZEGÓLNE STOPNIE RACHUNKU Pierwszym zadaniem jest budowa formuł wyliczających poszczególne stopnie wyniku końcowego firmy, czyli: Zysk (strata) ze sprzedaży, Zysk (strata) z działalności operacyjnej, Zyska (strata) brutto i Zysk (strata) netto. Formuły przedstawione są na rysunku 2. 4

5 Rysunek 2. Formuły wyliczające wyniki na poszczególnych stopniach rachunku ZASTOSOWANIE FUNKCJI JEŻELI Następnie należy wyliczyć wartość podatku dochodowego, który jest liczony jako 19% od wartości zysku brutto. Jeżeli firma osiągnęła stratę, podatek jest równy 0. W tym celu zostanie zastosowana funkcja JEŻELI. Funkcja JEŻELI zwraca jedną wartość, jeśli podany warunek ma wartość PRAWDA, albo inną wartość, jeśli ten warunek ma wartość FAŁSZ. Składnia funkcji JEŻELI obejmuje następujące argumenty: 1. Test_logiczny argument wymagany. Dowolna wartość lub wyrażenie, które może przyjmować wartości PRAWDA lub FAŁSZ. 2. Wartość_jeżeli_prawda argument opcjonalny. Wartość zwracana, gdy argument test_logiczny ma wartość PRAWDA. Jeśli na przykład ten argument jest 5

6 ciągiem tekstowym W ramach budżetu, a argument test_logiczny ma wartość PRAWDA, to funkcja JEŻE- LI zwróci tekst W ramach budżetu. Jeśli argument test_logiczny ma wartość PRAWDA, a argument wartość_jeżeli_prawda zostanie pominięty (to znaczy po argumencie test_logiczny jest jedynie średnik), to funkcja JEŻELI zwróci wartość 0 (zero). Aby wyświetlić wyraz PRAWDA, jako argumentu wartość_jeżeli_ prawda należy użyć wartości logicznej PRAWDA. 3. Wartość_jeżeli_fałsz argument opcjonalny. Wartość zwracana, gdy argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ. Jeśli na przykład ten argument jest ciągiem tekstowym Budżet przekroczony, a argument test_ logiczny ma wartość FAŁSZ, funkcja JEŻELI zwróci tekst Budżet przekroczony. Jeśli argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ, a argument wartość_jeżeli_ fałsz zostanie pominięty (to znaczy nie ma średnika po argumencie wartość_jeżeli_prawda), to funkcja JEŻELI zwróci wartość logiczną FAŁSZ. Jeśli argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ, a argument wartość_jeżeli_fałsz jest pusty (to znaczy po argumencie wartość_jeżeli_prawda jest sam średnik), to funkcja JEŻELI zwróci wartość 0 (zero). Składnia funkcji JEŻELI została przedstawiona na rysunku 2.3. Rysunek 3. Składnia funkcji JEŻELI wyliczającej podatek dochodowy 6

7 Końcowy wynik rachunku zysków i strat wraz z formułami przedstawia rysunek 4. Rysunek 4. Rachunek wyników z formułami GRAFICZNA PREZENTACJA BUDŻETU Przejście od pozycji Przychody ze sprzedaży produktów do Zysk (strata) netto zostanie pokazane na wykresie typu Flying Bridges, który umożliwia pokazanie wpływu każdego ze składników rachunku wyników na końcowy wynik firmy. Pierwszym krokiem jest zbudowanie tabeli pomocniczej zawierającej cztery kolumny (rysunek 5): 1. W pierwszej kolumnie wypisane mamy poszczególne składowe naszego rachunku wyników. 2. ZMIANA w tej kolumnie podawana jest wartość każdej pozycji rachunku. 3. ZMIANA DO WYKRESU w tej kolumnie podawana jest wartość bezwzględna każdej z pozycji rachunku. 4. WYSOKOŚĆ kolumna wylicza wartość wyniku po każdym jego elemencie, a w rezultacie końcowym efektem jest wartość zysku (straty) netto. 7

