PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów

Transkrypt

1 PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów Wspólny Sekretariat Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia Krzysztof Kolanowski 31 sierpnia 2018 r. Żary

2 do poczytania Podręcznik Programu (!) Dokument Programu Regulamin Komitetu Monitorującego (z procedurą skargową) PZP oraz procedura konkurencyjności Podręcznik Beneficjenta SL2014 Procedura wnioskowania o zmiany w projekcie Lektura uzupełniająca: - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (Rozporządzenie EWT) - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (Rozporządzenie ogólne)

3 do poczytania Wszystkie dokumenty można znaleźć na stronie

4 Zmiany w projekcie Rodzaje zmian: Koszty noclegu dla dwóch osób Koszty noclegu dla trzech osób Zmiany techniczne (Powiadomienie PW i ewentualnie do WS, decyzja PW)

5 Zmiany w projekcie Rodzaje zmian: Ścieżka rowerowa 5,7 km Ścieżka rowerowa 6,1 km Zmiany merytoryczne (Wystąpienie do PW, decyzja PW, następnie akceptacja ze strony WS i / lub KM)

6 Zmiany w projekcie W roku kalendarzowym dozwolone są max. cztery zmiany (2 zmiany techniczne + 2 zmiany merytoryczne). Dot. zmian technicznych: Ograniczenie dwóch zmian technicznych w roku dotyczy wyłącznie zmian wymagających decyzji PW.

7 Zmiany w projekcie Drobne zmiany, w przypadku których procedura zmian nie ma zastosowania: - drobne przesunięcia wewnątrz jednej kategorii wydatków i budżetu jednego partnera, nie wpływające na wysokość wydatków ponoszonych poza obszarem wsparcia w ramach projektu [reguły 20%]. - zmiany nie wpływające na treść wniosku o dofinansowanie. - Drobne przesunięcia harmonogramu płatności (do 6 miesięcy)

8 Zmiany w projekcie Drobne zmiany, w przypadku których procedura zmian nie ma zastosowania: - zmiana konta bankowego partnera wiodącego (konieczne jest pisemne powiadomienie) - zmiana konta bankowego któregoś z pozostałych partnerów (powiadomienie PW, nie jest konieczne powiadomienie WS) -zmiana listy osób uprawnionych w ramach systemu SL2014 (za pomocą określonego formularza) - Zmiana danych kontaktowych któregoś z partnerów (wystarczy powiadomienie za pomocą )

9 Zmiany w projekcie Drobne zmiany, w przypadku których procedura zmian nie ma zastosowania: - Przeprowadzenie działania projektowego przed planowanym terminem - Opóźnienie działania projektowego o max. 6 miesięcy - Zmiana formatu działania projektu (np. zmiana miejsca konferencji, zmiana układu graficznego materiału promocyjnego itp.) - Przekroczenie wartości docelowej wskaźnika odnoszącego się do grup docelowych (np. większa liczba uczestników niż oczekiwano)

10 Zmiany techniczne Zmiany techniczne: Dostosowanie projektu konieczne do jego prawidłowej realizacji Brak wpływu na cele projektu i jego podstawowe założenia dot. partnerów, działań i terminów ich wykonania Nie wymagają uprzedniej zgody instytucji programowych Wymagają zgłoszenia i ew. akceptacji ze strony PW.

11 Zmiany techniczne Zmiany techniczne wymagające decyzji PW - przykłady: Modyfikacja budżetu projektu do 20% wartości początkowej danej kategorii budżetowej (przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków) Zmiana w opisie danej pozycji budżetowej (jeśli pozycja ta nie stanowi wskaźnika projektu). Zmiana innych atrybutów pozycji budżetowej (z.b. jednostka, wartość jednostki) (jeśli pozycja ta nie stanowi wskaźnika projektu). Przesunięcia pomiędzy budżetami partnerów projektu do 10% wartości wydatków kwalifikowalnych projektu (wymaga zgody partnera wiodącego i wszystkich pozostałych partnerów projektu)

12 Zmiany techniczne PP (powiadomienie + uzgodnienie) PW PW udziela zgody + sporządza zgłoszenie zmiany zawierające wszystkie zmiany techniczne zgłoszone przez pozostałych partnerów. PW (zgłoszenie zmiany za pośrednictwem SL 2014) WS (jeśli dotyczy) WS udostępnia wniosek projektowy do edycji w generatorze. (jeśli dotyczy) PW (we współpracy z PP) nanosi zmiany we wniosku projektowym. WS przyjmuje i przesyła zmiany do systemu SL2014 (jeśli dotyczą parametrów zapisanych w systemie SL2014) PW i PP informują kontrolerów o zmianie w projekcie.

