Realizacja projektów. w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia

Transkrypt

1 Realizacja projektów w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia Wspólny Sekretariat Techniczny ul. Kościelna Zielona Góra Tel.:

2 Plan szkolenia Powitanie Co nowego w Programie? Działania informacyjno-promocyjne w ramach PO Przerwa Kawowa Procedura wprowadzania zmian w projekcie Indywidualne konsultacje Przerwa obiadowa po 13.30

3 Co nowego w Programie? Wstrzymanie naboru w ramach Priorytetu III PO od dnia 19 stycznia 2011 r.

4 Aktualny stan wdrażania Programu Wartość zatwierdzonych wniosków Miliony 140,00 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 20,00 0,00 117,05 82,89 69,51 52,84 35,39 12,15 24,03 6,03 Priorytet 1-3 Priorytet 1 Priorytet 2 Priorytet 3 Alokacja Wartość zatwierdzonych wniosków

5 Dlaczego ważna jest promocja w projekcie? Promocja jest jednym z kluczowych elementów zarządzania projektem współfinansowanym ze środków unijnych. Nie tylko dlatego, że obowiązek jej realizacji nakłada na każdego beneficjenta Komisja Europejska, ale przede wszystkim dlatego, że sprawne działania informacyjno promocyjne są drogą do sukcesu wdrażanego projektu.

6 Działania o charakterze informacyjnym i promocyjnym powinny zostać uwzględnione w planowanym projekcie budżetu oraz jasno zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie w polu We wniosku o dofinansowanie należy podać następujące informacje dotyczące działań promocyjnych: - cele, - grupy docelowe w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych, - działania, - zestaw wymiernych wskaźników.

7 Dopuszczalna jest każda forma informacji i promocji o projekcie wspieranym ze środków UE. Możliwymi formami takich działań są: plakaty, ulotki informacyjne, prospekty, foldery, okładki prospektów/folderów, ogłoszenia, komunikaty prasowe, filmy, spoty video, pokazy multimedialne, spoty radiowe i telewizyjne, papeterie / koperty i wizytówki, ogłoszenia w Internecie.

8 O działaniach informacyjnych i promocyjnych planowanych w ramach Programu Operacyjnego informuje szczegółowo Strategia Komunikacji dla Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej.

9 Wykorzystanie logotypu Programu i emblematu Unii Europejskiej Użycie emblematów i loga Programu oraz Unii Europejskiej reguluje artykuł 8 i 9 Rozporządzenia (WE) nr 1828/2006. Zarówno logo Programu, jak i emblemat Unii Europejskiej muszą być zamieszczane na wszystkich materiałach związanych z projektem.

10 Stosowanie logotypu Programu reguluje System Identyfikacji Wizualnej, tzw. Księga Znaku Księga Znaku dostępna jest do pobrania na stronie internetowej Programu: w zakładce: Działania informacyjno-promocyjne

11 Logotyp Programu

12

13 Księga znaku definiuje: - kolorystykę znaku; - budowę znaku; - litery znaku; - proporcje znaku.

14 Dopuszczalne modyfikacje znaku:

15 Dopuszczalne modyfikacje znaku, skalowanie:

16 Niedopuszczalne modyfikacje znaku:

17

18

19

20

21 Zestawienie znaku:

22 Flaga Europejska Ze strony Programu można wejść na stronę Komisji Europejskiej, gdzie znajduje się graficzna specyfikacja flagi europejskiej: wnload_pl.htm

23

24

25 Przykłady błędnych reprodukcji: 1. Emblemat jest odwrócony do góry nogami. 2. Gwiazdy nie są ustawione w pozycji pionowej. 3. Gwiazdy są niewłaściwie rozmieszczone w okręgu: powinny być ustawione tak jak godziny na tarczy zegara.

