DLACZEGO MUSISZ INFORMOWAĆ O PROJEKCIE?

Transkrypt

1 OBOWIĄZKI INFORMACYJNO -PROMOCYJNE W RAMACH PO WER Warszawa, 25 czerwca 2015r. DLACZEGO MUSISZ INFORMOWAĆ O PROJEKCIE? Podstawą dla działań informacyjnych i promocyjnych w ramach projektów unijnych jest prawo obywateli Unii Europejskiej do wiedzy, w jaki sposób są inwestowane jej zasoby finansowe. UE wymaga informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców projektów, o tym, że dane przedsięwzięcie było możliwe m.in. dzięki unijnej pomocy finansowej. Beneficjenci realizujący przedsięwzięcia współfinansowane z funduszy UE są najważniejszymi uczestnikami tego procesu. 1

2 JAKIE SĄ TWOJE OBOWIĄZKI INFORMACYJNE? INFORMOWANIE O PROJEKCIE poprzez przekazanie informacji o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej, w tym z funduszu polityki spójności oraz z danego Programu Nie istnieje jeden obowiązkowy, z góry określony zestaw działań informacyjno promocyjnych, które beneficjent musi zrealizować - beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia takich działań, które będą zgodne z charakterem projektu i jego celem. JAKIE SĄ TWOJE OBOWIĄZKI INFORMACYJNE? Zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy beneficjenta programów polityki spójności w zakresie informacji i promocji każdy beneficjent musi oznaczać swoje działania informacyjne i promocyjne. Realizowane projekty powinny być oznaczane minimum dwoma znakami: znakiem Funduszy Europejskich (FE) oraz znakiem Unii Europejskiej (UE) Znak Funduszy Europejskich (FE) złożony z symbolu graficznego, nazwy Fundusze Europejskie oraz nazwy programu, z którego w części lub w całości finansowany jest projekt. Znak Unii Europejskie (UE) złożony z flagi UE, napisu Unia Europejska i nazwy funduszu, który współfinansuje projekt. 2

3 W zestawieniu znaków można również umieścić logo (beneficjenta, instytucji). Liczba znaków w zestawieniu, nie może przekraczać łącznie czterech wraz z logotypem FE i UE. Znak Funduszy Europejskich oraz znak Unii Europejskiej muszą być zawsze umieszczone w widocznym miejscu. Ich umiejscowienie oraz wielkość muszą być odpowiednie do charakteru i wielkości materiału, przedmiotu czy dokumentu. WAŻNE: Nie jest dozwolone umieszczanie znaków wykonawców, którzy realizują działania w ramach projektu(nie są beneficjentami). Ponadto, jeśli w zestawieniu występują inne znaki należy pamiętać, że nie mogą one być większe od flagi UE. Należy pamiętać, że znak FE umieszczany jest zawsze zlewejstrony,natomiastznakuezprawejstrony wpoziomie. WAŻNE: Znaki FE i UE powinny występować w kolorze. Wersję jednobarwną wolno stosować tylko w uzasadnionych przypadkach np. ze względów technologicznych (tłoczenie, grawer itp.) W szczególności wersję achromatyczną można stosować przy druku dokumentacji oraz wszelkich pism związanych z realizacją projektu. 3

4 WSZYSKICH BENEFICJENTÓW OBOWIĄZUJE: OZNACZANIE ZNAKIEM UNII EUROPEJSKIEJ I ZNAKIEM FUNDUSZY EUROPEJSKICH działań informacyjnych i promocyjnych np. ulotek, broszur, publikacji, notatek prasowych, stron internetowych, newsletterów, mailingów, materiałów filmowych dokumentów związanych z realizacją projektu podawanych do wiadomości publicznej np. dokumentacji przetargowej, materiałów informacyjnych, programów szkoleń i warsztatów, list obecności etc. dokumentów i materiałów przeznaczonych dla uczestników projektów np. zaświadczeń, certyfikatów, materiałów informacyjnych, programów szkoleń i warsztatów, list obecności WSZYSKICH BENEFICJENTÓW OBOWIĄZUJE c.d: UMIESZCZENIE PLAKATU LUB TABLIC (INFORMACYJNYCH I /LUB PAMIĄTKOWYCH W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU Powszechny obowiązek stanowi oznaczenie miejsca projektu plakatem informacyjnym. W przypadku dużych projektów w zakresie infrastruktury lub prac budowlanych lub zakupu środków trwałych, w których wkład publiczny przekracza 500 tys. euro. Beneficjenci zamiast plakatów są zobowiązani do umieszczania tablic informacyjnych i/lub tablic pamiątkowych. Plakatem może wydrukowany arkusz papieru o min. formacie A 3. Możliwość wykonania z innego materiału pod warunkiem zachowania minimalnego rozmiaru np. plastik, plansze informacyjne, stojaki informacyjne itp. Zabezpieczenie plakatu w celu zachowania estetycznej i czytelnej ekspozycji. Uszkodzony lub nieczytelny plakat należy wymienić. Plakat należy wyeksponować w widocznym i dostępnym publicznie miejscu (np. wejście do siedziby gdzie jest realizowany projekt, recepcja min. jeden plakat) w trakcie projektu, jednak nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania. Plakat można zdjąć po zakończeniu projektu. Jeśli działania w ramach projektu realizowane są w różnych miejscach, należy również w każdym z nich zamieścić stosowny plakat. 4

