PODSTAWOWE ZASADY EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI INWESTYCYJNYMI

Transkrypt

1 PODSTAWOWE ZASADY EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI INWESTYCYJNYMI K O N F E R E N C J A P R O J E C T M A N A G E M E N T

2 Agenda AGENDA Inicjacja Projektu Teoria i praktyka w zarządzaniu projektem Fazy realizacyjne Projektu Faza przygotowania Faza realizacji Podsumowanie i wnioski 2

3 CELE PROEKTÓW INWESTYCYJNYCH DLACZEGO TRZEBA INWESTOWAĆ? W Alicji z Krainy Czarów Czerwona Królowa radzi Alicji: (...) trzeba biec tak szybko, jak się potrafi, żeby zostać w tym samym miejscu. Jeżeli chce się znaleźć w innym miejscu, trzeba biec co najmniej dwa razy szybciej! Realizacja strategii przedsiębiorstwa w zakresie Rozwoju technologicznego, rozbudowy mocy wytwórczych Podnoszenia efektywności procesów technologicznych i biznesowych Utrzymanie konkurencyjności na rynku Utrzymania sprawności i optymalizacja wykorzystania aktywów Dostosowanie się do zmian legislacyjnych Poprawa bezpieczeństwa technicznego i bezpieczeństwa pracy przy zapewnieniu: Dotrzymania zatwierdzonego budżetu i terminu Uzyskania zaplanowanych korzyści z inwestycji (funkcja celu) Pełnego bezpieczeństwa w trakcie realizacji i funkcjonowania obiektu 3

4 MNOGOŚĆ TEORII ZARZĄDZANIA 4

5 PRAGMATYKA Opracowania teoretyczne a praktyka stosowana (w GL S.A.) Good is good enough 5

6 FAZY PROCESU PROJEKTOWEGO Faza przygotowania FEL Wymagania klienta Planowanie biznesu PO CO? Planowanie obiektu CO ZBUDOWAĆ Planowanie realizacji JAK ZBUDOWAĆ Realizacja projektu Rozruch i eksploatacja 6

7 ELEMENTY SKŁADOWE FAZY PRZYGOTOWANIA FEL (FRONT END LOADING) Po co? + + Co zrobić? Jak to zrobić? Definicja celu Projektu Definicja czynników zewnętrznych Wstępny szacunek efektu ekonomicznego (prefeasibility) Maurice: No.. a masz jakiś plan? Król Julian: Lepiej! Mam urok osobisty Definicja projektu Wybór technologii Plan lokalizacji Projekt technologiczny i bazowy (schematy procesowe, bilanse materiałowe) Określenie standardu wykonania, BAT, BACT Studia marketingowe (założenia handlowe) Zakomunikowanie otoczeniu Określenie uwarunkowań FEED (front end engineering design) Szacunek kosztów Określenie parametrów ekonomicznych Budowa zespołu i określenie ról i odpowiedzialności Wdrożenie narzędzi informatycznych Uzyskanie decyzji formalnych Opracowanie planu i harmonogramu realizacji Plan kontraktacji Plan zapewnienia jakości Plan zapewnienia bezpieczeństwa Plan zarządzania ryzykiem Plan rekrutacji Wymogi środowiskowe Przygotowanie logistyki i placu budowy Ubezpieczenia 7

8 ZINTEGROWANY ZESPÓŁ PROJEKTOWY Cele projektu + + Skład zespołu Role, odpowiedzialność, uprawnienia + Narzędzia i procedury działania Cele projektu: spisane zakomunikowane zrozumiane Reprezentowane są kluczowe funkcje wpływające na rezultaty projektu: Biznes Użytkownik Utrzymanie ruchu Inwestycje Role i odpowiedzialność członków zespołu: zdefiniowane zakomunikowane zrozumiane zaakceptowane Wdrożenie narzędzi informatycznych Opracowanie planów i procedur 8

9 DEFINICJA ZAKRESU PROJEKTU Wybór technologii (projekty wstępne i bazowe) Plan lokalizacji Określenia oddziaływania zewnętrznego (raport środowiskowy) Zakomunikowanie otoczeniu (uzyskanie decyzji i uwarunkowań zewnętrznych) Określenie standardu wykonania (własne warunki techniczne, BAT, normy) FEED front end engineering design (dane do dalszych prac) 9

10 HARMONOGRAM REALIZACJI Narzędzia (MS Project, Primavera); Koordynacja z innymi projektami, zdarzeniami; Sposób kontraktacji; Ambitny ale realny; 10

11 SZACUNEK KOSZTÓW 11

12 PLAN REALIZACJI I KONTRAKTOWANIA Plan kontraktacji czyli sposób realizacji Projektu jest funkcją: Wielkości projektu, jego skomplikowania oraz planowanego budżetu Sposobu finansowania Wymogów i oczekiwań kredytodawców Firmowej polityki zarządzania ryzykiem Możliwości zarządzania projektem przez zespół inwestora Harmonogramu realizacji (powiązania z innymi projektami) 12