13 Zmiany techniczne W roku kalendarzowym dopuszcza się max. dwie zmiany techniczne wymagające zgody PW. Po akceptacji PW zmianę należy zgłosić do WS najpóźniej 14 dni przed końcem danego okresu sprawozdawczego.

14 Zmiany techniczne Zmiana obowiązuje od daty zgłoszenia (tj. daty zatwierdzenia przez PW). Dotyczy jednak całego okresu sprawozdawczego. Aktualizacja danych w systemie SL2014 musi nastąpić zanim partnerzy rozpoczną tworzenie wniosków o płatność za okres, którego zmiana dotyczy.

15 Zmiany merytoryczne Korekty wniosku o zmianę merytoryczną można dokonać tylko dwukrotnie. Jeżeli wniosek będzie niepoprawny po drugiej korekcie, zostaje odrzucony. Decyzje KM i WS dot. wprowadzenia zmian merytorycznych w projektach są ostateczne. Wnioski wymagające decyzji WS stają się obowiązujące od daty zatwierdzenia ich przez WS lub od daty podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie (wiążąca jest data ostatniego podpisu).

16 Zmiany merytoryczne Zmiany w budżecie (bez konieczności aneksowania umowy) zmiana wartości kategorii kosztów poszczególnych partnerów projektu(przesunięcie) powyżej 20% w stosunku do ich pierwotnych wartości, decyzja WS. Niefinansowe zmiany w budżecie (np. dodawanie nowych pozycji budżetowych), decyzja WS. Przesunięcia pomiędzy budżetami partnerów przekraczające 10% wartości wydatków kwalifikowalnych projektu Decyzja KM, dopuszczalna jest tylko jedna taka zmiana w czasie trwania projektu.

17 Zmiany merytoryczne Zmiany struktury partnerów (bez konieczności aneksowania umowy) Rezygnacja jednego z partnerów. Możliwe sytuacje: W projekcie brało udział więcej niż 2 partnerów W projekcie brało udział 2 partnerów Kto decyduje? KM włączenie nowego partnera WS podział zadań pomiędzy pozostałych partnerów projektu WS rozwiązanie umowy o dofinansowanie.

18 Zmiany merytoryczne Zmiany strukturalne (w niektórych przypadkach może być konieczny aneks do umowy jeśli zmiana dotyczy PW) Zmiany strukturalne, np. zmiana statusu prawnego, która ma wpływ na realizację projektu lub kwalifikowalność partnera bądź jego wydatków.

19 Zmiany merytoryczne Zmiany w planie działań / harmonogramie finansowym Przesunięcia o ponad 6 miesięcy -> WS, może być konieczny aneks do umowy Dodanie nowych działań (muszą być zgodne z celem projektu i niezbędne do jego osiągnięcia) -> WS, brak konieczności aneksowania umowy Zmiana wskaźników (zwiększenie / zmniejszenie wartości docelowych) -> WS, brak konieczności aneksowania umowy Roboty dodatkowe (infrastruktura) -> WS, brak konieczności aneksowania umowy Wykorzystanie oszczędności poprzetargowych (dot. infrastruktury) -> WS / KM, może być konieczny aneks do umowy.

20 Zmiany merytoryczne Przedłużenie czasu trwania projektu W uzasadnionych przypadkach można wnioskować o przedłużenie czasu realizacji -> WS, konieczny jest aneks do umowy Uzasadnienie zmiany: - Dlaczego jest w ogóle konieczne przedłużenie? - O ile miesięcy projekt musi zostać wydłużony? W jaki sposób ten czas zostanie wykorzystany?

21 Zmiany merytoryczne Wniosek o zmianę należy złożyć do WS: przed dokonaniem danej zmiany; nie później niż 3 miesiące przed planowaną datą zakończenia projektu. Wnioski złożone później są automatycznie odrzucane.