26 Logo Programu, emblemat Unii Europejskiej, a także informacja o finansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego powinny być dobrze widoczne we wszystkich mediach informujących o projekcie, wytworzonych do celów projektu, a także wymaganych przepisami, łącznie z działaniami związanymi z wdrażaniem projektu.

27 Przykładowe działania informacyjno-promocyjne: strony internetowe, dokumenty (raporty, prezentacje, korespondencja itp.), publikacje, materiały promocyjne (T-shirty, kubki itp.), w zakresie małych gadżetów promocyjnych, takich jak np. długopisy, wystarczy używanie samego loga Programu Operacyjnego, relacje prasowe, biuletyny, bilbordy, tablice informacyjne, wydarzenia, wyposażenie, jakie było finansowane ze środków Programu. Umieszczonej na wyposażeniu etykiety nie należy usuwać po zakończeniu projektu, konferencje, seminaria, targi, wystawy, konkursy, szkolenia, doradztwo.

28 Specjalne przepisy dotyczące projektów inwestycyjnych Przy przedsięwzięciach finansowanych ze środków publicznych, o wartości łącznej powyżej EUR, dotyczących finansowania przedsięwzięć infrastrukturalnych budowlanych bądź z nimi związanych, należy umieści tablicę informacyjną, z informacją o dofinansowaniu przedsięwzięcia ze środków.

29 W tym celu 25% łącznej powierzchni tablicy musi zawierać część poświęcona UE, a w niej muszą być zawarte emblematy EFRR (zgodnie z załącznikiem I do Rozporządzenia (WE)1828/2006) oraz wskazanie na EFRR a także oświadczenie: Pokonywać granice poprzez wspólne inwestowanie w przyszłość. Tablice informacyjne należy umieścić w trakcie realizacji przedsięwzięcia. Najpóźniej do sześciu miesięcy od zakończenia przedsięwzięcia należy zastąpić tablice informacyjne stałymi tablicami pamiątkowymi. Należy pamiętać o sfotografowaniu tablic informacyjnych i pamiątkowych.

30

31

32

33 Strona internetowa projektu Jest zalecane, żeby każdy projekt miał swoją własną stronę internetową lub na stronie organizacji Beneficjenta Wiodącego i/lub Partnera znajdowały się informacje dotyczące projektu. Nas stronie powinny być: informacja o projekcie, informacja o realizacji projektu (postęp realizacji projektu), rezultaty projektu, wydarzenia dotyczące projektu, dane kontaktowe osób zaangażowanych w realizację projektu (dane Beneficjenta Wiodącego, dane osób do kontaktu, m.in. koordynatora projektu). Strona internetowa powinna być systematycznie aktualizowana i utrzymana także po zakończeniu realizacji projektu (co najmniej do 2020 r.).

34 Strona internetowa projektu musi zawierać logotyp Programu, emblemat Unii Europejskiej, informację o dofinansowaniu z EFRR oraz zawierać odesłania (linki) do związanych z EU stron internetowych.

35

36

37 Hasło Programu Pokonywać granice poprzez wspólne inwestowanie w przyszłość "Grenzen überwinden durch gemeinsame Investition in die Zukunft" Hasło powinno zostać umieszczane przez beneficjentów PO na tablicach informacyjnych - w związku z realizowanymi działaniami informacyjno-promocyjnymi, a także inwestycyjnymi zgodnie z wymogami art. 9 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006

38 Nowe hasło obowiązuje od dnia umieszczenia go na stronie internetowej PO, czyli od dnia 7 lipca 2010 r. Zgodnie z Rozporządzeniem Wykonawczym KE 1828/2006 (artykuł 9) ww. hasło nie ma zastosowania dla małych materiałów promocyjnych.