8 Rysunek 5. Tabela pomocnicza W kolumnie ZMIANA są pobierane wartości poszczególnych składowych rachunku wyników (od pozycji drugiej, jaką jest Amortyzacja). Koszty ze znakiem -, natomiast przychody ze znakiem + (rysunek 6). Rysunek 6. Formuła w kolumnie ZMIANA W kolumnie ZMIANA DO WYKRESU wyliczana jest za pomocą funkcji MODUŁ.LICZBY wartość bezwzględna każdej pozycji (rysunek 7). 8

9 Rysunek 7. Funkcja MODUŁ.LICZBY w kolumnie ZMINA DO WYKRESU W kolumnie WYSOKOŚĆ dla pierwszej pozycji Przychody ze sprzedaży produktów wstawiona jest planowana wartość przychodów z rachunku (rysunek 8). Rysunek 8. Formuła dla pozycji Przychody ze sprzedaży produktów W kolumnie WYSOKOŚĆ dla kolejnych pozycji została utworzona formuła =$G$2+SUMA($I$2:I2)+JEŻELI(I3<0;I3;0) 9

10 Kolejnym krokiem jest wstawienie wykresu kolumnowego 2-W skumulowanego (wstążka Wstawianie/Wykresy/ Kolumnowy), zaznaczając trzy pierwsze kolumny. Efekt widoczny jest na rysunku Wykres ma dwie serie: pierwsza dolna to dane z kolumny WYSOKOŚĆ, natomiast seria druga górna to dane z kolumny ZMIANA DO WYKRESU (rysunek 10). Rysunek 9. Formuła w kolumnie WYSOKOŚĆ Rysunek 10. Wykres kolumnowy 2-W skumulowany 10

11 Kolejnymi krokami są: 1. Ukrycie (brak wypełnienia kształtu) dla serii WYSO- KOŚĆ słupków przedstawiających składowe poszczególnych produktów. Po pojedynczym kliknięciu serii WYSOKOŚĆ zaznaczamy całą serię, po kolejnym kliknięciu zaznaczony zostanie tylko jeden słupek serii. Następnie naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Formatuj punkt danych. Przechodzimy do opcji Wypełnienie i zaznaczamy Brak wypełnienia. W tej serii zostawiamy widoczne tylko dwa słupki: Przychody ze sprzedaży produktów oraz Zysk (strata) netto. 2. Dodanie etykiety danych dla serii ZMIANA DO WYKRE- SU oraz serii WYSOKOŚĆ, ale tylko dla Przychody ze sprzedaży produktów oraz Zysk (strata) netto. Po pojedynczym kliknięciu w serię na wykresie zaznaczamy całą serię, po kolejnym kliknięciu zaznaczony zostanie tylko jeden słupek serii. Następnie naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Dodaj etykiety danych. 3. Zmiana kolorów serii ZMIANA DO WYKRESU dla poszczególnych pozycji rachunku. Jeżeli pozycja to koszt, to na kolor czerwony, ponieważ ona obniża nam wynik firmy, a jeżeli jest to przychód, to kolor zielony. Po jednokrotnym kliknięciu w serię ZMIANA DO WYKRESU zaznaczamy całą serię, po kolejnym kliknięciu zaznaczony zostanie tylko jeden słupek serii. Następnie naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Formatuj punkt danych. Przechodzimy do opcji Wypełnienie i zaznaczamy Wypełnienie pełne i z dostępnych kolorów wybieramy kolor zielony lub czerwony. 11

12 Wynikiem jest wykres typu Flying bridges przedstawiający przejście od wartości planowanej przychodów ze sprzedaży produktów do wartości zysku (straty) netto, poprzez poszczególne kosztowe i przychodowe pozycje (rysunek 11). Rysunek 11. Końcowy wykres Wykres Flying bridges pozwala pokazać przejście z wartości planowane do wartości wykonanej, pokazując przyczynę odchylenia podzieloną na poszczególnych pozycjach. Jak widać, dane w formie graficznej w bardziej przejrzysty sposób przekazują informacje niż dane tabelaryczne. Wykres pozwala na szybką identyfikację największych negatywnych czy też pozytywnych pozycji mających znaczący wpływ na wynik firmy. Dzięki temu ułatwia i dostarcza informacji zarządczej na temat sprzedaży, niezbędnej do podjęcia poszczególnych działań korygujących mających na celu polepszenie wyniku. 12

13 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Poradnik wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.