13 ZALETY I WADY RÓŻNYCH ROZWIĄZAŃ KONTRAKTOWYCH LSTK dla całego zakresu projektu: Najwyższy koszt realizacyjny Najmniej ryzykowny dla kredytodawców Odpowiedni dla inwestorów nie posiadających własnych służb inwestycyjnych Konieczność bardzo dobrego zdefiniowania zakresu i standardu wykonania Podział Projektu na pakiety wykonywane według LSTK: Niższy koszt realizacji (niższe ryzyka kontraktora) Konieczność koordynacji realizacyjnej przez inwestora Możliwość etapowania realizacji Projektu Inne rozwiązania (stała cena za E, P, C, CM, ceny jednostkowe, zwrot kosztów, premie za sukces itp.) Duże zaangażowanie Inwestora w zarządzanie Projektem Nieakceptowalne w finansowaniu project financing Większe ryzyka po stronie Inwestora, ale najniższy koszt realizacji 13

14 PLAN DZIAŁAŃ ŚRODOWISKOWYCH (EAP) Plan Działań Środowiskowych identyfikacja aspektów środowiskowych; identyfikacja receptorów oddziaływań; oszacowanie skutków oddziaływań na receptory metodą macierzy oddziaływań ; plan działań minimalizujących, zaradczych i monitorujących niekorzystne oddziaływania środowiskowe i społeczne, względnie naprawianie powstałych szkód, o ile wystąpią; przedstawianie opinii publicznej, właściwym organom administracji oraz instytucjom finansującym działań i zamierzeń przewidzianych do realizacji w formie syntetycznego dokumentu planistycznego systematycznie weryfikowanego i pod kontrolą wykonania jego postanowień; 14

15 DOKUMENTACJA TECHNICZNA Jaka dokumentacja Opiniowanie Zarządzanie zmianami Zwalnianie do realizacji Archiwizowanie Dokumentacja odbiorowa i powykonawcza 15

16 FAZA REALIZACJI ORGANIZACJA BUDOWY I LOGISTYKA Wydzielenie placów budów od instalacji pracujących Lokalizacja i przygotowanie zaplecz dla wykonawców Lokalizacja i zapewnienie powierzchni biurowych dla projektantów Zapewnienie zasilania energetycznego placu budowy i zaplecz Zapewnienie dróg dojazdowych i parkingów Zapewnienie dróg transportowych i miejsc oczekiwania dla dużych transportów Zapewnienie miejsc składowania dostaw Organizacja ruchu osobowego, materiałowego, przepustkowego i kontroli trzeźwości Przeprowadzenie szkoleń i nadzór nad bezpieczeństwem pracy Zapewnienie pierwszej pomocy Zapewnienie i dostarczenie posiłków Zapewnienie segregacji i usuwania odpadów Zapewnienie porządku Regulacja wewnętrznego ruchu drogowego Wydawanie zezwoleń na prace niebezpieczne 16

17 ORGANIZACJA I KOORDYNACJA PRAC 17

18 ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA Szkolenia wstępne dla wszystkich uczestników realizacji projektu Wdrożenie procedur bezpieczeństwa obowiązujących w rafinerii w tym pozwoleń na prowadzenie prac niebezpiecznych Przeglądy przez PM planów pracy (method statements) Nadzór inspektorski na palcu budowy (również kamery) System kar i nagród Publikacje tygodniowe pokazujące dobre i złe praktyki 18

19 SZKOLENIA I ĆWICZENIA Szkolenie personelu wykonawców przez inspektorów nadzoru Szkolenie na placu budowy Ćwiczenia z pierwszej pomocy 19

20 ZAPEWNIENIE JAKOŚCI Standardy techniczne w kontrakcie jako baza wymogów technicznych i jakościowych Plan zapewnienia jakości Plan nadzorów jakościowych Dodatkowe testy jakościowe materiałów i urządzeń 20

21 MONITOROWANIE I RAPORTOWANIE POSTĘPU 21

22 ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Risks Wadliwa jakość materiałów i robót Zmiany zakresy, późne modyfikacje, błędy projektowe Bankructwo lub niewypłacalność podwykonawcy Ciężkie wypadku powodujące wstrzymanie prac Katastrofy budowlane Niesprzyjające warunki pogodowe mogące spowodować opóźnienia lub uszkodzenia urządzeń Protesty społeczne wpływające na opóźnienia w wydawaniu pozwoleń na budowę lub wstrzymanie prac Inne jak: Opóźnienia w dostawach Wzrost cen materiałów, Opóźnienia w finansowaniu, Niekorzystny kurs wymiany walut Niewystarczająca dostępność wykwalifikowanej kadry podwykonawców Did it occur? YES YES YES NO NO NO NO Wydarzyły się ale w ograniczonym zakresie Podjęte działania ograniczyły wpływ na harmonogram i koszt realizacji Podjęte działania zapobiegły materializacji ryzyk 22

23 WCZESNA REKRUTACJA I SZKOLENIA OBSŁUGI Absolutna konieczność dla płynnego przejścia do fazy trzeciej projektu (rozruch i eksploatacja) Wczesna selekcja i przyjęcia do pracy dla umożliwienia przeszkolenia w trakcie normalnej pracy w rafinerii, Szkolenia teoretyczne z nowej technologii, Obsada pracownicza nowych instalacji - kład mieszany (doświadczeni oraz nowi pracownicy) Włączenie i udział nowych pracowników w końncowej fazie budowy i przygotowaniu do uruchomienia Szkolenia specjalistyczne organizowane przez dostawców technologii oraz/lub maszyn i urządzeń 3D model i szkolenie na symulatorach 23

24 KLUCZ DO SUKCESU Współpraca Bezpieczeństwo Komunikacja Przywództwo Monitorowanie postępu: Budżet Harmonogram Czynniki warunkujące sukces w zarzadzaniu projektem Świadomość i zarządzanie ryzykiem Konsekwencja w działaniu Optymizm 24