39 Przykładowymi materiałami informacyjno-promocyjnymi, na których należy umieszczać hasło promocyjne są: 1. Duże materiały: a. tablice informacyjne (reklamowe), tablice pamiątkowe, b. billboardy, plakaty, c. banner, stand, roll-up, ścianki konferencyjne, d. namioty, stoiska wystawowe itp., 2. Materiały drukowane: a. publikacje (np.: broszury, ulotki, biuletyny, itp.), b. notatniki, dyplomy, certyfikaty, c. informacje prasowe, reklamy i ogłoszenia prasowe, reklamy i ogłoszenia internetowe, d. teczki firmowe, kalendarze itp., 3. Strony internetowe, ogłoszenia internetowe, bazy danych 4. Filmy 5. Prezentacje PowerPoint 6. Audycje radiowe

40 Położenie hasła zależy przede wszystkim od estetyki wizualnej. Hasło programowe może np. znajdować się w dolnej część materiału promocyjnego w pobliżu informacji o współfinansowaniu ze środków UE. W przypadku materiałów polskojęzycznych hasło powinno być zamieszczane w języku polskim, w przypadku materiałów niemieckojęzycznych hasło powinno być zamieszczane w języku niemieckim. Dla materiałów dwujęzycznych hasło należy zamieścić w obu językach.

41 Zarówno w spotach radiowych, jak i telewizyjnych należy stosować hasło programowe oraz informację o współfinansowaniu ze środków UE. W przypadku spotu telewizyjnego może być to np. informacja zamieszczana w trakcie emisji filmu reklamowego na dole ekranu.

42 Procedura wprowadzania zmian w projekcie

43 PROCEDURA ZAWIERA: zmiany w budżecie (powyżej i poniżej 20%); zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym; zmiany wskaźników; oszczędności poprzetargowe; roboty dodatkowe; aneksowanie umów; inne zmiany.

44 Niniejsza procedura została przygotowana w celu usystematyzowania sposobu wprowadzania zmian w ramach umów podpisywanych z Instytucją Zarządzającą do projektów w trakcie ich realizacji, zgodnie z zapisami 12 umowy o dofinansowanie projektu.

45 Co do zasady projekty powinny być realizowane zgodnie z koncepcją przedstawioną w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, który zawiera m.in. szczegółowy opis planowanych do realizacji działań oraz podział budżetu projektu. Zmiany do projektów mogą być wprowadzane m.in. w przypadku braku możliwości zrealizowania projektu na warunkach określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz w przypadku pojawienia się konieczności przeprowadzenia robót dodatkowych.

46 Jednocześnie, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie wprowadzone zmiany nie mogą prowadzić do znaczących zmian celów projektu oraz nie mogą powodować zwiększenia dofinansowania dla projektu określonego w umowie z Instytucją Zarządzającą. Próg zmian wprowadzanych w projekcie dotyczy poziomu kategorii budżetowej.

47 Zmiany w budżecie projektu

48 Procedura wprowadzania zmian poniżej 20 % wartości kosztów kwalifikowalnych poszczególnych (zmienianych) kategorii budżetowych

49 Beneficjent Wiodący może samodzielnie decydować o modyfikacji budżetu projektu poniżej 20 % wartości poszczególnych (zmienianych) kategorii budżetowych. Pozwala to BW na elastyczne realizowanie projektu oraz umożliwia szybką reakcję w przypadku pojawienia się okoliczności mogących stanowić przeszkodę dla prawidłowej realizacji projektu (np. zmiany cen na rynku).

50 Aby zastosowanie miała procedura dla zmian poniżej 20% wymagane jest, aby zarówno wartość zmiany pierwotnej kategorii budżetowej (w której stwierdzono oszczędności), jak i wartość zmiany docelowej kategorii budżetowej (do której przenoszone będą zaoszczędzone środki) nie przekraczała 20%.

51

52 BW ponosi całkowitą odpowiedzialność za wprowadzenie zmian do projektu poniżej 20 %, a zasadność i prawidłowość ich wprowadzenia może być weryfikowana w ramach kontroli pierwszego stopnia wydatków w projekcie oraz może stanowić przedmiot kontroli prowadzonych przez inne upoważnione do kontroli instytucje (np. Instytucję Zarządzającą, Urzędy Kontroli Skarbowej, Komisję Europejską, Najwyższą Izbę Kontroli). Próg zmian poniżej 20 % kalkuluje się na poziomie budżetów poszczególnych Partnerów Projektu (PP) w stosunku do budżetów obowiązujących zgodnie z aktualną wersją umowy o dofinansowanie.

