Metoda analizy obiegu dokumentów w firmie pod kątem wdroŝenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Transkrypt

1 Marcin Nitka Metoda analizy obiegu dokumentów w firmie pod kątem wdroŝenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Wstęp W dzisiejszych czasach prowadząc jakąkolwiek działalność gospodarczą nie ma praktycznie moŝliwości rezygnacji z uŝywania do tego celu usług teleinformatycznych. Od wystawiania dokumentów handlowych, bankowych, rozliczeń z wszelkiego rodzaju urzędami mamy styczność z dokumentami elektronicznymi. O ile w niedalekiej przeszłości dokumenty elektroniczne stanowiły jedynie narzędzie wspomagające tak teraz są równoprawnym sposobem dokumentacji. Taki stan rzeczy jest znacznym ułatwieniem, poniewaŝ nie ma problemu z zagubieniem dokumentu, lub teŝ z jego dostarczeniem do kontrahenta połoŝonego chociaŝby na drugim końcu kraju. Dzięki elektronicznym dokumentom jest to kwestia zaledwie kilku minut (wystarczy wysłać wiadomość z załączonym dokumentem elektronicznym). Jednak okazuje się, Ŝe nie w kaŝdej kwestii moŝna pozbyć się papierowej wersji dokumentów, chociaŝby potwierdzenia, umowy i inne dokumenty wymagające podpisu (oczywiście moŝna stosować podpis elektroniczny, jednak te narzędzie nie jest jeszcze tak powszechne). Aby nie zagubić się w tym gąszczu dokumentów z pomocą przychodzą rozwinięte technologie informatyczne w postaci specjalizowanych systemów. Jedną z rodzin takich systemów są systemy elektronicznego obiegu dokumentów, mające na celu uporządkowanie oraz centralne przechowywanie wszelkich dokumentów. Idea elektronicznego obiegu dokumentów. W większości przypadków dokumenty krąŝące po poszczególnych działach, pokojach czy teŝ osobach pracujących w danej instytucji/przedsiębiorstwie mają formę papierową, co sprzyja ich zagubieniu, lub zniszczeniu. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za akceptację, lub zajmujące się danym dokumentem często potwierdzają za pomocą podpisu lub pieczątki fakt przyjęcia do wiadomości. Sporo osób umieszcza takŝe własne notatki na dokumentach. Takie postępowanie moŝe powodować problemy, gdyŝ jest ono podatne na błędy, najczęściej

2 wynikające z braku odpowiedzialności, lub teŝ z braku poświęcenia niewystarczającej ilości uwagi dokumentom. Aby jak najbardziej zminimalizować moŝliwość popełnienia wyŝej wymienionych błędów oraz poprawić komfort uŝytkowania archiwum zawierającego wszelką dokumentację opracowano system obiegu dokumentów. Jego głównym celem jest między innymi: zminimalizowanie czasu obiegu dokumentu, usprawnienie procedur obiegu dokumentów, moŝliwość kontroli obiegu dokumentów, stworzenie centralnego archiwum, zmniejszenie czasu dostępu do dokumentów, zwiększenie efektywności pracy z dokumentami, zmniejszenie czasu potrzebnego na lokalizację dokumentu. Dobrze zaplanowany oraz wdroŝony system obiegu dokumentów znacznie poprawia organizację pracy sekretariatów, biur podawczych oraz innych komórek przedsiębiorstwa odpowiedzialnych w duŝej mierze za sprawny oraz kontrolowany przepływ dokumentów. Rysunek 1: Zalety wprowadzenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Źródło: opracowanie własne.