22 Zmiany merytoryczne PP (Informacja + uzgodnienie) PW PW udziela zgody + sporządza wniosek o zmianę zawierający wszystkie zmiany merytoryczne i ew. techniczne wszystkich partnerów projektu. PW (składa wniosek o zmianę z uzasadnieniem poprzez system SL 2014) WS (jeśli dotyczy) WS udostępnia wniosek projektowy do edycji w generatorze. (jeśli dotyczy) PW (we współpracy z PP) nanosi zmiany we wniosku projektowym. Decyzja WS (lub KM) PW (jeśli dotyczy) Podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie między PW und IZ WS przesyła zmiany do systemu SL2014 (jeśli dotyczą parametrów zapisanych w systemie SL2014). PW i PP informują kontrolerów o zmianach w projekcie.

23

24 Stosowanie ryczałtów w projekcie Personel Jest to kategoria wydatków przeznaczona do przedstawienia kosztów personelu, zaangażowanego bezpośrednio w realizację projektu - np. koordynator projektu, koordynator finansowy, personel merytoryczny. W przypadku stosowania rozliczania ryczałtowego stawka ryczałtowa wynosi 20% sumy z pozostałych bezpośrednich kosztów projektu. W przypadku uwzględnienia ryczałtu na koszty osobowe nie jest dozwolone finansowanie tego samego zakresu zadań w ramach innych kategorii budżetowych (np. koszty ekspertów zewnętrznych i usług zewnętrznych)

25 Stosowanie ryczałtów w projekcie Wydatki biurowe i administracyjne Są to koszty pośrednie projektu i stanowią 15 % bezpośrednich rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych personelu partnera projektu lub wartości ryczałtu na koszty personelu Przykłady: czynsz za biuro, rachunki np. za wodę, materiały biurowe, sprzątanie, usługi internetowe, telekomunikacyjne, systemy informatyczne, opłaty bankowe, kawa, herbata, ciastka na spotkania partnerów itp. WAŻNE! Wydatki kwalifikowalne w ramach kategorii Wydatki biurowe i administracyjne nie mogą być finansowane z innych kategorii budżetowych, nawet gdy wysokość ryczałtu nie pozwala na ich pokrycie!

26 Stosowanie ryczałtów w projekcie Ryczałt z ryczałtu? W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów osobowych: - Koszty personelu = 20% pozostałych kosztów bezpośrednich projektu [20% * X] - Koszty biurowo-administracyjne = 15% kosztów personelu [15% * 20% * X = 3% * X] = 3% pozostałych kosztów bezpośrednich projektu.

27 Stosowanie ryczałtów w projekcie WAŻNE Faktyczna wysokość ryczałtu zależna jest od wielkości faktycznie poniesionych wydatków (zwykle mniejszej niż ta przewidziana we wniosku o dofinansowanie) Po każdym okresie sprawozdawczym beneficjent powinien w częściowym wniosku o płatność uwzględnić nie tylko poniesione wydatki, lecz również obliczoną na ich podstawie wysokość należnych ryczałtów.

28 INFORMACJA I KOMUNIKACJA W PROJEKCIE Poradnik beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia Źródło:

29 Informacja i promocja w projekcie Poradnik beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska - Saksonia

30 Koncepcja komunikacji projektu Przestrzeganie zasad planowania działań informacyjno - promocyjnych Rekrutacja uczestników projektów Cele koncepcji komunikacji w projekcie Pozyskiwanie odbiorców rezultatów/produktów projektu Współpraca z innymi beneficjentami oraz instytucjami Możliwość promocji siebie jako lidera zmian w społeczności oraz wobec odbiorców rezultatów projektu

31 INFORMACJA I KOMUNIKACJA W PROJEKCIE ZAINTERESUJ SIĘ SKORZYSTAJ POLEĆ

32 INFORMACJA I PROMOCJA W PROJEKCIE Beneficjenci są ambasadorami projektów w terenie prowadzone przez nich działania informacyjnokomunikacyjne mogą przyczynić się do zwiększenia wśród społeczeństwa świadomości zmian w regionie, w najbliższym otoczeniu, w codziennym życiu.