53 Wprowadzone zmiany mogą polegać wyłącznie na zmianie wartości pozycji zapisanych w budżecie poszczególnych PP. Dopuszczalne jest modyfikowanie ilości jednostkowych oraz kosztu jednostkowego poszczególnych pozycji budżetowych. Przy wprowadzaniu zmian należy mieć na względzie zasady programowe i przepisy prawa krajowego danego PP.

54 W ramach zmian poniżej 20 % nie dopuszcza się wprowadzania zmian niefinansowych tj. modyfikacji opisów poszczególnych kosztów bądź wprowadzania nowych pozycji budżetowych - tego typu modyfikacje podlegają procedurze opisanej w punkcie 1.2. Wszelkie przesunięcia środków mogą być dokonywane wyłącznie w ramach istniejących pozycji budżetowych (w ramach istniejących kategorii budżetowych), przy zachowaniu ich opisów zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie.

55 Procedura zmian poniżej 20 % nie dotyczy oszczędności powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania przetargowego w ramach kategorii budżetowej 4 Inwestycje. Wszelkie takie oszczędności stanowią środki Programu. Decyzję o ich ewentualnym wykorzystaniu w projekcie podejmuje Instytucja Zarządzająca (IZ) / Instytucja Koordynująca (IK) lub Komitet Monitorujący (KM) (punkt 4 procedury).

56 Wartości kolejno wprowadzanych zmian kumulują się. BW samodzielnie podejmuje decyzję o zmianie w zakresie 20 % liczonych w stosunku do budżetów PP obowiązujących zgodnie z aktualną wersją umowy o dofinansowanie do pierwotnie zatwierdzonego przez KM budżetu projektu (budżetów poszczególnych partnerów).

57 Znak wartości wprowadzonych zmian w ramach tej samej kategorii ma znaczenie przy ustaleniu poziomu 20 %. Tzn. kolejne zmiany ze zmiennymi znakami znoszą się. Przykładowo, wprowadzenie pierwszej zmiany powodującej redukcję wartości danej kategorii o 10 jednostek i wprowadzenie kolejnej zmiany zwiększającej wartość tej samej kategorii o 10 jednostek powoduje, że wartość wprowadzonej zmiany wynosi 0.

58 Wszystkie zmiany w budżecie projektu muszą być uzasadnione. W tym celu należy wypełnić Wniosek o zmianę w projekcie, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

59 Sposób postępowania: 1. PP przesyła wniosek do BW. 2. BW weryfikuje wniosek PP. 3. BW podejmuje decyzje. Informacja pisemna do PP. 4. Informacja o zmianach + kopia korespondencji i wniosku + aktualny budżet (PL/DE) do kontrolera 1-go stopnia z raportem cząstkowym. 5. Jeżeli zmiana dot. BW, BW przekzauje wniosek kontrolerowi z raportem cząstkowym. 6. Informacja do WST z raportem całościowym + aktualny budżet i harmonogram rzecz.-finansowy. 7. WST informacja do IZ.

60 Procedura wprowadzania zmian powyżej 20 % wartości kosztów kwalifikowanych poszczególnych (zmienianych) kategorii budżetowych zmiany wymagające decyzji IZ

61 Procedurę stosuje się również w przypadku wprowadzania nowych pozycji budżetowych, bez względu na to czy ich wartość przekracza czy nie przekracza 20 % wartości poszczególnej (zmienianej) pozycji budżetowej, o których mowa w punkcie 1.1 podpunkt 3.