3 Dzięki zastosowaniu centralnego repozytorium, w którym rejestrowane są wszystkie dokumenty wpływające, wychodzące oraz krąŝące po terenie przedsiębiorstwa moŝliwe jest rejestrowanie wszelkich zdarzeń dotyczących danego dokumentu oraz tworzenie historii zmian (wersjonowanie) wprowadzanych w jego treści. Wykorzystując mechanizmy kontroli dostępu oraz uprawnień uŝytkownicy posiadający odpowiednie kompetencje mogą udostępniać dokumenty przychodzące zewnątrz jak i równieŝ tworzone wewnątrz firmy. Zaawansowane systemy obiegu dokumentów posiadają znacznie rozbudowaną funkcjonalność ani jeŝeli wynikałoby to z samej idei tego przedsięwzięcia. UŜytkownicy takich systemów posiadają moŝliwość tworzenia formularzy, ankiet, raportów wniosków oraz całej masy innych dokumentów niezwiązanych ściśle z dokumentami operacyjnymi przedsiębiorstwa. Wykorzystując te funkcjonalności firma moŝe całkiem zrezygnować z róŝnego rodzaju podań, wniosków urlopowych, zawiadomień, czy innych papierowych dokumentów na rzecz elektronicznych wersji, co pozwala na zwiększenie kontroli, zapobiega przypadkowemu zagubieniu, a co więcej generuje oszczędności związane z mniejszym zuŝyciem papieru oraz zmniejszeniem eksploatacji urządzeń drukujących. Dodatkowo znacznie zmniejsza się zaangaŝowanie osób trzecich oraz działu odpowiedzialnego za kontrolę nad dokumentami w firmie. NaleŜy wspomnieć takŝe o moŝliwościach integracji systemu obiegu dokumentów z kalendarzami oraz wszelkiego rodzaju podsystemami słuŝącego do planowania zadań w określonym czasie. JeŜeli system pozwala na takie powiązanie, przed uŝytkownikami otwiera się następna nieoceniona funkcjonalność, za której pomocą są w stanie zdefiniować procedury obiegu dokumentów w taki sposób, aby sprawy wynikające z treści dokumentów były realizowane w ściśle określony sposób a system sam dbał o kontrolę terminów ich realizacji.

4 Rysunek 2: Korzyści związane z wprowadzeniem centralnego repozytorium. Źródło: opracowanie własne. W celu jak największego zoptymalizowania i zapewnienia poprawnej pracy całego systemu, powinien on odzwierciedlać strukturę organizacyjną danego przedsiębiorstwa oraz posiadać informacje na temat rodzaju dokumentów stosowanych w firmie. Zachowanie takiej struktury umoŝliwi łatwe stworzenie odpowiedniej hierarchii poziomów uprawnień, stopni poufności oraz odpowiednią klasyfikację dokumentów ściśle zaleŝną od spełnianej przez nie funkcji. Biorąc pod uwagę informacje zawarte w powyŝszej treści naleŝy poświęcić duŝo uwagi oraz głęboko przeanalizować zapotrzebowanie oraz stan faktyczny obiegu dokumentów w firmie przed wyborem konkretnego rozwiązania. Elektroniczny system obiegu dokumentów powinien być narzędziem umoŝliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie funkcjonowania systemu. W zaleŝności od zachodzących zmian organizacyjnych w firmie i potrzeb uŝytkowników dozwolone jest rozwijanie stworzonych struktur organizacyjnych, typów dokumentów i formularzy. System powinien być elastycznym narzędziem umoŝliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie jego funkcjonowania, zapewnić realizację idei biura bez papierów z zachowaniem pełnej kontroli nad dostępem do dokumentów. Dodatkowo takie

5 rozwiązanie moŝe takŝe wspomagać przy okazji funkcjonowanie systemów jakości, co wydatnie sprzyja polepszeniu organizacji pracy oraz integracji przedsiębiorstwa. Rysunek 3: Dopasowanie struktury katalogowej do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Źródło: opracowanie własne. Porównanie poszczególnych procesów przed i po wdroŝeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Ta część pracy przedstawia porównanie przebiegu poszczególnych procesów przed oraz po wdroŝeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, oraz po reorganizacji procesów. Schemat organizacyjny z podziałem na przynaleŝność oraz kierunek obiegu informacji.