5 Jeśli w danym miejscu beneficjent realizuje jest kilka, różnych projektów, można zamieścić jeden wspólny plakat opisujący wspomniane projekty. Instytucje wdrażające instrumenty finansowe umieszczają plakaty w swoich siedzibach, punktach obsługi klienta, w których oferowane są produkty wpierane przez Fundusze Europejskie, podczas szkoleń i spotkań informacyjnych na tematy poświęcone wdrażanym instrumentom. WAŻNE: Obowiązek umieszczania plakatów nie dotyczy miejsca realizacji projektu przez ostatecznych odbiorców (podmiotów korzystających z instrumentów finansowych np. uzyskujących pożyczki, poręczenia, gwarancje). Wzory plakatów Plakat musi zawierać następujące dane : nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu (opcjonalnie), wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt, zestaw logo znaki FE i UE, adres portalu (opcjonalnie). WAŻNE: Możliwość umieszczenia dodatkowych informacji o projekcie. Ważne, aby elementy, które muszą się znaleźć na plakacie, były czytelne i wyraźnie widoczne. 5

6 WSZYSKICH BENEFICJENTÓW OBOWIĄZUJE c.d: UMIESZCZENIE KRÓTKIEGO OPISU PROJEKTU NA STRONIE INTERNETOWEJ (W PRZYPADKU, GDY BENEFICJENT POSIADA STRONĘ INTERNETOWĄ) WRAZ Z ODPOWIEDNIM OZNACZENIEM STRONY Znak UE Znak FE Herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli projekt jest realizowany z RPO) Krótki opis projektu: cele projektu, planowane efekty, wartość projektu, wkład FE WSZYSKICH BENEFICJENTÓW OBOWIĄZUJE c.d: DOKUMENTOWANIE SWOICH DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH Wszystkie działania informacyjne i promocyjne związane z realizowanym projektem powinny zostać udokumentowane. Dokumentacja powinna być przechowywana w wersji papierowej lub elektronicznej razem z pozostałymi dokumentami projektowymi przez cały okres trwałości projektu W przypadku wytworzenia przedmiotów promocyjnych mogą być to albo pojedyncze egzemplarze tych przedmiotów np. broszur, publikacji albo ich zdjęcia 6

7 PRZYKŁADY DOKUMENTACJI WSZYSKICH BENEFICENTÓW OBOWIĄZUJE c.d: Informacja na stronie internetowej beneficjenta Plakat A3 DOKUMENTOWANIE SWOICH DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH Tablica informacyjna Tablica pamiątkowa Ulotki, broszury Zrzut z ekranu, na którym widać będzie właściwe oznaczenie strony oraz opis projektu (z datą wskazującą, iż zrzut został wykonany w trakcie trwania projektu) Zdjęcie pokazujące umiejscowienie plakatu Zdjęcie pokazujące umiejscowienie tablicy w plenerze Zdjęcie pokazujące zamontowaną tablicę Pojedyncze egzemplarze lub opcjonalnie ichzdjęcie, informacje o nakładzie sposobiedystrybucji (np. podczas jakich wydarzeń lub gdzie zostały rozdane) Wszystkie działania informacyjne i promocyjne związane z realizowanym projektem Egzemplarze okazowe, w których znajdują sięopublikowane artykuły lub ogłoszenia.dopuszczalne powinny zostać udokumentowane. Dokumentacja są ich scany(w szczególności powinna w przypadku być przechowywana bardzo niskich nakładów) w wersji papierowej lub elektronicznej razeminformacje z pozostałymio organizacji spotkania dokumentami (np. ogłoszenia, projektowymi zaproszenia), program spotkania, przez cały ewentualnie: lista uczestników, zdjęcia, podsumowanie, ankieta oceniająca spotkanie i jej wyniki okres trwałości projektu Ogłoszenia, artykuły w prasie Spotkania informacyjne Konferencja prasowa Informacje o organizacji konferencji (np. zaproszenie), notatka prasowa lub materiały dla dziennikarzy, ewentualnie: lista uczestników, kopie artykułów, które się ukazały w wyniku W przypadku wytworzenia przedmiotów promocyjnychkonferencji mogą być to albo pojedyncze egzemplarze tych przedmiotów np. broszur, publikacji albo ich zdjęcia Wizytacja projektu np. dla dziennikarzy, dla innych zainteresowanych osób Udział w przedsięwzięciach organizowanych przez instytucje realizujące programy np. Dni Otwarte FunduszyEuropejskich Materiały dla prasy Informacje, artykuły na portalach internetowych Mailingi Stoiska Zaproszenia, zdjęcia, kopie materiałówo projekcie, ewentualnie kopie artykułów, któresię ukazały w wyniku konferencji Zaproszenia, zdjęcia, kopie materiałów o projekcie, zrzut ze strony internetowej z informacjami o tym, że projekt zostałudostępniony zainteresowanym,podsumowanie,statystyki ile osób obejrzało projekt Kopia materiałów dla prasy, ewentualnie lista wysyłkowa Zrzut z ekranu, na którym widać datę publikacji Kopia wysłanego pisma lub maila, listy dystrybucyjne Stoiska OD KIEDY MUSISZ WYPEŁNIAĆ OBOWIĄZKI INFORMACYJNE? Beneficjent ma obowiązek informowania o projekcie od momentu uzyskania dofinansowania Jeżeli zdarzy Ci się,że umowa o dofinansowanie zostanie rozwiązana w trakcie realizacji projektu, nie możesz już stosować znaku Unii Europejskiej Znaku Funduszy Europejskich oraz oznaczania swoich działań 7

