PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów

Transkrypt

1 PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów Wspólny Sekretariat Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia Natalia Malkiewicz 29 września 2017 r. Wrocław

2 Zmiany w projekcie Rodzaje zmian: zmiany techniczne (wymagają poinformowania BW i/ lub PP lub decyzji BW) zmiany merytoryczne (wymagają poinformowania BW i jego decyzji, a następnie decyzji WS i/ lub KM) Wnioski o zmianę łącznie dla obu rodzajów zmian można zgłaszać maksymalnie 4 razy w roku kalendarzowym (2 techniczne oraz 2 merytoryczne). W przypadku zmian technicznych ograniczenie dotyczy tylko zmian wymagających akceptacji BW.

3 Zmiany techniczne Zmiany techniczne: dotyczą dostosowań projektu niezbędnych do jego prawidłowej realizacji nie wpływają na cele oraz podstawowe założenia dot. partnerów, działań oraz terminów ich wykonania nie wymagają wcześniej decyzji WS i/ lub KM wymagają decyzji i/ lub poinformowania BW

4 Zmiany techniczne niewymagające decyzji BW- przykłady Zmiany techniczne niewymagające decyzji BW (przykłady): Nazwisko i dane osoby do kontaktu lub osoby upoważnionej uległy zmianie Partner wiodący zmienił rachunek bankowy Status płatnika VAT uległ zmianie (w trakcie realizacji projektu) Niewielkie zmiany w planie działań/ harmonogramie rzeczowym i harmonogramie finansowym (do 6 miesięcy)

5 Zmiany techniczne wymagające decyzji BW przykłady Projekt może zmodyfikować budżet projektu do 20% wartości poszczególnych (zmienianych) kategorii wydatków liczonych od pierwotnych wartości Zmiana w opisie danej pozycji budżetu (jeśli pozycje te nie stanowią wskaźników projektu) Przesunięcia między budżetami partnerów projektu nieprzekraczające 10% wartości wydatków kwalifikowalnych projektu (wymagana jest decyzja BW i pozostałych PP)

6 Zmiany techniczne PP (wniosek o zmianę / uzasadnienie + ew. zaktualizowana dokumentacja drogą elektroniczną) BW BW informuje drogą elektroniczną PP o swojej decyzji lub otrzymaniu zgłoszenia o wprowadzenie zmiany BW (jeśli akceptuje zmiany) lub w wypadku wprowadzenia swoich zmian przygotowuje i przekazuje drogą elektroniczną informację o zmianie + ew. zaktualizowaną o zmiany dokumentację dla całego projektu wszyscy partnerzy BW (wniosek o wprowadzenie zmiany + ew. zaktualizowana dokumentacja przesłane w formie elektronicznej w systemie SL 2014) WS, następnie Kontrolera z art. 23 właściwego dla PP i/ lub BW (jeśli dotyczy BW) WS wprowadza zmiany do systemu SL2014 (jeśli mają wpływ na dane zawarte w systemie SL2014)

7 Zmiany techniczne Zmiany techniczne wymagające decyzji BW można zgłaszać do WS maksymalnie 2 razy w roku kalendarzowym Zatwierdzone decyzją BW zmiany (najpóźniej na 14 dni przed zakończeniem okresu raportowania, w którym będą obowiązywać) WS

8 Zmiany techniczne Zmiana wchodzi w życie od daty zatwierdzenia jej przez BW Zmiany muszą być wprowadzone do systemu SL2014 przed rozpoczęciem wypełniania przez PP częściowych wniosków o płatność za okres sprawozdawczy, w którym będą obowiązywać

9 Zmiany merytoryczne Korekty wniosku o zmianę można dokonać tylko dwukrotnie jeśli wniosek o zmianę będzie niepoprawny po drugiej korekcie, zostaje odrzucony. Decyzje KM i decyzje WS dot. wprowadzenia zmian do projektów są ostateczne. Zmiany wymagające decyzji WS / KM stają się obowiązujące od daty zatwierdzenia ich przez WS / KM lub od daty podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie (wiążąca jest data ostatniego podpisu). Do wszystkich zmian prowadzony jest ich rejestr.

10 Zmiany merytoryczne Zmiany w partnerstwie (nie wymaga aneksu do umowy) Jeden z partnerów rezygnuje z udziału w projekcie. Możliwe są 2 przypadki: W projekcie brało udział więcej niż 2 partnerów W projekcie brało udział 2 partnerów Decyzja KM w przypadku udziału nowego partnera Decyzja WS w przypadku podziału zadań pomiędzy uczestniczących partnerów projektu WS w przypadku rozwiązania umowy

11 Zmiany merytoryczne Zmiany w instytucji partnera projektu (może wymagać aneksu do umowy - jeśli zmiana dot. BW) Zmiany strukturalne, prawne np. zmiana nazwy, statusu prawnego (w kontekście kwalifikowalności partnera itp.)