6 Przed reorganizacją schematu obiegu informacji nie było ustalonej hierarchii kierowania zapytań oraz wymiany informacji. Po wprowadzeniu nowego obiegu informacji została ściśle ustalona hierarchia zaleŝności, oraz obieg dokumentów, dzięki takiemu zabiegowi pracownicy magazynu oraz działu zaopatrzenia nie popełnią błędu polegającego na dublowaniu zamówień z serwisu. Dozwolone środki przekazu informacji (składanie zamówień, wystawianie dokumentów, wysyłanie zapytań o dostępność, cenniki, itp.).

7 Przed reorganizacją schematu obiegu informacji oraz dokumentów wszelkie zamówienia i zapytania były składane za pomocą róŝnych środków przekazu. To powodowało nieścisłości (zła interpretacja lub zrozumienie przekazanej informacji), brak historii dotyczącej danej transakcji oraz wiele innych problemów, które utrudniały lub wręcz uniemoŝliwiały realizacje określonych procesów. Po reorganizacji schematu obiegu informacji oraz dokumentów wszelkie zamówienia i zapytania są zapisywane, oraz przechowywane tylko i wyłącznie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. To pozwala na uniknięcie wszelkich niedogodności opisanych powyŝej, a co więcej pozwoliło na znacznie szybszy dostęp do określonych informacji. Co więcej pozwoliło na generowanie róŝnego rodzaju raportów w oparciu o dane znajdujące się w systemie, co jest bardzo pomocne dla kadry zarządzającej. Wykorzystanie systemu informatycznego do obsługi śledzenia przesyłek oraz sprawdzania statusu zamówienia.

8 Przed reorganizacją struktury obiegu informacji oraz przed wdroŝeniem systemu informatycznego sprzęgniętego z systemem śledzenia przesyłek i zamówień w momencie, gdy pracownik działu sprzedaŝy nie mógł skontaktować się z pracownikiem działu zaopatrzenia niestety nie był w stanie udzielić Ŝadnej informacji w danym temacie, co stawiało firmę w niezbyt korzystnym świetle oraz przykładało się do spadku zadowolenia klientów z obsługi. Po wdroŝeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, sprzęŝonego z systemem informatycznym oraz systemem śledzenia przesyłek problem braku informacji na temat dostawy towaru praktycznie nie istnieje, co znacznie przyczynia się do wzrostu zadowolenia klienta, zwiększa efektywność pracy, a co za tym idzie bezpośrednio przyczynia się do wzrostu wyniku finansowego przedsiębiorstwa.

9 Podsumowanie Niewątpliwie funkcjonowanie jakiegokolwiek przedsiębiorstwa posiadającego strukturę działową, a co za tym idzie generującą ruch dokumentów między działami nie obejdzie się bez systemu informatycznego. Jednak samo posiadanie takiego systemu nie do końca pozwala wyeliminować wąskie gardła związane z nieprawidłową organizacją przepływu informacji. NaleŜy pamiętać zatem, Ŝe dobrze ułoŝony schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, poparty przemyślanym planem obiegu oraz realizacji procesów stanowi klucz do sukcesu. Takim przykładem jest opis modelowego przedsiębiorstwa zawarty w niniejszej pracy. Przedstawione powyŝej porównania to zaledwie klika najwaŝniejszych aspektów, które uległy zmianie i pozwoliły w prosty sposób wyeliminować większość wąskich gardeł oraz punktów zapalnych, przez które funkcjonowanie przedsiębiorstwa mogło ulec zachwianiu. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu nowego schematu organizacyjnego, systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz śledzenia przesyłek i zintegrowaniu wszystkich systemów z systemem informatycznym uŝywanym w przedsiębiorstwie dotychczas (system magazynowy, finansowo-księgowy), kadra zarządzająca uzyskała niedostępne dotychczas narzędzie do raportowania. Dzięki takim rozwiązaniom wygenerowanie lub porównanie jakichkolwiek zestawień nie jest juŝ problemem a dodatkowo trwa zaledwie parę chwil.