PS-II w Stowarzyszeniu Bank Żywności w Chojnicach

Transkrypt

1 POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej PS-II P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Bank Żywności w Chojnicach dotycząca wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2015

2 2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182, z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543, z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2014 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Stowarzyszeniu Bank Żywności w Chojnicach obejmująca wykorzystanie w 2014 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Stowarzyszenia Chojnice, ul. Świętopełka 10, gdzie znajduje się również magazyn żywności. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Stowarzyszenie Bank Żywności w Chojnicach na podstawie umowy zawartej w 2014 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadania, - warunków realizacji zadania, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182, z późń. zm.),

3 3 ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.), Umowa dotacyjna Nr 15/PS z dnia 16 czerwca 2014 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku a Stowarzyszeniem Bank Żywności w Chojnicach reprezentowanym przez Arseniusza Finstera Prezesa Stowarzyszenia. Kontrolę przeprowadziły w dniu 18 maja 2015 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 96/2015 (PS-I ) z dnia 12 maja 2015 r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 97/2015 (PS-I ) z dnia 12 maja 2015 r. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: - Kinga Przełożna Dyrektor Banku Żywności w Chojnicach. II. Ustalenia kontrolne: W 2014 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Stowarzyszeniu Bank Żywności w Chojnicach w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie zł na realizację programu:

4 4 Zmniejszanie obszarów niedożywienia na terenie województwa pomorskiego poprzez pozyskiwanie nowych źródeł żywności zgodnie z umową Nr 15/PS z dnia 16 czerwca 2014 r. Celem tego zadania było z jednej strony zaopatrzenie najbiedniejszych mieszkańców naszego województwa w żywność, czyli łagodzenie skutków ubóstwa w regionie, a z drugiej strony zapobieganie marnotrawstwu żywności i wyzwalanie postaw solidarności międzyludzkiej. Realizacja tych celów polegała przede wszystkim na pozyskaniu nowych producentów i dystrybutorów żywności, którzy przekazywali żywność jako darowiznę do Banku oraz rozległa współpraca z instytucjami samorządowymi i organizacjami pozarządowymi, które dostarczały pozyskaną żywność do potrzebujących. Działania te były i są szczególnie ważne w obecnym przejściowym okresie miedzy zakończeniem ostatniego unijnego Programu Pead, a uruchomieniem następnego. Pozyskana od rodzimych producentów i dystrybutorów żywność zapewniła ciągłość pracy Banku Żywności, a tym samych kontynuowanie niezbędnej pomocy osobom potrzebującym. Dzięki tym staraniom osoby najuboższe otrzymały bardziej urozmaicone produkty żywnościowe (pozyskane partie żywności były mniejsze, ale w większym asortymencie niż żywność unijna), a producenci i dystrybutorzy uniknęli kosztownej utylizacji przeterminowanej żywności. Zadania powyższe realizowane były na bazie lokalu, które Stowarzyszenie wynajmuje od Politechniki Koszalińskiej (w Chojnicach znajduje się jej Filia). Jest to budynek parterowy, w którym znajdują się pomieszczenia biurowe (o powierzchni 42,5 m²) oraz pomieszczenia magazynowe (o powierzchni 215,6 m²) wraz chłodnią (o powierzchni 28 m²). Lokal spełnia wymogi sanitarne jak i te określone przez Federację Banków Żywności. Pomieszczenia magazynowe i biurowe wyposażone są w niezbędny do prowadzenia Banku Żywności sprzęt i urządzenia (część z nich zakupiono również z środków Wojewody): sprzęt komputerowy wraz z łączem internetowym, biurowe urządzenie wielofunkcyjne, wózek widłowy, wózki paletowe, palety, regały magazynowe. Organizacja do swej dyspozycji ma też samochód Ford Transit. Prawidłowe funkcjonowanie Banku zapewniają jego pracownicy w liczbie 4 osób: dyrektor, księgowa, koordynator ds. pozysku i dystrybucji, kierowca-magazynier. Osoby te zatrudnione są na umowy o pracę (całe etaty). Do obsługi dużych zbiórek żywności pozyskiwani są liczni wolontariusze, głównie młodzież szkolna. Działalność Banku Żywności w Chojnicach reguluje opracowany przez Organizację Regulamin wprowadzony uchwałą Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia, którego kserokopia stanowią materiał dowodowy kontroli (zał. Nr 1). W przeprowadzaniu sprawnej,

5 5 uporządkowanej i transparentnej dystrybucji żywności pomagają wypracowane przez Stowarzyszenie dokumenty: Umowa współpracy w zakresie dystrybucji żywności przekazywanej przez Bank Żywności w Chojnicach oraz Karta Odbiorcy Banku Żywności w Chojnicach, których wzory także stanowią materiał dowodowy kontroli (Zał. Nr 2 i 3). Zadanie, które zostało wsparte w 2014 r. dotacją Wojewody Pomorskiego przyczyniło się do wzrostu liczby darczyńców, dystrybutorów oraz odbiorców żywności. Efekt ten uzyskano przez emisję spotu radiowego, akcję plakatową, dystrybucję ulotek i bezpośredni kontakt z producentami żywności. Dzięki tym działaniom udało się pozyskać 5 nowych darczyńców żywności (producentów i dystrybutorów) oraz 6 nowych odbiorców (organizacje pozarządowe i samorządy), za pośrednictwem których niezbędna pomoc żywnościowa trafiła do potrzebujących. Istotnym elementem zadania był również aspekt edukacyjny dotyczący racjonalnego zagospodarowywania produkowanej żywności co osiągnięto przez organizację wyjazdu grupy uczniów szkoły podstawowej do gospodarstwa sadowniczego przy okazji Światowego Dnia Żywności (dzieci prześledziły cały cykl związany ze zbiorem, przechowywaniem i przetwarzaniem owoców). Przekazana dotacja przyczyniła się również do zapewnienia prawidłowej, ciągłej pracy Chojnickiego Banku Żywności w 2014 roku poprzez dofinansowanie niezbędnych kosztów jego funkcjonowania (czynsz, energia elektryczna, paliwo, zakup sprzętu biurowegokomputer). Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2014 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy. Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem ,94 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk ( zł co stanowi 93,28%) oraz środki finansowe własne (719,94 zł co stanowi 6,72%). Stwierdzono, iż Stowarzyszenie nie przekroczyło określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty gromadzone są w sposób uporządkowany i zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona jest elektronicznie (legalne oprogramowanie: system SEK) przez Księgową Stowarzyszenia

6 6 w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji (osobne konto). Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2014 r. przez Stowarzyszenie Bank Żywności w Chojnicach projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - zaopatrzono najbiedniejszych mieszkańców naszego województwa, w tym również osoby bezdomne w żywność łagodząc w ten sposób skutki skrajnego ubóstwa w regionie, - zorganizowano szeroką akcję promocyjno-edukacyjną dotyczącą zapobiegania marnotrawstwu żywności i skutecznemu przeciwstawieniu się problemowi niedożywienia, - pozyskano nowych darczyńców żywności (producentów i dystrybutorów) oraz podmioty odbierające żywność (samorządy i organizację pozarządowe) wpływając w ten sposób na zwiększenie liczby osób uzyskujących niezbędne wsparcie. 2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej, nie budzi zastrzeżeń. * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Prezesowi Stowarzyszenia) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 1 czerwca 2015 r. Jednostka kontrolowana: Stowarzyszenie Bank Żywności w Chojnicach ul. Świętopełka 10, Chojnice Kontrolujący: Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ Małgorzata Szady Prezes Stowarzyszenia Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ dr Arseniusz Finster /-/ Ewa Szczypior