62 Zmiany niefinansowe w budżecie projektu, polegające na modyfikacji opisów poszczególnych pozycji budżetowych lub wprowadzaniu nowych pozycji do budżetu projektu mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą IZ, zgodnie z procedurą wprowadzania zmian opisaną w niniejszym punkcie.

63

64 Sposób postępowania: 1. PP wnioskuje o zmianę u BW (wniosek). 2. BW weryfikuje wniosek PP. 3. BW przesyła prośbę o zgodę do WST (wniosek + zaktualizowany wniosek o dofinansowanie PL/DE). 4. WST analizuje dokumentacje od BW. W przypadku beneficjentów DE, WST przesyła dokumentację do IK. (czas WST 10 dni roboczych). 5. WST przekazuje swoją opinię i dokumentację IZ. 6. Decyzja IZ (14 dni kalendarzowych). Zgoda adnotacja w rejestrze zmian, kopia do WST. 7. WST informuje o decyzji IZ BW oraz kontroler (wraz z Współfinansowane dokumentacją). ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

65 Zmiany powyżej 20 % mogą być zgłaszane nie więcej niż 2 razy w ciągu roku kalendarzowego. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu propozycje zmian powyżej 20 % należy przekazać do WST co najmniej 1 miesiąc przed planowanym terminem ich wprowadzenia.

66 Zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego

67 Przesunięcia mniejsze niż 6 miesięcy, nie mające wpływu na zmianę czasu realizacji projektu. Informacja do kontrolera 1-go stopnia wraz z raportem cząstkowym.

68 Powyżej 6 miesięcy analogiczne jak w przypadku zmian powyżej 20 % BW przesyła do WST zaktualizowany załącznik nr 1 do wniosku o dofinansowanie. BW przesyła do WST również zaktualizowany wniosek o dofinansowanie lub skorygowane inne załączniki do wniosku, jeżeli wystąpi taka konieczność.

69 Zmiany wskaźników Zmiany w zakresie wartości poszczególnych wskaźników projektu (zarówno zmiany zwiększające, jak i zmniejszające wartość danego wskaźnika) należy ustalać indywidualnie z IZ za pośrednictwem WST, zgodnie z procedurą wprowadzania zmian do umowy punkt 1.2 (bez pkt. c). Wprowadzone zmiany są odnotowywane przez IZ w rejestrze zmian. Zmniejszenie wartości danego wskaźnika może powodować zmniejszenie wartości całego budżetu, co skutkuje zmniejszeniem dofinansowania, wprowadzonym w drodze aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.

70 Oszczędności poprzetargowe w ramach kategorii 4 Inwestycje

71 Wszelkie oszczędności powstałe w wyniku zakończonych postępowań przetargowych w ramach kategorii budżetowej 4 Inwestycje stanowią środki Programu. Decyzja dotycząca ich ewentualnego wykorzystania w projekcie jest podejmowana wyłącznie przez IZ/IK bądź KM.

72 Zaoszczędzone po przetargu środki, których wartość nie przekracza 5% wartości kosztów kwalifikowalnych planowanej przez danego BW/PP wartości danego przetargu na infrastrukturę (liczone odrębnie dla poszczególnych postępowań przetargowych; zgodnie z zatwierdzonym przez KM wnioskiem o dofinansowanie) mogą być wykorzystane ponownie przez Beneficjentów po uzyskaniu zgody IZ (polscy BW/PP) lub IZ i IK (niemieccy BW/PP).

73 BW/PP może wykorzystać oszczędności poprzetargowe poprzez: dokonanie ich przesunięcia do istniejących pozycji budżetowych (modyfikacja istniejących pozycji budżetowych), dokonanie ich przesunięcia do nowo utworzonych pozycji budżetowych. Zaznacza się, że dodatkowe działania zwiększające zakres projektu muszą mieć ścisły związek z celem i charakterem projektu oraz być uzasadnione z punktu widzenia potrzeby ich realizacji.