12 Zmiany merytoryczne Zmiany w budżecie (nie wymaga aneksu do umowy) Zmiana wartości kategorii budżetowych poszczególnych partnerów projektu powyżej 20% w stosunku do ich pierwotnych wartości, decyzja WS Niefinansowe zmiany w budżecie projektu (modyfikacja opisów pozycji budżetowych, dodawanie nowych pozycji budżetowych), decyzja WS Przesunięcia pomiędzy budżetami partnerów przekraczające 10% wartości wydatków kwalifikowalnych projektu, decyzja KM (możliwa jedna zmiana w trakcie realizacji projektu)

13 Zmiany merytoryczne Zmiany w planie działań Zmiany w planie przekraczają 6 miesięcy, WS, może być wymagany aneks do umowy Dodawanie nowych działań w projekcie (nowe działania muszą być zgodne z celem projektu i niezbędne do jego osiągnięcia), WS, nie jest wymagany aneks do umowy Zmiana wskaźników (zmiany zwiększające i zmniejszające wartości wskaźników), WS, nie jest wymagany aneks do umowy Roboty dodatkowe, WS, nie jest wymagany aneks do umowy Zmiany związane z oszczędnościami poprzetargowymi w ramach kategorii budżetowej Inwestycje, WS lub KM, może być wymagany aneks do umowy

14 Zmiany merytoryczne Przedłużenie realizacji projektu W uzasadnionych przypadkach BW może wnioskować o przedłużenie realizacji, decyzja WS, jest wymagany aneks do umowy

15 Zmiany merytoryczne Zgłoszenie zmiany merytorycznej przykład: zmiana w planie działań/ harmonogramie finansowym przekraczająca 6 miesięcy PP wniosek o zmianę + uzasadnienie + ew. zaktualizowana dokumentacja drogą elektroniczną BW BW dostarcza kompletny i poprawnie wypełniony wniosek o wprowadzenie zmiany wraz z ewentualną zaktualizowaną dokumentacją projektową i uzasadnieniem w formie elektronicznej WS Decyzja WS BW BW PP WS wprowadza zmiany do systemu SL2014 (jeśli mają wpływ na dane zawarte w systemie SL2014) BW zgłasza zatwierdzoną zmianę do Kontrolera / Kontrolerów z art. 23

16 Stosowanie ryczałtów w projekcie Personel Jest to kategoria wydatków przeznaczona do przedstawienia kosztów personelu, zaangażowanego bezpośrednio w realizację projektu - np. koordynator projektu, koordynator finansowy. Partnerzy z Polski: W przypadku partnerów, których planowane we wniosku o dofinansowanie wydatki na koszty bezpośrednie personelu wynoszą do 20% pozostałych kosztów bezpośrednich danego partnera projektu (kosztów podróży i noclegu, kosztów na zewnętrzne ekspertyzy i usługi, kosztów wyposażenia oraz kosztów infrastruktury i robót budowlanych) stawka ryczałtowa na koszty personelu wynosi 20% pozostałych kosztów bezpośrednich danego partnera projektu. W tym przypadku, rozliczanie kosztów bezpośrednich personelu metodą uproszczoną, przyjmując stawkę ryczałtową, jest obligatoryjne.

17 Stosowanie ryczałtów w projekcie Partnerzy z Niemiec: Stawka ryczałtowa wynosi 20% sumy z bezpośrednich kosztów podróży i noclegu, bezpośrednich kosztów na zewnętrzne ekspertyzy i usługi, bezpośrednich kosztów wyposażenia oraz kosztów infrastruktury i robót budowlanych. Partnerzy projektu, w przypadku których suma z bezpośrednich kosztów ww. kategorii przekracza kwotę EUR, mogą rozliczać koszty personelu wyłącznie jako rzeczywiste koszty bezpośrednie.

18 Stosowanie ryczałtów w projekcie Wydatki biurowe i administracyjne Są to koszty pośrednie projektu i stanowią 15 % bezpośrednich rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych personelu partnera projektu lub wartości ryczałtu na koszty personelu Przykłady: czynsz za biuro, rachunki np. za wodę, materiały biurowe, sprzątanie, usługi internetowe, kawa, herbata, ciastka itp.

19 Stosowanie ryczałtów w projekcie - Personel Zgodnie z zapisami podręcznika programu, rozdział VIII "W przypadku zastosowania stawki ryczałtowej, tj. uproszczonego rozliczania wydatków, beneficjent nie musi dokumentować wydatków, opisywać dokumentów księgowych itp. Wykazywane wydatki nie będą też przedmiotem późniejszych kontroli przeprowadzonych przez kontrolerów narodowych lub Instytucję Audytową". Partner projektu decydujący się na ryczałtowe rozliczanie Personelu będzie zobowiązany do złożenia oświadczenia potwierdzającego faktyczne zaangażowanie personelu w realizację projektu.

