POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej

Transkrypt

1 POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2014

2 2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2013 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Zgromadzeniu Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie obejmująca wykorzystanie w 2013 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Zgromadzenia Wejherowo, ul. Kopernika 16. Kontrola obejmowała również działalność dwóch placówek, które prowadzi Zgromadzenie tj. Łaźni i Noclegowni dla Osób Bezdomnych mieszczących się pod tym samym adresem, co siedziba Zgromadzenia. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie na podstawie umowy zawartej w 2013 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadania, - warunków realizacji zadania, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu.

3 3 Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) Umowa dotacyjna Nr 24/OW z dnia 17 czerwca 2013 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie a Zgromadzeniem Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie reprezentowanym przez S. Klarę Annę Szarafińska Przełożoną Domu. Kontrolę przeprowadziły w dniu 16 kwietnia 2014 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 94/2014 (PS-I ) z dnia 10 kwietnia 2014r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr. Nr 95/2014 (PS-I ) z dnia 10 kwietnia 2014r., W toku kontroli wyjaśnień udzielały: -s. Klara Anna Szarafińska Przełożona Domu, s. Daniela Dąbrowska - Koordynator działań Łaźni i Noclegowni dla bezdomnych prowadzonych przez Zgromadzenie,

4 4 - p. Mariola Kurkowska opiekunka PKPS, opiekująca się chorymi, niepełnosprawnymi podopiecznymi Noclegoni. II. Ustalenia kontrolne: W 2013 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Zgromadzeniu Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie zł na realizację programu: Prowadzenie Łaźni i Noclegowni dla bezdomnych zgodnie z umową Nr 24/OW z dnia 17 czerwca 2013r. Celem przedmiotowego zadania było zapewnienie osobom bezdomnym i ubogim godziwych warunków kąpieli oraz udostępnienie miejsc noclegowych osobom pozbawionym jakiegokolwiek schronienia, szczególnie w okresie jesienno-zimowym. Zadanie to realizowane było na bazie prowadzonej przez Zgromadzenie Łaźni i Noclegowni. Dzięki realizacji projektu osób (w tym mężczyzn i 72 kobiety) skorzystało z kąpieli, a 64 osobom udzielono schronienia w Noclegowni. Na potrzeby Łaźni i Noclegowni zaadaptowany został budynek gospodarczy mieszczący się przy siedzibie Zgromadzenia. Jest to budynek dwukondygnacyjny. Na parterze znajdują się pomieszczenia Łaźni (pomieszczenie z 2 kabinami prysznicowymi, WC, poczekalnia, pomieszczenie na przebranie się, magazyny: żywnościowy, odzieżowy, chemiczny) oraz 1 pokój z 4 miejscami, który należy już do części noclegowej. Na piętrze umiejscowione są pozostałe pomieszczenia Noclegowni: 3 pokoje, kuchnia, łazienka z kabinami prysznicowymi, WC. Pomieszczenia Noclegowni wyposażone są w niezbędne sprzęty ( w pokojach głównie łóżka piętrowe). Realizacja zadania, którego celem było objęcie interwencyjnym wsparciem osób bezdomnych i ubogich nie posiadających odpowiednich warunków sanitarnych, zamieszkałych lub przebywających na terenie Wejherowa i miejscowości ościennych obejmowała: Prowadzenie Łaźni placówka funkcjonowała w godzinach wg następującego harmonogramu: - we wtorki i piątki z kąpieli korzystali mężczyźni, - w poniedziałki i czwartki z kąpieli korzystały kobiety.

5 5 Jednak w razie potrzeby Łaźnia była otwarta w każdym dniu i czasie. Osoby przychodzące do tej placówki miały możliwość skorzystania z kąpieli, ogolenia się, ostrzyżenia, odwszawienia (gdy zachodziła taka konieczność), wymiany bielizny i odzieży wierzchniej ( w okresie zimowym otrzymywali również ciepłe kurtki, czapki, rękawice, buty). W razie potrzeby udzielano też pomocy pielęgnacyjnej. Osoby korzystające z łaźni otrzymywały również pomoc żywnościową w formie suchego prowiantu. Funkcjonowanie Noclegowni dla osób bezdomnych placówka dla mężczyzn czynna całą dobę, posiadająca 20 miejsc noclegowych. Bezdomni mieli tu zapewnione schronienie, 3 posiłki dziennie (w tym jeden ciepły), możliwość skorzystania z kąpieli, wymiany odzieży, pomocy pielęgnacyjnej. Posiłki są sporządzane przez bezdomnych samodzielnie. Pomoc medyczna realizowana była w zewnętrznych placówkach służby zdrowia. Z Noclegowni mogły korzystać osoby trzeźwe dlatego przed przyjęciem dokonywano badania trzeźwości za pomocą alkomatu. Koordynacją działań Noclegowni i Łaźni zajmuje się nieodpłatnie jedna z sióstr s. Daniela Dąbrowska wspierana przez Siostrę Klarę Szarafińską - Przełożoną Domu i opiekunkę PKPS-u p. Mariolę Kurkowską. W realizacji tego zadania Zgromadzenie ściśle współpracowało z policją, strażą miejską i pracownikami socjalnymi MOPS Wejherowo (motywowanie bezdomnych do pracy, leczenia odwykowego). Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2013 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy dofinansowanie kosztów wyżywienia, zakupu odzieży, bielizny i obuwia, zabezpieczenia schodów (poprawa bezpieczeństwa budynku), mediów (gaz, woda i ścieki, energia elektryczna). Do prawidłowości rozliczeń gazu, wody i prądu (bo nie ma osobnych liczników na Dom i placówki) Zgromadzenie stosuje odpowiednie przeliczniki (uwzględniające powierzchnie pomieszczeń łaźni i noclegowni oraz liczbę korzystających), które zostały skonsultowane z operatorami mediów. Przeliczenia te stanowią materiał dowodowy kontroli. Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem ,80 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk ( zł co stanowi 67%), środki finansowe własne

6 6 (1 858,80 zł co stanowi 26%) oraz wyceniony wkład osobowy (1 000 zł co stanowi 7%). Stwierdzono, że Zgromadzenie nie przekroczyło określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona jest ręcznie przez Przełożoną Domu w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji (osobne konto Nr 762). Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2013 r. przez Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - umożliwiono osobom bezdomnym i pozbawionym odpowiednich warunków mieszkaniowych skorzystanie z kąpieli i zabiegów higienicznych wraz z wymianą odzieży i wsparciem żywnościowym na bazie prowadzonej przez Zgromadzenie Łaźni, - zapewniono osobom bezdomnym schronienie i wyżywienie w ramach funkcjonowania Noclegowni, - poprzez podjęte działania interwencyjne (na bazie Łaźni i Noclegowni) zmniejszono znacząco ryzyko zamarznięcia i dalszej degradacji osób bezdomnych przebywających na terenie Wejherowa i gmin ościennych. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy prowadzone przez Zgromadzenie placówki dla bezdomnych są jedynymi tego rodzaju ośrodkami w Wejherowie. 2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej, nie budzi zastrzeżeń.

7 7 * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Przełożonej Domu) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 6 maja 2014 r. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Zgromadzenie Sióstr Albertynek Starszy Inspektor Wojewódzki Wejherowo, ul. Kopernika 16 /-/ Małgorzata Szady Przełożona domu Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ s. Klara Anna Szarafińska /-/ Ewa Szczypior