8 WYSZUKIWARKA DOTACJI Kluczowy element nowego Portalu Funduszy Europejskich. Źródło informacji na temat możliwości dofinansowania w ramach: programów krajowych (POIiŚ, POIR, POWER, POPC, POPT, POPW); programów regionalnych; wybranych działań nowego PROW i PO RiM. Obejmie zarówno dotacje, jak i wsparcie pozadotacyjne (instrumenty finansowe). Informacja na stronie internetowej beneficjenta Zrzut z ekranu, na którym widać będzie właściwe oznaczenie strony oraz opis projektu (z datą wskazującą, iż zrzut został wykonany w trakcie trwania projektu) Plakat A3 Zdjęcie pokazujące umiejscowienie plakatu Tablica informacyjna Zdjęcie pokazujące umiejscowienie tablicy Deklaracja w zakresie wykrywania, przeciwdziałania w plenerze Tablica pamiątkowa Zdjęcie pokazujące zamontowaną tablicę Ulotki, broszury Pojedyncze egzemplarze lub opcjonalnie ich zdjęcie, informacje o nakładzie i sposobie i zwalczania nadużyć finansowych oraz linki do dystrybucji (np. podczas jakich wydarzeń lub gdzie zostały rozdane) Ogłoszenia, artykuły w prasie Egzemplarze okazowe, w których znajdują się opublikowane artykuły lub ogłoszenia. dokumentów IZ, CBA, OLAF dot. nadużyć finansowych: Dopuszczalne są ich scany (w szczególności w przypadku bardzo niskich nakładów) Spotkania informacyjne Konferencja prasowa Wizytacja projektu np. dla dziennikarzy, dla innych zainteresowanych osób Udział w przedsięwzięciach organizowanych przez instytucje realizujące programy np. inicjatywy typu Dni Otwarte Funduszy Europejskich Materiały dla prasy Informacje, artykuły na portalach internetowych Mailingi Stoiska Informacje o organizacji spotkania (np. ogłoszenia, zaproszenia), program spotkania, ewentualnie: lista uczestników, zdjęcia, podsumowanie, ankieta oceniająca spotkanie i jej wyniki Informacje o organizacji konferencji (np. zaproszenie), notatka prasowa lub materiały dla dziennikarzy, ewentualnie: lista uczestników, kopie artykułów, które się ukazały w wyniku konferencji 9 Np. Zaproszenia, zdjęcia, kopie materiałów o projekcie, ewentualnie kopie artykułów, które się ukazały w wyniku konferencji Zaproszenia, zdjęcia, kopie materiałów o projekcie, zrzut ze strony internetowej z informacjami o tym, że projekt został udostępniony zainteresowanym, podsumowanie, statystyki ile osób obejrzało projekt Kopia materiałów dla prasy, ewentualnie lista wysyłkowa Zrzut z ekranu, na którym widać datę publikacji Kopia wysłanego pisma lub maila, listy dystrybucyjne Stoiska 8

9 W JAKICH DOKUMENTACH OPISANO WYMAGANIA ZWIĄZANE Z INFORMACJĄ NA TEMAT PROJEKTÓW I ICH PROMOCJĄ? Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. Art Informacja i komunikacja -Załącznik XII -Informacja i komunikacja na temat wsparcia z funduszy polityki spójności; Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013-art. 3-5 oraz załącznik II; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006; Strategia komunikacji polityki spójności na lata (w ciągu 6 m-cy od akceptacji PO) Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans iniedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata Podrecznik wnioskodawcy beneficjenta programów polityki spójności w zakresie informacji i promocji DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Zespół ds. Informacji i Promocji tel punktinformacyjnyefs@wup.mazowsze.pl 9