20 INFORMACJA I KOMUNIKACJA W PROJEKCIE Poradnik beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia Źródło:

21 Informacja i promocja w projekcie Poradnik beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska - Saksonia

22 Koncepcja komunikacji projektu Przestrzeganie zasad planowania działań informacyjno - promocyjnych Rekrutacja uczestników projektów Cele koncepcji komunikacji w projekcie Pozyskiwanie odbiorców rezultatów/produktów projektu Współpraca z innymi beneficjentami oraz instytucjami Możliwość promocji siebie jako lidera zmian w społeczności oraz wobec odbiorców rezultatów projektu

23 INFORMACJA I KOMUNIKACJA W PROJEKCIE ZAINTERESUJ SIĘ SKORZYSTAJ POLEĆ

24 INFORMACJA I PROMOCJA W PROJEKCIE Beneficjenci są ambasadorami projektów w terenie prowadzone przez nich działania informacyjnokomunikacyjne mogą przyczynić się do zwiększenia wśród społeczeństwa świadomości zmian w regionie, w najbliższym otoczeniu, w codziennym życiu.

25 INFORMACJA I KOMUNIKACJA W PROJEKCIE Co chcemy osiągnąć Jaka jest grupa docelowa Jak konstruować informacje Jakie narzędzia wykorzystać Jaki powinien być język przekazu Wskaźniki Na co zwrócić uwagę planując budżet

26 Informacja i promocja w projekcie Logotyp programu Strona internetowa Plakat informacyjny Tablice informacyjne i pamiątkowe Inne materiały i dokumenty stosowane podczas realizacji projektu Oznakowanie dokumentów i materiałów wytworzonych w ramach projektów (szczegóły w Poradniku beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska - Saksonia )

27 Logotyp programu Logotyp programu w języku polskim Logotyp programu w języku niemieckim Logotyp programu w języku angielskim Logotyp programu z symbolem UE powinien być umieszczany w widocznym miejscu, na wszystkich materiałach informacyjnopromocyjnych. W przypadku zamieszczenia również innych logotypów (np. Partnerów projektu) musi on mieć rozmiar przynajmniej taki jak największy z logotypów i musi być umieszczony po prawej stronie zestawienia znaków

28 Strona internetowa Krótki opis projektu Informacja o otrzymanym wsparciu z Unii Europejskiej Informacje prezentowane w sposób atrakcyjny (również z wykorzystaniem materiałów fotograficznych i audiowizualnych, banerów), ale przy zapewnieniu czytelności strony. Strona w języku polskim i niemieckim. Obydwie wersje językowe powinny być aktualizowane w miarę postępów projektu. Adres strony internetowej projektu krótki i nieskomplikowany, co ułatwi jego rozpowszechnianie. Rekomendujemy jego zamieszczanie m.in. w publikacjach dotyczących projektu i innych wydawnictwach, informacjach prasowych i telewizyjnych oraz w inny skuteczny sposób, np. na papierze firmowym, wizytówkach osób zaangażowanych w realizację projektu.

29 Plakat informacyjny Format: A3 Logotyp programu wraz z symbolem Unii (flaga) i odniesieniem do Unii Europejskiej (pełna nazwa) oraz nazwą funduszu, z którego finansowany jest projekt 25% plakatu informacyjnego (wzór logotypu programu zawiera wszystkie te elementy) Tytuł projektu

30 Tablice informacyjne i pamiątkowe Wymiary: 90 x 70 cm Logotyp programu wraz z symbolem Unii (flaga) i odniesieniem do Unii Europejskiej (pełna nazwa) oraz nazwą funduszu, z którego finansowany jest projekt Główny cel inwestycji Tytuł projektu

31 Inne materiały i dokumenty stosowane podczas realizacji projektu Materiały przygotowywane przez beneficjenta np.: Korespondencja z wykonawcami, umowy Umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu Listy obecności, materiały konferencyjne Segregatory z dokumentacją projektową

32 Informacja i promocja w projekcie Beneficjent, od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu, zobligowany jest do informowania ogółu społeczeństwa o tym, że realizowany przez niego projekt otrzymał dofinansowanie z Unii Europejskiej. Obowiązek ten ma służyć upowszechnianiu informacji o tym, na co wydawane są wspólne środki państw członkowskich; Beneficjenci mają obowiązek przesyłania materiałów, które ukażą się w mediach na temat realizowanego przez nich projektu do Wspólnego Sekretariatu; Zaleca się pozostawienie po jednym egzemplarzu materiałów informacyjno promocyjnych wytworzonych w trakcie realizacji projektu lub fotografii je przedstawiających w celu potwierdzenia poniesionego wydatku; Organizując wydarzenie (milestone) beneficjent ma obowiązek przesłania informacji o danym wydarzeniu/zaproszenia do Wspólnego Sekretariatu z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem).

33 PRZYKŁADY/ BEISPIELE

34

35 Zapraszamy do odwiedzenia naszego profilu Interreg PL-SN

36 Nasz profil na Instagram ie

37 Dziękuję za uwagę! Natalia Malkiewicz Główny Specjalista KONTAKT: Wspólny Sekretariat PL-SN Ul. Św. Mikołaja 81, IV piętro Wrocław tel. 71/