PROJEKT ZARZĄDZANIE PROJEKT. Przedsięwzięcie powtarzalne, kilkurazowe = PROCES

Transkrypt

1 Kamila Vestergaard

2 PROJEKT Zestaw działań, które zostały uprzednio zaplanowane, mają jasno wyznaczony cel oraz są wykonywane w ramach jednorazowego przedsięwzięcia Przedsięwzięcie powtarzalne, kilkurazowe = PROCES PROJEKT ZARZĄDZANIE Zestaw działań (planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe, informacyjne) wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji * * wg Gryffina

3 PROJEKT wg PMI Zestaw planowanych, realizowanych i kontrolowanych działań wykonywanych przez ludzi, przy wykorzystaniu ograniczonych zasobów Cechy charakterystyczne: Czynności wykonywane w określonym czasie (cykl życia produktu) Czynności wykonywane w celu realizacji jednorazowego przedsięwzięcia Czynności wykonywane przez zespół ludzi powołanych tylko na czas realizacji projektu

4 Wiedza, umiejętności, narzędzia i techniki wykorzystywane w procesie realizacji projektu. Zarządzenie projektem obejmuje następujące procesy: inicjacja planowanie wykonanie kontrola zamknięcie

5 inicjacja W ramach procesu inicjacji podejmowane są działania, które definiują zakres projektu i służą jego zatwierdzeniu. Wyróżnia się: Opracowanie dokumentu otwarcia Opracowanie wstępnego zakresu projektu

6 planowanie Wyróżnia się: W ramach procesu planowania podejmowane są działania, które definiują zakres projektu, strukturę podziału prac, czynności, koszty, zasoby, komunikację, ryzyko, zaopatrzenie i kontraktu oraz tworzone są adekwatne plany i analizy. Opracowanie planu zarządzania projektem Opracowanie zakresu projektu i planu zarządzania tym zakresem Opracowanie struktury podziału prac (WBS Work Breakdown Structure) Opracowanie czynności wykonywanych w ramach projektu, ich kolejności, czasu trwania i niezbędnych zasobów Opracowanie harmonogramu Opracowanie kosztorysu uwzględniającego podział czynności Opracowanie planu jakości Opracowanie planu wykorzystania zasobów ludzkich Opracowanie planu komunikacji Opracowanie identyfikacji ryzyka, planu zarządzania ryzykiem, planu reakcji na ryzyko, analizy jakościowej i ilościowej ryzyka Opracowanie planu zaopatrzenia Opracowanie planu kontraktów

7 wykonanie W ramach procesu wykonania podejmowane są działania, które polegają na zarządzaniu terminami, zakresem, kosztami, jakością, informacjami w celu wykonania wcześniej ustalonego planu i służą realizacji projektu. Wyróżnia się: Zarządzanie harmonogramem, zakresem, budżetem i jakością Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie przepływem informacji Pozyskiwanie ofert od potencjalnych wykonawców Wybór wykonawcy

8 kontrola W ramach procesu wykonania podejmowane są działania, które polegają na nadzorowaniu, monitorowaniu i kontrolowaniu wszystkich obszarów projektu, tak aby jak najszybciej korygować odchylenia od wcześniej ustalonego planu Wyróżnia się: Kontrowanie harmonogramu, zakresu, budżetu i jakości Zintegrowane zarządzanie zmianami Kontrolowanie prac zasobów ludzkich Raportowanie postępu prac Kontrolowanie ryzyka Administrowanie kontraktami Zarządzanie relacjami z interesariuszami

9 zakończenie W ramach procesu wykonania podejmowane są działania, które zmierzają do formalnej akceptacji efektu finalnego projektu lub jego poszczególnych faz. Wyróżnia się: Zamknięcie projektu Zamknięcie fazy projektu Zamknięcie kontraktów

10 Poszczególne procesy mogą na siebie zachodzić podczas realizacji projektu, co w praktyce oznacza, że jedna czynność może być wykonywana w tym samym czasie, co inna czynność. To znaczy, że są one współbieżne. Przykład: kontrola postępu prac programistycznych czas wykonywanie prac wdrożeniowych testowanie systemu informatycznego Zadaniem project managera jest wybór działań w ramach procesów adekwatnych do projektu

11 TRÓJKĄT ZALEŻNOŚCI BUDŻET JAKOŚĆ ZAKRES TERMIN Trójkąt zależności jest nazywany także trójkątem ograniczeń. Chodzi o to, że każdy projekt ma 4 podstawowe parametry (ograniczenia): budżet, jakość, termin i zakres, które są od siebie zależne. Zależności te są sztywne i jeżeli zmianie ulegnie jeden z parametrów, zachodzi konieczność zmiany pozostałych parametrów, ponieważ w przeciwnym wypadku, któryś z nich nie będzie zachowany. Zarządzanie projektem polega na utrzymaniu trójkąta zależności w równowadze!

12 TRÓJKĄT ZALEŻNOŚCI W praktyce oznacza to, że jeśli mając określony termin projektu i określony zakres zmniejszymy budżet, niemożliwym będzie wykonanie projektu o określonej wcześniej jakości. Lub analogicznie: jeżeli mając określony budżet i standard jakości zwiększymy zakres projektu, niemożliwe będzie zmieszczenie się w ustalonym wcześniej terminie.

13 MACIERZ KOMPROMISÓW [3] Macierz kompromisów jest narzędziem wspomagającym pracę nad trójkątem zależności. Reguły obowiązujące przy tworzeniu macierzy kompromisów są następujące: Należy wyznaczyć dokładnie jeden parametr ustalony, który nie będzie w żadnym wypadku podlegał zmianom Należy wyznaczyć dokładnie jeden parametr optymalizowany Pozostałe dwa parametry będą negocjowane, czyli jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie można zmienić ich wartości w określonych granicach. Parametr Ustalony Optymalizowany Negocjowany Budżet Jakość Termin Zakres X Nie istnieje żadna zasada wskazująca na to, który z parametrów ma być ustalony, optymalizowany, czy negocjowany, dlatego powyższa macierz jest tylko przykładem. Wartości parametrów zawsze powinny zależeć od specyfiki projektu. X X X