33 INFORMACJA I KOMUNIKACJA W PROJEKCIE Co chcemy osiągnąć Jaka jest grupa docelowa Jak konstruować informacje Jakie narzędzia wykorzystać Jaki powinien być język przekazu Wskaźniki Na co zwrócić uwagę planując budżet

34 Informacja i promocja w projekcie Logotyp programu Strona internetowa Plakat informacyjny Tablice informacyjne i pamiątkowe Inne materiały i dokumenty stosowane podczas realizacji projektu Oznakowanie dokumentów i materiałów wytworzonych w ramach projektów (szczegóły w Poradniku beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska - Saksonia )

35 Logotyp programu Logotyp programu w języku polskim Logotyp programu w języku niemieckim Logotyp programu w języku angielskim Logotyp programu z symbolem UE powinien być umieszczany w widocznym miejscu, na wszystkich materiałach informacyjnopromocyjnych. W przypadku zamieszczenia również innych logotypów (np. Partnerów projektu) musi on mieć rozmiar przynajmniej taki jak największy z logotypów i musi być umieszczony po prawej stronie zestawienia znaków

36 Strona internetowa Krótki opis projektu Informacja o otrzymanym wsparciu z Unii Europejskiej Informacje prezentowane w sposób atrakcyjny (również z wykorzystaniem materiałów fotograficznych i audiowizualnych, banerów), ale przy zapewnieniu czytelności strony. Strona w języku polskim i niemieckim. Obydwie wersje językowe powinny być aktualizowane w miarę postępów projektu. Adres strony internetowej projektu krótki i nieskomplikowany, co ułatwi jego rozpowszechnianie. Rekomendujemy jego zamieszczanie m.in. w publikacjach dotyczących projektu i innych wydawnictwach, informacjach prasowych i telewizyjnych oraz w inny skuteczny sposób, np. na papierze firmowym, wizytówkach osób zaangażowanych w realizację projektu.

37 Plakat informacyjny Format: A3 Logotyp programu wraz z symbolem UE (flaga) i odniesieniem do Unii Europejskiej (pełna nazwa) oraz nazwą funduszu, z którego finansowany jest projekt 25% plakatu informacyjnego (wzór logotypu programu zawiera wszystkie te elementy) Tytuł projektu

38 Tablice informacyjne i pamiątkowe Wymiary: 90 x 70 cm Logotyp programu wraz z symbolem Unii (flaga) i odniesieniem do Unii Europejskiej (pełna nazwa) oraz nazwą funduszu, z którego finansowany jest projekt Główny cel inwestycji Tytuł projektu

39 Inne materiały i dokumenty stosowane podczas realizacji projektu Materiały przygotowywane przez beneficjenta np.: Korespondencja z wykonawcami, umowy Umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu Listy obecności, materiały konferencyjne Segregatory z dokumentacją projektową

40 Informacja i promocja w projekcie Beneficjent, od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu, zobligowany jest do informowania ogółu społeczeństwa o tym, że realizowany przez niego projekt otrzymał dofinansowanie z Unii Europejskiej. Obowiązek ten ma służyć upowszechnianiu informacji o tym, na co wydawane są wspólne środki państw członkowskich; Beneficjenci mają obowiązek przesyłania materiałów, które ukażą się w mediach na temat realizowanego przez nich projektu do Wspólnego Sekretariatu; Zaleca się pozostawienie po jednym egzemplarzu materiałów informacyjno promocyjnych wytworzonych w trakcie realizacji projektu lub fotografii je przedstawiających w celu potwierdzenia poniesionego wydatku; Organizując wydarzenie (milestone) beneficjent ma obowiązek przesłania informacji o danym wydarzeniu/zaproszenia do Wspólnego Sekretariatu z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem).

41 PRZYKŁADY/ BEISPIELE

44

45 Zapraszamy do odwiedzenia naszego profilu Interreg PL-SN

46 Nasz profil na Instagramie

47 NA DESER: SPRAWOZDAWCZOŚĆ Przy sporządzaniu wspólnych wniosków o płatność (na poziomie projektu) należy w opisie postępu rzeczowego przestrzegać następujących zasad: - opis powinien być syntetyczny i sporządzony w obu wersjach językowych (co zostało zrealizowane przez kogo i kiedy?) - Jeśli w czasie okresu sprawozdawczego zaraportowano osiągnięcie wskaźników: - jakie działania się do tego przyczyniły? - który partner osiągnął dany wskaźnik? - inne informacje (dot. polityk horyzontalnych, kraju pochodzenia uczestników itd.) - Jeśli włączono wydatki z poprzednich okresów sprawozdawczych: --> uzasadnienie! Przy wyborze okresu sprawozdawczego należy uwzględnić okresy poszczególnych częściowych wniosków o płatność.

48 Dziękuję za uwagę! Krzysztof Kolanowski Ekspert ds. Programu KONTAKT: Wspólny Sekretariat PL-SN Ul. Św. Mikołaja 81, IV piętro Wrocław