74 Sposób postępowania: 1. PP wnioskuje o zmianę u BW (wniosek) + propozycja odpowiednich załączników. 2. BW przesyła prośbę o zmianę do WST (wniosek + inne dokumenty - pismo przewodnie, wypełniony wniosek PL/DE, uaktualniony wniosek projektowy PL/DE 3. WST analizuje dokumenty i przygotowuje rekomendację do IZ (21 dni kalendarzowych). W przypadku beneficjentów DE przesyła dokumenty do IK (Czas IK 10 dni roboczych) 4. IZ analizuje materiał i wydaje decyzję Akceptacja rejestr zmian + ewentualny aneks Brak akceptacji aneks 5. WST Współfinansowane przygotowuje ze środków Europejskiego Funduszu aneks Rozwoju Regionalnego i informuje BW

75 Złożona przez Beneficjenta w WST propozycja wykorzystania oszczędności w projekcie w ramach kategorii budżetowej 4 Inwestycje powyżej 5% wartości kosztów kwalifikowalnych planowanej przez danego BW/PP wartości danego przetargu na infrastrukturę (liczone odrębnie dla poszczególnych postępowań przetargowych; zgodnie z zatwierdzonym przez KM wnioskiem o dofinansowanie) obligatoryjnie podlega zatwierdzeniu przez KM.

76 WST przy przygotowywaniu rekomendacji dla IZ w wypadku polskiego BW/PP przy przekroczeniu progu 5%, o którym mowa wyżej, może dodatkowo w razie stwierdzenia konieczności zaczerpnąć opinii eksperta zewnętrznego celem potwierdzenia zasadności przedstawionej przez BW/PP propozycji wykorzystania oszczędności poprzetargowych w projekcie.

77 W przypadku, gdy propozycja wykorzystania oszczędności poprzetargowych wymaga rozpatrzenia przez KM, dodatkowo: 1. WST w imieniu IZ uruchamia procedurę obiegową. 2. Zgoda KM BW wraz z WST aktualizują dokumentację projektową + ewentualny aneks do IZ. IZ rejestr zmian do umowy. WST przekazuje dokumenty do BW i kontrolerów. 3. Brak zgody KM WST przygotowuje aneks i przekazuje zmodyfikowane dokumenty projektowe do BW i kontrolerów.

78 Roboty dodatkowe

79 Dodatkowe roboty budowlane mogą zostać uznane jako wydatek kwalifikowalny na zasadzie wprowadzenia zmiany w projekcie wyłącznie za zgodą IZ, zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1.2 niniejszej procedury. Dodatkowo, aby roboty dodatkowe mogły zostać uznane za wydatek kwalifikowalny, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki: wydatek jest uzasadniony i niezbędny dla realizacji celu projektu, wydatek był niemożliwy do przewidzenia na etapie przygotowania projektu oraz jest obecnie niezbędny do prawidłowego wykonania projektu, dofinansowanie projektu po uwzględnieniu wydatku na roboty dodatkowe nie może przekroczyć kwoty określonej w decyzji IZ o dofinansowanie projektu.

80 Aneksowanie umów Aneksy do umowy o dofinansowanie projektu przygotowywane są wyłącznie w przypadku, gdy proponowane przez BW zmiany wymagają zmiany treści umowy o dofinansowanie projektu (np. zmiana terminu realizacji projektu, wartości dofinansowania itp.). WST przygotowuje projekt aneksu do umowy, w tym celu zwraca się do BW z prośbą o dostarczenie niezbędnych dokumentów.

81 Inne zmiany Wszelkie inne zmiany dotyczące realizacji projektu, które nie zostały opisane w niniejszej procedurze podlegają zatwierdzeniu przez IZ lub KM. Beneficjent Wiodący kontaktuje się bezpośrednio ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym w celu uzgodnienia sposobu ich ewentualnego wprowadzenia.

82 Dziękujemy za uwagę! Wspólny Sekretariat Techniczny ul. Kościelna Zielona Góra tel./fax: info@plbb.eu